VIKTIG BRUKERINFORMASJON Hvis det skulle oppstå problemer med kassesystemet: 1) Sjekk alltid først om problemet kan skyldes tilkoblingen til internett eller andre forhold som ikke er systemfeil. 2) Før support kontaktes: Restart alltid maskinen. Dersom ordinær restart ikke er mulig, trykk og hold inn Powerknapp til maskinen slår seg av, og deretter slå på maskinen igjen. 3) Dersom en restart ikke løser problemet, eller problemet kommer tilbake, skriv ned hva som ble gjort rett før feilen oppsto og kontakt Frontline Support. Frontline Support telefon: 4000 8989 NB! Kostnader kan påløpe ved brukerspørsmål, brukerfeil og vakttelefon. Varsling av systemfeil og retting av disse utføres kostnadsfritt. Supportavtaler tilbys.
Frontline Butikkdata v3.4
KASSE Kassebilde 5 Logg inn / Bytt bruker 6 KASSEFUNKSJONER Betalingsalternativer Kontant, bank og faktura 7 Gavekort, tilgodelapp og kundekort 8 Rabatt Total Rabatt Slett linje 9 Retur Antall Annuller 10 Åpne kasse Velg kunde Flere funksjoner/åpen pris Åpen pris Parker handel Hent parkert handel 11 Sett på bord Print Varesøk 12 ALTERNATIVE KASSEFUNKSJONER Digital kvittering Alternativ MVA 13 HVORDAN REGISTRERE HANDLER PÅ KASSEN Handle ved tastetrykk Handle med skanner Handle ved bruk av varesøk Antall varer Betaling 14 KASSE ADMINPANEL Lag ny vare Lag ny varegruppe 15 Lag ny vareattributt Varetelling Opprett en leverandør Varemottak 16 Opprett en ny bruker Opprett en ny kunde 17 Kundegrupper Kundehistorikk Dagsrapport Månedsrapport 18 Detaljert Rapport X-rapport, Z-rapport Z-rapport terminal 19 Avstem terminal Varetellinger Kunderapport (provisjoner) Sladrerull Z-rapportarkiv 20 Øreavrundingsrapport Firmainfo/kvitteringstekst Kontoplan Kundenummerserie Kassebeholdning Navn på kasse 21 Kontantuttak & innskudd Backup 22
BACKOFFICE WEB ADMINISTRASJON VARER Registrere nye varer 24 Varedetaljer Lage tjenester Lagre varegrupper 25 Lagre leverandører Varetelling Varetelling fra fil 26 Varemottak Vareimport 27 BRUKERE Opprette bruker 28 KUNDER Opprette kunder Lagre kundegrupper Kundehistorikk 29 RAPPORTER Dagsrapport Detaljert rapport Rapport varetellinger Rapport fakturagrunnlag 30 STATISTIKK 31 Eksport regnskap 32 FIRMA Profil Kontoplan Fakturainnstillinger Tara/vekt 33 FRONTLINE WEB FAKTURA Oppsett Fakturaløsning Bruk Fakturaløsning via kassesystemet 34 Bruk Fakturaløsning via Frontline Web 35 BRUKERINFORMASJON Ved feil eller problemer med kassesystemet Supportinfo 36
KASSEBILDE HANDLELISTE Varer som velges legger seg her VARER NB: Velges Hovedgruppe sees kun de varer som er avmerket for dette. BETALINGS- FUNKSJONER Bank, kontant, faktura m.m HISTORIKK Infofelt som viser informasjon om bl.a hva som er gjort sist VAREGRUPPER Og andre funksjoner 5
LOGG INN KASSE OBS: Hvilke funksjoner som er tilgjengelig i deres versjon, avhenger av versjonsnummer. Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 Alt. 4 Skriv inn brukernavn og passord Med magnetkortleser, kan innlogging også gjøres ved å dra registrert magnetstripekort i kortleser tilkoblet maskinen Med valgfri pinkode Fingerprint (forutsetter Aerpos maskin) BYTT BRUKER Alt. 1 Alt. 2 Velg bruker fra brukerliste på toppen, til venstre for dato/klokke. Trykk på navn, og velg ønsket bruker fra brukerliste. Bruker kan være passordbeskyttet, da trengs tastatur. Dra personalkort, bytt bruker. 6
KASSEFUNKSJONER Betalingsalternativer Kontant For bruk ved kontant betaling. Frontline Faktura tilbys integrert som en opsjon. Det betyr et eget fakturasystem som håndterer fakturaer i systemet. Bank For bruk ved bankbetaling, med integrert eller manuell bankterminal. Faktura For bruk når kunden skal faktureres. 1) Velg varer 2) Velg kunde 3) Velg Faktura Handel legger seg i fakturagrunnlag under kunden og automatisk i Frontline Faktura, dersom dette er en del av deres system. 7
Gavekort For bruk når kunden betaler med gavekort. 1) Velg varer 2) Velg betalingsmiddel Gavekort 3) Velg beløp 4) Velg Ok Tilgodelapp For bruk når kunden betaler med tilgodelapp. Vi tilbyr ulike kundekortløsninger, som feks prepaidkort med påfylling på nett eller direkte til faktura 1) Velg varer 2) Velg betalingsmiddel Tilgodelapp 3) Velg beløp 4) Velg Ok Kundekort For bruk når kunden betaler med kundekort. 1) Velg varer 2) Velg betalingsmiddel Kundekort 3) Velg beløp 4) Velg Ok Kundekort som betalingsmiddel kan også være registrert mot firma. Handel legger seg da i fakturagrunnlag. Kundekort kan f.eks være et prepaidkort, som har en påfylt verdi. Handlet beløp fratrekkes da automatisk. 8
Rabatt Brukes dersom man ønsker å gi rabatt på en vare. Velg vare, trykk Rabatt, skriv inn prosent, og trykk Ok Total Rabatt Brukes dersom man ønsker å gi rabatt på totalbeløpet. Slett linje Brukes dersom man ønsker å slette en varelinje som er slått inn på kassen men ikke avsluttet. Velg ønsket varelinje, trykk Slett linje Slett alle linjer Brukes dersom man ønsker å fjerne alt som er slått inn og ligger i handlebildet men ikke avsluttet, slik at man kan starte på nytt med innslag. 9
Retur Velg Retur (Infofeltet viser Retur aktivert ) Velg vare fra kassebildet eller skann inn vare Velg betalingsmiddel Kontant eller Tilgodelapp Ved ønske om bruk av Betalingsmiddel bank for retur, og systemet er klargjort for dette, må kundens bankkontonummer legges inn, og penger overføres manuelt av økonomiavdeling. Antall Velges denne kan man oppgi et antall varer som skal registreres. Annuller Brukes ved behov for å annullere siste innslag, feks pga feilslag. Velg Annuller Annullerer siste handel på kasse Annullering vises på z-rapport 10
Åpne kasse Funksjonen åpner kasseskuffen. Velg kunde Brukes for å velge kunde, for å registrere handel på denne kunden. Flere funksjoner/åpen pris Denne knappen kan ha 2 navn, enten Flere funksjoner eller Åpen pris. Åpen pris Denne funksjonen brukes om man skal selge en vare, tjeneste, gavekort, eller fylle på kundekort. 1) Velg Åpen pris 2) Velg beløp 3) Velg ønsket funksjon f.eks Gavekort 4) Velg betalingsform 5) Velg Ok For påfylling av kundekort 1) Velg Kunde 2) Velg Åpen pris 3) Velg beløp 4) Velg Kundekort 5) Velg betalingsform 6) Velg Ok 11
Parker handel Velg knappen Flere funksjoner, velg Parker handel Hent parkert handel 1) Velg knappen Flere funksjoner, velg Fortsett en parkert handel 2) Velg ønsket handel, velg knappen Gjennoppta handel Sett på bord 1) Velg varer som skal settes på bord 2) Velg knappen Flere funksjoner, og velg Bord Print Brukes når systemet ikke er satt opp til å skrive ut kvittering fast, men etter ønske. Skriver ut siste kvittering. Varesøk Forutsetter tilkoblet tastatur. Søk fungerer som et Googlesøk, skriv feks. varenavn, mellomrom, attributt, osv. Plasser markør i Søk etter vare. 12
ALTERNATIVE KASSEFUNKSJONER Digital kvittering E-post kvittering: systemet kan stilles inn for å gi mulighet for å sende kvittering pr e-post SMS-kvittering: systemet kan stilles inn for å gi mulighet for å sende kvittering pr SMS Alternativ MVA Brukes dersom en vare er registrert med 2 ulike mva satser, for eksempel egen mva for take away. 13
HVORDAN REGISTRERE HANDLER PÅ KASSEN Stå i kassebildet Handle ved tastetrykk Velg varer ved å trykke på ønsket varegruppe og deretter ønsket vare. Handle med skanner Med skanner, dersom varer har skannerkode, og skanner er tilkoblet kassen, kan varens strekkode skannes. Handle ved bruk av varesøk Skriv mellomrom mellom ord og søk, og velg vare Antall varer For å registrere et større antall av en vare, velg Vare, velg deretter Antall, skriv inn antallet og trykk OK Betaling Når handel er ferdig, velg betalingsmiddel Kontant, Bank, Faktura, Tilgodelapp, Gavekort eller Kundekort. Det er valgfritt om du skriver inn mottatt beløp før du til slutt trykker OK 14
KASSE ADMINPANEL Lag ny vare 1) Velg Adminpanel 2) Velg Varer 3) Velg Ny vare 4) Skriv inn varenr. eller skann inn ny vare 5) Skriv inn varenavn 6) Skriv inn beløp eks mva, eller inkl mva. 7) Velg eventuelt Varegruppe 8) Velg eventuelt Leverandør 9) Skriv inn lagerbeholdning 10) Skriv inn det som ønskes registrert 11) Lagre vare Lag ny varegruppe 1) Velg Adminpanel 2) Velg Varer 3) Velg Varegrupper 4) Skriv navn på varegruppe 5) Velg eventuell avanse for varegruppe 6) Velg eventuelt alternativ mva 7) Bruk beskrivelsesfelt om ønskelig 8) Lagre varegruppe 15
Lag ny vareattributt 1) Velg Adminpanel 2) Velg Varer 3) Velg Vareattributter 4) Skriv navn på vareattributt 5) Velg Synlig på forsidens vareliste dersom vareattributten skal vises på forside ved varesøk. 6) Lagre Opprett en leverandør 1) Velg Adminpanel 2) Velg Varer 3) Velg Leverandører 4) Fyll inn leverandørdata 5) Lagre Varetelling 1) Velg Adminpanel 2) Velg Varer 3) Velg Varetelling 4) Finn/velg varer, skriv inn antall på lager 5) Lagre varetelling eller mellomlagre og fortsett senere Varemottak 1) Velg Adminpanel 2) Velg Varer 3) Velg Varemottak 4) Lagre 16
Opprett en ny bruker 1) Velg Adminpanel 2) Velg Brukere 3) Fyll inn navn 4) Registrer eventuelt brukerkortnummer 5) Registrer eventuell brukerprovisjon på salg 6) Registrer eventuell pinkode 7) Registrer brukernavn 8) Registrer passord 9) Registrer brukernivå/tilgang 10) Velg om bruker skal være tilgjengelig med eller uten passord 11) Lagre bruker Opprett en ny kunde 1) Velg Adminpanel 2) Velg Kunder 3) Velg Privatkunde eller Firmakunde 4) Fyll inn kundedata 5) Registrer kundekortnummer dersom dette eksisterer 6) Registrer kredittgrense 7) Registrer eventuell fast kunderabatt 8) Registrer kunde mot en eventuell kundegruppe 9) Lagre 17
Kundegrupper 1) Velg Adminpanel 2) Velg Kunder 3) Velg Kundegrupper 4) Registrer navn på kundegruppe 5) Registrer et kundegruppenummer 6) Registrer fast mva kode for kundegruppen 7) Lagre kundegruppen Kundehistorikk 1) Velg Adminpanel 2) Velg Kunder 3) Velg Kundehistorikk 4) Søk fra/til 5) Velg handel 6) Se detaljer 7) Skriv ut kopi av kvittering 8) Send kopi av kvittering pr mail Dagsrapport 1) Velg Rapporter og Dagsrapport 2) Se på innslag 3) Velg en handel, for se på detaljer i handel 4) Mulighet til å bytte betalingsmiddel dersom det er slått inn feil 5) Mulighet til å annullere (før z-rapport) dersom det er slått inn feil 6) Mulighet til å skrive ut Månedsrapport 1) Velg måned 2) Skriv ut rapport 18
Detaljert Rapport 1) Velg Rapporter 2) Velg Detaljert Rapport 3) Velg dato Fra-Til 4) Eventuelt velg Bruker 5) Velg Vis 6) Velg en handel, for å se på detaljer i handel X-rapport 1) Velg Rapporter 2) Velg X-rapport Viser dagens omsetning, og gir mulighet til å kontrollere om beløpene stemmer med kontantbeholdning/bank før avslutning av oppgjør og nullstilling av kasse Z-rapport 1) Velg Rapporter 2) Velg Z-rapport 3) Skriver ut oppgjørsrapport for vakten, nullstiller kasse, klar til bruk for neste vakt Z-rapport terminal 1) Velg Rapporter 2) Velg Z-rapport terminal Dersom bankterminal er integrert, vises dette valget 3) Skriver ut Z-rapport for bankterminal 19
Avstem terminal Kan avstemmes også fra Frontline Web. Avstem bank flytter transaksjoner fra bankterminal til bankkonto. Kunderapport (provisjoner) 1) Velg Rapporter 2) Velg Kunderapport 3) Registrer fra/til 4) Velg ønsket bruker 5) Velg kunde 6) Velg Vis Dersom bankterminal er integrert, vises dette valget 7) Viser provisjoner for valgt bruker, for en valgt kunde, for en valgt periode. Varetellinger Velg Rapporter Sladrerull 1) Velg Rapporter 2) Velg Sladrerull 3) Velg dato fra/til, skriv ut rapport Z-rapportarkiv Velg Rapporter Velg Z-rapportarkiv Velg dato, skriv ut rapport 20
Øreavrundingsrapport 1) Velg Rapporter 2) Velg Øreavrundig 3) Velg dato fra/til, og skriv ut rapport Kundenummerserie 1) Velg Innstillinger 2) Registrer ønsket nummerserie Firmainformasjon/kvitteringstekst 1) Velg Innstillinger 2) Velg Profil 3) Registrer firmainformasjon og kvitteringstekst Kassebeholdning 1) Velg Innstillinger 2) Registrer ønsket kassebeholdning (vekselbeholdning) 3) Beløpet vises i Z-oppgjør Kontoplan 1) Velg Innstillinger 2) Registrer kontoer for regnskap Navn på kasse Velg Innstillinger Registrer ønsket navn på kassen 21
Kontantuttak & kontantinnskudd 1) Velg Kontantuttak & kontantinnskudd 2) Velg Kontantuttak for uttak fra kasse 3) Velg Kontantinnskudd for innskudd i kasse Backup 1) Velg Backup 2) Velg Backup for manuelt å lagre en backup 3) Velg Import for å hente en backup og importere denne 22
FRONTLINE WEB ADMINISTRASJON Kunder som har Frontline Web som en del av sin avtale, kan administrere kassen 24 timer i døgnet, fra en hvilken som helst datamaskin, så lenge kassesystemet er tilkoblet bredbånd. Full oversikt selv om du er på farten 1) Logg inn på www.frontlinesystems.no 2) Skriv inn ditt brukernavn (samme som på kassesystemet) 3) Skriv inn ditt passord (samme som på kassesystemet) Hovedmeny: Varer, Brukere, Kunder, Rapporter, Firma (Faktura), Logg ut 23
VARER Listebasert varevisning med lagerbeholdning. Mulighet til å opprette nye varer. Mulighet for varesøk. Registrer nye varer 1) Varenummer registreres automatisk, eller velg ønsket varenummer. 2) Skriv inn varenavn 3) Velg varegruppe 4) Skriv inn innkjøpspris 5) Skriv inn kalkyle 6) Skriv inn pris eks mva (ved bruk av innkjøpspris og kalkyle beregnes dette auto) 7) Velg MVA 8) Velg Leverandør 9) Velg lagerbeholdning 10) Bruk skjema for varedetaljer om ønskelig 11) Bruk skjema for størrelse/farge/antall ved registrering av mange like varer. 12) Velg Lagre vare 24
Varedetaljer Viser vareliste og varedetaljer Viser leverandørliste Viser varer i bestilling Mulighet for å registrere ny vare Lagre, eller lagre og bruk som MAL Tjenester 1) Velg Varer 2) Velg Tjenester 3) Lag ny tjeneste eller søk tjenester 4) Fyll inn data Varegrupper 1) Velg Varer 2) Velg Varegrupper 3) Fyll inn Gruppenavn Det er mulig å fylle inn minimum/maksimum avanse i prosent eller kroner. Det er mulig å fylle inn kontoplan for varegruppen. Det er mulig å deaktivere gruppen Det er mulig å gi gruppen en beskrivelse 4) Velg Lagre varegruppe 25
Varetelling 1) Velg Varer 2) Velg Varetelling Mulighet til å søke etter vare ved å skrive varenavn Mulighet til å søke etter vare ved å skanne vare Leverandører 1) Velg Varer 2) Velg Leverandører 3) Fyll inn Navn 4) Fyll inn et eget Leverandørnummer (valgfritt) 5) Fyll inn leverandør informasjon (valgfritt) 6) Velg Lagre leverandør 3) Fyll inn ny varebeholdning 4) Velg Mellomlagre for å ta pause i varetelling, og fortsette senere 5) Velg Registrer varetelling for å registrere varetellingen, og ny beholdning oppdateres. Varetelling fra fil Mulighet for import av varetelling ved bruk av håndholdt dataenhet for varetelling. 26
Varemottak 1) Velg Varer 2) Velg Varemottak Mulighet for søk etter vare ved å skrive varenavn Mulighet for søk etter vare ved å skanne vare 3) Fyll inn mottatt mengde av vare/varer 4) Velg Lagre varemottak Vareimport Importer varer rett inn i systemet selv Se MAL, pass på at Excel vareliste er fyllt ut korrekt Leverandør tar ikke ansvar for feil importering i systemet Importering kan ikke angres, men må rettes opp av tekniker 1) Velg Varer 2) Velg Browse 3) Velg Importer varer 27
BRUKERE Opprette bruker 1) Velg Brukere 2) Fyll inn Navn 3) Fyll inn Brukerkort (dersom det skal brukes personalkort) 4) Fyll inn Provisjon (dersom bruker skal få provisjon) 5) Fyll inn PIN (dersom det er ønskelig å logge inn med pinkode) 6) Fyll inn E-post (eller valgfritt brukernavn) 7) Fyll inn Passord (minimum 6 siffer, tall og bokstaver) 8) Velg Rettighet (bruker eller administrator) 9) Velg om brukertilgangen skal være tilgjengelig uten eller med passord 10) Velg Lagre bruker 28
KUNDER Opprett ny kunde 1) Velg Kunder 2) Velg om det er en ny privat eller firmakunde 3) Fyll inn kundedata for ønsket kundetype 4) For privatkunder, fyll inn kundekortnummer dersom dette eksisterer 5) For firmakunder, fyll inn kredittgrense Kundegrupper 1) Velg Kunder 2) Velg Kundegrupper 3) Fyll inn Navn 4) Fyll inn Gruppenummer (f.eks 1 ) 5) Velg Fast MVA for kundegruppen 6) Velg Lagre kundegruppe Kundehistorikk 1) Velg Kunder 2) Velg Kundehistorikk 3) Velg dato fra/til 4) Søk etter kunde 5) Velg handel, se detaljer 29
RAPPORTER Dagsrapport Viser alle handler siden sist z-rapport 1) Velg Rapporter 2) Velg Dagsrapport Varetellinger Viser tidligere utførte varetellinger 1) Velg Rapporter 2) Velg Varetellinger Detaljert rapport 1) Velg Rapporter 2) Velg Detaljert Rapport 3) Velg dato fra/til 4) Velg bruker/alle 5) Velg Vis rapport 6) For detaljer, velg handel fra liste Fakturagrunnlag 1) Velg Rapporter 2) Velg Fakturagrunnlag 3) Velg fra/til 4) Velg kunde/alle kunder 5) Velg Generer PDF 30
STATISTIKK Rapport- og statistikkverktøy Gjør det mulig å lage/se sine egne rapporter og lagre dem som favoritter 1) Velg Rapporter 2) Velg Statistikk 3) Velg Kriterier for rapport, velg en eller flere kriterier 4) Velg Filter, og velg ønskede filter for rapporten Om ønskelig lagres rapport ved å bruke Legg til favoritter Du har mulighet til å skrive ut eller lagre rapport som PDF 31
Eksport regnskap Brukes når eksport til regnskap er bestilt som en del av avtale 1) Velg Rapporter 2) Velg Eksport regnskap 3) Velg Format 4) Velg Data 5) Velg dato fra/til 6) Velg Eksporter Eksportlogg viser tidligere eksporter 32
FIRMA Profil Viser firmaprofil, fyll inn/endre nødvendig data 1) Velg Firma 2) Velg Profil Tara/vekt For bruk av vekt integrert med kassesystem. Emballasje trekkes fra når ønsket vare med tilknyttet tara velges. Kontoplan Ønsket kontoplan 1) Velg Firma 2) Velg Kontoplan 1) Velg Firma 2) Velg Tara/vekt 3) Fyll inn navn på emballasje 4) Fyll inn vekt på emballasje Fakturainnstillinger 1) Velg Firma 2) Velg Fakturainnstillinger 3) Følg brukeranvisningene for utfylling 33
FRONTLINE WEB FAKTURA Logg inn på deres Frontline web-konto / www.frontlinesystems.no Oppsett Fakturaløsning 1) Velg Firma 2) Velg Fakturainnstilinger 3) Fyll inn data, les brukerhjelp på siden. Bruk Fakturaløsning via kassesystemet Handler på kasse som registreres med betalingsmiddel Faktura legger seg automatisk i Ordreoversikt under Faktura. 1) Velg Faktura 2) Velg Ordreoversikt 3) Velg ønsket ordre ved å krysse av for den. 4) Trykk Opprett faktura 5) Velg Fakturaoversikt, her kan man se alle fakturaer, skrive ut, eller sende. 34
Bruk Fakturaløsning via Frontline Web Det er også fullt mulig å lage en ny faktura i løsningen 1) Velg Faktura 2) Velg Ny ordre 3) Velg ønsket kunde 4) Velg forfallsdager, antall, timer/tjenester/varer/tekst. 5) Legg eventuelt til flere varelinjer 6) Velg Lagre ordre 7) Velg Ordreoversikt 8) Kryss av for ønsket ordre 9) Velg Opprett faktura 10) Velg Fakturaoversikt, her kan man se alle fakturaer, skrive ut, eller sende. 35
VIKTIG BRUKERINFORMASJON Hvis det skulle oppstå problemer med kassesystemet: 1) Sjekk alltid først om problemet kan skyldes tilkoblingen til internett eller andre forhold som ikke er systemfeil. 2) Før support kontaktes: Restart alltid maskinen. Dersom ordinær restart ikke er mulig, trykk og hold inn Powerknapp til maskinen slår seg av, og deretter slå på maskinen igjen. 3) Dersom en restart ikke løser problemet, eller problemet kommer tilbake, skriv ned hva som ble gjort rett før feilen oppsto og kontakt Frontline Support. Frontline Support telefon: 4000 8989 NB! Kostnader kan påløpe ved brukerspørsmål, brukerfeil og vakttelefon. Varsling av systemfeil og retting av disse utføres kostnadsfritt. Supportavtaler tilbys. 36