Aksjonær / Interessent

Transkript

1 Brukermanual Aksjonær / Interessent Aksjeservice versjon 2.0 Aksjeservice AS Kolbergveien Tønsberg / Munkedamsveien Oslo

2

3 Forord Aksjeservice er en løsningsleverandør for ikke-børsnoterte aksjeselskaper i alle størrelser. Aksjeservice har utviklet en løsning som gjør det enkelt å holde kontroll med alle selskapshendelser. Systemet forenkler registrering og rapportering og er kompatibelt med Altinn slik at man enkelt kan overføre opplysninger til aksjonærregisteret ved de rette rapporteringstidspunktene med kun et tastetrykk. Samtidig som man har et verktøy som forenkler aksjebokføringen i bedriften får man også all aksje- og aksjonærinformasjonen i eget hus. Aksjeservice er også en møteplass hvor vi muliggjør omsetning av aksjer i selskap som har slik omsetning. Her kan aksjonærer legge ut kjøps- og salgsinteresser i aksjene samt at man kan følge med på kursutvikling i selskaper man er interessent i. Løsningen er under kontinuerlig utvikling basert på erfaringer og tilbakemeldinger fra våre brukere, og med bakgrunn i dette kan det være enkelte avvik mellom illustrasjoner i brukermanualen og den faktiske løsningen tilgjengelig på internett. Vi er åpne for tilbakemeldinger eller ønsker om endringer samt forslag til utvidet funksjonalitet. Ta gjerne kontakt dersom noe er uklart eller du finner noe som kan bedre den totale løsningen. Dersom det er ønskelig kan vi på avtale også holde innføringskurs for bedriften enten lokalt hos dere eller i våre lokaler i Oslo eler Tønsberg.

4 Innhold 1. BAKGRUNN OG FORMÅL MÅLGRUPPE DETTE DOKUMENTET, ORD OG UTTRYKK TILGANG TIL - OG INNLOGGING TIL AKSJESERVICE TJENESTENE GENERELT OM SKJERMBILDER, KNAPPER OG SØKEFUNKSJONER REGISTRERING FØRSTEGANGS BRUK - INTERESSENT INNLOGGING SELSKAPSTJENESTEN FOR AKSJONÆR / INTERESSENT AKSJEKURSER KJØPS- / SALGSINTERESSE KJØPS- / SALGSPOSTER MIN AKSJEBEHOLDNING KJØPS / SALGSHISTORIKK DIREKTEHANDEL SELSKAPSINFORMASJON MINE PERSONALIA EIEROVERSIKT SYSTEMKRAV STIKKORDSREGISTER... 13

5 1. Bakgrunn og formål Aksjeservice sin Selskapsløsning er en løsning utviklet for enkel aksjebokføring og for å holde orden på alle selskapshendelser. Videre legger systemet til rette for omsetning i Selskapets aksjer for dets Aksjonærer og Interessenter. Formålet med dette dokumentet er å gi leseren et redskap til å forstå og bruke løsningen på en best mulig måte. Brukerhåndboken kan benyttes av nye brukere som en innføring i bruk av løsningen, mens eksisterende brukere kan ha det som oppslagsverk når dette er nødvendig. Brukerhåndboken er lagt opp som en referansemanual, hvor skjermbildene med innhold er beskrevet, i tillegg til at man i slutten av dokumentet har et stikkordsregister som kan brukes dersom man står fast på et punkt og ønsker å slå opp dette. Det settes som en forutsetning at leseren er kjent med Internett gjennom en web-leser. Videre er det en fordel at brukeren har en generell forståelse for omsetning av aksjer, men dette er ikke en forutsetning for bruk. Denne brukermanualen vil ikke forklare hva de forskjellige rutinene i systemet er, men konsentrerer seg om hvordan man som bruker kan bruke disse på en så effektiv som mulig måte. Aksjeservice løsningen et system under stadig utvikling, og enkelte forskjeller mellom skjermbildene i brukermanualen og løsningen må derfor beregnes. Det er allikevel en målsetning at dokumentasjon skal stemme overens med løsningsversjonen med samme versjonnummer. Dokumentet kan kopieres fritt av Aksjonærer og Interessenter i Selskaper med Aksjeservice løsningen implementert. Side 1

6 2. Målgruppe Alle brukere av Aksjeservice Selskapsløsning vil kunne ha nytte av å lese dette dokumentet. Fokuset i denne brukermanualen ligger på Aksjonærer i Selskapene, eller eventuelt Interessenter som ønsker å erverve aksjer i en eller flere av Selskapene knyttet til Aksjeservice løsningen. Aksjeservice AS har en støttefunksjon for sine kunder pr e-post. Spørsmål som ikke blir besvart i dette dokumentet, kan bli behandlet ved henvendelse til vår support support@aksjeservice.no Side 2

7 3. Dette dokumentet, ord og uttrykk Det skal ikke være ord og uttrykk brukt i dokumentet som er vanskelig å forstå. Skulle det allikevel dukke opp uklarheter ta gjerne kontakt så vil disse bli forklart. Se for øvrig stikkordsregister i slutten av dokumentet. Side 3

8 4. Tilgang til - og innlogging til Aksjeservice tjenestene Løsningen til aksjeservice er laget med tanke på sikkerhet og stabilitet for brukere og data. Med bakgrunn i dette kreves det en innlogging for å få tilgang til de forskjellige delene og funksjonene i tjenesten. Innloggingsvinduet ser ut som illustrert under, hvor man har to forskjellige innloggingsalternativer. Alternativet til venstre, Innloging Selskap benyttes for alle tjenester knyttet til aksjeboktjenesten samt omsetning av egne aksjer i selskap eller kjøp etter at man er registrert som interessent. Her angir man først hvilket selskap man ønsker å logge seg inn på via selskapsnavn eller organisasjons nummer, og blir så bedt om sin personlige innlogging og pinkode i neste meny. Alternativet til høyre, Innlogging Informasjonsportalen, benyttes for å få tilgang til informasjonsmeldinger, kursinfo og lignende fra selskaper man er aksjonær eller registrert interessent i. Her kan man enten logge seg inn som selskap eller som enkeltperson. Tilgang til denne tjenesten er på nåværende tidspunkt gratis. Side 4

9 5. Generelt om skjermbilder, knapper og søkefunksjoner Løsningen er bygget opp rundt et enkelt og oversiktlig skjermbilde hvor du har hovedhendelse i senter av skjermen, og tilhørende meny eller tilbakeknapp lokalisert på vestre side av skjermen slik som i eksemplet under. Gjennomgående i løsningen er det lagt opp slik at man bruker systemets i menyen fremfor webleserens. Dette med bakgrunn i økt sikkerhet. Man har mulighet til å gå tilbake til forrige side med eller tilbake til hovedmenyen med. De stedene man gjør kritiske rapporteringer eller valg blir man bedt om å bekrefte disse ved å trykke, eller eventuelt dersom man oppdager at man har skrevet noe feil. Side 5

10 6. Registrering For å benytte Selskapstjenesten må Selskapet være registrert i systemet og Aksjonær / Interessent må være registrert som bruker. For å gjøre dette trykk i Innloggingsvindu. Man kommer da inn i skjermbildet under. Her registrer man alle data om en selv. Bruker kan være både selskaper og enkeltpersoner. Det er viktig at man her oppgir riktig adresse da all informasjon vil bli sendt til denne. Når alt er fylt inn, og man har sett over dataene, bekreftes registreringen med. Man får da tilsendt en mail med registreringsbekreftelse samt PIN koden man trenger senere. 6.1 Førstegangs bruk - Interessent Når bestillingen er gjennomført, og man mottar PIN kode samt registreringsbekreftelse for tjenesten fra Aksjeservice må man første gang gå inn på Informasjonsportalen og knytte seg opp som Interessent i de selskapene man ønsker å følge. Se for øvrig egen brukerhåndbok for Informasjonsportalen. 6.2 Innlogging selskapstjenesten Når man er knyttet opp til selskapet, enten som aksjonær eller som interessent, går man til innloggingssiden og taster inn selskapsnavn eller organisasjonsnummer for det selskapet man ønsker handel i (man kan være knyttet opp til mange selskap, men logger inn på et av gangen). Når man har trykket kommer man til et nytt innloggingsvindu hvor man skriver inn det brukernavnet og passordet man fikk generert. Innloggingsbilde ser ut som eksemplet her. 7. For Aksjonær / Interessent Etter at man har gjennomgått skrittene beskrevet over og logget seg inn gjennom Selskapsløsningen kommer man til hovedmenyen for Aksjonær / Interessent. Side 6

11 Vi vil under ta for oss hvert av de forskjellige menyvalgene. 7.1 Aksjekurser Når man velger aksjekurser fra menyen til venstre kommer man inn i skjermbilde under. Hovedbilde her inneholder siste omsatte aksjepost med dato, kurs og volum (størrelse på aksjeposten). Videre har man også en oversikt over akkumulert Kjøps- og Salgsinteresse. Her er det mulig å gå inn på de enkelte interessentene og eventuelt melde interesse for kjøp eller salg dersom man er Aksjonær og eier av aksjer i Selskapet. Dersom man for eksempel går inn på kjøpsinteressenten i eksemplet over kommer man inn i skjermbilde under: Her ser vi at Interessenten som ønsket aksjer til en kurs på 4,05 er Stock AS. Dersom det hadde vært flere Interessenter som hadde bydd samme kurs ville disse også kommet opp her. For å sende bud om salg av aksjer til interessent trykker man på navnet til Interessenten man ønsker å selge til. Man får da opp bildet under. Side 7

12 Her fyller man inn nødvendig informasjon som antall aksjer man ønsker å selge til kurs budt, hvor lenge tilbudet står og eventuelt andre forbehold. Når man har sjekket at alt er korrekt utfylt bekrefter man med, og en mail vil bli sendt interessent. MERK: Tilbudet om salg er bindene innen budets tidsfrist. Aksjene er ikke solgt før kjøper har bekreftet mottatt bud. Kjøper og selger må selv sørge for at betaling finner sted og at aksjene frigis når betaling foreligger. 7.2 Kjøps- / Salgsinteresse For å registrere kjøps- eller salgsinteresse i aksjene i Selskapet trykker man i menyen til venstre. Man kommer da inn i skjermbilde under: Her registrerer man for henholdsvis kjøps- eller salgsinteresse det antall aksjer man ønsker å kjøpe eller selge, og den kursen man er villig til å selge eller kjøpe for. Ved å trykke på genereres en kjøpsinteresse som gjengir antall aksjer, kurs og totalt beløp som vist i bildet under. Kontroller at informasjonen er korrekt før man bekrefter med. 7.3 Kjøps- / Salgsposter I hovedmenyen har man også tilgang til kjøps- og salgsposter som i eksemplet under. hvor man kommer inn i en oversikt over egne Side 8

13 Her kan man enkelt endre eller slette aktive poster, og man får en oversikt over tidligere utførte poster. For å endre en post trykker man utenfor den aktuelle, aktive, posten. Man får da opp menyen under. Her kan man endre antall aksjer i posten, eller man kan endre pris pr aksje i ordren. Når man har sjekket at man har skrevet riktig bekreftes opperasjonen ved å trykke. For å slette en post trykkes kun. 7.4 Min Aksjebeholdning I menyen har man også et valg for å vise den totale aksjebeholdningen man sitter på. Velg fra menyen til venstre og man kommer inn i skjermbildet under. Her får man oversikt over alle aksjepostene man sitter med i sin beholdning. Man kan videre gå inn å redigere de enkelte postene ved å trykke. Man kommer da inn i et nytt skjermbilde hvor man har mulighet til å endre antall, dato og pris pr aksje slik som i eksemplet under Redigeringsmulighet gjelder kun poster som er lagt inn av selskapet første gangen (Selskapene kan ha dårlige aksjebøker som kun inneholde en oversikt over det totale antall aksjer for hver aksjonær). I disse tilfellene kan aksjonæren selv bryte opp postene og legge inn riktige inngangsverdier. For aksjer som siden kjøpes kan man ikke endre på postene. 7.5 Kjøps / Salgshistorikk For å generere en oversikt over kjøp/salgs historikk trykker man kun på venstre. i menyen til Side 9

14 7.6 Direktehandel Det er også mulig å registrere transaksjoner av aksjer som har skjedd utenfor Aksjeservice løsningen. Både selger og kjøper må være registrerte brukere, noe som er gratis (kjøper må registrere seg som Interessent i Selskapet). Man bruker da valget i menyen til venstre og kommer inn i skjermbildet under. Her fylles person- eller organisasjonsnummer til den man har solgt aksjene til inn, og man kommer inn i skjermbilde under: Her kommer informasjon om den man har solgt til opp, og man fyller inn antall aksjer som er solgt og pris pr aksje. Når man har sjekket at alle opplysninger er korrekt bekrefter man salget med. 7.7 Selskapsinformasjon I menyen har man også et valg som viser nøkkelinformasjon om Selskapet som illustrert i skjermbildet under. Her får man opp informasjon om aksjens pålydende, totalt antall aksjer, aksjekapital samt markedsverdi basert på sist omsatt, selgerkurs og kjøperkurs. 7.8 Mine personalia I menyvalget får man en oversikt over alle opplysninger som er registrert på en som bruker. Det er også her man endrer det genererte passordet hvis man ønsker å bruke et annet. Husk Side 10

15 hele tiden å ha oppdaterte opplysninger slik at Selskapet kan ta kontakt ved behov. Eksempel på personalia er illustrert i skjermbildet under. Etter at man har gjort eventuelle endringer og lest igjennom at all informasjon stemmer bekreftes disse ved å trykke. 7.9 Eieroversikt Det er også mulig å generere en oversikt over samtlige eiere i Selskapet ved å trykke i menyen til venstre. Man får da opp en skjematisk oversikt alle eiere som også er tilrettelagt for utskrift. Side 11

16 7 Systemkrav I utgangspunktet kan løsningen kjøres på samtlige maskiner med internett-tilgang og en nettleser. For best funksjonalitet anbefales allikevel: En datamaskin som kjører Microsoft Internett Explorer 6.0 eller nyere. Systemet er også testet stabilt på Firefox , Opera 9.21 og Safari for Mac men er utviklet med tanke på Internett Explorer. Maskinen bør også ha mulighet til å lese pdf dokumenter (Adobe Acrobat Reader) for å kunne se genererte rapporter etc. Side 12

17 8. Stikkordsregister Akkumulert Kjøps- og Salgsinteresse 7 Aksje salg... 8 Aksjebeholdning... 9 Aksjekapital Aksjekurser... 7 Aksjens pålydende Bruker registrering... 6 Brukernavnet og passordet... 6 Bud om salg av aksjer... 7 Direktehandel Eieroversikt Endre passord Frigi aksjer når betaling foreligger... 8 Førstegangsbruk... 6 Generere kjøpsinteresse... 8 Hovedmenyen... 6 Informasjonsportalen... 6 Innlogging... 4 Innloggingssiden... 6 Interessenter... 7 Kjøp/salgs historikk... 9 Kjøps- og salgsposter... 8 Kjøpsinteresse... 7 Markedsverdi Min aksjebeholdning... 9 Mine personalia Nøkkelinformasjon om Selskapet PIN kode... 6 Redigere aksjeposter... 9 Registrer bruker... 6 Registrere kjøpsinteresse... 8 Registrere salgsinteresse... 8 Registrere transaksjoner av aksjer Registrering... 6 Registreringsbekreftelse... 6 Salgsinteresse... 7 Siste omsatte aksjepost... 7 Slette en post... 9 Tilbake-knapp... 5 Total aksjebeholdning... 9 Totalt antall aksjer i Selskap Viktig ved førstegangsbruk... 6 Side 13