HÅNDBOK I BOLIGSOSIALT ARBEID - METODER OG BESTE PRAKSIS KARMØY KOMMUNE
FORORD BAKGRUNN Karmøy Kommune har etablert et boligkontor som har ansvaret for det boligsosiale arbeidet i kommunen. I boligkontoret finner vi arbeidsoppgaver som boligsosiale virkemidler fra Husbanken, kommunale utleieboliger og vedlikehold av utleieboliger. Håndboka er ment å veilede de ansatte på boligkontoret, og er et «levende dokument» som til en hver tid skal gjenspeile metoder og beste praksis med bakgrunn i gjeldende regelverk og interne rutiner. Boligkontoret har ansvar for å oppdatere håndboka ved behov, men uansett minst én gang i året. Dato for oppdatering skal skrives inn på side 3 sammen med innholdsfortegnelsen. VISJONER Regjeringen sin versjon for boligpolitikk er at alle skal kunne bo trygt og godt. Husbanken er sentral for gjennomføring av denne politikken, og Karmøy Kommune er en del av et boligsosialt handlingsprogram i regi av Husbanken. Gjennom programmet skal kommunen jobbe systematisk, helhetlig og langsiktig med identifiserte boligsosiale utfordringer, noe som skal bidra til forankring for det boligsosiale arbeidet, på tvers av relevante tjenesteområder og virkemidler i kommunen. I tillegg har kommunen sin egen visjon som er Kommunen som vil at du skal lykkes. FAGLIG GRUNNLAG I det boligsosiale arbeidet bør kommunen tilstrebe og tenke på «hele» situasjonen til søkeren(e), dvs. både dagens boforhold, økonomi, fremtidige muligheter og videre oppfølging. Det skal også tas hensyn til helsemessige og sosiale utfordringer. Mens det boligsosiale handlingsprogrammet fokuserer på de identifiserte utfordringene i kommunen, skal denne håndboka fokusere på metoder og beste praksis for saksbehandlere ved boligkontoret. OPPBYGGINGEN AV DOKUMENTET Håndboka består av to deler. Den første delen (del A) tar for seg de boligsosiale virkemidlene fra Husbanken. Den andre delen (del B) omhandler kommunale utleieboliger. I tillegg er det utarbeidet en stikkordsliste og henvisninger til andre relevante dokumenter. Interne rutinebeskrivelser vil på et senere tidspunkt bli vedlegg til håndboka. Kopervik, 1.6.2016 Robert Bergh boligsosial rådgiver Håndbok i boligsosialt arbeid - 2 -
Innhold DEL A DE BOLIGSOSIALE VIRKEMIDLENE FRA HUSBANKEN... 4 STARTLÅN... 4 SØKNAD OM TILSKUDD TIL ETABLERING... 8 SØKNAD OM TILSKUDD TIL TILPASNING... 8 FRARÅDING... 9 OPPFØLGINGSSAMTALER... 9 DEL B - KOMMUNAL UTLEIEBOLIG... 10 ORDINÆR UTLEIEBOLIG... 10 TRYGDE- OG OMSORGSBOLIG... 10 PRIVATE UTLEIELEILIGHETER... 11 HUSLEIEAVTALER... 11 INNFLYTTING... 12 UTFLYTTING... 12 NØKKELUTLEVERING... 13 VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER... 13 ØKT GJENNOMSTRØMMING I KOMMUNALE BOLIGER... 13 STIKKORDSLISTE... 14 RELEVANTE DOKUMENTER... 14 DOKUMENTET ER SIST OPPDATERT 2.6..2016 Håndbok i boligsosialt arbeid - 3 -
DEL A DE BOLIGSOSIALE VIRKEMIDLENE FRA HUSBANKEN STARTLÅN SØKNAD VED HENVENDELSER - avklar om personen er i målgruppen - finn ut hva vedkommende egentlig ønsker å søke om (lån eller tilskudd) - kartlegg mest mulig av økonomiske, helsemessige og/eller sosiale utfordringer - Hvis henvendelsen kommer pr. telefon: Inviter søkeren til en samtale på kontoret dersom dette anses som hensiktsmessig. Av erfaring så ønsker mange dette. - vær behjelpelig med å fylle ut søknadsskjema (enten på papir eller elektronisk) - opplys om realistisk saksbehandlingstid Dersom det er lite midler igjen som kan tildeles, bør en vurdere hvorvidt det er mest hensiktsmessig å be vedkommende om å vente med å levere søknad, eller om det er greit å søke og at søknaden bare ligger «på vent». Dersom vedkommende ønsker å søke på papirskjema - gjennomgå søknadsskjemaet - søker kan på egenhånd fylle ut punkt 1, 2, 3, 8 og 9 (+ evt. 10) - forklaring til søknadsskjema: o punkt 1: dersom søkeren er samboer eller ektefelle bør begge være søkere, ettersom det er inntekter og utgifter for hele husstanden som skal vurderes. o punkt 2: dersom søker eller barn har nedsatt funksjonsevne er det viktig å gjøre oppmerksom på at dette må dokumenteres. o punkt 3: dersom søkeren har bil og/eller BSU-sparing skal det føres opp her o punkt 4: - (opplysninger fremkommer i salgsprospekt hvis aktuelt) o punkt 5: - (oversikt settes opp av saksbehandler eller økonomisk rådgiver hvis aktuelt) o punkt 6: dersom søkeren har egenkapital skal det føres opp her o punkt 7: brukes for å kartlegge dagens situasjon o punkt 8: merk at noen opplysninger skal alltid dokumenteres o punkt 9: søkeren må informeres om at ved å signere gis det fullmakt til å innhente opplysninger fra andre offentlige registre. o punkt 10: brukes for å gi utfyllende eller andre spesielle opplysninger Dersom søkeren får med seg søknadsskjema hjem, er det greit å avtale at vedkommende fyller ut punktene ovenfor etter beste evne. Tenk service og veiledning, og be vedkommende ta kontakt for å avtale et nytt møte for å gjennomgå ferdig utfylt skjema og nødvendig dokumentasjon sammen. Eventuelt at det avtales et nytt møte allerede første gang. Informasjonsbrosjyren «Søke startlån?» (HB 7.E.28) og Retningslinjer for startlån i Karmøy Kommune skal deles ut sammen med søknadsskjemaet. Håndbok i boligsosialt arbeid - 4 -
Hvis vedkommende ønsker å søke elektronisk - gi informasjon om at det kreves bruk av Bank ID og at en del opplysninger automatisk blir hentet inn fra offentlige registre TILSAGN Søknad om startlån skal saksbehandles i henhold til «Veileder for saksbehandling av startlån i kommunene» (HB 7.C.17) - sjekk kredittopplysninger på søker(e) - sjekk eiendomsopplysninger på bolig som søker allerede eier, eller som ønskes kjøpt - dersom kredittopplysningene viser at søker står registrert som innehaver av, medeier eller på annen måte har en rolle i et firma, sjekkes nøkkelopplysninger til dette. - bruk Låne- og livsoppholdskalkutator på www.husbanken.no Sammen med tilsagn sendes følgende vedlegg: - Budsjett med kalkulasjonsrente - Budsjett med flytende / fast rente - Renteinformasjon fra Husbanken (HB 4.E.7) - Evt. dokument om frarådning Håndbok i boligsosialt arbeid - 5 -
AVSLAG - Et avslag bør begrunnes utfyllende, og ikke bare en «ren» henvisning til retningslinjer/forskrift. Tenk klart språk og at bruken faktisk skal forstå brevet. - HUSK informasjon om retten til å klage Sammen med avslag sendes følgende vedlegg: - budsjett med kalkulasjonsrente - budsjett med flytende / fast rente - Forskrift om startlån, hentes fra www.lovdata.no - Dokumentet Retningslinjer for startlån i Karmøy Kommun Marker gjerne årsaken til avslaget i forskrift og retningslinjer. Hvis søkeren ikke er i målgruppen, sendes kun forskrift og retningslinjer som vedlegg til avslaget. PRAKSIS I KARMØY KOMMUNE - Som «langvarig vanskeligstilte» regnes personer som: o Er uføre/unge uføre o Er under gjeldsordning o Har «varig» lav inntekt (dvs. tilfeller hvor det ikke er sannsynlig med lønnsøkning på lik linje med andre grupper, f.eks. at personen ikke har noe særlig med utdanning) Flyktninger kan i en del tilfeller vurderes som økonomisk vanskeligstilt da de ofte ikke har hatt mulighet til å spare opp egenkapital, og heller ikke har annen familie som kan stille opp som kausjonister. Enslige forsørgere med barn er ikke automatisk i målgruppen. - dersom regnestykket ikke «går opp», dvs. tilnærmet 0 eller at det ikke blir overskudd på et lån på kr 800 000,- skal søknaden avslås på grunn av manglende betjeningsevne. Dette henger sammen med at det praktiseres maks kr. 400 000,- i tilskudd, og kr 1 200 000,- anses som laveste kjøpesum en kan få en bolig for i Karmøy Kommune. - dersom det gis startlån til personer med gjeldsordning, skal Boligkontoret kontakte Namsmannen for å få kreditorliste, slik at disse kan bli orientert. - det praktiseres ikke noen beløpsgrense for kjøpesum av bolig, da dette uansett begrenses av betjeningsevne Håndbok i boligsosialt arbeid - 6 -
PRAKTISERING AV UNNTAK Unntak skal bare vurderes i spesielle tilfeller, for eksempel - dersom husstanden har barn, og løsningen sikrer en stabil livssituasjon. Det er imidlertid viktig å være tydelig på at husstanden ikke automatisk er vanskeligstilt «bare» fordi de har barn. - dersom søkeren har helsemessige utfordringer Refinansiering av dyre lån og inkasso gjøres dersom: - det er fare for utlegg i eller tvangssalg av boligen, eller - at en refinansiering sikrer at husstanden får et større månedlig overskudd Startlån gis som hovedregel kun én gang, men dersom søker står i fare for å miste boligen, OG situasjonen kan løses ved å gi ytterligere lån så er det anledning til dette. I slike tilfeller er det viktig at løsningen som en finner sikrer at kreditorer ikke på et senere tidspunkt kan komme og ta pant i boligen. Totalsummen i refinansieringssaker skal i utgangspunktet ikke overstige boligens verdi. I spesielle tilfeller kan det - unntaksvis - innvilges refinansiering av inkassosaker (maks kr. 100 000,-) samtidig som boligkjøpet. Dette betinger imidlertid: - at husstanden vurderes til ikke å ha noen annen mulighet til å gjøre opp inkassoene i overskuelig fremtid - at det inngås avtale om fastrente - at det signeres dokument om fraråding Det bør i disse sakene også vurderes å pålegge søkeren en frivillig kredittsperre for en periode. OVERFLYTTING AV STARTLÅN TIL NY BOLIG Det bør gis anledning til å flytte eksisterende startlån over til ny bolig der dette vurderes som hensiktsmessig, forutsatt låntaker: - fortsatt er i målgruppen - fortsatt har betjeningsevne Rent praktisk gjøres dette enklest ved at låntaker innfrir gammelt lån, saksbehandler innvilger nytt lån og registrerer pant i ny bolig. Håndbok i boligsosialt arbeid - 7 -
SØKNAD OM TILSKUDD TIL ETABLERING Personer som ikke klarer å betjene et startlån som er stort nok til å finansiere en egnet bolig, kan få tilskudd til etablering. Tilskudd er behovsprøvd, og skal brukes til de mest vanskeligstilte. Saksbehandler kan vurdere lengre nedbetalingstid som et alternativ til tilskudd. SØKNAD OM TILSKUDD TIL TILPASNING Det bør tilstrebes å unngå lang saksbehandlingstid (men den skal være forsvarlig). I «enkle saker»: Så lenge noen kan bekrefte at søkeren har nedsatt funksjonsevne, diagnose e.l. så er det ok. Denne noen - må nødvendigvis ha møtt vedkommende. Men det spiller ingen rolle om det er en ergoterapeut, en "vanlig" saksbehandler på Bestillerkontoret eller lege. Bekreftelsen trenger ikke være noe mer enn en enkel e-post. Det er ikke nødvendig med noen omfattende rapporter / funksjonsvurdering i slike tilfeller. Eksempler på «enkle» saker: Alderdom. Viss en eldre person med artrose ønsker å få seg et dusjkabinett i stedet for badekar. - Større tilpasninger krever samarbeid med Ergo- og fysioterapitjenesten - Tilskudd til prosjektering/utredning kan søkes hos kommunen hvis Husbanken er tomme for midler - Tilskudd til «generelle» tilpasninger for eldre gis når det anses hensiktsmessig - Tilskudd inntil kr. 40 000,- gis uten sikkerhet. - Tilskudd over kr. 40 000,- skal sikres med pant i eiendom. Dersom husstanden har økonomi til det kan noe av tilskuddet gis som lån (NB se veilederen). Boligkontoret har samarbeidsmøte med Ergo- og fysioterapitjenesten to ganger pr. år for å drøfte aktuelle tilpasningssaker. Håndbok i boligsosialt arbeid - 8 -
FRARÅDING Det skal alltid skrives Dokument om frarådning i saker - hvor det inngås avtale om fast rente som risikodempende faktor (antall år kan vurderes i hvert enkelt tilfelle) - som omhandler refinansiering Fraråding skal skje skriftlig, og bør forklares muntlig til søkeren i tillegg. OPPFØLGINGSSAMTALER Alle søkere som har fått utbetalt startlån og tilskudd, skal inviteres til en uformell oppfølgingssamtale. For personer som har fått startlån vil hensikten være å få høre mer om søkers erfaringer som boligeier, følge opp den økonomiske situasjonen og eventuelt fange opp andre utfordringer som har dukket opp. Aktuelle tema i samtalen kan være: o Betjening av startlånet o Betaling av forsikring, kommunale avgifter og strøm o Sparing til uforutsette utgifter og vedlikehold o Renhold (både ute og inne) o Ønsker søkeren videre oppfølging? o Noe annet vi kan bidra med? For personer som har fått tilskudd til tilpasning vil hensikten være å få sjekket ut om de tilpasningene som er gjort - faktisk har gjort hverdagen lettere og fungerer som planlagt. Håndbok i boligsosialt arbeid - 9 -
DEL B - KOMMUNAL UTLEIEBOLIG Kommunale utleieboliger er boliger som kommunen leier ut til personer som ikke klarer å skaffe seg egnet bolig på egen hånd. Dette kan være personer som har midlertidig eller varig behov for hjelp. Utleieboligene deles inn i tre kategorier: - ordinær utleiebolig - trygdebolig - omsorgsbolig ORDINÆR UTLEIEBOLIG Søknad om kommunal bolig har en gyldighet på 6 måneder, men det er ingen garanti for at en får tildelt bolig. Søker skal i denne perioden også oppfordres til og gis bistand til å forsøke å skaffe seg bolig på det private markedet. Søker må oppfylle hovedkriteriene for kommunal bolig: - Fullstendig utfylt søknad - Lovlig opphold og bosettingstillatelse i Norge - Bosatt i kommunen (unntatt flyktninger) - Er uten inntekt/formue som gjør en i stand til å selv skaffe egnet bolig - Er ikke student med rettigheter/midler fra Lånekassen - Avtjener ikke verneplikt/militærtjeneste i Forsvaret - Dersom en særskilt vurdering av søkers samlede situasjon tilsier dette, kan ovennevnte vilkår fravikes. Ansvaret for søkeprosessen, kartlegging og behovsprøving er lagt til Rus- og psykiatritjenesten - og boligene tildeles etter behov. Etter tildeling blir det sendt melding til boligkontoret som er ansvarlig for husleiekontrakt, nøkler og klargjøring av leilighet. Se eget avsnitt om Innflytting. TRYGDE- OG OMSORGSBOLIG Målgruppe - Personer med behov for pleie- og omsorgstjenester Søkere som får tildelt omsorgsbolig har større hjelpebehov enn de som får tildelt trygdebolig, og omsorgsboligene er fysisk lokalisert nært en personalbase. Håndbok i boligsosialt arbeid - 10 -
Ansvaret for søkeprosessen, kartlegging og behovsprøving er lagt til Bestillerkontoret for helseog omsorgstjenester - og boligene tildeles etter behov. Etter tildeling blir det sendt melding til boligkontoret som er ansvarlig for husleiekontrakt, nøkler og klargjøring av leilighet. PRIVATE UTLEIELEILIGHETER Kommunen disponerer 118 private leiligheter som tildeles av Bestillerkontoret etter behov. Husleiekontrakt skrives direkte mellom leietaker og huseier. HUSLEIEAVTALER Boligkontoret har ansvar for husleieavtalene for kommunale boliger, og disse skal arkiveres elektronisk i ESA Kombo. Inngåelse - Avtalen inngås med Karmøy Kommune som utleier - Avtalen er tidsbestemt, og vanligvis for 3 år - Avtalen kan fornyes, men leietaker må da søke om fornyelse i god tid før kontrakten går ut. Det kreves ikke depositum i kommunale utleieboliger. Oppsigelse - Avtalen kan sies opp fra begge parter - Gjensidig oppsigelsestiden er 1 måned - Hvis avtalen allerede har gått ut uten at leietakeren er varslet, gjelder 3 mnd. oppsigelse Forlengelse og søknad om bytte av bolig Alle søknader om forlengelse og bytte av bolig behandles av Rus- og psykiatritjenesten, i samarbeid med Bestillerkontoret og Flyktningetjenesten. Inntekt, eventuelle behov for helse- og omsorgstjenester og om vedkommende fortsatt tilfredsstiller kravene til å leie kommunal bolig skal vurderes ved søknad om forlengelse. Leietaker skal i de tilfellene det anses som hensiktsmessig, tilbys samtale med boligsosial rådgiver for å kartlegge om det kan være aktuelt med søknad om startlån og tilskudd til etablering som et alternativ til kommunal bolig. Rus- og psykiatritjenesten er ansvarlig for å innkalle Boligkontoret til møte 2 ganger i halvåret, for en gjennomgang av utgående husleiekontrakter. En bør tilstrebe å følge opp husleiekontraktene ca. 6 måneder før de går ut. Håndbok i boligsosialt arbeid - 11 -
INNFLYTTING Boligkontoret har ansvar for alt det praktiske i forbindelse med innflytting i kommunal bolig. Etter å ha mottatt melding om tildeling enten fra Bestillerkontoret eller Rus- og psykiatritjenesten, sendes følgende dokumenter til leietaker: - bekreftelse på tildeling av bolig - husleiekontrakt (2 eks.) - husordensregler - kraftkalender fra Haugaland Kraft - skjema for flyttemelding (Folkeregisteret) - skjema for flyttemelding (Posten) - søknadsskjema for bostøtte - skjema for avtalegiro - skjema for overtakelse av bolig og inventarliste Når boligkontoret mottar signert husleiekontrakt i retur, sendes Flyttemelding INN til involverte parter. UTFLYTTING Boligkontoret har ansvar for alt det praktiske i forbindelse med utflytting i kommunal bolig. Etter å ha mottatt melding om oppsigelse fra leietaker (eller pårørende), sender Boligkontoret bekreftelse på mottatt oppsigelse, med kopi til involverte parter - samt Rus- og psykiatritjenesten og/eller Bestillerkontoret. Leietaker (evt. pårørende) er ansvarlig for å melde fra om dato for utflytting, samt avtale tilbakeleveringsbefaring. I en del tilfeller settes utflyttingsdato til dato for levering av nøkler. I disse tilfellene blir leietaker kun belastet husleie for reell botid (antall dager). Når boligkontoret har fått melding om at tilbakeleveringsbefaring er gjennomført, sendes Flyttemelding UT til involverte parter. Håndbok i boligsosialt arbeid - 12 -
NØKKELUTLEVERING Boligkontoret har ansvaret for utlevering av nøkler. Når en person har fått tildelt bolig, kan vedkommende henvende seg til boligkontoret for lån av nøkkel til visning av leilighet. Leietakere får utlevert 2 stk. nøkler ved innflytting. I de tilfellene hvor leietaker mottar boligoppfølging, så har også Rus og psykiatritjenesten 1 stk. nøkkel. Dersom leietaker mister nøkler skal dette meldes til Boligkontoret, som bestiller nye. Hvis Rus- og psykiatritjenesten eller boligsosial vaktmester bytter lås, er de ansvarlige for å levere 1 stk. nøkkel til Boligkontoret. VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER Vedlikeholdsbehov meldes fortløpende til Boligkontoret, som videreformidler dette til rett avdeling. Det anbefales at dette blir registrert via den elektroniske Questback-løsningen som er tilgjengelig på internettsidene til Karmøy Kommune. Utgangspunktet er at kommunale boliger skal holde en nøktern og rimelig standard. Ved utflytting skal det alltid foretas en vurdering av vedlikeholdsbehovet. Dersom det trengs større utbedringer skal dette varsles til leder for boligkontoret. Hastesaker prioriteres. ØKT GJENNOMSTRØMMING I KOMMUNALE BOLIGER Kommunale utleieboliger er midlertidige boliger, og kommunen bør derfor i størst mulig grad tilstrebe økt gjennomstrømming. Økt gjennomstrømming kan for eksempel oppnås ved hjelp av: - boligsosiale virkemidler fra Husbanken: startlån og tilskudd til etablering - god kartlegging av økonomi og bo-evne - god bistand og oppfølging i leieperioden - salg av utleiebolig direkte til leietaker (fra leie til eie) Det er uheldig både for leietaker og kommunen dersom leietakere blir boende i «årevis». Håndbok i boligsosialt arbeid - 13 -
STIKKORDSLISTE Boligoppfølging avtale mellom Rus- og psykiatritjenesten og leietaker om oppfølging i bolig. ESA Kombo Arkivdel for kommunale utleieboliger i saksbehandlingssystemet til Karmøy Kommune, (begrenset tilgang). Trygde- omsorgsbolig Boliger som tildeles av Bestillerkontoret. Målgruppen er personer med behov for pleie- og omsorgstjenester. RELEVANTE DOKUMENTER Fra Husbanken - Søke startlån? (HB 7.E.28) - Renteinformasjon fra Husbanken (HB 4.E.7) - Veileder for saksbehandling av startlån i kommunene» (HB 7.C.17) - Veileder for tilskudd til tilpasning (HB 8.B.27) - Retningslinjer om tilskudd til tilpasning av bolig, med mer (HB 8.B.28) - Retningslinjer om tilskudd til etablering i egen bolig (HB 8.B.29) - Leie-før-eie: en modell for å øke eierpotensialet blant lavinntektsgrupper (HB 7.G.1) Fra Karmøy Kommune - Retningslinjer for startlån i Karmøy Kommune - Boligsosial Handlingsplan 2014-207 Andre - Forskrift om startlån fra Husbanken - Forskrift om tilskudd til etablering og tilpasning av bolig, med mer - Informasjonsskriv til bankene om startlån 2015 (fra Finans Norge) Nettsider www.husbanken.no www.karmoy.kommune.no www.lovdata.no Håndbok i boligsosialt arbeid - 14 -