Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter... 13 Investeringssaker... 13



Like dokumenter
Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker... 13

Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker... 12

Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker... 13

Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker... 13

Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter Investeringssaker... 12

TERTIALRAPPORT tertial. status pr

TERTIALRAPPORT Innkjøpsvirksomheten i Sykehuset Innlandet. 2. tertial

TERTIALRAPPORT tertial. status pr. 31. desember 2010

Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2012

SAK NR RISIKOVURDERT STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF VEDTAK:

VEDTAK: Styret vedtar fullmaktsstrukturen for 2014 i henhold til saksframstillingen.

Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2013 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING

SAK NR HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF STATUSRAPPORT VEDTAK:

Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2014

SAK NR STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF VEDTAK:

Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2016

SAK NR RISIKOVURDERT STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF VEDTAK:

SAK NR RISIKOVURDERT STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF VEDTAK:

Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2015 ANSKAFFELSER OG AVTALEFORVALTNING

Handlingsplan for innkjøp og logistikk

Sentral stab Økonomiavdelingen Sentral økonomi SAKSFREMLEGG

År Grunnlag Punkter i handlingsplanen som ikke er sluttført ved oppfølging av iverksatte tiltak i helseforetaket pr desember 2008 i brev

BRUKERVEILEDNING. e-handel webmodul KOMMUNENE I GJØVIKREGIONEN

Innkjøp og logistikk. Handlingsplan Sak 32 vedl Handlingsplan Innkjøp og logistikk

SAK NR BRUDD PÅ ARBEIDSTIDSBESTEMMELSENE I ARBEIDSMILJØLOVEN VEDTAK:

Vedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf styresak 067/2014

Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR INVESTERINGSBUDSJETT Forslag til VEDTAK:

praksis Side 1 av 13

E-handel. Enklere, bedre og sikrere innkjøp

Interne revisjoner på foretaksnivå

VEDLEGG TIL FULLMAKTSDOKUMENT FOR SYKEHUSAPOTEKENE HF - FULLMAKTSMATRISE

Endringsoppgave: Forbedret oppfølging av innkjøp ved OUS

Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR MÅNEDSRAPPORT PER JUNI Forslag til VEDTAK:

Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR PLAN FOR INTERNE REVISJONER Forslag til VEDTAK:

Styringssystem og internkontroll i SSHF

Styret Helse Sør-Øst RHF

Fullmaktsdokument - Sykehusapotekene HF

Revisjonsrapport analyse av manglende avtalelojalitet ved kjøp av behandlingshjelpemidler

Styret Helse Sør-Øst RHF

Styret Helse Sør-Øst RHF 19. april 2012

Agenda. Direktoratet for forvaltning og IKT

Styret Helse Sør-Øst RHF 24. august 2018 SAK NR STATUS OG RAPPORTERING REGIONAL IKT-PORTEFØLJE PER FØRSTE TERTIAL 2018

Møtedato: 28. april 2010 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Tor-Arne haug, Dato:

Bruk av elektroniske verktøy i kontraktsoppfølgingen. Difi s Brukerkonferanse 8. oktober 2013

2. Styret ber administrerende direktør fortsette arbeidet med omstillinger og en tett oppfølging i lederlinjen for å sikre økonomisk balanse i 2019.

Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR MÅNEDSRAPPORT FOR JULI Forslag til VEDTAK:

Fagdirektør Hans Iver Børresen Dato: Sak: Oppfølging av ledermøtesak vedrørende tiltak på kort sikt i ØLP

Orientering om anskaffelsesplan 2019

Fullmaktsstrukturen ved Helgelandssykehuset HF

Oslo universitetssykehus HF

FUNKSJONSBESKRIVELSE 01 for utøvelse av roller knyttet til innkjøp

Årsplan for styret inkl. status og oppfølging av styrevedtak i Sykehuset Østfold

Styret Helse Sør-Øst RHF 2. februar 2017 SAK NR KVALITETS-, AKTIVITETS- OG ØKONOMIRAPPORT PER DESEMBER 2016 (FORELØPIG STATUS)

VEDTAK: 1. Styret tar Oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2011 til etterretning.

Møtedato: 27. februar 2013 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Trond Arne Wilhelmsen, Bodø,

Forbedret økonomistyring ved sykehuset

Revisjonsplan 2017 Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

SAS forum Oslo Omstillingsprosjekt anskaffelser: Innkjøpsanalyse for offentlig sektor. Helge Askildsen

SAK NR «SI MOT 2022» - PLAN FOR Å OPPNÅ ØKONOMISK BALANSE OG BÆREKRAFT

SAK NR ORIENTERINGSSAK: PROTOKOLLER FRA STYREMØTER I HELSE SØR-ØST RHF

Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen

VEDTAK. 1. Styret vedtar fullmakter for 2015 i henhold til saksframstillingen og matrisene i saksfremstillingen.

Rollebeskrivelser e-handel

Saksframlegg. Sørlandet sykehus HF

VEDTAK: 1. Styret tar evalueringen av tiltakene i Handlingsplan for å styrke det pasientadministrative arbeidet til orientering.

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET. Sak 40/16 Statusrapport Helse Midt-Norge pr

Styresak Vedlegg. Revisjonsplan Målområder. Pasientbehandling. Forskning. Organisering og utvikling av fellestjenester

Vedlegg 3 HANDLINGSPLAN FOR VIRKSOMHETSSTYRING 2017

Saksframlegg. Styret Helse Sør-Øst RHF 4. mars 2010 SAK NR ORIENTERINGSSAK: ÅRSPLAN STYRESAKER. Forslag til vedtak:

Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR RETNINGSLINJER FOR ANVENDELSE AV FINANSIELL LEASING. Forslag til VEDTAK:

Miljøkrav i innkjøp og innføring av miljøledelse

KRAV TIL EHANDEL OG VAREKATALOG i Helse Sør-ØST

Styret Helse Sør-Øst RHF Styret tar foreløpig aktivitets- og økonomirapport per desember 2008 til etterretning. Hamar, 17.

Orientering om anskaffelsesplan 2018

Styret Helse Sør-Øst RHF 23. oktober 2014 SAK NR VEDLIKEHOLDSAVTALE MELLOM DIPS ASA OG HELSE SØR-ØST RHF

Saksframlegg til styret

Årsplan for styremøter i Sykehuset Innlandet 2013, status for oppfølging av styrevedtak og oversikt over aktive handlingsplaner og strategier

Realisering av gevinster i Bærum kommune. Anskaffelsessjef Heidi E. Rygg,

Revisjonsplan Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Status e-handel. Direktoratet for forvaltning og IKT

Mal Gevinstplan Versjon (3.0)

Revisjonsrapport Innkjøp Sykehuset Innlandet HF

Retningslinjer for anskaffelser

Virksomhetsstatus pr

Plan for interne revisjoner Vedlegg. Revisjonsplan Stabsområde Helse Stabsområde Helse Stabsområde Helse Eiendom og Intern Service

Sykehuset Innlandet HF Styremøte

Administrerende direktør vil følge opp de anbefalingene som revisor har kommet med.

2. Styret vedtar foreløpig budsjett for 2018 for Sykehuset Østfold med styringsmål om et økonomisk resultat på -208 mill. kroner.

Difi kurs 4.september Implementering, statistikk og analyse

Interne revisjoner på foretaksnivå

Saksframlegg. Sørlandet sykehus HF. 1. Styret tar statusrapport for er konsernrevisjonens rapporter til etterretning.

VEDTAK: 1. Styret tar statusrapporten for oppfølging av tiltakene i Handlingsplan for å styrke det pasientadministrative arbeidet til orientering.

Styret Helse Sør-Øst RHF 14. april 2011 SAK NR REVISJONSRAPPORT - LEVERANSE AV HELSEPERSONELLVIKARER

Innføring av e-handel i Halden kommune

Strategisk bruk av e-handel for å få kontroll på virksomhetens anskaffelser

Saksframlegg. Sørlandet sykehus HF. Revisjon av Fullmaktsstyring i SSHF - nivåer og fullmakter

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET. Sak 04/16 Statusrapport Helse Midt-Norge pr november

Aktivitets- og økonomirapport og status for oppdrag og bestilling per 2. tertial 2012

Årsplan for styremøter i Sykehuset Innlandet 2012, status for oppfølging av styrevedtak og oversikt over aktive handlingsplaner og strategier.

Orientering om tiltaksplan for arbeid med anbefalinger etter Internrevisjonsrapport 04/ Henvisninger og ventelister i Helse Finnmark HF

Transkript:

Innkjøpsvirksomheten i Sykehuset Innlandet HF Tertialrapport for 2. tertial 2014 Status pr 31.8.2014 2014

INNHOLDSFORTEGNELSE Bakgrunn... 3 Sammendrag... 4 Målområder... 5 Prosjekter... 13 Investeringssaker... 13 Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Vedlegg 2: Totaloversikt over resultat på indikatorer pr. divisjon Side 2 av 14

Bakgrunn Tertialrapporten for innkjøp- og logistikk omhandler relevante områder med nøkkeltall for sentrale deler av anskaffelsesvirksomheten i Sykehuset Innlandet. Rapporten skal være et supplement til foretakets virksomhetsrapport og et virkemiddel for å nå styringsmålene som er satt av Helse Sør Øst RHF på nøkkelindikatorer (KPI er) for innkjøp og logistikk. SI utbetaler årlig over NOK 2 milliarder fordelt på mer enn 4000 eksterne leverandører, og innkjøpsvirksomheten har derfor stor betydning på foretakets totaløkonomi. Rapporten har til hensikt å belyse ulike sider av innkjøp i organisasjonen på en slik måte at de enkelte divisjonene får god oversikt og relevant styringsinformasjon over innkjøp i egen divisjon. Rapporten omhandler resultater fra 2. tertial 2014. Definisjoner, metode og mål er beskrevet i vedlegg 1. Innkjøpssjefene vil gjennomgå rapporten sammen med divisjonsledelsen, og presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Side 3 av 14

Sammendrag Nedenfor vises oppnådde KPI er for 2. tertial 2014. Kommentarer Når det gjelder bruken av e-handel har vi en nedgang fra 69,50 % i 1. tertial 2014 til 68,00 % i 2. tertial 2014. Bruken av fritekstbestillinger viser en negativ oppgang. Fra 27,71 % i 1. tertial 2014 til 28,04 % i 2. tertial 2014. Andel aktiv forsyning målt mot total lageromsetning viser en klar oppgang. Fra 60,30 % i 1. tertial 2014 til 63,61 % i 2. tertial 2014. Faktisk kjøp på avtale viser en positiv oppgang. Fra 75,02 % i 1. tertial 2014 til 76,49 % i 2. tertial 2014. Side 4 av 14

Målområder Område 1a: Bruk av e-handel Nedenfor vises andel e-handel framstilt grafisk. Aggregert for SIHF og pr. divisjon. Måltallet om 70% for hele SI er brutt ned på foretakets divisjoner. Divisjonene er ulike i forhold til produksjon og har dermed fått ulike måltall å forholde seg til. Status: Når det gjelder bruken av e-handel har vi en nedgang fra 69,50 % i 1. tertial 2014 til 68,00 % i 2. tertial 2014. Tiltak: Det gjenstår fortsatt noe før måleindikatorer internt, regionalt og nasjonalt er nådd. Det er derfor viktig at det fortsatt arbeides med igangsatte tiltak samt at nye tiltak vurderes. Sammen med innkjøpssjefene i den enkelte divisjon vil vi presentere videre arbeid i form av anbefalinger og konkrete tiltak for det enkelte område. Vi vil særlig prioritere prosesser knyttet til sortimentsutvikling. Herunder å legge til rette for at en størst mulig andel av våre avtaleprodukter er tilgjengelig i artikkelregisteret. I tillegg vil vi fortsatt fokusere på informasjon og målrettet opplæring. Videre har vi jobbet vi med å tydeliggjøre hvilke bruksområder og på hvilken måte e-handel skal benyttes. Dette har vi gjort ved å endre aktuelle prosedyrer samt innført ny funksjonalitet i våre innkjøpssystemer. Side 5 av 14

Område 1b: Bruk av fritekstbestillinger Nedenfor vises andel fritekstbestillinger framstilt grafisk. Aggregert og pr. divisjon. Da det er en målsetting om å benytte definerte avtaleprodukter (artikler med fast pris) skal andel fritekstbestillinger ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Status: Andel fritekstbestillinger viser en liten negativ oppgang sammenlignet med forrige tertial. Fra 27,71 % i 1. tertial 2014 til 28,04 % i 2. tertial 2014. Tiltak: Andel fritekst bestillinger skal ned. Prosedyrene er endret slik at det nå er et krav at varer og tjenester som bestilles ved hjelp av fritekst, skal påføres pris. Utover dette ser vi at en betydelig andel av de produktene som bestilles via fritekst kunne ha blitt bestilt via artikkelregisteret. Grunnen til dette avviket er at brukerne ikke søker opp artikler på riktig måte. Flere divisjoner har igangsatt opplæringstiltak. Område 2: Økonomiske fullmakter SIHF har etablert en fullmaktsstruktur med tydelige føringer om hvem som kan tildele / delegere fullmakt og hvilke forpliktelser det er å inneha økonomisk fullmakt. En grafisk framstilling av antall fullmakter i forhold til antall ansvar i divisjonene følger nedenfor. Side 6 av 14

Status: Pr. 30.8.2014 hadde vi 1200 fullmaktshavere fordelt på 833 innkjøpsfullmakter, 874 attestasjonsfullmakter og 369 anvisningsfullmakter. Foretaket er sammensatt av ulike divisjoner som arbeider under ulike forhold med tanke på geografi, organisasjonsstruktur og dermed ulike behov for inndeling av økonomiske ansvar. Som vi ser av framstillingen over, er det til dels store variasjoner mellom divisjonene. I 2. tertial 2014 har vi målt et gjennomsnitt på 2,3 fullmaktshavere pr. ansvarssted. Dette er det samme som 1. tertial 2014. Antallet økonomiske fullmakter er svakt stigende og sammensetningen av disse er noe endret. Tiltak: Divisjonene må fortsatt bli flinkere til å varsle når ansatte enten mister sine fullmakter eller bytter arbeidssted. Vi vil presisere dette overfor aktuelle brukermiljøer. Når organisasjonsmessige endringer gjennomføres, må fullmaktstrukturen gjennomgås og endringer meldes. Dette blir ofte ikke gjort. Fra 1.9.2014 skal alle som får tildelt økonomiske fullmakter ha gjennomført e-læringskurset Økonomisk fullmakt i Sykehuset Innlandet før fullmakter gis. E-læringskurset er laget for å øke fokus og bevisstgjøring rundt ansvar og plikter knyttet til det å inneha økonomiske fullmakter. I kurset får fullmaktshaver et innblikk i gjeldende regler og prosedyrer. I tillegg blir det via spørsmål og svar gitt innblikk i noen relevante problemstillinger. Når kurset er gjennomført signeres fullmaktskjemaet på vanlig måte. Vi jobber også med å innføre funksjonalitet som gjør det mulig å administrere fullmaktene elektronisk. Side 7 av 14

Område 3: Internrevisjon Etterlevelsen av Direktivet for innkjøp-, attestasjon- og anvisningsfullmakt tilligger Innkjøp- og kontraktsavdelingen, og utøves gjennom interne revisjoner. Det er laget en gjennomføringsplan for en utvidet stikkprøvekontroll i 2014. Det er ikke gjennomført revisjoner i 2. tertial. Område 4: Avtale- implementering og lojalitet Foretaket inngår både i egen regi, og i samarbeid med andre innkjøpsorganisasjoner, et betydelig antall avtaler hvert år. Det er særlig viktig å sørge for en rask og effektiv avtaleimplementering. Dette vil føre til riktige innkjøp og høy avtalelojalitet, noe som vil være både omdømmemessig og økonomisk positivt. Avtaleimplementering blir også i 2014 fulgt spesielt opp via egne måltall som rapporteres HSØ hver måned. Under vises en grafisk framstilling av avtalelojaliteten aggregert i SIHF ved utgangen av 1. tertial 2014. Faktisk kjøp på avtale viser en oppgang sammenlignet med forrige tertial. Fra 75,02 % i 1. tertial 2014 til 76,49 % i 2. tertial 2014. Hovedinntrykket er at divisjonene benytter avtaleprodukter der dette er mulig. Samtidig jobber innkjøpsavdelingen planmessig med å øke andel avtaleprodukter i innkjøpssystemet. I 2014 vil innkjøp- og kontraktsavdelingen følge spesielt opp følgende avtaleområder: Lege- og sykepleiervikarer (som i 2012), samt behandlingshjelpemidler og radiologiske forbruksvarer. Dette er de samme områdene som ble fulgt opp i 2013. Forbruk på legevikar pr divisjon Vi har gjort uttrekk fra aktuelle divisjoner / Konto Legevikarer(4681). Side 8 av 14

Tall for 2. tertial 2014 Beløp merket med rød skrift viser innleie fra leverandører som ikke har vikaravtaler i HINAS regi. Men innleie er gjort etter at avtaleleverandørene er forespurt og er derfor i henhold til SI sine rutiner. Forbruk på sykepleievikar pr divisjon Vi har gjort uttrekk fra alle divisjoner. Konto 4682(Sykepleievikarer). Tall for 2. tertial 2014 Beløp merket med rød skrift viser innleie fra leverandører som ikke har vikaravtaler i HINAS regi. Men innleie er gjort etter at avtaleleverandørene er forespurt og er derfor i henhold til SI sine rutiner. Forbruk på behandlingshjelpemidler Vi har gjort uttrekk fra Divisjon Medisinsk Service (MS), avdeling 0825 (ELV Behandlingshjelpemidler), konto 4070 (Andre medisinske forbruksvarer) og 6500 (Anskaffelse av medisinteknisk utstyr). I uttrekket vises utbetalinger summert pr. leverandør. Side 9 av 14

Tall for 2. tertial 2014 Side 10 av 14

BSN Medical AB og Medi Norway AS: Er leverandører på kompresjonsplagg og pulsatorer med nye avtaler fra 1.5.2014. Varer bestilles fra behandlende fysioterapeuter. Det er berammet et møte i oktober med leverandører og rekvirenter for om mulig å få til bedre systemer for varebestillinger. Mediq: Leverer også ut utstyr til kompresjonsbehandling. Pasienter henter ut hos apotek/bandagist. Alfacare: Tdligere leverandør på kompresjonsplagg, noe av summen gjelder bestillinger fra før nye avtaler ble inngått, det tar tid å få informert alle, saken tas opp med rekvirenter. Colosseumklinikken: Bittskinner rekvireres av behandlende lege. Det skal sjekkes om vi har avtaler på gjeldende området. Kaiser Respiratory Care: Spesialtilpassede nesemasker. Lite forbruk og ikke egnet for avtale. Til orientering er ordningen med utlevering av kjededyner stoppet. Disse vil ikke lenger bli levert ut, heller ikke til eksisterende brukere. Revisjonen viser også denne gangen Avd. for Behandlingshjelpemidler er svært dyktige på kjøp via e- handel. Avvikene som oppdages er ikke reelle avvik, men består i at henvisende behandler ikke har tilgang eller forutsetning til å bestille gjennom våre systemer. Forbruk på radiologiske forbruksvarer Vi har gjort uttrekk fra aktuelle divisjoner på konto 4050(Røntgenprodukter). I uttrekket vises utbetalinger summert pr. leverandør. Side 11 av 14

Tall for 2. tertial 2014 Avtalelojaliteten er fortsatt gjennomgående høy. Men vi ser at det fortsatt kjøpes sprøyter til kontrastinjektorer fra ikke-avtale-leverandør Medirad Skandinavia. Ved nærmere undersøkelse viser det seg at sprøytene til denne injektoren ikke er på gjeldende rammeavtale. Det er kun Kongsvinger som benytter denne injektoren. Den er gammel og det må benyttes sprøyter fra gammel leverandør. Egen prisavtale vil bli etablert. For Meliora og Merit Medical er det etablert nye rammeavtaler. De er ikke ferdig signerte. Avtalene og produktene vil være på plass i vårt system i løpet av september 2014. Samtidig vil 12 andre lokale avtaler på radiologiprodukter bli etablert. Innkjøp fra DUMED er utstyrdedikert materiell til BDS på Lillehammer og betraktes ikke som avvik. Innkjøp fra MOVIANTO Danmark er utstyr bestilt fra vår avtalepartner Bracco men levert fra Movianto. Betraktes ikke som avvik. Side 12 av 14

Prosjekter ØLP Effektiv logistikk Prosjektets hovedmål er å øke andelen aktiv forsyning med riktige avtaleprodukter slik at det frigjør tid for helsepersonell som i dag utfører administrative oppgaver knyttet til varebestilling, varemottak og fakturabehandling. Prosjektet skal kvalitetssikre sortimentet som er lagerført og leveres som aktiv forsyning til avdelingene i SI. Dette slik at avtaleprodukter leveres til rett pris og fra valgt avtaleleverandør. De skal også øke andelen av varer levert som aktiv forsyning ved å utvide sortimentet som tilbys Endringene vil føre til at antall bestillinger som gjøres av avdelingene vil gå ned. En større andel av bestillingene sentraliseres til sentrallagrene. De gjør mer konsentrerte bestillinger, noe som fører til færre bestillinger og færre fakturaer. Vi forventer også at kvaliteten på innkjøpene går opp da sentrallagrene er mer profesjonelle bestillere. Avtalelojaliteten vil gå opp og antall bestillinger med feil vil gå ned. Kort oppsummert vil utvidelse av aktiv forsyning frigjøre tid som helsepersonell bruker til varebestilling, varemottak og fakturabehandling. Prosjektet er ferdig på Hamar og Gjøvik. Erfaringene hittil er positive. Effektene følges opp via tertialrapporteringen og månedlige nøkkeltallsrapporter. Sammenligner vi andel aktiv forsyning 2. tertial 2013 med 2. tertial 2014 for Divisjon Gjøvik ser vi en oppgang på 6,1 %. Investeringssaker Oversikt over investeringssaker MTU 2014 Tabellen viser oversikt over MTU-investeringer (havarier og planlagte investeringer) iverksatt i 2014 på budsjettmidler tildelt for 2014. Tabell omfatter ikke havarier / investeringssaker fra tidligere år og/eller saker iverksatt i 2014 som skal belastes på budsjett for 2013 eller tidligere. Side 13 av 14

Forklaring kolonner: Sum innmeldt kostnad ferdige saker: Akkumulert verdi av alle ferdigstilte saker. Avvik kostnad ferdige saker: Akkumulert avvik på estimert kostnad opp mot kontraktsverdi på alle ferdigstilte saker. Gjenstående resultat: Kostnader på investeringer som er satt i bestilling ( under arbeid ), men ikke ferdigstilt. Gjenstående ramme: Divisjonens gjenstående ramme. Midler til disposisjon som ikke er satt i bestilling (korrigert for avvik på ferdigstilte saker). Oversikt over investeringssaker annet (grunnutstyr) 2014 Investeringsbehov/ utstyr Ramme SI EIS Autoklaver SI Gjøvik 4 000 000 SI EIS Senger 4 000 000 Sum kostnad ferdige saker Avvik kostnad ferdige saker Kommentarer: Sum kostnad oppdateres når alle planlagte avrop er foretatt Autoklaver: Prosjektering av utskifting av 3 autoklaver ved divisjon Gjøvik er satt i gang. Senger: Det er meldt behov for utskifting av senger ved de fleste divisjonene i investeringsprosessen for 2014. For å få skiftet ut eldste/dårligste sengen, er det avsatt 4 mill kr. til dette av årets ANNET pott. Oversikt over investeringssaker Prehospitale tjenester/ambulanser 2014 Divisjon Investeringsbehov Ramme Prehosp Ambulanser 15 000 000 Sum kostnad ferdige saker Avvik kostnad ferdige saker Kommentarer: Sum kostnad oppdateres når alle planlagte avrop er foretatt Ambulanser: Viser status pr. 30.8.2014 på kjøp av ambulanser. For detaljer og utfyllende opplysninger om både MTU og Annet kan man sjekke intranett sidene under Eiendom og internservice og avdeling for Prosjekt og porteføljestyring Side 14 av 14

Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål Definisjoner SIHF benytter innkjøp- og logistikksystemet Visma Unique. Systemet er delt i 2 hovedmoduler og vi bruker følgende navngiving: Visma e-handel Windows: Benyttes av sentrallagrene og innkjøp- og kontraktsavdelingen. Visma e-handel Web: Benyttes av alle som bestiller varer til eget forbruk. Når begge modulene omtales samlet, benevnes de som Visma e-handel Visma e-handel består av flere former for grunndata. Dette være seg blant annet brukerregister, kontoinformasjon og artikkelinformasjon. All artikkelinformasjon ligger i artikkelregisteret og er tilgjengelig for alle brukere/bestillere. I artikkelregisteret er alle varer som inngår i våre rammeavtaler registrert. Det er fra dette registeret at bestillerne skal plukke sine varer ved bestilling. Varer som ikke finnes i artikkelregisteret må spesifiseres når de skal anskaffes, og er i dette notatet benevnt som spesifiserte artikler eller fritekstbestillinger. Fullmaktsbasen er det verktøy hvor alle økonomiske fullmakter er registrert. Det er registreringene i fullmaktsbasen som danner grunnlag for tilgangsregistreringer i fakturabehandlingssystemet Basware og foretakets elektroniske bestillingsverktøy. Metode og mål For inneværende år vil det bli rapportert på fire områder. I tabellen under vises de fire områdene, og hvordan de beregnes. Område Indikator Teller Nevner Resultat angis i E-handel via Visma e- handel i kroner på konti som inngår i HSØ definisjonskatalog Bruk av e-handel Bruk av e-handel Totalt kjøp ved bruk av Visma e-handel Web Bruk av spesifiser artikkel E-handel via andre godkjente portaler Aktiv forsyning (rapport fra Enterprise) Antall ordrelinjer med spesifiser artikkel. Minus godkjente fritekstbestillinger knyttet mot konti for tjenestekjøp (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) Totale utbetalinger fra divisjonen på konti som inngår i HSØ definisjonskatalog ( rapport fra hovedbok) Totalt antall ordrelinjer (rapport fra elektronisk bestillingsverktøy) % % Økonomiske fullmakter Internrevisjon Avtaleimplemente ring og -lojalitet Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten Utbetalinger innenfor gitte avtaleområder Antall ansatte med økonomiske fullmakter (rapport fra fullmaktsbasen) Antall funn (rapport fra TQM) Utbetalinger over kr. 10.000 til leverandører innenfor avtaleområdene legevikarer, sykepleiervikarer, radiologiske Antall økonomiske ansvar i divisjonen (kontoplan) Antall revisjoner (rapport fra TQM) Forholdstall Forholdstall Tabell som viser faktisk utbetalt beløp Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål for tertialrapport innkjøp Side 1 av 3

forbruksvarer samt behandlingshjelpemidler. Innholdet i teller og nevner Totalt kjøp ved bruk av Visma e-handel Web: Telleren inkluderer alle kjøp gjort gjennom e-handel web på konti som er definert i definisjonskatalogen til indikator 2 fra HSØ. Med alle kjøp forstås både spesifiserte artikler hvor prising er foretatt og artikler plukket fra artikkelregisteret. Fra og med 1. tertial 2013 inkluderes også kjøp gjort via andre godkjente e-handelsportaler. Pt. er dette innkjøp av matvarer fra Asko sin innkjøpsportal samt innkjøp av medisinske gasser fra AGA sin innkjøpsportal. I tillegg inngår aktiv-forsynings-produkter. Dette er produkter som avdelingene selv ikke bestiller, men som sentrallager fyller opp automatisk på gitte punkt. Spesifiserte artikler uten pris er ikke inkludert. Nevneren er konti som er definert i definisjonskatalogen til indikator 2 fra HSØ. Som et ledd i å effektivisere innkjøpsprosessene vil vi i 2013 fortsette å legge til rette for tjenestekjøp via Visma e- handel. Det legges opp til en gradvis innføring der vi først fokuserer på de tjenesteområdene som gir størst gevinst. Flere tjenestekjøp kan ikke knyttes mot artikler i Visma e-handel. For disse tjenestene må derfor fritekstbestillinger benyttes. I rapporteringer internt i SI og til eier HSØ vil vi skille mellom fritekstbestillinger varer og fritekstbestillinger tjenester. Godkjente fritekstbestillinger (m/ pris) tjenester vil derfor ikke inngå i måltallet på maksimalt 10 % fritekstbestillinger. Følgende artsgrupper vil inngå i nevneren fra og med rapportering av 1. tertial 2012: Artsgruppe Navn 662 Medisin tekniske utstyr 664 IKT utstyr 671 Kontortjenester 672 Konsulenttjenester 679 Annen ekstern tjeneste 709 Annen kostnad transporttjenster Kun relevante artskonti i artsgruppene over vil inngå i nevneren. Bruk av spesifiser artikkel: Telleren inkluderer alle ordrelinjer med spesifiserte artikler. Her telles antall linjer og ikke kronebeløp som ved indikatoren over. Nevneren inkluderer alle ordrelinjer. Kjøp utført av sentrallager og innkjøp- og kontraktsavdelingen er ikke inkludert i disse Antall fullmakter i forhold til organisasjonens størrelse: Telleren omfatter alle fullmakter i divisjonen. Ansatte med flere fullmakter (for eksempel både innkjøp- og attestasjonsfullmakt), telles bare én gang. Nevneren er antall ansvar i divisjonen. Her er kontoplan pr. siste måned i perioden lagt til grunn. Antall funn i forhold til antall internrevisjoner av anskaffelsesvirksomheten: I telleren er inkludert alle funn som er meldt divisjonen via TQM, eller vil bli meldt på bakgrunn av rapporter oversendt SIKU. Nevneren inneholder antall revisjoner som er gjennomført hvor rapport er oversendt SIKU og er, eller vil bli registrert i TQM. Stikkprøvekontroller som utføres av innkjøpssjefene inngår ikke i denne beregningen. Avtaleimplementering og -lojalitet: Det er inkludert alle utbetalinger over kr. 10.000 for områdene legevikarer (artskonto 4681), sykepleiervikarer (artskonto 4680, 4682), behandlingshjelpemidler (artskonto 4070, 6500) og radiologiske forbruksvarer(artskonto 4050). Uttrekk tas fra Basware Monitor. Måltall Eier har satt mål for bruk av e-handel i 2012 til 70 %. Dette er uendret fra 2012. Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål for tertialrapport innkjøp Side 2 av 3

Andel fritekstbestillinger skal ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Dette måltallet er uendret fra 2012. Godkjente fritekstbestillinger tjenestekjøp vil ikke inngå i dette måltallet. Foretakets divisjoner er ulike i forhold til produksjon og har dermed ulike muligheter for å nå måltall satt av eier. På bakgrunn av regnskapsdata fra 2012,er det beregnet individuelle måltall for den enkelte divisjon. Divisjon Måltall for 2013 Elverum-Hamar/Gjøvik/Lillehammer/Tynset/Kongsvinger/Medisinsk service 80 % Habilitering og rehabilitering / Prehospitale tjenester / Eiendom og intern service 60 % Psykisk helsevern 30 % Det er ikke satt noe konkret mål i forhold til andelen økonomiske fullmakter i divisjonene. Etter Konsernrevisjonen sine anbefalinger jobbes det mot å redusere antall økonomiske fullmakter. For derigjennom å oppnå økt kvalitet i innkjøpsarbeidet. Antall økonomiske fullmakter vil også i 2013 bli sett opp i mot den faktiske bruken av fullmaktene. Internrevisjon av anskaffelsesvirksomheten gjennomføres etter fastsatt plan. Valg av revisjonsområder er gjort på bakgrunn av risikovurdering, og med mål om å tilføre foretaket informasjon om områder det må arbeides videre med. Det bør være et mål for revisjonsarbeidet å finne tiltak som vil sette foretaket i bedre stand til å etterleve lover, regler og interne prosedyrer. Avtaleimplementering og lojalitet er et viktig område både med tanke på økonomi og omdømme. Det er ikke satt konkrete måltall for området, men det er et klart mål om at det skal være marginale utbetalinger til leverandører hvor foretaket ikke har gyldig avtale. Vedlegg 1: Definisjoner, metode og mål for tertialrapport innkjøp Side 3 av 3

Vedlegg 2: Totaloversikt KPI'er pr. divisjon 2. tertial 2014 Område Indikator Elverum Hamar 1. tertial 2. tertial 3. tertial Gjøvik 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel 23 694 094 38 024 957 79,4 % 80,2 % 7 691 066 18 000 133 66,0 % 62,6 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning 6 788 751 3 569 449 Økonomiske fullmakter Fritekst 819 4 730 14,92 % 17,32 % 628 2 614 23,03 % 24,02 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse 156 64 2,4 2,4 106 33 3,1 3,2 Område Indikator Lillehammer 1. tertial 2. tertial 3. tertial Kongsvinger 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel 7 272 674 17 994 550 68,9 % 68,0 % 3 735 355 8 025 163 77,1 % 75,2 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning 4 954 912 2 302 407 Økonomiske fullmakter Fritekst 414 2494 17,92 % 16,60 % 554 2165 23,70 % 25,59 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse 93 45 2,2 2,1 65 28 2,3 2,3 Habilitering/ Område Indikator Tynset 1. tertial 2. tertial 3. tertial rehabilitering 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel 2 157 840 4 320 028 92,2 % 77,7 % 773 216 1 335 777 37,7 % 62,3 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning 1 198 061 58 431 Økonomiske fullmakter Fritekst 124 785 14,44 % 15,80 % 235 645 38,61 % 36,43 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse 39 29 1,3 1,3 37 16 2,3 2,3

Område Indikator Medisinsk service 1. tertial 2. tertial 3. tertial Prehospitale tjenester 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel 43 090 219 54 320 483 82,0 % 81,6 % 2 075 107 6 190 483 71,3 % 36,1 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning 1 249 009 156 908 Økonomiske fullmakter Fritekst 751 5060 14,85 % 14,84 % 301 1026 33,04 % 29,34 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse 130 32 4,1 4,1 54 26 2,1 2,1 Eiendom- og Område Indikator internservice 1. tertial 2. tertial 3. tertial Psykisk helsevern 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel 11 148 236 23 602 262 46,5 % 48,2 % 954 044 9 367 472 9,9 % 11,7 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning 227 468 143 945 Økonomiske fullmakter Fritekst 2796 4422 62,98 % 63,23 % 434 1226 37,92 % 35,40 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse 151 85 1,7 1,8 234 110 2,1 2,1 Område Indikator Totalt SIHF 1. tertial 2. tertial 3. tertial Teller Nevner Totalt kjøp ved bruk av e-handel 102 591 851 181 181 308 69,5 % 68,0 % Bruk av e-handel Aktiv forsyning 20 649 341 Økonomiske fullmakter Fritekst 7 056 25 167 27,71 % 28,04 % Antall fullmakter i forhold til divisjonens størrelse 1 065 468 2,3 2,3