Produksjonslinje for bevaring og formidling av elektroniske arkiv fra kommunal sektor KDRS RIKSARKIVARENS ARKIVUTVIKLINGSMIDLER
Min bakgrunn Utdanning Yrkeserfaring
Bakgrunn for prosjektet Forprosjekt Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 2010 kartlegging 12.200 systemforekomstar i kommunane 28 system pr. kommune 65% inneheld bevaringsverdig informasjon etter gjeldane regelverk Kostnad 1 2 milliardar med dagens metodikk
«Ludde og noen»
Mål for prosjektet «Lage rutiner med nødvendige verktøy og tilpasninger for å fullføre en robust, anvendelig produksjonslinje for elektroniske arkiv i kommunal arkivsektor.» «Noe som er enkelt å bruke og som produserer kvalitativt gode resultater. «
Deltakarar Prosjektgruppe: Geir Utmo Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (prosjektleder) Torbjørn Aasen IKA Møre- og Romsdal Petter Høiaas IKA Kongsberg Referansegruppe: Thomas Sødring - Høyskolen i Oslo og Akershus Arne-Kristian Groven - Riksarkivet Sigve Espeland - Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tormod Engebu - Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS
Mottak Ordning - Betjening SIP - AIP - DIP Avlevering Ordning/Bevaring Betjening Depot Database SIP Uttrekksbehandling AIP DIP Innsyn Digitalt Sikrings Magasin
INPUT SIP innleveringspakke SIARD 1.0 (og seinare SIARD 2.0) uttrekks-format. Eller tilsvarande som utpakka katalog med filer/filformat Dokument til systema kan leggjast i eiga mappe,evt. med undermapper. Kan vere i både arkiv- og produksjonsformat Dokument, innanfor eller utanfor SIARD 1.0 og 2.0 uttrekksformat,må avklarast av prosjektet.
Mottak Ordning - Betjening SIP - AIP - DIP Avlevering Ordning/Bevaring Betjening Depot Database SIP Uttrekksbehandling AIP DIP Innsyn Digitalt Sikrings Magasin
OUTPUT AIP arkivpakke = SIP + metadata Malsett er predefinert, eller vert laga på grunnlag av SIP - SIARD sin metadata.xml DIAS pakkestruktur lagast av ESSArch Tools etter at produksjonslinje-verktøy har behandla SIP. SIP + metadata + dokumenter legges i DIAS-struktur med METS - PREMIS - ADDML osv =AIP DIP visningspakke produksjonslinje-verktøy bruker eit migreringsmalsett fra AIP til DIP for automatisk generering av DIP
Variantar av DIP DIP variant 1:Noark 5-uttrekksformat Dvs. vi vel i første omgang å implementere ein Noark 5-migrering av DIP DIP variant 2: SAMDOK 2016-8 Utvekslingsformat DIP variant 3: Tabelluttrekk mulig seinare scenario
VIKTIG!!!! Det må defineres Noark 5-struktur med funksjons- og virksomhets spesifikke metadata for alle funksjonsområder. Det pågår prosjekter for å definere virksomhets-spesifikke metatadata i SAMDOK, Riksarkivet og i kommunale prosjekt. Produksjonslinje-prosjektet vil følgje opp desse.
Kva gjer programvara? Lar brukaren laste opp eit SIARD uttrekk eller en xml-struktur lik SIARD Tillet brukaren å legge til metadata om uttrekket (Relevante metadata skal vere definert) Brukaren kan velga å importere maler fra tidligare kartlagt system (for eksempel viss eit IKA har gjort ein kartlegging av barnevernssystemet SOFIE, kan andre gjenbruka denne kartlegginga/ mal). Brukaren kan legge til metadata om innhaldet i dei ulike databasetabellane (Disemmination informasjon). Denne informasjonen bør vere mulig å eksportere til ein mal, for bruk i andre arkiv-institusjoner. Mal-filer kan delast i KDRS og / eller i Arkivplan. Formatet for denne xml-malen vil bli spesifisert av prosjektgruppa. Kan legga til metadata om bevaringsformat
Forts Opprettar ein AIP arkivpakke basert på innkomande SIP innleveringspakke og tillagt informasjon i verktøyet. Migrering til DIP- visningspakke F-eks. NOARK 5-uttrekksformat. Verktøyet skal konvertere tekstfilene fra produksjonsformat til PDF / A Legge til rette for å kunne søke og gjenfinne informasjon i DIP-visningspakke. AIP arkivpakkestruktur vert laga av ESSArch Tools, mens produksjonslinjeverktøyet har lagt til metadata + dokumenter osv. til SIP
Produksjonlinja i praksis Statlig og kommunalt arkivmiljø i Norge har løyve til å bruka programvara SIARD Suite frå det Sveitsiske riksarkivet. Arkivskaparane våre (kommunane) vil kunne produsera uttrekk i SIARD 1.0- formatet allereie no. SIARD 2.0 vil bli tatt i bruk når verktøy for dette er klart. Andre verktøy kan og brukast til å produsere mappestruktur i SIARD-formatet. Systemet lagrar undervegs i prosessen Mulig å kjøre parallelle prosesser og fleire brukarar Mulig å kople til ny funksjonalitet - f.eks for validering m.m. seinare.
Status Prosjektet er finansiert Kravspesifikasjon er utarbeidd Kontrakt med utviklar er signert Utviklingsarbeidet er starta Første versjon skal være klar innan 1.1. 2018 trur eg
ENDRINGSROBUST