KDRS digitalt depot 7. juni 2016 Trondheim

Transkript

1 KDRS digitalt depot 7. juni 2016 Trondheim

2 KDRS etablert 19. mai 2010 Stiftere: IKA Finnmark IKA Kongsberg AAma(AAks) IKA Møre og Romsdal IKA Trøndelag

3 Et nasjonalt kommunalt arkivsamarbeid Interkommunal arkivinstitusjon Byarkiv Interkommunal arkivinstitusjon Fylkeskommunal arkivinstitusjon KommuneKommuneKommune Fylkeskommune Fylkeskommune KommuneKommuneKommune

4 Dagens medlemmer pr. 1. januar 2016 Aust-Agder museum og arkiv IKS IKA Finnmark IKS Interkommunalt Arkiv

5 Kommunedekning Pr. 1. januar medlemmer Er 63% av landets kommuner og fylkeskommuner med i KDRS via det interkommunale og fylkeskommunale arkivsamarbeidet. Vi arbeider for at det vil komme flere medlemmer med i samarbeidet

6 Medarbeidere KDRS ansatte i november 2015 en ny medarbeider Peter Værlien Dette er i tillegg til undertegnede og Axel Karlsen.

7 Hovedmålsetning KDRS skal bistå kommunearkivinstitusjoner (KAI) med å yte en nasjonal samordnet tjeneste som ivaretar de faglige kravene til langtidslagring av digital informasjon skapt i kommuner og fylkeskommuner

8 Hva er digitalt depot? Arbeidsprosesser Infrastruktur nettverk og maskinvare Programvare for langtidsforvaltning av arkivpakker Informasjonssikkerhet og avtaler Strategier for forvaltning av data i et evighets perspektiv Sikring mot datatap i gode og onde dager

9 Hvor er vi nå?

10 Arbeidsprosesser digitalt depot Prossesmodellen Rutiner Dokumentasjon Malene Referanse dokumenter Krav/rammeverk

11 Litt om «pakken» Prossesmodell i Viso IDEF0, grafisk modelleringsspråk som brukes for å beskrive beslutninger, aktiviteter, handlinger i ett system eller organisasjon. -> Prossesser Handlinger Input/output Rammebetingelser Aktører Rutiner i MS officepakken Systemuavhengige beskrivelser/fremgangsmåter, Ansvar ++

12 Kryssreferanse for å verifisere prosessen mot kravene TDR TRAC Elmag 3. A. OrgaA. Orga 3.1 A1. GOVERN Gover A1.1 A1.0 må ha - strategisk plan - Visjon / formål, utviklingsmål A1.2 A2.0 C A2.1 må ha krise- og beredskapsplaner (økonomisik plan). Hva depot gjør med deponerte materiale når depotet blir nedlagt? - leveres tilbake til eiere for kommunalt materiale A2.2 C1 KDRS Organisatorisk infrastruktur A Ledelse og rammebetingelser Node C1 C A3.0 C1 3.2 A2. Organ ORGANI Organ isasjo B Organisasjonsstruktur, bemanning og kompetanse A2.1 Institusjonen må ha en stab med adekvat kompetanse, arbeidstrening og rollefordeling. For depotfunksjonene spesielt bør C1 bemanningen dimensjoneres og struktureres med sikte på å oppnå sertifisering i en TRAC-basert evalueringsprosess for digital langtidsbevaring. Følgende dokumentasjon må foreligge: C1 1 B1.0 a) en vurdering og beregning av bemannings- og kompetansebehovet i relasjon til virksomhetens aktiviteter og A2.2 C1 forpliktelser, A2.3 b) en plan for kompetanseutvikling basert på utviklingsmål, spesielt for digital langtidsbevaring. C1 3.3 A3. Ansva PROCED Proce rlighe C Ansvarlighet, dokumenterte prosedyrer og policy-rammeverk Institusjonens politikk for å bevare digitalt skapt arkivmateriale og prosedyrene for å iverksette den må være allment A3.1 2 C1.0 tilgjengelig, og oppfattes som autoritativ og praktisk anvendelig av de organer og miljøer som den omfatter. Alt C2.0 Hvilke tiltak er gjort for å nå strategisk målsetting? A3.2 C A3.3 Metodikken og prosedyrene for å bevare digitalt arkivmateriale må være fullstendig dokumentert, og gjenstand for jevnlig C1 3 C2.1 A3.4 evaluering og revisjon for å forholde seg til teknologiutviklingen, endrede omgivelser og interne behov. C1 A3.5 C1 Det må bevares dokumentasjon om endringer i metodegrunnlag, prosedyrer og infrastruktur med vekt på å beskrive A3.6 4 C3.0 konsekvenser for bevart materiale. Transparency A3.7 C4.0 policy, prosess- og rutinebeskrivelse her er også fornuftig for papir depot. Papir depot skal også ha policy, prosess- og rutinebeskrive på plass for depotets transparency C2 C1

13 Vår prosessmodell

14

15

16

17

18 Implementasjon Forutsetning for bruk av digitalt depot Implementasjon må ha forankring i ledelsen Inkluderer også rutiner for informasjonssikkerhet Databehandleravtaler til arkivskaper med personopplysninger Tjenesteavtale mot KDRS

19 Status digitalt depot

20 Framdrift driftsettelse Testing Flytting Oppsett lokasjon Produksjon Reelle data Ulike størrelser Sluttføre avtaler Etablere UNINETT linjer på lokasjonen Planlagt avsluttet 15. mars Planlegge kurs Dokumentasjon og ned pakking av utstyr til Oslo Dokumentasjon og ned pakking av utstyr til Mo i Rana Montere opp utstyr og teste i Oslo Montere opp utstyr og teste i Mo i Rana Ferdig 28. april Skarp drift fra 1. mai 2016 Gjennomføre kurs i bruk av ESSArchTools og ESSArch Preservation Platform 9. juni

21 Status digitalt depot Pilot test utført av IKA Trøndelag, IKA Møre og Romsdal og IKA Rogaland KDRS digitalt depot er satt i drift fra 1. mai Foreløpig ingen «ekte pakker lagt inn» Opplæring den 9. juni

22 C onsole Smart-UPS I TES T O AMERICANPOWER CONVERSION V- 4A 50-60Hz POWER Cons ole Smart-UPS I TES T O A MERI CA N PO WER C ON VE RSI O N V- 4A 50-60Hz PO WER Console Smart-UPS I TES T O A ME RI CA N PO WER C ON VE RS IO N V- 4A 50-60Hz POWE R Console Smart-UPS I TES T O AMERICANPOWER CONVERSION V- 4A 50-60Hz PO WER Komponenter digitalt depot 42 U 42 U 42 U 42 U Mediaserver sør ESSArch hovedserver Trondheim Backupserver Trondheim Mediaserver nord

23 EssArchHovedserver Alarmsikret med overvåkning Designet for disk kapasitet inntil 100 TB Initiell kapasitet på 20TB Utstyrt for fjerndrift Driftsovervåkes fra kontor i Trondheim Virtualisering Backupserver er omtrent lik

24 Design hovedserver

25 Mediaserver Alarmsikret med overvåkning Designet for tape kapasitet inntil 1,8 PB Initiellkapasitet på 750 TB Rigget for fjerndrift Alt utstyr overvåkes fra Trondheim

26 Design Mediaserver

27 Ferdig oppsett 750 TB (120 taper)

28 Tape robot LTO6

29 Nettverk Redesignet nettverks topologi Tre ulike nett Administrasjon (grønn) Teknisk (sort) Sikkert (rød) Alle lokasjoner har fiber (1 Gb) Oppkobling fra medlem med 2-faktor VPN identifisering

30 ESSArch PreservationPlatform Ny programvareoppdatering for KDRS og Bergen byarkiv Noe forbedret brukergrensesnitt Mulighet for fjernlagring over internett (Mediaserver) Nye versjoner av ESSArch Tools

31 Bilder fra testing

32

33 Viser hvilke media arkivpakken er lagret på

34 KDRS digitalt depot Hvert medlem har sitt eget depot (virtuell maskin) Hvert medlem har sin egen tape serie

35 KDRS digitalt depot Mo i Rana Oslo IKA Finnmark IKS Interkommunalt Arkiv

36 Evaluering ESSArch Arkivverket har besluttet å evaluere bruken av ESSArch i Riksarkivet Vårt syn på dette er at ESSArch nå er klar for igangkjøring hos KDRS Et nytt system vil neppe være valgt og i drift før om flere år Både Bergen byarkiv og KDRS har satt systemet i drift i løpet av våren

37 Avtaler Før arkivpakker kan legges inn må nødvendige avtaler på plass Tjenesteavtale for alle IKA Databehandleravtale

38 Risikovurdering Gjennomført risikovurdering i forhold til digitalt depot

39 Hvilke krav stilles Institusjonen må ha etablerte og sporbare arbeidsprosesser for arbeid med digitalt depot Etablert internkontroll knyttet opp mot informasjonssikkerhet Etablert nødvendige avtaler med arkivskaper og KDRS

40 Kompetansebygging og kompetanseutvikling Arrangert både XML og SQL kurs tidligere. Arrangert PHP kurs (2 dager) i mars 2015 Arrangert workshop Ålesund ( IKA Møre og Romsdal teknisk arr.) Opplæring Digitalt depot 9. juni 2016

41 Prosjekter Prosjekt for bedre verktøy Produksjonslinje for bevaring og formidling av elektroniske arkiv fra kommunal sektor Prosjektleder Geir Utmo, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Beløp kr

42 Prosjekter Nytt prosjekt innvilget midler ( ) Noark-5 innsynsløsning Prosjektleder KDRS Beløp kr

43 Sammen er vi sterke!