HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot 14.11.12 1 1 6 2. Ansvar, myndighet og oppgaver 2.1 Formål Beskrive hvilket ansvar, myndighet og oppgaver de ulike aktørene ved høgskolen har vedrørende HMS-arbeid ved HiT. 2.2 Virkeområde HMS-systemet gjelder for alle medarbeidere. På de områder der dette er relevant, gjelder HMS-systemet også for studenter. Internkontrollrutinene (punkt 4) gjelder for alle medarbeidere og studenter ved høgskolen. HiT har arbeids- og studiesteder med særskilt risiko for liv og helse. Det gjelder for eksempel feltarbeid og turer, laboratoriene ved TF og AF, leire-, keramikk- og treverkstedene ved EFL og klinisk ferdighetssenter ved HS. Driftsenhetene har ansvar for å vurdere hvilke områder som er risikofylte, samt opprettholde og vedlikeholde egne HMS-rutiner og sikkerhetsinstrukser tilpasset disse områdene. Utover dette, benytter driftsenhetene HMSsystemet for HiT. HiT deler flere steder lokaler/aktiviteter med andre virksomheter (eksempelvis Statsbygg, SiTel, ISS, Raulandsakademiet, Papirbredden i Drammen og TelTek i Porsgrunn). I slike tilfeller skal ansvarlig leder for driftsenheten ved det gitte studiested i samarbeid med Driftstjenesten, sørge for at det inngås skriftlig avtale mellom virksomhetene. I avtalen skal det, fremgå hvilken virksomhet som regnes som hovedbedrift med ansvar for samordning av HMS- arbeidet i felles lokaler/aktiviteter. I tilfeller der HiT leier ut lokaler skal ansvarlig leder ved driftsenheten sørge for at det inngås skriftig avtale hvor det framgår hvem som har det overordnede HMS-ansvar. Det vil si at dekan/direktør skal sørge for at HMS-systemet ivaretas ved inn og utleie til eksterne aktører. 2.3 Linjeledelse Linjeledelsen har ansvaret for HMS-arbeidet. Definerte oppgaver knyttet til ulike deler av HMS-arbeidet kan delegeres til medarbeidere ved enheten, for eksempel HMS-koordinator, lokal strålevernskoordinator o.l. All fordeling av oppgaver skal dokumenteres skriftlig. 2.4 Rektor Rektor har delegert, jf delegeringsreglementet for Høgskolen i Telemark videredelegering fra rektor, av 04.05.12, helhetsansvaret for HMS-området til direktør. Dette omfatter HMS - ansvaret for hele virksomheten og ansvar for at systemet blir vedlikeholdt og fulgt opp. 2.5 Direktør Direktør har etter tildeling fra rektor, helhetsansvar for høgskolens HMS-system og har ansvar for ledelsens gjennomgang av HMS-systemet.
HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot 14.11.12 1 2 6 2.6 Leder for driftsenhetene Leder for driftsenhetene 1 har ansvar for sine spesialrom og HMS-arbeidet innenfor sine respektive enheter. Det innebærer at leder for driftsenhetene har ansvar for at følgende oppgaver blir utført: implementere utarbeidde supplerende HMS-rutiner tilpasset driftsenhetenes særskilte risikoforhold. implementere sentrale fastsatte internkontrollrutiner og øvrige HMS-rutiner og eventuelle endringer i disse. lede helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i egen enhet gjennomføre risikovurderinger og vernerunder ved sin driftsenhet og påse at aktuelle tiltak blir gjennomført løse HMS- relaterte saker regelmessig innhente aktuelle nøkkeltall vedrørende sykefravær, avvik, personskader, ulykker, nestenulykker m.m. og følge disse opp med eventuelle tiltak der det er nødvendig inngå avtaler med eksterne leverandører vedrørende håndtering av farlig avfall, sørger for registrering av mengden farlig avfall som produseres ved egen enhet og utarbeider felles retningslinjer for håndtering av farlig avfall søke råd og støtte fra verneombud, bedriftshelsetjeneste og PO-seksjonen når det er formålstjenelig dokumetere/arkivere/publisere HMS-saker innenfor eget ansvarsområde 2.7 Personal og organisasjonsdirektør (PO-direktør) PO-direktøren ivaretar følgende HMS- oppgaver bistå ved ledelsens gjennomgang av HMS-systemet revidere HMS-systemet formidle eventuelle endringer ved ledelsens gjennomgang av internkontrollrutinene til driftsenhetene årlig iverksette medarbeidertilfredshetsundersøkelsen utarbeide og vedlikeholde sentral oversikt over aktuell lovgivning være arbeidsgivers representant i hoved-amu saksbehandle på vegne av direktør saker knyttet til HMS være rådgiver på HMS-feltet for øvrig ledelse og medarbeidere bistå med å løse HMS-relaterte saker utarbeide HiTs årsrapport om verne- og miljøarbeid oppdatere HMS-sider på nettet og annen dokumentasjon opplæring av nye vernombud og medlem av arbeidsmiljøarbeid. koordinere dokumentasjon/arkivering/publisering av HMS-saker fra driftsenhetene 1 Dekan, viserektor for sitt område, direktør, biblioteksjef, driftssjef og IT-sjef.
HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot 14.11.12 1 3 6 2.8 Driftsjef Driftssjefen ivaretar følgende HMS-oppgaver: i samarbeid med Statsbygg o organisere og lede høgskolens brannvernorganisasjon for å forebygge brann og eksplosjoner og skadebegrensning ved eventuelle branner og eksplosjoner o etablere og vedlikeholde sentrale retningslinjer for internkontroll av elektriske anlegg og fører tilsyn med hvordan el-forskriftene etterleves o utføre utbedring og vedlikehold av bygningsmassen lage handlingsplan for ytremiljø, herunder o registrere og rapportere mengden avfall som produseres, samt energi- og vannforbruk ved HiT o etablere og vedlikeholde retningslinjer for håndtering av avfall (med unntak av spesialavfall) 2.9 Medarbeider Medarbeidere skal medvirke til et godt arbeidsmiljø og gjennomføring av tiltak som inngår i HMS- arbeidet. Medarbeiderne har ansvar for å melde fra til nærmeste leder og/eller verneombud om forhold som gjelder helse, miljø og sikkerhet. Den enkelte medarbeider skal: melde fra til nærmeste leder og/eller verneombud ved forhold som kan true liv og helse - hendelsen skal framsendes skriftlig. ta ansvar for egen og andres helse og sikkerhet ved blant annet å sette seg inn i de verneregler og instrukser som gjelder, herunder brannverninstrukser og bruk av pålagt verneutstyr arbeide for at egen arbeidserfaring blir utnyttet, også i HMS-saker være aktiv i HMS-saker gjennom å komme med konstruktive løsningsforslag ha forståelse for at et godt arbeidsmiljø er avhengig av positivt engasjement hos hver enkelt medarbeider begrense egen påvirkning av ytre miljø og ha en miljøbevisst holdning 2.10 Student Studentene skal medvirke til et godt læringsmiljø, samt sette seg inn i HMS-rutiner som gjelder på studiestedet. Den enkelte student skal: melde fra til nærmeste leder og/eller studentrådsstyre (SRS) ved forhold som kan true liv og helse - hendelsene skal framsendes skriftlig. ta ansvar for egen og andres helse og sikkerhet ved blant annet å sette seg inn i de verneregler og instrukser som gjelder, herunder brannverninstrukser og bruk av pålagt verneutstyr være aktiv i HMS-saker gjennom å komme med konstruktive løsningsforslag ha forståelse for at et godt læringsmiljø er avhengig av positivt engasjement hos hver enkelt student begrense egen påvirkning av ytre miljø og ha en miljøbevisst holding
HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot 14.11.12 1 4 6 2.11 Organisering av vernetjenesten Arbeidsmiljøutvalg, hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO). Høgskolen er inndelt i 7 verneområder. Hvert geografisk studiested utgjør ett verneområde, unntatt studiestedet Porsgrunn som er inndelt i 4 verneområder. HiTs verneområder er studiestedene Bø, Notodden, Rauland og 4 områder i Porsgrunn: o TF o HS o medarbeidere tilknyttet EFL med arbeidssted i Porsgrunn o Biblioteket, IT-tjenesten, FA, Drift For studiestedet Drammen er det EFL som har ansvar for å samordne HMS-arbeidet med andre virksomheter i samarbeid med Driftstjenesten. Innenfor hvert av verneområdene er det et verneombud. Til vervet som VO er det ved studiestedene Bø og Notodden avsatt en tidsressurs tilsvarende 10 % stilling. Til vervet som VO ved studiestedet Porsgrunn er det avsatt en tidsressurs tilsvarende 20 % stilling fordelt på fire VO. Det er ikke avsatt tidsressurs til vervet som VO ved studiestedet Rauland. Til vervet som hovedverneombud er det lagt en stillingsressurs tilsvarende 20 % stilling. Det gis mulighet for inndeling av et studiested i flere verneområder slik det er gjort ved studiestedet Porsgrunn, dersom det lokale arbeidsmiljøutvalget finner dette hensiktsmessig eller nødvendig. En slik ytterligere inndeling skal forelegges hoved-amu for endelig godkjenning. 2.12 Hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO) HVO skal samordne og koordinere VOs virksomhet og har ellers samme myndighet som VO. Med samordning menes bl.a. at spørsmål som berører flere verneområder og spørsmål av prinsipiell art skal legges frem for HVO. HVO og VO skal ha en overvåkende, rådgivende og veiledende rolle i arbeidsmiljøspørsmål og medvirke på sitt nivå. De skal ivareta medarbeidernes 2 interesse i arbeidsmiljøspørsmål og være en støtte for medarbeiderne. De er medarbeidernes representanter i HMS-saker. HVO og VO skal: bidra til å løse eventuelle arbeidsmiljøproblemer på lavest mulige nivå i organisasjonen forsøke aktivt å unngå «klagemurholdning» og komme over på aktivt og problemløsende arbeid ivareta de oppgaver som er pålagt hovedverneombud/verneombud gjennom Arbeidsmiljøloven aktivt foreslå tiltak for å styrke arbeidsmiljøet delta i vernerunder innen sitt verneområde sammen med aktuelle linjeledere 2 Med medarbeider menes i dette dokumentet alle tilsatte.
HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot 14.11.12 1 5 6 Dette siste punktet gjelder verneombudet. Hovedverneombudet kan delta hvis han/hun selv ønsker det eller blir bedt om det. 2.13 Hovedarbeidsmiljøutvalget og de lokale arbeidsmiljøutvalgene Det er opprettet et hovedarbeidsmiljøutvalg for hele høgskolen. Utvalget har 3 representanter fra arbeidstakersiden og 3 fra arbeidsgiversiden. Hovedverneombud er oppnevnt, og er én av arbeidstakersidens representanter i arbeidsmiljøutvalget. Det er etablert lokale arbeidsmiljøutvalg for hvert studiested. Arbeidsmiljøutvalget for hele Høgskolen i Telemark har benevnelsen hoved-amu. Arbeidsmiljøutvalgene som er opprettet for hvert verneområde ved høgskolen har benevnelsen lokal-amu. Hoved-AMU og lokal-amuene skal: virke for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår medarbeidernes helse, miljø og sikkerhet behandle saker i samsvar med bestemmelser i Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen Hoved-AMU har fastsatt følgende regler om fordeling av arbeidsoppgaver mellom hoved- AMU og lokal-amuene. Lokal-AMUene har arbeidsoppgaver og beslutningsmyndighet på påfølgende områder: i saker som vedrører bedriftshelsetjeneste og interne vernetjeneste, herunder opplæring, når disse avgrenser seg til lokal-amus eget verneområde i saker som gjelder forebyggende vernetiltak innenfor lokal-amus verneområde i spørsmål som gjelder arbeid for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne som er knyttet til lokal-amus verneområde lokal-amuene kan bringe saker ved overnevnte kulepunkter inn til hoved-amu dersom de finner det hensiktsmessig eller nødvendig lokal-amuene kan gi uttalelse i saker ved ovennevnte kulepunkter og som gjelder hele høgskolen, dersom hoved-amu ber om det sekretærfunksjonen for lokal-amuene ivaretas ved at et av utvalgsmedlemmene har denne oppgaven 2.14 Arbeidstakerorganisasjonene De tillitsvalgte i arbeidstakerorganisasjonene bistår sine medlemmer i saker som gjelder lønns- og arbeidsvilkår og gir råd og hjelp i alle forhold som knytter seg til arbeidssituasjonen. I HMS-saker kan tillitsvalgte også samarbeide med verneombudene, når verneombud ber om dette. Enhver tillitsvalgt kan fremme saker til lokal-amu gjennom sin representant i utvalg. Oversikt over organisasjonene og hovedtillitsvalgte: http://www.hit.no/nor/hit/aa-jobbe-ved-hit/medbestemmelse
HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot 14.11.12 1 6 6 2.15 Læringsmiljøutvalget Læringsmiljøutvalget (LMU) har en sentral rolle i arbeidet med læringsmiljø ved HiT. Utvalget skal bidra til at bestemmelsene i 4-3 i Lov om universiteter og høyskoler, første og annet ledd, blir gjennomført ved å: delta i planleggingen av tiltak om læringsmiljøet nøye følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd hvert år avgi rapport om HiTs arbeid med læringsmiljø til styret Utvalget har like mange representanter for studenter og medarbeider, fire faste og fire vararepresentanter hver. SiTel læringsmiljø har en fast observatør i LMU. Observatører kan forøvrig kalles inn ved behov. For å ivareta kontakten mellom LMU og hoved-amu kalles HVO inn som observatør og har talerett i møtene. 2.16 SOT/SRS Et studentrådsstyre (SRS) velges blant studentene på studiestedet i det årlige studentvalget i regi av SOT. SRS skal bistå studentene i HMS-relaterte saker.