Kort veiledning etter registrering som bruker i Aktørportalen. Det vil tas utgangspunkt i tre roller: Advokat (adv.), advokatfullmektig (adv.flm.) og sekretær/assistent (sek./ass.). Sakene dine Som advokat vil alle dine TVI-saker dukke opp automatisk under "oversikt" og fanen [Saker (ant.)] (se bilde til høyre ). Dersom du er avd.flm. eller sek./ass. må du velge at du jobber på vegne av en advokat (se bilde nedenfor og gulet ut felt). Delegat Dersom du er adv.flm eller sek./ass. og har valgt at du jobber på vegne av advokat, men ikke får opp noen saker som i bildet over, kan det være to mulige feil. 1. Du har ikke delegat-tilgang eller 2. Portalen liker ikke at du som sek./ass. får tilgang til en sak som tilhører adv.flm, fordi adv.flm igjen har fått tilgangen fra en advokat, dvs. sek./ass. blir "det tredje leddet i kjeden" og arver dermed tilgang. Pkt. 1 Delegat: "Du har ikke delegat-tilgang" Her må advokaten som eier saken sende adv.flm eller sek./ass. en delegat invitasjon. Dette gjøres ved å velge fanen [Delegater] og derfra [Inviter ny delegat]. (Se bilde nedenfor og gulet ut felt) Ved å gjøre det overnevnte vil et nytt vindu dukke opp (se bilde til høyre ) Her fyller man inn etternavn og e-postadressen til den som skal få delegat tilgangen. Det er viktig at etternavnet er korrekt ifht folkeregisteret, starter med stor forbokstav og at det ikke er mellomrom etter utfylt etternavn (f.eks "Andersen "). 1
Pkt. 2 Delegat. "Tredje ledd i kjeden" Forenklet brukermanual Denne kan løses ved å ta en liten omvei og vi tar utgangspunkt i: 1. Advokat Hansen 2. Adv.flm Olsen 3. Sek./ass. Berg Advokat Hansen har gitt adv.flm Olsen delegat-tilgang (se pkt.1) og adv.flm Olsen har gitt sek./ass. Pettersen delegat-tilgang (se pkt.1), men Pettersen får ikke opp saken. Løsningen er at advokat Hansen sender delegatinvitasjon til sek./ass. Pettersen (se pkt.1), her er det også to muligheter a. Adv. Hansen gir sek./ass. Berg tilgang til samtlige saker b. Adv. Hansen gir sek./ass. Berg begrenset tilgang, dvs. til en konkret sak, f.eks. kun den saken som adv.flm Olsen også har tilgang til. Både a.) og b.) utføres med delegatinvitasjon (se pkt.1). For å begrense tilgang til saken som nevnt i b.), må følgende gjøres av advokat Hansen etter sendt og mottatt delegat-invitasjon: Gå inn på saksnummeret til den konkrete saken det gjelder og velg fanen [Rettigheter] (se gulet ut felt på bilde ovenfor). Der velges sek./ass. Berg (se rød pil) som dermed får tilgang til saken og kan sende inn dokumenter gjennom Aktørportalen. Om sek./ass. Berg skal ha tilgang til å sende inn dokumenter i saken må det krysses av for [Foreta prosesshandlinger og kvittere for]. Husk å velge [Lagre endringer] etter endringer på rettighetene. 2
Varsling og innstillinger Etter at delegat-invitasjonen er mottatt og godkjent, så er det ofte ønskelig at adv.flm eller sek./ass. også mottar varsling på nye dokumenter som mottas i Aktørportalen. Ved å klikke på navnet ditt øverst til høyre etter innlogging (se gulet ut felt i bilde til venstre), blir du sendt til en ny side med bruker-innstillingene. Ved å gå inn på overnevnte link vil overskriften "Min profil" vises. Under feltet "Kontakt ogfakturainformasjon" kan man legge inn flere e-post adresser som skal motta varsling av nye dokumenter. Det kan legges til flere e-post adresser ved bruk at komma "," Er du misfornøyd med Aktørportalen og ønsker å melde deg ut som portalbruker, velger du [Gå til avregistrering] og følger stegene videre. 3
Inngi tilsvar Dersom du ikke er prosessfullmektig i en sivil sak, men ønsker å melde deg som det er det mulig å gjøre dette gjennom å gå til [Ny sak] og [Inngi tilsvar] (gulet ut felt i bildet over). Fremgangsmåten og utfyllingen er tilnærmet lik som for innsending av ny sak. Forklaring følger på de neste sidene. Ny sak For å sende inn ny stevning (eller inngi tilsvar) til retten velg først [Ny sak] (se gulet ut felt) og deretter [Opprett ny sak] (se gulet ut felt nedenfor). 4
Du blir derfra sendt til et nytt bilde (til venstre ). Feltet med prosessfullmektig må fylles ut manuelt ved innsending av tilsvar. Eneste forskjellen fra "Ny sak"-bildet. I disse feltene fyller du inn din klients adresse og personalia. Merk: Dersom klienten har utenlandsk adresse, bruk "0000" som postnummer Bildet for saksøker er nesten likt som for saksøker. Også her kan det forekomme at saksøker har utenlandsk adresse. I så fall benytt "0000" som postnummer Hvis du vet hvilken advokat som kommer til å representere motparten, fyll dette under "Prosessfullmektige-feltet". 5
Bildet nedenfor viser hvor stevning (hoveddokument) og dens bilag skal lastes opp. Velg "Bla gjennom" og finn filen lokalt på din maskin. Det er per i dag en begrensning på 5mb pr fil og totalt 60mb for hver innsending. Det er ønskelig fra rettens side at bilagene kommer hver for seg, dateres, nummereres og med en kort forklaring på innholdet (se bilde til høyre ). Når dokumentene er lastet opp og gjort klart klikker du på [Signer og send inn] (se bilde til høyre og gulet ut felt). Velger du å [Lagre kladd og lukk] istedenfor vil denne vises under fanen [Ikke innsendte dokumenter] på forsiden (se bilde nedenfor). Når stevningen er sendt inn vil du få en kvittering på innsendt dokument ( se bilde til nedenfor) og denne kvitteringen finnes under fanen [Kvitteringer] på forsiden ( se bilde til venstre). 6
Verserende saker På forsiden og under [Oversikten] / [Saker] (se bilde til venstre) finnes alle saker du er registrert på (evt. å velge å "Jobbe på vegne av: [advokatens navn]", se emnet Delegat på side 1). Ved å klikke på et av saksnumrene (bilde til venstre) blir du sendt til saksinformasjon med oversikt over parter, frister, [Dokumenter] og mulighet for innsending av salær (se bilde nedenfor). Ved å klikke på fanen dokumenter vises alle sakens dokumenter. Det er verdt å merke seg at kun de dokumentene som har en blå lenke-tekst er tilgjengelige i Aktørportalen. De som er grå er kun journalført av retten og ligger fysisk i en saksmappe (se bilde til venstre ). 7
For å laste opp et pr.skriv/tilsvar i en verserende sak, velg fanen [Opprett nytt dokument] (gulet ut felt til venstre) og du vil bli sendt videre til et nytt vindu (bilde nedenfor). A B C Under innsending er det tre felt som er nødvendige å ha med "Dokumentets dato" (A). Ved å klikke på utfyllingsfeltet, dukker det opp et vindu der du velger datoen fra en pop-up-kalender (se bilde til høyre ). "Hoveddokument" (B) kan være f.eks. pr.skriv eller et tilsvar. Dersom det er tilhørende "Bilag" (C) velges dette på samme måte som under innsending av stevning. Merk: Dersom det veldig mange bilag som skal sendes inn, så er det ikke noe i veien å sende inn i flere omganger med det samme prosesskrivet som hoveddokument, evt. kun førstesiden. Når alt er ferdig og klart velger å [Signere og sende inn](gulet ut felt på bildet over). Har du som sek./adv.ass. ikke tilgang til å sende inn dokumentet på vegne av advokaten (se delegater på side 1), velg [Send til godkjenning] og oppgaven blir sendt til advokaten som må logge seg inn på portalen og godkjenne innsendingen. 8
Og så til det viktigste.. Salær A B C Under den første salær-delen er det to felter som trenger utfylling. "Dato for utført arbeid" (A) og "Vedlegg" (C). Vedlegget i dette tilfellet bør være en timeliste for utført arbeid. Det er også fullt mulig å komme med en egen kommentar om utført arbeid i saken, dette gjøres i tekstboksen (C). Tommelfinger-regel: alltid ha med timeliste, dette medfører mindre spørsmål og unødvendig korrespondanse. Når utfyllingen er gjort, velg [Fortsett]. 9
A B Under honorar-delen kan man legge til hva du skal fakturere for: "Rettsmøter" (A), "Fengselsmøter" (B), div. korrespondanse. I stor grad det som står oppført på timelisten du la ved på forrige side. Velg [Fortsett]. A B C Under reisefravær og utlegg legger du til aktuell reisevei og reiseutgifter (A), (B) og (C). Velg [Fortsett]. 10
A B Under det siste feltet, vil et sammendrag av "Saks- og personopplysninger", "Honorar" og "Reisefravær og utlegg" vises. Her er det kun mulig å fylle ut to steder: "Fakturanummer" (A) og" KID-nr". (B). Når du har fylt inn det son trengs velger du å [Signere og send inn] (gulet ut felt i bildet over). Det vil dukke opp en kvittering for innsendt salær og denne er å finne under fanen [Kvitteringer] på forsiden (se bilde til høyre ). 11
Straffesaker Aktørportalen var ment for bruk i sivile saker, men straffesakene er også tilgjengelige (ENE og MED) for salærinnsending. Dette gjelder i all hovedsak fengslinger og arbeid som bistandsadvokat. For å få tilgang til disse sakene, må du velge at du "Jobber på vegne av: (Alle)" (se gulet ut felt i bildet til høyre ). Straffesakene dine vil da dukke opp på saksoversikten. Merk: det er kun rettens dokumenter som vises (eksempel på bildet nedenfor). Samtlige saker (TVI, SKJ, ENE, MED) er tilgjengelige i tre 3 måneder etter at de har fått status som "Straffesak sluttført" eller "Rettskraftig" (se gulet ut felt på bilde nedenfor). Dette for at det kan sendes inn salær. Det er derfor greit å vite at dersom du ønsker f.eks. dommen i deres lokale arkiv, må dette gjøres innen tre måneder etter at saken er ferdig. I straffesakene dine er innsending av salær den mest brukte funksjonen (se forklaring av salærinnsending i sidene over). 12
Forsvarerbytte i straffesaker I de tilfellene det har vært forsvarerbytte i straffesakene, beregnes salæret etter stykkpris og ikke etter salærforskriften. Dette kan følgelig virke forvirrende, det anbefales derfor at timelisten blir vedlagt og eventuell tilleggsberegning utføres etter punktet nedenfor. Feil i beregningen Du vil nok under innsending en eller annen gang komme over at Aktørportalen beregner feil totalbeløp. Dette kan skyldes flere faktorer: teknisk feil i portalen eller f.eks. mangelfull/glemt registrering av retten. Enkleste måten å løse det på er å legge til det manglende timeantallet under "Arbeid utenfor rettsmøter" (se pil på bildet til høyre ). Kom gjerne med en kort forklaring i pkt. C (se side 9) og legg ved timeliste som din dokumentasjon på feil beregning. 13