SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Audun Mjøs Arkiv: L81 Arkivsaksnr.: 15/3270 MERKNAD TIL UTBYGGINGSAVTALE VIKERSUND SENTRUM NORD Rådmannens innstilling: Brev fra Aksjonsgruppa «Bevar friområde Vikersund Nord» avvises som klage på sak 51/15 Reguleringsplan områdeplan Vikersund sentrum nord 2. gangs behandling. Brevet anses ikke å berøre reguleringsplanen, men avtaleverket for området. Brev fra Aksjonsgruppa «Bevar friområde Vikersund Nord» vurderes som merknad til sak 52/15 Utbyggingsavtale Vikersund sentrum nord. Modum kommune opprettholder vedtak av avtalen datert 24.8.2015. Påstandene i brevet anses vurdert av kommunestyret før vedtak den 15.6 og tas ikke til følge. Brev fra Aksjonsgruppa «Bevar friområde Vikersund Nord» avvises som klage på sak 53/15 Selskapsavtale. Brevet er innkommet etter klagefristen og aksjonsgruppa er ikke part i avtalen. Vedlegg: Brev fra aksjonsgruppa «Bevar friområdet Vikersund nord», 29.7.2015 Vedtak av utbyggingsavtalen for Vikersund sentrum nord, 24.8.2015 Saksopplysninger: Modum kommune mottok den 29.7.2015 brev fra Aksjonsgruppa «Bevar friområdet Vikersund Nord». Gruppa skrev at de fremmet «begrunnet klage på vedtak i Modum kommunestyre den 15.6.15, sak 51/15 Områdereguleringsplan for Vikersund sentrum nord, jf. Forvaltningsloven 6». Klagen var ikke undertegnet. I klagen henviste aksjonsgruppa til den juridiske vurderingen fra KS-advokatene «knyttet til konsekvensene av en slik utbygging som områdereguleringsplan for Vikersund sentrum nord representerer». De kritiserte at saksdokumentet fra KS-advokatene ikke ble lagt frem samtidig med innkalling til kommunestyremøtet og hevdet at den juridiske vurderingen ikke ble gjort tilgjengelig for allmennheten slik kommuneloven 32 (3) tilsier. Gruppa skrev også at saksdokumentet fra KS-advokatene «kan ha vært av vesentlig betydning for å kunne vurdere saken» og at kommunelovens bestemmelser om tilgjengelighet for allmennheten ikke ble fulgt. Gruppa stilte også spørsmål ved lovligheten av at ordfører undertegnet avtale om utbygging med Rom eiendom as før klagefristens utløp.
Innsenderne skrev til avslutning at «Det foreligger vesentlige prosessuelle feil, slik at vedtaket i kommunestyret må erklæres ugyldig. Det samme vil i så fall også ramme avtaleinngåelsen». Det vises til brevet i sin helhet. Modum kommune har jobbet med reguleringsplan og avtaler for utvikling av Vikersund sentrum nord i flere år. Reguleringsplan ble behandlet i formannskapet 2.3.15 og sendt på offentlig ettersyn. Utbyggingsavtale og samarbeidsavtale var til drøfting i formannskapet 20.4 og 18.5 før endelig behandling i juni 2015. Formannskapet bestilte i møte den 18.5 en juridisk vurdering av avtaleverket for området Vikersund sentrum nord fra KS-advokatene. Ved oversendelse fra kommunen til KSadvokatene 20.5 ble ikke reguleringsplanen nevnt og kun avtaleverket var vedlagt. KSadvokatene presiserte i sitt svar den 11.6 at de kun har vurdert avtalene og ikke har vurdert avtalene opp mot blant annet reguleringsplanen. Rådmannen sendte den 5.6 ut sakspapirer til kommunestyrets møte den 15.6. Tre saker gjaldt området Vikersund sentrum nord: Sak 53/15 Selskapsavtale Vikersund sentrum nord (Behandlet og vedtatt før sak 51 og 52) Sak 51/15 Reguleringsplan områdeplan for Vikersund sentrum nord 2. gangs behandling Sak 52/15 Utbyggingsavtale Vikersund sentrum nord Rådmannen ettersendte notat til kommunestyret den 12.6 merket «Tillegg til kommunestyresakene 52/15 og 53/15: Avtaler Vikersund sentrum nord». Notatet inneholdt siste versjon av avtaler samt en juridisk vurdering av avtalene med ROM eiendom as. Vurderingen var utarbeidet av KS advokatene etter bestilling fra formannskapet 18.5. Alle dokumentene var mottatt i kommunen 11.6. I kommunestyremøtet 15.6 ble det fremmet forslag om utsettelse før behandling av sak 53/15, selskapsavtalen. Kommunestyret drøftet om saken var tilstrekkelig opplyst. Notatet fra KS advokatene var sentralt i drøftingen. Kommunestyret vedtok realitetsbehandling og vedtok deretter sakene 53/15, 51/15 og 52/15 slik de forelå. Selskapsavtalen ble vedtatt av kommunestyret som en privatrettslig avtale der Modum kommune skal etablere utbyggingsselskap sammen med ROM Eiendom as. Reguleringsplanen ble deretter vedtatt slik den var lagt frem. Vedtaket ble kunngjort i Bygdeposten og på kommunens hjemmeside den 2.7 med klagefrist den 3.8. Utbyggingsavtalen ble vedtatt sendt på offentlig ettersyn. Ordfører fikk fullmakt til å gjøre endelig vedtak av avtalen dersom det ikke innkom vesentlige merknader. Offentlig ettersyn av avtalen ble kunngjort i Bygdeposten og kommunens hjemmeside den 2.7 med frist for merknader den 3.8. Modum kommune ved ordfører fattet den 24.8.2015 vedtak om endelig godkjenning av utbyggingsavtalen i henhold til fullmakt gitt av kommunestyret i sak 52/15. Brevet fra
Aksjonsgruppa var titullert som klage på reguleringsplan og ikke kjent for rådmannskontoret som forberedte saken om utbyggingsavtalen. Vurdering: Modum kommune har flere roller i utviklingen av området Vikersund sentrum nord. Kommunen har vært opptatt av å skille de ulike rollene og må også gjøre dette i klagebehandlingen. De tre sakene har hver sin lovhjemmel: Reguleringsplan er et arealplankart med tilhørende bestemmelser som angir bruk, vern og utforming av arealer og fysiske omgivelser, jf. plan- og bygningsloven 12-1. Med utbyggingsavtale menes en avtale mellom kommunen og grunneier eller utbygger om utbygging av et område, som har sitt grunnlag i kommunens planmyndighet etter denne lov og som gjelder gjennomføring av kommunal arealplan, jf. pbl. 17-1. Selskapsavtalen er en privatrettslig avtale mellom grunneierne i planområdet og følger hovedsakelig aksjelovens bestemmelser. Hierarkiet mellom sakene er klart: Kommunen kan ikke inngå bindende utbyggingsavtale om et område før arealplanen for området er vedtatt, jf. pbl 17-4, men reguleringsplanen kan vedtas uten hensyn til fremdrift for utbyggingsavtalen. Behandling av klage på vedtak i sak 51/15 reguleringsplan Aksjonsgruppa «Bevar friområdet Vikersund Nord» påklager vedtak i kommunestyrets sak 51/15 Områdeplan for Vikersund sentrum nord 2. gangs behandling. Innsender begrunner sin klage med at et notat fra KS-advokatene med juridisk vurdering av avtaleverket for Vikersund sentrum nord ikke var gjort tilgjengelig for allmennheten før behandling i kommunestyret, jf. kommuneloven 32 (3). Klagen er fremmet med henvisning til forvaltningsloven kap. 6. Det følger av forvaltningsloven (fvl.) 28 at enkeltvedtak kan påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse i saken til det forvaltningsorgan (klageinstansen) som er nærmest overordnet det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket (underinstansen). Det foreligger enkeltvedtak i sak 51/15 om reguleringsplan som i utgangspunktet kan påklages. Aksjonsgruppa «Bevar friområdet Vikersund Nord» anses som part med klagerett når det gjelder reguleringsplanen i sak 51/15 som innebærer endring av området som er gruppas formål. Brevet er levert innen klagefristen. Klagen er ikke undertegnet slik 32 b krever. Erklæring om klage skal nevne det vedtak som det klages over. Det er tilstrekkelig at det gis opplysninger som gjør at organet kan finne frem til saken. Saksnummer og nøyaktige henvisninger er ikke nødvendig. I klagen fra aksjonsgruppa legger de vekt på tidspunkt for utsendelse av notatet «Tillegg til kommunestyresakene 52/15 og 53/15: Avtaler Vikersund sentrum nord». Aksjonsgruppa
skriver at vurderingen fra KS-advokatene gjelder «konsekvensene av en slik utbygging» og «mulige alvorlige økonomiske konsekvenser» og hevder at dokumentet «kan ha vært av vesentlig betydning for å kunne vurdere saken». De henviser også til samarbeidet med ROM Eiendom om utbygging. Innsenderne har ikke fremmet krav om endringer av reguleringsplanen eller påvist svake sider ved planen. Deres påstand dreier seg om saksbehandlingsregler uten krav om materiell endring av plan eller avtaler for området. Reguleringsplanen er utarbeidet for en god samfunnsutvikling i Vikersund. Plassering av sentrumsfunksjoner som kollektivtilbud, grøntområder og boliger mv. har inngått i arbeidet med reguleringsplanen. Utbyggingen av Vikersund Sentrum Nord er i reguleringsplanprosessen konsekvensvurdert til å være samfunnsøkonomisk forsvarlig i planarbeidet. Vedrørende den praktiske og forretningsmessige utbyggingen må det imidlertid henvises til avtaleverket om utbygging og mellom utbyggingspartnerne. Modum kommunes arealplanlegger forberedte sak 51/15 om områdereguleringsplanen for politisk behandling. Arealplanleggeren har ikke vurdert tilbakemeldingen fra KS-advokatene fordi denne var knyttet til avtaleverket. Rådmannen kommer etter dette til at den juridiske vurderingen som Aksjonsgruppa omtaler ikke er del av sak 51/15 om reguleringsplan. Dokumentet er avgrenset til å gjelde utbyggingsavtalen i sak 52/15 og selskapsavtalen i sak 53/15. Klagen fra Aksjonsgruppa avvises som klage på reguleringsplan, kommunestyresak 51/15. Forslag til vedtak: Brev fra Aksjonsgruppa «Bevar friområde Vikersund Nord» avvises som klage på sak 51/15 Reguleringsplan områdeplan Vikersund sentrum nord 2. gangs behandling. Brevet anses ikke å berøre reguleringsplanen, men avtaleverket for området. Vedtak om avvisning av klagen kan påklages, jf. forvaltningsklagen kap. 6. Behandling av merknad til sak 52/15 utbyggingsavtale Som redegjort for ovenfor har innsenderne merknader til konsekvensene av reguleringsplanen for Vikersund sentrum nord. De økonomiske konsekvensene behandles i utbyggingsavtalen, sak 52/15. Avtalen ble sendt ut med frist for merknader innen 3.8 og brevet er mottatt innen fristen. Aksjonsgruppa «Bevar friområdet Vikersund nord» anses å ha klageinteresse ettersom avtalen gjelder området som er gruppas formål. Det forelå ikke vedtak i saken ved innsendelse den 29.7 og brevet registreres som merknad. I ettertid er det fattet vedtak for utbyggingsavtalen, uten at brevet med merknadene var kjent. Det følger av plan- og bygningsloven 17-5 at utbyggingsavtaler ikke kan påklages. Etter forvaltningsloven 35 at kommunen kan omgjøre sitt eget vedtak uten at det er påklaget dersom vedtaket må anses ugyldig. Kommunen må derfor ta stilling til om merknadene er av en slik karakter at vedtaket er ugyldig.
Aksjonsgruppa skriver i sitt brev at vedtak av reguleringsplan og avtale må anses ugyldig fordi notatet fra KS-advokatene med juridisk vurdering av avtaleverket for Vikersund sentrum nord ble sendt ut kort tid før kommunestyremøtet og ikke var gjort tilgjengelig for allmennheten før behandling, jf. kommuneloven 32 (3). De nevner også at dokumentet var unntatt offentlighet. I note til kommuneloven 32 skriver Jan Fridthjof Bernt (2014): «Hovedregel vil være at også kopi eller mest praktisk en elektronisk versjon av i alle fall de sentrale saksdokumentene følger innkallingen eller sendes ut før møtet. Det er imidlertid ikke noe krav i loven om dette. Organet avgjør selv med alminnelig flertall hvorvidt det synes at saksforberedelsen herunder utsendelse av dokumenter har vært tilstrekkelig god til at man finner å kunne fatte realitetsvedtak, se 34 nr. 1 første punktum om utsettelse av sak som er oppført på saklisten». Rådmannen ettersendte notatet fra KS-advokatene dagen etter at det ble mottatt, den 12.6, for behandling i møtet 15.6. Notatet var ikke unntatt offentlighet. Øvrige sakspapirer var først sendt til formannskapet den 21.5 og til kommunestyrets representanter 5.6. Det ble fremmet forslag om utsettelse av sak 53/15 selskapsavtale i kommunestyret. Notatet fra KS-advokatene ble drøftet, både innholdet og tidspunkt for utsendelse. Et stort flertall i kommunestyret vedtok at saken var tilstrekkelig opplyst til å kunne fatte realitetsvedtak. Rådmannen ser ikke at brevet fra aksjonsgruppa inneholder momenter som ikke var drøftet av kommunestyret før realitetsbehandling. Merknadene som innkom til utbyggingsavtalen i perioden med offentlig ettersyn anses vurdert av kommunestyret før vedtak i sak 52/15. Rådmannen ser ikke at merknadene påvirker endelig vedtak av utbyggingsavtalen. Vedtak datert 24.8.15 anses derfor gyldig. Videre kan ikke utbyggingsavtaler påklages, jf. pbl 17-5. Forslag til vedtak: Brev fra Aksjonsgruppa «Bevar friområde Vikersund Nord» vurderes som merknad til sak 52/15 Utbyggingsavtale Vikersund sentrum nord. Modum kommune opprettholder vedtak av avtalen datert 24.8.2015. Påstandene i brevet anses vurdert av kommunestyret før vedtak den 15.6 og tas ikke til følge. Vedtaket kan ikke påklages, jf. pbl. 17-5. Behandling av merknad til sak 53/15 selskapsavtale Kommunestyret vedtok i møte den 15.6 selskapsavtale der Modum kommune og ROM Eiendom as avtalte stiftelse av utbyggingsselskapet Vikersund utbygging as samt opsjonsavtaler for kjøp av eiendom i området. Det er ikke annonsert klagefrist på dette vedtaket. Forvaltningslovens bestemmelser om klage på kommunalt vedtak i kap. 6 gjelder også her. Klagefristen er normalt tre uker. Brevet datert 29.7 er således innkommet etter klagefristen.
For øvrig anses ikke aksjonsgruppa å være part i selskapsavtalen og har dermed ikke klagerett. Forslag til vedtak: Brev fra Aksjonsgruppa «Bevar friområde Vikersund Nord» avvises som klage på sak 53/15 Selskapsavtale. Brevet er innkommet etter klagefristen og aksjonsgruppa er ikke part i avtalen. Vedtak om avvisning av klagen kan påklages, jf. forvaltningsklagen kap. 6.