EFObasen 3.0. Brukermanual for EFObasen Ver

EFObasen 3.0 Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

EFObasen 3.0 Elektroforeningen Support: Elektroforeningen Postboks 5468 Majorstuen 0305 OSLO Besøksadresse: Fridtjof Nansens vei 17, 5.etg. 0369 OSLO Kontaktpersoner: Phillip Tran E-post: phillip.tran@efo.no Tlf. 22 62 63 50 Fax. 22 62 63 51

ELEKTROFORENINGEN iii Innholdsfortegnelse 1 Brukerveiledning for EFObasen...1 1.1 Start og Login...1 1.2 Min side...2 Min side...3 2 Produktsøk...4 2.1 Søke etter produkter i EFObasen...4 Fritekstsøk...4 Fritekstsøk...5 GTIN søk...5 Leverandørens varenummer...5 EFO-klasser...5 2.2 EFO-klassefilter...6 EFO-klassefilter - innlogget som leverandør...7 2.3 Elnummerfilter...7 2.4 Sorter søket...8 2.5 Listevisning...8 2.6 Matrisevisning...9 3 Registrere Nytt produkt, Endre og Slette...10 3.1 Nytt produkt...10 3.2 Logistikkdata...11 3.3 Produktdata...11 3.4 Bilder og dokumenter...12 Last opp bilde og koble det til produktet...12 Prod./Miljøbilder...13 3.5 Endre produktdata eller slette et Elnummer...13 Endre produktdata i et elnummer...13 Slette et Elnummer...14 4 Innmelding av data...15 4.1 Last opp produktdata og bilder/dokumenter...15 Endret status...16 4.2 Bildekrav...17 4.3 Elnummerstatus i EFObasen...17

iv Innholdsfortegnelse Preregistrert Elnummer...17 Fargekoder på Elnummerstatus...17 5 Oppdatering av EFObasen via Excelark...18 5.1 Hent aktive produkter i Excelformat...18 Tom Excelarkmal...18 Preregistrering/Avviste/Til godkjenning...19 5.2 Excelfilen...19 Nye felter i excelmalen...19 5.3 Last opp Excelarket til EFObasen...19 6 Vedlikehold og kobling av produktbilder/dokumenter...20 6.1 Registrer produktbilde...20 6.2 Koble produktbilde mot tilhørende elnummer(e)...21 6.3 Registrer dokumenter...22 Last opp dokument...22 Nettadresse(URL-link)...22 6.4 Koble dokumenter mot tilhørende elnummer...23 Last ned enkelt bilde...23 Last ned billedpakke via epost...23 7 Utfylling/redigering av egenskaper i EFObasen...25 7.1 Oppdatering av enkelte produkter...25 8 Søk frem og samle dokumentasjon...26 8.1 Hvordan hente opp/lagre dokumenter enkeltvis...26 Hvordan flette flere dokumenter sammen...26 9 Statistikksystemet - Ny versjon kommer...28 9.1 Melde inn statistikkdata...28 Innmelding av Statistikkdata med Excelark...29 9.2 Statistikksegmenter...29 10 Mine prosjekter...30 10.1 Opprett nytt prosjekt...30 Opprett nytt prosjekt....31 11 EFO-klasser / ETIM...32

1 BRUKERVEILEDNING FOR EFOBASEN ELEKTROFORENINGEN 1 EFObasen er et webbasert program spesielt utviklet for registrering og ved likehold av EFObasen. EFObasen er tilgjengelig på Internett under www.efo.no 1.1 Start og Login Gå inn på EFOs hjemmeside, www.efo.no. Figur 1.1: EFO hjemmeside Før cursor over menyvalget «EFObasen». Klikk 1 - en gang på valget EFObasen og du kommer inn på bildet som visst i figur 1.2. Figur 1.2: EFObasen Klikk på «Logg inn» øverst til høyre på siden. Du får frem en dialogboks hvor du fyller ut brukernavn og passord, se figur 1.3. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

2 ELEKTROFORENINGEN Figur 1.3: Logg inn Når du har logget inn, får du opp et bilde som bl.a. inneholder «Min side» og «Produktsøk» i tillegg til menyvalget «Leverandørsøk», «Innmelding av data», «Verktøy», «Statistikk». Hvilke sider du ser kommer an på hva slags bruker du er i EFObasen. 1.2 Min side «Min side» viser informasjon om dine Elnummer i EFObasen og som bruker av EFObasen gir den informasjon om hvor mange Elnummer og bilder/fdv dokumentasjon du har i EFObasen. Se figur 1.4. Figur 1.4: Velkomstbilde etter innlogging til EFObasen. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

Min side Min side: Oversikt på forskjellig status av elnummere. Klikkbare linker Excel mal: Her ligger EFOs standard excelmal til bruk ved registrering av nye produkter. Godkjenning: Oversikt over elnummer som er til godkjenning hos EFO. Oversikt på Avviste produkter ligger også her. Klikkbare linker ELEKTROFORENINGEN 3 FDV /DDV Dokumentasjon: Oversikt på hvor mange produkter som har FDV Dokumentasjon. Direkte link til å laste opp FDV Dokumentasjon. Se også «Kapittel 4 Innmelding av data» Bilder: Oversikt på hvor mange produkter med bilder. Direkte link til å laste opp bilder til EFObasen. Se også «Kapittel 4 Innmelding av data Statistikk: Viser en oversikt på antall produkter som mangler påkrevende felter. Opplastninger: Viser dato på de 10 siste opplastninger Ved å klikke på «Produktsøk» kommer du inn i EFObasen. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

4 ELEKTROFORENINGEN 2 PRODUKTSØK Her har du EFObasen i sin helhet med valgene «Min side», «Mine prosjekter», «Produktsøk», «Innmelding av data», «Last ned dokumentasjon» og «Verktøy», som vist i figur 2.1. Figur 2.1: Innlogget i EFObasen. Det du også har tilgang til, er å se på produkter i EFObasen samt redigere egne produkter. På de neste sidene skal vi komme nærmere inn på dette. 2.1 Søke etter produkter i EFObasen Her har du Produktsøk til å søke etter produkter på forskjellige måter. Leverandører til databasen vil via Status knappen kunne søke frem «Aktiv», «Avvist», «Preregistrert», «Slettet» og «Til godkjenning», se figur over. De som ikke er pålogget vil kun se aktive produkter. Fritekstsøk I fritekstsøket er det 4 valgmuligheter til å søke etter produkter. Fritekst-, GTIN, Leverandørens varenummer og EFO-klasser. Fritekstsøk (Standard valg) GTIN søk Leverandørens varenummer EFO-klasser Se figur 2.2. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

ELEKTROFORENINGEN 5 Figur 2.2: Fritekstsøk, med fire valgmuligheter. Ved å trykke på den lille pilen bak forstørrelsesglasset får du opp forskjellige måter å søke etter produkter i EFObasen. Standardvalget er «Fritekstsøk», så man behøver ikke å velge «Fritekstsøk», kun hvis man har brukt de tre andre valgene i et tidligere søk. Ved å la søkebegrepfeltet være tomt, velge «Aktiv» og klikke på «Søk», vil du få opp alle dine aktive elnummer i EFObasen. Eller trykke på «Aktiv» på Min side. Nullstilt et søk ved å trykke på «Nullstill alle søk X». Skal du søke i andres produkter, må du i søkefeltet «Leverandør» enten skrive inn en bestemt leverandør eller velge «Alle» og trykke på søkeikonet oppe ved Fritekstsøket. Fritekstsøk Her kan man søke etter Elnummer eller varetekst GTIN søk Søker etter registrert GTINkode på produktet. Leverandørens varenummer Søker etter leverandørens unike prod.nr. EFO-klasser Søker etter alle produkter som ligger i spesifikk gruppe i de nye EFO-klassene. Se eget avsnitt om EFO-klasse og ETIM Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

6 ELEKTROFORENINGEN 2.2 EFO-klassefilter I den nye EFObasen er det nå mulig å filtrere ut produktene etter EFO-klasser på en veldig enkel måte, og man kan velge selv hvilket nivå som skal filtreres ut, se figur 2.3 på fremgangsmetoden. Figur 2.3: EFO-klassesøk Nivå 1-10 - Kabler og ledninger Klikk i dette feltet hvis du ønsker å filtere etter nivå 1. Eller klikk på pilen for å gå til nivå 2. Nivå 2-10001 - E-verkskabel. Klikk i dette feltet hvis du ønsker å filtere etter nivå 2. Eller klikk på pilen for å gå til nivå 3. Nivå 3-10001001 - Høyspenningskabel Klikk i dette feltet hvis du ønsker å filtere etter nivå 3. EFO-klassestrukturen vises i venstre spalte. Nivå 1 er standard. Klikker man på f.eks 10 - Kabler og ledninger så vises alle produktene under hele gruppe 10. Ønsker man å filtrere søket mer spesifikt så kan man klikke på den lille trekant ikonet til venstre for gruppetittelen. Da vises alle nivå 2 gruppene. Her kan man også klikke på f.eks 1001 - E-verkskabel og da vises alle produktene som ligger under dette nivået. Ønsker man å filtrere enda mere spesifikt, så gjør man på samme måte her. Klikker på det lille trekant ikonet og velger en gruppe i nivå 3. Og i motsetning til tidligere Blokknummer som hadde seks siffer, så har EFO-klassene i nivå 3 åtte siffer. For å nullstille et EFO-klassesøk, klikk på «Nullstill alle søk» over EFO-klassestrukturvinduet. Figur 2.4: Resultat av et EFO-klassesøk. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

EFO-klassefilter - innlogget som leverandør ELEKTROFORENINGEN 7 Leverandørene vil se grupper hvor deres produkter er representert med uthevet tekst, her representert ved Schneider Electric Norge as, se figur 2.5. Figur 2.5: EFO-klassefilter, innlogget som en leverandører. Gruppene vises med uthevet tekst. For å nullstille et EFO-klasse søk, så trykker man på «Nullstill alle søk». 2.3 Elnummerfilter I Elnummerrekke/listefunksjonen kan man søke fra og til forskjellige Elnummere eller man kan lage en liste med Elnummer som skilles med komma eller linjeskift f.eks. hvis man har en liste i et excelark, klikk og lim inn, se figur 2.6. Figur 2.6: Elnummerfilter. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

8 ELEKTROFORENINGEN 2.4 Sorter søket Du kan sortere resultatene etter følgende kriterier: Elnummer stigende eller synkende Varetekst stigende eller synkende EFO-klasser Leverandør stigende eller synkende Klikk på opp eller ned trekantene etter teksten i tabellhodet Figur 2.7: Sorter søkeresultatet. Her er resultatet sortert etter stigende Elnummer. 2.5 Listevisning Listevisningen gir deg en rask oversikt over alle produktene i EFObasen, se figur 2.8. Hvis det er et Binders- og/eller kameraikon i siste kolonne indikerer det at det finnes bilde / dokumentasjon på produktet. Ved å holde cursor over «Mouse Over» elnummeret vil det komme opp et infovindu på dette produktet med bl.a bilde, FDV-link og EFO-klasse, se figur 2.9. Skal du søke i andres produkter, må du i vinduet «Alle leverandør» enten velge en bestemt leverandør eller «Alle leverandører» og trykke på søkeikonet oppe ved Fritekstsøket. Figur 2.8: Listevisning Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

ELEKTROFORENINGEN 9 Figur 2.9: Infovindu under listevisning. 2.6 Matrisevisning Matrisevisningen gir deg mere detaljrik oversikt på alle produktene i EFObasen. Se figur 2.10. Også her kan man velge «Alle leverandører» eller en enkel leverandør. Feltet «Teknisk beskrivelse» kan inneholde opp til 4000 tegn og det blir for mye å vise direkte i matrisevisningen. Teksten er her kortet ned og erstattet med tre prikker, hold cursor over den siste linjen og resten av teksten vil komme opp, se figur 2.11. Figur 2.10: Matrisevisning Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

10 ELEKTROFORENINGEN 3 REGISTRERE NYTT PRODUKT, ENDRE OG SLETTE 3.1 Nytt produkt Funksjonen for å registrere nytt produkt (Velg «Legg til nytt produkt») ligger under fanen «Innmelding av data», se figur 3.1 og som i den gamle versjonen av EFObasen så er denne siden best egnet til å behandle noen få produkter om gangen. Har du mange nye produkter eller endringer så benytter man seg av Excelarket som tidligere. Se kapittel 5. Innmeldingssiden består av grunndata og 3 faner, «Logistikkdata», «Produktdata» og «Bilder og dokumenter», se figur 3.2. Fanene vises alltid under grunndata i motsetning til tidligere hvor de var egne pop-up vinduer. Som standard vises Logistikkdata fanen med sine forskjellige forpakningsstørrelser. Figur 3.1: Legg inn nytt produkt. Figur 3.2: Fyll ut feltene i nytt produkt. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

ELEKTROFORENINGEN 11 Grunndatafeltene kommer alltid først. Alle disse feltene er MÅ-felter, skal altså fylles ut. Feltene «Elnummer», «EFOklasse» og «Salgsenhet» består av rullgardinmenyer. Elnummer: Kun dine ledige reserverte Elnummere dukker opp i denne menyen. EFO-klasse: Velg riktig EFO-klasse utifra efo-klassestrukturen. Salgsenhet: Velg salgsenhet i rullgardinmenyen. Fyll ut resten av feltene og gå til «Logistikkdata» - Forpakninger, figur 3.3. 3.2 Logistikkdata Fyll ut logistikkdata. Logistikkdatafeltene støtter nå tre desimaler. Figur 3.3. Figur 3.3: Logistikkdata 3.3 Produktdata Hvilke felter som vises og kan fylles ut, styres av egenskapene til EFO-klassen, under her finner man også ETIM egenskapene, se figur 3.4. OBS! Man må først velge EFO-klasse. Figur 3.4: Produktdata, her vises ETIM egenskapene på et produkt. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

12 ELEKTROFORENINGEN 3.4 Bilder og dokumenter I fanen «Bilder og dokumenter» kan man også laste opp bilder og dokumenter og koble dem manuelt til produktet, men da enkeltvis. Se figur 3.5. Figur 3.5: Bilder og dokumenter Her kan man laste opp bilder og dokumenter tilhørende dette produktet. Når det gjelder dokumenter kan man velge om man vil bruke en ekstern link. Produktbilder må alltid lastes opp til EFObasen. Last opp bilde og koble det til produktet Trykk på knappen «Last opp..» og velg «Produktbilde» i nedtrekksmenyen, fig 3.6, finn bildet på din PC eller server. Trykk så last opp. Bildet havner da i mappen «Produktbilder», trykk på bildet og trykk på «Koble til». Bildet er nå koblet mot produktet. Se også kapitlet om bilde/dokument kobling. Figur 3.6: Last opp bilde og koble. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

ELEKTROFORENINGEN 13 Popupvinduet har Produktbilde som standard på Filtype. I feltet Fil velger du et bilde som ligger lokalt på din maskin eventuelt server. Trykk på knappen «Velg fil». Navngi produktbildet i feltet «Dokumentnavn» og trykk så på knappen «Last opp». Bildene skal være høyoppløslig i JPG, EPS, TIF(F) eller PNG format og vi anbefaler at bildene dypetses. Prod./Miljøbilder Etter at ekstra bilder er plassert i bildevinduet, kan man høyreklikke på bildet og velge hva slags bilde det er. Figur 3.7. Figur 3.7: Koble til prod./miljøbilde alt 1 / alt 2. 3.5 Endre produktdata eller slette et Elnummer Endre produktdata i et elnummer Når du skal endre/slette et Elnummer i EFObasen, trykker du på blyanten i søkevinduet. (Du må være pålogget). Figur 3.8. Figur 3.8: Endring av elnummer, trykk på blyanten på høyre side av tabellen. Gjør dine endringer på produktet og husk at alle MÅ-feltene skal være utfylt. Se figurene 3.2-3.8. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

14 ELEKTROFORENINGEN Slette et Elnummer Nederst til høyre i endringsvinduet finnes knappen «Slett». Benytt den hvis du skal slette et Elnummer fra EFObasen. Elnummret får da statusen «Slettet» og vil være i karantene i 10 år! Se figur 3.9. Figur 3.9: Sletting av Elnummer, trykk på knappen «Slett» på høyre side i redigeringsvinduet. Elnummeret får status Slettet. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

4 INNMELDING AV DATA ELEKTROFORENINGEN 15 4.1 Last opp produktdata og bilder/dokumenter Her kan du laste opp data, bilder og dokumenter til EFObasen. Du kan laste opp enkelte filer (Excel, BMEcat fil, bilde eller dokumenter) eller samle alle filene i en komprimert zip-fil. Bruk «Velg fil» knappen for å legge til flere filer dersom du ønsker å laste opp mer enn én fil. Klikk til slutt på «Importer» for å starte prosessen. Du vil få en oversikt over forløpet når prosessen starter. Valgene om å overskrive bilder og dokumenter styrer om du vil overskrive filer i EFObasen dersom det finnes bilder og dokumenter med samme filnavn fra før. Hvis valgene er avkrysset, vil filene i EFObasen erstattes med de opp lastede filene. Hvis ikke vil systemet døpe om de nye filene. F.eks legge til _0 etter filnavnet: «Bildenavn.tif» -> «Bildenavn_0.tif» Ny funksjon: Kumulativ Kumulativ: Kumulativ oppdatering vil kun lese inn de feltene som er fylt ut. Der et tomt felt i en vanlig oppdatering vil slettes i databasen, vil et tomt felt i en kumulativ oppdatering ignoreres og eksisterende verdi vil beholdes Excelarkene må inneholde bildenavnet i feltet «Produktbilde». Og finnes ikke bildene i EFObasen fra før må bildene være med i samme opplastingsprosess som Excelarket. Produktbilder og FDV dokumenter kan lastes opp til EFObasen uten følge av Excelark. Figur 4.1: Innmelding av data, startside. Velg bilder/dokumenter eller en zip-fil og last dem opp ved å trykke på «Importer» knappen. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

16 ELEKTROFORENINGEN Figur 4.2: Start innmeldingen av data ved å trykke på «Importer». Følg prosessen i høyre vindu. Produktblad, HMS, Brukermanual dokumenter MÅ ha følge av excelarket. Når filene er overført, kommer det opp et loggvindu som forteller om alt gikk ok, om det noe feil med filene e.l. Se figur 4.3. Figur 4.3: Loggvindu. Viktig! Trykk på «Fullfør» for å gå videre i prosessen, først da blir produktene og bilder oppdatert i EFObasen. Dette gjelder ikke produkter og bilder/dokumenter som eventuelt ved feil med dataene har havnet under fanene «Feil produkter», «Feil Bilder og dokumenter». Produkter som ligger i disse fanene blir ikke oppdatert. Sjekk valideringsmeldingene og rett opp. Last opp de aktuelle produktene på nytt. Endret status Nye og endrede produkter vil få status «Til godkjenning». Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

4.2 Bildekrav ELEKTROFORENINGEN 17 Bilder er et krav til å få registrert nye produkter i EFObasen og i den nye EFO-basen er det også et kvalitetskrav på oppløsning og størrelse. Størrelsen må minimum være 400 px bredde eller høyde i et forhold på 0,25. EFObasen godtar ikke lengre lange og tynne bilder av en kabel. Dette pga at bilder blir nærmest borte på skjermen. Beskjær bildene i bildeprogram. EFObasen støtter bildeformatene: JPG TIF/TIFF EPS PGN Merk at formatet GIF ikke blir støttet. Dette pga at det er et reint internettformat som kun støtter 256 farger og 72 dpi. Ikke egnet som produktbilde i farger. 4.3 Elnummerstatus i EFObasen Det er forskjellige statuser et Elnummer kan ha i EFObasen: Aktiv - Elnummeret er aktiv i EFObasen og alle dataene er på plass sammen med bilde. Slettet - Elnummeret er slettet fra EFObasen og ligger i karantene i 10 år fra slettedato. Preregistrert - Elnummeret er registrert i EFObasen, men kun vareeier ser Elnummeret. Elnummeret mangler noen MÅ-felter og/eller bilde. Til godkjenning - Elnummeret er registrert i EFObasen og ligger til godkjenning hos EFO sekretariatet. Alle felt og bilder er på plass. Avvist - Elnummeret har blitt avvist av EFO sekretariatet, en E-post blir sendt til vareeier om årsaken til avvisningen. Alle - Oversikt over alle Elnummerene med de forskjellige statusene til Leverandør. Preregistrert Elnummer Under opplastning av produkter til EFObasen med excelark kan man noen ganger få en melding om produktet er preregistrert. Det vil si at produktet vil bli registrert og få status «Preregistrert». Produktet har 4 MÅ-felt utfylt. Husk å trykke «Fullfør» i opplastningsvinduet for at produktet skal bli registrert. Velger man «Start på nytt» så skjer det ingen oppdatering av noen av produktene i excelarket. Heller ikke de som ligger under fanen «Redigerte produkter». Fargekoder på Elnummerstatus De forskjellige Elnummerstatusene har fått en fargekode, dette for lettere å skille ut statusene i «Alle» produkter søk, se figur 2.1. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

18 ELEKTROFORENINGEN 5 OPPDATERING AV EFOBASEN VIA EXCELARK Har du mange Elnummer som du skal gjøre endringer på (eller legge til nye), kan det være til hjelp å samle disse produktene i et Excelark for så å kjøre en oppdatering mot EFObasen. EFO har utarbeidet en mal som må benyttes for å få oppdatert fra en Excelfil til EFObasen. Egne Excelfiler vil ikke bli tatt i mot av EFObasen. Ikke fjern eller legg til nye kolonner i EFOs excelarkformat. 5.1 Hent aktive produkter i Excelformat Ved å trykke på Excelarkikonet over tabellen, figur 5.1, vil du få alle dine aktive Elnummer over på et Excelark. Man får et valg om man vil ha med utvidet informasjon. Skal man ta ut et excelark med utvidede egenskaper bør man benytte EFO-klassefilter eller Elnummerfilter først, for så å ta ut de aktuelle produktene man skal jobbe med. Benytt gjerne muligheten til å få tilsendt excelarket via e-post. Figur 5.1: Last ned produktene i Excelarkformat. Trykk på Startknappen, og følg progress baren. Lagre Excelfilen på din PC. Du får alle dine elnummere med i dette excelarket. I denne filen finner du også instruksjoner om hva du skal legge hvor på feltnivå. Når du har fylt ut nødvendig informasjon i Excelfilen eller gjort dine endringer, må du lagre filen og laste dette opp til EFObasen for registrering. NB! Husk at det er et minimum antall felter du må fylle ut for å få lov til å laste inn data til EFObasen. Dette står omtalt i Excelfilen med tekstene «Må være med» i respektive felter. Et tips her er at jo flere felter du fyller ut, jo bedre er det for brukerne (grossistene). Tom Excelarkmal På «Min side» finner du «Mal for innmelding av data». Dette er en tom Excelarkmal tilpasset for EFObasen 3.0. Viktig at det er denne nye malen som blir brukt. Det er flere endringer i excelmalen. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

Preregistrering/Avviste/Til godkjenning ELEKTROFORENINGEN 19 Vareeier kan også laste ned sine produkter som har statusene «Pre-registrerte», «Avviste» og «Til godkjenning» Se figur 5.1, velg den statusen du er på jakt etter, trykk på søk. Når søket er ferdig, kan du laste ned et Excelark med de aktuelle produktene ved å trykke på Excelark ikonet. Dette er en rask måte å få tak i produktene som det må gjøres endringer (Avviste, Pre-registrerte) på for at de skal bli godkjent av EFO. 5.2 Excelfilen Når du nå skal få dine elnummer i en Excelfil, klikker du på Excelikonet. Du får nå opp en Excelfil med alle opplysninger om produktet lagt inn i EFObasen. Velger du «Lagre» når du åpner filen vil systemet anbefale et filnavn som eksempelvis: Produktdata_16042016012615.xlsx Dette er type base, dagens dato og klokkeslett. Figur 5.2: Excelfil med uttrekk av data fra din valgte leverandør Excelskjemaet du får ut her er det samme som du benyttet hvis du brukte «Mal for innhenting av data». Men her er alle data blitt lagt ut på riktig plass i henhold til dine innlegg. (Unntak: Noen leverandører og grossister har automatiserte rutiner og innlagte XML-rutiner (BMEcat filer) fra eget system direkte til EFObasen og dermed benytter de ikke dette skjemaet for innlegg av data til EFObasen, men kan få ut dataene på denne måten allikevel). Du kan gjøre endringer i dette Excelarket. I kolonnen «E-kode» setter du inn E hvis det er en endring av et produkt eller S hvis du skal slette produktet. Når du er fornøyd, kan du så laste det tilbake til EFObasen. Se punkt 4.1 «Last opp produktdata og bilder/dokumenter» under kapittel 4. Ha kun produkter som er nye eller som skal endres/slettes i Excelarket som skal lastes opp til EFObasen. Eksisterende «aktive» Elnummer som allerede ligger EFObasen kan fjernes fra Excelarket før opplasting. Nye felter i excelmalen Nye felter i excelmalen: EFOklasse (8 siffer) Engelsk varetekst (30 tegn) Engelsk teknisk beskrivelse (4000 tegn) Engelsk varebetegnelse (100 tegn) 5.3 Last opp Excelarket til EFObasen Se under 4.1 «Last opp produktdata...» på side 15. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

20 ELEKTROFORENINGEN 6 VEDLIKEHOLD OG KOBLING AV PRODUKTBILDER/DOKUMENTER 6.1 Registrer produktbilde Logg deg inn med ditt personlige passord og velg Bilder og dokumenter under Verktøy Figur 6.1: Last opp produktbilde. Popupvinduet har Produktbilde som standard filtype. I feltet Fil velger du et bilde som ligger lokalt på din maskin eventuelt server. Trykk på «Velg fil» knappen. Navngi produktbildet i feltet «Dokumentnavn» og trykk så på knappen «Last opp». Bildene skal være høyoppløslig i JPG, EPS, TIF(F) eller PNG format og vi anbefaler at bildene dypetses. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

6.2 Koble produktbilde mot tilhørende elnummer(e) ELEKTROFORENINGEN 21 Koble produktbilde mot et eller flere Elnr. Søk frem via Elnummer nr med Fra-Til, eller en nummerliste, fritekstsøk eller EFO-klassefilter. Figur 6.2: Koble produktbilde mot Elnummer. I det høyre vinduet søker man etter de aktuelle elnummerne. Fritekstsøk EFO-klasse søk Elnummerserie Og i det venstre vinduet så søker man etter det aktuelle produktbilde. Her er det også tre måter å søke på. Søk etter dokumentnavn Søk etter produktbildenavnet. Åpne Bildemappen og finn bildet der. Kryss av hvilke elnummer som skal kobles mot et Produktbilde. Samme bildet kan kobles mot flere elnummer Velg bilde og høyreklikk, man får da opp en rekke valg, velg «Koble til valgte produkter». Bildet er nå koblet mot elnummer. I det samme vinduet så er det også andre nyttige funksjoner. Vis tilkoblede elnummer. Resultat i høyrevinduet er en liste over elnummer(e) som er koblet mot bilde Koble fra valgte produkter. Gi nytt navn. Endrer dokumentnavnet Bytt med et annet objekt. Oppdater fil. Erstatt eksisterende bilde med et nytt. Slett. Sletter bilde. Bildet kan ikke være koblet mot noe elnummer. Last ned. Laster ned originalbilde til din maskin. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

22 ELEKTROFORENINGEN 6.3 Registrer dokumenter Logg deg inn med ditt personlige passord og velg Bilder og dokumenter under Verktøy Figur 6.3: Last opp dokument. Last opp dokument Popupvinduet har Produktbilde som standard på Filtype. Velg den aktuelle dokumenttypen f.eks. FDV dokumentasjon i nedtrekksvinduet. I feltet Fil velger du dokumentet (som må være et PDF-dokument) som ligger lokalt på din maskin eventuelt server. Trykk på «Velg fil» for å finne dokumentet. Dokumentet må være i PDF-format og ikke overstige 1 MB. Navngi dokumentet i feltet «Dokumentnavn» og trykk så på knappen «Last opp». Oversikt over dokumenttyper som kan legges inn i EFObasen 3.0. FDV HMS Produktdatablad Målskisse Brukermanual Produktside URL REACH RoHS Energimerking Ytelseserklæring Produktdataark for energimerking CE Deklarasjon Garanti deklarasjon Nettadresse(URL-link) Bruk knappen «Registrer lenke» som ligger nede i venstre hjørne for å skape en lenke mot en ekstern nettadresse hvor dokumentet ligger. Se Figur 6.3. Vi anbefaler at dokumentets nettadresse brukes. Da er det alltid det sist oppdaterte dokumentet som lastes ned via EFObasen. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

ELEKTROFORENINGEN 23 Figur 6.4: Lag en link mot en ekstern nettadresse. 6.4 Koble dokumenter mot tilhørende elnummer Se punkt 6.2 og figur 6.2. Koblingen av dokumenter gjøres på samme måte som produktbilder. Last ned enkelt bilde I produktdetaljvinduet kan man hente originalbildet som leverandøren har koblet mot produktet. Trykk på det blå ikonet nede i høyre hjørne av bildet. Lagre bildet på din maskin eller server. Figur 6.5. Last ned originalbildet. Last ned billedpakke via epost Søk frem hvilke produkter som du vil ha originalbildene som leverandøren har lastet opp tidligere til EFObasen. Klikk på ikonet oppe i høyre hjørne. Se Figur 6.6. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

24 ELEKTROFORENINGEN Figur 6.6: Bestill billedpakke fra EFObasen. Klikk på ikonet helt til høyre. Som standard er din epostadresse allerede lagt inn i «Send boksen», endre den hvis bildene skal sendes til andre enn deg selv. Klikk «Ok». Du vil få en epost iløpet av 10-15 minutter (er det mye trafikk kan det ta lengre tid) med en link til billedpakken som er en ZIP fil. Figur 6.7: Send bilder Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

7 UTFYLLING/REDIGERING AV EGENSKAPER I EFOBASEN ELEKTROFORENINGEN 25 7.1 Oppdatering av enkelte produkter Det enkelte produkt vil oppdateres på samme måte som tidligere, men har fått et utvalg av nye egenskaper tilknyttet. ETIM Egenskapene finner man her. Disse finner du under fanen «Produktdata» når du er inne på produktvisningssiden: Figur 6.1: Produktdata Listen over hvilke felter som er tilknyttet et produkt, vil endre seg avhengig av hvilken EFO-klasse produktet er tilknyttet. Noen felter er bundet til definerte verdier, og her må man velge en verdi fra en rullgardinmeny. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

26 ELEKTROFORENINGEN 8 SØK FREM OG SAMLE DOKUMENTASJON 8.1 Hvordan hente opp/lagre dokumenter enkeltvis Figur 8.1: Samle dokumentasjon. Gå til siden «Samle Dokumentasjon». Merk av for type dokument som ønskes. Det er flere muligheter for å søke frem ønskede dokumenter: Søk på elnr. - da vises dokumentet som er linket opp mot dette elnr. Søk på leverandør - da vises en oversikt over samtlige dokumenter som er registrert på denne leverandør. Se figur 8.2. Søk på dokument - da vises det dokumentet som har nevnte dokumentnavn. Søk på varetekst - da vises det eller de dokumenter som har knyttet produkter med nevnte varetekst eller deler av varetekst til seg. For å se dokumentet klikk en gang på dokumentnavnet og så på Vis valgte dokument. Da vises dokumentet og det kan lagres. Hvordan flette flere dokumenter sammen Fremgangsmåten for å søke frem dokumenter er som beskrevet ovenfor. Når ønsket dokumenter søkt frem, dobbeltklikk på dokumentet slik at det flyttes over til høyre rubrikk. Gjenta dette til alle dokumentene som ønskes flettet sammen til et dokument ligger i høyre rubrikk. (Ved å stå på et dokument å trykke Fjern kan man fjerne et dokument som allerede er lagt over). Når ønskede dokumenter liggende i høyre rubrikk trykk Flett og last ned dokument. Se figur 8.2. Leverandørinformasjon Hvis man sammen med dokumentene ønsker en leverandøroversikt la haken utfor Inkluder leverandørinformasjon blir stående, ønskes ikke leverandøroversikt fjernes haken før flett dokumenter trykkes. I leverandørinformasjonen fylles inn prosjektnavn, grossist, kontaktperson osv. Det blir da produsert et PDF dokument som inneholder de valgte dokumentene samt en leverandøroversikt. Det nye dokumentet kan åpnes og lagres via Acrobat Reader. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

ELEKTROFORENINGEN 27 Figur 8.2 Fyll ut leverandørinformasjonen i vinduet som kommer opp og trykk på Last ned. Et pdf dokument vilbli produsert. Åpnes i en PDF Reader. Figur 8.3. Fyll feltene i skjemaet. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

28 ELEKTROFORENINGEN 9 STATISTIKKSYSTEMET - NY VERSJON KOMMER 9.1 Melde inn statistikkdata Velg «Melde inn statistikkdata» under siden «Statistikk». Se figur 9.1. Statistikkdata registreres for den aktuelle perioden som vises i menyen, se figur 9.1. Om du ønsker å laste opp statistikkdata via Excel, må du velge periode før du laster ned Excelarket. Excelarket du laster ned er knyttet til den aktuelle perioden som er valgt og kan kun brukes til å laste opp resultater til denne perioden. Figur 891: Registrere statistikkdata, enten ved å bruke blyanten på høyre side av tabellen eller laste ned et excelark Hvis du vil bruke Excelarket for utfylling av statistikkdata, så laster du det ned til din maskin. Trykk på knappen «Last ned som Excel». Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

ELEKTROFORENINGEN 29 Figur 9.2: Fyll inn dine data i Excelarket før du laster det opp igjen, se figur 9.2 Innmelding av Statistikkdata med Excelark Nå er innmelding av statistikkdata via Excelark på samme side som Registere statistikkdata, se figur 9.1. 9.2 Statistikksegmenter Blokkummer der ditt firma har produkter i EFObasen er forhåndsvalgt. Kryss av for alle blokknummer du kan rapportere omsetningstall på. Du må velge blokknummer på nivå 3. Du kan fortløpende lagre en arbeidskopi ved å trykke på «Lagre kladd». Når du er fornøyd med ditt utvalg av blokknummere, velger du «Lagre og godkjenn utvalg». Figur 9.3: Velg Statistikksegmenter under «Statistikk»siden. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

30 ELEKTROFORENINGEN 10 MINE PROSJEKTER 10.1 Opprett nytt prosjekt Prosjekter i EFObasen er en ny funksjon som spiller på lag med EFOs nye App som finnes i Android og ios versjoner. Man kan opprette prosjekter her i EFObasen eller direkte i EFOs nye app. I et prosjekt kan man legge til rom, f.eks et kjøkken, bad osv. Og man plukker produkter direkte fra efobasen og legger disse til i de forskjellige rommene. I appen (avhengig av at mobilenheten har kamera) har man også direkte mulighet til å ta bilder av rommene og legge disse inn i prosjektet sammen med resten. Figur 10.1: Under «Mine prosjekter» kan man opprette nye prosjekter, redigerre på eksisterende som er opprettet tidligere, f.eks fra en mobilenhet. Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

Opprett nytt prosjekt. ELEKTROFORENINGEN 31 Klikk på knappen «Opprett nytt prosjekt» og fyll alle ønskede felter. Det er kun Prosjektnavn som er et påkrevet felt som må fylles ut. Når alle ønskede felter er utfylt, klikk på lagre knappen. Figur 10.2: Fyll ut feltene i skjemaet, klikk på lagre. Figur 10.3: Prosjektet dukker nå opp i vinduet. Klikk på prosjektnavnet for å redigere videre på prosjektet. Når prosjektet er opprett kan man legge til rom og produkter som skal være med i prosjektet. Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

32 ELEKTROFORENINGEN 11 EFO-KLASSER / ETIM I forbindelse med innføring av ETIM, har Efo innført Efoklasser som en erstatning for dagens Blokknummer. Dette gjøres fordi det er umulig å koble blokknummer mot ETIM i en en til en relasjon, og for å gjøre det litt lettere å finne en riktig ETIM klasse å legge produkter i. ETIM er delt inn i to nivåer ETIM grupper (EG) og ETIM klasser (EC) ETIM grupper kan best sammenlignes med våre El.nummer grupper. ETIM klasser kan best sammenlignes med nivå 3 i Blokknummerstrukturen. Hver ETIM klasse har sitt sett med egenskaper. EFO-klassene har en struktur som minner om blokknummer, men som er basert på Elnummergrupper. 1. nivå er El.nummer grupper. 2. nivå er navnet på gruppen som best beskriver hvilke produkter som ligger der. 3. nivå er det norske navnet på ETIM klasse => ETIM klasse = Efoklasse. Figur. 11.1: EFO-klasse struktur Brukermanual for EFObasen Ver. 3.0.0

ELEKTROFORENINGEN 33 Eksempel på et produkt som er koblet mot EFO-klasse 14002004. Her vises ETIM egenskapene som tilhører den EFO-klassen, ligger under «Produktdata»: Figur 11.2: ETIM egenskaper Ver. 3.0.0 Brukermanual for EFObasen

Elektroforeningen, Fridtjof Nansens vei 17, 5.etg 0369 OSLO 22 62 63 50, www.efo.no