Konkurransegrunnlag Rammeavtale for kjøp av kontorrekvisita Tilbudsfrist: 25.4.2012 Kl. 14:00
Innhold 1 INNLEDNING OG INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen... 3 1.3 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 3 1.4 Avtaletype og varighet... 4 1.5 Anskaffelsesprosedyren... 4 1.6 Fremdriftsplan... 4 2 KRAV TIL TILBUDETS FORM OG INNHOLD... 5 2.1 Innleveringsadresse... 5 2.2 Tilbudsbrev... 5 2.3 Tilbudets format og pakningsinstruks... 5 2.4 Tilbudets innhold og struktur... 6 2.5 Forbehold og avvik... 6 3 KVALIFIKASJONSKRITERIER... 7 3.1 Om kvalifikasjonskravene... 7 3.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske forhold... 7 3.3 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 3.5 Tilbyders tiltak for å redusere miljøbelastningene... 8 4 TILDELINGSKRITERIER... 9 5 BEHANDLING AV TILBUDENE OG FORMALITETER... 10 5.1 Tilleggsopplysninger... 10 5.2 Språk... 10 5.3 Avlysning av konkurransen... 10 5.4 Tilbyders deltakelseskostnader... 10 5.5 Endring av konkurransegrunnlaget... 10 5.6 Registrering av mottatt tilbud... 11 5.7 Offentlig tilbudsåpning... 11 5.8 Avvisning av tilbud... 11 5.9 Meddelelse... 11 5.10 Returnering av dokumenter... 11 5.11 Eiendomsrett... 11 5.12 Avklaringer/klargjøringer... 12 5.13 Konfidensialitet og taushetsplikt... 12 5.14 Alternative tilbud... 12 5.15 Frist til å levere tilbud... 12 5.16 Vedståelsesfrist... 12 Side 2 av 12
1 Innledning og informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Vox, nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk, er en etat underlagt Kunnskapsdepartementet. Vox arbeider for økt deltakelse i samfunns- og arbeidsliv ved å heve kompetansenivået hos voksne. Det legges særlig vekt på grunnleggende ferdigheter og realkompetanse. Vox forvalter driftstilskudd til studieforbund, fjernundervisningsinstitusjoner og andre organisasjoner, samt tildeler midler til pedagogisk utviklingsarbeid, og forvalter Program for basiskompetanse i arbeidslivet. Vox gjennomfører undersøkelser, utredninger, analyser og evalueringer om voksnes læring. Vox har rundt 90 ansatte, og har kontor i Karl Johans gate 7 i Oslo. For mer informasjon om Vox, gå inn på www.vox.no. 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen Vox ønsker å sikre at virksomheten til enhver tid har all nødvendig kontorrekvisita tilgjengelig innenfor gode økonomiske rammer. Formålet med konkurransen er å inngå rammeavtale med én tilbyder om kjøp av kontorrekvisita. For en nærmere beskrivelse av oppdraget, se vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget. 1.3 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt; Vedlegg 1- Kravspesifikasjon Vedlegg 2- Utkast til Rammeavtale Vedlegg 3- HMS- egenerklæring Vedlegg 4- Sosial dumping- egenerklæring Vedlegg 5- Prismatrise Vedlegg 6- ILO-konvensjoner- egenerklæring Side 3 av 12
1.4 Avtaletype og varighet Utkast til kontrakt utgjør vedlegg 2, og regulerer forholdet mellom partene. Avtalen trer i kraft 1. juni 2012 og løper i fire år frem t.o.m. 31.5.2016. Partene har gjensidig rett til å si opp avtalen med 3 mnd skriftlig varsel. Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige, jf. anskaffelsesforskriftens bestemmelser 11-11. Dersom tilbyder har forbehold til utkastet til kontrakt, skal disse klart fremgå i tilbudsbrevet jf. pkt. 2.2. 1.5 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som en konkurranse med forhandling, uten forutgående kunngjøring, etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Del II jfr. Forskriftens 5-1. Alle interesserte leverandører får anledning til å levere tilbud. Vox velger ut 3-5 tilbydere som det blir inngått forhandlinger med. 1.6 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for å levere tilbud 25.4.2012, kl. 14:00 Valg av tilbydere til forhandlinger 4.5.2012 Valg av leverandør og melding om kontraktstildeling 14.5.2012 Klagefrist for valg av leverandør 28.5.2012 Kontraktsinngåelse 29.5.2012 Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Side 4 av 12
2 Krav til tilbudets form og innhold 2.1 Innleveringsadresse Tilbudet skal leveres til Vox, nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk: Postadresse: Gateadresse: Postboks 236 Sentrum 0103 Oslo Karl Johans gate 7 (inng. Dronningensgate) 0154 Oslo Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. 2.2 Tilbudsbrev Sammen med tilbudet skal det følge et tilbudsbrev som er datert og underskrevet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. I brevet skal det også klart fremgå hvem som er kontaktperson hos tilbyder, inkludert stilling og kontaktinformasjon (e-post adresse og telefonnummer). 2.3 Tilbudets format og pakningsinstruks Tilbudet skal leveres i lukket og nøytral forsendelse uten tilbyders navn eller andre kjennemerker. Forsendelsen skal merkes Anbudskonkurranse - Kontorrekvisita. Tilbudet skal leveres i 2 papireksemplar, hvorav ett i sladdet utgave hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Papireksemplaret skal være i A4 format og innsatt i perm. I tillegg skal det leveres ett eksemplar på minnebrikke/cd, med tilbudsdokumentene i Word og/eller i PDF format. Side 5 av 12
2.4 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal deles opp i separate avsnitt. Det skal navnes og organiseres slik de her er beskrevet: Avsnitt nr. 1: Tilbyders organisatoriske og juridiske forhold jf. pkt. 3.2 Avsnitt nr. 2: Tilbyders økonomiske og finansielle stilling jf. pkt. 3.3 Avsnitt nr. 3: Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. pkt. 3.4 Avsnitt nr. 4: Tilbyders tiltak for å redusere miljøbelastningene jf. pkt. 3.5 Avsnitt nr. 5: Leverandørens svar på kravspesifikasjon, vedlegg 7 Avsnitt nr. 6: Pris og prismatrise, vedlegg 5 Avsnitt nr. 7: Tilbyders varekatalog Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 2.5 Forbehold og avvik Dersom tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget med vedlegg, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet jf pkt 2.2. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelsen, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Side 6 av 12
3 Kvalifikasjonskriterier 3.1 Om kvalifikasjonskravene Oppdragsgiver stiller krav til Tilbyder. Det stilles krav til Tilbyderens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Tilbyderens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun Tilbydere som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske forhold 3.2.1 Firmaattest Det kreves at Tilbyderen er et lovlig etablert foretak. Firmaattest skal vedlegges. 3.2.2 Skatteattester Tilbyder skal ikke ha restanser på skatter og avgifter. Tilbyder skal levere en skatteattest for merverdiavgift og en skatteattest for skatt. Attestene skal være utstedt av kemneren/ kommunekassereren på tilbyders forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Attestene må ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristen. 3.2.3 HMS egenerklæring Tilbyder skal ha et fungerende HMS-system. Tilbyder skal legge frem egenerklæring (vedlegg 3) om lovbestemte krav innen helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 3.2.4 Sosial dumping - egenerklæring Det kreves at Tilbyder har gode lønns- og arbeidsvilkår. Tilbyder skal legge frem egenerklæring (vedlegg 4) om sosial dumping. 3.2.5 ILO-konvensjoner Tilbyder plikter å påse at produksjon og leveranse av ytelser skjer i henhold til bestemmelser fra ILOs konvensjoner. Tilbyder skal legge frem egenerklæring (vedlegg 6) om ILO - konvensjoner. Side 7 av 12
3.3 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Tilbyder skal være rangert som kredittverdig eller bedre. Tilbyder skal levere kredittratingrapport fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. Kredittratingrapporten skal ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Dersom tilbyderen støtter seg på den økonomiske kapasiteten til andre foretak, må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og underleverandør vedlegges tilbudet. 3.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at tilbyder har en organisasjon med kompetanse og kapasitet som kan håndtere denne typen kontrakter. Tilbyder skal legge frem en oversikt over Tilbyders viktigste tilsvarende leveranser av lignende art de 2 siste årene, inkludert deres verdi, tidsrom og mottaker. Tilbyder skal levere en beskrivelse av sitt distribusjonsnett, og hvordan varene leveres til kunden. 3.5 Tilbyders tiltak for å redusere miljøbelastningene Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med en tilbyder som bidrar til å redusere uønskede belastninger av miljøet. Oppdragsgiver krever i denne anskaffelsen at tilbyder har etablert tiltak for å redusere miljøbelastningene. Tilbyder skal levere bekreftelse på medlemskap i materialselskapenes returordning (for eksempel Grønt Punkt) eller at de er tilknyttet eller selv driver annen tilsvarende godkjent ordning for innsamling og gjenvinning av emballasjeavfall. Tilbyder skal legge ved en bekreftelse og/eller dokumentasjon på at de har et system for retur og resirkulering av batteri og elektronisk avfall. Side 8 av 12
4 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige. Tilbydere rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av tildelingskriteriene i tabell 1. Tildelingskriterier Vekt Pris 60 % Vareutvalg 10 % Kundeoppfølging, bestillingssystem og leveringsbetingelser 25 % Miljø 5 % Tabell 1: Tildelingskriterier Alle kravene er beskrevet i kravspesifikasjonen. Vurdering av tilbudene vil bli gjort ut i fra Tilbyders svar på de enkelte punkter i kravspesifikasjonen. Hvert enkelt tildelingskriterium vil bli gitt en karakter fra 0 10 der 10 er beste karakter. Den gitte poengscoren til hvert enkelt kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. Pris Prismatrisen (vedlegg 5) skal fylles ut. Vurdering av pris vil bli gjort ut i fra total sum på standardvarer i prismatrisen. Vareutvalg Tilbyders sortiment også utover standardutvalget i prismatrisen vil bli tillagt vekt. Kvalitet på det tilbudte sortiment vil også bli vurdert. Kundeoppfølging, bestillingssystem og leveringsbetingelser Her vil vi vurdere Tilbyders system for implementering og oppfølging, håndtering av returvarer/feilbestilte varer og reklamasjoner, samt Tilbyders system for statistikk. Vi vil vurdere Tilbyders funksjon med en Selger, samt funksjonalitet og brukervennlighet av elektronisk bestillingsportal (på grunnlag av utprøving av bestillingsportalen). Videre vil vi vurdere leveringstid for standardvarer (vedlegg 5), samt leveringstid for bestillingsvarer. Tilbyders system for merking og levering av varer vil også bli vurdert. Miljø Her vil Leverandørens system for retur av batterier og øvrig elektronisk avfall bli vurdert. Vi vil også vurdere andel miljømerkede/miljøvennlige varer i prismatrisen. Presentasjon/tilgjengelighet/produktinformasjon av miljømerkede/miljøvennlige varer i bestillingsportalen og i katalogen, vil også bli vurdert. Side 9 av 12
5 Behandling av tilbudene og formaliteter 5.1 Tilleggsopplysninger Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse skal all kommunikasjon vedrørende konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig være skriftlig. Spørsmål og avklaringer skal framsettes så fort som mulig. Eventuelle spørsmål sendes med e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Merk e-posten med Spørsmål til Anbudskonkurranse Kontorrekvisita Alle svar på spørsmål vil bli anonymisert og publisert slik at de er tilgjengelig for alle. Oppdragsgivers kontaktperson for denne konkurransen er: Svein Fylling e-post: svein.fylling@vox.no Tlf. 23 38 14 40 5.2 Språk Tilbudet skal leveres på norsk. 5.3 Avlysning av konkurransen Dersom Vox har saklig grunnlag for det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor tilbydere. 5.4 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, forhandling og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse i konkurransen vil ikke på noen måte forplikte Oppdragsgiver å inngå kontrakt med Tilbyder eller involvere Oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 5.5 Endring av konkurransegrunnlaget Vox kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi tilbyderne informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil Vox fastsette en forholdsmessig Side 10 av 12
forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. 5.6 Registrering av mottatt tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.7 Offentlig tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.8 Avvisning av tilbud Tilbudet vil bli avvist dersom: det ikke er levert innen angitt tidsfrist det ikke er levert i en lukket, anonymisert forsendelse merket Anbudskonkurranse Kontorrekvisita (jf. pkt. 2.3) det i tilbudet ikke følger med et undertegnet følgebrev på papir (jf. Kapittel 2.2) Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det. 5.9 Meddelelse Dersom tilbudet blir forkastet eller avvist, vil tilbyderen bli meddelt dette. Når Vox har besluttet hvilke tilbydere som skal tildeles avtalen, vil samtlige tilbydere bli medelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde begrunnelsen for valget og angi klagefrist for tilbyderne. De ikke antatte tilbyderne, vil på forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen. Svar på en slik forespørsel vil bli sendt senest 5 kalenderdager etter at tilbyder har bedt om begrunnelse. 5.10 Returnering av dokumenter Ingen tilbudsdokumenter vil bli returnert. 5.11 Eiendomsrett Konkurransegrunnlaget er Vox sin eiendom og skal slettes innen fem kalenderdager etter at tilbyder har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Vox ber om det. Mottaker av konkurransegrunnlaget som ikke velger å levere noe tilbud, må Side 11 av 12
slette konkurransegrunnlaget innen 5 kalenderdager etter at leveringsfristen har gått ut. 5.12 Avklaringer/klargjøringer Etter at tilbudene er kommet inn, kan Vox ved forespørsel be tilbyderne foreta avklaringer/klargjøringer vedrørende tilbudet. Avklaringene kan skje skriftlig eller ved personlige møter. 5.13 Konfidensialitet og taushetsplikt Vox ber om at dette grunnlaget behandles konfidensielt. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Forvaltningsloven 13. 5.14 Alternative tilbud Vox ønsker ikke alternative tilbud. 5.15 Frist til å levere tilbud Tilbud skal være Vox i hende innen 25.4.2012 kl. 14:00 5.16 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 90 dager etter tilbudsfristens utløp. Side 12 av 12