KONKURRANSEGRUNNLAG Open anbodskonkurranse forskrifta si del I og II for kjøp av Varm skulemat på Lægreid skule for levering til Eidfjord kommune Tilbodsfrist : 20 oktober kl. 12.00
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL BESKRIVING AV OPPDRAG... 3 1.1 Oppdragsgjevar og kontaktperson... 3 1.2 Anskaffinga sitt formål og omfang... 3 1.3 Periode for leveranse... 3 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 3 1.5 Kunngjering... 3 1.6 Tilbodsmøte og synfaring... 4 1.7 Tilleggsopplysningar... 4 1.8 Rettingar, tillegg eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 1.9 Framdriftsplan... 4 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD... 5 2.1 Anskaffingsprosedyre... 5 2.2 Offentlegheit... 5 2.3 Teieplikt... 5 2.4 Innlevering av tilbod og tilbodsutforming... 5 2.5 Deltilbod... 6 2.6 Vedståingsfrist... 6 2.7 Tilbakekalling eller endring av tilbodet... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Dokumentasjon for innbetalte skattar... 6 3.2 HMS-system... 6 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 4 KRAV TIL YTINGA... 7 5 TILDELINGSKRITERIA... 7 6 OPPDRAGSGJEVARS BEHANDLING AV TILBODA... 8 6.1 Registrering av tilbod... 8 6.2 Tilbodsopning.... 8 7 AVGJERSLE AV KONKURRANSEN... 8 7.1 Avlysing av konkurransen og totalforkasting... 8 7.2 Informasjon og grunngjeving av kontraktstildeling... 8 Side 2
1 GENERELL BESKRIVING AV OPPDRAG 1.1 Oppdragsgjevar og kontaktperson Oppdragsgjeva Eidfjord kommune Navn: Arne Bu, driftsleiar kommunale bygg Adresse: Simadalsvegen 1 E-post: arne.bu@eidfjord.kommune.no Telefon: 53 67 35 00 Spørsmål skal rettast til kontaktpersonen på e-post. Det skal ikkje vera kontakt med andre personar hos oppdragsgjevar om anbodskonkurransen. 1.2 Anskaffinga sitt formål og omfang Eidfjord kommunestyre har vedteke å innføra eit varmt måltid per dag for elevane på Lægreid skule og ungane imodnen barnehage. Løysinga skal settast i verk ved skulestart i januar 2015. Løysinga er frivillig for skulebarna. Maten skal tillagast på storkjøkkenet på samfunnshuset i Eidfjord. Serveringa skal skje i ny kantine på same stad. 1.3 Periode for leveranse Ordninga skal starte ved skulestart på nyåret 2015. Første dag for levering er 15. januar. Avtala gjeld fram til skuleslutt i juni 2016. Deretter vil det vera mogleg å forlenga avtalen med eitt pluss eitt år i opsjon. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet med følgjande vedlegg. Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: HMS-eigenerklæring Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: Avtale Vedlegg 5: Livsmedelsverket Bra mat i skolan (Svensk) Vedlegg 6: Helsedirektoratet - Retningslinjer for skolemåltidet 1.5 Kunngjering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. Side 3
1.6 Tilbodsmøte og synfaring Det vert gjennomført eit frivillig tilbodsmøte i Eidfjord med synfaring på samfunnshuset tysdag 16. september kl. 10.00. Oppmøte er på Eidfjord kommunehus, Simadalsvegen 1. Me bed interessentar melda frå om dei kjem til møtet eller ikkje. Utgifter til tilbodsmøtet vert ikkje dekka. Det vil verta utarbeidd referat frå møtet. 1.7 Tilleggsopplysningar Viss leverandøren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjev tilstrekkeleg informasjon eller han finn feil, skal dette meldast per e-post til oppdragsgjevar. Skriftleg kommunikasjon skal merkast : «Sak 13/46 Varm skulemat på Lægereid skule» og sendast til oppdragsgjevars kontaktperson på e-post. Spørsmål som er kome inn og tilhøyrande svar vert gitt til alle interessentar. 1.8 Rettingar, tillegg eller endring av konkurransegrunnlaget Innan tilbodsfristen sitt utløp har oppdragsgjevar rett til å retta, supplera og endra konkurransegrunnlaget viss dette ikkje er vesentlege endringar. Slike endringar skal med ein gong sendast til alle som har motteke konkurransegrunnlaget. Endringane skal og kunngjerast via Doffin. 1.9 Framdriftsplan Oppdragsgjevar har lagt opp til følgjande tidsramme for anbodskonkurransen. Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN/TED 5. september Tilbodsmøte i Eidfjord med synfaring 16. september Referat frå tilbodsmøte 19. september Frist for å levere tilbod 20. oktober kl 12.00 Tilbodsopning 20. oktober kl 13.00 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 3. november Klagefrist leverandører 17. november Kontraktsinngåelse 18. november Oppstart av arbeidet Første levering 15. januar Side 4
2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD 2.1 Anskaffingsprosedyre Anskaffinga gjennomførast etter Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser» (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffinga skal gjennomførast som opne anbodskonkurranse for ikkje prioriterte tenester etter forskrifta sin del I og del II over nasjonal terskelverdi. 2.2 Offentlegheit Tilbod og anskaffingsprotokoll kan unnatakas offentlegheit, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23 inntil val av leverandør er bestemt. Om leverandøren ynskjer det kan han levera ei utgåve av tilbodet kor det kor det som vert sett på som forretningshemmelegheiter er sladda. Ved førespurnad om innsyn, skal oppdragsgjevar uavhengig av dette vurdera om opplysningane er av ein slik art at oppdragsgjevar pliktar halda dei utanfor offentlegheit. 2.3 Teieplikt Oppdragsgjever og tilsette hos oppdragsgjevar pliktar å hindra at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar som det vil vera av konkurransemessig betyding å hemmeleghalde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Innlevering av tilbod og tilbodsutforming Tilbodet skal leverast og vera oppdragsgjevar i hende innan fristen til. Eidfjord kommune, Rådmann Simdalsvegen 1 5783 EIDFJORD Tilbodet skal pakkast i emballasje og merkast «Tilbod sak 14/xxx Varm skulemat på Lægereid skule» For seint innkomne tilbod vil verta avvist. Dette gjeld også om forseinkinga skuldast tredjepart. Tilbodet skal innhalda følgjande: 1. Eit tilbodsbrev som er datert og signert. Tilbodsbrevet skal innehalde: Referanse til konkurransegrunnlag Leverandørens adresse Side 5
Leverandøren sin kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Tilbodsbrevet skal vera datert og underskrevet av person(ar) som har fullmakt til å forplikta leverandøren. 2. Følgjande skal leggast ved tilbodsbrevet: 1. Dokumentasjon Skatteattester 2. Dokumentasjon HMS-eigenerklæring 3. Dokumentasjon Firmaattest 4. Dokumentasjon Årsrekenskap 5. Prisskjema 6. Etterspurt informasjon i høve til tildelingskriteria og kravspesifikasjonen Tilbodet skal leverast i ein perm med skiljeark etter denne oppbygginga. 2.5 Deltilbod Tilbod på delar av arbeidet vert ikkje akseptert. 2.6 Vedståingsfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbod 90 dagar frå tilbodsfristens utløp. 2.7 Tilbakekalling eller endring av tilbodet Innleverte tilbod kan tilbakekallast eller endrast innan tilbodsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbod skal skje skriftleg. Endringar av tilbodet det er å betrakte som et nytt tilbod og må tilfredsstille alle krav. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Under følgjer det som er obligatoriske krav for selskapet som skal levera tilbod. 3.1 Dokumentasjon for innbetalte skattar Krav Leverandøren skal ha ordna forhold i høve til skatteinnbetaling og innbetaling av meirverdiavgift Dokumentasjonskrav Skatteattest Meirverdiavgiftsattest 3.2 HMS-system Krav Leverandøren skal ha eit fungerande HMS- system. Dokumentasjonskrav HMS-eigenerklæring Side 6
3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal vera eit lovleg etablert føretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføra oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsrekneskap inkludert styret sin årsmelding og revisorerklæring Dersom leverandøren av gyldige grunner ikkje kan koma med dokumentasjon oppdragsgjevar har bed om, kan han godtgjera sin økonomiske og finansielle stilling med et kvart anna dokument som oppdragsgjevar kan akseptera. 4 KRAV TIL YTINGA Det som skal leverast til Eidfjord kommune er detaljert beskrive i Vedlegg 1- Kravspesifikasjon. 5 TILDELINGSKRITERIA Tildelinga skjer med bakgrunn i kva for tilbod som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgjande kriterier. Kriterium Vekting Grunnlag Pris 40-60% Prisar i prisskjema, sjå vedlegg 3. Leveringssikkerhet 40-60% Leverandøren skal beskriva korleis ein har tenkt løysa oppgåva med tanke på dette punktet i kravspesifikasjonen. Sjå punkt 7 i kravspesifikasjonen, vedlegg 1. Side 7
6 OPPDRAGSGJEVARS BEHANDLING AV TILBODA 6.1 Registrering av tilbod Tilboda vert påført tidspunkt for mottak etter kvart som dei kjem inn. På oppmoding vil oppdragsgjevar skriftleg stadfesta når eit tilbod er motteke. 6.2 Tilbodsopning. Tilbodsopninga vil ikkje vera offentleg. 7 AVGJERSLE AV KONKURRANSEN 7.1 Avlysing av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgjevar kan avlysa konkurransen eller forkasta alle tilbod dersom det er stadfesta sakleg grunn. 7.2 Informasjon og grunngjeving av kontraktstildeling Oppdragsgjevars avgjersle om kven som skal tildelast kontrakt, vil bli varsla skriftleg til alle deltakarane samtidig i rimeleg tid før kontrakt vert inngått. Det gis ein klagefrist på 14 kalenderdagar. Når klagefristen er over har oppdragsgjevar til føremål å inngå kontrakt. Side 8
Vedleggoversikt Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Kravspesifikasjon HMS eigenerklæring Prisskjema Avtale Livsmedelsverket Bra mat i skolan (Svensk) Helsedirektoratet - Retningslinjer for skolemåltidet Side 9
Vedlegg 1: KRAVSPESIFIKASJON 1. OMFANG Kontrakten vil omfatta dagleg produksjon av skulemat på kommunen sitt produksjonskjøken på samfunnshuset i Eidfjord med alt tilhøyrande arbeid samt reinhald. 2. BRUK AV KOMMUNENS KJØKEN OG UTSTYR Maten skal lagast på kommunen sitt kjøken på samfunnshuset i Eidfjord. Kjøkenet vil vera utstyr som eit moderne storkjøken med alt tilhøyrande utstyr. Det vil og vera kjøl, frys og lager for tørrvarer på staden. Kjøkenet vil ha ein eigen oppvasksone med eigna oppvaskmaskin. 3. MATVARETRYGGLEIK Produksjon og oppbevaring råvarer og mat skal til ei kvar tid tilfredsstilla dei krav næringsmiddellova set. Det vil også vera krav til leveranse av diettmat/spesialkost. 4. KRAV TIL PERSONALE Minst ein person som dagleg tek del i produksjonen av mat skal ha fagleg bakgrunn som kokk. Dette skal dokumenterast med fagbrev. 5. DAGLEGE RUTINAR Det er opp til leverandøren å finna eigne rutinar for løysinga av oppgåva. Det som ligg fast er dette. Maten skal lagast på kjøkenet på samfunnshuset i Eidfjord. Maten skal settast fram i ein serveringsdisk og denne skal påfyllast etter behov. Mat skal til barnehagen skal leggast opp i eigna oppbevaringsutstyr for at personale frå barnehagen skal henta den. Serveringsutstyr som tallerken, bestikk og glas som brukarane har nytta skal vaskast og settast på plass dagleg. Elevane skal sjølve forsyna seg av maten. Det skal i samarbeid med skulen lagast ordningar for at ungane forsyner seg med det som er berekna til ein porsjon av kjøt/fisk, slik at det vert mat nok til alle. Skulen stiller med personale som skal ha tilsyn med servering og orden i kantina. 6. INNKJØP OG FORBRUK Leverandøren ber råvarekostnadene og kontakt med leverandørar. Forbruksmateriell knytt til produksjonen er ein del av dette. Avtalte prisar skal dekke kostnadane. Side 10
7. PLAN FOR LEVERANSEN Leverandør må gje garanti for at verksemda kan produsera mat til rett tid kvar dag gjennom heile skuleåret. Leverandøren skal vidare gjere greia for korleis ein skal løysa planlagt fråvær og ikkje planlagt fråvær som til dømes sjukdom. Det er avgjerande at det vert laga mat kvar skuledagdag. Sikkerheit for dagleg leveranse er gjort til eit tildelingskriterium. Ved gjennomgang saman med skulens leiing vil leveringssikkerheit vera eit tema for oppfølging. Om tilbydar brukar underleverandør(ar) for denne delen av tenesta skal dette gå fram av tilbodet. Om leverandøren ikkje leverer etter avtalen kan kommunen syta for andre løysingar for leverandøren si rekning. 8. OMFANG Første dag for levering på skulen er 15. januar 2015. Behovet for varmt lunsjmåltid til Lægreid skule er ikkje mogleg å slå fast heilt bestemt, så lenge ordninga er frivillig. Me reknar med at omlag 80% av elevane vel å vera med. Prisskjema er satt opp slik at det skal fange opp variasjonar i tal på deltakarar. Elevtalet på skulen for skuleåret 2015 er 103. Det er 190 skuledagar for skuleåret 2014/2015. Frå oppstart 15. januar til skuleavslutning i juni 2015 er det 96 skuledagar. Det vil verte fråtrekk for planlagt elevfråvær. Talet for ungar i Modnen barnehage er 30 ved oppstart i januar. Dei skal berre ha mat i perioden skulen er open. I tillegg er det ein dag i veka dei ikkje skal ha mat pga. turdag. Dette vil vera ein fast dag i uka. 9. KVALITET Kommunen presiserer at føljande kvalitetskrav skal leverast. Kvaliteten vil verta følgt opp av skulen i jamnlege møter med leverandøren. Maten skal i hovudsak vera tillaga av ferske og friske råvarer. Fabrikklaga ferdigprodukt skal avgrensast til eit minimum. Mindre avvik på dette kan skje av omsyn til tilgang på ferske råvarer. Dette skal rapporterast til skulens leiing. Maten skal vera varm og vera tilpassa born og ungdom. Kalde fullverdig måltid som til dømes salat aksepterast. Spesialmat som skuldast allergiar eller religion må påreknast. Kommunen skal på førehand godkjenna søknader frå elevar og informera leverandøren. Leverandøren skal presentera planlagt meny i periodar på 14 dagar til ein månad av gangen. Menyane skal næringsbereknast. Oppfølging av menyar og næringsinnhald er tema for gjennomgang med kommunen. Måltidet skal i all hovudsak følgja denne samansetjinga såkalla tallerkenmodell : Side 11
1/3 poteter, ris, pasta, kornvarer, bønner og linser. 1/3 grønsaker 1/3 fisk, kjøt evt. bønner og linser som proteinkilde. Leverandøren skal legge til grunn «Helsedirektoratet sine retningslinjer for skolemåltid» se vedlegg 5 og svenske retningslinjer i «LIVSMEDELS VERKET bra mat i skolan.» vedlegg 6 til konkurransegrunnlagt. Kommunen er open for at det på nokre dagar kan serverast måltid som avvik frå dei oppsette kvalitetsmåla. Dette kan gjerast for å markere spesielle dagar, utnytte tilbod frå leverandørar, markera lokale mattradisjonar og anna. 10. REINHALD Leverandøren skal sjølv halda kjøken og produksjonsutstyr reint. Leverandøren skal og ha dagleg vask av tallerkenar, bestikk og koppar som elevane har brukt. Golvvask skjer i samband med vask på skulen ein gong om dagen, av kommunen sitt personale. 11. DELING AV LOKALE MED SKULEN I same lokale som produksjonskjøkenet, vil skulen og ha si mat- og helseundervisning. Denne undervisninga kjem til å skje etter at skulemåtidet er gjennomført, i dei tre siste undervisningstimane på skulen, dvs frå kl 12.30 til 15.00. Leverandøren skal syta for at produksjonskjøkenet er i slik orden at undervisninga kan skje i lokalet. Fortrinnsvis skal og arbeidet og vera ferdig for dagen. Skulen har sitt eige kjøken og utstyr. 12. DELING AV LOKALE MED ANDRE BRUKARAR Kjøkenet på samfunnshuset kan leigast ut til andre brukarar. Leverandøren skal syte for at kjøkenet er i ein slik orden at andre leigetakarar kan nytta lokala. Kommunen skal gje leverandøren melding i god når lokalet skal leigast ut. Andre leigetakarar skal levere frå seg lokale i same orden som det var ved overtaking. Om leverandøren må gjennomføre ekstraordinær rydding eller vasking etter utleige, kan leverandøren syta for rydding og vasking på kommunen si rekning. 13. RENOVASJON Leverandøren skal kasta avfall på angitt plass. Kommunen står for renovasjon. Side 12
Vedlegg 3 Prisskjema Måltid for skulen Tal på planlagte måltid 50-70 71-80 81-90 91-100 101 og øver Pris per daglege serverte måltid. Stor porsjon skule. Pris utan mva. Måltid for barnehagen Tal på planlagte måltid 20-30 30-40 Over 40 Pris per daglege serverte måltid. Liten porsjon barnehage. Pris utan mva. Pris per daglege serverte måltid skal vere i samsvar med det som er lagt til grunn i planleggingsmøte mellom leverandør og kommunen. Prisen i intervallet gjeld for alle måltid som vert servert. Til dømes om det etter planen skal serverast 85 måltid, gjeld prisen for alle 85 måltida. Side 13
Vedlegg 3 - Eigenmelding om helse, miljø og sikkerheit (HMS) Denne stadfestinga gjeld: Namnet på verksemda Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststad Eg stadfestar med dette at denne verksemda arbeider systematisk for å oppfylle krava i helse-, miljø- og sikkerheitslovgjevinga og ved det fyller krava i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskrifta). 1 Eg stadfestar at verksemda er lovleg organisert i samsvar med gjeldande skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjeld dei tilsette sine faglege og sosiale rettar. Eg aksepterer at oppdragsgjevar etter oppmoding vil få rett til å gjennomgå og verifisere systemet for ivaretaking av helse, miljø og sikkerheit i verksemda. Dato Dagleg leiar Eg stadfestar med dette at det er sett i verk systematiske tiltak for å oppfylle dei nemnde krava i helse-, miljø- og sikkerheitslovgjevinga. Ingen tilsette Dato Representant for dei tilsette *For utanlandske oppdragstakarar gjeld følgjande: Eg stadfestar med dette at det ved utarbeiding av tilbodet er teke omsyn til helse-, miljø- og sikkerheitslovgjevinga som følgjer av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskrifta), fastsett ved kgl.res. 6. desember 1996 i medhald av lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Eg aksepterer at oppdragsgjevar etter oppmoding vil få rett til å gjennomgå og verifisere systemet for ivaretaking av helse, miljø og sikkerheitsarbeid i verksemda. 1 Fastsett ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhald av lov 17. juni 2006 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Side 14