Økonomihå ndbok Krå kerøy Idrettslåg

Økonomihå ndbok Krå kerøy Idrettslåg Økonomihåndboken inneholder beskrivelse av gjeldende økonomiske og administrative rutiner for Kråkerøy Idrettslag. Økonomihåndboken skal brukes som oppslagsverk for samtlige personer som er involvert i Kråkerøy Idrettslag når det gjelder økonomiske og administrative rutiner. 14.10.2014

Innhold Innledning og generell info... 2 Innbetaling av kontingent fra medlemmene... 3 Sponsor/dugnads-inntekter... 4 Kontanter... 4 Overførsel fra annen bankkonto... 5 Innkjøp av trenings-materiell og drakter til laget... 5 Økonomirapporter til lagene... 6 Arbeidsrutiner for arrangement i Blomsterøyhallen... 7 Huskeliste for arrangement i Blomsterøyhallen... 9 Vedlegg 1: Kioskvaktens Ansvar... 11 Vedlegg 2: Veiledning for kioskpersonell på klubbhuset... 12 Vedlegg 3: Skjema Kasse Dagsoppgjør Kiosksalg... 14 Vedlegg 4: Månedsoppgjør skjema kioskkasse... 15 Vedlegg 5: Skjema for sponsor/dugnadsinntekter.... 16 Vedlegg 6. Lagleders ansvar vedrørende kiosken... 17 Vedlegg 7. Skjema oppgjør arrangement i Blomsterøyhallen... 18 Vedlegg 8. Brukerveiledning klokke Blomsterøyhallen... 19 Vedlegg 9. Bilags mal oppgjør arrangement Blomsterøyhallen... 20 Vedlegg 10. Internsalg i Kiosk Klubbhus... 21 Side 1

Innledning og generell info Selv om regnskapsloven vanligvis ikke krever at frivillige organisasjoner fører regnskap etter regnskapsloven er det svært formålstjenlig at dette gjøres 1. Dette med bakgrunn i at Kråkerøy Idrettslag har behov for totaloversikt over den økonomiske nåsituasjon, samt et realistisk bilde av den økonomiske utvikling. Det er også viktig at de ulike lag har oversikt over disponible midler i tillegg til periodens inntekter og utgifter. Det er mange personer som er involvert i økonomien for idrettslaget, det er derfor svært viktig at alle tar ansvar for at samtlige bilag blir dokumentert med nødvendige informasjon, slik at regnskapet kan konteres og posteres korrekt. Alle bilag må påføres lag og navn, samt at det brukes årstall når det merkes for lag. Økonomihåndboken inneholder informasjon om de gjeldende økonomiske rutiner som må følges slik at kvaliteten på regnskapet opprettholdes på et godt og akseptabelt nivå. Visma Regnskap er engasjert som regnskapsfører for Kråkerøy Idrettslag. Fakturering foretas av Visma Regnskap. Bilag som skal registreres leveres daglig leder som skanner bilagene og sender de deretter til Visma Regnskap. 1 Lov om Årsregnskap (Regnskapsloven) av 17.07.1998. nr 56. www.lovdata.no Side 2

Innbetaling av kontingent fra medlemmene Registrering av lagets medlemmer registreres på idrettslagets web sider (KIL-Web). Lagleder har ansvaret for at medlemmene registreres på denne listen innen angitt tidsfrist. Faktura for medlemskontingenter faktureres deretter omgående av Visma Regnskap i samarbeid med daglig leder. Endringer i medlemslister inn-/ut-meldinger skal meldes skriftlig til lagleder som videreformidler dette til daglig leder via e-mail til daglig-leder@kilweb.no Visma Regnskap følger opp fortløpende at medlemskontingenter blir innbetalt. Visma Regnskap følger opp med 1 purring, deretter sendes rapport over ubetalte kontingenter til klubben som distribuerer videre til lagledere. 1.mars skal alle laglister for fotball være ajourført, og fakturering av medlems kontingenter foretas deretter omgående. 15. september skal alle laglister for håndball være ajourført, og fakturering av kontingenter foretas deretter omgående. Endringer (adresse, inn og utmeldinger etc.) etter denne dato meldes skriftlig av lagleder til daglig leder via e-mail til daglig-leder@kilweb.no Fakturering til barneidrett foretas etter egne lister på Excel utarbeidet av barneidretts ansvarlig. Tidsfrist for innlevering av liste er 1. oktober. Passive medlemmer faktureres etter lister fra hovedstyret. Fakturering skjer samtidig som for fotball. Side 3

Sponsor/dugnads-inntekter Dersom en sponsor har sagt seg villig til å støtte Kråkerøy idrettslag, så skal sponsoren motta faktura for dette innen rimelig tid. Rutinen er som følger Nedlastbart skjema for sponsor og dugnads inntekter fylles ut og sendes omgående til: daglig-leder@kilweb.no Skjemaet er nedlastbart fra KIL-WEB og følger vedlagt som vedlegg nr. 5. Følgende info skal fylles inn i skjemaet: o Navn og adresse på Sponsor o Kontaktperson hos Sponsor o Beløpet størrelse eks. mva. o Lagsnavn, kontaktperson og årstall o Beskrivelse av eventuelle forpliktelser for Kråkerøy Idrettslag o Tidsperioden for støtte Faktura til sponsor sendes innen 7 dager etter at administrasjonen har mottatt mail. Kopi av sponsorskjema arkiveres av daglig leder. Kontanter Kontanter skal settes inn på konto Sparebank 1 kontonr. 1080.29.95488 tilhørende Kråkerøy Idrettslag. Alle som skal sette inn penger må ha et kort for å identifisere seg. Det vil si at alle må bruke sitt eget VISA-kort og taster pin-koden sin. Da har man identifisert seg. Man taster så inn kontonummeret til KIL og setter pengene inn der. Dette kan gjøres ved Sparebank 1 Fredrikstad Stadion. Innskuddskvitteringen må merkes manuelt med følgende informasjon og legges i hylle til daglig leder på klubbhuset, eller skannes inn og sendes til daglig leder via mail: Hvilket lag/årstall. Merk H for håndball og F for fotball Hva beløpet gjelder og kontaktperson Side 4

Overførsel fra annen bankkonto Overførsel fra annen bankkonto overføres til Berg Sparebank kontonr. 1105.26.39192 tilhørende Kråkerøy Idrettslag. Overførsel må merkes med følgende informasjon: Hvilket lag/årstall. Merk H for håndball og F for fotball Hva beløpet gjelder Kontaktperson Innkjøp av trenings-materiell og drakter til laget Kråkerøy Idrettslag har inngått avtale med G-Max 2 og alt innkjøp av treningsmateriell skal foretas der. Ved innkjøp skal det opplyses om og noteres følgende: Hvem som har foretatt innkjøpet Hvilket lag det gjelder, med merking for Håndball eller Fotball Lagets årstall (F.eks. Linda Krogsrud, H2004) 2 Avtale med G-Max for perioden 2013-2017 Side 5

Økonomirapporter til lagene Kråkerøy Idrettslag har tegnet regnskapsføreravtale med Visma Regnskap. Det er Visma Regnskap som foretar den daglige regnskapsførsel og utarbeider økonomirapporter. Økonomirapportene inneholder informasjon om disponibel egenkapital ved begynnelsen av perioden, periodens inntekter/utgifter, resultat og disponibel egenkapital ved utgangen av perioden. Det følger også med en hovedbok som viser alle enkeltposter spesifisert pr konto. Visma Regnskap sender hver annen måned økonomirapporter til daglig leder i påfølgende måned. Daglig leder sender deretter ut lagsrapporter til lagledere. Lagleder har ansvaret for å følge opp at alle inntekter/kostnader har kommet med i lags-regnskapet. Kommentarer eller innsigelser til lags-regnskap må varsles til daglig leder eller økonomileder innen 2 uker etter at økonomirapport er mottatt. Varsling med begrunnelse skal skje skriftlig pr e-mail. Side 6

Arbeidsrutiner for arrangement i Blomsterøyhallen For at dugnadsvaktene skal stille forberedt til kamper er det nyttig å lese dette på forhånd. Sørg derfor for at de som skal ha dugnad får dette skriv utlevert i god tid før vakt. Lagene skal stille med 3 stk. personer til arrangementene. 1 person til å ta imot inngangspenger og 2 personer i sekretariatet. Vi ønsker å ta i bruk mikrofonen ved kamper. Annonsering av lagoppstilling før kampen er veldig populært. 2. I arrangementskofferten (ligger i vaktmesterrommet i hallen nøkkel i kiosk) ligger det bl.a. 2 sorte mapper. I den ene skal det ligge kamprapporter. Vi tar ut ferdige kamprapporter fra nettet og legge de her. Kan evt. skrives ut på internett, www.handball.no, terminlister, kamprapporter, pr arrangør, region øst osv, De lagene som er ansvarlig for arrangementene, har også ansvaret for å ringe inn resultater på kampene og legge kamprapportene i frankerte konvolutter, som sendes inn. Frankerte konvolutter i kofferten. I den andre sorte mappen skal det ligge dommerregninger, så de dommerne som ikke har med seg sine egne regninger, har mulighet til å skrive regning. Det skal også til en hver tid ligge 3 stk. stoppeklokker og 2 stk. time-out kort i kofferten, samt annet utstyr som er nødvendig. Etter at et arrangement er ferdig for dagen, skal hallklokka/mikrofon og koffert låses inn i vaktmesterrommet i hallen. Inngangspenger som ligger i pengeskrinet skal også legges i baggen. 3. De lagene som har arrangement, stiller med en person som sitter og tar i mot inngangspenger. De skal skrive en oppgjørsliste, legge den i en konvolutt sammen med det Side 7

som er over kr. 2000 ved dagens slutt, og deretter legge konvolutten tilbake i skrinet. Det skal til enhver tid ligge nok loddbøker, oppgjørslister, konvolutter og kr 2.000,- i veksel i skrinet. 4. KIL har ansvaret for dommeroppsettet i klassene 8, 9 og 10 år. Fra 11 setter regionen opp. Vår dommerkontakt er : NB! P-11 spiller 2x20 minutter. Disse kamprapportene skal ikke ringes inn. Kamprapportene må hentes i hallen av arrangementsansvarlig etter kampen og registreres på internett. For å kunne gjøre dette kreves det et brukernavn og passord. Arrangementsansvarlige: Ann-Chatrin Linqvist Leonardsen, mob 41 66 87 97. Jørgen Huseby, mob 91 73 38 34. Side 8

Huskeliste for arrangement i Blomsterøyhallen Før seriestart i august og i desember/januar (så snart kampene legges ut) gå inn på nettsiden til Norges håndballforbund, Region Øst, terminlister. Her ligger det linker til det som mest brukes: Arrangørdagbok Kamprapporter pr arrangør Banedagbok Det kommer endringer av kamper underveis (dette sjekkes på Klubbmailen) det blir også oppdatert fra NHF på banedagboka. Når det kjøres ut kamprapporter før arrangement så er det greit å sjekke kamprapportene mot banedagboka (Her står det kamptider) Send ut dugnadsoversikt til laga og fordel så jevnt som mulig. Greit å sette opp laga som har kamp i hallen den dagen, da er det enklere for de som skal ha dugnad. På tirsdag før kamphelgen sendes en påminnelser til lagledere på laget som skal ha dugnad. Senior har selv arrangementet når de spiller på ukedager. På selve kampdagen må kofferten være i orden, bl.a. må det foreligge ferdig utfylte kamprapporter (hentes i kamprapporter pr. arrangør) Etter kampdagen må oppgjør, kamprapporter hentes og fylle ut regnskapsbilag. Det må også taes kopi av dommerregningene på kamper som andre lag har hjemmekamper i Blomsterøyhallen. Disse skal viderefaktureres respektive klubber. Her er det egen mal. Kontanter fra oppgjøret settes på Kråkerøy Idrettslag, konto: 1080.29.95488 (Sparebank 1) Ved overførsel fra annen bankkonto settes pengene inn på konto 1105.26.39192 Oppgjørsskjema med alle bilag leveres deretter til daglig leder. Arrangementsansvarlig er ansvarlig for at oppgjørsskjema er tilgjengelig i kioskene. Arrangementsansvarlig må sende kopi av vaktlister til daglig leder. Side 9

Kampresultatene skal ringes inn til NHF av de som har dugnad, P11 kamper skal kun legges på nettet på følgende nettadresse. NHF, region øst, klubbsiden. Brukernavn og passord til klubbsiden: Brukernavn: 010600863354 Passord: 9965b926 Dommer regningene vedr. andre klubber som har hatt hjemmekamp i Blomsterøyhallen skal faktureres til respektive klubber. Side 10

Vedlegg 1: Kioskvaktens Ansvar Nøkler og vekselkasse hentes hos Shell på Kråkerøyveien, eller etter avtale med lagleder. Kassen som skal brukes ved salg i kiosk, står på bruslageret! Den skal etter vakt inneholde kr 1.000,-. Resterende beløp telles og skrives ned på oppgjørsskjema som ligger i skapet over vasken. Skjema kasseoppgjør salg fylles ut og legges sammen med oppgjøret. Vekselboks skal ALLTID inneholde kr 1.000,-. Denne skal ALLTID ligge i boksen dere henter på Shell. Koking av pølser, se eget skriv om fremgangsmåte i kiosken. Vafler SKAL stekes på helge-vakter, og ved kamp på ukedager. Valgfritt ellers i uken. Vask benker, kaffetrakter og pølsekoker. Gulv vaskes hver mandag og torsdag. Brusskap må fylles opp etter vakt. Husk å dra ut alle kontakter!! Husk å kjøre ned gitteret og at lager- og kiosk dør er låst. Pengekasse låses inn i lageret. Vekselboks, nøkler og event. oppgjør leveres tilbake på Shell. Hvis det begynner å bli tomt for varer, vær vennlig å ta kontakt med: Mona Nordevall, Tlf: 909 61 127, Mail: mona@bodahl.com ( Ikke vent til det er tomt ;) Sekretariat og inngang, henter kiosk varer til eget bruk ved lange vakter. Dette skal skrives opp av kioskvakten på eget skjema. Når vakten er over SKAL alt som sekretariat og inngang har fått betales av inngangskassen til kiosken. Priser her er som følger: Brus kr 10,- Pølse/brød kr 10,- Vaffel kr 5,- Kaffe gratis Pass på at dette gjøres!! DOMMERE FÅR GJERNE KAFFE, MEN BETALER FOR ANDRE VARER. Til deg som har kioskvakt: Prisene som står over kan du også få handle for. Side 11

Vedlegg 2: Veiledning for kioskpersonell på klubbhuset ÅPNING AV KIOSKEN 1. Kioskens åpningstid er 17.30 21.00. Dere møter kl.17.00. Nøklene + nøkkelkort hentes og leveres på Shell Select (Ved Kråkerøybrua). 2. Lås opp utgangsdøra med nøkkelkortet, og slå på lyset. 3. Lås videre opp dørene inn i den neste gangen, fra gangen til salen, fra salen til kjøkkenet, og videre fra kjøkkenet inn i kiosken. Slå på lys hele veien. 4. Ta ned gitteret foran vinduet og sett ut søppelkasser. 5. Kaffe traktes på kjøkkenet. Kaffen finner du hylla på kioskens lagerrom. Sett i kontakten til pølsekoker. 6. Stek vafler. Se etter i kjøleskapet om det er vaffelrøre igjen fra i går. Smør til steking finner du i brus/kjøleskapet, og servietter i skuff i kiosk. Dersom det ikke er mer ferdig vaffelrøre, så finner du vaffelposer i skuff i kiosk. Bolle, visp og øse finner du på kjøkkenet. 7. Kok opp vann til pølser. 2-4 pølser til å begynne med. Legg over i pølsekoker. Pølsene finner du i isdisken eller eventuelt fryseskapet. 8. Ta vekslepenger ut av pengeskapet som står i skap under pølsekoker.. 9. Åpne lukene med de nøklene som ligger i kassa. 10. Dommerregninger betales ikke i kiosken. Dommerne får utbetalt sine honorarer av lagleder. 11. Varer (Vafler, brus, pølser, kaffe og lignende) som lagene/gruppene tar ut i kiosken, skal føres opp på eget skjema som skal signeres av den som har mottatt varene. Legg lappen i kassa. STENGING AV KIOSKEN 1. Blir det vaffelrøre igjen, så sett denne i kjøleskapet. 2. Fyll opp brus-skapet med brus. 3. Kaffekanner tømmes, skylles og tøkes av. 4. Vask av bordene i salen. 5. Bruk oppvaskmaskinen dersom du har fulle kurver med oppvask. Beskrivelse på bruk av maskinen er hengt opp ved siden av maskina. Vasking med maskin tar bare noen få minutter. DET SKAL IKKE STÅ IGJEN OPPVASK TIL NESTE DAG: 6. Tell opp pengene i kassa, og fyll ut oppgjørsskjemaet med Sum, dato og din signatur. Lås kassa med pengene inn i pengeskapet. 7. Vask av pølsekoker: Mandag onsdag og fredag. 8. Sjekk om det er nok vaffelrøre, pølser og brød til neste dag i brus/kjøleskapet. Hvis ikke hentes disse varene fra isboksen og fryseskapet. 9. Dersom det begynner å bli lite av noen varer, ring da til kioskansvarlig Mona Hallvåg (90619506). 10. Søppel skal kastes i konteiner står i skolegården, nøkkel henger i kiosken. Hvite søppel eposer finnes i øverste skuff nærmest matskapet på kjøkkenet. 11. Sett på plass gitteret foran vinduet. Side 12

12. Når du går for kvelden : Sjekk at vinduene/lukene i kiosken er lukket og låste og at gitteret er på plass. Lås begge dørene fra kiosken mot kjøkkenet. Sjekk at vinduene på kjøkkenet er lukket. Sjekk at vaskemaskina, komfyrene og kaffetrakterene på kjøkkenet er avslått. Slå av lyset på kjøkkenet. Dersom døra mellom salen og verandaen har vært oppe, så steng denne. Slokk lys i salen og lås døra mot gangen. Sjekk om det er folk igjen på huset (styrerommet/hemsen/garderober), og si ifra at du går. Dersom det kun er folk igjen i garderobene, så skal du låse deg ut oppe (1. etage). Lever nøklene + nøkkelkort på Shell Select (Ved Krålerøybrua). Alle henvendelser rettes til: Kioskansvarlig: Mona Hallvåg 90619506 Side 13

Vedlegg 3: Skjema Kasse Dagsoppgjør Kiosksalg SKJEMA KASSE DAGSOPPGJØR KIOSKSALG Merk av for hvilken kiosk det gjelder: Blomsterøyhallen Klubbhus Enhus Camping Kråkerøy Idrettslag Enhusveien 44, 1679 Kråkerøy Org.nr: 970 935 754 Kasseoppgjør Kiosksalg Dato: Fra Kl Til Kl: Omsetning: (Veksel skal ikke medregnes, egen kasse.) Sign. Kioskvakt og lag Sign. Kioskvakt og lag Side 14

Vedlegg 4: Månedsoppgjør skjema kioskkasse Side 15

Vedlegg 5: Skjema for sponsor/dugnadsinntekter. Skjema for sponsor/dugnadsinntekter til lag og grupper i Kråkerøy Idretsslag Sponsor Beløp Eks.Mva Adrresse Postnr Kontaktperson Beløpet gjelder Sted Lagets Kontaktperson Lag/gruppe ( eks. H2004) Forpliktelser for KIL Sign. lag Sign. Adm. sekretær Skjema fylles ut og sendes til daglig-leder@kilweb.no Side 16

Vedlegg 6. Lagleders ansvar vedrørende kiosken Det er fremdeles lagleders ansvar å sette opp kioskvakter for sitt lag. Navneliste på vaktene skal henge i kiosken. (Under tørkepapiret) Kioskvakten skal være fylt 18 år. Dette er etter pålegg fra kommunen. (Det kan også være en voksen 17-åring, vurder dette selv.) Vakten har myndighet til å bortvise eventuelle bråkmakere fra stedet og skal sørge for ro og orden. Nøkkel til kiosken skal hentes på Shell v/ rundkjøringa før vakt og leveres der etter endt vakt med oppgjør fra dagens vakt. Husk at skjemaer skal undertegnes. Når laget er ferdig med sine vakter, skal lagledere umiddelbart hente oppgjøret på Shell og sette pengene i banken. Kvittering fra bank og utfylte oppgjørsskjemaer skal legges i kioskansvarlig hylle i utstyrsrommet i Blomsterøyhallen. Kråkerøy IL`s konto i Berg Sparebank : 1105.26.39192 Husk å merke bankbilaget med hvilket lag det gjelder og for hvilken periode. Eks: J-96, 6/3-21/3 (siden de fleste jobber lengre enn bankens åpningstider, kan man også sette inn i bank i butikk event. sette inn på sin egen konto, for så å føre over til Kråkerøy IL`s konto.) Husk at laget blir trukket kr 300,- for hver gang de ikke møter til sin vakt. HUSK: Alle lag får kr 100,- pr. time for fullendt vakt. Har dere problemer med å fremskaffe kioskvakter, ta kontakt med Eva, som har noen unge jenter som kanskje kan steppe inn. Dette koster da 100,- pr time som betales direkte til den som stepper inn, eller direkte til Eva som videreformidler. Eventuelle spørsmål? Eva Vik Johannessen: Tlf: 928 26 356 Mail: eva@inpublish.no Mona Nordvald Tlf: Tlf 90 96 11 27 Mail: mona@bodahl.com Side 17

Vedlegg 7. Skjema oppgjør arrangement i Blomsterøyhallen Side 18

Vedlegg 8. Brukerveiledning klokke Blomsterøyhallen Side 19

Vedlegg 9. Bilags mal oppgjør arrangement Blomsterøyhallen BOKFØRINGSBILAG Oppgjør arrangement Blomsterøyhallen Bilag nr. Debet Kredit Dato: Tekst Avd. Konto Beløp mva Konto Beløp mva Innbetalt bank bank Betaling av dommerregninger Beløp totalt arrangement Dommer Arr (Beløp totalt arrangement = beløpet) Sum debet / kredit Overføringer til lagene: Dugnad arrangement. Dato Lag Antall timer Pro stk. Sum Totalt Utfylt av Attestert av Bokført av Kontrollert av Dato Dato Dato Dato Side 20

Vedlegg 10. Internsalg i Kiosk Klubbhus INTERNSALG I KIOSK KLUBBHUS Antall Vare Enhets pris Sum Dato: Lag / styre: Underskrift: Side 21