Foto: Heidi-Inren Wedlog Olsen Ein tydeleg medspelar Hospiteringshandbok Møre og Romsdal fylkeskommune Fylkesrådmannen november 2011
Innhald Innleiing Innleiing 3 Målsetting 4 Målgrupper 4 Struktur 5 Intern hospitering: 5 Ekstern hospitering: 5 Økonomi 6 Reglar og avtalar 6 Implementering 7 Kunnskapsgrunnlag 7 Vedlegg: 8 Søknadsskjema 8 Samarbeidsavtale mellom hospitant og hospiteringsstad 9 Hospiteringsskjema 10 Evalueringsskjema 11 Kva er hospitering? Hospitering = opphalde seg og utføre ordinært arbeid ved ein annan arbeidsplass i ein tidsavgrensa periode. Hospitant = ein som hospiterer Hospiteringsvert = person eller avdeling som tek imot og er ansvarleg for hospitanten I litteraturen finst det mange namn på aktivitetar som liknar på hospitering. På engelsk finn vi t.d. shadowing, intern-ship, extern-ship, og på norsk har vi omgrepa jobb-skugge, ansattmobilitet og praksisstudium. Målet for slike aktivitetar er at dei skal resultere i auka kompetanse som følgje av erfaringskunnskap. Eit hospiteringsopplegg må vere systematisk og planlagt, og det kan gjennomførast innanfor eigen organisasjon eller i samarbeid med eksterne organisasjonar. Tidsramma for eit hospiteringsopplegg kan variere frå timar til veker og månader, men sjeldan over eit år. I hovudsak er hospitering ein rask og effektiv metode for å tileigne seg ny kunnskap. Hospitering går ut på å få høve til å observere og utføre arbeidsoppgåver i eit framandt miljø, få nye impulsar, lære nye metodar, oppgradere seg fagleg eller sørgje for ajourhald av tidlegare erverva kunnskap. Hospitanten får innsikt i annan arbeidsplass/anna arbeid, og skaffar seg ny kompetanse samtidig som det vert bygd nye nettverk. Ei hospiteringsordning bør også opne for å hente inn ein hospitant som kan tilføre avdelinga/fylkeskommunen nye impulsar/metodar. Ei hospiteringsordning skal vere eit system som gjer det mogleg å lære av kvarandre. Det gjeld å gjere seg nytte av dei store ressursane av kompetanse som fylkeskommunen har på dei ulike fagområda. Vi må bli betre til å samarbeide på tvers av avdelingsgrensene, og bli effektive på kunnskapsutveksling både horisontalt og vertikalt i organisasjonen. Omslagsfoto: Heidi-Iren Wedlog Olsen Lay-out / førtrykk: Info. v/jostein Fuglset Digitaltrykk: Fellestenesta, Fylkeshuset 11. 2011-300 eks Meir om arbeidsgivarpolitikk, kompetanse- og utviklingsarbeid finn du på intranett. http://mrfylke.no/intranett/arbeidsgivar-hr/arbeidsgivarpolitikk/leiar-og-medarbeidarutvikling/kompetanse 2 3
Målsetting Struktur Eit overordna mål er at Møre og Romsdal skal vere ein lærande organisasjon. Hospiteringsordninga skal vere eit tiltak for å oppnå kompetanseutvikling både for organisasjonen og for den einskilde arbeidstakar. Hospiteringstilboda skal vere ein integrert del av kjerneverksemda i fylket. Alle seksjonar og avdelingar i fylkeskommunen skal informere dei tilsette om hospitering som kompetanseutviklingstiltak, og samtidig leggje til rette for at dei sjølve kan ta imot hospitantar. Vidare skal dei videregåande skolane, tannhelsetenesta og sentraladministrasjon arbeide for å opprette kontaktar utanfor eigen organisasjon med tanke på samarbeid om hospiteringsplassar. Hospiteringsordninga skal føre til utviding av nettverk, både for den einskilde arbeidstakar og for avdelinga eller seksjonen. Etter gjennomføring av eit hospiteringsopplegg skal ny kunnskap praktiserast i eiga stilling. Målgrupper Hospitering som kompetanseutvikling skal vere tilgjengeleg for alle medarbeidarar i Møre og Romsdal fylkeskommune. Målgruppa er alle tilsette i alle avdelingar. Spesielle målgrupper kan vere medarbeidarar som har vore borte frå arbeidsoppgåvene i kortare eller lengre tid, medarbeidarar som ønskjer å utvikle kompetanse innan nye fagområde, eller medarbeidarar som ønskjer å utvikle spisskompetanse innan eige fagområde. Hospitering, vertikalt og horisontalt i eigen organisasjon, kan vere eit godt eigna tiltak for leiarkandidatar. Hospiteringserfaring kan vere til hjelp ved omstillingar eller andre utfordringar i form av endring i arbeidsoppgåver. Det kan også tenkjast at to eller fleire frå same arbeidsplass deltek samstundes i eit hospiteringsopplegg. Ei hospiteringsordning kan ha gjensidig nytteverdi, ved at hospitanten overfører kunnskap frå sitt arbeidsfelt til hospiteringsstaden. Ein kan også tenkje seg at deltaking i eit hospiteringsopplegg ikkje berre fører til fagleg utvikling, men at det også medverkar til auka motivasjon i det daglege arbeidet etter lang tid i samme teneste/ stilling. Hospiteringstilbod brukt på denne måten kan vere ein stabiliseringsfaktor. Arbeidsgivar må leggje til rette for ei hospiteringsordning som er tilgjengeleg for alle, og slik at hospiteringa kan gjennomførast med best mogleg resultat. Det skal leggjast størst vekt på interne hospiteringsopplegg. Dette kan vere ei form for bytte av ressursar ved utveksling av arbeidskraft. Slike avtalar om jobb-bytte kan vere gode løysingar, som resulterer i ny erfaringskunnskap og kompetanseutvikling. Det er viktig at det vert laga praktiske modellar. Eksisterande ordningar og avtalar som fungerer godt i praksis, bør vidareutviklast. Alle avdelingar i fylkeskommunen må førebu seg på hospiteringsaktivitet og bør stille ressursar til disposisjon for å ta imot hospitantar. Hospiteringsstader og hospiteringsopplegg må ikkje bli statiske og faststøypte. Det er viktig med fleksibilitet og omstilling i høve til aktuelle situasjonar og behov. Det må opnast for hospitering mellom avdelingar som ikkje har tradisjon for fagleg samarbeid. Arbeidsgivar må arbeide for å opprette avtalar med andre organisasjonar; staten, fylke, kommunar, privat næringsliv og utdanningsinstitusjonar om hospiteringsopplegg, gjerne gjensidige avtalar. Hospiteringstilbod må presenterast i samband med andre tiltak innan kompetanseutvikling, og leiar har ansvar for å informere om dette i medarbeidarsamtalar. Leiar kan oppmode og motivere eigna kandidater til å ta del i hospiteringsopplegg. Ei hospiteringsordning bør vere open for individuelle løysingar og for at kandidatar kan lage eigne opplegg. Eit hospiteringsopplegg for ein leiar bør kunne gjennomførast utan at leiaren må forlate stillinga si under hospiteringsperioden. Intern hospitering Vidaregåande skolar Skolane bør gå inn i eit forpliktande samarbeid om å leggje til rette hospiteringsopplegg for kvarandre. Det bør utarbeidast opplegg for gjensidig hospitering mellom skolane og sentraladministrasjonen. Tannhelsetenesta Tannhelsedistrikta bør lage hospiteringsopplegg med fokus på fagleg fornying og utvikling av spisskompetanse. Einskilde klinikkar blir peika ut og sørgjer for hospiteringsplassar med fagleg rettleiing. Det skal også vere mogleg for medarbeidarar i tannhelsetenesta å få hospitere i sentraladministrasjonen. Det må opnast for at medarbeidarar i sentraladministrasjonen får høve til å hospitere i dei ytre etatane, ved skolane og i tannhelsetenesta. Ekstern hospitering Kommunar og fylkeskommunar Gjensidige hospiteringsavtalar med kommunane i fylket og med andre fylkeskommunar, kan vere ei effektiv form for kunnskapsutveksling og bidra til nettverksbygging. Utbytte av ein slik hospiteringspraksis kan vere betre dialog og samarbeid, nettverksbygging, tileigning av ny kunnskap, innsikt i nye rutiner, kopiering av smarte løysingar over i eiga verksemd. Næringsliv Møre og Romsdal fylkeskommune skal vere ein tydeleg medspelar i regional utvikling. Ei viktig oppgåve er å opprette kontaktnett mot næringslivet, og det bør etablerast samarbeid med NHO om næringslivshospitering. Dette gjeld alle avdelingar i sentraladministrasjonen og i dei ytre etatane. Dei vidaregåande skolane som har eit tett samarbeid med næringslivet bør utvikle dette til også å gjelde hospiteringsavtalar. Likeeins er det for tilsette i tannhelsetenesta aktuelt å hospitere på spesialistklinikkar, offentlege eller private, med føremål å utvikle spisskompetanse som kan føre til utvida klinisk praksis ved distriktstannklinikkane. Utdanningsinstitusjonar Samarbeidet mellom fylkeskommunen og utdanningsinstitusjonar kan utviklast til å lage opplegg for hospitering som gjeld for alle avdelingar. Fylkeskommunen har lang erfaring med å stille praksisplassar til disposisjon i samband med utdanning. Dette samarbeidet bør utviklast til gjensidige hospiteringsordningar for våre medarbeidarar. (Sjå eige innsatsområde i AGPff retta mot universitets- og høgskolesektoren) Internasjonale organisasjonar Ved Vest-Norsk Brüsselkontor tek dei imot hospitantar etter førehandssøknad. Vidare har Nordsjøkommisjonen opplegg for hospitering i utlandet. Dei ymse tilboda må gjerast synlege og vere tilgjengelege for alle tilsette. Sentraladministrasjonen Ein effektiv måte for å tileigne seg kunnskap om eigen organisasjon kan vere å delta i eit hospiteringsopplegg som inneber arbeidsaktivitet i dei ulike avdelingane i fylkeskommunen. 4 5
Økonomi Implementering Mangel på kompetanse kan føre til ekstra utgifter for organisasjonen. Det er grunn til å vurdere tiltak i samband med oppgåver som fylkeskommunen har problem med å løyse. Dersom det på eit område er manglande kompetanse, er det aktuelt å kjøpe tenester frå andre.dette er ofte kostbare og kortsiktige løysingar. Kompetansetiltak som t.d. hospitering kan kvalifisere våre eigne medarbeidarar, slik at behovet for kjøp av tenester blir mindre. Arbeidsgivar gir lønn, og bør i rimeleg grad dekkje reise og opphaldsutgifter i samband med hospitering. Dersom det er utgifter som ikkje kan dekkjast av driftsramma til einingane, kan det vere andre moglege finansieringsmåtar: Dersom OU-midlar kan nyttast i samband med hospiteringsopplegg, kan korte prosjektstillingar opprettast til dette formålet. Det bør vere mogleg å opprette tilbod om hospitering utan at det går for lang tid, ein kan starte i liten målestokk og utvide gradvis dersom ordninga viser ei positiv utvikling. Det er viktig at det frå første stund vert stilt krav til systematikk, læring og implementering av ny kunnskap. I hovudsak treng ikkje ei hospiteringsordning medføre store kostnader, og interne hospiteringsopplegg, horisontalt og vertikalt, kan gjennomførast utan ekstra tildeling av midlar. Ved interne opplegg er det først og fremst fylket sine eigne kunnskapsressursar vi skal hauste av. Gjensidige hospiteringsavtalar med andre bedrifter, statsetatar, andre fylkeskommunar, primærkommunar eller organisasjonar kan vere ordningar som ikkje inneber økonomiske utlegg. Ved hospiteringsaktivitet kan det bli behov for vikarteneste og ekstra utgifter i samband med dette. Difor er det eit mål å inngå gjensidige hospiteringsavtalar med aktuelle samarbeidspartar. Støtteordningar frå NAV eller andre finansieringskjelder kan nyttast for å dekkje utgifter i samband med hospiteringsopplegg som del av rehabilitering eller fagleg oppdatering etter lengre fråver frå yrkeslivet. Fylket deltek med midlar til utdanningsinstitusjonar og kompetansesenter, og bør vurdere tett samarbeid med desse om kompetanseutvikling for eigne medarbeidarar. Kursmidlar og stipendordningar som eksisterer bør vurderast på nytt, med tanke på omdisponering til nye tiltak for kompetanseutvikling. Reglar og avtalar Kunnskapsgrunnlag Eit hospiteringsopplegg må vere planlagt, systematisk og målretta, for å oppnå eit godt resultat. Både hospiteringsstaden, ansvarleg rettleiar og hospitant må vere best mogleg førebudd, og alle partar har ansvar for at eit hospiteringsopplegg blir gjennomført på ein god måte. Det skal opprettast skriftleg avtale, samarbeidsavtale, mellom hospitant og hospiteringsstad. Hospiteringsstaden må ha nødvendig kompetanse og har ansvar for praktisk tilrettelegging av arbeidsplassen og arbeidsoppgåvene. Ansvarleg rettleiar sørgjer for detaljert plan for hospiteringsperioden. Det bør leggjast opp til gjensidig nytte av tiltaket, ved at hospiteringsstaden tek imot innspel og gjer seg nytte av hospitanten sine ressursar. Hospitanten må søkje skriftleg til næraste leiar om å få delta i eit hospiteringsopplegg og må inngå ein avtale med næraste leiar om dette. Mellom anna er det viktig med ei god grunngjeving og å formulere læringsmål. Evaluering Eit hospiteringsopplegg skal evaluerast kontinuerleg av alle partar, og det må vere mogleg å endre opplegg undervegs og i verste fall avbryte eit opplegg dersom det utviklar seg negativt. Etter endt hospitering skal alle partar; hospiteringsstad, hospitant og næraste leiar, delta i evaluering av både fagleg innhald og av praktisk gjennomføring av opplegget. Dette er viktig for at ei hospiteringsordning skal endre seg i høve til fagleg utvikling og til kva som er tidsaktuelt behov for hospitant og/eller organisasjon. Det er naturleg at erfaringar etter hospitering er tema i medarbeidarsamtale. I samband med resultatvurdering av hospiteringsopplegget vil det også bli kravd dokumentasjon av nyerverva kunnskap og dokumentasjon for implementering av ny kunnskap. Erfaringar frå hospiteringspraksis i vidaregåande skolar og i Den offentlege tannhelsetenesta. Fleire års erfaring med mottak og rettleiing av praksistudentar frå universitet og vidaregåande skolar Hospitering i regi av Hospitantutvalget i Den norske legeforening: http://www.legeforeningen.no/id/2529 Hospiteringspraksis ved Stavanger Universitetssjukehus (SUS) http://praksis.sir.no/hospit/index.htm Hospiteringstilbod ved Arbeids- og miljømedisinsk avdeling (AMA) ved Universitetssjukehuset i Nord Norge: http://www.unn.no/hospitering/category9063.html Hospitering i regi av Helse Bergen ved Haukeland Universitetssykehus. http://www.helse-bergen.no/fagfolk/samhandling/sider/ hospitering-ved-medisinsk-avdeling.aspx Fafo-rapport 2010:16 om kompetanseutvikling gjennom hospitering http://www.fafo.no/pub/rapp/20160/20160.pdf Utgreiing om kompetanseutvikling i kommunane utført av Asplan i samarbeid med Fafo etter oppdrag frå KS. http://www.ks.no/pagefiles/11263/fou%20strategisk%20 kompetanseutvikling%20i%20kommunene.pdf Diverse politiske innspel i pressa, frå departement og Storting, om hospitering som kompetanseutviklingstiltak. Diverse nettsider om tilsettmobilitet, job-shadowing, intership og externship som kompetanseutviklingsmetodar. Informasjon og skriftleg matriell frå Vest-Norges Brusselkontor og frå Nordsjøkommisjonen om ymse opplegg for hospitering utanlands. http://west-norway.no/index.php?limitstart=30 http://siu.no/ http://www.northseacommission.info/ EU-program for livslang læring, m.a. Leonardoprogrammet http://www.siu.no/no/programoversikt/eu-program/ Leonardo-da-Vinci og Erasmus University Charter, http://www.siu.no/no/programoversikt/eu-program/ Erasmus WHO stipendordningar for etter- og vidareutdanning 6 7
Søknad om hospitering Samarbeidsavtale om hospitering Namn: Stilling: Hospitant: Hospiteringsstad: 1. Kvifor har du ønskje om å hospitere, og innafor kva fagområde? 1. Konkrete læringsmål 2. Kor lang tid og kva tidsrom er aktuelt? 2 Arbeidsoppgåver 3. Noverande arbeidsområde / arbeidsoppgåver: 3. Arbeidsplass og arbeidstid 4. Utdanning og praksis: 4. Praktisk tilrettelegging 5. Grunngjeving for hospiteringa: 5. Plan for rettleiing, samtalar, møter 6. Eigne læringsmål: 6. Deltaking i andre aktivitetar 7. Kostnadsoverslag: 7. Evaluering.... underskrift...... hospitant... ansvarleg rettleiar 8 9
Hospiteringsskjema Evaluering av hospitering Avdeling: Ansvarleg rettleiar: Hospitant: Hospiteringsstad: Veke Dato Arbeidsplass Arbeidsoppgåver Rettleiar Merknad 1. Korleis vil du beskrive totalutbyttet av hospiteringsperioden? 2. Kva er ditt faglege utbytte av hospiteringa? (Sett opp dei 5 viktigaste læringspunkta) 3. Kva er det mest positive du har erfart i perioden? 4. Kva er det mest negative du har erfart i perioden? 5. Korleis vart du motteken på hospiteringsstaden? 6. Kva betydning vil hospiteringa få for ditt faglege nettverk? 7. Kva nytt har du lært i perioden? 8. Korleis vil du praktisere ny kunnskap? 8. Korleis kan hospiteringsopplegget bli betre?.... underskrift 10 11
Møre og Romsdal fylkeskommune Fylkeshuset 6404 Molde Telefon 71 25 80 00 E-post: post@mrfylke.no www.mrfylke.now 12