Arbeidsgiverpolitiske problemstillinger ved kommunesammenslåing Gudrun Haabeth Grindaker Prosjektleder/ rådmann nye Sandefjord 11. Februar 2016
Oppdraget Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune 1. januar 2017 legges Sandefjord, Andebu og Stokke kommune ned. En helt ny kommune etableres, med et velkjent navn Sandefjord. En ny, effektiv kommune med et sterkt kompetansemiljø.
Tidslinjen-å bygge en kommune Vedtak i KST 2014 Forhandling des 2014 Vedtak regj april 2015 Prosjektleder okt 2015 Nytt KST 19.10.16 1.1.2017
Folkevalgte Ansatte Innbyggere Informasjonsstrategi egen sak Ledergruppe og organisering av stabsfunksjoner Saksfremlegg «konsekvenser for Nye Sandefjord» HR/ arbeidsgiverstrategi Oppfølging temakomiteer IKT, HR, Økonomi/ sak/arkivsystem NAV Kultur møteplasser
Delprosjekt Omstillingsdokument Hovedaktiviteter Leveranser Jan Feb Mars Apr Mai Juni Aug Sept Okt Etablere gruppe Lage utkast Lage høringsdokument Sende alle fagforeninger Arbeidsgruppe: ME, TH, Roar (FF), Bente (UF) Utarbeide utkast Sammenfatte innspill arbeidsgiver/ arbeidstaker Avtale til signering Arbeidstid/ lønn Etablere gruppe og undergrupper Skille drøfting/forhandling Forhandle Ansvarlig: ME/TH Særavtaler Lønn Arbeidsvillkår Organisering medbestemmelse /vernetj. Etablere gruppe Avklare omfang og struktur på vernetjenesten Avklare retningslinjer hovedtillitsvalgte Utarbeide omforent løsning i samsvar med omstillingsdokumentet Ansvarlig EF Krav iht AML Etablere gruppe Avklare hvilke krav AML stiller til en virksomhetsoverdragelse Ansvarlig ME Utarbeide aktivitetsliste Samsvare med omst. dokument
3.1 Alminnelig/ordinær arbeidstid Sankthansdagen 3.2 Redusert arbeidstid Ingen lokale retningslinjer 3.3 Arbeidstidsordninger Elektronisk stemplingssystem, utarbeidelse av turnusplan, avtale om gjennomsnittsberegning, fleksitid 3.4 Pauser og arbeidsfri Ulike rutiner i kommunene 3.5 Natt- og helgearbeid Ingen lokale retningslinjer 3.6 Vakt- og beredskapsordninger Ingen lokale retningslinjer 3.7 Overtid og merarbeid Ingen lokale retningslinjer 4. Lønn og godtgjøring Lønnspolitikk, lønnspolitisk målsetting, lønnsadministrasjon, lønnsfastsettelse, lokale forhandlinger 4.1 Lønnssystemet Lokale særavtaler, kriterier for lønnsfastsettelse 4.2 Sentral minstelønn (HTA kapittel 4) Egen minstelønnsoversikt, innplassering i forbindelse med kompetanseforhold 4.3 Utdanningsstillinger, unge arbeidstakere og alderspensjonister Lærlinger, alderspensjonister, avlønning av høyskolestudenter 4.4 Lokal lønn (HTA kapittel 5) Ingen lokal retningslinje 4.5 Lederlønn Definisjon ledere og lønnsplassering, ordførerlønn, godtgjørelse til folkevalgte, retningslinjer for frikort 4.6 Fastsettelse av lønnsansiennitet Antisipert aldersstillegg, annsiennitetsskjema 4.7 Tilleggslønn Lokale funksjonstillegg, smusstillegg 4.8 Godtgjøringer Telefontjeneste, heldøgnelig og arbeidstid, særavtale om arbeidstøy, bruk av musikkinstrumenter og utstyr, retningslinje for bilgodtgjørelse, reiseregning og kjørebok, godtgjøring for forelesning og undervisning ved kurs 4.9 Praktisk lønnsarbeid Ingen info 4.10 Utbetaling og trekk i lønn Lønnsutbetaling, feriepenger, pensjoner, utdanningspersonale, for mye utbetalt lønn, forskudd på lønn/pensjon, retningslinjer for trekk i lønn ved for mye utbetalt lønn
Rådmann Økonomi Assisterende rådmann Organisasjon og HR Digitalisering og nye løsninger Helse, sosial og omsorg Oppvekst og kunnskap Miljø og plan Næringsutvikling og eiendom Kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling
Fem kommunalområder Samsvarende med politisk struktur Gråsoner utadrettede tjenester Krav til samhandling og samarbeid på tvers Noen gråsoner avklares før kommunalsjefer tilsettes, andre avklaringer kan vente Arbeidet med å etablere felles tjenester og utadrettet virksomhet starter for fullt når kommunalsjefer er tilsatt Økt oppmerksomhet på strategisk IKT-arbeid/ digitalisering og forholdet mellom tjenesteutvikling og IKT
Ansettelsesutvalg Forhandlingsutvalgets innstilling Sak om fullmakter Premisser for rekruttering av nye Sandefjord kommunes øverste ledelse Prosess vedrørende innplassering/ ansettelser av ledere i nye Sandefjord kommune Stillingsprofiler
«Kart» ledergruppe og stabsfunksjoner Samtaler, Kompetansekriterier/ stillingsanalyser Ansettelsesutvalg 24.11 30.11 14.12 5.01 19.01 Intern rekr. foretatt nivå 1 Ekstern rekr. nivå 1 (Intern) rekr. nivå 2 November 2015 Desember 2015 1 halvår 2016
HR/ personalområdet Hva har vi av systemer, særavtaler, strategier, handlingsplaner? Hva er delegert til rådmannen, til ledere? Hva er kunnskapsgrunnlaget på personalområdet? Arbeidsmiljø Medarbeidertilfredshet Sykefravær, alder, turnover mm HTV/ HVO Frikjøp. Hovedorganisasjonene eller den enkelte organisasjon representert? Møteplasser Forholdet PSU/ FN
Ledergruppa Kompetanse, motivasjon og personlig egnethet Sammensetning av team med komplementære ferdigheter Ikke bare representere eget ansvarsområde, men ha felles ansvar for helheten
Prosess Nytt organisasjonskart Kommunalområde Oppvekst og kunnskap 1.feb 1: Mål for kommunalområdet Sammenfatte eksisterende mål Utarbeide en målstruktur 2: Forslag organisasjonskart Involvere Vurdere 3: Beslutning organisasjonskart 4: Innplassering nye ledere Struktur fra hovedprosjekt benyttes Stillingsprofiler 31.mars 5: Igangsette delprosjekt Mandat Fremdrift Deltakere
Hva gjør vi videre Først avklare organisering og ledelse Deretter igangsette delprosjekt Ulik tilnærming og innretning i delprosjektene noe vil bære mer preg av utviklingsprosjekt Bygge tillit gjennom åpenhet, involvering i utviklingsprosjekt
Presisere/ tolke forhandlingsutvalgets innstilling Politisk ansettelsesutvalg Rettskrav Tydelig ansvar og roller Ryddighet Spilleregler for prosessen Bygge system og struktur Åpenhet og dialog Forholdet PSU/ FN Det kommer motstand og motstrategier..vær beredt!
Men. Den formelle myndigheten overføres ikke før 1.1.2017 Klare roller og ansvar - spillereglene Mellom prosjektleder og dagens rådmenn Mellom administrativt og folkevalgt nivå Mellom dagens ledere og nye ledere Mellom ledelse og tillitsvalgte
Problemstillinger/ fokusområder Organisasjonsstruktur Ledelse/ ledere Omstillingsavtale Samarbeidsstrukturer Organisasjonskultur Fullmakter/ delegeringsreglement Folkevalgtes arbeidsgiverrolle Overordnet arbeidsgiverstrategi
Prosjektleders ståsted Ta med det beste fra de tre kommunene Praksis Kultur Grep Resultater Betydningen av at de som skal utføre må delta i utforming Tillit til faglige vurderinger forventning om samhandling Prosesser griper inn i hverandre, og vi må tåle å ta beslutninger uten at alle fakta er kjent Arbeide for organisasjonens mål delta i et faglig fellesskap Utvikling av faglighet og tjenester, og samtidig styringsdata og beslutningsgrunnlag for folkevalgte
Bygge felles kultur Felles kultur bygges gjennom oppmerksomhet på oppgaver Litt mindre «hvordan har vi gjort det», Litt mer «hvordan vil vi gjøre det» Møte og bli kjent. Ny ledelse Felles arenaer Felles aktiviteter Identitet, noen markeringer og aktiviteter, også gjennom tjenestene
Lederoppdraget Kvalitet effektivitet- forutsigbarhet Bruker-/ elev-/ innbyggermedvirkning og involvering Medvirkning og involvering Struktur og systemer Etikk og prioriteringer Kvalitet - et lederansvar
Fremdrift oppfølging av vedtak Vedtatt fremdriftsplan «det haster» Legitimitet Oppslutning Resultat Involvering, medvirkning, prosesser
Det går ikke an å ikke rekke det! Tydelige mål Klare ambisjoner Vilje og engasjement Men. Tørre å gå videre selv om vi ikke har alle fakta Ta beslutninger selv om beslutningsgrunnlaget kan være mangelfullt Rom for å gjøre feil Bevissthet og risikovurderinger
Kompleksiteten og volumet En kommune er en svært kompleks organisasjon! Alt henger sammen med alt Kl 23 nr 2 NAV Brukere Organisering IKT-løsninger Gevinster Beredskap Fjernarkiv Vear Prostier Ledergruppe Matrikkel Eldreråd Seilingstider Pluss 157 avtaler unntatt IKT Nytt budsjett Pluss ansatte som skal ha nye arbeidsavtaler
Både sent og tidlig Ja det er mye å gjøre - VIPS Holde hodet kaldt! Mye har gått greit siden 1837 det går nok bra i 2017 også Bestemme en rekkefølge - prioritere Tørre å ta beslutninger Ha det litt moro