Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtedato: 09.05.2007 Tidspunkt: 17.00 Møtested: Formannskapssalen MØTEINNKALLING Eventuelle forfall meldes til tlf. 73 81 61 26/28 eller 91 58 21 02, eventuelt til arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rådgiver Per Ola Johansen vil møte som sekretær for utvalget. Til behandling foreligger: Utv.saksnr. Arkivsaksnr. Sidenr. Lukket møte: PS 7/07 07/736 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 14.02.07 2 PS 8/07 07/737 REFERATSAKER TIL KONTROLLUTVALGET 09.05.07. 3 PS 9/07 07/741 ÅRSREGNSKAP OG REVISJONSBERETNING FOR MALVIK KOMMUNE 2006 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE. PS 10/07 07/742 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - INDIVIDUELL PLAN - MALVIK KOMMUNE 19 23 PS 11/07 07/740 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - INNKJØP. 26 PS 12/07 07/739 ORIENTERING OM BRUKEN AV ETISKE RETNINGSLINJER I MALVIK KOMMUNE 28 03.05.2007 Frank Fuglem Arvid Hanssen, oppdragsansvarlig sekretær
Sak 7/07 Arkivsaksnr.: 07/736 Arkivkode: 033 UTV.SAKSNR. UTVALG Saksbehandler: Arvid Hanssen MØTEDATO 7/07 Kontrollutvalget 09.05.2007 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 14.02.07 SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra møtet 14.02.07. (Utsendt tidligere) SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møtebok fra kontrollutvalgets møte den 14.02.07 godkjennes.
Sak 8/07 Arkivsaksnr.: 07/737 Arkivkode: 033 UTV.SAKSNR. UTVALG Saksbehandler: Arvid Hanssen MØTEDATO 8/07 Kontrollutvalget 09.05.2007 REFERATSAKER TIL KONTROLLUTVALGET 09.05.07. SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Brev fra Sør Trøndelag fylkeskommune til ordfører, datert 16.04.07, om gjeninntreden i interkommunalt samarbeid om sekretariat for kontrollutvalg. (Foreløpig orientering) 2. Kommunale kontrollutvalg, uavhengighet eller flertallsdiktatur. Sammendrag av rapport nr 4/2007 fra Nordlandsforskning. 3. Kommuneøkonomien 2006 faktaark fra KS, datert 28.03.07. 4. Kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets årsmelding for 2006. Sak 13/07. 5. Kommunestyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon 2007. Sak 14/07. 6. Kommunestyrets behandling av Informasjon om skatteregnskap og skatteoppkreverfunksjonen 2006. Sak 15/07. 7. Aktivitetsplan revisjonsåret 2006, Revisjon Midt-Norge IKS. (Orienteres i møtet.) 8. KonSek - budsjettert ressursbruk 2007 for Malvik kommune. (Orienteres i møtet) SAKSUTREDNING: Sekretariatet og Revisjon Midt-Norge IKS vil orientere og svare på spørsmål. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering.
Sak 9/07 Arkivsaksnr.: 07/741 Arkivkode: 212 UTV.SAKSNR. UTVALG Saksbehandler: Arvid Hanssen MØTEDATO 9/07 Kontrollutvalget 09.05.2007 ÅRSREGNSKAP OG REVISJONSBERETNING FOR MALVIK KOMMUNE 2006 - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE. SAKSDOKUMENTER: 1. Regnskap for Malvik kommune 2006, datert 12.03.2007 2. Rådmannens beretning til Malvik kommunes regnskap for 2006, datert 27.04.2007. 3. Revisjonsberetning for 2006, datert 02.05.2007. 4. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet - 2006. SAKSUTREDNING: Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsberetning og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Malvik kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 02.05.2007. Revisjonen har tatt inn to presiseringer i sin beretning som de mener det er viktig å uttale seg om ut over bekreftelsen som de er pålagt å gi. Dette gjelder overskridelser av frister for avleggelse av regnskap og årsberetning, samt at tidligere underskudd ikke er dekket inn innenfor kommunelovens frister på maksimalt 4 år. Dette gjelder ca kr 1,5 mill. av underskuddet (merforbruket) fra 2002, som inngår i det totale akkumulerte underskuddet på kr 14,5 mill. Regnskapet og årsberetningen er som det fremgår ovenfor ikke avgitt etter gjeldene frister, som er henholdsvis 15.02 og 31.03. Kommunen orienterte fylkesmannen og kontrollutvalget skriftlig allerede 15.01.2007 om at gjeldende frister ville bli overskredet. Dette hadde sammenheng med bemanningssituasjonen pga akutt sykdom. Kontrollutvalgets sekretariat mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret 2006. Kommunens årsmelding for 2006, vil i likhet med for 2005, bli utarbeidet som et eget dokument og behandlet som egen sak i kommunestyret. Dette er ikke et lovpålagt
Sak 9/07 dokument, men vil i større grad enn regnskap og årsberetning gi et fyldig bilde av driften den enkelte virksomhets aktivitet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget, ut over å nevne presiseringene i revisjonsberetningen. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Malvik kommunes årsregnskap for 2006 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken.
Sak 10/07 Arkivsaksnr.: 07/742 Arkivkode: 216 UTV.SAKSNR. UTVALG Saksbehandler: Arvid Hanssen MØTEDATO 10/07 Kontrollutvalget 09.05.2007 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - INDIVIDUELL PLAN - MALVIK KOMMUNE SAKSDOKUMENTER: Rapport om Individuell plan i hjemmebaserte tjenester, datert 30.04.2007 SAKSUTREDNING: Prosjektet er gjennomført i tråd med Plan for forvaltningsrevisjon 2006 for Malvik kommune, som er vedtatt av kommunestyret i sak 8/06, den 27.03.2006. Kontrollutvalget i Malvik kommune bestilte i møte 6.9.2006 et forvaltningsrevisjonsprosjekt med tittelen Hjemmetjenesten: Oppfølging i forhold til lovverk, kommunale vedtak og individuelle planer (KU-sak 13/06). Prosjektet var prioritert som nummer 3 i Plan for forvaltningsrevisjon for revisjonsåret 2006. (01.05.2006-30.04.2007) I saken kom det fram at kontrollutvalget ønsket å begrense forvaltningsrevisjonsprosjektet til å gjelde individuell plan for hjemmetjenestens brukere. Det vil si at prosjektet i utgangspunktet er begrenset til å gjelde tjenestemottakere av deler av de hjemmebaserte tjenestene. Etter forslag fra revisjonen og i samråd med kontrollutvalgets sekretariat ble prosjektet utvidet til å gjelde alle hjemmebaserte tjenester, det vil si personer som mottar tjenester i sitt hjem. En fikk da et bredere grunnlag for å vurdere ordningen med individuelle planer i Malvik kommune. Om individuell plan (IP) I forskrift om individuell plan etter helse- og sosiallovgivingens formålsparagraf heter det at formålet med forskriften er: a. å bidra til at tjenestemottakeren får et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud, herunder å sikre at det til en hver tid er en tjenesteyter som har hovedansvaret for oppfølgingen av tjenestemottakeren, b. å kartlegge tjenestemottakerens mål, ressurser og behov for tjenester på ulike områder, samt å vurdere og koordinere tiltak som kan bidra til å dekke tjenestemottakerens bistandsbehov,
Sak 10/07 c. å styrke samhandlingen mellom tjenesteyter og tjenestemottaker og eventuelt pårørende, og mellom tjenesteytere og etater innen et forvaltningsnivå eller på tvers av forvaltningsnivåene Som det framgår av ovenstående er formålet å koordinere tjenestene og styrke samarbeidet på tvers av etater og forvaltningsnivå. Tjenestemottaker får ikke utvidet rett til tjenester når vedkommende får utarbeidet individuell plan. Revisjon Midt-Norge IKS har etter sekretariatets mening gjennomført prosjektet i tråd med den endelige bestillingen og har besvart problemstillingene som er tatt opp i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet på en god måte. Hovedproblemstilling for prosjektet var: Følger Malvik kommune opp arbeidet med IP for hjemmebaserte tjenester på en tilfredsstillende måte? Nedenfor følger revisjonens konklusjoner og anbefalinger hentet fra sammendraget i rapporten: Hovedkonklusjonen er at funnene i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet gir et godt inntrykk av IPordningen i Malvik kommune. Revisor anser at ordningen i all hovedsak er i tråd med intensjonen bak lovverket på området. Konklusjonen for delproblemstillingene er som følger: Delproblemstilling 1: Har de hjemmebasert tjenestene rutiner som sikrer at alle tjenestemottakere som kan være aktuelle for IP har den samme muligheten for å bli vurdert for tiltaket? På dette området virker det som kommunen ikke har gode nok rutiner, slik at nyansatte informeres om at de skal informere potensielle tjenestemottakere. Det kan dermed være tilfeldigheter som avgjør om tjenestemottakerne får informasjon om ordningen. Delproblemstilling 2: Deltar tjenestemottaker eller pårørende aktivt i arbeidet med planen? I arbeidet med tjenestemottakerne framstår koordinatorene som bevisste på at prosessen skal skje med medvirkning fra tjenestemottaker, og i det tempoet som er nødvendig for å sikre medvirkning. Delproblemstilling 3: Bidrar IP til at tjenestetilbudet framstår helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset? Ett funn indikerer at planen ikke bidrar til et mer helhetlig tjenestetilbud for alle, mens andre funn indikerer at tjenestetilbudet blir mer helhetlig med IP. Koordineringen svikter i noen planer, mens i andre virker det som IP har bidratt til en mer koordinert tjeneste. Revisor anser kommunens tilbud for å være individuelt tilpasset på bakgrunn av opplysningene om at det er tjenestemottaker som bestemmer målene, og delvis også tiltakene i planene. Ordningen med at tjenestemottakere søker via et IP-utvalg virker unødig tungrodd, og kan trolig bidra til å heve terskelen for enkelte til å få en IP. Revisor mener det er fornuftig at kommunen nå vurderer en endring. Revisors anbefalinger Malvik kommune har hatt regelmessige samlinger for koordinatorene, og har laget et opplæringsopplegg for nye koordinatorer. Dette systemet kan etter revisors syn med fordel bygges ut til en fastere struktur. Formålet må være å bidra til å hjelpe nye koordinatorer til rette i rollen.
Sak 10/07 De ansatte i kommunen er en viktig kanal for informasjon om IP-ordningen til mulige tjenestemottakere. Funnene i denne rapporten tyder på at det er noe uklarhet om kriterier for IP. Videre at det bør vurderes å forbedre systemet for informasjon til mulige kandidater til IP. Revisjonens gjennomgang viser at kommunen gjennom sin arbeid på dette området har kommet langt, selv om det alltid vil være et forbedringspotensial. Rapporten gir en god oversikt over praksis og gir, etter sekretariatets mening, en informativ tilbakemelding til politisk nivå. Administrasjonen har i sin tilbakemelding også gitt uttrykk for at rapporten er nyttig. Revisjonen vil gjennomgå hovedpunktene i rapporten og svare på spørsmål i kontrollutvalgets møte, og eventuelt også ifm kommunestyrets senere behandling, dersom dette er ønskelig. Sekretariatet mener at kontrollutvalget i løpet av 2008 kan be administrasjonen om en tilbakemelding på anbefalingene som er gitt i rapporten. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Rapporten gir en god oversikt overarbeidet med individuelle planer i Malvik kommune. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger tas med i kommunens videre arbeid med individuelle planer. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Individuell plan i hjemmebaserte tjenester til etterretning og ber om at revisjonens anbefalinger tas med i det videre arbeid med individuelle planer i Malvik kommune.
Sak 11/07 Arkivsaksnr.: 07/740 Arkivkode: 216 UTV.SAKSNR. UTVALG Saksbehandler: Arvid Hanssen MØTEDATO 11/07 Kontrollutvalget 09.05.2007 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - INNKJØP. SAKSDOKUMENTER: (Ikke vedlagt) Plan for forvaltningsrevisjon 2007- Malvik kommune, vedtatt i kommunestyresak 14/2007. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Malvik for 2007 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Plan for forvaltningsrevisjon 2007 ble vedtatt i kommunestyret 26.03.07, i sak 14/2007. Kontrollutvalget prioriterte Innkjøp som nummer 1 av 3 prosjekt i planen i sitt forslag, noe kommunestyret sluttet seg til. De øvrige prosjekter er Sykefravær og Fremtidens skole. Fra planen for forvaltningsrevisjon gjengis: Det har i den senere tid vært fokus på innkjøpsfunksjonen i kommunene. Dette har sammenheng med at det i flere kommuner er avdekket uheldige forhold på dette området. Området er vesentlig i forhold til økonomi også viktig og håndtere på en god måte i forhold til å opprettholde kommunens renome. Det foreslås et prosjekt hvor en vurderer innkjøpsfunksjonen/forvaltningen av innkjøp i Malvik kommune i full bredde. Det må i prosjektet tas hensyn til undersøkelsene som gjøres i tilknytning til forvaltningsrevisjonsprosjektet som følger rehabiliteringen av Vikhamar barneskole. Malvik kommune har anslagsvis 650 timer til disposisjon på forvaltningsrevisjon pr år. Revisjon Midt-Norge vil gjennomføre innkjøpsprosjekt også for andre kommuner i 2007 og det er ønskelig at man utnytter stordriftsfordeler. Det må likevel påregnes anslagsvis 200 timer til dette prosjektet. Ferdigstillelsesdato avklares etter en koordinering i forhold til tidsplanen for tilsvarende prosjekt i andre kommuner. Prosjektet må sluttføres i revisjonsåret 2007. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Innkjøpsprosjektet settes i bestilling. Prosjektet må gi svar på om Malvik kommune følger vedtatte lover, forskrifter og gjeldende bestemmelser på dette området. Gjennomgangen skal også avklare om gjeldende regelverk er kjent for de som er involvert i innkjøpsprosesser. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling:
Sak 11/07 Kontrollutvalget vedtar å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt hvor en ønsker en gjennomgang av praktisering av gjeldende lovverk og lokale bestemmelser når det gjelder innkjøp i Malvik kommune. Prosjektet gjennomføres innen en fastsatt tidsramme etter nærmere avtale mellom KonSek og Revisjon Midt-Norge IKS. Prosjektet settes i gang så snart som mulig etter en nærmere koordinering i forhold til tilsvarende prosjekt i andre kommuner.
Sak 12/07 Arkivsaksnr.: 07/739 Arkivkode: 007 UTV.SAKSNR. UTVALG Saksbehandler: Arvid Hanssen MØTEDATO 12/07 Kontrollutvalget 09.05.2007 ORIENTERING OM BRUKEN AV ETISKE RETNINGSLINJER I MALVIK KOMMUNE SAKSDOKUMENTER: 1. Brev fra KonSek til rådmannen, datert 21.02.07. 2. Skriftlig svar fra rådmannen. (Ettersendes eller deles ut i møtet) SAKSUTREDNING: Det er ikke mottatt svar fra på brev av 21.02.07. Rådmannen opplyser 30.04.07 at han vil besvare henvendelsen før møtet i kontrollutvalget den 09.05.07. I samråd med leder i kontrollutvalget velger sekretariatet å legge frem saken og overlater til kontrollutvalget å vurdere om det foreligger nødvendige opplysninger til å sluttbehandle saken i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten innstilling.