LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Tirsdag 23. september 2014 Tid: Kl 10.30 Sted: Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 012/14 Referatsaker 013/14 Orientering fra administrasjonen 014/14 Besøk i kommunal avdeling oppsummering og oppfølging 015/14 Forslag til driftsbudsjett for kontroll og tilsyn 2015 016/14 Oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetsvurderinger 017/14 Revisjonsstrategi 2014 Sak 017/14 vil bli behandlet i lukket møte, jfr. Kom.l. 31,2 og Forv.l. 13. Steinkjer, 16.09.2014 Tore Hagen leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mobil 41 68 99 12
SAK 012/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget 23.09.2014 Per Helge Genberg 012/14 432-1755-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Kopi av brev til Leka kommune om tilbakeføring av mindreforbruk 2013 2 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Leka kommune om ny oppdragsansvarlig revisor Vedlagt Vedlagt SAK 013/14 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 23.09.2014 Per Helge Genberg 013/14 432-1755-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Rådmannen er bedt om å orientere om prosjektet Trollfjell Geopark. Saken ble tatt opp i kontrollutvalgets møte 18.03.2014, men administrasjonen ønsket da å få den utsatt. SAK 014/14 BESØK I KOMMUNAL AVDELING OPPSUMMERING OG OPPFØLGING Kontrollutvalget 23.09.2014 Per Helge Genberg 014/14 432-1755-5.3 Saken blir lagt fram uten innstilling. Kontrollutvalget vedtok i sak 008/14 å besøke Leka sykestue. Besøket ble gjennomført 27.05.2014.
Fra kontrollutvalget deltok Tore Hagen, Lidia Hakkebo, Bente Martinsen og Petter K. Sandvik. Per Helge Genberg fra KomSek Trøndelag IKS og Heidi Galguften fra KomRev Trøndelag IKS var også til stede. Besøket var delt inn i tre sekvenser: 1. Møte med tillitsvalgte og verneombud 2. Møte med pårørendekontakt 3. Møte med sykepleiesjefen De inviterte svarte på spørsmål og hadde en dialog med kontrollutvalget. Møtet/besøket, som ikke er et formelt tilsynsbesøk, fungerte godt som kommunikasjonsforum mellom utvalget og representantene for de ulike gruppene. Som oppfølging kan kontrollutvalget enten stille konkrete spørsmål til rådmannen, sende en uttalelse til kommunestyret eller initiere en forvaltningsrevisjon. Etter besøk som ev. ikke avdekker forbedringspunkter, kan utvalget ta saken til orientering. Vurdering Utvalget må sjøl vurdere hvordan besøket skal følges opp. SAK 015/14 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Kontrollutvalget 23.09.2014 Per Helge Genberg 015/14 432-1755-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Leka kommune med en total ramme på kr. 505.000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til spesifisert driftsbudsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen : Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.
Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariats-tjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap, og føres på funksjon 110. Kommunestyret har valgt kontrollutvalget til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på kommunestyrets vegne, og skal sørge for kompetent sekretariatsbistand til utvalget. Det er kontrollutvalgets ansvar å se til at revisjonen tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Målet for kontroll- og tilsynsarbeidet må alltid være å sikre den enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i henhold til lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Budsjett 2014 Forslag 2015 Kontrollutvalgets utgifter til møteavvikling, 60.000 54.800 faglig oppdatering mm Kjøp av sekretariatstjenester 107.000 110.200 Kjøp av revisjonstjenester 323.000 340.000 Total ramme kontrollutvalget 490.000 505.000 I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig opp-datering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Budsjettene for 2015 for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 5.mai 2014. Sekretariatet; KomSek Trøndelag IKS, har som tidligere lagt til grunn en kostnadsøkning på 3 % i forhold til forrige år. Revisjonen; KomRev Trøndelag IKS, opererer med en kostnadsvekst på ca 5 % fra 2014 til 2015, og dette skyldes i hovedsak at selskapet har fått økte pensjonsforpliktelser. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, og kommunestyret fastsetter den totale rammen. Budsjettforslaget bygger på erfaring og på regnskapstall for 2013. Tabellen under viser regnskap for 2013 og budsjett for 2014 og 2015 når det gjelder kontrollutvalgets egne utgifter (møter, kurs oa.). Post og tekst Regnskap 2013 Budsjett 2014 Budsjett 2015 10800 Leder- og møtegodtgjørelse 7.779 19.500 19.500 10990 Arbeidsgiveravgift 397 1.000 1.000 12003 Faglitteratur/tidsskrifter 1.750 2.500 2.500 11150 Bevertning 1.325 2.000 2.000 11500 Kurs- og oppholdsutgifter 0 30.000 25.000 11600/11701 Kjøregodtgjørelse/ 0 5.000 4.800
reiseutgifter Sum 11.251 60.000 54.800 Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2015 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår. SAK 016/14 OPPDRAGSANSVARLIGE REVISORERS UAVHENGIGHETS- VURDERINGER Kontrollutvalget 23.09.2014 Per Helge Genberg 016/14 432-1755-5.3 1. Kontrollutvalget tar skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og revisors uavhengighetsvurdering til orientering. 2. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighetsvurdering til orientering. Vedlegg 1. Vurdering av regnskapsrevisors uavhengighet i forhold til Leka kommune, datert 20.08.2014 2. Vurdering av forvaltningsrevisors uavhengighet i forhold til Leka kommune, datert 10.09.2014 KomRev Trøndelag IKS har nå etablert en ordning med to oppdragsansvarlige revisorer for hver kommune; en for regnskapsrevisjon og en for forvaltningsrevisjon. Med virkning fra 01.09.2014 er Linda Pettersen ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Leka kommune, og Unni Romstad er oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. I samsvar med revisjonsforskriften skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, gi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget (se vedleggene). SAK 017/14 REVISJON SSTRATEGI 2014 Kontrollutvalget 23.09.2014 Per Helge Genberg 017/14 432-1755-5.3
Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2014 til orientering. I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2014 i møtet. Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, pluss å definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning.