1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 17.2.2011, kl 0915-1200 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Dekanus Bjørn Hafskjold Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Prodekanus forskning Åse Krøkje Forsker Sindre Andrè Pedersen Prodekanus utdanning Anne Borg Institutt for kjemi (IKJ) Fungerende instituttleder Arne Petter Ratvik (IMT) Vara 1: Instituttnestleder Trond Peder Flaten Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad Institutt for biologi (IBI) Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Institutt for fysikk (IFY) Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Førsteamanuensis Jon Andreas Støvneng Vara 2: Administrativ leder Sylvi Vefsnmo Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Administrativ leder Tom Helmersen Instituttleder Knut Marthinsen Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Eivind Almaas Marte Eik Isaksen Vara: Rune Smalås Emilie Lund Johnsrud Vara: Bjarte Åstveit Nygård Forsker Sindre Andrè Pedersen Vara: Stipendiat Lise Cats Myhre Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Heidi Hugdal Førstekonsulent Oddny Sagmo Sekretær/referent for ledergruppen: Konsulent Ludwika Osiak ludwika.osiak@nt.ntnu.no
FASTE POSTER Godkjenning av referat Referatet fra møte 10.2.2011 ble godkjent. Oppfølging av tidligere saker Ang. representanter til NFR divisjonsstyrer ble kandidatforslag sendt 17.2.2011. Listen over foreslåtte kandidater er tilgjengelig i ephorte: 2011/2183-5. Ang. forslag til kandidater til FUS-gruppa som skal se på internasjonalisering av sivilingeniørutdanningen vil det undersøkes om professor Tore Lindmo er interessert. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Høringsuttalelse til NTNUs strategiplan 2011-2020 ble sendt til rektoratet 15.2.2011. Nyheter fra dekanmøtet 14.2.2011: o Organisering og finansiering av TTO Det er ønskelig med en mer bærekraftig finansieringsmodell for virksomheten. TTO vil fra 2011 i hovedsak jobbe med fire typer prosjekter: Verifiseringsprosjekter evaluering og verifisering av ideer som meldes inn. Oppdragsvirksomhet/rådgivingstjenester dette innebærer bl.a. hjelp med utarbeidelse av søknader og råd ifm. TTOs strategi. IPR-forvaltning eiendomsretten til patenter skal ikke lenger overføres fra NTNU til TTO. Etablering av selskaper formålet er å ta inn flere eiere/investorer for å styrke TTOs kapital, noe som innebærer en stor grad av risiko. Dette kan regnes som den vanskeligste oppgaven. o Mandat for FUS og FUL. Det foreslås at UUs styrefunksjon for begge utdanningsutvalgene overføres til Rektor og at FUS og FUL får symmetriske mandater. Rektor ønsker også å ha større innvirkning på beslutninger som berører sivilingeniørutdanning og lærerutdanning. Tilsynsrapport og varsel om pålegg utarbeidet av Arbeidstilsynet er tilgjengelig på Innsida: https://innsida.ntnu.no/ua_lesmer_fra_innsida.php?kategori=nyheter&dokid=4d5cda46d247 f2.94153696. Tilsynene ble gjennomført med vekt på psykososialt arbeidsmiljø. Mange forhold som er nevnt i rapporten gjør seg gjeldende for NT-fakultetet og instituttlederne oppfordres til å lese den. Det som er positivt er at vi allerede er godt i gang med kartleggingen av problemene og med eventuelle forbedringer. HR-prosjektet kan antakelig nevnes her om et viktig bidrag. Dato for eksamensfesten er satt til fredag 20.5.2011.
SAKSKART NTL-sak - 06/11 HR-prosjektet beslutning, videre arbeid og styrevedtak Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal Ingen saksvedlegg Presentasjon i møtet Momenter i diskusjonen: HR-prosjektet er nå mer konkretisert fordeler og ulemper ved prosjektet begynner å utkrystallisere seg. Ser positivt på rene fagstillinger. Dette sett ut i fra erfaringen med LØF og dyrking av rene fagstillinger. HR-medarbeiderne på enhetene ser positivt til fremlagte samhandlingsmodell. Prosjektet skal styrebehandles i mars hvis det i dag får støtte fra instituttlederne. Vi er enige om at vi skal samhandle intellektuelt men vanskelig i praksis og dette er noe vi må jobbe med. HR-konsulenter skal betraktes som et støtteapparat for lederne ved NT. De vil bistå med råd, veiledning og hjelp i personalsaker, samt skaffe nødvendig informasjon ved behov. Hovedansvaret for personalet ligger hos lederne. Prosjektet har vist at grensesnittet mellom HR og administrative ledere må gjennomgås. Det vil bli etablert en egen prosess i den forbindelse for dette har betydning ut over HR. Fagstillinger vs. delte stillinger er en problemstilling som ble tatt opp. Viktig at dette spørsmålet gjennomgås med tanke på fleksibiliteten ved NT. Ved rene fagstillinger kan det føre til stor sårbarhet i systemet hvis personene av en eller annen grunn blir borte fra jobben. Backup må av den grunn være tilgjengelig. Seksjonssjef Heidi Hugdal påpeker at dette problemet er tatt opp og det finnes flere mulighet for backup om nødvendig. Noen ledere mener at for å fungere bra som HR-konsulent må man kjenne alle ansatte ved den enkelte enhet. Ansvarsområder for generalister og spesialister (jf. presentasjonen) kommer etter hvert til å oppdateres/presiseres enda mer. Spesialistene skal først og fremst bidra i personalsaker som krever spesialkompetanse. Listen over spesialister blir gjort tilgjengelig for lederne, noe de anser som positivt. Dimensjonering med tanke på ressursbruk må gjennomgås. Rapporteringslinjer bør gjøres så enkle og korte som mulig. Dekanus påpeker at rapporteringslinjer kan avhenge av hva som rapporteres personalansvar vs. fagansvar. Denne problemstillingen må gjennomgås. Seksjonssjef Heidi Hugdal mener at kontinuerlig evaluering av prosjektet er meget viktig. Instituttlederne mener at prosjektet stort sett virker bra, men problemstilingen rapporteringslinjer og ansvarsdeling mellom administrativ leder og instituttleder må utarbeides. Det er også grunnleggende at HR-konsulenter har høy kompetanse. Problemstilling rundt deling av ressurser på tvers av enhetene bør belyses nærmere.
Konklusjon: Innspillene tas i betraktning ved utarbeidelse av saksfremlegg for fakultetsstyret 22.3.2011. Prosess ift. avklaring av ansvarsområder for administrative ledere og instituttledere må gjennomføres. Orienteringssaker Utkast til mal for sakkyndig komité o Orientering ved førstekonsulent Oddny Sagmo o Saksvedlegg Momenter i diskusjonen: Gjennomgang av mandatet er et initiativ tatt av NT-fakultetet selv, siden NTNU sine kriterier virker for brede. Uenigheten mellom de to arbeidsgruppene gjelder stort sett vitenskapelige kvalifikasjoner. Den første gruppen legger mest vekt på akademisk løp og fremragende prestasjoner, den andre gruppen vil ikke diskvalifisere søkere med erfaring fra industri. Administrative kvalifikasjoner spiller også større rolle for den andre gruppen. Gruppe 2 bør kanskje tenke på andre kvalifikasjoner som vil bevare søkeres erfaring fra industri. IFY påpeker at det er viktig å presisere at administrativ tilknytning til prosjektet ikke kvalifiserer til ansettelse som professor og at Research Proposal må vedlegges søknaden. Gruppenes forslag gjenspeiler to forskjellige kulturer kvalifikasjonskrav som ble utarbeidet av gruppe 1 kan være mulige i forhold til noen fagfelt (for eks. fysikk), mens for andre kan de virke helt urealitiske. Det må også tas høyde for at kulturforskjeller kan eksistere også innenfor samme fagfelt. Alle er enige om at kvalifikasjoner for professorstillinger skal ligge på et internasjonalt nivå. Antall publikasjoner som et kvalifikasjonskrav virker stivt. Tilsvarende x antall doktorgrader innen fagfeltet er kanskje mer fornuftig. Det må være rom for å utøve skjønn i enkelte tilfeller til tross for strenge kvalifikasjonskrav. Det er veldig positivt at innstillingen må være enstemmig dette er også et nytt moment i mandatet. Det er viktig å sammenligne kriterier fra mandatet med gjeldende regler for opprykk til professor for å unngå altfor mange forskjeller. Instituttlederen for IKP påpeker at mandatet ble sjekket mot opprykskomiteen. Høring NTNUs strategier 2011-2020 Svar fra NT fakultetet. Jf. sak 2010/2211-31 i ephorte. o Orientering ved dakanus Bjørn Hafskjold o Ingen saksvedlegg Ledergruppen ble orientert.
EVENTUELT Det ble gjennomført branntilsyn i Realfagbygget. Som resultat ble de det avdekket for mye gass og brannfarlig væske. Midlertidige og permanente løsninger er nå utarbeidet og bør implementeres snarest mulig. Midlertidige løsninger innebærer redusering av gassbeholdningen på laboratoriene, flytting av noen glassflasker og redusering av virksomheter der situasjonen ikke er i tråd med forskriftene. Permanente løsninger vil i stor grad handle om å finne sentrale gasslagere og om å bygge om eksisterende kjemikalielagere. Det er 72 søkere på de åtte åpne stipendiatstillingene ved NT-fakultetet. Omtrent halvparten er fra Norge. Det er kommet en rapport om arealbruk fra IFY den peker på en meget bra gjennomgang og kartlegging av arealene. Dekanus orienterte ledergruppen om hvem som har meldt interesse for å sende en SFF søknad fra NT-fakultetet. Mange søknader utarbeides likevel på tvers av fakultetene. Instituttlederne ønsker at det utarbeides rettferdige kriterier for behandling og anbefaling av søknadene. Dekanus påpeker at søknader som meldes inn må være godt gjennomarbeidet og ha strategisk forankring, og at det er avgjørende å utpeke en god prosjektleder ettersom hans/hennes kvalifikasjoner er avgjørende for framtidig suksess. NT-fakultetet skal presisere grunnlaget for å sile ut søknadene. Den interne fristen for levering av innspill til bemanningsplanen løper ut fredag 18.2.2011. Dekanus skal se på forslagene til vitenskapelige stillinger, seksjonssjef Heidi Hugdal og seksjonssjef Magnar Hole på innspillene til tekniske og administrative stillinger. Kriteria er samme som i fjor. Når det gjelder type stillinger, blir i tillegg professor II-stillinger tatt med i planen. Den ferdig utarbeidede bemanningsplanen som skal vurderes av fakultetsstyret 22.3.2011, vil legges fram for ledergruppen 10.3.2011.