Sluttrapport pilotprosjektet vikarpool. ved Tunet bo- og avlastning

Sluttrapport pilotprosjektet vikarpool ved Tunet bo- og avlastning Prosjektperiode nov. 2011 31.3.2014 Prosjektleder Trine Gjestad Åkvik

Innholdsfortegnelse 1 Forord... s 3 2 Bakgrunn for prosjektet... s 4 3 Organisering av prosjekt Uønsket deltid og vikarpool v/tunet bo- og avlastning... s 4-5 4 Målsetting for prosjektet... s 5 4.1 Enhetsmål... s 5 5 Målgruppe for prosjektet... s 5 5.1 Antall ansatte, stillingsprosent og kompetanse i vikarpool v/tunet bo- og avlastning... s 5-6 6 Forankring av prosjektet i enheten... s 6-7 7 Beskrivelse av tiltaket... s 7 7.1 Prosjektkoordinatorens oppgave i prosjektperioden... s 8 8 Ressursbruk... s 8 9 Oppfølging og evaluering... s 9 10 Noen utsagn fra ansatte i vikarpool... s 9 11 Måloppnåelse for enhetsmålene... s 10-11 12 Formidling av resultater og erfaringer fra pilotprosjektet vikarpool v/tunet bo- og avlastning... s 12 13 Veien videre planer for videreføring av pilotprosjektet vikarpool v/tunet bo- og avlastning.. s 12 14 Videreføring av tiltaket hvilke erfaringer fra prosjektet blir gjennomført i enheten... s 12 15 Hvilke deltakere i prosjektet får endret sin stillingsprosprosent etter prosjektslutt... s 12 16 Andre erfaringer... s 12-13 Side 2 av 13

1: Forord Prosjektet er finansiert av midler fra Arbeidsdepartementet. Prosjektperioden er fra november 2011 31.3.2014. Tunet bo- og avlastning søkte arbeids- og velferdsdirektoratet om prosjektmidler, og fikk tildelt midler til drift av vikarpool. Tunet bo- og avlastning deltar i Kristiansund kommunes prosjekt Uønsket deltid med pilotprosjektet vikarpool. Enheten har flere ansatte i små stillingsbrøker og har over en periode arbeidet for å endre på denne problemstillingen. Enheten hadde på søknadstidspunktet 11 ansatte på heltid og 54 ansatte på deltid (faste stillinger). I tillegg til dette har enheten mange midlertidig ansatte. Enheten har satt seg som en målsetting at det ikke skal være stillinger under 50 % etter endt prosjektperiode. De har tidligere testet ulike tiltak for å redusere uønsket deltid, blant annet turnusordningen 3 + 3 turnus, Harstad-modellen. Dette var et vellykket prosjekt som fortsatte for den aktuelle avdelingen også etter endt prosjektperiode. Men man ser at det fremdeles er en vei å gå med tanke på å redusere uønsket deltid ytterligere. Ved utlysning av statlige prosjektmidler så enheten muligheten til å søke på prosjektmidler for å kunne teste ut ordningen vikarpool i egen enhet. Dette var en ide de hadde tenkt på en stund som et mulig tiltak for å redusere uønsket deltid ytterligere. Det var også et ønske om å øke kvaliteten i tjenestetilbudet, bedre stabiliteten i vikarinnleie og få økt kontinuiteten i tjenestetilbudet. Prosjektet er evaluert, og ble lagt frem i Administrasjons- og likestillingsutvalget i kommunen som er prosjekt Uønsket deltid sin styringsgruppe. Evalueringen viser at uønsket deltid er redusert. Det er økt opp med 1,5 årsverk i vikarpool fordelt på 14 ansatte. Det er mere stabilitet, og kvaliteten er økt ved enheten når faste ansatte i mye større grad blir brukt som vikarer. Det er også blitt bedre kontinuitet i tjenestetilbudet. Side 3 av 13

Sluttrapport Pilotprosjekt vikarpool ved Tunet bo- og avlastning 2: Bakgrunn Tunet bo- og avlastning søkte arbeids- og velferdsdirektoratet om prosjektmidler, og fikk tildelt midler til drift av vikarpool. Hovedmålet for å opprette vikarpool i enheten er å redusere uønsket deltid, samtidig som hensynet til rekruttering av personell og kompetanse til enheten ivaretas. Det er også et behov for enheten å beholde eksisterende kompetanse for å hindre turnover til andre enheter i kommunen, og økning i stillingsprosenter vil bidra til at kompetente ansatte velger å bli i enheten. Enheten så nyttigheten i å opprette en vikarpool mot at økningen i arbeidstiden skulle dekkes inn med budsjetterte vikariat og ekstravakter. Vikarpoolen skal gjelde innad i egen enhet. Ansatte med de minste stillingene skulle prioriteres. Da enheten driver en avlastningstjeneste med et varierende avlastningsbehov og påtrykk på avlastningstjenester på helg, har enheten mange små stillinger. De har et behov for å dekke opp helgeavlastning samt et behov for vakter som ikke er festet i turnus. Ansatte har i prosjektperioden fått tilbud om ansettelse i vikarpool fra 5 20 % i tillegg til eksisterende stilling for å dekke variasjoner i avlastningsbehov, samt vikarvakter som kommer av andre årsaker som ferie, vakanser og sykefravær. Vikarpoolen skal foreta fordeling av vikarpoolvakter (5 20 %). Ansatte får på denne måten økt stillingsprosent, og enheten får kompetente faste medarbeidere til å utføre oppdrag som andre vikarer ellers ville tatt. Vikarpoolen skal gjelde innad i egen enhet. Dette fordi arbeidets karakter fordrer stabilitet og kontinuitet i forhold til hvem som bistår brukerne. Prosjektet er tenkt videreført som en permanent ordning etter prosjektperiodens utløp, dersom det er vellykket. En permanent løsning med en nedre grense på stillinger på 50 % gjør enheten til en mer attraktiv arbeidsplass. 3: Organisering av prosjekt Uønsket deltid og vikarpool ved Tunet bo- og avlastning Pilotprosjektet vikarpool ved Tunet bo- og avlastning er en del av Kristiansund kommune sitt prosjekt Uønsket deltid, og er en del av en Felles arbeidsgruppe for pågående prosjekt som gjennomfører tiltak som bidrar til å redusere uønsket deltid. Prosjekt Uønsket deltid i Kristiansund kommune er organisert på følgende måte: Styringsgruppe Administrasjons- og likestillingsutvalget i Kristiansund kommune (ADMU) er prosjekt Uønsket deltid sin styringsgruppe jf vedtak i ADMU 7.2.2012. Styringsgruppen er overordnet ansvarlig for prosjekt Uønsket deltid. Partssammensatt prosjektgruppe som er et trepartssamarbeid, og har består av 2 politisk valgte, 2 fra administrasjonen, 1 representant fra Arbeidslivssenteret, 2 hovedtillitsvalgte 1 fra Fagforbundet og 1 fra Norsk sykepleierforbund, samt prosjektleder. Felles arbeidsgruppe som har bestått av 3 enhetsledere, 3 verneombud, 2 plasstillitsvalgte, 2 hovedtillitsvalgte fra Fagforbundet og Norsk sykepleierforbund, 2 faglige ansvarlige, 1 fra administrasjonen samt prosjektleder og prosjektkoordinator. En prosjektkoordinator ble ansatt for å administrere vikarpoolen i enheten, og har hatt ansvaret for ansatte i vikarpoolen under prosjektperioden. Prosjektkoordinatoren har Side 4 av 13

hatt faste dager i den enkelte avdeling for å ivareta ansatte i vikarpoolen. Dette har vært en fordel spesielt med tanke på nærhet til avdelingsledere og ansatte. Det var i oppstarten av vikarpool hyppige møter for å samkjøre vikarpoolen og enheten. Vikarpoolen ble oppbygd i samarbeid med tillitsvalgte, enhetsleder, fagleder, og prosjektkoordinatorene ved både Tunet bo- og avlastning og ved Bergan sykehjem. 4: Målsetting for prosjektet Hovedmålsettingen for prosjektet var å redusere uønsket deltid, og å gå fra prosjekt til permanent større stillinger etter endt prosjektperiode. Enheten satte som mål at det ikke skulle være noen stillinger under 50 % etter endt prosjektperiode. Videre var det en målsetting om å redusere sykefraværet, redusere forbruk av vikartimer i løpet av prosjektperioden. Målet var at ved økte stillinger ville dette gi økt kvalitet for brukerne og mer stabilitet i tjenestene. 4.1: Enhetsmål Tunet bo- og avlastning hadde følgende målsettinger for prosjektperioden. Økte stillingsprosenter, ingen stillinger under 50 % etter endt prosjektperiode Redusere sykefraværet Styrket kvalitet i tjenestetilbudet Bedre arbeidsmiljø (HMS) og reduksjon i avviksmeldinger Redusere forbruket av eksterne vikarer Styrket rekrutteringsgrunnlag 5: Målgruppe for prosjektet Tunet bo- og avlastning har flere ansatte i små stillingsprosenter, og det er disse som i hovedsak var målgruppen for prosjektet. Det var også ansatte i større stillinger som hadde gitt signaler til enhetsleder om at de ønsket større stilling. Det er derfor en blanding av mindre og større stillingsstørrelser i vikarpool ved Tunet bo- og avlastning. 5.1: Antall ansatte, stillingsstørrelser og kompetanse i vikarpool ved Tunet bo- og avlastning Det er ansatt 14 kvinner og 0 menn i vikarpool ved enheten. Alle ansatte i vikarpool har ønsket fagkompetanse. Det er i dag 13 miljøarbeidere og 1 miljøterapeut ansatt i vikarpoolen. Det har aldri vær noen intensjon om å øke opp stillinger til 100 % i dette prosjektet. Side 5 av 13

Stillingsoversikt for vikarpool Kompetanse Stilling før Stilling etter Miljøarbeider 75 % 85 % Miljøarbeider 70 % 80 % Miljøarbeider 65 % 75 % Miljøarbeider 70 % 80 % Miljøarbeider 70 % 80 % Miljøarbeider 60 % 70 % Miljøarbeider 60 % 70 % Miljøarbeider 60 % 70 % Miljøarbeider 50 % 70 % Miljøarbeider 40 % 55 % Miljøarbeider 40 % 50 % Miljøarbeider 40 % 50 % Miljøarbeider 40 % 50 % Barnevernspedagog 40 % 50 % Årsverk 7,85 9,35 Hovedmålet for å opprette vikarpool i enheten er å redusere uønsket deltid, samtidig som hensynet til rekruttering av personell og kompetanse til enheten ivaretas. En prosjektkoordinator ble ansatt for å administrere vikarpoolen i enheten i prosjektperioden, og skulle blant annet foreta fordeling av vikarpoolvakter. Ansatte får ved ansettelse i vikarpool økt stillingsprosent, og enheten får kompetente faste medarbeidere til å dekke behovet som enheten har. Prosjektkoordinatoren har også foretatt en mer langsiktig planlegging i vikarvakter. Dette har bidratt til at ansatte har fått en mer forutsigbar arbeidshverdag, og har hatt mulighet til å planlegge både arbeid og fritid på en god måte, noe som ansatte har gitt tilbakemeldinger om ved evalueringer av vikarpool. 6: Forankring av prosjektet i Enheten Ved en stedlig prosjektkoordinator har prosjektet blitt godt ivaretatt i enheten. Nærheten til ansatte i vikarpoolen, enhetsleder og avdelingsledere har bidratt til at dialogen har vært god. Eventuelle utfordringer er blitt løst fortløpende. Side 6 av 13

Enhetsleder har vært i tett og fin dialog med prosjektkoordinator underveis, og avdelingslederne har også vært prosjektkoordinatorens gode kontaktpersoner. Enhetsleder sitter også som medlem i felles arbeidsgruppe sammen med andre enhetsledere, fagansvarlige, verneombud, tillitsvalgte og administrasjonen. Ansatte i vikarpoolen har ringt, eller kommet til prosjektkoordinatoren når de har hatt behov for å få svar på spørsmål vedrørende vikarpoolen. Prosjektet har avholdt evalueringsmøter to ganger pr år. Det er avholdt et evalueringsmøte for ansatte i vikarpool ved den enkelte enhet og et felles evalueringsmøte for ansatte i begge vikarpoolene i prosjekt Uønsket deltid. Samarbeidet og medvirkningen til prosjektet fra tillitsvalgte, ansatte, administrasjonen, politikerne og arbeidslivssenteret har vært avgjørende for at dette har blitt et vellykket prosjekt. Innspillene fra de involverte parter har vært gode. Dette har vært et villet prosjekt fra politisk hold, fra administrasjonen og fra tillitsvalgtes sin side. Det har fra prosjekt Uønsket deltid sin side vært et godt samarbeid med arbeidslivssenteret sin representant. Samlet sett har dette bidratt til at ansatte med uønsket deltid har fått økt stilling. 7: Beskrivelse av tiltaket Tunet bo- og avlastning prøver ut en ordning med vikarpool der ansatte med uønsket deltid kan få en 5-20 % høyere stillingsstørrelse mot at økningen i arbeidstiden dekkes inn med budsjetterte vikariat og ekstravakter. Vikarpool dekker et område som er i samsvar med det de deltidsansatte er villige til å jobbe med, men krever samtidig fleksibilitet i forhold til arbeidstid. Et av kriteriene for å være ansatt i vikarpool, var at ansatte måtte jobbe ved flere avdelinger dersom det var behov for dette. Dette viste seg å bli en utfordring å få testet ut. Begrunnelsen for at ansatte ikke jobbet vikarpoolvakter ved andre avdelinger blir beskrevet under kapittel 16, andre erfaringer. Tiltaket vikarpool sikrer den enkelte ansatt en større stilling og en høyere fast inntekt samtidig som den gir arbeidsgiver en mer stabil vikartilgang. Rutiner og rettigheter for ansatte i vikarpool er de samme som for alle ansatte i organisasjonen. Det er utarbeidet egne retningslinjer for ansatte i vikarpool i Kristiansund kommune for å sikre den enkelte ansattes rettigheter. Ansatte har medbestemmelse over når de ønsket å gå sine vikarpoolvakter. Det var viktig at det skulle passe begge parter, noe som også er nedfelt i retningslinjer for ansatte i vikarpool. Før oppstart av vikarpool ble det nedsatt en intern arbeidsgruppe bestående av enhetsleder, avdelingsledere, tillitsvalgte, prosjektkoordinator og prosjektleder. Det ble utarbeidet retningslinjer for ansatte i vikarpool i samarbeid med tillitsvalgte. Det ble også utarbeidet et kartleggingsskjema som skulle danne grunnlaget for utvelgelse av kandidater til vikarpoolen. Enhetens behov for økt kompetanse i vikartimer gjorde at det var søkere med ønsket kompetanse som ble prioritert til vikarpool. Skjemaet ble lagt ut i alle avdelinger. Totalt var det 22 ansatte som ønsket å bli en del av vikarpool ved Tunet bo- og avlastning. Ved oppstart av vikarpool var det 14 ansatte som fikk tilbud om 5- til 20 % økning i stillingsstørrelse. I dag er det 1,5 årsverk i vikarpool fordelt på 14 ansatte ved Tunet bo- og avlastning. Det er 1 barnevernspedagog og 13 miljøarbeidere som er ansatt i vikarpoolen. Side 7 av 13

7.1: Prosjektkoordinatorens oppgave i prosjektperioden Prosjektkoordinatoren har i prosjektperioden hatt ansvaret for den enkelte ansatt og for tildeling av vikarpoolvakter. Prosjektkoordinatoren har også hatt ansvaret for registrering av sykefravær og forbruk av vikartimer. Dette ble registrert i et eget skjema Månedsrapporteringsskjema som benyttes ved rapportering inn til prosjektgruppen og felles arbeidsgruppe i prosjekt Uønsket deltid. Forberedelser til evalueringsmøter i samarbeid med prosjektleder, kontakt med avdelingslederne, informasjon til ansatte i vikarpool og innkalling til møter i regi av vikarpool har vært koordinatoren sin oppgave i prosjektperioden. Denne har også hatt ansvaret for arbeidsavtalene for ansatte i vikarpool. Det har også vært en del av koordinatorens oppgave i samarbeid med prosjektleder, å gjennomføre møter i de ulike gruppene i prosjektet, evalueringsmøter samt planlegging og gjennomføring av Fag og inspirasjonsdager 1 gang pr år. Vi erfarte raskt at prosjektkoordinator måtte være fysisk til stede i avdelingene der det skulle foretas innleie. Dette pga. varierende vikarbehov fra dag til dag, og for å ivareta brukernes behov for bistand på en tilfredsstillende måte. Det var også en fordel med tanke på samarbeidet med avdelingslederne. Det var i oppstarten av vikarpool hyppige møter for å samkjøre vikarpoolen og enheten. Vikarpoolen ble oppbygd i samarbeid med tillitsvalgte, enhetsleder, og prosjektkoordinatorene ved Tunet bo- og avlastning og Bergan sykehjem. 8: Ressursbruk Prosjektet brukte lengre tid på å rekruttere personer inn i prosjektet enn forventet. Dette resulterte i en senere oppstart av vikarpool ved Tunet bo- og avlastning enn forventet. Med bakgrunn i dette søkte prosjekt Uønsket deltid om en forlengelse av prosjektperioden, og fikk forlenget denne med 3 måneder til 31.3.2014. Det ble avtalt med Arbeids- og velferdsdirektoratet at tildelte prosjektmidler skulle settes i fond og øremerkes uønsket deltid. Det ble ansatt en prosjektleder / prosjektkoordinator i 100 % stilling for å ivareta, og gjennomføre prosjektene vikarpool ved Tunet bo- og avlastning og Bergan sykehjem. Midlene i prosjektet er brukt som skissert i prosjektbeskrivelsen som dannet grunnlaget for søknad om prosjektmidler. Det er ført prosjektregnskap årlig gjennom prosjektperioden. Midlene er brukt til lønn av prosjektleder / prosjektkoordinator, evalueringsmøte i den enkelte enhet og felles evalueringsmøter for alle ansatte i vikarpool ved både Tunet boog avlastning og Bergan sykehjem. Det er også arrangert Fag og inspirasjonsdag 1 gang pr år i prosjektperioden som har vært et spleiselag mellom prosjekt Uønsket deltid v/ vikarpoolene og administrasjonen i kommunen. Innholdet i de 2 Fag og inspirasjonsdagene har vært erfaringsutveksling, og heltidskultur og omstilling. Side 8 av 13

9: Oppfølging av prosjektet / evaluering Vikarpool ved Tunet bo- og avlastning har hatt evalueringsmøter 2 ganger pr år i prosjektperioden. Det ene evalueringsmøtet var et felles møte sammen med ansatte i vikarpool ved Bergan sykehjem. Det ble i forkant av evalueringsmøtene sendt ut skjema med spørsmål til ansatte i vikarpool. Noen av tilbakemeldingene som kom inn var: - Ansatte i vikarpool var fornøyde med å få større stilling - Flere sa at de følte økonomisk trygghet ved å få en høyere årslønn - Det gikk greit å være ansatt i vikarpool, og de var fornøyde med tildelingen av vikarpoolvakter, og at de selv kunne bestemme om det passet eller ikke. Hver 6 uke gjennom prosjektperioden bel det avholdt møte hvor enhetsledere, fagansvarlige, verneombud, tillitsvalgte, og prosjektkoordinatorene drøftet aktuelle problemstillinger vedrørende gjennomføring av prosjektet. På denne måten ble prosjektet godt ivaretatt av de involverte parter. Det ble månedlig orientert om fremdriften i prosjektet til den partsammensatte prosjektgruppen. 10: Noen utsagn fra ansatte i vikarpool Jeg er kjempefornøyd med vikarpool. Vil mer enn gjerne beholde dette. Det er ikke mer å si. Enkelt og greit. Jeg har som regel fått tilbud om ekstravakter også, sammen med vikarpoolvaktene. Har hatt litt lavere skuldre i denne perioden. Jeg trives i vikarpoolen. Jeg vil gjerne at vikarpoolen blir fast i fremtiden. I den stillingsprosent jeg har nå, gjerne mer. Lykke til, til oss! Dere har gjort en kjempejobb i vikarpoolen, håper virkelig ordningen fortsetter. Jeg har følt meg tryggere etter ansettelse i vikarpool, både med tanke på mer stabil lønn, og at vaktene har blitt fordelt bedre på oss faste. Vikarpool gir meg mer økonomisk trygghet. Jeg syns også det er veldig greit at vaktene ikke er fastsatt i ei turnusstripe, slik at man har mulighet til og være med å bestemme hvilke dager det passer og ta vaktene. Vikarpool har også en god effekt på miljøet siden flere er mer tilfreds med å ha større stillingsprosent. Underveis i prosjektperioden viste det seg at ved å foreta en mer langsiktig planlegging av vikartimer, fikk ansatte en mer forutsigbar arbeidshverdag, og ga de en ytterligere mulighet for å øke opp sine stillingsstørrelser. Koordinatoren hadde bedre tid til å finne gode løsninger for den enkelte avdeling, og kunne planlegge over en lengre periode for den enkelte ansatt. Tilbakemeldinger vikarpoolen fikk under veis i prosjektperioden var at de satte pris på å få tildelt både vikarpoolvakter og andre vikarvakter for en lengre periode. Dette bidro til at de kunne planlegge både arbeidsoppgaver og fritid på en bedre måte. Side 9 av 13

11: Måloppnåelse for enhetsmålene i prosjektbeskrivelsen Vi kan si at målet med å redusere uønsket deltid har vært vellykket. Økningen i stillingsstørrelser kan ikke i dette prosjektet være større da lønnsmidler omdisponeres fra eksisterende budsjetter som sykefravær, ferievikar, ekstrahjelp, og andre eksisterende budsjett. Tunet bo- og avlastning har oppnådd gode tall for sykefravær etter oppstart av vikarpool. På søknadstidspunktet lå det totale sykefraværet i enheten på 13 %, med en målsetting om å redusere tallet til 10 % i 2013. Enheten har jobbet systematisk for å øke nærværet i prosjektperioden. Målsettingen var å ha en fraværsprosent som ikke skulle være høyere enn 11,5 % i prosjektperioden. Tunet bo- og avlastning har vært helt nede i et totalt fravær i enheten i en enkelt måned på 5.2 % som det laveste tallet i prosjektperioden. I dag ligger fraværsprosenten på 9,97 %. Etter en kort periode med et økt fravær er enheten nå på vei nedover igjen. Det jobbes systematisk med å få ned langtidsfraværet og enheten gir tilbud om tilrettelegging for ansatte som har behov for dette. De har jobbet for å få på plass gode rutiner for tilrettelegging til ansatte samtidig som de har avsluttet tilretteleggingen dersom dette ikke har vist seg nyttig. Økte stillingsprosenter Tunet bo- og avlastning har klart å øke opp stillinger med til sammen 1,5 årsverk, og fordelt dette på 14 ansatte ved enheten. Et av målene var at det ikke skulle være stillingsprosenter under 50 % ved prosjektslutt. Dette er en målsetting som enheten nesten har nådd. Det er fremdeles noen få stillinger under 50 % som det i dette tiltaket ikke var mulig å øke opp. Ut i fra forutsetningene i dette prosjektet er dette en god måloppnåelse. Det har aldri vært en intensjon om å øke opp stillinger til 100 % i dette prosjektet. Fraværsoversikt Oppstart vikarpool 1.9.2012 Årstall for 2013 Korttidsfravær 1,07 % Korttidsfravær 2,36 % Langtidsfravær 10,46 % Langtidsfravær 7,61 % Totalt fravær 11,53 % Totalt fravær 9,97 % Styrket kvalitet i tjenestetilbudet De har oppnådd å sikre bedre kvalitet i vikarvakter ved at faste ansatte i hovedsak prioriteres som vikarer i vikartimer. Eksterne vikarer leies inn når faste ansatte ikke kan jobbe. Når ansatte i vikarpool får tildelt sine vikarpoolvakter, bidrar dette til trygghet for både ansatte, pårørende og brukere/beboere at vikaren er godt kjent med avdelingens og brukerens/beboerens rutiner. Bruk av faste ansatte i vikarvakter har bidratt i større grad Side 10 av 13

til at rutiner blir fulgt opp som de skal. Dette er positivt med tanke på å kunne redusere antall avviksmeldinger i enheten. Bedre arbeidsmiljø (HMS) og reduksjon i avviksmeldinger Vi kan ikke si at prosjektet har vært med å bedre arbeidsmiljøet ved enheten i stor grad, da de i utgangpunktet allerede hadde et godt arbeidsmiljø. Det vi kan si er at det er en mere rettferdig fordeling av vikarvakter etter oppstart av vikarpool da denne har hatt mulighet og bedre tid til å finne gode løsninger for faste ansatte. Vikarer leies ikke inn i vikarvakter før faste ansatte er spurt og takket nei. Vikarpoolen leier inn vikarer først når faste ansatte ikke kan ta vakten. Det er viktig å merke seg at prosjektkoordinatoren hadde en større mulighet, og bedre tid til å finne gode løsninger for ansatte og enheten. Før vikarpoolen ble opprettet var det i hovedsak 3 personer i de 2 avdelinger som var med i prosjektet som hadde ansvaret for å foreta vikarinnleie. Det er et stort tidspress for avdelingene med mange oppgaver som skal løses, noe som gjorde at enkle løsninger ofte ble valgt. Redusere forbruket av eksterne vikarer Det vi ser etter oppstart av vikarpool, er at bruken av eksterne vikarer err redusert. Dette har en sammenheng med at faste ansatte i større grad får tilbud om ledige vikarvakter før eksterne vikarer i dag enn før prosjektstart. Ved å bruke faste ansatte i vikartimer bidrar dette til at den enkelte ansatt reduserer den uønskede deltiden sin ved å få tilbud om vikarvakter i tillegg til opprinnelig stillingsprosent. Dette har bidratt til at enheten har fått faste ansatte i vikarvakter som kjenner enheten og har den nødvendige kompetansen og kunnskapen om brukerne for å gjøre en faglig god jobb. Pårørende har gitt tilbakemeldinger om at de godt fornøyde med at det er flere kjente ansikt på vakt når de kommer til avlastningsavdelingen. Utfordringen for enheten når faste ansatte går vikarvakter er at det er færre vikarvakter til eksterne vikarer. Det har vært, og vil fortsatt være en utfordring å få besatt vikarvakter uten å bruke eksterne vikarer. Behovet for å bruke eksterne vikarer vil alltid være tilstede. Styrket rekrutteringsgrunnlag Tunet bo- og avlastning har hatt en god rekruttering inn til enheten også før prosjektstart. De har klart å knytte til seg fagpersonell når stillinger har vært utlyst. Ved å øke opp stillingsprosenter vil rekrutteringsgrunnlaget være enda bedre når enheten skal knytte til seg ønsket fagpersonell. Det er fokus på denne problemstillingen både fra ledelsen i enheten og den administrative ledelsen i kommunen. For å kunne styrke rekrutteringsgrunnlaget ytterligere er både Tunet bo- og avlastning og kommunen avhengig av et godt omdømme på kvaliteten i tjenestetilbudet, godt arbeidsmiljø (HMS) og et lavt sykefravær. Det vil derfor være viktig at det arbeidet som er gjort på disse områdene fortsetter også etter at prosjektperioden er over. Side 11 av 13

12: Formidling av resultater og erfaringer fra pilotprosjektet vikarpool Prosjekt Uønsket deltid har holdt orienteringer om fremdriften i prosjektet til styringsgruppen som er ADMU (Administrasjons- og likestillingsutvalget). Prosjektet har også vært ute i enheter i kommunen for å dele erfaringer vi har hatt med vikarpool. Det er også blitt orientert om prosjekt Uønsket deltid og vikarpool i Informasjonsbladet Kristiansund, kommunens egen avis. Det har vært noen henvendelser fra andre kommuner som vi har delt våre erfaringer med, erfaringer om hvordan vi har organisert og bygd opp vår vikarpool. Vi har også delt våre erfaringer med vikarpool ved den nasjonale konferansen som ufrivillig deltid arrangerte i Lillestrøm i oktober 2013. Prosjekt Uønsket deltid har arrangert to Fag og inspirasjonsdager. Temaene for disse dagene har vært erfaringsutveksling fra gode tiltak i egen organisasjon, og heltidskultur og omstilling. Ved begge disse dagene ble vikarpool omtalt. 13: Veien videre planer for videreføring av tiltaket Det har gjennom hele prosjektperioden vær en intensjon om å videreføre vikarpool dersom tiltaket har vært vellykket. På enhetsmålene ser vi at det har hatt en god måloppnåelse. Det er blitt drøftet hvilket omfang vikarpoolen skal ha etter prosjektslutt, og hvor mange av de som har et tilbud i vikarpool i dag skal videreføres til ordinær drift. 14: Videreføring av tiltaket - hvilke erfaringer fra prosjektet blir videreført i enheten Det er ikke tatt en endelig beslutning for videreføring av vikarpool ved Tunet bo- og avlastning enda. Dette gjelder både videreføring for ansatte i vikarpool og for koordineringen av vikarpoolen. Årsaken til utsettelsen er økonomisk betinget. 15: Hvilke deltakere i prosjektet får endret sin stillingsprosent etter prosjektslutt Ansatte får ikke justert opp sin stillingsprosent etter prosjektslutt. Endelig avgjørelse om videreføring av vikarpool er tatt enda. 16: Andre erfaringer Det har vært en intensjon for enheten at ansatte i vikarpool skulle ta vikarpoolvakter ved andre avdelinger i enheten når det var et behov for det. Dette har enheten ikke gjennomført. Årsaken til dette er at enheten bistår brukere som har behov for stabilitet og kontinuitet i forhold til hvem som bistår brukerne. For at både ansatte og brukere skal få kontinuitet i tjenestetilbudet, ble det avgjort at ansatte ikke skal ta vikarpoolvakter ved andre avdelinger. Å gå 2 vakter ved en annen avdeling hver måned vil ikke gi stabilitet nok til den bruker den ansatte skal bistå. Underveis i prosjektperioden viste det seg at ved å foreta en mer langsiktig planlegging av vikartimer, fikk ansatte en mer forutsigbar arbeidshverdag, og ga de en ytterligere mulighet for å øke opp sine stillingsstørrelser. Koordinatoren hadde bedre tid til å finne Side 12 av 13

gode løsninger for den enkelte avdeling, og kunne planlegge over en lengre periode for den enkelte ansatt. Tilbakemeldinger vikarpoolen fikk under veis i prosjektperioden var at de satte pris på å få tildelt både vikarpoolvakter og andre vikarvakter for en lengre periode. Dette bidro til at de kunne planlegge både arbeidsoppgaver og fritid på en bedre måte. Det er erfart at avdelingslederne har fått mere tid og ro til å ivareta faglige oppgaver uten å måtte bli avbrutt for å foreta vikarinnleie. Når behovet for å leie inn en vikar blir meldt er dette førsteprioritet, og medfører at andre oppgaver blir satt til side inntil vikarbehovet er dekt opp. Vedlegg: Kortversjon av prosjektet Side 13 av 13