palmar.brunvold@ibisikt.no

K 2000 esak NOARK-4 Litt om NOARK-4 funksjonalitet i forhold til K 2000 esak Basis

K 2000 esak versjon 5.3 Kan kjøres som KOARK, standard, NOARK-3 eller NOARK-4 De fleste felt og funksjoner er tilgjengelig også om K2000 esak ikke kjøres etter NOARK-4

K 2000 esak NOARK-4 Modul for journal og arkivstyring Modul for elektronisk arkiv Prosesstyring i dokumentbehandlingen Administrativ oppbygging og arkivstruktur Tilgangsstyring og brukeradministrasjon

Journal og arkivstyring Noen nyheter Ny terminologi Sak kan inneholde flere Journalposter kan inneholde flere Dokument

Sak Journalposter

Dokumenter

Journal og arkivstyring Dokumenttyper- DOK I U N X S Inngående brev Utgående brev Interne dok. - krever oppf. Interne dok. - ikke oppf. Saksframlegg og dokument knyttet til utvalgsbehandling

Journal og arkivstyring Offentlighetsvurdering Tilgangskode XX Advarsel ved pålogging Nytt felt off.vurdert dato Postliste kan tas på offentlighetsvurdert dato Egne saker/journalposter som ikke er offentlighetsvurdert Felt som avskjermes blir vist i egen farge

Journal og arkivstyring Vesentlige endringer i forhold til NOARK-3 og KOARK Journalpost erstatter dokument Journalstatus erstatter dokumentstatus Tilgangskode erstatter graderingskode Offentlighetsvurdering Logging av aktiviteter

Elektronisk arkiv K 2000 esak ver. 5.3 er godkjent på O2 nivå, som betyr Fullstendig versjon med Avansert funksjonalitet Elektronisk arkiv Papirløst arkiv

Fjernarkivet Det å gå i kjelleren for å hente saker fra Fjernarkivet det kan være farlig det!

Elektronisk arkiv Blanding er tillatt Nytt felt Papir Alle hoveddokument i en sak må være elektronisk lagret for at saken i sin helhet skal være elektronisk Vedleggene bør være elektronisk lagret

Elektronisk arkiv Godkjente arkivformater Produksjonsformat Avleveringsformat (PDF/TIFF) Egen funksjon for konvertering fra produksjonsformat til avleveringsformat

Elektronisk arkiv Gradvis innføring Elektronisk lagring av utgående dokumenter Skanning integrasjon E-post integrasjon

PKI Public Key Infrastructure Digital signatur Noen dokumenter krever signering Må oppbevares som papirkopier Hvorfor: Ingen offisiell godkjent standard i dag tilgjengelig for allmennheten

PKI forts BANKID Personnr., personlig kode og sikkerhetskort med koder Eid av bankene Transaksjonspris BUYPASS Kort og kode Brukes av bl.a Norsk Tipping Transaksjonspris

Prosesstyring (NOARK-4) Innkomne dokumenter Saksbehandling Internt produserte dokumenter

Prosesstyring AKTØRER (roller): Arkivet Ledere Saksbehandlere og rettigheter knyttet til de ulike rollene

Dokumentbehandling Journalpost Nye statuskoder Utsatt offentlighet Tilgangskode og avgraderingskode settes ved registrering av hjemmel Ekspedert dato Nye statuskoder/prosesskoder M,S,F,G,E,J A U,?

Dokumentbehandling DOKUMENT Nye statuskoder F Ferdig B - Behandles Samme dokument kan knyttes til flere journalposter Kan registrere flere versjoner av et dokument

Dokumentbehandling Avskriving og saksavslutning Dokument type I og N er gjenstand for restansekontroll og skal avskrives Nytt menyvalg Kopi fra journalpost med automatisk avskriving Ved avslutning av sak kommer spørsmål om avslutning av journalposter i saken også

Dokumentbehandling INTERNT DOKUMENT Fane Notat eksisterer ikke lenger Saksbehandler legges alltid inn som intern mottager Avskriving pr. mottaker Postliste på mottatte evt. sendte fra organisasjonsenhet

Journal og arkivstyring for arkivet Flytting av dokumenter Journalpost får nytt dokument nr. Renummerering kan velges fra meny

Arkivstruktur ARKIV Omfatter dokumenter som er produsert eller mottatt av en enkelt arkivskaper som ledd i dennes virksomhet

Arkivstruktur ARKIVDEL En vilkårlig definert del av arkivet Felles ordningsprinsipp Felles lokasjon Felles periode

Arkivstruktur ARKIVPERIODE Tidsperiode for inndeling av arkivet, ref. bortsetting

Arkivstruktur ARKIV Arkivdel Felles ordn.prinsipp, lokasjon og periode Arkivdel Felles ordn.prinsipp, lokasjon og periode Ordningsprinsipp: K-Koder Eget bortsettingsprinsipp Ordningsprinsipp: Gnr Eget bortsettingsprinsipp

Tilgangsstyring og brukeradministrasjon Rett person i rett rolle gis rett tilgang Hindre at uvedkommende får innsyn i avskjermet informasjon Sikre allmennhetens lovbestemte rett til innsyn

Tilgangsstyring og brukeradministrasjon Brukerprofiler knyttes mot rolle Arkivar Leder Saksbehandler Rolle styrer tilganger til statuskoder på journalpost

Tilgangsstyring og brukeradministrasjon Skjerming ut fra tilgangskoder Brukere skal klareres for bestemte tilgangskoder Brukere skal autoriseres for en definert del av saker/journalposter

Tilgangsstyring og brukeradministrasjon Systemoppsett Prosesser/rutiner er styrende for oppsettet man her etablerer

K 2000 esak - NOARK-4 Handler om: Prosesser/rutiner Arkivorganisering Sikkerhet

Faser i utviklingen av informasjonssamfunnet kilde: OECD Etableringsfase 95 05 Støtteprogrammer Etablering av begrep og språkbruk Utbredende fase 00 10 IT i tjenester, prosesser og beslutninger Omstillingsfase 05 15 Organisatorisk og teknisk omstilling Store omlegginger Realiseringsfase 10 20

Nøkkeltall fra kommunesektoren ssb

Utfordringer vi møter som leverandør? UTSAGN: Nye Organisasjonsendringer - Vi skal lage Servicetorg og få et sentralt saksarkiv snart! Kunnskap og forståelse for arkiv er viktig og lovpålagt, men dette mangler hos flere! Har ikke arkivansvarlig hvem tar ansvaret?

Utfordringer vi møter som leverandør? Overgang fra KOARK til NOARK-4. Må vi det? De ansatte mangler motivasjon! Bra som vi har det. Tanken ikke organisert godt nok. Starter uten å forankre gjennomføringen i et prosjekt?

Utfordringer vi møter som leverandør? Hvorfor et elektronisk arkiv? Hva blir bedre? Spare plass og spare tid? Innsparing av papir og kostnader? Overgang til elektronisk arkiv skjer ikke i min tid. Hva skal vi gjøre med alt papiret? Må vi ta Skarpt skille? Tenk å registrere alle ikke uavsluttede saker på nytt!

Utfordringer vi møter som leverandør? Dette har vi ikke tid til! Har mer enn nok med det daglige. Skal vi skanne i tillegg hvem skal gjøre det? Skal e-post også legges inn? Hva med e-post som går rett til saksbehandler? Våre post og arkivrutiner er gamle og avlegs!

K 2000 esak NOARK-4 Rutinegjennomgang for vurdering av behov for endringer ( 1 dags gjennomgang): Innledning Hensikt og metode Berg kommune Arkivstruktur Historisk arkiv, arkivstandard, ordningsprinsipp Arkiv, arkivdeler, perioder Journalføring Hva skal journalføres, off.vurdering, osv Saksbehandling Utvalgsbehandlingen Struktur og sikkerhet Organisasjon Rettigheter (gruppe, mottaker, kopimottaker, medavsender) Tilgang til funskjoner (brukerprofiler/roller)

Motivasjon av medarbeiderne

Utfordringer for kommunene? Motivasjon av medarbeiderne har vel tidligere alltid startet med: Løsning av arkivproblematikken (organisering, plass, systematikk, ulike arkiver, periodisering, osv) Produktet vi skal bruke (NOARK-4 og K2000 esak) Teknologien (PC, servere, brannmurer, kommunikasjon) Meningen med innføringen

Utfordringer for kommunene? Nyere forskning mener at rekkefølgen må være: Meningen Løsning Produktet Teknologien

Utfordringer for kommunene? Gevinster ved et elektronisk arkiv: Søking på sak, journalpost og dokument er enklere? Bedre oversikt over saksmapper? Ikke avhengig av arkivar tilstede for å finne en sak med innhold sparer tid? Tilgang til saker hele døgnet, ferier, sykdom, reiser og lignende Mulighet for å kopiere, klippe og lime fra andre saker

Utfordringer for kommunene? Omorganisering (servicetorg, sentralt arkiv, saksgang) Interne mottakere får tilgang til dokumenter (mottaker, kopimottaker, medavsender) raskere fra oppgaveliste Raskere saksbehandling gir økt service overfor innbyggerne

Utfordringer for kommunene? Meget viktig at prosessen er forankret i hele ledelsen! Holdning er nøkkelord for å lykkes! Forståelse for at prosjektet gjennomføres! Hjelpe de som sluntrer unna og fortelle at de er en av faktorene for å oppnå suksess. Oppfølging av ledelsen etter at prosessen er satt i gang og over i ordinær produksjon!

Utfordringer for kommunene? Økonomien må være i orden slik at den enkelte får: Skikkelig opplæring Hjelp undervegs fra superbrukere Hjelp til problemløsninger Oppfølging etter en gitt periode

LYKKELIG SLUTT? Da vil det være like enkelt å gå over: fra SKRIFTRULLER til en BØK som fra KOARK til NOARK-4

Elektronisk arkivering Hva er den store forskjellen???

Ingen post i dag heller? Takk for oppmerksomheten.