EØS 029/2007 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurransepreget dialog BKSAK 200713782-001 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurransepreget dialog vedrørende tjenester for Mottak, kontroll og splitt av elektroniske betalingsdokumenter i XML-format Elektronisk distribusjon av betalingsdokumenter (efaktura) til BBS Print og konvoluttering av betalingsdokumenter for innlevering til postdistribusjon Elektronisk lagring av produserte og distribuerte betalingsdokumenter. (EØS 029/2007 - Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter) Tilbudsfrist : 02.10.2007 kl. 11:00 Side 1 av 9
EØS 029/2007 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurransepreget dialog BKSAK 200713782-001 Innholdsfortegnelse: 1 OPPDRAGET 3 2 KRAV TIL LEVERANDØRENES KVALIFIKASJONER 6 3 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KVALIFISERINGSPROSESSEN 7 4 KRAV TIL KVALIFIKASJONSPAPIRENES FORM OG INNLEVERING 8 5 VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON 9 Vedlegg: Vedlegg I: Alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer Vedlegg II: HMS-erklæring Vedlegg III: Tilbudsforside Vedlegg IV: Referanseskjema Side 2 av 9
EØS 029/2007 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurransepreget dialog BKSAK 200713782-001 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune (BK) v/byrådsavdeling for finans, kultur og næring, Lønns- og regnskapssenteret. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den 31.08.2007 (www.doffin.no) og videresendt til TED samme dagen (ted.europa.eu). Konkurransen er annonsert i kommunetorget, Bergens Tidende. Kvalifikasjonsdokumentene er tilgjengelig på www.doffin.no. 1.3 Anskaffelsen gjelder BK benytter Agresso økonomistyringssystem versjon 5.4, (og planlegger overgang til 5.5), for å produsere datafiler ved produksjon av betalingsdokumenter til våre kunder. Betalingsdokumentene omfatter flere typer av kundefaktura, betalingspåminnelser, rentefaktura, og er i flere forskjellige layout. Anskaffelsen gjelder tjenester innenfor følgende tjenestegrupper: Mottak, kontroll og splitt av elektroniske betalingsdokumenter (XML-format) for videre behandling. Elektronisk distribusjon av betalingsdokumenter (efaktura) til Bankenes BetalingsSentral AS i Norge (B2C). Elektronisk distribusjon av betalingsdokumenter til bedriftskunder (B2B). Printing og konvoluttering av betalingsdokumenter, samt innlevering til postdistribusjon. Mulighet for å sende med vedlegg (både for efaktura og printet faktura). Lagring av identisk image for produserte og distribuerte betalingsdokumenter i elektronisk arkiv (både i papir- og efakturaformat). Dette elektroniske arkivet skal være tilgjengelig for ansatte i BK samt brukere av BKs internettløsning i 10 år. Brukerstøtteløsning i forhold til ovennevnte tjenester. Tilbudet skal inneholde en god beskrivelse av brukerstøttens organisering, funksjonalitet samt behandlingstider. BK ønsker et samlet tilbud på ovennevnte tjenestegrupper fra den enkelte tilbyder og aksepterer ikke tilbud som kun omfatter enkelte tjenestegrupper. Det er tillatt for den enkelte leverandør å knytte til seg underleverandører for å få dekket samtlige tjenestegrupper. Side 3 av 9
EØS 029/2007 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurransepreget dialog BKSAK 200713782-001 1.4 Kontraktens varighet og verdi Avtalen skal være gyldig for en periode av 3 år, med ønsket startdato 01.01.2008. I tillegg skal BK ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1+1 år. Leverandør skal varsle BK 90 dager før om det vil forekomme prisendring ved innløsing av opsjon. Varsling om innløsing av opsjon skal skje senest 30 dager før utgangen av inneværende avtaleår. I 2006 produserte BK cirka 540.000 betalingsdokumenter. Av disse ble cirka 65.000 distribuert som efaktura via nettbank. Cirka 520.000 av disse betalingsdokumentene ble elektronisk lagret i et fakturahotell. Total kontraktsverdi inklusiv forlengelsesopsjon (5 år) estimeres til ca 7 mill.kr. 1.5 Forbehold fra oppdragsgiver Det oppgitte omfang er estimater basert på enkelte statistikker, innrapporterte volum fra avdelingene og opplysninger fra nåværende leverandører. Det tas forbehold om endringer i volum, blant annet ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, samarbeid med andre organisasjoner, BKs aktiviteter og/eller organisasjon. 1.6 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 1.6.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og III. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken regelverk på internettadresse: www.bergen.kommune.no/innkjop 1.6.2 Konkurranseform Anskaffelsesprosedyren er konkurransepreget dialog, jf. FOA 14-1(1), hvor oppdragsgiver i en eller flere runder fører dialog med leverandør om alternative løsninger før det gis konkurrerende tilbud. Prosedyren er en to-trinns prosess. Dette innebærer at kun leverandører som blir prekvalifisert og utvalgt av oppdragsgiver får delta i dialogen. Konkurransegrunnlaget er delt i 2: -Konkurransegrunnlag del I: Dialoggrunnlag -Konkurransegrunnlag del II: Kravspesifikasjon. Dialoggrunnlaget vil bli sendt ut samtidig til prekvalifiserte leverandører. Formålet med dokumentene er å identifisere og fastslå hvordan oppdragsgivers behov best kan fylles. Under dialogen kan alle aspekter ved kontrakten drøftes med de utvalgte leverandørene. Det forutsettes at oppdragsgiver kan benytte opplysninger som fremkommer i dialog med de enkelte leverandørene i en teknisk kravspesifikasjon som vil bli utarbeidet. Den tekniske spesifikasjonen vil deretter bli distribuert til aktuelle leverandører, og danne utgangspunkt for deres forpliktende tilbud. Side 4 av 9
EØS 029/2007 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurransepreget dialog BKSAK 200713782-001 1.6.3 Gjennomføringsprosedyre, jf. foa 20-8 til 20-10 1. Kvalifisering av leverandører i henhold til krav og prosedyreregler i kvalifiseringsgrunnlaget. 2. Utvalgte kvalifiserte leverandører gis skriftlig invitasjon til å delta i dialogen. Beskrivende dokumenter, hvor BKs behov identifiseres, blir tilsendt samtidig. 3. Dialog avtales og gjennomføres mellom leverandørene og oppdragsgiver. Alle aspekter ved kontrakten kan diskuteres i dialogen. 4. Når oppdragsgiver mener å ha funnet den eller de løsninger som oppfyller behovene, erklæres dialogen for avsluttet. 5. Oppdragsgiver utarbeider en kravspesifikasjon basert på aktuelle opplysninger og løsninger som fremkommer under dialogrunden. Denne sendes til aktuelle leverandører. 6. Det gis en felles frist for innlevering av tilbud basert på utsendt kravspesifikasjon, samt tidligere utsendt dialoggrunnlag. 7. Oppdragsgiver evaluerer tilbudene på bakgrunn av tildelingskriteriene. 1.6.4 Andre vilkår I denne konkurransen vil dialoggrunnlaget bli sendt til minimum 3 maksimum 6 av de leverandørene som blir kvalifisert. Utelukkelse fra dialog skjer på grunnlag av tildelingskriterier. Leverandørene vil ikke få betaling for deltakelse i anskaffelsesprosessen, herunder også dialogen. Hele anskaffelsesprosessen gjennomføres på norsk. 1.6.5 Modell for gjennomføring Prekvalifis eringsfase Utsendelse av beskrivend Dialog e dokumenter grunnlag Dialoger gjennomføres Kravspes. lages Gjenværende leverandører utarbeider tilbud på bakgrunn av utsendt krav.spes. Evalu ering Kontrakt skrives med innstilt leverandør Dialog Innlev. av tilbud Prekvalifiseringsfase Kravspesifikasjon Dialoggrunnlag Beskrivende dokumenter Valgt tilbud Avskalling 1 1 Side 5 av 9
EØS 029/2007 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurransepreget dialog BKSAK 200713782-001 1.7 Kvalifikasjonsgrunnlagets innhold: Kvalifikasjonsgrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg: Vedlegg I: Alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer Vedlegg II: HMS-erklæring Vedlegg III: Tilbudsforside Vedlegg IV: Referanseskjema 2 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 2.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert. 2.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 2.3 og pkt. 2.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må i så fall kunne forevises etter anmodning fra BK. 2.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til skatteattest for mva Dokumentasjon: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til oppfyllelse av HMS Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter fastsetter til enhver tid. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Dokumentasjon: HMS erklæring, se vedlegg II. 2.4 Andre krav Krav til selskapets soliditet : Leverandør må ha god økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter. Dokumentasjon: 1. Dun & Bradstreet sin rating A, eller tilsvarende. 2. Siste reviderte årsregnskap. Dersom leverandør er del av konsern ønskes også revidert konsernregnskap. Side 6 av 9
EØS 029/2007 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurransepreget dialog BKSAK 200713782-001 Krav til gjennomføringsevne: Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Leverandør må ha ressurser og rutiner som gjør dem i stand til å utføre en leveranse som beskrevet i pkt. 1.3. Dokumentasjon 1. Oversikt over firmaets totale bemanning 2. Beskrivelse av organisasjonsstruktur med organisasjonskart Krav til erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leverandør har betydelig erfaring fra lignende oppdrag Dokumentasjon: Leverandør må fylle ut vedlegg IV Referanseskjema, vedrørende de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. I vedlegget skal det også fremkomme oversikt over kontaktperson for den enkelte leveranse, samt kontaktpersonens telefonnummer og e-postadresse. Krav til kvalitetsstyring - generelt Oppdraget krever leverandører som er opptatt av kvalitetsstyring og effektiv tjenesteflyt. Dokumentasjon skal gis på en av følgende måter: 1. Gi en egen beskrivelse av firmaets fokus på kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tjenesteprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. 2. Om leverandøren innehar ISO 9001:2000 sertifikat, kan dette vedlegges som dokumentasjon. Oppdragsforståelse Det er viktig å sikre at leverandøren har en god forståelse av oppdraget. Dokumentasjon: a. Beskrivelse av hvordan tjenesteproduksjonen i grove trekk tenkes organisert b. Beskrivelse av data- og dokumentflyt i aktuell løsning c. Beskrivelse av hyppighet og innhold i statusrapportering til BK ved tjenesteproduksjon d. Muligheter for videreutvikling av løsningen og planer for dette e. Eventuell link til demoløsning av elektronisk lagring av identisk image for produserte og distribuerte betalingsdokumenter. 3 Regler for gjennomføring av kvalifiseringsprosessen 3.1 Alternative tilbud Beskrivelse av grunnlag for alternative tilbud vil oppdragsgiver komme tilbake til i dialoggrunnlaget. 3.2 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til det. jf. FOA 22-1. 3.3 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 20-12(1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 20-12 (2). 3.4 Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen. Side 7 av 9
EØS 029/2007 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurransepreget dialog BKSAK 200713782-001 4 Krav til kvalifikasjonsdokumentenes form og innlevering 4.1 Generelt om kvalifikasjonsdokumentene og innlevering Kvalifikasjonsdokumentene med vedlegg skal leveres i papirform. En elektronisk utgave i form av CD-rom, skal legges ved papirutgaven. Dokumentene skal lagres i filformat som er lesbart i Microsoft Word/Excel, samt PDF. Dokumentene må ikke leveres via e-post eller lignende. 4.1.1 Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner, Jf. pkt. 2. Dokumentasjonen skal legges i samme rekkefølge som den er opplistet i pkt. 2. Dokumentene skal leveres innsatt i ringperm med skilleblad inndelt som punktene over. 4.2 Form/språk Dokumentene skal leveres i lukket konvolutt som skal være merket med følgende betegnelse: "EØS 029/2007 Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter". Prekvalifiseringen skal leveres med originale signaturer og som er merket "Original". Originalen skal også inneholde den elektroniske versjonen (se pkt 4.1), som skal være virussikret. I tillegg skal det leveres 3 eksemplarer/kopier av fullstendig papirversjon. Prekvalifiseringen (mapper, permer eller lignende) skal merkes på forside og rygg med "EØS 029/2007 Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter". Innholdet i prekvalifiseringen skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Dersom komplett tilbud består av flere permer, skal permene påføres nummerering (perm x av y). Prekvalifiseringsdokumentene skal skrives på norsk. 4.3 Innleveringsfrist Frist for innlevering av prekvalifiseringen er satt til 02.10.2007 kl 11:00. Prekvalifiseringen skal være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, pkt 4.4, før utløpet av fristen. Oppdragsgiver er forpliktet til å avvise for sent innkomne tilbud, jf. FOA 20-13(1) bokstav a. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc). 4.4 Innleveringssted Tilbudene skal enten leveres på BKs leveringsadresse eller sendes til BKs postadresse. Dersom tilbudet sendes til BKs postadresse, har tilbyder risikoen for at tilbudet er kommet frem til leveringsadressen (kontoradressen) innen utløpet av fristen. 4.5 Leveringsadresse (kontoradresse): Bergen kommune Byrådsavdeling for finans, kultur og næring / SKU / Innkjøpsavdelingen Fortunen 3, 6. etasje 5013 Bergen Side 8 av 9
EØS 029/2007 - Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter Vedlegg I Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer 1 ANVENDELSE... 1 2 KONTRAKTEN... 1 3 PRIS M.V.... 2 4 LEVERING... 2 5 BETALING... 3 6 KVALITET... 3 7 ANSVAR FOR FEIL OG MANGLER... 4 8 ENDRINGER PÅ LEVERANDØRSIDEN... 4 9 REKLAME... 4 10 TVISTER... 4 1 ANVENDELSE Disse alminnelige kontraktsvilkår gjelder for alle leveringer av varer med tilhørende tjenester til Bergen kommune. Kjøper er kommunen. Leverandør er den adressat som bestillingen er stilet til og/eller avtale er inngått med. Eventuelle avvikende kontrakts-/leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Bergen kommune skriftlig har godtatt dem. De alminnelige bestemmelsene i lov om kjøp av 13.mai 1988 nr.27 kommer til anvendelse, så langt ikke de spesielle kontraktsvilkår som er fastsatt mellom partene eller disse alminnelige kontraktsvilkår fastsetter avvikende bestemmelser. 2 KONTRAKTEN Med mindre annet er avtalt, består kontrakten av følgende dokumenter: a) Nærværende kontrakt b) Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer c) Bergen kommunes konkurransegrunnlag eller bestilling d) Leverandørens tilbud eller ordrebekreftelse Ved motstrid gjelder dokumentene i nevnte rekkefølge. 1
EØS 029/2007 - Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter Vedlegg I 3 PRIS M.V. 3.1 Prisen skal være avtalt på forhånd mellom partene. Prisen skal inkludere samtlige kostnader (evt. transport, emballasje o.a.) samt skatter og avgifter. Prisen skal imidlertid være eksklusiv merverdiavgift. På faktura skal det klart fremkomme hva som er merverdiavgift, og eventuelt fordelt på ulike merverdiavgiftssatser. Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som innvirker på prisen, skal denne kunne endres tilsvarende. 3.2 Bergen kommune betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter, uten at dette på forhånd er avtalt med kjøper. 4 LEVERING 4.1 Leveringsbetingelser er fritt levert på angitt sted, dersom ikke annet er avtalt. 4.2 Levering skal anses å ha skjedd når leveransen er mottatt på avtalt sted. Dersom ikke annet er avtalt, er delleveringer ikke tillatt. Leveransen skal ved levering være ledsaget av nødvendige instruksjoner for drift og vedlikehold, og annen dokumentasjon som måtte være avtalt og spesifisert i bestillingen. Dokumentasjonen skal være skrevet på norsk hvis ikke annet er avtalt. Bergen kommune er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har Bergen kommune rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering ikke å ha skjedd. Dersom leveransen ikke avvises, får reglene i pkt. 6 anvendelse overfor den mangelfulle del av leveransen. Leveransen skal ikke skje tidligere enn avtalt med mindre Bergen kommune skriftlig gir tillatelse til det. 4.3 Leverandøren har plikt til å gjøre nødvendige tiltak for å levere rettidig. Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig underretning til Bergen kommune om antatt varighet og med begrunnelse for forsinkelsen. 4.4 Ved forsinket levering som ikke skyldes Bergen kommune eller som ikke kan henføres under force majeure, skal Bergen kommune kreve inn dagmulkt (konvensjonalbot), uavhengig av om det har oppstått tap ved forsinkelsen. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, utgjøre 1 - en - prosent pr. hverdag etter avtalt leveringstid, regnet av den del av den avtalte pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, begrenses til 15 femten - prosent av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt. Bestemmelsen her gjør ingen begrensning i kommunens adgang til å fremme forsinkelsessanskjoner etter kjøpsloven, om vilkårene for dette er tilstede, jfr pkt 1, 3.ledd. 4.5 Dersom Bergen kommune ikke kan motta den bestilte vare til avtalt tid, skal Bergen kommune umiddelbart underrette leverandøren skriftlig med beskjed om hvordan leverandøren skal forholde seg. Leverandøren skal etter avtale mellom partene besørge lagring av den bestilte vare for Bergen kommunes regning og risiko. Leverandøren plikter å lagre den bestilte vare i eget lager merket Bergen kommune, eller stille selvskyldnerkausjon fra en for Bergen kommune akseptabel kausjonist. De merkostnader leverandøren måtte påføres som følge av at Bergen kommune 2
EØS 029/2007 - Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter Vedlegg I ikke kan ta imot materiellet, dekkes av Bergen kommune. Ny leveringstid skal avtales skriftlig. 5 BETALING 5.1 Betaling skal skje etter fri leveringsmåned + 30 dager, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt. Mangler i forhold til avtale og/eller angitte krav vil bli returnert for korrigering, med ny betalingsfrist på 30 dager etter mottak av ny faktura. Fakturagebyr, purregebyr eller andre gebyrer, som ikke følger av avtale, aksepteres ikke. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. 5.2 Dersom forfalte beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende forsinkelsesrente i henhold til "Lov om renter ved forsinket betaling m.v." av 17.12.1976, nr. 100. Purregebyr, behandlingsgebyr eller andre kostnader i forbindelse med forsinket betaling, forutsettes dekket av forsinkelsesrenten. 5.3 Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving, plikter å informere Bergen kommune før overdragelse skjer, jfr pkt 8. Leverandør står fortsatt ansvarlig overfor Bergen kommune for alle krav i henhold til kontrakten. 5.4 Faktura skal angi enten innkjøpsordrenummer generert av Agresso, eller ressursnummer. 6 KVALITET 6.1 Leverandøren er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Bergen kommune har for egen regning og etter rimelig varsel anledning til å inspisere og kontrollere at så skjer. 6.2 Hvis en leveranse eller delleveranse ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan leveransen/delleveransen helt eller delvis avvises. Bergen kommunes kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra Bergen kommunes side medfører ingen reduksjon av kommunens rettigheter. 6.3 Leverandøren er ansvarlig for at de varer/tjenester som leveres er i overenstemmelse med offentligrettslige forbudsregler og godkjenningskrav. Leverandøren skal sørge for at kontroll og godkjennelse blir foretatt, slik at leveransen er ferdig godkjent til bruk på leveringstidspunktet. 6.4 Produktdatablad på norsk skal leveres for alle kontraktens produkter, hvor dette er påkrevd. Produktdatabladet skal være tilgjengelig elektronisk og skal tilfredsstille de til enhver tid gjeldende forskrifter om produktmerking mv. (stofflisten). www. miljostatus.no (Klikk Kjemikalier, Kjemikalielister, Stofflisten) 6.5 Leverandøren skal gjennom dokumenterbare systematiske tiltak sikre at forbruksvarer og materialer i leveranser til Bergen kommune, som gjennom fremstillingsprosessen, bruk eller deponering påfører naturen skade, ikke blir benyttet hvis alternativer er tilgjengelige. 3
EØS 029/2007 - Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter Vedlegg I 7 ANSVAR FOR FEIL OG MANGLER 7.1 Dersom ikke annet er avtalt i kontrakt eller egen avtale, påtar leverandøren seg, i de første 24 måneder etter at leveransen er mottatt, ansvar for feil og mangler som måtte påvises ved leveransen. For delleveranser regnes fristen fra hele leveransen er ferdig installert og klar til bruk. Leverandøren skal i denne garantitid snarest mulig og for egen regning bytte ut defekte deler eller reparere leveransen slik at leveransen er uten feil og mangler av noe slag. Garantitiden skal likevel ikke være kortere enn alminnelig praksis for angjeldende produkt/bransje. Denne garanti omfatter bare feil som oppstår ved riktig lagring og bruk, og som ikke skyldes normal slitasje. Bestemmelsen her gjør ingen begrensning i kommunens adgang til å fremme andre beføyelser som prisavslag, erstatning og heving om vilkårene for dette er tilstede, jfr pkt 1, 3.ledd. 7.2 For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til pkt 7.1, påtar leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiell, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftingen er foretatt. Leverandørens ansvar etter dette punkt skal dog ikke vare utover 24 måneder etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. 8 ENDRINGER PÅ LEVERANDØRSIDEN Overføring av kontrakten - eller deler av denne - kan kun finne sted etter skriftlig samtykke fra Bergen kommune. Dersom leverandøren fusjonerer eller fisjonerer har BK rett til å heve kontrakten umiddelbart. 9 REKLAME Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra Bergen kommune dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakten utover å oppgi leveransen som generelle referanse. 10 TVISTER Dersom det oppstår tvist om tolkninger eller rettsvirkning av vilkårene skal dette søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke frem innen avtalt tid, senest innen 4 uker etter første forhandlingsmøte, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstoler. Kontraktspartene vedtar Bergen forliksråd og Bergen tingrett som verneting. Det samme gjelder for garantister. Tvister vedrørende kontraktens inngåelse, oppfyllelse og/eller tolkning skal avgjøres etter norsk rett. Ajourført 17.10.2005 Tilbake 4
EØS 029/2007 - Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter Vedlegg II Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 1
EØS 029/2007 Tilbudsforside Vedlegg III BKSAK 200713782-004 TILBUDSFORSIDE Vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget for konkurransepreget dialog for følgende tjenester: Mottak, kontroll og splitt av elektroniske betalingsdokumenter i XML-format Elektronisk distribusjon av betalingsdokumenter (efaktura) til BBS Print og konvoluttering av betalingsdokumenter for innlevering til postdistribusjon Elektronisk lagring av produserte og distribuerte betalingsdokumenter. TIL BERGEN KOMMUNE EØS 029/2007 - Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter Side 1 av 3
EØS 029/2007 Tilbudsforside Vedlegg III BKSAK 200713782-004 Tilbud til Bergen kommune for levering av produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter (EØS 029/2007 Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter) 1) Generelle opplysninger om tilbyder: Firmanavn: Org.nr.: Postadresse: Besøksadresse: Telefonnr.: Telefaksnr.: Kontaktperson: Telefonnr.: Telefaksnr.: E-postadresse: TILBUDET BESTÅR, FORUTEN DENNE TILBUDSFORSIDEN, AV FØLGENDE DOKUMENTER SETT KRYSS I ALLE AKTUELLE RUTER 2) Generelle dokumenter: Tilbudsbrev 3) Kvalifikasjonsdokumentasjon (jfr konkurransegrunnlagets punkt 2.0): Skatteattest (skjema RF-1244) Attest for mva (skjema RF-1244) HMS-egenerklæring Dokumentasjon vedrørende soliditet Dokumentasjon på gjennomføringsevne Referanseskjema, jf. vedlegg IV Dokumentasjon vedrørende kvalitetsstyring Dokumentasjon vedrørende oppdragsforståelse Side 2 av 3
EØS 029/2007 Tilbudsforside Vedlegg III BKSAK 200713782-004 4) Annet: CD-rom jf. punkt 4.1 i Kvalifikasjonsgrunnlaget. KONKURRANSENS BETINGELSER SETT ETT KRYSS: Tilbudet er gitt med basis i oppdragsgivers kvalifikasjonsgrunnlag m/vedlegg, uten avvik eller endringer fra vår side. Tilbudet er gitt med basis i oppdragsgivers kvalifikasjonsgrunnlag m/vedlegg, men med avvik eller endringer fra vår side. Disse fremgår i sin helhet i tilbudsbrevet i eget avsnitt med overskriften Avvik/endringer. STED DATO UNDERSKRIFT OG EVT. STEMPEL NAVN MED BLOKKBOKSTAVER Side 3 av 3
Vedlegg IV Referanseskjema REFERANSER -vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget for konkurranse EØS 029/2007 - Produksjon, distribusjon og lagring av betalingsdokumenter I dette vedlegget skal tilbyder oppgi referanser som angitt i "Krav til erfaring fra lignende oppdrag". 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Firma Kontaktperson Oppdrag Navn Adresse Navn Tittel/Stilling tlf/mobiltlf e-post Beskrivelse/type Omfang Verdi (tusen) Tidsperiode Fullstendig firmanavn (blokkskrift): Postadresse: Gateadresse: Reg.nr. i enhetsregisteret: Kontaktperson (blokkskrift) og telefonnr./telefaksnr.: 31.08.2007 Side 1 av 1