Overhalla kommunestyre

Møteinnkalling Utvalg: Overhalla kommunestyre Møtested: Kommunestyresalen, Adm.bygg Dato: 24.09.2012 Tidspunkt: 12:00 (MERK KLOKKELSLETT) Medlemmer som ikke kan møte og har gyldig forfall, melder dette så snart som mulig på telefon 97660648. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. TEMA/ORIENTERINGER: 1. Orientering og informasjon fra Eldrerådet. 2. Orientering fra Flyktningtjenesten vedr. sak 85/12 Rapport om bosetting av flyktninger. Per Olav Tyldum Ordfører Torunn Grønnesby Formannskapssekretær Side1

Side2

Sakliste Utvalgssaksnr PS 81/12 PS 82/12 Innhold Endring i selskapsavtale for Namdal Rehabilitering IKS Tilslutningsavtale mellom Overhalla kommune og Rusbehandling Midt-Norge HF PS 83/12 Godkjenning av ny samarbeidsavtale for LINA - Legevaktordningen i Namdalen PS 84/12 PS 85/12 PS 86/12 PS 87/12 PS 88/12 PS 89/12 PS 90/12 PS 91/12 PS 92/12 PS 93/12 Ny ordning for klinisk veterinærvakt Samkommunal organisering av lønn/regnskap og sentralbord Rapport om bosetting av flyktninger Prosess for gjennomgang av kommunens økonomi Utredning av felles brann- og redningsvesen i Namdalen. Overhalla barne- og ungdomskole. Bygging av ny barneskole. Utbedring av veibelysning i Namsengata og Haugveita. Utredning av mulige fornybare energikilder i administrasjonsbygget og helsesenteret - finansiering av utredningsarbeidet Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt i Overhalla kommune 2012-2015 Selskapskontroll av Midtre Namdal Rehabilitering IKS Side3

Overhalla kommune Sentraladministrasjonen Saksmappe: 2012/2810-2 Saksbehandler: Torunn Grønnesby Saksframlegg Endring i selskapsavtale for Namdal Rehabilitering IKS Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 79/12 11.09.2012 Overhalla kommunestyre 81/12 24.09.2012 Rådmannens innstilling Overhalla kommune vedtar følgende endring i selskapsavtalen om Namdal Rehabilitering IKS: Selskapsavtalen 1, 2 ledd endres til (endring står i kursiv): 1 Namdal Rehabilitering IKS er et interkommunalt driftsselskap som er opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper. Følgende kommuner er eiere i selskapet: Kommune Eierandel Eierandel Bindal 1 Namsos 6 Fosnes 1 Namsskogan 2 Grong 3 Nærøy 1 Høylandet 3 Overhalla 2 Leka 1 Røyrvik 1 Lierne 1 Vikna 2 Namdalseid 1 Flatanger 1 Totalt 26 eierandeler. Andre kommuner, fylkeskommune eller interkommunale selskaper kan slutte seg til selskapet. Side4

Saksopplysninger Behovet for endringer i selskapsavtalen skyldes at Snåsa kommune er trådt ut av selskapet. I 1 i selskapsavtalen for Namdal Rehabilitering IKS står eierne i selskapet, samt antall andeler. Det som må endres er at Snåsa kommune med andel tas ut av opplistingen og at samlet andeler da blir 26. Viser for øvrig til vedlagte saksutredning fra daglig leder i Namdal Rehabilitering IKS, Åshild Nymo. Vurdering Endring i selskapsavtalen krever likelydende vedtak i alle eierkommuner. Snåsa sin uttreden fra selskapet er nå en realitet, slik at foreslåtte endringer bør ut fra dette være en formalitet. Rådmannens innstilling i saken er likelydende med framlagte forslag fra daglig leder i Namdal Rehabilitering IKS. Behandling i Overhalla formannskap - 11.09.2012 Behandlet. Innstilling i Overhalla formannskap - 11.09.2012, enst.: Rådmannens forslag til vedtak vedtas. Side5

Overhalla kommune Sentraladministrasjonen Saksmappe: 2012/2734-2 Saksbehandler: Bente Eidesmo Saksframlegg Tilslutningsavtale mellom Overhalla kommune og Rusbehandling Midt- Norge HF Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 80/12 11.09.2012 Overhalla kommunestyre 82/12 24.09.2012 Rådmannens innstilling Kommunestyret godkjenner tilslutningsavtalene mellom Overhalla kommune og Rusbehandling Midt-Norge HF. Behandling i Overhalla formannskap - 11.09.2012 Behandlet. Innstilling i Overhalla formannskap - 11.09.2012, enst.: Rådmannens forslag til vedtak vedtas. Side6

Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat 15.08.2012 Tilslutningsavtale mellom Overhalla kommune og Rusbehandling Midt- Norge HF Saksopplysninger Helse Midt-Norge HF (HMN) har skilt ut ansvaret for rusomsorgen i eget helseforetak (Rusbehandling Midt-Norge HF RMN). Kommunene er således forpliktet til å inngå to sett tjenesteavtaler i forbindelse med samhandlingsreformen. I forbindelse med evalueringsmøte med HMN som ble avholdt etter første forhandlingsrunde høsten 2011, stilte kommunene krav om at foretakene samordnet seg i de forhandlingene som skulle gjennomføres våren 2012. Dette er imøtekommet av foretakene, og RMN deltok på det siste forhandlingsmøte kommunene hadde med Helse Nord-Trøndelag HF (HNT) den 25.05.12. Etter dette møtet har vi hatt god kommunikasjon om justeringer og tilpasninger av tjenesteavtale 2, 4, 6, 7, 8, 9, 10, og 12 med RMN. Tjenesteavtalene mellom Helse Nord-Trøndelag HF (HNT) ble godkjent i kommunestyret i juni og i forhandlingsmøte med RMN 28.06.12, ble kommunenes krav om at tjenesteavtalene med RMN skulle være innholdsmessig identiske med de tjenesteavtaler som kommunene har forhandlet fram med HNT imøtekommet. Vurdering Tilslutningsavtalene med RMN er innholdsmessig identisk med avtalene Overhalla kommune har inngått med HNT. De vurderingene som ligger til grunn i sak PS 72/12 Samhandlingsreformen lovpålagte samarbeidsavtaler, gjelder for tilslutningsavtalene vi inngår med RMN. Rådmannen ser at avtalene som er fremforhandlet innfrir formålet de lovpålagte avtalene skal ivareta, samt at kravet kommunen har stilt overfor foretakene om at Rusbehandling Midt-Norge samordner sine avtaler med Helse Nord-Trøndelag sine avtaler med kommunen, er imøtekommet, og tilrår derfor at avtalene inngås. Side7

Overhalla kommune Sentraladministrasjonen Saksmappe: 2012/3847-24 Saksbehandler: Torunn Grønnesby Saksframlegg Godkjenning av ny samarbeidsavtale for LINA - Legevaktordningen i Namdalen Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 81/12 11.09.2012 Overhalla kommunestyre 83/12 24.09.2012 Rådmannens innstilling 1. Overhalla kommunestyre godkjenner samarbeidsavtalen mellom Midtre Namdal Samkommune og Overhalla kommune om legevaktordningen i Namdalen. 2. Kommunestyret vedtar at virkningstidspunktet er fra 1.1.2013. Hjemmel for vedtaket er: Behandling i Overhalla formannskap - 11.09.2012 Behandlet. Innstilling i Overhalla formannskap - 11.09.2012, enst.: Rådmannens forslag til vedtak vedtas. Side8

Vedlegg: 1 Samarbeidsavtale LINA 2012 Saksopplysninger Deltakerkommunene i MNS har et samarbeid om legevakt på ettermiddag som nå er organisert i MNS under kommuneoverlegen. Flatanger og Osen har vertskommuneavtaler med MNS om denne legevaktsordningen. I tillegg ble det i 1999 etablert et samarbeid med ytterligere sju kommuner (Grong, Namsskogan, Lierne, Røyrvik, Høylandet, Nærøy og Vikna) om en legevaktsordning på kveld og helg (LINA) som ble organisert som et nettverk med et representantskap bestående av ordførerne i regionen. LINA har avtale med Leka og Bindal om betjent legevaktstelefon. Organiseringen kom i stand før kommuneloven ga mulighet for samkommune- eller vertskommuneorganisering. Kommunene hadde på stiftelestidspunktet ikke de lovmessige redskapene som vi i dag har og gjeldende avtaler har svakheter mhht. ansvarsfordeling og beslutningsstruktur i og med at LINA ikke er en juridisk person. I praksis har Namsos kommune vært vertskommune for ordningen ved at de har ført regnskapet for LINA. Kommuneoverlegen har allikevel vært faglig og administrativ ansvarlig. Namdalen var tidlig ute med interkommunalt samarbeid om legevakt og vært modell for mange lignende avtaler rundt omkring i landet. Partene har gjennomgående vært svært fornøyd med ordningen. Avtalene med HNT og koblingen til AMK og mottakelsen på sykehuset har vært en av suksessfaktorene. Samkommunestyret vedtok i handlingsplanen for 2012 2015 å initiere en gjennomgang av organiseringen. Parallelt med dette kom det lignende initiativ fra andre deltakerkommuner i LINA. LINA utredet ny organisering og representantskapet vedtok å anbefale at MNS påtok seg vertskommunerollen for LINA. De gjorde følgende enstemmige vedtak: Representantskapet for LINA anbefaler at ny samarbeidsavtale tas i bruk fra 1. januar 2013. Avtalen oversendes samkommunen (vertskommune) og kommunene til godkjenning. Samarbeidsavtalen er basert på gjeldende avtale og regulerer partenes forpliktelser. Den økonomiske fordelingsordningen mellom partene opprettholdes slik det fungerer i dag. Avtalen følger vedlagt saken. Saken behandles nå parallelt i alle kommunestyrene de 11 samarbeidskommunene i Namdalen. For deltakerkommunene i MNS får vi nå organisatorisk sett en legevakt. Side9

Overhalla kommune Rådmann i Overhalla Saksmappe: 2012/7092-2 Saksbehandler: Trond Stenvik Saksframlegg Ny ordning for klinisk veterinærvakt Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 82/12 11.09.2012 Overhalla kommunestyre 84/12 24.09.2012 Rådmannens innstilling Med hjemmel i Lov om veterinærer og annet dyrehelsepersonell av 15.06. 2001 nr. 75, vedtar Overhalla kommune å slutte seg til ordningen med at KS skal stå for den sentrale forvaltningen av klinisk veterinærvakt. Overhalla kommune vedtar i tillegg å videreføre dagens ordning med felles veterinærvakt for kommunene Fosnes (inkl. Lund i Nærøy kommune), Høylandet, Namsos og Overhalla med Overhalla kommune som vertskommune. Behandling i Overhalla formannskap - 11.09.2012 Behandlet. Innstilling i Overhalla formannskap - 11.09.2012, enst.: Rådmannens forslag til vedtak vedtas. Side10

Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I 31.08.2012 Ny ordning for klinisk veterinærvakt KS S 31.08.2012 Ny ordning for klinisk veterinærvakt Vedlegg: A-rundskriv nr. 2/2012 fra KS. Saksopplysninger 01.01.08 overførte staten ansvaret for å tilby klinisk veterinærvakt til kommunene. KS har i ettertid forhandlet fram rammeavtale med Den norske veterinærforening (DNV) på vegne av kommunene. I oktober 2011 vedtok hovedstyret i KS at opphør av sentrale avtale og full lokal styring av klinisk veterinærvakt er det prinsipielt riktige og i samsvar med Stortingets forutsetninger. KS ønsket derfor å avvikle den sentrale ordningen for klinisk veterinærvakt fra 31.12.12. I ettertid viste det seg at det er nødvendig med en sentral forvaltning av vaktordningen for å sikre at overføringene fra staten til kommunene for dekning veterinærvakten fordeles i forhold til dyrehold i landbruket, og ikke etter befolkningstall. I tillegg ba et stort antall av kommunene KS om å videreføre en sentral ordning. På bakgrunn av dette behandlet hovedstyret i KS saken på nytt i mai 2012, og fattet følgende vedtak: KS påtar seg inntil videre å forvalte klinisk veterinærvakt. KS legger til grunn at staten /LMD/SLF) bidrar med praktisk og saklig støtte. Endringer i ressursfordeling m.v. drøftes med DNV, men partsforholdet med DNV videreføres ikke etter 01.07.2012. Ordningen evalueres innen utløpet av 2015. Vurdering Vedtaket innebærer at det fortsatt blir en sentral forvaltning av klinisk veterinærvakt. Den vil bli ensidig administrert av KS på vegne av og i samarbeid med kommunene, og etter drøftinger med DNV. Som tidligere er det en klar forutsetning at KS bare kan forvalte ordningen dersom alle kommunene slutter seg til den. Det betyr at alle kommuner må fatte et vedtak om at de aksepterer at KS fortsatt skal ha den sentrale forvaltningen av klinisk veterinærvakt. Den nye ordningen for klinisk veterinærvakt i kommunene er ikke til hinder for at dagens ordning med at Overhalla kommune er vertskommune for veterinærvakten i Fosnes (inkl. Lund i Nærøy kommune), Høylandet, Namsos og Overhalla videreføres. Det innebærer at Overhalla kommune inngår nødvendige avtaler med veterinærene som deltar i vaktsamarbeidet og utbetaler tilskudd som tidligere. Side11

Overhalla kommune Sentraladministrasjonen Saksmappe: 2011/320-24 Saksbehandler: Torunn Grønnesby Saksframlegg Samkommunal organisering av lønn/regnskap og sentralbord Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 83/12 11.09.2012 Overhalla kommunestyre 85/12 24.09.2012 Rådmannens innstilling Overhalla kommunestyre vedtar følgende: 1. Lønn og regnskap a. Lønn og regnskap organiseres som en felles enhet i Midtre Namdal samkommune med de beskrivninger og begrensinger av arbeidsoppgaver som fremgår i utredningen av mai 2011. Den organisatoriske endringen innarbeides i samarbeidsavtalen mellom kommunene pk. 1-4. b. Midtre Namdal samkommune bemyndiges å inndrive utestående fordringer etter inkassolovens bestemmelser på vegne av kommunen. c. Midtre Namdal samkommune, lønn og regnskap etableres med 14,5 stillinger. Alle ansatte skal ha ansettelsestrygghet. Tjenesten lokaliseres til Namsos. Ansatte kan ut fra personlige eller sosiale hensyn i en overgangsfase innenfor de i første 4 år fra iverksetting av omorganiseringen ha mulighet til å opprettholde nåværende arbeidssted for hele eller deler av stillingen. Slik avklaring av arbeidssted gjøres av administrasjonssjefen etter samråd med den enkelte ansatte, berørte rådmenn og tillitsvalgte. d. Ved etableringen av ordningen beholder ansatte sitt ansettelsesforhold til den kommune de i dag arbeider i, inntil en eventuell framtidig samlet overføring av ansatte i samarbeidsordningene til samkommunen som arbeidsgiver. Ved nyrekruttering i perioden før en slik eventuell samlet overføring, tilsettes vedkommende i Namsos kommune. e. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75% av utgiftene fordeles etter folketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk. 5-2. Side12

f. Organisasjonsendringen iverksettes fra 01.01.13. Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år. 2. Sentralbord a. Sentralbord organiseres som en felles tjeneste under MNS. Oppgaven løses ved at den legges til et av de kommunale servicekontorene etter en leveranseavtale mellom MNS og aktuell kommune. Det forhandles i utgangspunktet med Namdalseid kommune om leveranseavtalen. Omorganiseringen iverksettes fra 01.01.13. b. Avtalen forhandles fram innom en stillingsramme på 1,7 stilling. Det skal defineres et effektiviseringsmål i avtalen. c. Som kostnadsfordelingsmodell for ordningen vedtas at 25% av utgiftene fordeles mellom kommunene i like deler og at 75% av utgiftene fordeles etter folketall. Kostnadsfordelingsmodellen innarbeides i samarbeidsavtalens pk. 5-2. d. Prosjektet samfunnssikkerhet og beredskap bes om å gjøre en betenkning om hvordan kriseberedskapen kan ivaretas med et felles sentralbord innen 01.06.12 og lage en plan for hvordan omorganiseringen kan innpasses i de kommunale beredskapsplanene. e. Organisasjonsendringen skal evalueres etter 3 år. Behandling i Overhalla formannskap - 11.09.2012 Behandlet. Det ble foretatt punktvis avstemming. Innstilling i Overhalla formannskap - 11.09.2012: Rådmannens forslag til pkt. 1 ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag til pkt. 2 ble vedtatt med 6 mot 1 stemme. Side13

Vedlegg 1. Rådmannsgruppens høringsnotat av 11.05.12. Organisering av interne servicetjenester i MNS. 2. Samkommunal organisering av post, arkiv og sentralbord. Utredning fra interkommunal arbeidsgruppe. 3. Høringsinnspill til rådmannsgruppens høringsnotat. 4. Vedtak - Samkommunestyresak 25/11. Saksopplysninger Med utgangspunkt i målsettinger fastsatt i Handlingsprogram for 2011 2014 vedtatt av samkommunestyret i sak 45/10, ble felles lønns- og regnskapsavdeling i MNS for deltakerkommunene utredet. Saken var ute til høring og 5 høringssvar ble gitt. Saken ble framlagt for behandling i samkommunestyret i sak. 25/11(følger vedlagt denne saken). Administrasjonssjefen innstilte i tråd med anbefalingene i utredningen på at det ble opprettet en samkommunal enhet for lønn og regnskap. Under behandlingen i 2011 fattet samkommunestyret følgende vedtak: Saken utsettes. Administrasjonen bes fremme en ny sak for løsning av fremtidig organisering av lønn og regnskapsfunksjoner med utgangspunkt i samarbeidsavtalens 3-5 at det skal tilstrebes en fordeling av kompetanse og arbeidsplasser i regionen. Det ble så vedtatt i Handlingsplan for 2012 2015 behandlet i samkommunestyresak 26/11 at også post/arkiv og sentralbord skulle utredes for mulig samkommunal organisering og at disse to utredningene skulle vurderes i sammenheng. På denne bakgrunn ble det nedsatt en arbeidsgruppe som utredet post/arkiv og sentralbord. Denne gruppen leverte sin innstilling 02.05.12. Flertallet i arbeidsgruppen anbefalte ikke post/arkiv (dokumentsenter) og sentralbord som samkommunale tjenester. Rådmennene sammenfattet sin innstilling i saken i et notat datert 11.05.12 der de går inn for samkommunal organisering også av post/arkiv og sentralbord. Notatet sammen med innstillingen om dokumentsenter og sentralbord ble sendt ut til høring. Det vises til dette vedlegget for en sammenfatning av saken. Ved høringsfristens utløp var det kommet inn 9 høringer. Disse er gjengitt i notat som følger saken. Vurdering Med lønn og regnskap menes i denne sammenheng de funksjoner som er knyttet til daglig drift og produksjon innenfor lønn, regnskap og fakturering/innfordring. Overordnede funksjoner knyttet til økonomistyring/oppfølging i form av økonomisjef-/controller-funksjon er fortsatt ment opprettholdt i den enkelte kommune som en sentral del av kommunenes styringsapparat. Høringsuttalelsene i denne runden omhandler hovedsakelig dokumentsenter og sentralbord. Uttalelsene fra Namsos er positiv til etablering av dokumentsenter. Det tas imidlertid et klart forebehold om at omorganiseringen bør avventes til etter samlokalisering av merkantile resurser i et ombygd samfunnshus. De øvrige er motstandere eller skeptisk til forslaget om dokumentsenter. Argumentasjonen er hovedsakelig den samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Det stilles bl.a. spørsmål ved den foreslåtte personellressursen til området. Det framkommer også klare praktiske utfordringer i forhold til denne omorganiseringen. Administrasjonssjefen i MNS, med støtte fra rådmennene i deltakerkommunene, mener at det framkommer vektige argumenter i høringsrunden vedr. post og arkiv som det bør tas hensyn til. Administrasjonssjefen ser at det fortsatt gjenstår en del arbeid vedr den praktiske gjennomføringen av et felles dokumentsenter før saken er klar for endelig beslutning. I og med Side14

at i denne saken kreves overføring av ansvar etter arkivloven, kan i seg selv være en grunn for å avvente denne omorganiseringen til etter at framtidig organisasjonsform for interkommunale tjenester er avklart. Administrasjonssjefen innstilte derfor på at saken utredes videre med at det utarbeides en konkret plan for etablering av et felles dokumentsenter i MNS og at denne ferdigstilles innen utgangen av 2013. Samkommunestyret ga sin tilslutning til dette. Behandling av eventuell felles dokumentsenter i MNS er dermed utsatt til etter at en mer konkret plan er utarbeidet. Ingen høringsuttalelser uttrykker klar støtte til felles sentralbord. Argumentasjonene er hovedsakelig de samme som framkommer fra flertallet i utredningen. Administrasjonssjefen med støtte i fra rådmannsgruppen valgte likevel å opprettholde innstillingen om et felles sentralbord i MNS. De ansatte i Namsos peker på at forholdet til krisehåndtering må avklares dersom det etableres et felles sentralbord. Dette bør utredes særskilt i det pågående prosjektet Samfunnssikkerhet og beredskap og et punkt om dette tas inn i innstillingen. Når det gjelder lønn og regnskap opprettholdt administrasjonssjefen i MNS med støtte i rådmannsgruppen innstillingen om at tjenesten organiseres i MNS. Erfaringene det siste året i forhold til sårbarhet i flere av kommunene har bare forsterket behovet for å se denne funksjonen i en samkommunal sammenheng. Rådmannen ser det slik at en felles lønns- og regnskapsfunksjon i Midtre Namdal framover vil gi et sterkere fagmiljø med redusert sårbarhet. For Overhalla kommunes del er det etter rådmannens oppfatning nå i tillegg nødvendig å styrke kommunens evne til overordnet økonomistyring gjennom å få på plass en ny controllerstilling. Rådmannen vil foreslå at dette iverksettes snarest i høst, og kommer tilbake med konkret forslag om dette i tilknytning til behandlingen av tertialrapporten for 2. tertial 2012. Felles sentralbordfunksjon i Midtre Namdal vil også etter rådmannens oppfatning være riktig i forhold til en bedre oppgavefordeling, fokus på servicenivå og redusert sårbarhet. Side15

Overhalla kommune Sentraladministrasjonen Saksmappe: 2012/7069-1 Saksbehandler: Anders Bjøru Saksframlegg Rapport om bosetting av flyktninger Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 84/12 11.09.2012 Overhalla kommunestyre 86/12 24.09.2012 Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen gis i perioden 2013-15 fullmakt til å bosette inntil ti flyktninger årlig, hvorav inntil fem enslige mindreårige. Hjemmel for vedtaket er: Behandling i Overhalla formannskap - 11.09.2012 Behandlet. Det ble foretatt punktvis avstemming. Innstilling i Overhalla formannskap - 11.09.2012: Rådmannens forslag til pkt. 1 ble enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag til pkt. 2 ble enstemmig vedtatt. Side16

Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 30.08.2012 Rapport om bosetting av flyktninger Saksopplysninger Overhalla kommunestyre ba 22.11.2011 om at kommunestyret i løpet av første halvår 2012 skulle bli forelagt en sak der alle sider ved kommunens mottak av flyktninger blir grundig belyst. Årlig bosettes det opptil flere tusen flyktninger i Norge. Bosettingsarbeidet i Norge koordineres av Integrerings- og mangfoldighetsdirektoratet (IMDi). Nasjonalt utvalg for mottak og bosetting har fastsatt at det i 2012 vil være behov for å bosette og integrere 6 700 mennesker som har vært på flukt. Etter anmodning fra IMDi fattet Overhalla kommunestyre 19.10.2010 vedtak om å bosette 15 flyktninger i 2010, hvorav fem EM. I 2011 ble det fattes vedtak om å bosette ti flyktninger, hvorav fem EM. I 2012 skal det bosettes tre EM. For å organisere og lede bosettingen ble det i 2010 opprettet en flyktningetjeneste. Tjenesten er organisert under fagsjef oppvekst. Siden 2010 har Overhalla kommune kun bosatt flyktninger fra Afghanistan og Somalia. I tillegg til de som er vedtatt bosatt, har flere av de bosatte fått innvilget familiegjenforening. Flyktningetjenesten benytter både kommunale og private boliger i bosettingsarbeidet, og det er etablert et bofellesskap for enslige mindreårige flyktninger på Skage. Flyktningetjenesten i Overhalla har i dag ti ansatte fordelt på 7,3 årsverk. Hovedandelen av årsverkene er knyttet opp til arbeidet med enslige mindreårige. Arbeid med flyktninger er av typisk tverretatlig karakter, og flyktningetjenesten samarbeider tett med andre etater. Samarbeidet fungerer godt, men man ser behovet for å arbeide enda tettere sammen, særlig i forkant av bosetting. Norskopplæring står sentralt i bosetting av flyktninger. Overhalla kommune har brukt ulike løsninger i sitt arbeid med å gi flyktningene en god norskopplæring. Etter å ha prøvd ulike varianter, kjøpes det nå opplæringstjenester av Namsos opplæringssenter. Dette gir det faglig beste tilbudet, samtidig som at det er mer økonomisk gunstig enn å etablere en egen opplæringstjeneste. Vurdering To års erfaring med bosetting, og et bosettingstall på 27 (pluss familiegjenforening og familieforøkelser) gir en noe begrenset empiri til å konkludere om bosettingsarbeidet. Vurderingene og konklusjonene som framkommer i rapporten er kun basert på denne gruppen flyktninger og de erfaringene flyktningetjenesten har gjort seg. Som hovedkonklusjon kan man si at Overhalla kommune har kommet langt i arbeidet med bosetting av flyktninger i løpet av de to årene rapporten omhandler. Det er etablert en velfungerende flyktningetjeneste, som samarbeider tett med flere andre etater om å organisere bosettingens ulike sider på best mulig måte. Side17

Flyktningetjenesten har i løpet av de første bosettingsårene hatt et overskudd/styrkning av fondsbeholdning på 3,9 mill kr (tilskudd fratrukket utgifter). Siden tilskuddene er gradvis lavere i løpet av de fem årene det gis tilskudd, vil det være behov for å finansiere drift med avsatte fondsmidler, såfremt man ikke vedtar en videre bosetting av flyktninger. En årlig bosetting av om lag ti flyktninger, vil medføre en videre positiv økonomisk utvikling. Endelig vurdering av det økonomisk omkring bosetting av flyktninger vet en først etter eventuelt avsluttet bosetting. Overhalla kommune har positive erfaringer fra tidligere bosettingsrunder i forhold til økonomi. Rådmannen ser det som naturlig at Overhalla kommune vedtar en årlig bosetting på inntil ti personer, hvorav inntil fem kan være enslige mindreårige. Innenfor en slik politisk fastsatt ramme anbefales det at rådmannen får fullmakt til fortløpende å vurdere og iverksette bosettingen. En sentral del av bosettingsarbeid er integrering. Samtidig er integrering et mangfoldig begrep, som vanskelig lar seg måle. Vi velger å se på integrering som en prosess, der enkeltindividet skal bli en del av et større samfunn. Det er viktig at man i denne problemstillingen skiller mellom integrering og assimilering. Det er innen norsk integreringspolitikk ikke et mål at minoriteter skal bli lik majoriteten gjennom å oppgi sin egen kultur og tradisjoner. Språk er en nøkkelfaktor for å kunne bli integrert, og flyktningetjenesten mener at man har drevet en effektiv språkopplæring. I tillegg har man klart å introdusere flere av flyktningene for arbeidslivet gjennom praksis og arbeidsforhold. Deltakelse i arbeidslivet er en annen sentral side ved integrering. Side18

Overhalla kommune Rådmann i Overhalla Saksmappe: 2012/4647-3 Saksbehandler: Trond Stenvik Saksframlegg Prosess for gjennomgang av kommunens økonomi Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 87/12 11.09.2012 Overhalla kommunestyre 87/12 24.09.2012 Rådmannens innstilling 1. I løpet av høsten 2012 settes det av særskilt tid til arbeidsmøter mellom formannskapet som økonomiutvalg og rådmannens lederteam, hvor en kan gjennomgå de ulike tjenesteområdene. Fremdriftsplan og prioriteringer for dette avklares med formannskapet. 2. Økonomiutvalget gjennomgår kommunens økonomi, og skal vurdere og foreslå tiltak som kan styrke kommunens økonomi i kommende økonomiplanperiode. 3. Nødvendig involvering av berørte enhetsledere/andre underveis. 4. Ansattes organisasjoner bes utpeke en tillitsvalgtrepresentant som deltar fast på møtene. 5. Arbeidet i utvalget avsluttes i november, slik at anbefalinger og vurderinger fra økonomiutvalget kan legges til grunn når kommunestyret i desember skal behandle forslag til årsbudsjett 2013 og revidere økonomiplanen. Behandling i Overhalla formannskap - 11.09.2012 Behandlet. Ronny Strøm (SV) fremsatte følgende stilleggforslag: SV og Høyre tiltrer økonomiutvalget sammen med formannskapet. Innstilling i Overhalla formannskap - 11.09.2012, enst.: Rådmannens forslag til vedtak med Ronny Strøm sitt forslag til vedtak, vedtas. SV og Høyre tiltrer økonomiutvalget sammen med formannskapet (utvidet formannskap). Side19

Side20

Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 29.05.2012 Økonomiplan 2013-2016 X 19.06.2012 Særutskrift - Økonomiplan 2013-2016 S 15.08.2012 Prosess for gjennomgang av kommunens økonomi Saksopplysninger Ved kommunestyrets behandling av økonomiplanen 2013-2016 ble det i kommunestyrets vedtak tatt inn et nytt punkt 4: Det legges opp til langsiktig økonomisk plan for å bedre økonomien i kommunen. Det nedsettes en arbeidsgruppe for å gjennomgå kommunens økonomi. Rådmannen kommer tilbake med en egen sak på neste formannskapsmøte til høsten ifbm. gjennomgang av kommunens økonomi og nedsettelse av arbeidsgruppe. Rådmannen legger med dette fram sak med forslag til opplegg for videre prosess med gjennomgang av kommunens økonomi. Vurdering I tilknytning til behandling av årsbudsjetter og økonomiplaner har det tidligere vært gjennomført en rekke ulike politiske/administrative prosesser med sikte på nødvendig styrking av kommunens økonomi. Erfaringer fra tidligere innsparingsprosesser og kvalitetsvurderinger av kommunens tjenester vil være nyttige i videre prosesser. I senere år har vi eksempelvis i 2008 gjennomført en større innsparingsprosess som berørte alle tjenesteområder. Ulike tiltak resulterte i innsparinger på ca 4,5 mill kr. En vesentlig del av dette var knyttet til omlegging av pleie- og omsorgstjenesten gjennom avvikling av heldøgns pleie- og omsorgstilbud ved Skage bo- og aktivitetssenter fra årsskiftet 2008/2009. Prosessen medførte for øvrig reduksjoner på ca 0,2 mill kr innen kulturområdet (reduksjon kulturmidler mv), ca 0,5 mill kr i administrasjonen (redusert årsverk økonomifunksjonen mv), ca 0,7 mill kr innen teknisk (redusert brannberedskap, redusert vaktmester-/renholdsressurs mv) og ca 1,3 mill kr innen oppvekst (reduserte pedagogiske ressurser, endret finansiering leirskoletilbud, økte egenandeler, mv). En del innsparingstiltak som i første omgang ble vedtatt, ble etter gjennomførte prosesser av ulike grunner likevel ikke vedtatt gjennomført (eksempelvis privatisering kommunale veger). Siden 2008 har kommunestyret som følge av nytt lovkrav behandlet en årlig tilstandsrapport for grunnskole. Kommunestyret behandlet i 2008 eksternt utarbeidet drifts- og ressursanalyse i pleie- og omsorgstjenesten i kommunen. Kommunestyret fikk våren 2010 til behandling særskilt rapport med gjennomgang og vurderinger av teknisk sektor. Dette er eksempler på grunnlag for vurderinger av ressurstildeling til tjenesteområdene. I tillegg kommer øvrige årlige rapporteringer i form av tertial- og årsrapporter, samt ulike planer for de ulike fagområdene og overordnede planer for kommunens virksomhet. Det foreligger også brukerundersøkelser innenfor de fleste sentrale tjenesteområdene. Slike spørreundersøkelser vil kunne indikere opplevd kvalitet på tjenestene. Side21

I september 2010 hadde kommunestyret en helhetlig gjennomgang av nøkkeltall om kommunens økonomi og tjenestetilbud ved at seniorrådgiver hos Fylkesmannen i Nord- Trøndelag presenterte KOSTRA-statistikk om Overhalla (se http://www.overhalla.kommune.no/fylkesmannen-ga-kommunestyret-en-analyse-avnoekkeltall.4817463-81362.html ). Dette ut fra at det gjennom innrapporterte data i KOSTRAsystemet hos SSB finnes et omfattende materiale av oppdatert styringsinformasjon om kommunene. KOSTRA er dermed et sentralt politisk/administrativt verktøy for sammenligning av kommuner med lignende kommuner og sammenligning med egen utvikling over tid. Bruk av oppdaterte KOSTRA-tall inngår årlig i budsjett- og økonomiplandokumentene. Generell eiendomsskatt ble innført fra og med 2011 med 2, som etter økonomiplanen skal økes med 1 årlig til 4 fra og med 2013. Hver ekstra utgjør ca 1 mill kr i årlig inntekt. I forbindelse med årsbudsjettet for 2011, ble det høsten 2010 gjennomført en prosess med revidering av ressurstildelingsmodell for skolene. Dette blant annet som følge av en vesentlig kostnadsøkning innenfor skoledrifta, hvilket gjorde det nødvendig å tilpasse ressurstildelinga til kommunens budsjettrammer. Overhalla lå også noe høyt i ressursbruk innenfor skole i forhold til sammenlignbare kommuner. Budsjettet for 2011 ble vedtatt med en reduksjon på ca 4 mill kr innenfor skole. Økonomiplanen 2013-2016 som kommunestyret vedtok i juni 2012 viser i utgangspunktet balanse i inntekter/utgifter de kommende årene. Kommunen står imidlertid overfor store utfordringer i forhold til investeringsbehov i skolebygg mv. For å løse dette er det vedtatt i økonomiplanen innsparinger fra 2014 på 2 mill kr innenfor oppvekstsektoren, økende til 3,5 fra og med 2015. Avklaring av skolestrukturen er eksempelvis en del av de nødvendige vurderinger omkring dette. Kommunen har for øvrig etter hvert lite bufferkapital i form av fondsmidler, slik at vi er i en sårbar økonomisk situasjon. Det vises til nærmere vurderinger om dette i vedtatt økonomiplan. Økonomiplanen er kommunens overordnede økonomiske styringsinstrument, og skal angi rammer og premisser for tjenesteområdenes videre utvikling og for kommunens samlede økonomiske utvikling i planperioden. Behandling av en videre plan for styrking av kommunens økonomi hører derfor naturlig til kommunestyrets behandling av økonomiplanen. Forslag til prosess Erfaringer fra tidligere prosesser om styrking av kommuneøkonomien, tilsier at det bør legges opp til et godt samspill mellom politisk og administrativt nivå, slik at kommunestyret får tilstrekkelig grunnlag til å fatte tydelige vedtak om eventuell endret ressurstildeling, som administrativt kan effektueres. Ut fra vedtaket i økonomiplanen, synes det naturlig at hele kommunens virksomhet gjennomgås på grunnlag av informasjon/dokumentasjon som foreligger og med involvering fra berørte enheter. Når det gjelder nedsettelse av arbeidsgruppe, er rådmannens vurdering at det kan være naturlig å bruke formannskapet som økonomiutvalg i denne sammenhengen. Dette ut fra at formannskapet allerede har en definert rolle og ansvar i forhold til politisk styring, og er det utvalget som innstiller overfor kommunestyret også i budsjett-/økonomiplansammenheng. Rådmannen vil etter en samlet vurdering tilrå følgende: 1. I løpet av høsten 2012 settes det av særskilt tid til arbeidsmøter mellom formannskapet som økonomiutvalg og rådmannens lederteam, hvor en kan gjennomgå de ulike Side22

tjenesteområdene. Fremdriftsplan og prioriteringer for dette avklares med formannskapet. 2. Økonomiutvalget gjennomgår kommunens økonomi, og skal vurdere og foreslå tiltak som kan styrke kommunens økonomi i kommende økonomiplanperiode. 3. Nødvendig involvering av berørte enhetsledere/andre underveis. 4. Ansattes organisasjoner bes utpeke en tillitsvalgtrepresentant som deltar fast på møtene. 5. Arbeidet i utvalget avsluttes senest i november, slik at anbefalinger og vurderinger fra økonomiutvalget kan legges til grunn når kommunestyret i desember skal behandle forslag til årsbudsjett 2013 og revidere økonomiplanen. Side23

Overhalla kommune Teknisk avdeling i Overhalla Saksmappe: 2012/7033-2 Saksbehandler: Stig Moum Saksframlegg Utredning av felles brann- og redningsvesen i Namdalen. Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 86/12 11.09.2012 Overhalla kommunestyre 88/12 24.09.2012 Rådmannens innstilling Overhalla kommune deltar i utredning av et felles brann- og redningsvesen i Namdal. Behandling i Overhalla formannskap - 11.09.2012 Behandlet. Innstilling i Overhalla formannskap - 11.09.2012, enst.: Rådmannens forslag til vedtak vedtas. Side24

Dokumenter i saken utsendt. 1. Prosjektplan datert juni 2012. Saksopplysninger Ordførerne i Region Namdal har fattet følgende vedtak: Region Namdal mener at kommunene i Namdalen bør vurdere regionalt brannsamarbeid og etablering av et brann- og redningsvesen i Namdal. Kommunene oppfordres til å slutte opp om en prosess der dette utredes. På bakgrunn av dette har ordførerne gjennom Region Namdal nedsatt ei arbeidsgruppe til å fremme en prosjektplan med sikte på et omfattende brann- og redningssamarbeid i hele Namdalen. Arbeidsgruppen består av brannsjefer i kommunene Namsos, Flatanger, Vikna og Grong. I tillegg framgår av prosjektplan at det er et eget arbeidsutvalg som deltar som medlemmer i arbeidsgruppen. Dette arbeidsutvalget skal være styringsgruppe for arbeidsgruppen. Arbeidsutvalget består av ordførerne i kommunene Namsos, Høylandet og Vikna. Det framgår også av prosjektplan at arbeidsgruppen legger fram sitt arbeid for Region Namdal i løpet av sommeren 2012 og at arbeidsgruppen rapporterer til styringsgruppen som er arbeidsutvalget. Under prosjektplan pkt. 4 skisseres framdriftsplaner for arbeidet. Fase 1 fram til sept 2012 hvor kommunene tar stilling til deltakelse. Fase 2 innen desember 2012 hvor arbeidsgruppen skal velge en konsulent. Fase 3 detaljutredning fram til mai 2013. Deretter fase 4 med behandling i arbeidsgruppe, arbeidsutvalg, Namdal Region og de kommunale kommunestyrene. Fase 5 omfatter innfasing av de samarbeidende kommuner. En tolker prosjektplanen slik at nytt brannog redningsvesen tenkes igangsatt fra 1. januar 2014. Det skal utredes flere samarbeidsmodeller og arbeidet skal gjennomføres innenfor en kostnadsramme på kr. 600 000. Med en kostnadsdeling på 14 kommuner og basert på en lik grunnkostnad på kr. 15 000 og en pris pr innbygger på i underkant av kr. 5/innbygger er utgiften for utredningen til Overhalla kommune skissert til kr. 32 770. Kommunene Namsos, Flatanger, Grong og Vikna forskutterer kostnadene med utredningsarbeidet. Vurdering De siste 10 årene har Overhalla kommune deltatt i tilsvarende utredningsarbeid 2 ganger i regi av Midtre Namdal Regionråd. Første gang var i 2003 og det ble gjennomført en omfattende utredning. Konklusjon den gang ble at det ikke ble vedtatt samarbeid. Hovedbegrunnelsen var at driftskostnaden ble vesentlig økt. Utredninga den gang dokumenterte at Overhalla hadde lav kostnad pr. innbygger sammenlignet med de øvrige kommuner. Andre gang det ble gjennomført en slik utredning var etter vedtak i regionrådet 14.04.09. Det ble her gitt et eget mandat til en arbeidsgruppe om utredning av en helhetlig samfunnssikkerhetsfunksjon i MNR. Det ble gjennomført en omfattende utredning. Samkommunestyret behandlet saken den 05.02.10. Anbefalinga om opprettelse av en felles brann- og redningstjeneste for kommunene Overhalla, Namdalseid, Fosnes og Namsos ble ikke vedtatt (7 stemte for innstillinga og 15 stemte mot). Hovedbegrunnelsen for at denne ordninga ikke ble vedtatt var at driftskostnadene ble vesentlig økt. Side25

Ellers er det naturlig å nevne som en saksforberedelse til en slik sak at gjeldende brannordning i Overhalla kommune er vedtatt av kommunestyret 17.11.08. Av brannordninga ser vi at kommunen er dimensjonert i henhold til minimums beredskap ved at det er en beredskapstropp på 16 mannskaper i tillegg til brannsjef. Overordnet innsatsledelse ivaretas av brannsjefen eller stedfortreder fordi kommunen ikke har krav om overordnet vakt. I følge brannlovens forskrifter er det bare i kommuner eller brannvernregioner med tettsteder med mer enn 2000 innbyggere krav til dreiende overordnet vakt (gjelder Namsos i vår region). Brann- og redningsvesenet har pr. dato ikke registrert kritiske avvik innenfor ordninga. Kommunen har den siste 10 års perioden klart oppgaveløsninga rimelig bra. Utfordringa framover er stadig økende myndighetskrav både i forhold til beredskap, kompetanse og utvikling av gode nok forebyggende oppgaver. Med dagens bemanning ved teknisk avdeling hvor blant annet forebyggende arbeid i hovedsak skal løses av samme ingeniør som er byggesaksbehandler, blir fort det brannforebyggende arbeidet nedprioritert. Samsvarsvurderes myndighetskrav med dagens bemanning er det åpenbart at en framover må være endringsvillig. Enten kan det bli nødvendig at kommunen øker egen bemanning, eller en kan løse brann- og redningsoppgavene ved interkommunalt samarbeid. Ut fra en samlet vurdering vil rådmannen tilrå at Overhalla kommune slutter seg til den forestående utredning av ett felles brann- og redningsvesen i Namdalen. Side26

Overhalla kommune Teknisk avdeling i Overhalla Saksmappe: 2012/6491-1 Saksbehandler: Stig Moum Saksframlegg Overhalla barne- og ungdomskole. Bygging av ny barneskole. Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 88/12 11.09.2012 Overhalla kommunestyre 89/12 24.09.2012 Rådmannens innstilling 1. Det iverksettes en prosess med sikte på bygging av ny barneskole innenfor en kostnadsramme på kr. 75 mill. inkl. mva. Bygget skal være i passivhusstandard. 2. Kommunens faste byggekomite iverksettes i tråd med delegasjonsreglementet kap. VIII. 3. Med utgangspunkt i tidligere forstudie gjennomføres en programmeringsprosess med sikte på å fastlegge hva som skal omfattes av byggetrinn 2. Det beskrives også hvilke funksjoner som skyves ut i tid til et nytt byggetrinn 3. Det kan tas utgangspunkt i at kulturskolen videreføres i Østre bygg til byggetrinn 3 gjennomføres. 4. Framdriftsmessig tas sikte på at prosessen med programmering gjennomføres i løpet av høsten og at utarbeidelse av en kravspesifikasjon for en totalentreprise utføres vinteren 2013. 5. Kommunestyret forelegges resultatet av byggekomiteens arbeid med programmering slik at innholdet i byggtrinn 2 vedtas av kommunestyret før utarbeidelse av anbudsdokumenter. 6. Rådmannen får fullmakt til å innhente tilbud og inngå avtale om nødvendig konsulentbistand til prosessen med programmering i høst innenfor en kostnadsramme på kr. 300.000 inkl mva. Beløpet finansieres som en del av samlet investering når endelig utbyggingsvedtak fattes av kommunestyret. Behandling i Overhalla formannskap - 11.09.2012 Behandlet. Innstilling i Overhalla formannskap - 11.09.2012, enst.: Rådmannens forslag til vedtak vedtas. Side27

Dokumenter i saken 1. Kommunestyre sak 77/10. Sluttbehandling av forstudie for byggetrinn 2. 2. Utsnitt av delegasjonsreglementet kap. VIII. Byggekomite for kommunale bygg. Saksopplysninger Overhalla kommunestyre vedtok den 20.12.10 (sak 77/10) at det skal bygges ny barneskole innenfor en kostnadsramme på kr. 80 mill. inkl. mva (64 mill kr eks mva), ut fra utarbeidet forstudie høsten 2010 som la til grunn en barneskole med 200 elever. Skolen skal i tråd med kommunens klima- og energiplan bygges med energimerke A (passivhusstandard). Vedtaket fra kommunestyret skisserte en framdrift med bygging i 2013 og 2014. I forbindelse med behandling av økonomiplan for perioden 2013 2016, som ble behandlet i kommunestyret 18.06.12, ble utbyggingsrammen for prosjektet satt til kr. 75 000 000 inkl mva. Det ble videre i samme møte, i egen sak om skolestruktur, vedtatt at barneskolen ved OBUS skal dimensjoneres for 230 elever og at det straks settes i gang planlegging av ny barneskole. Bakgrunn historikk. I 2003 ble svømmebassenget ved OBUS ferdigstilt etter rehabilitering og ombygging for å tilfredsstille nye forskriftskrav til bassengdrift. I 2004 ble østre bygg (kulturskolen) restaurert utvendig med ny taktekking, utvendig bordkledning på deler av bygget, utbedring av vinduer, solavskjerming og utbedring innvendig etter vannskader. I 2006 ble det ferdigstilt et skisseprosjekt for bygningsmassen ved OBUS. En vesentlig del av skisseprosjektet var en samlet tilstandsrapport som dokumenterte behov for vedlikehold og investeringer. Det ble i denne sammenhengen vedtatt at tannklinikken flyttes til Namsengata, noe det ble tilrettelagt for og gjennomført. Byggetrinn 1 etter skisseprosjektet omfattet i første rekke en ombygging og modernisering av ungdomsskolen. I tillegg ble det utført nødvendige strakstiltak på barneskolen for at denne kunne drives videre. Dette besto i hovedsak av tetting av vegger, tak og utskifting av vinduer for å unngå vannlekkasjer og fukt i bygget. Byggetrinn 1 ble ferdigstilt i 2010. Den 19.04.10 vedtok kommunestyret at det skulle utarbeides en forstudie for byggetrinn 2. Hensikten med dette planarbeidet var å beskrive alternative løsningsvalg slik at kommunestyret kan prioritere og velge en mest mulig framtidsrettet løsning for skolen. Forstudie for byggetrinn 2. Kommunestyret vedtok at forstudien skulle utrede alternative løsninger for byggetrinn 2. Følgende ble utredet: Alternativ 1A. Ny barneskole alle funksjoner samlet. Alternativ 1B. Ny barneskole og sambruk av Gimle. Alternativ 2. Restaurering av barneskolen og tilbygg. Alternativ 3. Restaurering av barneskolen. Viser for øvrig til vedlagte sak 77/10 som beskriver mer detaljert de forskjellige alternativer med tilhørende beregning av samlede årskostnader (kapitalkostnader + forvaltning, drift og vedlikehold). Alternativ 1A i forstudien viste årskostnader på ca 6,5 mill kr, alternativ 1B viste årskostnader på ca 6,4 mill kr, alternativ 2 ca 7,9 mill kr og alternativ 3 ca 5,7 mill kr. Ut fra en Side28

samlet vurdering vedtok kommunestyret da at videre planlegging skulle ta utgangspunkt i alternativ 1A. Forstudien la fokus på helhetlige årskostnader (kapitalkostnader av investering + forvaltning, drift og vedlikehold - FDV) som grunnlag for valg av løsninger. Dette samsvarer med kravet i lov om offentlige anskaffelser 6 om at det ved anskaffelser skal tas hensyn til anskaffelsens livssykluskostnader. Livssykluskostnader er summen av investeringskostnader og totale FDVkostnader over byggets livsløp. Først ved å vurdere den totale summen vil man få et riktig bilde av hvor mye et bygg koster å bygge og drifte. Det er denne summen som bør ligge til grunn ved valg av løsninger. Livssykluskostnader delt på byggets levetid gir kostnader pr år, dvs årskostnader. Ofte vil det være lønnsomt i et livssyklusperspektiv å investere i tiltak som reduserer FDV-kostnadene (eksempelvis tiltak som reduserer energi- og vedlikeholdsutgiftene) selv om investeringskostnadene øker noe. Forstudien tok utgangspunkt i en barneskole med 200 elever. Det var videre lagt til grunn et areal på 12,5 m2/elev og samlet areal i forstudien er summert til 2850 m2. Sammenlignet med dagens areal på barneskolen var planlagt nybygg ca. 500 m2 mindre som følge av muligheter for mer effektiv arealutnyttelse. Byggekomite for kommunale bygg. Kommunestyret har 05.09.11 vedtatt nytt delegasjonsreglement. I kap. VIII er reglementet for byggekomiteen og det framgår at byggekomiteen består av 2 medlemmer valgt av kommunestyret, teknisk sjef og brukerepresentanter etter behov. Ordfører, rådmann og fagsjef har møte- og talerett. Fra kommunestyret er Ragnar Prestvik valgt som leder og Grete Mo som medlem. Komiteens oppgave er å forestå planlegging og gjennomføring av kommunale byggeog anleggsarbeider innenfor en kostnadsramme og mandat vedtatt av kommunestyret. Vurdering Ut fra de vedtak som er fattet legger rådmannen til grunn at det skal planlegges og bygges en ny barneskole. Den økonomiske rammen som nå er fastsatt i økonomiplanen, er på kr. 75 mill. inkl. mva. Dette gir utfordringer om hva som er realistisk gjennomførbart, og som framover må avklares nærmere. I planleggingsprosessen videre er det viktig å kunne gi byggekomiteen et realistisk og tydelig mandat for gjennomføring av byggeprosjektet. Lov om offentlige anskaffelser gir klare føringer for videre prosess som kommunen må ivareta på en ryddig måte. Før prosjektet legges ut på anbud, må kommunen ha definert innhold og omfang best mulig slik at en har et realistisk grunnlag for å komme innenfor vedtatt kostnadsramme. Dette vil i stor grad innebære å planlegge for et nybyggareal (og eventuelle oppgraderinger av eksisterende bygg) som kostnadsrammen gir rom for. I forstudiens valgte alternativ 1A var det beregnet et samlet bruttoareal i nybygget på 2850 m2, ut fra et grunnlag på 12,5 m2 pr elev (2500 m2 for 200 elever) samt et tillegg på 350 m2 til spesielle funksjoner. Arealet pr elev oppfattes å være normalt i forhold til sammenlignbare skoler. En dimensjonering for 230 elever tilsier et økt areal på ca 375 m2, slik at et oppdatert arealbehov i et nybygg blir rundt 3.200 m2. Forstudien kalkulerte samlet med en sum på vel 7 mill kr inkl mva til utenomhusanlegg og rivekostnader gammel barneskole. Det var ikke kalkulert en egen sum til inventar i forstudien, noe som må tas høyde for i endelig prosjekt. Samlet sett kan en trolig som et nøkternt anslag anta at 8-10 mill kr inkl mva av kostnadsrammen vil kunne gå med til utenomhus, riving og inventar. Side29

Det gjenstår da ca 65 mill kr (+/-) inkl mva av kostnadsrammen til oppføring av selve bygget. Ut fra antatt nivå på byggekostnad pr m2 i 2013-kroner, tilsier det at tidligere beregnet arealbehov i nybygget må reduseres med ca 700-900 m2 (20-30 %). Det synes ikke realistisk å redusere beregnet areal pr elev i vesentlig grad, slik at reduksjonen i areal trolig i hovedsak må tas gjennom å utelate funksjoner i nybygget. Dette vil nødvendigvis innebære at deler av aktiviteten fortsatt trolig må foregå i eksisterende bygningsmasse, som dermed delvis må opprettholdes. Omfanget av og praktiske/økonomiske muligheter for dette må byggekomiteen vurdere nærmere. En oppdatering av forstudien 2010 og de beregninger som der er gjort, tilsier i utgangspunktet trolig en kostnadsramme i 2013-kr på omlag 100 mill kr (80 mill kr eks mva), når prosjektkostnader er korrigert for prisstigning og nylig vedtatt økning av dimensjoneringstallet fra 200 til 230 elever. Et slikt investeringsnivå representerer netto (fratrukket momskompensasjon) økte årlige kapitalkostnader på ca 1 mill kr i forhold til vedtatt kostnadsramme på 75 mill kr (60 mill kr eks mva) i økonomiplanen. Dette betyr at oppgaven i byggtrinn 2 må begrenses i forhold til forstudien og at deler av tiltakene må utsettes til et framtidig byggetrinn 3. Det bør gjennomføres en programmeringsprosess i forkant av at det utlyses til anbud, slik at det kan være realistisk å få anbud innenfor kostnadsrammen. Samtidig vil denne programmeringa også kartlegge og fastslå hva som må skyves ut til byggetrinn 3. Det legges her til grunn at byggetrinn 2 gjennomføres som en totalentreprise basert på en kravspesifikasjon. I tråd med kommunens klima- og energiplan skal nye bygg ha energiforbruk tilsvarende passivhusnivå. Nye Ranemsletta barnehage ble i 2011 ferdigstilt med passivhusstandard. Nytt leilighetsbygg på Skage sentrum (byggestart høst 2012) vil få passivhusnivå. Statlige myndigheter signaliserer at passivhuskrav skal gjøres obligatorisk fra og med 2015, og med ytterligere skjerping av energikrav fram mot 2020. Passivhusnivå innebærer noe økte investeringskostnader (typisk 3-8 %) som motsvares av lavere energiutgifter i byggets levetid. Enova gir tilskudd til passivhusprosjekter. I tråd med kommunestyrets vedtak 19.12.11 i sak om samlet plan ENØK for kommunal bygningsmasse, må en i byggeprosjektet også legge til rette for at nytt barneskolebygg og eksisterende ungdomsskolebygg får høy grad av fornybare energikilder til oppvarming, jfr. energimerkeordningens oppvarmingskarakter. Andel energi til oppvarming fra el og fossile kilder skal ut fra kommunestyrets vedtak være maksimalt 47,5 % (lysegrønn oppvarmingskarakter). For å belyse saken velges her å fragmentere saken i hovedposter: Ny barneskole for 1 7 trinn. Det er planlagt et frittstående bygg som sammenkobles med ungdomskolen. Flere alternative løsninger vurdert, men ut fra en helhetsbetraktning om en mest mulig effektiv og rasjonell skoledrift er dette i forstudien valgt som løsning. Gamle barneskolen rives. I forstudien er det kalkulert med 2,4 mill kr eks mva i rivekostnader. Utomhusanlegg. Nytt utomhusanlegg opparbeides når den gamle skolen er revet. Det er utført betraktninger i forhold til en mest mulig rasjonell adkomst både for elever, ansatte og varetransport. Det er Side30