Byrådssak 1166 /16 Kjøkkenstruktur i Bergen kommune, levering etter sous vide metoden ROBR ESARK-43-201600075-4 Hva saken gjelder: 1. Bakgrunn Saken gjelder framtidige løsninger for levering av middager til aldersinstitusjoner og andre virksomheter, der enheten ikke har eget produksjonskjøkken. Slik levering og produksjon av middager skjer i hovedsak etter sous vide-metoden (kok-kjøl-metoden). Sous vide (under vakuum) er en måte å tilberede mat, der maten vakuumpakkes, stort sett i plast, og varmebehandles i emballasjen. Det skilles mellom metoder for mat som skal konserveres lenge, og mat som skal konsumeres med en gang. Ernæringsmessige forhold og kvalitet ivaretas, og det er fleksiblitet når det gjelder tidspunkt for servering. Produksjon av middager etter kok-server-metoden med eget produksjonskjøkken på institusjonen er ikke en del av saken her. I bystyresak 95-06 Kjøkkenstruktur i Bergen kommune ble det behandlet forhold som gikk på struktur, herunder Punkt 5 i vedtaket: «Gullstølen Kjøkken KF får utvidet sin produksjonsmengde med ca. 25 % for å kunne oppnå optimal produksjon, dvs. en økning i markedsandel fra ca. 33 % til 41 %». Punkt 7 i vedtaket: «Det utlyses ny konkurranse om levering av varmmat høsten 2006. Private og kommunale institusjoner, seniorsentre med kok-server metoden kan delta i konkurransen.» Status for dagens praksis er at levering av middager som sous vide produksjon dels skjer i kommunal egenregi (dvs. Gullstølen kjøkken) og dels som kjøp (p.t. Matvarehuset AS). To viktige forhold gjør at fremtidige løsninger må avklares: o Gullstølen kjøkken driver sin produksjon i lokaler som ikke er hensiktsmessige. Det er utdypet nedenfor. o Avtalen med Matvarehuset AS løper frem til 1.4.2017. Det betyr at det må gjennomføres konkurranse i 2016 ved fortsatt kjøp, der rammene for fortsatt kjøp må klargjøres mht. volum o.a. 2. Alternative løsninger, konsekvenser Nedenfor redegjøres for tre alternative løsninger som byråden har vurdert, for fremtiden, benevnt som alternativene A, B og C. Alternativ A. Fortsatt drift ved Gullstølen kjøkken, kombinert med kjøp som i dag. Dette er en videreføring av dagens løsning med fordeling av produksjon på Gullstølen kjøkken og som kjøp basert på konkurranse. 1
Konsekvenser: For å fortsette driften av Gullstølen kjøkken vil det være behov for betydelige investeringer i både bygg og utstyr. Gullstølen kjøkken ble bygget som institusjonskjøkken for Gullstøltunet sykehjem i 1992, og lokalene er små og upraktiske, herunder med mangler når det gjelder varemottak og lagerplass. Dette gir en uhensiktsmessig produksjonslinje og gjør kjøkkenet lite egnet for sous vide produksjon. Det er ikke mulig å øke produksjonen ved kjøkkenet, noe som er en ulempe hvis krisesituasjoner oppstår. Selv en betydelig oppgradering av Gullstølen vil ikke gi optimale lokaler for denne type produksjon. Ved fortsatt drift må det på kort sikt investeres i utstyr for trolig ca. 1 mill. kr. Lokalenes beskaffenhet har også vanskeliggjort oppfylling av Mattilsynets krav, herunder mangelfull oppfylling av krav. En evt. mulighet for utvidelse av lokalene i form av tilbygg eller annet har ikke vært vurdert. Å flytte kommunal sous vide produksjon til et av kommunens kok-server kjøkken vil føre til samme utfordringer som det i dag er på Gullstølen kjøkken, og ansees ikke som et tilfredsstillende alternativ. Delkonklusjon: Fortsatt sous vide produksjon på Gullstølen kjøkken er ikke anbefalt. Det har vært gjort en fortjenstefull innsats over flere år med tanke på den produksjonen som har vært gjennomført i dagens lokaler. Alternativ B. Etablering av nytt kommunalt kjøkken (egenregi løsning). Dette alternativet innebærer å etablere et nytt kommunalt kjøkken i leide lokaler og der det meste av utstyr og inventer kjøpes fra grunnen av. Dagens produksjon på Gullstølen kjøkken flyttes dit. Konsekvenser: Kommunen har i denne sammenheng benyttet ekstern bistand for utredning av løsninger. Innenfor dette hovedalternativet er det utredet to alternativ. Alternativ B1 innebærer samme antall porsjoner som Gullstølen kjøkken produserer i dag, ca. 0,5 mill. porsjoner på årsbasis. Kostnadsoverslaget på utstyr og inventar er ca. 17,0 mill. Alternativ B2 innebærer at all sous vide produksjon løses som egenregi og innebærer ca. 1 mill. porsjoner på årsbasis (fullskala egenregiløsning). Kostnadsoverslaget på utstyr og inventar er på ca. 18,5 mill. Med en levetid/avskrivning på 10 år og rente på 3 % vil den årlige kostnaden være på ca. 2 mill. kr. knyttet til investering i utstyr og inventar. Behovet for arealstørrelse anslås til ca. 1 000 1 200 m2 og med små forskjeller mellom de to alternativene. Med en årlig leie i intervallet 1 200 1 500 kr. per m2, kan den årlige leien anslås til ca. 1,4 1,8 mill. De små forskjellene i investeringer i utstyr/inventar og leieareal mht. alternativene B1 og B2, indikerer stordriftsfordeler og sterkt fallende enhetskostnader ved å gå fra 0,5 mill. porsjoner til 1 mill. porsjoner. Personalkostnader ved de to alternativene er ikke beregnet, men må antas å være fallende ved å gå fra 0,5 mill. porsjoner til 1 mill. porsjoner i året. Delkonklusjon: Ved et evt. valg mellom alternativ B1 og B2 er B2 vurdert som det klart mest kostnadseffektive. Dersom valget skulle blitt etablering av nytt kommunalt kjøkken, ville det vært tjenlig å vurdere å flytte kok-server produksjonen på Kolstihagen sykehjem, Lyngbøtunet sykehjem og Fyllingsdalen sykehjem til dette alternativet. Ved et valg av denne løsningen måtte det også foretas ytterligere utredninger med tanke på aktuelle lokaler, personelldimensjonering med mer. Alternativ C. Fullskala kjøpeløsning, evt. kombinert med samarbeidsløsning. Dette alternativet innebærer at all middagslevering etter sous vide metoden skjer som kjøp, evt. kombinert med en samarbeidsløsning. Konsekvenser: Kjøp av all middagsproduksjon etter sous vide-metoden vil være den beste løsningen for kommunen, gitt dagens situasjon. Utstyr, lokaler og personell vil da være leverandørens ansvar. Det synes imidlertid å være få aktører i markedet, og man kan risikere lite konkurranse om oppdraget. Markedet bør derfor kartlegges og forberedes i god tid. Ved kjøp av hele produksjonen kan kommunen være mer sårbar ved produksjonsstans, mangler ved kvaliteten o.a., men dette kan eksempelvis løses ved å ha to eksterne 2
avtalepartnere. Vurdering for øvrig er at dagens leverandør (Matvarehuset AS) leverer kvalitetsmessig minst på nivå med Gullstølen kjøkken. Som en del av denne løsningen kan det foretas en vurdering av muligheten for å inngå avtale ved å benytte unntaket for offentlig-offentlig samarbeid (unntak fra anskaffelsesregelverket). Dette kan vektlegges ut i fra beredskapshensyn og særskilte ernæringsmessige hensyn. En slik avtale må være innenfor 20 % av leveransevolumet, de resterende 80 % må være eksponert for konkurranse. Helse Bergen HF (Hospitaldrift matforsyning) i egenskap av å være offentlig oppdragsgiver er tentativt forespurt om en slik mulighet. Per i dag er det allerede et samarbeid mellom Bergen kommune og Helse Bergen når det gjelder ernæring (i mange tilfelle har partene felles pasienter og utfordringer). Sammen har en avdekket behov for økt kunnskap om underernæring og mer samhandling mellom de ulike aktørene i helsesektoren. I en evt. utvidet samarbeidsavtale mellom partene bør samarbeid om ernæring utdypes ytterligere, jf. også punkt 3 nedenfor (særlig siste avsnitt). Helse Bergen har gitt en foreløpig tilbakemelding om at de har tilgjengelig kapasitet til å levere ønsket mengde, men at en slik løsning må utredes juridisk. Det er gjort en nærmere vurdering av offentlig-offentlig samarbeid i vedlegg. I dette alternativet er konsekvensen at Gullstølen kjøkken blir avviklet. De ansatte (5-6 personer) vil få tilbud om alternativ stilling i kommunen. Delkonklusjon: Som en del av fullskala kjøpeløsning bør det utredes en samarbeidsløsning med Helse Bergen for 20 % av leveransevolumet. En slik samarbeidsløsning bør imidlertid ikke være en avgjørende forutsetning for alternativ C om fullskala kjøpeløsning. I en kjøpeløsning vil det videre være naturlig å forespørre omegnskommuner som er knyttet til innkjøpssamarbeidet med Bergen kommune om deltakelse. Blant annet har Askøy kommune rettet en henvendelse om slik deltakelse. 3. Ernæring, individuelle valg og tilrettelagte måltider Beboere og pasienter i sykehjem har i mange tilfeller redusert appetitt og det enkelte måltid blir derfor viktig for å ivareta som både i mengde og sammensetning tilfredsstiller den enkeltes behov. Alle som får plass i sykehjem får utarbeidet et individuelt matkort som beskriver preferanser, allergier og intoleranser. Dette er utgangspunktet for å sørge for et godt måltid. Samtidig er det viktig at personellet rundt beboeren er lydhør for andre preferanser og for ekstra servering der dette er ønsket. Maten skal ha god kvalitet og det innebærer blant annet at hygiene ivaretas på en god måte, både transport og oppbevaring må skje innenfor vedtatte mathygieniske prinsipper. Måltidet skal gi mulighet for en god og rolig atmosfære. Dette gir en ekstra utfordring for personalet når det gjelder tilrettelegging og sluttilberedning av maten. Maten må være av en slik karakter at den lett kan gis en god presentasjon på bordet og på tallerkenen. Maten skal ha en ernæringsmessig riktig sammensetning der kjøtt, fisk, grønnsaker, pasta, ris eller poteter har et definert innhold. Det er også viktig å kunne tilby alternative retter til «dagens rett». Dette gjelder til en viss grad i forhold til den enkeltes ønsker, men ikke minst gjelder dette matallergier og intoleranser. Det siste er et forhold som har en økende aktualisering, både fordi en har et mer rikholdig utvalg av mat enn tidligere, men også fordi en har en større bevissthet på intoleranser og de helseplager disse kan medføre. For pasienter med tygge- og svelgevansker må det være muligheter for tilrettelagte måltider mht. konsistens, eksempelvis i form av puréer og geleringskost. 4. Uttalelse fra tillitsvalgte Det har vært holdt et informasjonsmøte 28.8.2014 med Etat for alders- og sykehjem, herunder med de kommunale kjøkkensjefene og tillitsvalgte. Som en oppfølging har tillitsvalgte (Delta) gitt en uttalelse av 29.8.2014 med forslag til kjøkkenstruktur. Forslaget innebærer å flytte sous-vide produksjonen på Gullstølen kjøkken, samt kok-server produksjonen på Fyllingsdalen, Kolstihagen og Lyngbøtunet, samlet til ett nytt kjøkkenlokale (dvs. tilsvarende som alternativ B2, jf. over). 3
5. Byrådens samledet vurdering og konklusjon Alternativene er vurdert i forhold til kvalitet (herunder ernæring, jf. punkt 3 over), økonomi og beredskap. Kvalitet: For å kunne gi pasientene et trygt, velsmakende og ernæringsmessig godt mattilbud, kreves det kunnskap, kompetanse og samarbeid mellom flere aktører. Ved valg av leverandør bør matens ernæringsmessige kvalitet tillegges stor vekt, slik at mattilbudet er i tråd med nasjonale anbefalinger. Et forsvarlig og trygt mattilbud stiller krav om at god hygiene overholdes, brukerens behov følges opp og måltidet serveres på en delikat og appetittvekkende måte. Dette krever at ansatte i pleie og omsorgstjenesten til enhver tid har tilstrekkelig med kompetanse om ernæring, rett mathåndtering, service og hygiene. Valg av middagsproduksjon i Bergen kommune må gjøres ut i fra hvilket alternativ som best kan sikre brukerens behov samtidig som praktiske og økonomiske hensyn blir ivaretatt. Det har ikke vist seg å være forskjell på brukertilfredsheten mellom den kommunale og den konkurranseutsatte leverandøren, og kvalitetsaspektet vil bli ivaretatt på tilnærmet likt nivå uavhengig av egenregiløsning eller kjøpeløsning. Kriteriet kvalitet er nøytralt mellom å velge en kjøpeløsning eller egenregi løsning. Økonomi: Per i dag er enhetsprisene de samme, enten det er Matvarehuset AS eller Gullstølen kjøkken som leverer. Imidlertid er ikke utgifter som internleie og gjenanskaffelse av utstyr reflektert i prisene til Gullstølen. Disse utgiftene kommer derfor i tillegg når det gjelder Gullstølen. Under alternativ B over (om nye lokaler) er det vist kostnader ved investeringer i utstyr/inventar og i lokaler. Kriteriet økonomi taler derfor for å ha en fullskala kjøpeløsning. Beredskap: Kriteriet beredskap taler trolig for å ha en viss egenregiløsning. En løsning med Helse Bergen kan være tilstrekkelig (kan sammenlignes med utvidet egenregi), og der en forsøker å få til en dekkende beredskapsløsning. Dersom det ikke kan gjennomføres en slik løsning med Helse Bergen, taler det for at kjøp av middager fordeles på to leverandører av beredskapsmessige hensyn. Konklusjon: Etter en samlet vurdering kommer byråden til at alternativ C, dvs. all sous vide-produksjon løses som fullskala kjøpeløsning, og fortrinnsvis kombinert med samarbeidsløsning med Helse Bergen er best ut i fra ovennevnte kriterier. Det er da lagt vekt på at leverandørmarkedet kan levere middager som etterspurt og med god kvalitet. Kommunen unngår investeringer i utstyr og lokaler som ville vært alternativet med egenregi løsning / nytt kommunalt kjøkken. Det forventes ikke endringer i driftskostnader ved å gå over til fullskala kjøpeløsning, det vil si ingen økonomisk effekt i forhold til de driftsrammer som fremgår av vedtatt budsjett 2016 / Økonomiplan 2016-2019. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter 2.4 Driftsansvar vedtatt av bystyret i sak 294-13, med senere endringer: «Byrådet har ansvar og myndighet til å forestå den løpende drift av kommunens virksomhet.» Byråden for helse og omsorg innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Levering av middager etter sous vide-metoden gjennomføres som fullskala kjøpeløsning fra og med 1.4.2017. 2. Det gjennomføres forhandlinger med Helse Bergen HF om en samarbeidsavtale med tanke på levering av inntil 20 % av leveransevolumet for middager etter sous vide-metoden. Beredskapsmessige hensyn skal ivaretas. 3. Gullstølen kjøkken avvikles 1.4.2017. 4
4. Eventuelle driftsmessige / økonomiske konsekvenser vil bli håndtert i forbindelse med fremleggelsen av byrådets forslag til Budsjett 2017 / Økonomiplan 2017-2020. Dato: 03. mai 2016 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Rebekka Ljosland byråd for helse og omsorg Vedlegg: Samarbeid med Helse Bergen HF etter reglene om offentlig-offentlig samarbeid 5