Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-10-041 Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Kjetil Solvik, NMH Knut Veium, NTNU Seunn Smith-Tønnessen, UiA Beth Linde, HiØ Monica Bakken,UiO Line Eielsen Malde, KD Tone Jeanette Berntsen, KD Torill Vangen, SSB Andora Sjøgren, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tid: Torsdag 4. mars 2010 kl 10:00-15:00 Møtested: Møterom 5. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart med veibeskrivelse
Saksdokumenter Sak 1 FS-10-014 FS-10-033 FS-10-015 FS-10-020 FS-10-023 FS-10-006 Referat fra møte i styret for FS 11.01.10 Referat fra sluttbehandling av samarbeidsavtalens vedtekter Referat fra møte i Søknadsweb/opptaksgruppen 12.01.10 Referat fra møte i StudentWebgruppen 19.01.10 Referat fra møte i Etterutdanningsgruppen 20.01.10 Referat fra Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 01.02.10 Sak 2 Til orientering: Referater fra møter som ble referert muntlig på styremøtet 11.01.2010: FS-09-198 Møte i Planleggingsgruppen 16.11.2009 FS-09-194 Møte i Rapporteringsgruppen 26.11.2009 FS-09-201 Møte i Arkivgruppen 27.11.2009 Sak 4 FS-10-049 Styring av arbeid med List og datavarehus FS-10-041 Innkalling til møte i styret for FS 4. mars 2010 Side 2
Dagsorden Sak 1 Sak 2 Sak 3 Møte i styret for FS 11.01.2010 Referatsaker a. Møte i Søknadsweb/opptaksgruppa 12. januar 2010 b. Møte i StudentWebgruppa 19. januar 2010 c. Møte i Etterutdanningsgruppa 20. januar 2010 d. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 1. februar 2010 e. Møte med Sverige og Finland 4.-5. februar 2010 f. Møte i Studentutvekslingsgruppa 9. februar 2010 g. Møte med SolarSoft AS 10. februar 2010 h. Møte i Godkjenningsgruppa 11. februar 2010 i. Møte i Doktorgradsgruppa 16. februar 2010 j. Møte i Planleggingsgruppa 18. februar 2010 k. Møte om Bologna 15. februar 2010 m/siu, NOKUT m. flere l. Møte 23.02.2010 med Netlife Research om test av StudentWeb m. Møte i LIST-gruppen 2. mars 2010 Orienteringssaker a. Status nye høgskoler b. Møte med styret for SO c. FS Brukerforum 27.-28. april 2010 i Bergen d. Status standardiseringsarbeidet (Bologna-møtet i mars) e. Rapportering av timer og kroner, avklaring av gjeld til USIT for merforbrukte timer f. Møte med SiU g. Fremdrift risikoanalyse h. Fremdrift, organisering av samarbeidstiltaket FS FS-10-014 FS-10-033 FS-10-015 FS-10-020 FS-10-023 FS-10-006 Sak 4 Datavarehus og LIST (drøfting) FS-10-049 Sak 5 Felles seminar for styret for Frida, styret for FS og styringsgruppen for Datavarehus Forslag til tema ønskes. Sak 6 Eventuelt Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Julie Myhre Barkenæs Daglig leder FS FS-10-041 Innkalling til møte i styret for FS 4. mars 2010 Side 3
<sideskift>
Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-10-014 Referat Møte i styret for FS 11. januar 2010 Til stede: Forfall: Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Knut Veium, NTNU Kjetil Solvik, NMH Seunn Smith-Tønnessen, UiA Beth Linde, HiØ Monica Bakken, UiO Julie Myhre Barkenæs, USIT Andora Sjøgren, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Torill Vangen, SSB Tone Jeanette Berntsen, KD Line Eielsen Malde, KD Christen Soleim, UiB Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: 12. januar 2010 Sist endret:
Dagsorden 1. Møte i styret for FS 02.12.2009 2. Referatsaker a. Møte i Planleggingsgruppen 16.11.2009 b. Møte i Rapporteringsgruppen 26.11.2009 c. Møte i Arkivgruppen 27.11.2009 3. Orienteringssaker a. Status nye høgskoler 4. Forberedelser til årsmøtet 2010 5. Eventuelt FS-10-014 Referat fra møte i styret for FS 11.01.2010 Side 2
Det var ingen merknader til innkalling. 2 saker ble meldt til Sak 5 Eventuelt: - Felles seminar for styret for Frida, styret for FS og styringsgruppen datavarehus - Brev fra NSD om deltakelse i arbeidsgruppe for nasjonal studentflyt i UHsektoren 1. Referat fra møte i styret for FS 2. desember 2009 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Referatsaker Møtene ble muntlig referert på møtet i desember, og referatene til møtet i januar var sendt til styret til orientering. Styret hadde ingen ytterligere kommentarer til referatene. 3. Orienteringssaker a. Status nye høgskoler Hittil har 9 nye institusjoner meldt overgang til FS i 2010, 5 i vårsemesteret og 4 i høstsemesteret. Daglig leder for FS og prosjektleder for nye høgskoler har hatt møte med Forsvarets høyskole og Sjøkrigsskolen om mulig overgang til FS Styret tok statusrapporten til etterretning. FS-10-014 Referat fra møte i styret for FS 11.01.2010 Side 3
4. Årsmøte 2010 I år er det mange nye institusjoner som deltar for første gang. Styret foreslår derfor at daglig leder starter med en kort orientering der hun forteller om organiseringen av FS og at styrets leder forteller utfordringene fremover, hva styret jobber med og gjennomgår vedtektene. Innspill til orienteringen sendes til fssekretariatet@usit.uio.no Styret foreslår at møtet legges til Gardermoen for å spare reisetid for deltakerne. I foreslår videre å vurdere i hvilken form årsmøtet holdes i fremtiden. Årsberetning Utkast til Årsberetning 2009 ble gjennomgått. I innledningen vil det komme noe mer om de nye høgskolene. I tillegg ønsker styret noe mer kvalitativt om erfaring med ny organisasjonsform og om større endringer i 2009. Det ble diskutert hvordan regnskapet bør presenteres. Pr. i dag har FS opparbeidet et overforbruk på timer, og dette bør kommenteres i regnskapet. Styret ber daglig leder avklare ned USIT hvordan man skal forholde seg til overforbruket på timer. Hvis nødvendig, vil styret legge frem et revidert budsjett for 2010 i løpet av våren. Daglig leder orienterer styret ved større avvik på timeforbruk. Vedtak: Styret vedtar regnskap og årsberetning for 2009 med de kommentarer til endringer som fremkom på møtet. Arbeidsoppgaver 2010 og Budsjett 2010 Utkast til Arbeidsoppgaver og Budsjett 2010 ble gjennomgått. LIST og datavarehus ble diskutert spesielt. Styret ønsker å satse på LIST og datavarehus under forutsetning av at det arbeides med en mer brukervennlig løsning som dekker sektoren behov. Det stilles også krav til styring av arbeidet. Styret oppfordret også sekretariatet om å søke Kunnskapsdepartementet om direktefinansiering av datavarehus. Styret ble forelagt sak om innsats på datavarehus skulle økes med 1 eller 1,5 årsverk. Styret gikk inn for å satse på 1,5 årsverk, men dersom USIT krever betaling for overforbruket på timer i 2009 vil det gå på bekostning av innsats på datavarehus, som da bare økes med 1 årsverk. Teksten og LIST om datavarehus endres i henhold til kommentarer på møtet sendes på sirkulasjon til styret før dokumentene til årsmøtet legges ut. Vedtak: Styret vedtar Arbeidsoppgaver 2010 og Budsjett 2010 med 18,5 årsverk, med forbehold om nødvendig revidering, basert på dialog med USIT om timeforbruket i 2009. Oppnevning av ny valgkomité Nåværende valgkomité har stilt sine plasser til disposisjon, og ber om at det blir oppnevnt ny valgkomité på årsmøtet i 2010. Valgkomiteen foreslår følgende sammensetning: Økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen Direktør Ingeborg Harsten, Norges Musikkhøgskole Direktør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund Vedtak: Styret for FS legger frem forslaget til Årsmøtet. FS-10-014 Referat fra møte i styret for FS 11.01.2010 Side 4
Endring i vedtekter Samarbeidsavtalens vedtekter, pkt 6 Arbeidsgrupper, bør endres iht. den nye organisasjonsformen. Et utkast til endring ble gjennomgått. Styret vil sluttbehandle endringene pr. e-post. Endring i avtalen Samarbeidsavtalens avtaledel, pkt. 2 Avtaleparter, inneholder en oversikt over institusjoner som er med i Samarbeidstiltaket FS. Når nye institusjoner tar i bruk FS, må dette gjenspeiles i denne oversikten. Hittil har disse endringene blitt behandlet på Årsmøtet. Endringer til avtalen som kun gjelder nye institusjoner trenger ikke behandles på årsmøtet fordi det i avtaleteksten står: Alle statlige institusjoner som kommer inn under Lov om universiteter og høyskoler av 01.04.2005 nr 15 med endringer av 01.12.2006 og senere endringer, har i utgangspunktet rett til å slutte seg til avtalen og ta i bruk FS, men tilgangen kan likevel begrenses i en periode dersom rene kapasitetsgrunner tilsier dette. Private høgskoler og universitet kan søke om å få slutte seg til avtalen og ta i bruk FS. Alle institusjoner som har tatt i bruk FS, har plikt til å delta i Samarbeidstiltaket FS. Årsmøtets behandling av Årsberetning, Arbeidsoppgaver 2010 og Budsjett 2010 Årsmøtet skal behandle, ikke vedta årsberetning, regnskap, arbeidsoppgaver og budsjett. 5. Eventuelt Det var 2 saker til Eventuelt: a. Felles seminar for styret for FS, styret for Frida og styringsgruppen for DV FS-sekretariatet ønsker å avholde et felles møte for styret for FS og Frida samt for styringsgruppen for DV-UiO/UiB. USIT la frem forslag om å avholde dette møtet på Svalbard 30.4. - 4.5.2010. Institusjonene må selv betale for oppholdet. Styret fikk fremlagt et notat som beskriver hvorfor et slikt møte er ønskelig. Notatet ble gjennomgått, og tema for møtet ble diskutert. Styret stiller seg positive til et slikt møte. b. Arbeidsgruppe for studentflyt i UH-sektoren På vegne av Kunnskapsdepartementet, nedsatte DBH en arbeidsgruppe som skal utrede studentflyt i UH-sektoren. Daglig leder for FS henvendte seg til NSD med spørsmål om å ha en representant i gruppen, ev. som observatør, da arbeidet er av stor betydning for FS. Daglig leder har mottatt svar fra NSD, der de mener at det ikke er relevant med deltakelse fra FS i denne gruppen. Begrunnelsen er at det ikke er planlagt utvidelser av nye dataelementer. Neste møte: Torsdag 4. mars 2010 på USIT FS-10-014 Referat fra møte i styret for FS 11.01.2010 Side 5
<sideskift>
Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-10-033 Referat Sluttbehandling av samarbeidsavtalens vedtekter pkt 6 Stemmeberettigede: Christen Soleim, UiB Heidrun Hole, HiO Knut Veium, NTNU Kjetil Solvik, NMH Seunn Smith-Tønnessen, UiA Referent: Julie Myhre Barkenæs Dato: 3. februar 2010 Sist endret:
Oppfølging etter styremøte 11.1.2010 På FS styremøte 11.1.2010 ble det under sak 4. Årsmøte 2010 lagt frem forslag til endring av Samarbeidsavtalens vedtekter pkt. 6. Følgende ble besluttet på styremøtet 11.1.2010: Endring i vedtekter Samarbeidsavtalens vedtekter, pkt 6 Arbeidsgrupper, bør endres iht. den nye organisasjonsformen. Et utkast til endring ble gjennomgått. Styret vil sluttbehandle endringene pr. e-post. Sluttbehandling av endring av vedtekter: Etter møtet ble følgende forslag til ny tekst i Samarbeidsavtalens vedtekter pkt. 6 forelagt styret til behandling pr. e-post: 6. Planleggingsgruppe Styret oppnevner en planleggingsgruppe som skal bidra i utviklingen av FS og sikre jevnlig kontakt mellom Samarbeidstiltaket FS og brukermiljøene. Planleggingsgruppen rapporterer til styret og ledes av daglig leder for samarbeidstiltaket FS. Styret bestemmer hvilke oppgaver som skal legges til planleggingsgruppen og fastsetter nærmere mandat. Planleggingsgruppen skal sammensettes med representanter for brukerinstitusjonene slik at de samlet dekker det faglige og organisatoriske mangfoldet i sektoren. Styret kan i tillegg oppnevne særskilte prosjektgrupper eller arbeidsgrupper som skal bidra i arbeidet med konkrete saker eller saksområder. Daglig leder påpekte at det er avvik mellom det forelagte forslaget og styrets behandling og beslutning om organisering av arbeidsgrupper på styremøte 19.6.2009 (se sak 5 i referat fra styremøte 19.6.2009). Dette gjelder: det er Planleggingsgruppe som skal opprette og nedlegge ekspertgrupper vi hadde en diskusjon på møtet om behov for et mandat og ble enige om ikke å ha det. Planleggingsgruppen skal være en ressurs for daglig leder (som også ble presisert på styremøtet 11.1.2010). Planleggingsgruppen rapporterer ikke til Styret, men daglig leder vil holde styret orientert. FS-10-033 Referat fra sluttbehandling av samarbeidsavtalens vedtekter pkt. 6 Side 2
Etter diskusjon om endringer til dette forslaget ble det laget et alternativt forslag: 6. Planleggingsgruppen Styret oppnevner Planleggingsgruppen som skal bidra i utviklingen av FS og sikre jevnlig kontakt mellom Samarbeidstiltaket FS og brukermiljøene. Planleggingsgruppen ledes av Daglig leder for samarbeidstiltaket FS. Planleggingsgruppens sammensetning skal være bred nok til å dekke sektorens behov. Styret kan oppnevne særskilte prosjektgrupper eller ekspertgrupper som skal bidra i arbeidet med konkrete saker eller saksområder. Det ble så stemt over forslagene og det først innsendte forslag ble vedtatt mot en stemme. Vedtak: Til årsmøtet legges det frem følgende forslag om endring i Samarbeidsavtalens pkt. 6: 6. Planleggingsgruppe Styret oppnevner en planleggingsgruppe som skal bidra i utviklingen av FS og sikre jevnlig kontakt mellom Samarbeidstiltaket FS og brukermiljøene. Planleggingsgruppen rapporterer til styret og ledes av daglig leder for samarbeidstiltaket FS. Styret bestemmer hvilke oppgaver som skal legges til planleggingsgruppen og fastsetter nærmere mandat. Planleggingsgruppen skal sammensettes med representanter fra brukerinstitusjonene slik at de samlet dekker det faglige og organisatoriske mangfoldet i sektoren. Styret kan i tillegg oppnevne særskilte prosjektgrupper eller arbeidsgrupper som skal bidra i arbeidet med konkrete saker eller saksområder. FS-10-033 Referat fra sluttbehandling av samarbeidsavtalens vedtekter pkt. 6 Side 3
<sideskift>
Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-10-015 Referat Møte i gruppe for SøknadsWeb/opptak 12. januar 2010 Til stede: Karin Stormo, HiO Cathrine Strømø, UMB Berit Kletthagen, HiL Sven Petter Næss, NMH Åshild Lunde, UiO Bjørg R. Roland, UiA Geir Vangen, USIT Jon Kleiser, USIT Anne-Lise Lande, USIT Julie M. Barkenæs, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Forfall: Svein Jarle Nymark, UiB Jan Sverre Rønning, NTNU Lene Hettervik, UiS Stig Benserud, USIT Møteleder: Referent: Kathy Foss Haugen Kathy Foss Haugen Dato: 13. januar 2010 Sist endret:
Dagsorden 1. Referat fra møte i SøknadsWebgruppen 26.05.2009 2. Status på oppgavene som ble prioritert på møtet 26.05.2009 3. Gjennomgang av innkomne ønsker til endringer i SøknadsWeb og opptakksmodulen, og prioritering av disse. 4. Orientering og demo av ny SøknadsWeb 5. Leveranse av neste versjon av SøknadsWeb og endringer i FS. 6. Oppsummering av opptaket Vedlagt sakspapirene følger de innkomne oppsummeringsnotatene. De er lagt ved til orientering og vil ikke bli gjennomgått på møtet. 7. Eventuelt 1. Referat fra møte 26.05.2009 Ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Status på oppgavene som ble prioritert på møtet 26.05.2009 Status på prioriterte ønsker ble gjennomgått. De ønskene som USIT ikke har fått gjort må prioriteres på nytt på dette møtet. FS-10-015 Referat fra møte i SøknadsWeb/opptaksgruppe 12.01.2010 Side 2
3. Gjennomgang av innkomne ønsker til endringer i SøknadsWeb og opptakksmodulen, og prioritering av disse Gruppen kunne gi 5 saker førsteprioritet blant søknadswebønskene, og så prioritere ønskene i opptaksmodulen. USIT vil starte på toppen og se hvor mange en rekker. Prioriterte Søknadswebønsker er markert med grønn, mens prioriterte opptaksmodulønsker er oransje. Saknr Modul Ønske Kommentar Pri STW-598 Opptaksmodulen FS101.001 Søkerliste Løst til marsversjon STW-602 Opptaksmodulen FS101.003 Søkerliste ulike utplukk STW-628 Opptaksmodulen FS101.006 Søkerliste - vise Ubesvarte tilbud Løst til marsversjon STW-597 Opptaksmodulen FS101.014 3. Behandlingsdokumenter STW-608 Opptaksmodulen FS107.002 Spesielle søkere 4. STW-611 Opptaksmodulen FS107.04 og FS107.003 Søkerlister og Person rapport spesielle søkere STW-594 Opptaksmodulen FS119.001 Omslagsark STW-614 Opptaksmodulen FS119.001 Omslagsark - knyttet til ulike opptak STW-619 Opptaksmodulen FS120.001 Mangelbrev Løst til marsversjon STW-595 Opptaksmodulen FS120.003 Brev med resultat av opptak STW-616 Opptaksmodulen FS120.003 Brev med resultat 11. av opptak -fletting av pinkode STW-603 Opptaksmodulen FS143.001 Videregående skole dokument 8. STW-622 Opptaksmodulen FS158.001 Automatisk behandling av søkere med godkjent e-vtm STW-605 Opptaksmodulen FS159.001 Oppretting av student STW-623 Opptaksmodulen FS214.001 Send epost STW-609 Opptaksmodulen Feilmelding ved matte allmennlærer STW-625 Opptaksmodulen KL-vitnemål med tilleggsfag - tilrettelegging i FS: Dette er allerede løst. STW-627 Opptaksmodulen Kvoterunde og opptak Feil. Skal løses. STW-624 Opptaksmodulen Link fra søkernr til SODA 9. STW-632 Opptaksmodulen Logging i person og opptakslogg STW-613 Opptaksmodulen Mottatt omslagsark - ny verdi K USIT sjekker med SO 2. FS-10-015 Referat fra møte i SøknadsWeb/opptaksgruppe 12.01.2010 Side 3
Saknr Modul Ønske Kommentar Pri STW-620 Opptaksmodulen NVB Kontrollresultat 5. STW-601 Opptaksmodulen Opptaksstudieprogram - engelsk og nynorsk tekst for oppmøtetid/sted STW-630 Opptaksmodulen Opptaksstudieprogram: fjerne opptakstype STW-629 Opptaksmodulen Rapport som viser alle kval som ikke har fått tilbud ennå rangert etter poengsum STW-633 Opptaksmodulen Rydding i regelverket vedrørende SKO-xxxberegninger STW-610 Opptaksmodulen Skolepoengene til ALMLÆRkravet STW-631 Opptaksmodulen Spesiell søknad STW-606 Opptaksmodulen Søkere som ikke svarer på tilbud STW-599 Opptaksmodulen Søknad samlebilde 6. STW-621 Opptaksmodulen Søknad samlebilde - nytt undervindu STW-612 Opptaksmodulen Tilbudskode på REA-søkere som har FKU. STW-618 Opptaksmodulen Underbilde Profil i Søknad samlebilde NOM STW-634 Opptaksmodulen Venteliste: ubesvarte får tilbud STW-604 Opptaksmodulen Vitnemålsbehandling: Prasøkere STW-596 Opptaksmodulen Ønske om å slippe å opprette kvoterunder for opptaksstudieprogram som ikke skal være med i en runde STW-615 SøknadsWeb Avkryssing for ettersending av dokumentasjon STW-617 SøknadsWeb Avvikende frister på opptaksstudieprogram Det er eventuelt SO som må endre dette. Dette kan løses ved først å generere kvoterund med 0 tilbud og deretter sette inn ant tilbud på de aktuelle opptaksstudieprog ram Gruppen ønsker ikke at dette skal gjøres. Ønsket avvises. Gruppen ser ikke at dette er noe problem, kan sette søknadsfrist lik siste frist. Ønsket avvises. 10. 7. 1. FS-10-015 Referat fra møte i SøknadsWeb/opptaksgruppe 12.01.2010 Side 4
Saknr Modul Ønske Kommentar Pri STW-626 SøknadsWeb Dobbelregistrering av 1. epostadresse ved endring STW-600 SøknadsWeb Kryss for ønsket kommunikasjonsform Gruppen ønsker at flest mulig søkere skal behandles elektronisk og ønsker derfor ikke å tilrettelegge slik at flere velger papir. STW-437 SøknadsWeb Ny kode for ja til venteliste STW-607 SøknadsWeb Ny søknad/mine søknader Ønsket går ut, blir løst. STW-501 SøknadsWeb Prioritering av studieprogramvalg STW-364 SøknadsWeb Registrere at søknaden gjelder tidlig opptak eller utenlandsk utdanning STW-517 SøknadsWeb Registrering av praksis og annen utdanning STW-578 SøknadsWeb Sortering av studieprogram 1. STW-579 SøknadsWeb Vise frem statsborgerskap for 1. alle søkere 1. 1. 4 Orientering og demo av ny SøknadsWeb Jon Kleiser demonstrerte den nye søknadsweben. Den er skrevet i nytt webutvilingsverktøy JBOSS Seam. SøknadsWeb har vært klar for produksjonssetting siden begynnelsen av november, men det har manglet domene og sikkerhetssertifikater. Dette er nå ordnet slik at NMH og UMB vil ta den i bruk å ta den i bruk til opptak i april. UiO skal vurdere om de ønsker å gå over nå. De som drifter søknadsweb ønsker ikke at alle institusjoner tar i bruk den nye på en gang, da de ønsker å få erfaring med det nye produksjonsmiljøet. USIT kommer tillbake til når det er aktuelt for flere institusjoner å ta den i bruk. 5. Leveranse av neste versjon av SøknadsWeb og endringer i FS. Hovedendringer i FS i forbindelse med årets NOM-opptak kommer i begynnelsen av mars. Gruppen diskuterte når en ønsker nye versjoner av SøknadsWeb. Tidligere var SøknadsWeb og StudentWeb teknisk sett en applikasjon og nye versjoner måtte FS-10-015 Referat fra møte i SøknadsWeb/opptaksgruppe 12.01.2010 Side 5
samkjøres. Nå er SøknadsWeb fristilt. Gruppen ønsker at nye versjoner leveres i januar og begynnelsen av september. 6. Oppsummering av opptaket De innsendte oppsummeringsnotatene ble sendt med sakspapirene til orientering og ble ikke gjennomgått på møtet. Alle de innkomne ønskene lå på ønskelisten. Gruppen ønsker at institusjonene sender inn oppsummeringsnotater også for årets opptak. I tillegg kan ønsker om endringer sendes inn underveis i opptaket. 7. Eventuelt USIT skal holde opptakskurs i mars. Det er satt opp et nytt dagskurs for erfarne optaksmedarbeidere. USIT fikk innspill om at dette kurset bør inneholde: Nytt i årets opptak Gjennomgang av rutinen for automatisk saksbehandling Spesiell søknad Nyttige triks og tips Neste møte tirsdag 14. september 2010 på kl. 10.00 15.00 FS-10-015 Referat fra møte i SøknadsWeb/opptaksgruppe 12.01.2010 Side 6
Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-10-020 Referat Møte i StudentWebgruppen 19. januar 2010 Til stede: Karin Stormo, HiO Øystein Ørnegård, UiB Sara Mauland, UiS Lena Finseth, UiO Anne Lise Mølmann, HiST Elin Bjørgen, NTNU Stig A. Benserud, USIT Jon Kleiser, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Anne-Lise Lande, USIT Forfall: Rigmor Øvstetun, HiG Referent: Kathy Foss Haugen, USIT Dato: 20.01.2010 Sist endret: 10.02.10 1
Dagsorden 1. Referat fra forrige møte og status på prioriteringer 2. Mulighet for å be om begrunnelse elektronisk (stw-482) På forrige møte ble det avtalt at gruppen ønsker å diskutere dette som en egen sak. 3. Gjennomgang av innkomne ønsker til endringer i StudentWeb og prioritering av disse. 4. Leveranse av neste versjon av StudentWeb 5. Eventuelt 1. Referat fra forrige møte og status på prioriteringer Referatet fra møtet 19.januar 2010 ble godkjent. Status på sakene som ble prioritert på forrige møte 1. sep. 2009 ble gjennomgått. De ønskene som ikke er utført, må prioriteres på nytt. 2. Mulighet for å be om begrunnelse elektronisk Flere institusjoner har laget egne systemer for at studenter skal kunne be om begrunnelse og/eller klage på eksamensresultater. Blant annet skal NTNU demonstrere sitt på neste møte i Planleggingsgruppen. Mange syns det er vanskelig å lage et system for å be om begrunnelse eller klage, for en ønsker ikke å lage ordninger som fører til at flere klager. Det bør være en flertrinnsprosess, hvor student fyller ut all nødvendig informasjon og bli informert om konsekvenser. En konsekvens kan være at studenten får en dårligere karakter. Det kom frem i diskusjonen at det er ønskelig med en rutine for å legge inn klagefrist. Det må være et modulvalg slik at institusjoner kan velge å åpne for dette. Ønsket ligger blant sakene som skal prioriteres. FS-10-020 Referat fra StudentWebgruppen 19. januar 2010 Side 2
3. Gjennomgang av innkomne ønsker og prioritering av disse Gruppen gikk igjennom forslag til endringer og prioriterte disse. Det kom spørsmål fra UiO om hvorfor sakene angående PhD-studenter ikke skulle behandles i doktorgradsgruppen. Ønsker om endringer i StudentWeb bør tas i StudentWebgruppen, da utviklingsgruppen ikke har flere resursser til utvikling selv om sakene diskuteres i en annen gruppe. Sakene som har førsteprioritet er markert med grønt og andreprioritet oransje. Saknr Modul Ønske Kommentar Prioritet STW-555 bestillinger Bestille semesterkort Prioriteres når StudentWeb skal skrives om. STW-576 bestillinger Bestille karakterutskrift i StudentWeb - ikke velge 1 utdanningsplangruppering STW-458 innsynsmoduler Publisering av deler på studweb STW-467 innsynsmoduler Fremvisning av statistikk for delresultater STW-482 innsynsmoduler Mulighet for å be om begrunnelse elektronisk. STW-586 innsynsmoduler Fremvisning av sensurfrist uten kunngjøringsdato STW-587 innsynsmoduler Fremvisning av Forskerskole i avtalebildet for studentweb. UiB sjekker om de har lov til å sperre for delresultater STW-215 semesterregistrering Semesterregistreringsperiod e - knyttet til Studieprogram Prioriteres når StudentWeb skal skrives om. STW-447 semesterregistrering Velge bibliotek Del 1 av ønsket utgår, men del 2 om å la studentene velge bibliotek selv er fremdeles ønsket. STW-592 semesterregistrering Fremdriftsrapportering - vise frem UP etter sekvens STW-553 startside Innlogging- og send e- postknapp på studweb STW-177 undervisnings- og Emner på engelsk og norsk vurderingsmodul annenhver gang STW-397 undervisnings- og vurderingsmodul STW-466 undervisnings- og vurderingsmodul Mulighet til å melde seg opp til en del av vurderingskombinasjonen (1) Søknadsemner - oblig - nytt felt vurdenhet, styre undoppmelding STW-593 undervisnings- og vurderingsmodul Redigering av oppgavetittel etter innlevering STW-51 utdanningsplaner Ønske for utdplan del 1, trekke seg fra programmet Saken er løst. Nedprioritert, fjernes fra ønskelisten. Prioriteres når StudentWeb skal skrives om. 1 1 2 2 2 FS-10-020 Referat fra StudentWebgruppen 19. januar 2010 Side 3
Saknr Modul Ønske Kommentar Prioritet STW-165 utdanningsplaner Søke om permisjon fra studieprogram STW-269 utdanningsplaner Vise frem merknadstekst fra 1 emne STW-284 utdanningsplaner Emnekombinasjonsopplysni ngene nederst: fordelt på kull STW-400 utdanningsplaner Emnekombinasjonstabellen: Fjerne krav 0 dersom feltet er blankt STW-425 utdanningsplaner Terminnr. valgbar fra i emnekombinasjonstreet STW-449 utdanningsplaner Kulltermin-periode for emnekomb i emnekomb STW-477 utdanningsplaner Ønske om tekstkode for resultatmeldinger STW-496 utdanningsplaner Endre antall terminer på et emne STW-531 utdanningsplaner Frivillige emnekombinasjoner STW-547 utdanningsplaner Fremvisning av både partinr og navn på undakt STW-569 utdanningsplaner Emnekomb. samlebilde: Frie emnevalg = J. For enkelt? STW-575 utdanningsplaner Fritt emnesøk STW-580 utdanningsplaner Utdanningsplan del 1 også for studenter uten UP STW-585 utdanningsplaner Vise at Utdanningsplanelement er godkjent Deler ønsket i 2: a)knytte fremvisning av emnekombinasjon til kull og b) ekstra kolonne i tabellen med antall sp bestått. Nedprioritert, fjernes fra ønskelisten. Nedprioritert, fjernes fra ønskelisten. Løst på annen måte. UiB undersøker annen mulighet. b) har 2. 1 2 Det kom frem et forslag om at studentene kunne begrense emnesøk i dialogen fritt søk ved for eksempel termin, det vil si at emnet de søker etter skal være et gyldig valg. Dette forslaget settes opp som eget ønske på neste møte. 4. Leveranse av neste versjon av StudentWeb Neste versjon av Studentweb leveres rundt 20. april 2010. Våren 2010 etter at EvuWeb er ferdig vil en starte med omskriving av StudentWeb til JBoss SEAM, dagens løsning er laget i WebObjects. FS-10-020 Referat fra StudentWebgruppen 19. januar 2010 Side 4
5. Eventuelt Våren 2010 vil det bli gjennomført en brukertest av StudentWeb. Et eksternt firma vil bli leid inn for å bistå denne testingen. Test og rapport må være ferdig før sommeren slik at en kan bruke resultatene når StudentWeb skal omskrives i nytt verktøy. Neste møte 7. september 2010 klokken 10.00 15.00 i Forskningsveien 3b. FS-10-020 Referat fra StudentWebgruppen 19. januar 2010 Side 5
<sideskift>
!"#$ % *$ &''#()) +,---)))) '$ ' *./ % 0 % 1 % "23/0## 44 &#%56.7 31#. 8 16. /% 906%# : ;,3 +/<.8 ;,/2: 160. ) $) $ ) ) $ 1
! " # $%&' ( # ) ## " # # *++ ', -./ 0 # $%&&) -./ & % +1(!2 + " % # #(!2 345 # 6 7#+ 8 + # 9 ( '$ ' * +3& //== )2 $
$ +1 # $ ## ( ## # #3!"# ) #+1 #3 : $ #$% +1+ $%;(!2 #"< $%5++ ;%.+1 "3 # "1 ; 1 3+ 1 ; +1++3 -=/ $ &! %':)> #? +1++3 -'/ %:(3 %: # @1#3 # # #1 + # ## " 1 + #! <# ## ### 3 # 1+1 # + #*# # 3 ## #! ### +1 # + #3# 1 # # 1% # # ## # +1 + + # %:% < # # ) 3 <# -/ %9':%." 1 +1 +1++3 -&/ '( )*$"+,- (" #1 3 " #1 # (! " # -/./ 7 # " 3 #1 + ++ $%-"3 3/ # #" # 3 % # ## '$ ' * +3& //== )2 $ *
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
< = >$ B3 ++ 1## # # + ## 1. #3 ++# " +1 3 < # 1 ++ < ; # # ;" (!2 % +1++3 -/ 3(!C 1 2 ++ $%% " # # + "3 #" "1 3 7 <# # 3 3 < +1+? +1++3 -/ %+1# (!2 $ +1 " < +1+ 1 % 8!? +1 ++3 -'/ *:0 #+ +1+ $%'-/ % $ # #3 " +6+1 )++ + +1 $$7 )'8" 8"0$1 )++ 1 # # < 7 +11 + %32 + #"< + # ## 1 2 ++ (! $ # # #1 ## 1B7 %*# 1 # "1 2 ++ %## 1 ##1 # 3 3 7 +1 1 #1+ +1%. " $7'7 7 # + +1 1#1 #1++ +#$%? 4)' $ (+ (! #1 3 + (! 7 < " " ##1 3 ) "# 3 < +1+ 2/#@ $ 0 *## " 1" # $%'*++ # 7 1 ++ # 1 ##3 #3 + "## (!5# 2 ++ # 7 # ++1 #3 " #3 3 #3 1 %. ++ ##3 '$ ' * +3& //== )2 $