VIKNA KOMMUNE Postadresse Telefon Telefaks Postboks 133, Sentrum 74 39 33 00 74 39 00 70 7901 RØRVIK E-post: vikna@vikna.kommune.no Saksnr.: 2008/1139-56 Arkiv: 614 SAKSFRAMLEGG Dato: 06.05.2014 Saksbehandler/Tlf: Trine Kvalø / 74 39 33 04 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato Formannskap Kommunestyre Rørvik skole - Midlertidig løsning av arealbehov med innkjøp av brakker. Kostnad og finansiering. Vedlagte dokumenter: 1 Rørvik skole - Midlertidig løsning av arealbehov. Anbudsgrunnlag modulbygg. 2 Rørvik skole - Midlertidig løsning av arealbehov. Beskrivelse av modulbygg. 3 Rørvik skole - Midlertidig løsning av arealbehov. Situasjonskart/ plassering. 4 Rørvik skole - Midlertidig løsning av arealbehov. Plantegning modulbygg. 5 Budsjettreguleringsskjema datert 07.05.2014. Dokumenter ikke vedlagt: PS 40/13 - behandlet av kommunestyret i møte 20.06.13. PS 89/13 behandlet av formannskapet i møte 26.06.13. PS 94/13 Vikna kommunes årsbudsjett 2014 og Økonomiplan 2014 17 behandlet av kommunestyret i møte 12.12.2013. E-post fra Rørvik skole v/rektor av 12.02.2014 vedr. rombehov. Brev fra verneombud v/ Rørvik skole datert 12.02.2014. RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Formannskapet rår til slikt vedtak av kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtar å løse rombehovet ved Rørvik skole innenfor en økonomisk ramme på 3,5 mill. kr, ekskl. mva. 2. Rombehovet løses ved kjøp av 9 moduler/ brakker med totalt 6 undervisningsrom. Det forutsettes at denne løsningen vil avhjelpe rombehovet
ved skolen til en permanent løsning er på plass. Det vises her til prosjektet Grunnskolen i Vikna mot 2020. 3. Prosjektet finansieres ved omdisponering av 1,5 mill. kr bevilget i 2013 til personalrom Rørvik skole 1 4 og økt bevilgning på inntil 2 mill. kr. 4. Utbygging av personalrom ved småskolen utsettes og sees i sammenheng med en eventuell framtidig utbygging av skolen (jfr. prosjektet Grunnskolen i Vikna mot 2020 ). 5. Rådmannen gis fullmakt til å foreta et samlet låneopptak på inntil 3,5 mill kr til finansiering av prosjektet. 6. Kommunebudsjettet 2014 reguleres i samsvar med vedlagte skjema datert 7. mai 2014 fra rådmannen. 2
SAKSGRUNNLAG Sakens dokumenter. SAKSOPPLYSNINGER Utfordringene i forhold til romsituasjonen ved Rørvik skole har vært til stede nesten helt fra den nye skolen ble tatt i bruk. Problematikken med mangel på grupperom ble først midlertidig løst ved en ombygging av eksisterende stillearbeidsrom for lærerne, men i ettertid har behovet for flere grupperom kommet til samt at bla. innføring av valgfag på ungdomstrinnet har medført økt rombehov. Formannskapet og hovedutvalg oppvekst ble i forbindelse med et informasjonsmøte på Rørvik skole 27.03.2013 orientert om romsituasjonen ved Rørvik skole. Videre ble kommunestyret i forbindelse med hovedreguleringen i juni 2013 (PS 40/13) informert om behovet for økt areal ved Rørvik skole (notat datert 03.06.2013). Formannskapet vedtok i møte 26.06.13 (PS 89/13) følgende: 1. Formannskapet viser til notat datert 03.06.2013 fra oppvekstsjefen vedlagt k. sak nr. 40/13 om arealbehov ved Rørvik skole. Med bakgrunn i det akutte behovet for utvidet undervisningsareal ved Rørvik skole fra og med skoleåret 2013/14, bes rådmannen videreføre igangsatt prosess for å få på plass midlertidige lokaler (brakker). Midlertidige lokaler skal kunne tas i bruk til skolestart/etter høstferien. Formannskapet ber om at det sees på alternativer både i forhold til leie og kjøp. 2. Valg av alternativ og finansiering tas stilling til når rådmannen har framlagt disse. Av ulike årsaker stoppet arbeidet med å få på plass en midlertidig løsning høsten 2013 opp. I årsbudsjettet for 2014 ble det avsatt kr 200.000,- til leie av en brakkeløsning fra høsten 2014. På nyåret ble det satt i gang et arbeid med å kartlegge nåsituasjonen i fht. rombehov ved skolen. I dette arbeidet ble det sett på behov både ved den nye skolen og for småskoletrinnet. En behovsoppgave fra skolen v/rektor viser følgende rombehov: SFO: Plassen til SFO er for liten sett ut fra antall barn (117) som er på SFO i dag. SFO har også et stort behov for nytt kjøkken og mer lagringsplass. Et forslag er at SFO får tildelt to brakker som inkluderer nytt kjøkken og lagringsplass med skap og hyller. Arealbehov til SFO: 40m2 inkludert minikjøkken og lagringsplass/garderobe/toalett. 1.-4. trinn (småskolen): Det er tre klasser/grupper pr. trinn. I tillegg er det elever som har behov for spesialundervisning. Det er stort behov for flere grupperom på småskoletrinnet. Grupperommene ved skolen er alt for trange. Det er ikke nok grupperom i forhold til behov. Det finnes ikke grupperom til 1. trinn og 2. trinn. Flere grupperom kan bedre situasjonen i forhold til behov for tilpasset opplæring og spesialundervisning. Til tider blir arbeidsrommet til lærerne og biblioteket nyttet til spesialundervisning. Arealbehov: 5 nye grupperom som inkluderer lagringsplass til materiell, skap og hyller. Størrelse pr. grupperom: 25 m2. 3
5. 7. trinn (mellomtrinnet): Det er tre klasser/grupper pr. trinn. I tillegg er det elever som har behov for spesialundervisning. En del av spesialundervisningen foregår i elevgrupper. Det er stort behov for mer læringsareal på mellomtrinnet. Mer læringsareal kan bedre situasjonen i forhold til ordinær undervisning til klasse/gruppe, og behov for tilpasset opplæring eller spesialundervisning. Det er behov for et læringsareal på vel 40 m2 på 5. trinn, 40 m2 på 6. trinn og 40 m2 på 7. trinn. Læringsarealet vil bli brukt til å undervise en klasse/gruppe elever. Videre er det behov for mer lagringsplass. Det er behov for mer garderobeplass på mellomtrinnet. I dag er det for trangt for elevene, og da øker også muligheten for at det oppstår konflikter mellom elever. Pr i dag utgjør garderobeplassen vel 70 m2. Behovet er på vel 100 m2 inkludert plass til hyller/skap på garderobeanlegget. 8. 10. trinn (ungdomsskolen): Det er tre klasser/grupper pr. trinn. I tillegg er det elever som har behov for spesialundervisning. En del av spesialundervisningen foregår i elevgrupper. Det er stort behov for læringsareal på ungdomstrinnet. Mer læringsareal kan bedre situasjonen i forhold til ordinær undervisning til klasse/gruppe, og behov for tilpasset opplæring eller spesialundervisning. Det er behov for læringsareal på vel 40m2 på 8. trinn, 40 m2 på 9. trinn og 40 m2 på 10. trinn. I tillegg kommer det momentet at ungdomstrinnet har vi fått nye valgfag, og dette løser også ut behovet for mer læringsareal. I fagplanen til valgfag idrett går det blant annet frem at elevene skal få anledning til å lage mat. Dette løser ut behov for et eget minikjøkken på ungdomstrinnet. Valgfaget produksjon for sal og scene løser ut behovet for mer læringsareal til musikk, sang og rollespill/dramaøvelser. I dag har musikkavdelingen et lite rom som fungerer som øvingslokale for elevene som opptrer/synger i band. I tillegg fungerer det lille rommet som et innspillingsstudio. Dette blir for trangt. Det er behov for en egen musikkcontainer til musikkavdelingen. Det er behov for lagringsplass til instrumenter og kostymer. Musikkavdelingen sitt behov for lagringsplass anslås til vel 25m2 (inkludere skap og hyller.) Arbeidsrom lærere Stillearbeidsrommet til lærerne på nyskolen brukes nå til undervisning. Dette går utover lærernes behov for å ha en plass å sitte forberede undervisning og vurdere elevarbeid/rette elevarbeid. Garderober i brakker: Det vil være behov for garderober i brakkene. WC/toalett: Det vil være behov for toalett til elevene i brakkene. Tilpassing til hørselhemmede: Basearealene på nyskolen er ikke optimalt for de elevene som er hørselshemmet. En brakkeløsning bør ta hensyn til disse elevene som har behov for løsninger som medfører minst mulig støy. Universelle løsninger: Det er viktig at det tas hensyn til universell utforming når løsninger lages. Renholderne: Reinholderne har også behov for større lagringsplass til sitt utstyr. Frem til nå har noe utstyr vært lagret på det toalettet som er tilpasset rullestolsbrukere. Slik bør det ikke være. 4
Det er også kommet et innspill fra Rørvik skole v/ verneombud Ståle Valø datert 12.02.2014 som støtter opp under beskrivelsen rektor gir av situasjonen. Med utgangspunkt i de avdekkede behovene ble det satt i gang med å finne en løsning som raskt kan avhjelpe de mest akutte rombehovene ved Rørvik skole som helhet både på kort og litt lengre sikt. Den løsningen det er kommet fram til dekker på langt nær de behovene som er beskrevet ovenfor, men vil avhjelpe dagens situasjon på en tilfredsstillende måte. I prosessen er det tatt hensyn til at midlertidigheten i løsningen mest sannsynlig må ses i et noe lengre perspektiv, kanskje opp mot en tiårsperiode. I utgangspunktet er en midlertidig løsning definert til maks 2 år. En framtidig utbygging av en permanent løsning vil blant annet avhenge av resultatet av prosjekt Grunnskolen i Vikna mot 2020 som det ble avsatt midler til i budsjett 2014. Gjennom en grundig prosess vil en der kunne legge føringer for hvilken skolestruktur kommunen er best tjent med i fremtida. Et spørsmål som er viktig å avklare i denne prosessen er om kommunen fortsatt skal ha den noe utradisjonelle delingen med en bygningsmasse for 1. 4 trinn og en bygningsmasse for 5. 10. trinn eller om man gradvis skal bevege seg mot et rent barnetrinn og ungdomstrinn. Dette vil være avgjørende for hvilken bygningsmasse som må bygges ut i framtida. Forslag til løsning: Gjennom prosessen er en kommet fram til en løsning med 9 moduler på til sammen ca. 225 kvadrat bruttoareal (utvendig mål). Bygget vil inneholde 6 undervisningsrom med varierende størrelse fra ca.17 til ca.44 kvadrat. I tillegg er det innlagt to WC hvorav et HC-WC, bøttekott, teknisk rom og garderobe. Bygget planlegges plassert mellom de to skolebyggene slik at det er tilnærmet lik tilgjengelighet. Pga langsiktigheten i prosjektet er det også viktig at bygget plasseres slik at det ikke er til hinder for videre utvikling på området (se vedlagt situasjonskart). Dette vil medføre en del kostnader til tomtebearbeidelse. Det er foretatt en avveining mellom kjøp og leie. Ut fra innhentede priser fra ulike leverandører vil det være mest økonomisk fordelaktig å kjøpe brakkene hvis byggets levetid beregnes til å være over 5-6 år. I tillegg vil en ved kjøp ha en restverdi på bygningsmassen ved avhending, og/ eller mulighet for bruk til andre kommunale formål. På grunn av kort tid for å få prosjektet ferdig til skolestart har rådmannen sendt ut anbudsforespørsel før saken har vært til politisk behandling. Det er tatt forbehold om politisk godkjenning og finansiering. Kostnadsoverslag: Brakker inkl. grunnarbeid: 3.200.000,- Møblering/ utstyr: 300.000,- Totalt: 3.500.000,- eks. mva RÅDMANNENS VURDERING Rørvik skole har over år hatt en presset arealsituasjon. I hovedsak har utfordringene vært knyttet opp mot mangel på grupperom og lagerplass. Ved nyinnføring av valgfag på ungdomsskolen er også behovet for undervisningsrom økt. At disse utfordringene dukket opp så raskt etter at den nye skolen ble tatt i bruk er et faktum, og erfaringene viser at hensynet til behovet for undervisningsrom til mindre grupper og elever med spesielle behov dessverre ikke var nok hensyntatt i planleggingen av den nye skolen. I tillegg viser behovsspesifikasjonen fra skolen v/ rektor at det også er betydelige utfordringer mht. plassmangel på småskolen. 5
I utgangspunktet er rådmannen skeptisk til å gå inn for midlertidige løsninger, men i dette tilfelle mener rådmannen det vil være riktig å gå inn for en slik løsning for å avhjelpe situasjonen i noen år framover. På den måten vil en også kjøpe seg tid til å foreta en grundig vurdering i fht. fremtidig skolestruktur i kommunen. Rådmannen viser her til prosjekt Grunnskolen i Vikna mot 2020 som skal igangsettes i år. I prosessen med arbeidet med denne saken har det vært foretatt en del vurderinger mellom leie og kjøp av moduler. Beregningene viser at med en levetid på bygget på over 5-6 år vil kjøp være det mest økonomisk fordelaktige. I tillegg gir kjøp større fleksibilitet i fht. utformingen av bygget. Kostnader med grunnarbeid og drift vil bli de samme ved begge alternativene. Ved kjøp vil en også kunne hente ut en restverdi av bygningsmassen når endelig utbygging er foretatt. Hvis progresjonen i anbuds- og byggeprosessen holdes i fht. plan vil en ha en brakkeløsning på plass til skolestart høsten 2014. Rørvik skole vil da kunne ta med det nye arealet i planleggingen av kommende skoleår slik at en sikrer en mest mulig optimale utnyttelsen av skolens totalareal. Rådmannen rår med utgangspunkt i dette til at kommunestyret vedtar å løse rombehovet ved Rørvik skole med innkjøp av brakker innenfor en kostnadsramme på 3,5 mill. kr, eks.mva. Prosjektet finansieres ved omdisponering av 1,5 mill. kr bevilget i 2013 til personalrom Rørvik skole 1 4 og en økt bevilgning på inntil 2. mill. kr. Utbygging av nytt personalrom ved småskolen utsettes og ses i sammenheng med en eventuell framtidig utbygging av skolen (jfr. prosjekt Grunnskolen i Vikna mot 2020 ). Valg av en slik modell vil innebære en årlig kostnad på om lag kr 350.000,-. I budsjettet 2014 er det avsatt kr 200.000 til dekning av kostnader til brakkeløsning. KONKLUSJON/TILRÅDING Jfr. forslag til vedtak. Rørvik, 07.05.2014 Roy H. Ottesen rådmann 6