MØTEINNKALLING Læringsmiljøutvalget Dato: 08.05.2015 kl. 14:15 Sted: Midt i mellom 2 Arkivsak: 14/00042 Arkivkode: 0 Mulige forfall meldes snarest til utvalgssekretær. SAKSKART Side Vedtakssaker 17/15 15/00278-4 Godkjenning av møteprotokoll og saksliste LMU 2 18/15 15/00815-1 Årsrapport LMU 2014 3 19/15 14/00488-13 20/15 14/01074-8 Oppfølgning av handlingsplan for studenter med funksjonsnedsettelse mai 2015 Oppfølgning av resultatene fra undersøkelse om Nybygget mai 2015 4 8 21/15 15/00816-1 Innkjøp av bordtennisbord 10 22/15 15/00297-3 Meldingsrunde LMU møte 3/15 11 23/15 15/00279-3 Eventuelt LMU 12 1
17/15 Godkjenning av møteprotokoll og saksliste LMU Arkivsak-dok. 15/00278-4 Arkivkode. Saksbehandler Hanna Skoog Saksgang Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 08.05.2015 17/15 Forslag til vedtak: Vedtak utarbeides i møte. Vedlegg til sak 2
18/15 Årsrapport LMU 2014 Arkivsak-dok. 15/00815-1 Arkivkode. Saksbehandler Hanna Skoog Saksgang Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 08.05.2015 18/15 Forslag til vedtak: LMU ber utvalgssekretæren å utarbeide endelig versjon av årsrapporten etter diskusjonene i møtet og deretter sende den til styret. Bakgrunn: LMU er lovpålagt å rapportere til styret om status på læringsmiljøarbeidet ved institusjonen i henhold til universitets- og høyskoleloven. Hvert år sender LMU styret en rapport for foregående år. Vedlagt til saken ligger et utkast til årsrapporten 2014 som skal til godkjenning i LMU innen den videresendes til styret. Vedlegg til sak 3
19/15 Oppfølgning av handlingsplan for studenter med funksjonsnedsettelse mai 2015 Arkivsak-dok. 14/00488-13 Arkivkode. Saksbehandler Hanna Skoog Saksgang Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 08.05.2015 19/15 Forslag til vedtak: LMU ber Erik Lundberg om å søke midler i revidert budsjett for å dekke kostnadene til tiltak i handlingsplanen. LMU følger opp saken i neste møte. Bakgrunn: Handlingsplanen for studenter med funksjonsnedsettelse ble vedtatt våren 2014. LMU vedtok følgende i møte 4/14 (10.6.2014): «LMU godkjenner handlingsplanen, og ber utvalgssekretæren oppdatere handlingsplanen etter diskusjonene i møtet. LMU vedtar at tiltakene skal følges opp løpende...» Styret behandlet handlingsplanen 19. juni 2014 og vedtok følgende: Styret godkjende handlingsplan 2014-2015 for studentar med funksjonsnedsetjing. Styret delegerte til høgskulen si leiargruppe å fatte beslutningar om framtidige handlingsplanar I LMU-møte 6/14 (17. oktober 2014) ble LMUs medlemmer informert at budsjettet har medført at det blitt forsinkelser i tiltakene høst 2014. For å komme videre med planen må nye midler tilkomme seksjonen for og fristene må deretter oppdateres i planen. 4
Status tiltak mai 2015 Bygninger og uteområder Tiltak i eldre bygningsmasse Frist Status Ansvarlig Alle skal komme inn overalt og ikke minst til studentenes arrangement Døråpner til studentinngangen (inngang C) August 2014 Gjennomført Kiler til høye terskler/bytt til bedre tilpassede - Student kantinen (dørene med inngang fra korridor ved Studia og Karl Borch) -Aud 11-14 og aud. 21-24 - Dørterskler i studentenes kjellerlokaler (der det er mulig å endre og ikke begrensinger med tilfluktsrom) Blinkende lys når brannalarmen går, i den eldre bygningsmassen og i Nybygget, i tillegg til mobilvarsel. FM-basert løsning for personer med hørselsnedsettelse i alle større auditorium (lydforsterking Oktober 2014 Oktober 2014 Juni 2015 Matteo Blomberg Ghini ser på mulighetene å fjerne de høye tersklene i studentenes kjellerlokaler og at kostnadene det innebærer eventuelt kan dekkes eksternt. som i Jebsen sentret) Taktil skilting ved auditorium Juni 2015 Talesystem i heis Juni 2015 Dører som er for tunge per i dag som må tilpasses rullestolbrukere BU12 Student kantinen (dørene med inngang fra korridor ved Studia og Karl Borch) Aula 2014-des. 2015 2014-des. 2015 2014-des. 2015 5
Dør rett frem fra heisen i kjelleretasjen i studentenes lokaler Lesesal og PC-rom i servicebygget Opplæring Opplæring av etasjevakter hvordan EVAC chair 2014-des. 2015 2014-des. 2015 Fast opplegg til brannvernkurs for etasjevakter Brannvernkursene blir holdt med nye etasjevakter der opplæring av EVAC chair er inkludert. Arild og Atle planlegger nå nytt kurs med opplæring for å friske opp kunnskapene om EVACchair. Brannvernleder Uteområder Tiltak Frist Status Ansvarlig Undersøk kostnader det skulle medføre å lage ledelinjer fra busstopp til hovedinngang Høst 2014 Undersøk hvilke kostnader det skulle medføre å lage ledelinjer ved trapp ned til dammen mellom inngang A og B. Erstatte/tilpasse/rydde vekk lave snublefeller (granittpåler) ved sykkelskur og ved inngang B. Nybygget Puffer i gangen ved lesesalene, flyttes slik at de ikke står midt i veien eller byttes mot høyere. Høst 2015 Høst 2015 August 2014 Ikke enda gjennomført, skal skje under høsten. Informasjon og IKT Tiltak Frist Status Ansvarlig WAI-standard av de nye internettsidene Når de nye internettside ne Kommunikasjonsavd elingen 6
implementer es Studier/undervisning og vurdering Tiltak Frist Status Ansvarlig Informere alle nye studenter ved informasjonsmøte i semesterstart om hvilke muligheter for tilrettelegging som finnes. Uke 33, 2014 Gjennomført informasjon og service Informasjon innarbeides i velkomstmateriale som sendes ut til nye studenter Informasjon på nettet om hvilke muligheter for tilrettelegging som finnes Bevisstgjøring av fagansatte om universell utforming, f.eks: - Forelesere bør alltid gjenta spørsmål fra studentene før de svarer på dem i store og i små auditorier - Strukturerte forelesningsnotater bør foreligge i god tid. - Fornuftig kontrast og skriftstørrelse i forelesningsnotater. Gjennomføring av introduksjonskurs om bruk av moderne utstyr. Juni 2015 Desember 2014 Høst 2014 Saken er forsinket men arbeidet påbegynt. informasjon og service informasjon og service Pedagogikkutvalg (Kontakte instituttledere) 7
20/15 Oppfølgning av resultatene fra undersøkelse om Nybygget mai 2015 Arkivsak-dok. 14/01074-8 Arkivkode. Saksbehandler Hanna Skoog Saksgang Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 08.05.2015 20/15 Forslag til vedtak: LMU ber Erik Lundberg å søke om revidert budsjett for å dekke kostnadene til hensiktsmessige møbler til de kreative grupperommene. LMU følger opp saken på nytt i neste møte. Bakgrunn: En spørreundersøkelse om Nybygget ble sendt til samtlige studenter i slutten av vårsemesteret. I LMUs møte 5/14 (18.09.2014) ble resultatene fra undersøkelsen presentert og en rekke tiltak ble vedtatt. I LMU møte 2/15 (16.03.2015) ble følgende vedtatt: «LMU ber Erik Lundberg å finne ut hva det koster å kjøpe inn mer hensiktsmessige møbler til de kreative grupperommene.» Erik Lundberg informerer i møtet om disse kostnadene. I forrige møte, 2/15, ble det diskutert at LMU eventuelt kan dekke kostnadene for møbelinnkjøpet, beroende på hva kostnaden er. Ved bruk av LMUs midler kan dette gå ut over annet som LMU sett for seg å bruke penger på. Endelig vedtak om saken kan vedtas etter svar om midler kan tilføres seksjonen for ved revidert budsjett for 1. tertial. Tiltak Status Ansvar Dører til lesesal skal ses over om hva som kan gjøres for at de skal være mindre forstyrrende og i likevel møte krav om universell utforming. Dører til grupperommene reklameres. Møblene i de kreative grupperommene byttes ut til vanlige stoler og bord. Under behandling, dialog pågår med Statsbygg Under behandling, dialog pågår med Statsbygg Nye møbler må kjøpes inn, for å kunne bytte ut møblene i de kreative grupperommene til vanlige stoler og bord. seksjon for seksjon for seksjon for 8
Det undersøkes hvordan lesesalene og grupperommene skal kunne skjermes mot det sjenerende innsynet. Informasjon sendes til studentene og ber om at feil vedrørende ventilasjonen og at de spesifiserer hvilket rom det gjelder. Se på muligheter vedrørende problemer i auditorium D. Det jobbes videre med å se på mulighetene å legge inn flere kontakter til både speilsalen og til korridorene der møbler er plasserte. Håndtørkene på toalettene skal ses over. Oppslag settes opp ved alle tilgjengelige printere for å vise hvor alle printere finnes. Per i dag finnes det ikke midler til dette, uten må ordnes ved en senere anledning. Erik og studentrepresentanter hadde møte med arkitekten og prosjektlederen for Nybygget i april. LMU orienteres om saken i møtet, 8. mai. Gjennomført. Feilsøking pågår om klimaproblem. Gjennomført. Gjennomført. Nye printere har kommet på plass, våren 2015, og plakater skal settes opp innen kort. seksjon for seksjon for informasjon og service seksjon for seksjon for m.fl. seksjon for m.fl. seksjon for IT 9
21/15 Innkjøp av bordtennisbord Arkivsak-dok. 15/00816-1 Arkivkode. Saksbehandler Hanna Skoog Saksgang Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 08.05.2015 21/15 Forslag til vedtak: Vedtak utarbeides i møte. Bakgrunn: Dekanen for PBU, Kjetil Bjorvatn, henvendte seg til LMU ved lederen, Frid Helén Hop, torsdag 30. april. Dekanen har vært på besøk ved Nordahl Griegs videregående skole der det var god aktivitet rundt en bordtennisbord hvilket inspirerte til å se på muligheter for å kjøpe bordtennisbord til NHH og eventuelt et air hockey bord. Dekanen ser for seg at en slik aktivitet kan bli «en miljøfaktor, et samlingspunkt hvor nye kontakter kan skapes (for eksempel mellom norske og internasjonale studenter) og et virkemiddel for å redusere stress.» Dekanen ønsker å vite om LMU ønsker å dele på kostnadene som blir fra 10 000-15000 kr og om hvor LMU mener at en lempelig plassering av bordtennisbord og eventuelt et air hockeybord er. Plassering bør være en lett tilgjengelig og synlig plass, men skal samtidig ikke sånn, at aktiviteten rundt bordet/bordene blir forstyrrende for omgivelsen. Vedlegg til sak 10
22/15 Meldingsrunde LMU møte 3/15 Arkivsak-dok. 15/00297-3 Arkivkode. Saksbehandler Hanna Skoog Saksgang Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 08.05.2015 22/15 Forslag til vedtak: Vedtak utarbeides i møte. Bakgrunn: I møtet 2. november 2012 ble det vedtatt å innføre en meldingsrunde som fast innslag på hvert møte i utvalget. Hovedbegrunnelsen for en slik meldingsrunde er at man skal orientere om saker som kan være av interesse for LMU, men som gjerne er tatt opp og ferdigbehandlet av andre instanser. 11
23/15 Eventuelt LMU Arkivsak-dok. 15/00279-3 Arkivkode. Saksbehandler Hanna Skoog Saksgang Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 08.05.2015 23/15 Forslag til vedtak: Eventuelt vedtak utarbeides i møtet. Bakgrunn: Saker under Eventuelt meldes inn i forbindelse med godkjenning av sakslisten til møtet. 12
MØTEPROTOKOLL Læringsmiljøutvalget Dato: 16.03.2015 kl. 14:00 Sted: Midt i mellom 2 Arkivsak: 14/00042 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Frid Helen Olsen Hop, Sissel Hafstad, Inger Milde, Matteo Blomberg Ghini (Delvis møtt), Kaja Toset (Delvis møtt), Bård Johansen Steinar Rinvik Spinnangr Erik Lundberg, Thor-Inge Næsset, Martin Berhovde Protokollfører: Hanna Skoog SAKSKART Side Vedtakssaker 11/15 15/00278-3 Godkjenning av møteprotokoll og saksliste LMU 2 12/15 15/00391-1 Oppfølgning av tidligere vedtak i LMU - mars 2015 3 13/15 14/00488-12 14/15 14/01074-7 Oppfølgning av handlingsplan for studenter med funksjonsnedsettelse mars 2015 Oppfølgning av resultatene fra undersøkelse om Nybygget mars 2015 4 5 15/15 15/00297-2 Meldingsrunde LMU møte 2/15 6 16/15 15/00279-2 Eventuelt LMU 7 1
11/15 Godkjenning av møteprotokoll og saksliste LMU Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 16.03.2015 11/15 Møtebehandling Frid Helen Hop meldte inn en sak under Eventuelt om Studentombud for Kaja Toset som kom senere i møtet. Vedtak LMU godkjenner protokollen for møte 1/15 og saksliste til møte 2/15 med en Eventuelt sak. 2
12/15 Oppfølgning av tidligere vedtak i LMU - mars 2015 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 16.03.2015 12/15 Vedtak LMU ber Inger Marie Milde om å ta opp saken om undersøkelse ved Erasmus universitet i Rotterdam i neste møte. LMU ber Frid Helen Hop om å ta kontakt med Therese Tvedt, leder for SiB kafeene ved NHH om ryddestasjoner ved SiB Kaffebar i Nybygget. 3
13/15 Oppfølgning av handlingsplan for studenter med funksjonsnedsettelse mars 2015 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 16.03.2015 13/15 Møtebehandling Matteo Blomberg Ghini informerte om at han er i kontakt med sivilforsvaret og undersøker mulighetene til å fjerne de høye listene i kjelleren for å få det tilpasset universell utforming. Erik Lundberg informerte utvalgssekretæren via e-post innen møtet om at han informerer om oppfølgning av handlingsplanen for studenter med funksjonsnedsettelse i neste møte. Vedtak LMU tar saken til orientering. 4
14/15 Oppfølgning av resultatene fra undersøkelse om Nybygget mars 2015 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 16.03.2015 14/15 Møtebehandling Erik Lundberg informerte utvalgssekretær via e-post innen møtet at han sammen med Frid Helen Hop, Kaja Toset, Martin Berhovde og eventuelt Matteo Blomberg Ghini skal møte arkitektene bak Nybygget for å diskutere innsynsproblematikken i lesesaler og grupperom. Møbleringen i de kreative grupperommene skal byttes ut og det ble diskutert om LMUs driftsbudsjett kan dekke kostingene for dette, om ikke seksjonen for en kan dekke dette. En siste mulighet er å be styret om midler til dette. Vedtak LMU ber Erik Lundberg å finne ut hva det koster å kjøpe inn mer hensiktsmessige møbler til de kreative grupperommene. 5
15/15 Meldingsrunde LMU møte 2/15 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 16.03.2015 15/15 Møtebehandling Kaja Toset informerer om at vedtaket i siste LMU-møtet med et prøveprosjekt om å stenge lesesalene tidligere enn i dag flyttes til etter sommerferien i forbindelse med et miljøtiltak. Kaja Toset informerte med om at det undersøkes om Aulaen kan brukes til kollokviearbeid. Tidligere har det blitt informert om at det er ikke er mulig på grunn av alt teknisk utstyr, hvilket nå anses være mulig ta tingene er forsikrete. Det er behov for flere stikkontakter hvis aulaen skal åpnes opp for gruppearbeid. Studentene ønsker at NHH skal ha det organisatoriske ansvaret om aulaen åpnes for studentene. Dette kan lette på trykket fra kantinen der mange sitter og jobber i dag. Studentrepresentantene har forhørt seg med andre studenter om de anser det å være en god idé å stenge strømtilførselen til PC-bruk i kantinen under lunsjtid. Studentene hadde ikke noen tro på dette. Inger Marie Milde informerte om at semesterkvittering skal man få elektronisk tilgang til via en studentbevisapp fra høsten 2015. Det skal fortsett være mulig å få tilsendt en semesterkvittering på vanlig måte om man bestiller det. Det kommer dog å ta lenger tid å få det tilsendt. UiB er tatt ut til å kjøre saken på prøve nå i vår og informasjon er å finne på deres nettsider. Inger Marie Milde informerte og om at en ny versjon av StudentWeb skal lanseres. Neste møte er 8. mai og tiden endres til å begynne et kvarter senere slik at alle skal få bedre tid til å rekke til møtet i tide. Vedtak LMU tar sakene til orientering og vedtar at møtet 8. mai begynner kl. 14:15. 6
16/15 Eventuelt LMU Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalget 16.03.2015 16/15 Møtebehandling Studentombud ble meldt inn som en sak under Eventuelt. Kaja Toset informerer om et ønske om å innføre et Studentombud, en uavhengig bistandsperson som jobber for studenters rettigheter. Et studentombud kan jobbe med saker som fusk, klagesaker, seksuelltrakassering, psykisk helse etc. HiB undersøker om de skal ha et studentombud og vurderer da å dele på stillingen mellom seg 40% tilknytting til NHH og 60% til HiB. HiB ser og på andre samarbeidspartnere som NLA. UiO har allerede et studentombud. Inger Marie mente at det var litt kjapt å ta en beslutning om hvor LMU skal forholde seg til saken til følge av liten tid til å sette seg inn i saken. Det er uklart hvordan en slik stilling skal finansieres. Vedtak LMU er positivt innstilt til å ha et studentombud. 7
Årsrapport LMU 2014 LMU skal delta i planlegging av tiltak vedrørende læringsmiljø og følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes trygghet og velferd. LMU skal være et rådgivende organ for Styret med hensyn til studentenes læringsmiljø. Dette er hjemlet i Lov om universiteter og høyskoler 4-3. LMU ved NHH har åtte representanter, fire ansatte og fire studenter. Utvalget velger hvert år leder vekselsvis blant institusjonens og studentenes representanter. Utvalget bestod i 2014 av følgende medlemmer: Sissel Hafstad Leder Biblioteksjef Thor-Inge Næsset TA Seksjonsleder, IT Erik Lundberg TA Seksjonsleder, Eiendomsforvaltning Inger Marie Milde TA Seksjonsleder, Informasjon og Service Bettina Therese Ellefsen (våren 14) Student Studentrepresentant Martin Berhovde (høsten 14) Student Studentrepresentant Henny Marie Fløystad Student Fagpolitisk ansvarlig, Kjernestyret Matteo Blomberg Ghini Student Nestleder og økonomiansv. i fagutvalget Cathrine Fjose Student Studentrepresentant Bård Johansen Observatør Idrettssjef for studentidretten, SiB Utvalgssekretær: Hanna Skoog, Utredning og kvalitetssikring. Læringsmiljøutvalget har i løpet av 2014 hatt 4 møter i vårsemesteret og 3 møter i høstsemesteret. Av sakene som blitt behandlet vil vi nevne: Handlingsplan for studenter med funksjonshemming Nybygget SHoT2014 (Studentenes helse- og trivselsundersøkelse 2014) Internasjonal konferanse om inkluderende læringsmiljø Handlingsplan for studenter med funksjonshemming I 2014 ble en Handlingsplan for studenter med funksjonsnedsettelse utarbeidet og vedtatt av LMU og godkjent av styret. Handlingsplanen inneholder en rekke tiltak for å implementere samme universelle utforming for den eldre bygningsmassen, som i Nybygget, i tråd med gjeldende lover. Tiltak med frister i høst har til en viss grad blitt gjennomført, men på grunn av knappe ressurser har noen tiltak blitt utsatt. Nybygget Nybygget ble tatt i bruk høsten 2013. Problemer rundt nybygget har vært diskutert i LMU i løpet av det akademiske året 2013/2014. Studentene ble fra starten bedt om å komme med tilbakemeldinger om nybygget i et elektronisk meldingssystem. Det ble også foretatt en brukerundersøkelse som ble sendt ut til samtlige studenter mot slutten av vårsemesteret 2014. En drøy fjerdedel av alle studenter svarte på undersøkelsen med forskjellige meninger og tilfredshet. Tilbakemeldingene har dreid seg om:
Ventilasjonssystem Reklamasjonsfeil som feil på dører, håndtørkere etc. Møblering av grupperom Innsyn i grupperom og lesesaler LMU har utarbeidet i en liste med tiltak som følges opp. Under det første året Nybygget var i bruk kom det flere tilbakemeldinger om innsyn i grupperom og lesesaler som mange studenter mener er forstyrrende. Et møte mellom arkitekt, prosjektleder, leder for seksjon for samt studenter holdes i 2015 for å se på en løsning rundt dette. SHoT2014 (Studentenes helse- og trivselsundersøkelse 2014) I 2014 ble den nasjonale undersøkelsen om studentenes helse og trivsel (SHoT 2014) gjennomført. Direktør for Studentsamskipnaden i Bergen (SiB) Helse og veiledning, var til stede ved et LMU-møte og informerte om funnene i undersøkelsen og diskuterte tiltak. NHH studentene utmerker seg gjennom et godt studiemiljø, god helse, høy trivsel og høy deltakelse i fadderordning som medvirker til god trivsel i studiet. Av forhold som pekte seg ut som bekymringsverdig blant NHH-studentene var det: andel med alvorlige psykiske plager (ikke psykisk sykdom), med store kjønnsforskjeller (NHH: Menn: 12% Kvinner: 22%. Nasjonalt: Menn: 22% Kvinner: 24%) stor andel med risikofylt alkoholkonsum (NHH:58% UiB: 46% HiB: 43%) NHH-studentene opplever høyere press fra medstudenter om å gjøre det bra i studiene (NHH: 17%, Nasjonalt: 6%) (SHoT 2014) SiB har etter SHoT-undersøkelsen i 2010 økt staben med flere psykologer og siden 2014 tilbyr SiB programmet God start som gir studenter kjennskap til SiBs tilbud og informasjon som kan være godt for nye studenter å kjenne til. I løpet av 2015 skal NHH og SiB se på muligheten for eventuelt å integrere God start i introduksjonsuken for nye studenter, slik at flere studenter får muligheten til å delta. Fra SIB var og en av prosjektlederne fra Lykkepromilleprosjektet tilstede ved et LMU-møte i høst for å diskutere risikoatferd i forbindelse med alkoholkonsumpsjon blant studentene. Det er ønskelig å videreføre samarbeidet mellom SiBs Lykkepromilleprosjekt og Kjernestyret Internasjonal konferanse om inkluderende læringsmiljø To ansatte ved Studieadministrativ avdeling og en studentrepresentant fra NHH deltok på den årlige konferansen LMU-forum. Deltakerne knyttet gode kontakter med bland annet representanter fra Norsk lyd- og blindeskriftbibliotek som sendte informasjon om hvordan de kan være behjelpelige for studenter med dysleksi og selvsagt for synshemmede studenter. Konferansen, Building bridges between yesterday and tomorrow, var internasjonal i 2014, og spennende foredragsholdere fra ulike deler av verden inspirerte og ikke minst opplyste deltakerne om alle muligheter og hjelpemidler som finnes for alle med noen for av funksjonsnedsettelse.