Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) Rapport om selskapskontroll 2013 Oppegård kommune Forvaltningen av kommunens eierinteresser Dato: 25. november 2013 1
1. Formål Denne selskapskontrollen baserer seg på kommunestyrets plan for selskapskontroll 2013 2016, vedtatt av kommunestyret 15. oktober 2012. Selskapskontrollen er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og i henhold til aktuelle lover og regler. Sentralt i selskapskontrollen, avgrenset til eierskapskontroll som denne rapporten omfatter, er en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. I henhold til planen for selskapskontroll skal denne i 2013 fokusere på kommunens egen oppfølging av sine eierinteresser. 2. Vurderingskriterier Kommunestyret har fastlagt rammene for sin eierstyring via eiermeldingen som ble vedtatt den 13. februar 2012. Eiermeldingens beskrivelse av hvordan kommunen ønsker å utøve sitt eierskap utgjør et viktig vurderingskriterium for årets selskapskontroll. I tillegg er Follorådets eiermeldinger, hvor ordførerne samordner sin eierstyring, viktige kriteria. Et tredje kriterium er Kommuneloven. Årets selskapskontroll fokuserer på følgende hovedområder: Kompetansen hos selskapsstyrene som ble oppnevnt etter kommunevalget i 2011. Samordningen av selskapenes budsjetter gjennom Follorådet Kommunestyrets rolle som øverste eierorgan 3. Metode I Oppegård, som i resten av Follo, er ordføreren normalt kommunens representant i representantskapene /generalforsamlingene i de selskapene som kommunen har eierinteresser i. Videre delegasjon kan gjøres av ordfører. Jf. kommunestyrets vedtak om eiermeldingen, sak 12/222 den 13. februar 2012 Ordføreren har således ansvaret for å ivareta kommunens løpende interesser i forhold til selskapene. På denne bakgrunn har vi valgt å basere årets kontroll på et intervju med ordfører Ildri Eidem Løvaas. Foruten spørsmålene til ordføreren har vi basert vår kontroll på dokumentsøk. Kontrollen er utført av Jan T. Løkken i FIKS. 4. Kontrollen FIKS sendt ordføreren i e-post av 1. oktober d.å. en del spørsmål vedr. selskapskontrollen 2013 som vi ba om svar på, via et intervju eller skriftlig. Ordføreren svart skriftlig på spørsmålene i brev datert 21. oktober 2013. Hun ga tilleggsopplysninger i e-post av 4.november. Et utkast til rapport ble forelagt ordføreren til uttalelse i e-post av 6.11. Hun svarte i e- post den 25: «Jeg har merket meg rapportens innspill og bemerkninger og har ikke behov for å kommentere det som fremkommer.» 2
4.11 Eierskapsmeldingens rolle Eiermeldingen(s.4): «Eiermeldingen skal være et grunnlag for: å bevisstgjøre kommunestyret om eierskapet og ansvaret forbundet med det for selskapene til å drive sin virksomhet i tråd med strategier fra eier for selskapene og for eier når konkrete valg og avgjørelser skal tas» Hvordan fungerer kommunens eierskapsmelding som verktøy for eierstyring av selskaper? Kommunens eiermelding anses som et godt redskap for å gi kommunestyret oversikt over alle selskap og samarbeidstiltak som kommunen deltar i. Den gir oversikt over organisasjonsformer og fastlegger prinsipper for de folkevalgtes styring av selskapene. Ved behandlingen ble det gitt bred tilslutning til meldingens anbefalinger. 4.12 Styreoppnevning til selskapene Fra eiermeldingen (s. 26): «Ideelt sett bør det legges vekt på en bred kompetanse blant de som velges inn i styrene: God økonomisk og juridisk forståelse Bransjekunnskap Erfaring fra næringsvirksomhet Styreerfaring Politisk/samfunnsmessig kompetanse» Fra ordførermøtets (nå: Follorådet) dokument om samarbeid om eierstyring i de interkommunale selskapene i Follo av 23.03.2010(s. 4): «Det skal være et mål at selskapsstyrene blir sammensatt på en slik måte at styret samlet sett sikrer høy og relevant kompetanse i forhold til den enkelte bedrifts særpreg.» Hvordan ble eiermeldingens mål for sammensetningen av selskapsstyrene mht. til kompetanse fulgt opp ved valgene for inneværende periode? Dersom det foreligger dokumentasjon vedr. kompetansen for de styrene som ble valgt, ber vi om å få denne. Representantskapene nedla et omfattende arbeid gjennom flere møter i forbindelse med valg av nye styrer IKS-selskapene og 27-tiltakene for å sikre riktig kompetanse i selskapene/virksomhetene. De kriterier for styresammensetning som ligger i eiermeldingen lå til grunn for arbeidet. Kommunene har ulik praksis for å fremme sine kandidater til styrene noen behandler dette i sine kommunestyrer, etter det jeg kjenner til. I Oppegård innhentes forslag til navn fra alle gruppelederne i 3
kommunestyret se vedlegg. Praksisen i Oppegård er for å kunne ivareta fleksibilitet i arbeidet med styresammensetning, både hva gjelder kjønn, kompetanse evt. ønsket balanse mellom ansatte og politikere, geografi og evt. balanse mellom politisk bakgrunn. Etter hvert som kommunene hadde sine navn klare, ble de oversendt til Johan Alnes som utarbeidet en oversikt for de forskjellige representantskapsmøtene. Med dette som utgangspunkt ble representantskapsmøter for sammensetning av styrer gjennomført. Den enkelte kommune har med andre ord liten innflytelse i forhold til de kandidatene de øvrige kommunene stiller med. Som du vil se av vedlagte e-poster stilte jeg krav om at cv-er skulle leveres og at kandidatene som partiene foreslo skulle ha relevant kompetanse. Min personlige mening er at vi fortsatt har et stykke å gå for å få styrer som er mer sammenlignbare med profesjonelle styrer. Dette dreier seg både om kultur, styrehonorar og en uendelig lang rekke av «krav» av mer eller mindre fornuftig art, som skal tilfredsstilles når man setter sammen styrer (kompetanse, kommune, politiker/administrasjon, partitilhørighet, kjønn, alder). Det dreier seg også om å etablere en enighet om ambisjonsnivå. Min mening er at vi i større grad skal profesjonalisere styrene. Selv om flere deler denne ambisjonen, så skal for eksempel dette gjenspeiles i godtgjøringer. Det gjøres ikke i dag, etter min mening. Samtidig mener jeg at vi har kompetente styremedlemmer og dedikerte styreledere som gjør svært godt og svært mye styrearbeid. En ønsket bredde i selskapsstyrene forutsetter en god samordning mellom eierkommunene under valgprosessen. I Follorådet eiermelding for 2012 2016 heter det at Follorådet skal velge en valgkomite innen 10. november i valgåret. Valgkomiteen skal arbeide for å sikre en bred sammensetning av styrene i selskapa, i tråd med eiermeldingenes ønsker. FIKS vil likevel peke på at så lenge prosessen starter med at hver kommune først nominerer sine kandidater, vil valgkomiteens handlingsrom kunne bli begrenset. Selskapsstyrenes kompetanse er vektlagt i alle eiermeldingene i kommunene. Ordføreren i Oppegård kan dokumentere kompetansen til kommunens kandidater til styrene. Når Follorådets bebudede valgkomite kommer i arbeid foran neste valgperiode, bør den dokumentere sammensetningen av styrene som helhet. 4.13 Budsjettstyring Kommunens eiermelding (s. 31): «ordførerne, benytter Follorådet (.), som samordningsorgan i sin eierstyring. Her.utarbeides felles opplegg for årsbudsjettering, økonomiplan etc. for virksomhetene.» Fra Follorådets eiermelding (s. 5): «Det er kommunestyret i eierkommunene som bestemmer hvor store summer som skal overføres til drift av det enkelte selskap.» Follrådets melding angir en milepælplan for samordningen av selskapenes og kommunenes budsjettprosesser. I hvilken grad fulgte selskapene i 2012 og så langt i år opp eiermeldingens krav til budsjettprosessen? Jf. også Follorådets milepælplan. Vi vil gjerne ha en oversikt som inkluderer alle selskapene som er aktuelle for kommunen. 4
Representantskapslederne utarbeidet felles milepælplan for budsjettprosessen i virksomhetene etter forslag fra kommunenes rådmenn og økonomisjefer. I hovedsak ble denne fulgt av virksomhetene, selv om enkelte søkte om å få frister utsatt på grunn av interne forhold. Enkelte representantskapsmøter ble også skjøvet på, på grunn av møtekollisjoner. Gjennom flere år var det et tilbakevendende problem at selskapene levde sitt eget liv ved at kommunene kom for seint inn i budsjettprosessen. Dette problemet synes nå i stor grad å være løst, takket være ordførernes samordning via Follorådet. 4.14 Follorådets plass Follorådets eiermelding ble vedtatt av Follorådet (den gang ordførermøtet) 23. mars 2010 og revidert 28. mars 2012. Follorådets melding skal gjelde fram til 2016. Meldingen følger vedlagt denne rapporten. Hva er forholdet mellom kommunens og Follorådets eiermelding? Er sistnevnte melding forankret i kommunen? Så vidt vites har alle kommunene i Follo utarbeidet eiermeldinger. Disse ligner hverandre i stor grad, men det er enkelte forskjeller. «Follorådets eiermelding» er å anse som en oppsummering av de viktigste bestemmelser og prinsipper som er nedfelt i kommunenes eiermeldinger. Dette er gjort for at selskapene skal møte mest mulig enhetlige krav, retningslinjer og forventinger fra sine eiere. Vi kan bekrefte at eiermeldingene for kommunene i Follo ligner hverandre, men eiermeldingen for Oppegård er et unntak fra dette. Oppegårds melding inneholder f.eks bare ett av de åtte punktene i Follorådets melding (s.3) som selskapene bes å arbeide med. Follorådets eiermelding omtales ikke i kommunens eiermelding. For å sikre en god forankring av Follorådets arbeid på dette området, bør det vurderes å behandle Follorådets melding som egen sak i kommunestyret. Senere bør det refereres til den i kommunens eiermelding.. Det bør også synliggjøres formelle rapporteringsordninger til Kommunestyret om arbeidet i Follorådet på dette området. 4.15 Eierstyring av andre selskaper Kommunens eiermelding generelt. Hvordan ivaretas eierstyringen av selskaper som eventuelt ikke er samordnet via Follorådet? 5
Follorådet er et samarbeidsorgan med formål å skape samarbeid om aktuelle spørsmål på tvers av kommunegrensene i Follo. Tidvis drøftes også felles strategier og utfordringer knyttet til utvikling og styring av selskapene. Det enkelte selskap gis rammebetingelser og føringer fra eierne gjennom det enkelte representantskap. Også selskaper som er organisert på annen måte, for eksempel Follo Futura som er et AS, kan eierne drøfte i follorådssammenheng ved større strategiomlegginger etc. Også her skjer den reelle eierstyringen på generalforsamlingen. 4.16 Informasjon til selskapene Eiermeldingen (s. 4): «Eiermeldingen skal være et grunnlag for:. For selskapene til å drive sin virksomhet» Daglig leder for Follorådet sekretariat opplyser i sitt brev av 19. august d.å. til FIKS at Follorådets eiermelding er blitt sendt til selskapene v/styreleder og daglig leder for sekretariatet. På hvilken måte er selskapene blitt informert om kommunens eiermelding? Kommunens eiermelding er ikke eksplisitt sendt virksomhetene. Som omtalt er imidlertid «Follorådets eiermelding» sendt styret og daglig leder i virksomhetene. Dessuten gis det muntlig informasjon på representantskapsmøtene når det skjer endringer i kommunens eiermeldinger av betydning for det enkelte selskap. Kommunens eiermelding inneholder enkelte styringssignaler og vurderinger av selskapene som selskapene bør bli informert om. Follorådet har ingen formell status i forhold til selskapene og informasjonen om kommunestyrets vedtak bør bli gitt direkte til selskapene. 4.17 Kommunestyret som øverste eierorgan Eiermeldingen (s. 29): «Det er kommunestyret som kompetent, kollegialt organ som fatter beslutninger som eierorgan og hvordan eierstyringen skal ivaretas.» Eiermeldingen (s.32): «2. Kommunestyret delegerer til ordfører å representere i selskapenes generalforsamlinger/representantskap, hvor dette ikke allerede er gjort. Videre delegasjon kan gjøres av ordfører.» 6
Innhentes instrukser eller signaler fra kommunestyret/formannskapet før representantskapsmøter/generalforsamlinger i selskapene? Hvilke saker forelegges kommunestyret og er saker delegert til andre organer? Hjemmelen for eventuell delegasjon? Ordførerens svar på de to spørsmålene: Formannskap og kommunestyret forelegges saker som gjelder det enkelte selskap ved større strategiendringer, endret organisering, større utvidelser etc. De samme organer blir også forelagt årsmeldinger og virksomhetenes årsbudsjetter og økonomiplaner i forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen i kommunen. Ordfører/representantskapsmedlem rådfører seg tidvis med formannskapet i forkant av Representantskapsmøter hvis det foreligger saker på dagsorden som kan medføre endringer i selskapsavtale/vedtekter og lignende, eller som kan betinge økonomiske tilskudd fra kommunen som går ut over vedtatt årsbudsjett eller økonomiplan. Hvordan blir kommunens folkevalgte organer orientert om selskapene og representantskapsmøtene/generalforsamlingene? Det vises til ovenstående. Kommunestyrene styrer selskapene i hovedsak gjennom å fastsette selskapsform, fastsette selskapsavtaler, behandle årsmeldinger og budsjett med økonomiplan og ved å ta stilling til større endringer gjennom egne saker som fremmes. Kommunestyret har, selv om representasjonen er delegert til ordføreren, det øverste ansvaret for eierstyringen av selskapene. Det har et selvstendig ansvar for å holde seg orientert om utviklingen i selskapene. Ordføreren har et ansvar for å gi kommunestyret god informasjon om utvikling. Ved behandlingen av eiermeldingen har kommunestyret bestemt hvordan det ønsker at styringen og informasjonen skal foregå. Vi antar erfaringene med eierstyringen blir oppsummert når kommunestyret foretar en rullering av meldingen etter fire år. 4.18 Eierskapsmeldingen og internett Eiermeldingen (s,5): «For å ha en større oversikt, samt å ta et større eieransvar overfor selskapene er det ønskelig at kommunestyret, som eier, synliggjør eierstrategier og eierpolitikk gjennom en eiermelding.» Er eiermeldingen lagt ut på kommunens internettsider? 7
Så vidt jeg kan se er ikke eiermeldingen lagt ut på internettsidene, men den ble gjort offentlig tilgjengelig på nettet ved kommunestyrebehandlingen. Jeg har bedt om at meldingen straks blir lagt ut på kommunens hjemmesider. Dersom kommunen mener eiermeldingen er et viktig dokument i forhold til kommunens innbyggere, selskapene og andre, bør den være lett tilgjengelig på kommunens internettsider. Dette vil også forenkle tilgangen til den for kommunens folkevalgte. Eiermeldingen gir først og fremst en oversikt over eierskapspolitikken, men kapittel 4 gir også ansatser for en eierskapsstrategi. 5 Vurdering og konklusjon 1. Gjennom kommunestyrets vedtak av eiermelding har den skaffet seg et rammeverk for eierstyring. Eiermeldingen kan utvikles videre på bakgrunn av erfaringene en får fram til neste rullering. 2. Follorådet eiermelding er vedtatt for å sikre en god og omforent eierstyring av de interkommunale selskapene i Follo. Forankring av Follorådets arbeid i kommunestyret bør vurderes. 3. Kompetansen til de selskapsstyrene som ble valgt for inneværende periode er som helhet ikke dokumentert. På bakgrunn av den sentrale plass ønsket om god kompetanse har i kommunenes eiermeldinger, bør en slik dokumentasjon vurderes ved neste korsvei. 4. Dersom eiermeldingen skal tjene sine formål, bør den være godt synlig bl.a. på internett. Konklusjon: Eiermeldingen til Oppegård kommune gir en oversikt og regler for styringen av selskapene (eierskapspolitikken). Dersom kommunen ønsker en mer inngående og helhetlig diskusjon om sine eierskapsstrategier, har meldingen et utviklingspotensiale. Vedlegg: Oppegård kommunes eiermelding av 13.2.2012. Follorådet: samarbeid om eierstyring i de interkommunale selskapene 2012 2016 Vedtatt 28.03.2012 8
9