1 FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 5. mars 2013 Tid: 08:00 14:20 Sted: NVH PROTOKOLL 02/13 Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Lars Ivar Løkken, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Margrethe Løksa (UMB), Yngvild Wasteson (NVH) og Birger Kruse (NVH). Fra sekretariatet: Jan Olav Aasbø, Jan Olav Aarflot, Malena Bakkevold, Birgitte Bye, Hans Gran, Finn-Hugo Markussen, Knut Moksnes, Paul Stray, Kai Tilley, Geir Tutturen og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-15/13 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-16/13 Godkjenning av protokoll fra styremøte 30. januar 2013 FS-17/13 Orienteringssaker Styreleder Rektorene Sekretariatsleder (notat vedlagt) Sekretariatet om forprosjektet Merkevareplattform og helhetlig profilprogram muntlig orientering FS-18/13 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-19/13 Strategi for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) FS-20/13 Budsjettmodell for NMBU FS-21/13 Prosess for rekruttering av rektoratet FS-22/13 Valgreglement FS-23/13 Rektor stillingsbeskrivelse, kunngjøringstekst, instruks FS-24/13 Oppnevning av valgstyre og nominasjonskomite sakspapirer ettersendt FS-25/13 Organisering av den øverste administrative ledelse og det øverste administrative apparat ved NMBU FS-26/13 Fellesstyrets tilsettingsfullmakt FS-27/13 Rekruttering av instituttledere ved ledighet i 2013 forslag til utlysningstekst IMT FS-28/13 Omstillingshåndbok prosessbeskrivelse ved ledighet i administrative stillinger FS-29/13 Rekruttering av arkivleder for NMBU forslag til utlysningstekst FS-30/13 Rapportering 2012 og planer 2013
2 FS-31/13 Fellesstyrets budsjett for 2013 sakspapirer ettersendt FS-32/13 Orientering fra Statsbygg om byggeprosessene muntlig FS-33/13 Fellesstyrets møteplan for høsten 2013 FS-34/13 Eventuelt Styreleder forlot møtet kl. 12:15, og Agneta Bladh overtok møteledelsen for sakene FS-17/13 unntatt orientering fra Halogen, sak FS-20/13, FS-30/13, FS-32/13 og FS-33/13. 1. FS-15/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2. FS-16/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Merknad i høringsrunden er innarbeidet i endelig utkast til protokoll Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll 01/13 fra fellesstyrets møte 30. januar 2013. 3. FS-17/13 Orienteringssaker Fra NVH Yngvild Wasteson viste til at arbeidet med oppfølging av fusjonen krever mye tid opplyste om interessant deltakelse sammen med rektor UMB på NUS-seminar (Nordisk universitetssamarbeid) informerte om intensjonsavtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune sammen med andre interessenter knyttet til oppdrettsnæringen/frøya v.g. skole opplyste om påbegynt arbeid med revisjon av studieplan for veterinærutdanningen tilpasset nytt studenttall viste til arbeid med brukerutstyrsbudsjett og møte med Statsbygg 12. mars. Fra UMB Hans Fredrik Hoen viste til arbeid med å forberede US-møte 12. mars, bl.a. med sak UMBs Rapport og planer med økt produksjon på viktige indikatorer og videre prioritering av studiekvalitet, forskningsproduksjon og utvikling av bygningsmassen viste til branntilløp og arbeids- og branntilsyns rapporter med pålegg for rom for oppbevaring av gassflasker og til utgifter for slik sikring opplyste om kommende besøk av fiskeri- og kystministeren med presentasjon av NMBU med spesielt fokus på akvaområdet og presentasjoner av aktuelle forskningsområder også av betydningen av VIs helseovervåking for norsk lakseeksport viste til årets vårkonferanse 30. mai: AKVA2013 En blågrønn fremtid. Sekretariatsleder viste til saksnotatet med orientering om (re)organisering av fellesstyrets sekretariat og den videre oppbygging. Jan Aldal, NVH er nå på plass for å ivareta økonomifunksjonene.
3 Sekratriatet Norsk designråd v/ Benedicte Wildhagen orienterte om prosessen og målsetningene i arbeidet med å utvikle ny merkevareplattform og profilprogram (grafisk, digitalt, audiovisuelt) for NMBU. Halogen AS v/ Jonathan Romm og Vegard Iglebæk orienterte om Bruker- og tjenesteorientert forprosjekt som skal sikre involvering, felles forståelse, entusiasme og forankring i institusjonene. Forprosjektet skal ivareta verdier og kjennskap til dagens institusjoner og levere innhold til det kommende hovedprosjektet som behandles ved fellesstyrets møte i april. Fellesstyret tar orienteringene til orientering. 4. FS-18/13 Referat fra IDF-møte Skriftlig utkast til referat fra felles IDF-møte 1. mars 2013 ble delt ut. Birger Kruse orienterte. Sakslisten på IDF-møtet har fulgt sakslista for kommende møte i fellesstyret og gått gjennom FS-sakene. Merknader og synspunkter fra tjenestemannsorganisasjonene fremgår av referatet og blir lagt frem for fellesstyret i forbindelese med styrets behandling av de enkelte aktuelle sakene på sakskartet. Styreleder takket for mange gode innspill fra tjenestemannsorganisasjonene, og ga honnør for at det ut fra referat og protokoll fremsto som godt gjennomførte drøftinger og forhandlinger mellom partene. Fellesstyret tar referat fra IDF-møtet til orientering. 5. FS-19/13 Strategi for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Fellesstyret drøftet videre arbeid med strategien på forrige styremøte. Med bakgrunn i høringsutkast og innspill i høringsrunde, ble det nedsatt en redaksjonskomite for ferdigstillelse av strategien. Komiteen har enstemmig lagt fram forslag til endelig strategidokument, avgrenset til første styreperiode og med forutsetning om konkretisering gjennom handlingsplaner utarbeidet av ny ledelse. Arbeidet bygger bl.a. på fakultetspresentasjonene som ble gitt i forrige styremøte, og har tatt hensyn til høringsuttalelsene om klarere profilering. Styrebehandlingen viste også til kommentarer fra IDF- møtet til saken. Fellesstyret takket redaksjonskomiteen, under ledelse av Yngvild Wasteson, for konstruktivt og godt arbeid med strategidokumentet. Fellesstyret godkjenner forslag til strategidokument for NMBU 2014-2018. 6. FS-20/13 Budsjettmodell for NMBU Fellesstyret har opprettet et utvalg som har utarbeidet forslag til intern budsjettfordelingsmodell for NMBU. Forslaget fra utvalget er enstemmig. IDF-møtet ønsket at det var utført simuleringer som kunne synliggjøre modellens konsekvenser for instituttene.
4 Videre var organisasjonene bekymret for en modell dersom den gir store årlige svingninger for budsjettene til instituttene. Under styrebehandlingen ba man spesielt om at det, når saken kommer opp til endelig behandling, gjøres beregninger av modellens virkemåte, herunder scenarieberegninger, gis en redegjørelse for modellens virkning på hvordan finansieringsmåten (35 %-andelen) slår ut for den delen av virksomheten som ikke er institutter, og gjøres en vurdering av hvordan modellen stimulerer til samarbeid. Til slutt var det ønskelig med en nærmere redegjørelse for hvordan modellen kan stimulere til forskning, spesielt sett i forhold til at modellens belønning pr publikasjonspoeng ligger på ca 1/3 i forhold til belønningen pr publikasjonspoeng i dagens budsjettmodell ved UMB. Saken tas til foreløpig orientering. 7. FS-21/13 Prosess for rekruttering av rektorat Sekretariatet har på oppdrag fra fellesstyret utarbeidet forslag til alternativ modell for rekruttering av rektorat i forhold til vedtaket i sak FS-48/12. Forslaget innebærer at rektor og prorektor i stedet for å velges som team, velges i særskilte valg og tilsettes av styret. Sekretariatet har kommet med en vurdering av dette, beskrevet eventuell fremgangsmåte, hvordan regelverk må være, samt fremdriftsplan dersom styret ønsket å gå inn for en alternativ modell. Sekretariatet har innhentet synspunkter fra Kunnskapsdepartementet på bakgrunn av at det har været reist spørsmål om forholdet mellom sak FS-48/12 og uh-loven. Skriftlig svar fra departementet, som bekrefter samsvar, ble lagt frem i møtet. Svaret legges ved sakens dokumenter. Partene i IDF-møtet var enige om å anbefale fellesstyret om ikke å endre tidligere vedtak. Fellesstyret drøftet på denne bakgrunn saken. En alternativ modell slik den er fremlagt, kan gi større mulighet for rekruttering av eksterne kandidater til rektorstillingen, men fellesstyret understreket samtidig viktigheten av at valg og tilsetting av rektorat må ha legitimitet blant studenter og ansatte. Med et svært stramt tidsperspektiv for denne prosessen og ved forslag om oppnevning av en nominasjonskomité med en sentrale rolle i rekrutteringsprosessen, vil dette kunne sikre en god prosess for det videre arbeidet. Fellesstyret opprettholder sitt vedtak i sak FS-48/12: 1. For perioden 2014-2018 gjelder følgende overgangsordning: a. Rektor og prorektor velges. Til dette valget er det en felles valgforsamling og det etableres eget valgreglement som godkjennes av fellesstyret. b. Rektorkandidaten fra en institusjon må gå til valg i felleskap med en prorektorkandidat fra den andre institusjonen. Dermed sikrer man et lederteam hvor begge institusjoner er representert. Kandidater som ikke er tilsatt ved en av institusjonene kan stille til valg, ref valgreglement som vil bli utarbeidet. I så fall må det åpnes for en løsning med to prorektorer for å sikre likevekt mellom institusjonene. c. Valgt rektor og prorektor tilsettes av fellesstyret. d. Styreleder utnevnes av Kunnskapsdepartementet blant de medlemmene som har ekstern tilknytning, etter forslag fra fellesstyret.
5 2. Sekretariatet bes fremme forslag til sammensetning av innstillingsutvalg for innstilling og tilsetting av valgt prorektor. 8. FS-22/13 Valgreglement Styret gjennomgikk forslag til valgreglement på bakgrunn av drøftingene i sak FS-21/2013. Sekretariatet pekte på nødvendige endringer i forslaget som konsekvens av vedtak i saken. Styret drøftet videre enkeltheter i forslaget, herunder særlige regler for valg til vitenskapelige stillinger (forslagets 14 b) og hvordan sikre representativitet ved valg til fakultetsstyrene (forslagets 21). Styret ba om en gjennomgang av disse paragrafer til neste møte. Studentrepresentantene fremmet forslag om endringer i paragrafer der valg av studentrepresentanter er omtalt, og styret sluttet seg til forslagene: Valgreglementes 2.6 strykes; 5.2 siste setning strykes. Andre endringer: Valgreglementets 12.2: NMBU endres til NVH/UMB. 12.6 andre setning: universitetsstyret endres til fellesstyret. Forslagets Alternativ 12 Valgmåte og valgbarhet mv og xx Valg av prorektor(er) utgår. Fellesstyret vedtar Valgreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet med de endringer som fremkom i møtet. Fellesstyret ber sekretariatet vurdere 14 b og 21 på bakgrunn av drøftingene i møtet og fremme eventuelle alternative forslag til neste styremøte. Valgreglementet trer i kraft fra vedtaksdato. 9. FS-23/13 Rektor stillingsbeskrivelse, kunngjøringstekst, instruks Fellesstyret sluttet seg til at man legger til rette for en egnet form for intern og ekstern kunngjøring av invitasjon til å stille til valg. Styrets leder vil i samråd med koordineringsgruppen, godkjenne endelige formuleringer. 1. Fellesstyret vedtar stillingsbetenkning for rektor. 2. Fellesstyret vedtar kunngjøring av rektorstilling og gir styrets leder, i samråd med koordineringsgruppen, mandat til å utforme endelig kunngjøring. 3. Fellesstyret fastsetter instruks for rektorstillingen i samsvar med forslag. 10. FS-24/13 Oppnevning av valgstyre og nominasjonskomite Sekretariatet har utarbeidet notat med forslag til valgstyre og nominasjonskomite som oppfølging av forslag til valgreglement, jf. sak FS-22/13 Valgreglement. Styret gjennomgikk forslag på aktuelle kandidater til vervet som leder av nominasjonskomiteen. Fellesstyret sett ned eit valstyre, jf valreglementets 3, med fylgjande samansetning:
6 Administrasjonssjef Valborg Lippestad (UMB), representant frå leiinga Førsteamanuensis Marit Nesje, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved NVH Forsker Per Kristian Rørstad, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved UMB Konsulent Kristin Stavseth, tilsett i teknisk og administrativt stilling ved NVH Anne Kristine Føllesdal, student ved NVH Per Fredrik Nordhov, student ved UMB Fellesstyret oppnemner fylgjande nominasjonskomité, jf valreglementets 4: Eivind Hiis Hauge (leiar), oppnemnd av styreleiar etter fullmakt, og i samråd med koordineringsgruppa Agneta Bladh (nestleiar), medlem av fellestyret Professor Lars Moe, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved NVH Professor Brit Salbu, tilsett i undervisnings- og forskarstillingar ved UMB Seniorrådgiver Linda Godager, tilsett i teknisk og administrativt stilling ved UMB Nina Askim Vatne, student ved NVH Per Rønning, student ved UMB 11. FS-25/13 Organisering av den øverste administrative ledelse og det øverste administrative apparat ved NMBU Sak om administrativ organiserering ble drøftet foreløpig i fellesstyrets januarmøte, jf. sak FS-8/13. Sekretariatet la frem ny sak på bakgrunn av fellesstyrets drøftinger. Forslaget ble forhandlet med tjenestemannsorganisasjonene i møte den 1.3.2013, og protokoll fra forhandlingene forelå til fellesstyrets møte. Sekretariatet presiserte og korrigerte enkeltheter i saksfremlegget, herunder at spørsmålet om administrativ organisering har vært lagt frem for tjenestemannsorganisasjonene, men ikke drøftet i medhold av Hovedavtalens bestemmelser. Sekretariatet anbefalte fellesstyret i den videre behandlingen av saken å legge til grunn den framforhandlede organisering av NMBUs øverste administrative ledelse og administrative apparat, slik det fremgår av protokoll fra felles IDF-møte 1.3.2013. Fellesstyret slutter seg til det fremforhandlede forslag til administrativ organisering, jf. protokoll fra IDF-møtet 1.3.2013. I perioden 2014-2018 skal det være to direktører i administrasjonen som begge rapporterer til rektor: Administrasjonsdirektør Økonomi- og eiendomsdirektør: Administrasjonsdirektør skal ha ansvar for følgende områder/avdelinger: Personal- og organisasjon Studieadministrasjon Forskningsadministrasjon Kommunikasjon SEVU Bibliotek
7 Økonomi- og eiendomsdirektør skal ha ansvar for følgende områder/avdelinger: Økonomi Teknisk IT Felles ressurssenter Organisasjonskartet for universitetsadministrasjonen vedtas slik det fremkommer av Vedlegg til protokoll fra IDF-møtet 1.3.2013. Fellesstyret ber sekretariatet komme tilbake med forslag om endelig plassering av øvrige administrative områder i forbindelse med at et samlet organisasjonskart for de administrative funksjoner skal behandles i styremøte den 25. april. Fellesstyret ber videre sekretariatet fremme forslag om ansvarsplassering av internkontroll, sikkerhet og beredskap. Fellesstyret ber sekretariatet utarbeide stillingsbeskrivelse for direktørene og de administrative lederstillingene til neste møte i fellesstyret. 12. FS-26/13 Fellesstyrets tilsettingsfullmakt. Saken gjelder avklaring med Kunnskapdepartementet om fellesstyrets mandat og myndighet til å tilsette i stillinger ved NMBU og fastsetting av overgangsordning for praktisering av slik myndighet. Departementet har bekreftet fellesstyrets mandat til å tilsette i slike stillinger. 1. Fellesstyret tar til etterretning fellesstyrets tilsettingsfullmakt. 2. Fellesstyret fastsetter overgangsordning for innstilling for tilsetting i stillinger ved NMBU i samsvar med fremlagte forslag. 13. FS-27/13 Rekruttering av instituttledere ved ledighet i 2013 forslag til utlysingstekst Styret sluttet seg til foreslått vedtak og vurdering av behov for å oppnevne leder for arbeidet med innstilling av instituttleder bed IMT. 1. Instituttlederstillinger som er eller blir ledige i 2013 utlyses. 2. Instituttlederstillinger som blir ledige ved fusjonstidspunktet, lyses ut med sikte på tiltredelse senest fra 1.1.2014. Institusjonen kan også fremme forslag om forlengelse av tilsetting i instituttlederstillinger. 3. Fellesstyret ber institusjonenes styrer fremme forslag til fremdrift og eventult utlysingstekst for instituttlederestillingene. 4. Fellesstyret godkjenner utlysingstekst for instituttleder ved Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT) på studiested Ås. 5. Hans Fredrik Hoen oppnevnes som leder av innstillingsutvalget for tilsetting av instituttleder ved IMT, jf. sak FS-26/13. 14. FS-28/13 Omstillingshåndbok prosessbeskrivelse ved ledighet i administrative stillinger
8 Til orientering er det utarbeidet et første utkast til omstillingshåndbok og foreløpig prosessbekrivelse for konkretisering av enkelte punkter i håndboken. Endelig fremdriftsplan for prosesser som gjelder de administrative lederne fastsettes etter vedtak om administrativ organisering, som vil legge premissene for det videre arbeidet med omstilling. Det har vært arrangert seminar sammen med tjenestemannsorganissasjonene for en første gjennomgang av omstillingshåndboken og prosessbeskrivelsen. Innspill og merknader skal innarbeides i endelig utgave. 1. Fellesstyret tar orienteringen om arbeidet med omstillingshåndbok og prosessbeskrivelse ved innplassering i stillinger til orientering. 2. Fellesstyret ber sekretariatet sørge for at fremdrift i arbeidet med omstilling prioriteres av hensyn til ansatte som kan bli berørt. 15. FS-29/13 Rekruttering av arkivleder for NMBU forslag til utlysingstekst Forslag til utlysningstekst for arkivleder er utarbeidet på grunnlag av enighet i koordineringsgruppen om behov for rask etablering i stillingen. Stilling som arkivleder er ledig fra årsskiftet ved begge institusjonene. 1. Fellesstyret godkjenner utlysningstekst for stillingen som arkivleder NMBU. 2. Universitetsdirektør ved UMB og administrerende direktør ved NVH bes i fellesskap oppnevne innstillingsutvalg i samsvar med anbefalingene i sak FS-26/13 Fellesstyrets tilsettingsfullmakt. 16. FS-30/13 Rapportering 2012 og planer 2013 Sekretariatet har utarbeidet forslag til redegjørelse for departementet om fellesstyrets virksomhet i 2012 og planene for 2013, konsentrert om ansvarsområdene som inngår i fellesstyrets mandat. Rapport og planer fra universiteter og høyskoler legges blant annet til grunn ved departementets etatsstyringsmøte med den enkelte institusjon. Kunnskapsdepartementet ønsker møte med fellesstyret i vårens etatsstyringsrunde. IDF-møtet pekte på at spesielt utfordringene for NVH med både å planlegge fusjon, nye bygg og drifte virksomheten burde kommet fram i dokumentet. Fellesstyret godkjenner forslaget til rapport for 2012 og planer for 2013 med de endringer som fremkom i møtet. 17. FS-31/13 Fellesstyrets budsjett for 2013 Saken gjelde anvendelse av SAK-midler og tilbakemelding til Kunnskapsdepartementet om foreløpig bruk av midlene. Sekretariatet kommer tilbake til fellesstyret i april med endelig forslag til revidert budsjett. Spørsmål om avsetning til IT og om midler fordelt til institusjonene ble reist. Fellesstyret rapporterer følgende foreløpige bruk av SAK-midler til Kunnskapsdepartementet
9 (tildelte fra KD i 2013 og overførte midler fra 2012) i 2013: 18. FS-32/13 Orientering fra Statsbygg om byggeprosessene - muntlig Erik Antonsen, Statsbygg orienterte om KS-2 og videre fremdrift. For SHF utarbeides rammesøknad, avklaringer knyttet til smittevern, ferdigstillelse av grunnundersøkelser og tilbakemeldinger fra brukere på forprosjektløsninger. Arkeologiske utgravinger starter våren 2013. Brukerutstyrsprosjektet skal ferdigstille forprosjekt i juni 2013, men mulig brutto kostnadsanslag må til KD innen 15. mars. Fellesstyret tar informasjon om byggeprosessene til orientering. 19. FS-33/13 Fellesstyrets møteplan for høsten 2013 Sekretariatet har bedt styrets medlemmer om tilbakemelding på forslag om aktuelle datoer for høstens styremøter og utarbeidet forslag på bakgrunn av tilbakemeldinger og vurdering i koordineringsgruppen. Fellesstyret vedtar følgende møteplan for høsten 2013: Mandag 19. august UMB Fredag 20. september NVH Fredag 25. oktober UMB Fredag 29. november NVH Torsdag 19. desember UMB Møtene starter kl. 10:00. 20. FS-34/13 Eventuelt Ingen saker ble fremmet under Eventuelt.
10