- et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner. MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune Dato: 29.9.2015 kl. 9:30-15:15 Sted: Møterom Femunden, Hedmark fylkeskommune Arkivsak: 201406130 Tilstede: Geir L. Byberg (møteleder fram til kl. 14:00) Kari Grøneng Jan Narvesen Jan Wibe Hege Jensen (møteleder fra kl. 14:00) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Ingen Ingen Fra Hedmark Revisjon IKS: Laila Irene Stenseth (sakene 26-29/15) Mathias Grendahl Sem (sakene 26-27/15) Benedicte Sleppen Årskog (sakene 28-30/15) Magnus Michaelsen (sakene 28-30/15) Morten Alm Birkelid (sakene 32-34/15) Fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet: Øivind Nyhus Kari Louise Hovland Protokollfører: Kari Louise Hovland 1
Ingen merknader til innkalling og saksliste. Ingen merknader til møteprotokoll fra møtet den 9.6.2015. SAKSLISTE Side Saker til behandling 26/15 201406130-160 Foranalyse og prosjektplaner "Gratisskoleprinsippet" 3 27/15 201406130-159 28/15 201406130-161 29/15 201406130-162 30/15 201406130-167 Foranalyse/prosjektplan "Spesialundervisning og tilpasset opplæring" Statusrapportering om forvaltningsrevisjonsprosjekt "IKTsikkerhet, drift og utvikling" Statusrapportering om forvaltningsrevisjonsprosjektet "Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune" Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Styring av IKTsatsningen i Hedmark fylkeskommune" 3 4 4 5 31/15 201406130-170 Evaluering av perioden til utvalget 6 32/15 201406130-172 Statusrapport kontrollutvalget pr. 31.8.2015 6 33/15 201406130-163 Oppdragsavtale Hedmark Revisjon for 2016 6 34/15 201406130-168 Budsjett for kontrollutvalget for 2016 7 Referatsaker: - FT 15. og 16. juni med saksprotokoll 37/15 og 38/15 - Brev fra Hedmark revisjon IKS til fylkesrådet om igangsetting av prosjektet «Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune» - Brev fra fylkesmannen til fylkeskommunen om betraktninger om hva «utgifter på nivå med hva mat og drikke normalt vil koste for en elev» betyr i praksis. - Protokoll representantskapsmøte i Hedmark revisjon IKS - E-post fra revisjonen om endringer i prosjektgruppen for forvaltningsrevisjon. - 2 brev fra kontrollutvalgssekretariatet til HFK om valg av nye kontrollutvalg. - E-post fra Hedmark revisjon IKS om regnskapsrevisor - Diverse presseklipp Referatsakene ble tatt til orientering. Eventuelt - Aktuelle saker til neste møte 10.11.2015: opplæring og introduksjon, orienteringer, revisjonsstrategi regnskapsrevisjon, virksomhetsplan og møteplan for 2016, oppfølging av prosjekt om internasjonalt samarbeid. - Hege Jensen har fått henvendelser om at elever må vente på stipend fra Lånekassen grunnet sen signering av lærer, samt at det skal brukes forholdsvis mye midler for å finne måter å spare i kulturbudsjettet. Innspillene ble diskutert, og Hege Jensen vil følge opp på andre måter. 2
Saker til behandling 26/15 Foranalyse og prosjektplaner "Gratisskoleprinsippet" 1 Kontrollutvalget Hedmark 29.9.2015 26/15 1. Kontrollutvalget bestiller en undersøkelse med formål å belyse om Hedmark fylkeskommune og de videregående skolene krever innbetalinger fra elever og/eller foresatte, eventuelt hvilke typer innbetalinger som kreves, og om innbetalingen kan være i strid med gratisskoleprisnippet. Undersøkelsen gjennomføres i tråd med den presenterte prosjektplanen innenfor en ramme på ca. 200 timer. 2. Hedmark revisjon IKS bes om å ta med seg innspill gitt i møtet i det videre arbeidet. Hedmark Revisjon IKS presenterte foranalyse og svarte på spørsmål. Utvalget ønsket en forvaltningsrevisjon og at elever og foresatte spørres/høres i det videre arbeidet. På bakgrunn av dette ønsket signaliserte revisjonen at timetallet kan øke med rundt 50 timer. Utvalget ønsker senere en midtveisrapportering om prosjektet. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon med formål å belyse om Hedmark fylkeskommune og de videregående skolene krever innbetalinger fra elever og/eller foresatte, eventuelt hvilke typer innbetalinger som kreves, og om innbetalingen kan være i strid med gratisskoleprinsippet. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres i tråd med den presenterte prosjektplanen innenfor en ramme på ca. 400 timer. 2. Hedmark revisjon IKS bes om å ta med seg innspill gitt i møtet i det videre arbeidet. 27/15 Foranalyse/prosjektplan "Spesialundervisning og tilpasset opplæring" 1 Kontrollutvalget Hedmark 29.9.2015 27/15 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon på temaet spesialundervisning basert på den framlagte foranalysen og prosjektplanen fra Hedmark revisjon IKS. 2. Revisjonen bes om å ta med seg innspill gitt i møtet i det videre arbeidet. 3
Hedmark Revisjon IKS presenterte foranalysen og svarte på spørsmål. Utvalget ønsker senere en midtveisrapportering om prosjektet. I samsvar med sekretariatets forslag til vedtak fattet kontrollutvalget følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon på temaet spesialundervisning basert på den framlagte foranalysen og prosjektplanen fra Hedmark Revisjon IKS. 2. Revisjonen bes om å ta med seg innspill gitt i møtet i det videre arbeidet. 28/15 Statusrapportering om forvaltningsrevisjonsprosjekt "IKT-sikkerhet, drift og utvikling" 1 Kontrollutvalget Hedmark 29.9.2015 28/15 1. Kontrollutvalget tar statusrapporteringen om forvaltningsrevisjonsprosjektet IKT-sikkerhet, drift og utvikling til orientering. Hedmark Revisjon IKS presenterte status i arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet «IKTsikkerhet, drift og utvikling». Det ble presisert at etter innspill fra fylkesrådet er det tatt med et punkt om tannhelse i problemstillingene. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget tar statusrapporteringen om forvaltningsrevisjonsprosjektet IKT-sikkerhet, drift og utvikling til orientering. 29/15 Statusrapportering om forvaltningsrevisjonsprosjektet "Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune" 1 Kontrollutvalget Hedmark 29.9.2015 29/15 4
1. Kontrollutvalget tar statusrapporteringen om forvaltningsrevisjonsprosjektet «Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune» til orientering. Hedmark Revisjon IKS presenterte status i arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet «Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune». Kontrollutvalget ønsker å bruke fylkeskommunens egne uttalte, målformuleringer i forhold til om fylkeskommunen er en pådriver eller tilrettelegger for næringsutvikling. Revisor sjekker ut hvilken formulering som er brukt og vil eventuelt bringe på det rene hva fylkeskommunen legger i dette begrepet. Utvalget fokuserte og på å få undersøkt om eller hvordan fylkeskommunen oppfattes som pådriver/tilrettelegger. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget tar statusrapporteringen om forvaltningsrevisjonsprosjektet «Næringsutvikling i Hedmark fylkeskommune» til orientering. 30/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Styring av IKTsatsningen i Hedmark fylkeskommune" 1 Kontrollutvalget Hedmark 29.9.2015 30/15 Kontrollutvalget tar oppfølgingen av revisjonsrapporten «Styring av IKT-satsningen i Hedmark fylkeskommune» til orientering. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige Kontrollutvalget tar oppfølgingen av revisjonsrapporten «Styring av IKT-satsningen i Hedmark fylkeskommune» til orientering. 5
31/15 Evaluering av perioden til utvalget 1 Kontrollutvalget Hedmark 29.9.2015 31/15 Kontrollutvalget ber sekretariatet oppsummere utvalgets evaluering av egen aktivitet for inneværende valgperiode og ta dette med i opplæringen av det nye kontrollutvalget. I samsvar med sekretariatets forslag til vedtak fattet kontrollutvalget følgende enstemmige Kontrollutvalget ber sekretariatet oppsummere utvalgets evaluering av egen aktivitet for inneværende valgperiode og ta dette med i opplæringen av det nye kontrollutvalget. 32/15 Statusrapport kontrollutvalget pr. 31.8.2015 1 Kontrollutvalget Hedmark 29.9.2015 32/15 Kontrollutvalget tar statusrapporten for utvalgets aktivitet pr. 31.8.2015 til orientering. I samsvar med sekretariatets forslag til vedtak fattet kontrollutvalget følgende enstemmige Kontrollutvalget tar statusrapporten for utvalgets aktivitet pr. 31.8.2015 til orientering. 33/15 Oppdragsavtale Hedmark Revisjon for 2016 1 Kontrollutvalget Hedmark 29.9.2015 33/15 6
1. Kontrollutvalget godkjenner forslag til oppdragsavtale for 2016 mellom Hedmark fylkeskommune og Hedmark Revisjon IKS med en total økonomisk ramme på kr. 3.187.500,-. 2. Avtalen inngås med forbehold om dekning innenfor den budsjettrammen fylkestinget vedtar. Leder i Hedmark revisjon IKS orienterte om endringer i styret og ulike forslag til avregning. Leder vil sende et notat om dette til kontrollutvalget så snart som mulig. Utvalget ønsket å gå for det opprinnelige forslaget fra Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige 1. Kontrollutvalget godkjenner forslag til oppdragsavtale for 2016 mellom Hedmark fylkeskommune og Hedmark Revisjon IKS med en total økonomisk ramme på kr. 3.357.500,-. 2. Avtalen inngås med forbehold om dekning innenfor den budsjettrammen fylkestinget vedtar. 34/15 Budsjett for kontrollutvalget for 2016 1 Kontrollutvalget Hedmark 29.9.2015 34/15 Kontrollutvalgets foreslår kr. 4 364 300 som total budsjettramme for kontrollutvalgets aktivitet i Hedmark fylkeskommune for 2016, med utgangspunkt i følgende fordeling: a) Kontrollutvalget kr. 389 800,- (2015-priser) b) Hedmark Revisjon IKS kr. 3 187 500,- (2016-priser) c) Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr. 787 000,- (2016-priser) Summen i punkt b) endres som følge av vedtak i sak 33/15. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Kontrollutvalget foreslår kr. 4 534 300 som total budsjettramme for kontrollutvalgets aktivitet i Hedmark fylkeskommune for 2016, med utgangspunkt i følgende fordeling: a) Kontrollutvalget kr. 389 800,- (2015-priser) b) Hedmark Revisjon IKS kr. 3 357 500,- (2016-priser) c) Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr. 787 000,- (2016-priser) Geir L. Byberg (sign.) Hege Jensen (sign.) Kari Grøneng (sign.) Jan Wibe (sign) Jan Narvesen (sign) 7