Referat styremøte 4.11.2013 kl 18:00 på styrerommet Møtt: Fritz, Knut, Terje, Aase, Øystein, Knut Erik Orienteringssaker Godkjennelse av referat 26.09.2013 Referat signeres om godkjent Tidligere godkjente referater fra i år signeres av oppmøtte styremedlemmer Kristian Stensrud og sønn var sagt seg ferdige, men de har kommet tilbake for å ta en lekasje samt skru fast gjerde og utbytting av noen bord i et rekkehus. Status fra vindusutbyttingsprosjekt Etter opptelling av inngående og utgående vinduer viste det seg at fritt valg av vinuder vil ikke kunne gå opp. Derfor ble det bestemt at valg skulle begrenses til stue og kjøkken og brev ble sendt ut til beboere. Motatt melding om mulig byggestans i uke 49. Byggeleder fikk ikke levert inn våre tall i tide til S- Bygg. Oversikt over innadslående og utadslående vinduer til S-Bygg ble overlevert uken etter fristen som var satt - tirsdag 29 - mens styret overleverte dette til byggeleder torsdag uken før. S-Bygg har svart positivit på oversikten overlevert fra byggeleder og vinduer er bestilt og det er i følge S-bygg lite trolig at det blir byggestans i uke 49 (i følge kommunikasjon med dem per 1/ 11). Det ligger an til å bli ca 15 vinduer til overs med høyre innsving. S-bygg skal komme med betalingsplan og byggeleder har kontroll på det. I følge byggeleder vil betalingen følge en S-kurve slik at betalingene i starten vil bli mindre enn mot slutten av prosjektet. Låneopptak i Handelsbanken for vindusutbyttingsprosjektet Låneavtalen er signert i oktober. Nominell rente er 3.6 % p.a., effektiv 3.670 % etterskuddsvis pr. måned. Lånet utbetales i intil 3 rater tidsbegrenset til 12 måneder fra første til siste utbetaling. Nedbetales i løpet av 21 år og 6 måneder. Kredittbeløpet er på 25 millioner. Dette lånet borettslaget tar opp lån i Handlesbanken med maks låneramme på 25 millioner for å dekke utgifter tilknyttet prosjekt for utbytting av vinduer for S-Bygg. Lånet tas ut i opp til 3 utbetalinger hvorpå pengene blir plassert på høyrentekonto og deretter utbetalt i henhold til betalingsplan utarbeidet i samråd med byggeleder og S-bygg. Overstigende beløp tas ikke ut. Vi tar kontakt med handelsbanken og hører om vi kan sløyfe avdragsfrihetsklausulen. Hvis ikke vil vi betale inn ekstra på lånet.
Status på driftsbudsjettet Epost fra Fritz: Vi ligger nå en drøy million under budsjettert driftsresultat, eller sagt på en annen måte: med 20% av året igjen, har vi bare 7% av de budsjetterte pengene igjen. Så jeg synes at vi bør ha en kort gjennomgang av status (det kan jeg godt gi), og oppdaterte oversikter over hva de pågående prosjektene kommer til å ende på (her er det tre andre som må trå til). Til OBOS: De som ikke er fast ansatte må føres på egen postering. Beboere i nedre rekkehusfelt ønsker bom Vi har mottatt tilbud for installasjon av bom fra Euroskilt. Tilbudet var: Snakket akkurat med Morten Faanes som hadde hatt en befaring hos dem å skulle sende over noen priser for han Autogate 3 m 29000 kr Demontering 2000 kr Montering av bom 6500 kr Serviceavtale på Autogate 2500 kr Serviceavtalen innebærer en service pr år hvor det gås over bommen å gjøres forebyggende arbeid som vask fylle væske på sylinder o.l. Alle deler som evt. må byttes samt ekstraarbeid vil faktureres ekstra Dette blir da kr 40000 eks moms, 50000 inklusive. Vi bestiller bom fra Euroskilt og fjerner første fartsdump etter bommen. Dette skal være en fjerbelastet dyttebom. Utvendig stoppekran ved rekkehusfeltet Tilbud fra Oslo Rørleggersentral er kommet inn pålydende 76490 inklusive. Av dette er 12604 rørleggerarbeidet (eks moms) og 48588,24 graving (eks moms). Arbeidet med asfaltering vil komme på toppen. Hagen VVS har ikke klart å skaffe graver og klarer da ikke å levere tilbud. Vi har beboer som har behov for å bytte utvendig kran som ønsker å få stoppet vannet. Vi innhenter et tilbud til - Knut tar kontakt med rørlegger.
Innfartsvei til snuplassen - Ole Reistads vei Olav påpeker at veien ned til innkjøringen trolig må asfalteres snart. Dette kan bli en kostbar affære. Han mener at vi bør starte prosessen med å få ryddet opp i dette slik at kommunen kan overta vedlikeholdet offisielt. Arne Storhøy har de gamle saksdokumentene. Vi ønsker at kommunen skal overta veien og da bør samtidig jobbe med å få vedlikeholdet for brua skal tas over av kommunen. Vi ønsker å ta tak i denne saken. Terje finner tomtegrensene som en start på prosjektet. Utbetaling av dugnadspenger for maling av rekkehus Sender eget regneark med oversikt over forslag til dugangsbeløper per boenhet. Åpne spørsmål: - Skal vi delvis utbetale for dem som nesten er ferdige eller skal vi utsette dette til de faktisk er ferdige? (For eksempel er 21A ikke ferdig og regner med å ta dette til våren) Vi spør hver enkelt beboer - Hva med de som har fått hjelp? Skal de som ikke malte gavlveggen få utbetalt som de som har vanlig rekkehus? Regnearket som ble sendt ut ble oppdatert med summer Vi har klarert 160000 nå. Dekke utlegg fra beboer rundt maling av rekkehus Hvor mye skal vi dekke på de som har leid folk for å male rekkehusene. Styret har sett og diskutert saken og konklusjonen er at det var klart informert at de som ikke kunne male selv måtte varsle styret om dette. Beløpet refunderes derfor ikke. Gjennomgang av budsjett for 2014 Eventuelle tilføringer / endringer må meldes før 8/1 2014. Neste styreperiode Dette er en sak som kommer i januar. Vi tar opp denne saken nå om vi ønsker å sitte videre i styret.
Oppløsning av garasjelag Garasjelaget skal innkalle til oppløsning av garasjelag. Bør styret da presentere hvilke betingelser som beboere får rundt vedlikehold av garasjer? Et overslag viser at de løpende utgiftene til garasjene er på rundt 800-900 kr per år om man fordeler utgiftene over en 35 års periode. Tallene er kommet ut fra følgende tankerekke: Hva Hvor ofte Kostnad Per år per enhet Bytte av tak 15 år 12 * 220 * 1,25 * 43 = 141900 220 Utskifting av garasjedører 35 år 5000 * 43 = 215000 143 Forsikring årlig 18765 450 Maling om dugnad 10 år 1000 * 43 = 43000 50 SUM 863 Forslag til betingelser: Dette påvirker ikke eierskap til garasjen - beboer eier fremdeles garasjen. Overdragningsregler videreføres og foreslås tatt inn i borettslagsvedtektene. Borettslaget tar over vedlikeholdet av garasjene mot en månedlig sum 100 kr per måned som tas inn over husleien (1200 kr per år). Dette vil tilsvare 51600 per år fra 43 beboere. Dette vil komme per september Dette vil være gjeldende fra generalforsamlingen. Større vedlikehold som må løses i borettslaget Vedlikehold av fasader Maling av og males Bytte av bord Beskytting av betong i garasjer Blokktakene Garasjeventilasjon Ca 250k per garasje Varmatvannsresirkulering i blokkene Lys i trappeoppgangene Få Ole Reistads vei opp til standard slik at kommunen kan ta over. Søppelkjøring i borettslaget
De som stod for søppelhåndteringsanlegget har lagt opp et opplegg at man skulle ha minst mulig rygging. Det skal kun rygges opp til øverste rekkehusfelt. Det formuleres epost til renovasjonsetaten og beskriver hvor de skal kjøre som svar til epost motatt styrerommet.net. Terje ser på saken og finner hvem det var. Etablering av arbeidsmøte med vaktmester. Vi tar et arbeidsmøte i måneden på en time. Vi skal høre med Olav når det kan passe med første møte.