Ekstraordinært årsmøte Norsk Papillon og Phalene Klubb 12.oktober Sak 3 orientering om regnskap 2013 I protokoll fra årsmøte i NPPK 27. april 2014 fikk interimstyret bl.a. i oppdrag å «gjøre nødvendige tiltak for å få frem korrekt regnskap for 2013, om nødvendig med ekstern assistanse». Det har ikke vært mulig å gjennomføre dette oppdraget, og interimstyret legger i stedet frem en grundig orientering om regnskapet, med en anbefaling om at regnskap 2013 fortsatt ikke godkjennes, og at godkjenning utsettes inntil anmeldelse for underslag og dokumentfalsk er endelig avgjort i rettsvesenet. Da interimstyret fikk hånd om klubbens bankkonto i begynnelsen av mai 2014, viste det seg at den inneholdt ca kr 900,-, mens det ifølge regnskapet som ble underkjent skulle stått kr 109 531,-. Bevegelsene på klubbens bankkonto fra april 2012 og frem til april 2014 gav sterk mistanke om at ikke alt var i orden med regnskapene. I tillegg begynte det å dukke opp krav fra andre klubber og frivillige organisasjoner for ubetalte regninger først fra 2013, etter hvert også fra 2012. Videre fikk interimstyret mistanke om at minst tre dokumenter som var forelagt klubbens medlemmer til årsmøtene i 2013 og 2014 var forfalsket. Årsaken til mistanken var at de personene som angivelig hadde utferdiget dokumentene benektet ethvert kjennskap til dem. På bakgrunn av denne informasjonen valgte interimstyret den 19. juni 2014 å levere inn anmeldelse mot det tidligere styret. Anmeldelsen gjelder to forhold:
1. Grovt underslag og medvirkning til grovt underslag i 2013 og 2014 på mellom kr. 739 000,- og kr. 889 000,- straffelovens 256. I tillegg er det mistanke om underslag av ikke ubetydelige beløp også i årene 2010, 2011 og 2012. 2. Forfalskning av minimum tre dokumenter, i den hensikt å dekke over underslaget, straffelovens 182 og 183 eller medvirkning til dokumentfalsk Det er betydelige pengebeløp som er underslått bare i 2013 / 2014. Den dokumentasjonen interimstyret har tilgang til viser beløp på over en million kroner bare i perioden januar 2013-april 2014 (inkludert det som er dukket opp etter at anmeldelsen ble levert). Også i 2012 viser kontoutskrifter at økonomien har vært håndtert på samme måte, så beløpet kan være enda høyere. Pga måten underslaget er gjennomført på er det vanskelig for interimstyret å angi et eksakt totalbeløp, så vi må angi et spenn. Anmeldelsen for dokumentfalsk gjelder tre dokumenter: Revisjonsrapport for 2012, revisorrapport for 2013, samt en «regnskapsrapport» som angivelig skal være utarbeidet av et regnskapsfirma tilknyttet regnskapskjeden Consis (nå: Sparebank1 Regnskapshuset). Disse tre dokumentene er åpenbart fabrikkert av andre enn de som står som utsteder, og de er sendt ut med innkalling til årsmøte for hhv 2012 og 2013. Ved stiftelsen 4. oktober 2009 ble ikke klubben registrert i Foretaksregisteret. Det ble da opprettet eller videreført en konto for klubben, knyttet til organisasjonsnummeret til Norsk Miniatyrhundklubb, org.nr. 987 554 576. Kontoen har nummer 0539.58.92058, og har hele tiden vært NPPKs eneste registrerte bankkonto. Det tidligere styret har imidlertid ikke vært villige til å dele opplysninger om hva som har skjedd med regninger, bilag, kontoer eller annen relevant informasjon. I mai 2014 fikk interimstyret i NPPK disposisjonsrett til konto 0539.58.92058, med god hjelp fra NMHK, som eier organisasjonsnummeret. Det tidligere styret ville ikke gi oss tilgang. Det viste seg da at det sto kr 900,- på kontoen da interimstyret overtok. Til sammenlikning var det opplyst i det underkjente regnskapet at klubben hadde en kapital på kr. 109 531,- (bankinnskudd / kontanter) ved årsskiftet 2013/2014. I tillegg var det oppgitt et overskudd på kr. 66 047,- og «eiendeler» ellers kr 121 981,-. Totalt var det oppgitt at klubbens aktiva var kr. 297 559,-. Kontoutskrifter viste at det var innestående ca kr 1 000,- på kontoen 31.12.2013. I tillegg er det kommet inn kr 51 000,- i medlemskontingenter våren 2014 til konto 0539.58.92058. Disse pengene er også forsvunnet etter hvert som de er kommet inn, på samme måte som pengene forsvant i 2013. Siste overføring skjedde noen dager før årsmøtet i april 2014. Kontoutskriftene for konto 0539.58.92058 viser kort fortalt at det er kommet inn ca. kr 565 000,- på kontoen i løpet av 2013. Det meste av dette (kr 470 000,-) er inntekter som stammer fra påmeldinger til hundeutstillinger. I tillegg er det kommet inn medlemskontingenter (ca. kr 62 000,-), og enkelt andre mindre inntekter. Det ikke godkjente regnskapet for 2013 inneholder også tre inntektsposter som heter hhv «rosettsalg», «katalogsalg» og «parkering / bobil». Sum for de tre postene er oppgitt til kr. 73 300,-.
Disse inntektene er utelukkende kontante, klubben bruker ikke bankterminal. Disse inntektene er ikke satt inn på klubbens bankkonto, og uten bilag vet vi ikke hva de er brukt til. Beløpet er vesentlig lavere enn hva som kan forventes (eksempelvis er det kommet inn nesten det dobbelte i kontanter på like mange utstillingsdager i 2014), men i denne saken er det så mye annet interimstyret har vært nødt til å undersøke at vi foreløpig ikke har hatt kapasitet til å undersøke hva som er skjedd med kontantinntektene. Det er utbetalt ca kr 584 000,- fra klubbens konto i 2013. Av de samlede utbetalingene er ca kr 115 000,- gått til å betale ulike utgifter som er påløpt på utstillinger. Interimstyret har ikke mottatt eller sett bilag for utbetalingene på kr.115 000,-, men grunnet mottaker av pengene / formål anser vi at disse utbetalingene er reelle, og har gått til å dekke kostnader ved avholdte utstillinger. Det resterende beløpet, ca kr. 469 000,- ble overført fra klubbens konto nr 0539.58.92058, og til en konto i Sandnes Sparebank gjennom 2013. Det finnes ingen bilag for overføringene, og heller ingen forklaring på hvorfor disse pengene er overført til denne kontoen. Overføringene er gjort på ulike tidspunkt den minste er rundt kr 2 000,-, den største enkeltoverføringen er på kr 150 000,-. I utgangspunktet er derfor hele dette beløpet, med tillegg av kr 51 000,-som er overført fra klubbens konto til samme konto i 2014 totalt kr 520 000,- - underslått. Kontoutskriftene viser at tilsvarende overføringer fra klubbens konto og til samme konto er gjort i 2012 også. Som det fremgår av oversikten lenger ned er en god del utgifter skjøvet over på andre foreninger, i form av ubetalte regninger. På anmeldelsestidspunktet i juni 2013 dreide dette seg om nærmere kr. 300 000,-. I etterkant har det fremkommet ulik informasjon som tyder på at beløpet er på over kr 400 000,- totalt. Inntekter som er kommet inn elektronisk (medlemskontingent og påmeldingsavgift utstillinger) er i og for seg gjort rede for dog på en mangelfull måte i det regnskapet som ble underkjent i 2013. Derimot er det en annen inntektspost som er helt utelatt i regnskapet for 2013. Det er påmeldingsavgifter og andre inntekter (salg av rosetter, salg av kataloger, parkering mv) for en utstilling holdt 26. mai 2013 i Bergen Travpark. Inntekt elektronisk (påmeldingsavgifter) er kr. 124 975,-, i tillegg kommer kontantinntektene. (Derimot er utgiftene til leie for Bergen Travpark betalt av klubbens konto også for 26. mai!) Utstillingen er en bytteutstilling med NMHK. I utgangspunktet sto NPPK som arrangør. Den utstillingen vår klubb «byttet vekk» var en ganske liten utstilling, på Hadeland 23. juni 2013. Påmeldingsavgiftene for denne utstillingen utgjorde kr. 55 000 kroner. Via det elektroniske systemet til NKK ble disse pengene overført til NMHK sin konto. Dette er korrekt, i forhold til «bytteavtalen». NMHK på sin side fikk overført kr. 124 975,- fra NKK for utstillingen 26. mai, altså den de byttet bort. Den 3. juni 2013 utbetalte NMHK hele beløpet til det de trodde var NPPKs konto. Det viste seg imidlertid at også disse pengene ble utbetalt direkte til den før nevnte kontoen i Sandnes Sparebank. Denne utstillingen var i sin helhet utelatt i det regnskapet det tidligere styret la fram på årsmøtet 27. april 2014, så dette har først kommet til syne etter at interimstyret fikk tilgang til klubbens konto og fant ut at alle inntekter fra denne utstillingen manglet. Ettersom interimstyret, tross gjentatte purringer ikke har fått overlevert bilag for noen av utgiftene i 2013, vet vi ikke i hvilken grad det tidligere styret har betalt regninger for klubben fra kontoen i
Sandnes sparebank. Det er imidlertid kommet fram at det tidligere styret ved mange anledninger bare i 2013 har lovet å betale utgifter knyttet til utstillinger, uten at det har skjedd. Flere av disse tilfellene har vi skriftlig dokumentasjon på, men ett av dem (kravet fra Norsk Mops Klubb) er så langt udokumentert. Sør Rogaland Brukshundklubb kr. 82 000,- Norsk Mops Klubb NMHK Herkules Fotballlklubb NMHK pr i dag ca kr. 60 000,-. (se note) ca kr. 60 000,- (se note) ca kr. 85 000,-, sendt til inkasso (beløpet inkluderer inkassokostnader) ca kr. 14 000,- (ubetalt gjeld) Sum Ca kr. 281 000,- Note: Utestående beløp til Norsk Mops Klubb og NMHK er oppgjort ved at de har overtatt alle påmeldingspenger for utstilling og beholdt overskuddet som betaling for utestående gjeld. Her har det i etterkant oppstått et problem i forhold til Norsk Mops Klubb. De benekter nå at gjelden er gjort opp. Dette gjorde de etter at NPPK hadde overført kr 100 000,- til dem for påmeldingsavgifter for den utstillingen i Trondheim som de overtok 24. mai 2014. Når vi har summert mener vi således i utgangspunktet at følgende beløp er underslått i perioden 1.1. 2013 25.4.2014 (Alle beløp er angitt i hele tusen, fordi vi bare har fått opplyst beløp i hele tusen for et par av postene). Overført fra klubbens konto til konto Sandes Sp.bank i 2013 469000 Overført fra NMHK til konto S.Sp.bank 030614 125000 Skyldig beløp, Sør-Rogaland brukshundklubb 82000 Skyldig beløp, Herkules fotballklubb 75000 Skyldig beløp, NMHK 14000 Kontante inntekter 2013, ingen bilag 73000 Overført fra klubbens konto til konto i S.Sp.bank i 2014 51000 Sum, underslått 01.01.2013-25.4.2014 889000 Klubbutgifter som kan være betalt fra konto i S.Sp.bank / kontant -150000 Minimum sum underslag 739000 I etterkant av anmeldelsen har det dukket opp nye krav som gjelder samme periode. For det første har NKK sendt i alt 13 regninger på totalt kr 78 000,-, som gjelder 2012 og 2013. Regningene gjelder manglende betaling av utstillingsmateriell (kataloger, kritikkskjemaer, sløyfebånd mv). I tillegg hevder både Norsk Mops Klubb og Norsk Blodhundklubb via klubbenes advokat Åge Eidsvig at de hver for seg har betalt kr. 25 000,- NPPK, som forskudd på utgifter til utstilling i Skien i juli 2014. Vi vet ikke når betalingen fra Blodhundklubben skal ha skjedd. Når det gjelder betalingen fra Norsk Mops Klubb,
har leder i klubben opplyst at pengene ble utbetalt 10. april 2014, altså kort tid før årsmøtet. Hva som ligger i dette forskuddet undersøkes nå nærmere av interimstyret. Det vi kan si så langt, er at beløpet ikke er innbetalt fra noen av de to klubbene til NPPK sin konto 0539.58.92058 i 2014, verken før eller etter årsmøtet i april. Det er også påfallende at interimstyret først fikk vite om dette «forskuddet» som skulle vært betalt av Norsk Mops Klubb i august 2014, da vi gjentatte ganger hadde purret på oppgjør for utstillingen i Skien. Når det gjelder Norsk Blodhundklubb, fikk vi først vite om forskuddet i et brev fra BHK sin advokat mottatt 22. september 2014 altså fem måneder etter at kravet oppstod. Ingen av de to klubbene nevnte forskuddet med et ord når vi diskuterte betaling til Herkules Fotball (eier av anlegget i Skien) i juni. Vi inngikk da avtale om at vi overtok som teknisk arrangør alle tre dager, og det ville da vært naturlig i alle fall å nevne at de to klubbene hadde betalt NPPK til sammen kr 50 000,- i forskudd, og krevd at pengene skulle betales tilbake eller trekkes av oppgjøret. Så skjedde ikke. Interimstyret har heller ikke mottatt noen form for annen dokumentasjon på disse beløpene. Vi har nå tilskrevet advokaten og bedt om å få oversendt dokumentasjon på de to kravene, og dokumentasjonen vil bli ettersendt politiet som et tillegg til anmeldelsen for underslag. Disse postene (NKK, NMK og BHK) øker altså det underslåtte beløpet med totalt kr 128 000,- i forhold til det anmeldte beløpet. Forslag til vedtak, ekstraordinært årsmøte 12. oktober 2014 Interimstyret i NPPK anbefaler at regnskap for 2013 ikke godkjennes. Godkjenning kan først skje når anmeldelsen for underslag og dokumentfalsk er avgjort med endelig virkning i rettsapparatet. Oslo, 24.september 2014 Interimstyret i Norsk Papillon og Phaleneklubb