Interimsstyret for Norsk Papillon og Phalene Klubb informasjonsbulletin nr 1 / 2014

Transkript

1 Interimsstyret for Norsk Papillon og Phalene Klubb informasjonsbulletin nr 1 / 2014 Til: Alle medlemmer av NPPK Fra: Interimstyret Dato: 11.mai 2014 På årsmøtet i NPPK 27. april 2014 ble det vedtatt mistillit til det sittende styret i NPPK, og det ble valgt et interimstyre, bestående av fem personer. Ett av medlemmene har senere trukket seg fra interimstyret pga stor arbeidsmengde i andre sammenhenger. Per 11. mai består interimstyret av: Karen-Sofie Skotheim, Bergen (leder) Irene Galaaen, Skedsmo Beate Japers (Bø i Telemark) Martin Andresen (Fetsund) Årsmøtet har bedt interimstyret om å sørge for god og løpende informasjon til medlemmene. Dette ønsket vil interimstyret komme i møte gjennom å sende ut informasjonsbulletiner 1-2 ganger per måned. Informasjonsbulletinene vil bli distribuert til medlemmene gjennom NKKs medlemsservice, og de vil også bli lagt på klubbens hjemmeside så snart vi har fått den opp. Denne første utgaven av bulletinene inneholder informasjon om: Årsmøte 2014 og ekstraordinært årsmøte (protokoll vedlagt) Interimstyrets plan for drift av klubben frem til ekstraordinært årsmøte

2 Klubbens utstillinger i perioden frem til ekstraordinært årsmøte RAS (rasespesifikk avlsstrategi) Årsmøte 2014 og ekstraordinært årsmøte Det tidligere styret i klubben hadde innkalt til ordinært årsmøte på Gardermoen søndag 27. april Noen dager før årsmøtet sendte styret så ut en kontrabeskjed om at møtet måtte utsettes til 9. juni. Begrunnelsen som ble oppgitt var at ca 80 medlemmer ikke hadde mottatt innkallingen. Antallet som ikke hadde mottatt innkallingen er ikke verifisert. Det samme (utsettelse grunnet mangelfull innkalling) skjedde for øvrig også i Flere medlemmer kontaktet norsk kennelklubb (NKK), fordi denne utsettelsen er et brudd på klubbens lover der det bl.a. heter at «Klubbens høyeste myndighet er Årsmøtet og avholdes hvert år innen 30. april». Kennelklubben hadde samme vurdering, og påpekte at det er årsmøtet ikke styret som avgjør om innkallingen til årsmøtet skal godkjennes, tross eventuelle mangler. Ettersom lokalene på Gardermoen var avbestilt og det bare var dager igjen til møtedatoen ble møtet flyttet til NKKs møtelokaler i Oslo. Årsmøtet godkjente innkallingen, og ble konstituert i tråd med klubbens lover. Årsmøtet vedtok mistillit til styret, og underkjente både årsberetning, budsjett for 2014 og regnskap for Deretter ble det valgt interimstyre, som skal drifte klubben frem til ekstraordinært årsmøte. Det ble også uttrykt mistillit til valgkomiteen, fordi den hadde unnlatt å føre opp foreslåtte motkandidater på stemmesedlene, og det ble valgt en interim valgkomite med tre medlemmer, se vedlagte protokoll fra årsmøtet. Det bemerkes også at tidligere varamedlem Irene Galåen ikke hadde blitt informert om at ett av styremedlemmene hadde trukket seg i 2013 Hun ble derfor ikke tatt inn i styret eller på annen måte involvert i det avsatte styrets arbeide. Dette informerte hun årsmøtet om, og trakk seg i mistillit før årsmøtet startet. Vi kommer tilbake med informasjon om hvordan forslag til styrekandidater kan leveres til valgkomiteen. Årsmøtet 27. april ba om at ekstraordinært årsmøte avholdes innen 1. oktober, dersom det er mulig. Interimstyrets vurdering akkurat nå er at dette er mulig, men vi tar et forbehold fordi situasjonen rundt økonomi fortsatt er svært uoversiktlig. Mest sannsynlig blir det ekstraordinære årsmøtet avholdt en gang i september. Møtet vil bli holdt i lokalene til NKK i Oslo. Vi gjør allerede nå oppmerksom på at det gjelder litt andre regler for ekstraordinært årsmøte enn for ordinært: Innkallingsfristen er kortere (14 dager, mot tre uker for ordinært årsmøte). Det er begrensninger i hvilke saker som kan behandles. I utgangspunktet skal møtet kun behandle de sakene som foranlediget det ekstraordinære møtet. For dette møtet betyr det konkret:

3 o Årsberetning for 2013 o Budsjett 2014 o Regnskap 2013 o Valg (til alle verv, inkl. valgkomite og revisor) Ut over dette bestemmer klubbens lover at reglene for ordinært årsmøte skal brukes «så langt de passer». Dette innebærer at innkalling skal godkjennes, og det skal velges møteleder, protokollskrivere, personer til å underskrive protokoll og tellekorps. Drift av klubben frem til ekstraordinært årsmøte Det er kort tid siden interimstyret ble valgt, og det har vist seg utfordrende å innhente korrekt og relevant informasjon om hvordan klubben har vært drevet av tidligere styre, frem til Interimstyret har bl.a. etterspurt informasjon om inngåtte avtaler, og regnskapsbilag. Per har vi ikke motatt noe av det vi har bedt om. Vi har heller ikke fått overført administratorrettigheter til klubbens nettsider. Av den grunn er vi avskåret fra å publisere informasjon på nettsiden. Dette medfører at vi må ta et veivalg, og vil sannsynligvis måtte lansere en ny nettside for klubben om kort tid, med nytt domenenavn. Det tidligere styret har operert med en organisasjonsform som etter interimstyrets oppfatning ikke understøtter en effektiv og gjennomsiktlig drift av en frivillig organisasjon, spesielt når klubben har så stor aktivitet (gjennom utstillinger) og så stor omsetning i penger. Klubben har ikke hatt noe eget organisasjonsnummer. Det har vært benyttet en bankkonto knyttet til organisasjonsnummeret til Norsk Miniatyrhundeklubb. Nettsiden har også ligget på litt ulike private domener og webhotell, med den konsekvens at det er mulig å blokkere tilgangen til den for et nytt styre. Dette må det ryddes opp i. I første omgang gjør vi følgende: Vi har registrert klubben i Brønnøysundregistrene, og venter nå på godkjenning, slik at vi får organisasjonsnummer. Org. nr vil i sin tur bli benyttet for etablering av ny nettside, og til bestilling av kontonummer for klubben. Org.nr. vil bli publisert på den nye nettsiden som en del av klubbens kontaktinformasjon, og vil bli brukt som en del av klubbens organisasjonsinformasjon ved all korrespondanse mv Disse tiltakene vil sikre at et styre i fremtiden ikke kan «privatisere» driften av klubben. Det er ikke noe særskilt med dem, dette er den vanlige måten å organisere arbeidet i alle seriøse klubber. I tillegg vil vi se på andre tiltak, bl.a. for å sikre en forsvarlig økonomiforvaltning, men så langt har vi ikke kommet ennå. Klubben har en facebookside, der interimstyret nå er administratorer. 90 personer (snaut halvparten av medlemmene) er inne på den siden. Pga problemene med klubbens egne nettsider har vi brukt FB-gruppa som informasjonskanal, ikke minst for å besvare spørsmål fra medlemmer. Løsningen er ikke optimal, siden så mange ikke er inne på siden, men i den første fasen er det det eneste vi har hatt. Så snart den nye nettsiden er i drift, vil den være hovedkanal for informasjon til og fra medlemmer.

4 Ettersom vi ikke har tilgang til den eksisterende nettsiden, må vi gi siden et annet navn. Etter litt diskusjon er styret kommet fram til at vi skal bruke ppkn.no, blant annet fordi klubben også har et engelsk navn «Papillon and Phalene Club of Norway». Nettsiden vil komme opp om kort tid. Hvis siden ikke er på plass når dere mottar denne informasjonen, må dere søke den opp med jevne mellomrom. Vi sier fra på FB-gruppa så snart siden er operativ, men alle er jo ikke på den gruppa. Mange har spørsmål om klubbens økonomi. Her har interimstyret foreløpig svært begrenset informasjon. Enkeltmedlemmer av klubben har skrevet i vår FB-gruppe at klubben ikke har penger, og at «klubbkassa er tom». Dette er uttalelser som interimstyret så langt ikke kan bekrefte eller avkrefte, men foreløpig har vi ikke funnet aktiva eller bankinnskudd av betydning som kan benyttes til videre drift av klubben. Den eneste kontoen vi så langt har fått opplysninger om er den før nevnte kontoen som var tilknyttet organisasjonsnummeret til NMHK, og som tidligere leder av NPPK disponerte. På denne kontoen var det innestående ca kr. 900,- på tidspunktet for årsmøtet. Vi undersøker nå om andre bankkontoer har vært benyttet. Samtidig har økonomiforvaltningen i NPPK vært organisert på en slik måte at klubben som sådan ikke har noe formelt ansvar for de forpliktelsene som det tidligere styret har pådratt seg. Regnskapet for 2013 er heller ikke godkjent. I praksis innebærer dette at vi er i samme økonomiske situasjon som en helt nystartet klubb så langt vi vet i dag. Styret kommer med mer informasjon så snart vi vet litt mer, men vi varsler allerede nå at medlemmene ikke vil få noen fullverdig gjennomgang av klubbens økonomi før vi kommer til det ekstraordinære årsmøte. Utstillinger i 2014 I terminlisten for NKK er klubben er oppført med fire utstillinger for resten av 2014: Trondheim, 24, mai Skien 12. juli (tredagersutstilling vi har lørdag) Karmøy, 25. juli (tredagersutstilling vi har fredag) Drammen, 22. august (tredagersutstilling vi har fredag) Dette innebærer i praksis at interimstyret har ansvar for alle utstillingene, siden ordinært styre tidligst velges i september Arrangementet av utstillingen i Trondheim 24. mai er i sin helhet overlatt til Norsk mops klubb, som har utstilling samme sted 25. mai. Interimstyret vil likevel være representert på stedet den 24. Årsaken til at vi har valgt denne løsningen, er at det var veldig kort tid igjen til utstillingen. Ettersom det tidligere styret ikke har bidratt med nødvendig informasjon om arrangementet (eksempelvis hvilke avtaler som er gjort med dommere, ringpersonell mv.). Utstillingen som klubben skulle arrangert på Jæren (Orre) 11.mai er overtatt av Sør-Rogaland Brukshundklubb, som hadde den andre dagen (lørdag 10.mai). Avtalen om at SRBHK skulle overta denne utstillingen var gjort før årsmøtet 27. april, og interimstyret kjenner ikke bakgrunnen for denne avtalen. Denne utstillingen ville vært nesten umulig for interimstyret å overta i alle fal, ettersom den kom to uker etter årsmøtet. Av hensyn til utstillere, dommere og annet personell var dette derfor den riktige løsningen.

5 De tre utstillingene i juli og august er tredagersutstillinger, og de vil bli arrangert som planlagt. Alle disse utstillingene er i samarbeid med andre klubber, og NPPK tar sikte på at vi skal ha vår del av disse arrangementene. Det er derfor først og fremst utstillingen i Trondheim som er direkte påvirket av situasjonen i klubben. Vi kommer til å trenge hjelp med de andre utstillingene, og er takknemlige for alle tilbud om assistanse under gjennomføring av utstillinger. RAS (Rasespesifik avlsstrategi) I 2012 startet NKK arbeidet for at alle raser skal få sin egen skriftlige avlsstrategi. Raseklubbene sitter inne med mye informasjon, og de har fått i oppdrag å utarbeide RAS for sin(e) rase(r). Dette er et stort stykke arbeid for å samle den kompetansen som finnes om de forskjellige rasene og gjøre avlsarbeidet enda bedre. Dokumentet skal si noe om rasens kvaliteter og fortrinn, så vel som definere avlsmessige utfordringer og forbedringspotensial. RAS skal bidra til tydelige definisjoner av målene raseklubbene har for rasen og være et verktøy for å sikre sunn hundeavl også i fremtiden. Målsetninger og beskrivelse av hvordan målene skal nås er en viktig del av RAS. NPPK har ikke utarbeidet en avlsstrategi for papillon og phalene. Interimstyret har ikke mottatt noen informasjon om hvorvidt arbeidet i det hele tatt er igangsatt, men dette er noe vi er pålagt å gjøre. Det er også en viktig del av klubbens rolle som raseklubb. I første omgang vil interimstyret søke NKK om utsettelse, samtidig må vi sette i gang dette arbeidet så raskt som mulig. I utgangspunktet tenker vi at dette arbeidet bør gjennomføres av en gruppe engasjerte oppdrettere, og vi tar gjerne imot forslag til deltakere. Dere finner mer informasjon om RAS her: Med vennlig hilsen Interimstyret i Norsk Papillon og Phalene Klubb