1 / 10 Vedlegg statusrapport for sluttfasen/samlet plan SØ 2015 Til styret SØ Januar 2015
2 / 10 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMLET PLAN FELLES MED PNØ OG SØ... 3 1.1 OVERSIKT OVER DE NÆRMESTE MILEPÆLENE FRA SAMLET PLAN:... 3 1.2 STATUS FOR HOVEDMILEPÆLER I PERIODEN:... 3 2 STATUSRAPPORT FRA UTVALGTE OMRÅDER I SØ... 4 2.1 KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 1 (KIB 1) PSYKISK HELSEVERN OG DEFINERTE POLIKLINIKKER... 4 2.2 OPPLÆRING... 4 2.3 UTSTYR... 5 2.4 FLYTTING... 7 2.5 IKT... 8 3 STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER... 9 4 RISIKO... 10
3 / 10 1 SAMLET PLAN FELLES MED PNØ OG SØ Denne statusrapporten er første felles rapportering mot Samlet Plan. Planen er revidert og gjennomgått i Kontaktmøte 26.01.15 en dag etter periodeslutt. Alle opprinnelige milepæler fra Samlet Plan er beholdt uendret, men planen er utvidet i detaljering og supplert med informasjon om nøkkelaktiviteter fra de enkelte aktørers underliggende planverk som er utarbeidet og bearbeidet gjennom 2014. Planen sendes til behandling i AD-møte 30.01.15. Status i dette sammendraget kan spores til mottatt fremdriftsrapportering mot revidert Samlet Plan og gjennomgang i Kontaktmøtet. 1.1 Oversikt over de nærmeste milepælene fra Samlet Plan: Dato Tittel Ansvar Kommentar 05.01.15 Ferdigstilt SAT tekniske installasjoner fra PNØ PNØ Se nedenfor 05.01.15 Oppstart integrerte systemtester PNØ Se nedenfor 05.01.15 Etablere plan og prosedyre for eierskifte PNØ Se nedenfor 05.01.15 Etablert teknisk driftsorganisasjon SØ Se nedenfor 02.02.15 Utarbeide beredskapsplaner SØ På plan 02.02.15 Utarbeide interne driftsprosedyrer (medisinske & tekniske) SØ På plan 02.02.15 Etablere drifts- og vedlikeholdsavtaler med entreprenører SØ På plan 02.02.15 SØ IKT leveranser SØ På plan 02.02.15 Uttesting IKT systemer oppstart SA På plan 02.02.15 Gjennomføring opplæring starter SA På plan 02.03.15 Oppstart risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS1) Alle På plan 1.2 Status for hovedmilepæler i perioden: Ferdigstillelse SAT (site acceptance test) forventes ikke oppnådd for de tekniske installasjoner før i løpet av mars 2015 i henhold til revidert styringsplan. Oppstart Integrerte Systemtester avhenger av ferdigstilte SATer og et operasjonelt datanettverk. SAT status og ferdigstillelse for nettverket har forskjøvet oppstart integrerte systemtester 3-4 uker. Integrerte systemtester vil i enkelte områder gå i parallelt løp med gjenstående SAT-aktiviteter. SØs virksomhetstester kan starte som planlagt 2ndre uke i mars. Foreløpig påvirker ikke dette planlagt eierskifte. Testaktivitetene er nå på kritisk linje, og følges tett opp for å sikre fremdriften. Plan og prosedyre for eierskifte er under utarbeidelse og det pågår en prosess mellom SØ og PNØ for å få denne forankret i begge organisasjoner. Organisasjonsstruktur for teknisk driftsorganisasjon, SØ, er etablert. Ansettelsesprosess for å fylle stillingene pågår. Tilgang på riktig kompetanse og ressurser før Eierskifte1 og KIB1 er kritisk for SØs kapasitet til å kunne ta driftsoppgaver. Alternative driftsmodeller vurderes. Status for hovedmilepælene i neste periode (begynnelsen av februar) rapporteres fra SØ til å være på plan.
4 / 10 SAs to milepæler Uttesting av IKT-systemer og Gjennomføring opplæring gjelder oppstart. Aktivitetene vil bli igangsatt som planlagt. SP linje som skal overta driftsansvar innen IKT området etter nærmere avtale etter 07.04.15, er i ferd med å rigge seg for oppgaven. Noen målepunkter/milepæler frem mot driftsovertakelse vil bli definert i Samlet Plan i løpet av neste periode. Fordeling av drifts- og forvaltningsansvar mellom SØ og SP er ennå ikke avklart. Dette vil i neste periode følges opp i IKT forum og i AD møte. 2 STATUSRAPPORT FRA UTVALGTE OMRÅDER I SØ De utvalgte områdene i SØ er og KIB 1, opplæring, utstyr, flytting og IKT 2.1 Klinisk ibruktakelse fase 1 (KIB 1) Psykisk helsevern og definerte poliklinikker Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i denne perioden arbeid med og ferdigstillelse av lokale prosedyrer /beredskapsprosedyrer som skal ligge til grunn for virksomhetstester og opplæring. Tilrettelegging av turnus og arbeidsplaner for å sikre driften samtidig med gjennomføring av opplæring Etablert vikarpool for psykisk helsevern for å sikre drift før under og etter flytting Gjennomgang og kvalitetssikring av IKT utstyr, inventar/utstyr opp mot drofus I neste periode ferdigstillelse av lokale beredskapsprosedyrer Forberedelse til gjennomføring av virksomhetstester og preintrodager Statusmøte med avdelingssjefer og avdelingskoordinatorer for gjensidig informasjon for å sikre at alle aktivitetene er koordinert og at ikke noe er uteglemt 2.2 Opplæring Fremdrift i henhold til plan Hovedaktiviteter i perioden 31.12.2014 til 30.01.2015: Møtene med avdelingskoordinatorene for detaljering av opplæringsplanene er gjennomført. Samarbeid med utstyrsprosjektet og medisinsk teknisk avdeling (MTA) er etablert Det er definert hvilke medisinsk teknisk utstyr der opplæringen ivaretas av opplæringsprosjektet (OP) for sluttbrukere og superbrukere Det er avklart med senter for laboratoriemedisin og avdeling for bildediagnostikk hvordan samarbeidet ivaretas Det er avholdt møte med teknisk avdeling hvor avtalen er at teknisk avdeling skal definere hvilke utstyr som treffer flere ansvarsnummer der opplæringen for sluttbruker og superbruker skal ivaretas av OP Datoer for gjennomføring av pre introduksjonsdagene og introduksjonsdagene for KIB1 og KIB2 er utarbeidet. Det er utarbeidet håndtering for endringer lagt inn i opplæringsprosjektets database og tilgjengeliggjort for ledere Detaljerer planlegging for gjennomføring av obligatorisk standardisert opplæring Samarbeider med kommunikasjonsavdelingen om filmer og survivalguide for KIB 1.
5 / 10 Utkast til manus brannfilm er godkjent Manus og filminnspilling til konseptfilmen er ferdig. Engasjert i planleggingen av opplæring for meldingsvarsel, telefoni (IKT-byggnær) og TRIO web Engasjert i planleggingen og koordineringen av gjennomføring av klinisk simulering for tverrgående arbeidsprosesser. Hovedaktiviteter neste periode Gjennomføre instruktøropplæring i uke 6 Fortsette samarbeidet med filmselskapet Provinsen slik at tre filmer blir levert iht. kontrakt Utarbeide og ferdigstille survivalguiden sammen med kommunikasjonsavdelingen og fag- og kompetanseavdelingen. (Viktig informasjon for KIB 1) Utarbeide tilpasset sløyfe for introduksjonsdagen for KIB 1 Detaljplanlegge innholdet og administrering av preintroduksjonsdagene og introduksjonsdagene for KIB 1. På pre-introduksjonsdagene lærer medarbeiderne om konseptet Kalnes, telefoni og meldingsvarsler, brannvern, spillteknologi. Dessuten får deltakerne relevant og praktisk informasjon. I tillegg vil halve dagen ha et fagspesifikt innhold, der ledere og avdelingskoordinatorene har besluttet innholdet. Leier mer lokaler på Tune tekniker i 9 måneder, lokalene skal møbleres og utstyres. Jobber for å få hjelp og aksept for at telefoni opplæring er en risikoslik at OP forslag til opplæring blir gjennomført Etablere rutiner for avviksrapportering til foretakssekretæriatet Har rutiner for å håndtere ønskede endringer i opplæringsplan (påvirker kjøreplanen for pre introdager og introduksjonsdager) i samarbeid med Samlet plan Fortsette med møter med avdelingskoordinatorene for detaljering av opplæringsplaner (dvs. ferdigstille dreiebøker, øvelser, innhold, ressursbehov og ansvarsavklaring for pre introduksjonsdager og introduksjonsdager) Avklare dato for gjennomføring av tilpasset lederopplæring KIB1 Avklare dator for testgjennomføring tilpasset lederopplæring med blant annet OU prosjektets deltakere, ledere teknisk avdeling og ledere MTA(forslag) 2.3 Utstyr Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i perioden Følgende kontrakter ble signerte i perioden: - Øre nese hals utstyr og utstyr til audiometri - Spesialbord gastro og hjerte - Kjøl/frys - Angiografi hybridstue - Senger/ bårer og nattbord - Pasientløftere - Trillebord og vogner - Utestasjoner lab - Infusjonsutstyr - Utstyr føde/fosterovrevåkning - Videoutstyr operasjonsstuer - Gardiner og forheng - Respiratorer - Psykiatrisenger/juniorsenger/båresenger
6 / 10 Utstyr mottatt: - Analysehall test, opplæring og validering - Møbler - Utstyr sterilsentral ferdig leveranse - Vaskemaskiner - Nyfødtutstyr til Fredrikstad - ECT utstyr til Veum Diverse - Bestilt alt utstyr SØ har ansvar for til KIB 1 - Ferdigstilt plan for mottaksfase - Oppdatert drofus i fht overflyttbart utstyr - Detaljering overvåkning i samarbeid med OU/drift - Oppstart mottaksprosjekt hybridstue - Oppstart forskningsprosjekt PET CT - Detaljering alle uttakssentraler anestesi og kirurgi - Etablert mottaksmøter PNØ/OU/kontraktseiere SØ - Utplasseringsplan for akuttutstyr Kalnes - Overføring av småutstyr til drift 100 - Utprøvning endoskopi gastro/uro/kar kirurgi - Innstilling endoskopi ØNH og anestesi - Romplassere senger og nattbord. Nytt og overflyttbart - Planlegging av overflyttbart radiologiutstyr i samarbeid med drift/mta og PNØ - Kvalitetssikring av flyttegodslister MTU - Utarbeide felles overordnet fremdriftsplan i samarbeid med ibruktagelse/opplæring og flytting pågår - Detaljering PC operasjonsstuer, Tdoc/DIPS Hovedaktiviteter neste periode - Signere kontrakt arbeids-ekg - Signere kontrakt avfallshåndtering - Signere kontrakt genteknologi - Signere kontrakt utstyr til fysioterapi - Signere kontrakt diatermi - Leverandørmøte/forskning PET CT - Bestille infusjonsutstyr - Bestille anestesiapparater - Innstille endoskopi lunge/gastro/kar/uro - Utprøvning endoskopi ortopedi Moss - Detaljering tilleggsutstyr operasjonsbord referansebesøk Tyskland? - Demonstrasjon operasjonsmikroskop - Ferdigstille EKG database - Detaljere utstyrsplassering på lager sengeområde - Detaljere utplassering utstyr pasientovervåkning - Detaljere utplassering utstyr uteanestesi - Utarbeide plan for ivaretagelse forbruksmateriell - Oppdatere drofus mottaksmodul
7 / 10 - Utplassere senger - Utplassere gassutstyr til sykeromskanaler - Ferdigstille transport/verkstedutstyr 2.4 Flytting Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i perioden Anbudsprosessen for flytting er ferdig og flytteleverandør er valgt Det jobbes fortsatt med å detaljere ut flyttedatoer for den enkelte seksjon og avdeling i flyttemøter. For KIB1 vil dette være ferdig i midten av februar. Flyttegodsliste (liste over alt som skal overflyttes) KIB1 (frys 1.2.15) o Kartlegging av flyttegods i samarbeid med avdelingskoordinatorene er ferdigstilt i henhold til plan 20.1. Kvalitetssikring pågår. o Medisinskteknisk avdeling og utstyrsprosjektet har hatt stort fokus på å ferdigstille lister med overflyttbart MTU. Noe arbeid gjenstår fortsatt. o Flyttegodsliste for KIB1 skal være ferdig til 16.2 og oversendes Totalreform 18.2 for ny kostnadsberegning. KIB2 (frys 1.2.15 for versjon 1) o Kartlegging i samarbeid med avdelingskoordinatorene er gjennomført til 20.1. Kvalitetssikring pågår. o Kartlegging av overflyttbart MTU pågår i regi av med.tekn.avdeling, egen ressurs til dette er avsatt. Flytteprosjektet bistår i arbeidet. Arbeidet er noe forsinket i henhold til plan. Kliniske avdelinger etterspør hva som skal overflyttes sett opp mot nyanskaffelser for å kunne planlegge drift og flyttedatoer i flytteperiodene. o Kartlegging IKT-periferiutstyr i regi av IKT-avdelingen er påbegynt. o Versjon 1 - flyttegodsliste KIB2 skal være ferdig til 16.2 og danne grunnlaget for videre arbeid. Versjon 2 frist 1.4. Flytteplan (tidsplan for hvem som flytter når) KIB1 (frys 1.2) o Er ferdig i henhold til plan o Datoer er koordinert med opplæringsprosjektet, utstyrsprosjektet, MTA og ibruktakelsesprosjektet KIB2 (versjon 1-1.2.15) o Alle tentative F1, F2 og F3 datoer er gjennomgått i flyttemøter. Arbeidet fortsetter i neste periode. o Operasjon/sterilsentral arbeid er påbegynt. Flyttedatoer avhenger av vedtak om prøvedrift og generell ibruktakelsesplan. o LAB - arbeidet inngår i den allerede etablerte gruppen som utarbeider ibruktakelsesplan. Ikke gjennomført eget flyttemøte. Generell status
8 / 10 Arbeidet med å utarbeide plan for flytting av legemidler i samarbeid med kurve- og legemiddelprosjektet i SØ samt Sykehusapotekene HF pågår. Arbeidet ferdigstilles i neste periode. Workshop med FM ble gjennomført 19.12.14. Oppfølging av aksjoner pågår. Utarbeidelse av intranettside er gjennomført. Det har vært avhold ett avklaringsmøte mellom flytteprosjektet, IKT-avdelingen og SP. IKTavdelingen i SØ har et koordinerende ansvar og følges dette opp i flyttemøter. Kontraktsignering med ekstern flytteleverandør (Totalreform) gjennomføres 31.1.15. Samarbeid iverksettes umiddelbart etter dette. Arbeidet er tre uker forsinket som følge av klage fra konkurrent dette er nå løst. Status økonomioppfølging januar med økonomidirektør: o Leverandørkostnader som er nødvendig for flytting skal godkjennes av flytteprosjektet og påføres UT15 o Flytteprosjektet foretar en kartlegging, og utarbeider ett revidert estimat over ressursbruken til flyttekoordinatorer og annet klinisk personell til 19.2. o Ressursbruk kontrakteiere påføres på bakgrunn av flytteaktiviteter, og som ikke er meldt inn enda, vil i utgangspunktet måtte dekkes over eget budsjett. Det er sendt brev fra AD til pensjonister med forespørsel om å delta i flyttedugnadsarbeid i oktober. Kartlegging av tilgjengelig personell i rådgiver og stabsstillinger er gjennomført. Planlegging er påbegynt. Arbeid med dokumentene «Fra planlegging til gjennomføring flytting Kalnes» og «Dette skal flyttes til Kalnes» fortsetter. Hovedaktiviteter neste periode Oppstart samarbeid med Totalreform (flytteleverandør) Flytteprosess med detaljert planlegging for KIB1 aktiviteter forsetter Flyttegodslisten detaljeres videre og med størst fokus på MTU Flytteplanen og videre detaljering av flyttedager fortsetter Oppfølging av kontraktseiere/avdelingssjefer for ikke-medisinske avdelinger om ansvar de har for flytteaktiviteter på et overordnet SØ-nivå fortsetter Følgedokumentene «Fra plan til gjennomføring flytting Kalnes» og «Dette skal flyttes til Kalnes» ferdigstilles. 2.5 IKT Hovedaktiviteter i perioden Kjøkkensystem AIVO med integrasjoner mot nytt ERP-system ble tatt i bruk mandag 5.1.2015, på eksisterende sykehus. Delta, legemiddel og lager/logistikk-systemet er nå rullet ut i helseforetaket. Totalt har nå 44 enheter «Delta LL-løsningen», og 54 enheter «Delta LB-løsningen» i bruk. Det er med dette lagt til rette et viktig grunnlag for flyttingen til Kalnes og videre håndtering av medikamentlogistikken. Poliklinisk booking. Som første sykehus i Helse Sør-Øst har SØ nå fått integrert GAT (arbeidsplansystem) og DIPS. Dette gjør at bemanningsplaner i GAT kan hentes automatisk inn i DIPS, og sparer personalet for mye manuelt vedlikehold av timebøker i DIPS. Pilot Barnepoliklinikken er i mål, og i februar skal også ortopedisk poliklinikks 40 leger kobles på. DIPS nye moduler Habilmodul, Pasientnære analyser og Frikortsynkronisering NAV er tatt i bruk. Pasientarmbånd testes ut i disse dager og har planlagt ibruktakelse 01.03.15. DIPS Økonomi-løsningen ble tatt i bruk 01.12.14, på eksisterende sykehus.
9 / 10 Nytt logistikksystem sterilsentralene - Integrasjoner mot nytt ERP-system ble klargjort, men ikke tatt i bruk. Ibruktakelse og brukerstøtte i eksisterende sykehus, samt test/innføring inn mot nytt sykehus, blir håndtert som eget delprosjekt i prosjektet SØ-IKA. Sikker print - utrulling av løsningen startet i januar i Fredrikstad, Veum, Moss, Halden og Mysen. Planlagt og gjennomført opplæring elektronisk kurve for utvalgte seksjoner før oppstart. Arbeidet med testing og feilretting av elektronisk kurve og det pågår konsekvensutredning ifm med den uplanlagte utsettelsen av bredding Hovedaktiviteter i neste periode Elektronisk Kurve replanlagt oppstart i uke 9, og det pågår konsekvensutredning i forbindelse med den uplanlagte utsettelsen av bredding PACS (arkivering av røntgenbilder) er planlagt oppgradert i februar. Elektroniske tavler, meldingsvarsler og selvinsjekk starter pilot på 2 avdelinger i psykisk helsevern i løpet av februar. Ibruktakelse av brukerstyring og identitetsforvaltning (IAM). Dette er en løsning for å håndtere tilgangsstyring på tvers av datasystemer. Laboratoriesystem har planlagt oppstart av klinisk kjemi i slutten av februar. DIPS Økonomi-løsningen fortsetter arbeidet med integrerte bankterminaler og ibruktakelse integrasjon mot Kreditorforening, samt test/innføring inn mot nytt sykehus. Innføring av «Sikker print» fortsetter. Multimedialt arkiv Pilot starter i slutten av februar, og prosjektet vil fasilitere oppstart på hver pilotavdeling i sekvens over en periode på 4 uker. 3 STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER Alle avdelingskoordinatorene leverer månedlig statusrapport for sin avdeling. Disse er ikke beskrevet i dette dokumentet. Følgende enheter rapporterer: Intensiv og overvåking Akuttmottak, KTP (korttidspost) og obspost Operasjon, anestesi og sterilsentralen Sengeområde somatikk - medisin Sengeområde somatikk - kirurgiske senger Kirurgiske poliklinikker og leger Ortopedi - poliklinikk, leger, operasjon ØNH - poliklinikker og leger Nevrologisk poliklinikker og leger Barne- og ungdomssenter somatikk Psykisk helsevern Kvinneklinikken Medisinske poliklinikker Indremedisin leger Senter for laboratoriemedisin Radiologi Fysioterapiavdelingen Sykehusservice og eiendomsforvaltning Øyeavdeling Dokumentasjonssenteret Innkjøp og logistikk
10 / 10 Teknisk drift Prehospitale tjenester Klinisk ibruktakelse somatikk 4 RISIKO Se egen styresak