Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 17. desember 2015 Saksbehandler: Administrerende direktør Vedlegg: SAK 83/2015 ORGANISERING AV OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelse om organisasjonsprosjektet og oppdeling av klinikkene til orientering. Oslo, den 10. desember 2015 Bjørn Erikstein

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 83/2015 Side 2 av 5 1. Sammendrag Styret orienteres i denne saken om at det som en del av gjennomføringen av organisasjonsprosjektet er vedtatt å endre klinikkstrukturen ved å øke antall klinikker (nivå 2 enheter) fra 9 til 15 fra 1. januar Strukturen for stab og støtte utredes også i det samme prosjektet, og det tas sikte på at en reorganisering av disse funksjonene vil være gjennomført våren Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Deling av klinikkene og økning av antall klinikker fra 9 til 15 er besluttet for å gi en tydeligere og mer ensartet inndeling av klinikkene, redusere kontrollspenn for klinikkledelsen, øke styrbarheten på avdelings- og seksjonsnivå og skape kortere organisatorisk avstand til den kliniske virksomheten for direktøren. Målet er å skape en situasjon hvor god tilgjengelighet, god kvalitet og sikkerhet for pasientene, sammen med god økonomi gir helseforetaket et tilstrekkelig handlingsrom som også muliggjør fremtidige investeringer. Deling av klinikkene fra 1. januar 2016 er et første steg i denne prosessen. I neste runde vil en måtte gjennomgå klinikkenes avdelings- og seksjons-organisering, og det blir viktig å følge opp hvordan det ovennevnte realiseres i den enkelte klinikk. Deling av klinikkene gir økt behov for koordinering og større lederspenn i administrerende direktørs ledergruppe. Dette kan imøtekommes gjennom endringer i innhold og opplegg for ledermøter, og endringer i organisering i sentral stab. Det er en forutsetning for klinikkendringen at stabsressursene ikke økes. Inntil organisering av stabsfunksjonene i ny klinikkstruktur er bestemt vil dagens staber ved de delte klinikkene betjene flere klinikker. I organisasjonsgjennomgangen inngår to delprosjekter som vurderer de samlede stabsfunksjonene, samt organiseringen av IKT og medisinsk teknologi. Gjennomgang av disse områdene skal bidra til forslag om mer hensiktsmessig organisering som er tilpasset den nye klinikkstrukturen. 3. Faktabeskrivelse Prosjektets hovedinnhold Styret har i løpet av 2015 blitt orientert om helseforetakets organisasjonsprosjekt1. Målet med prosjektet har vært å danne et godt beslutningsgrunnlag for videre utvikling av organiseringen av Oslo universitetssykehus HF, slik at helseforetaket kan løse sine oppgaver på best mulig måte. Prosjektet har hatt til hensikt å vurdere og eventuelt foreslå endringer i organiseringen som fremmer og støtter opp under Oslo universitetssykehus HF sin strategi, formål og en effektiv drift. Prosjekt Gjennomgang og utvikling av organiseringen av Oslo universitetssykehus HF (Organisasjonsprosjektet) startet opp arbeidet i januar I organisasjonsprosjektets første delrapport ble det gitt en generell vurdering av hvordan en deling av klinikkene kan gi helseforetaket en bedre måloppnåelse. 1 Styret fikk en orientering om innhold og status i prosjektet i egen sak 34/2015 den 30. april 2015 og under sakene 49 og 74/2015 Administrerende direktørs orienteringer henholdsvis 18.juni og 28. oktober 2015.

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 83/2015 Side 3 av 5 Andre delrapport ble endelig behandlet av prosjektets styringsgruppe 30. oktober Denne omhandler en vurdering av ikke å gjøre noen endringer nå og en vurdering av en endring av hele klinikkstrukturen, med hovedfokus på deling av et flertall av klinikkene samt flytting av enkelte avdelinger. Rapporten viser også til viktige interne avhengigheter som må søkes ivaretatt ved en eventuell deling, særlig må det gode samarbeidet med Universitetet i Oslo ivaretas i den videre organisasjonsutvikling. Prosjektet har i sitt kartleggingsarbeid pekt på spesielt fire områder som har betydning på alle organisasjons- og ledernivåer i organisasjonen: Styrket stedlig ledelse, redusere størrelse og kompleksitet, øke styrbarhet og ledelse, og større nærhet til virksomheten i klinikken. For å håndtere disse utfordringsområdene, ble det i prosjektets andre delrapport foreslått å endre klinikkstrukturen ved organisatorisk oppdeling av flere av dagens klinikker. Dette forslaget ble fremmet for å styrke ledelseskapasiteten nedover i organisasjonen ved å lage mindre og mer styringsdyktige klinikker, og gjennom det legge grunnlaget for mindre og mer styringsdyktige avdelinger. Dette anses som et viktig mål for Oslo universitetssykehus HF de nærmeste årene, hvor hovedoppgaver er å unngå fristbrudd, redusere antall langtidsventende, gjennomføre pakkeforløp for kreft og nå de økonomiske målene som er satt i økonomisk langtidsplan. Helseforetaket har et stort behov for komme i en situasjon hvor økonomien gir handlingsrom for å kunne muliggjøre fremtidige investeringer. En oppdeling i flere klinikker vil i tillegg kunne gi de enkelte klinikkene en tydeligere faglig profil, noe som kan være viktig både for fagutvikling og forskning innad og for Oslo universitetssykehus HF utad. En oppdeling av store og komplekse klinikker vil legge bedre til rette for et mer avpasset lederspenn og stedlig ledelse basert på geografisk organisering både av enheter (1. linjen), seksjoner og i mange tilfeller avdelinger. En vurdering av denne typen endringer vil måtte være en del av den videre organisasjonsutviklingen etter at de nye klinikkene er etablert. Gjennomført prosess Kartlegging og analyse ble gjennomført vinteren og våren 2015 gjennom dokumentstudier, involveringer av avdelinger og seksjoner gjennom SWOTanalyser i alle helseforetakets 84 avdelinger og fokusgruppeintervjuer som gikk i dybden på utvalgte problemstillinger fra SWOT-analysene. Etter styringsgruppens behandling av første delrapport har prosjektet i samarbeid med klinikkene og deres respektive ledergrupper vurdert konsekvensene av deling av den enkelte klinikk fra 1. januar På prosjektets møter med klinikkenes ledergrupper var også tillitsvalgte og vernetjenesten i klinikkene invitert. I samsvar med prosjektets mandat har tillitsvalgte og vernetjenesten deltatt i styringsgruppen og i styringsgruppens arbeidsutvalg, og i prosjektgruppene. Prosjektledelsen har orientert om og diskutert prosjektets innhold og utvikling på dialogmøter med foretakstillitsvalgte og vernetjenesten etter hvert styringsgruppemøte og deltatt på møter med flere av arbeidstakerorganisasjonenes fellessamlinger og fagnettverk samt i arbeidsmiljøutvalg samt møter med vernetjenesten underveis i arbeidet.

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 83/2015 Side 4 av 5 Brukerutvalget har hatt deltakere i både styringsgruppe og prosjektgruppe. Prosjektet har også fått kommentarer og bidrag fra brukerorganisasjonene gjennom dialog på møter i Brukerutvalget. Prosjektet har gjennomført en rekke informasjonstiltak i henhold til vedtatt informasjonsstrategi og har egne informasjonssider på helseforetakets intranettsider. Vedtaket om endret klinikkstruktur Etter drøfting med tillitsvalgte og vernetjeneste av forslag til endret klinikkstruktur, ble følgende vedtatt på ledermøte i OUS den 17.november: Kreft-, kirurgi- og transplantasjonsklinikken deles i en kreftklinikk og en kirurgi- og transplantasjonsklinikk. Følgende avdelinger inngår i Kreftklinikken: Kreftbehandling, Medisinsk fysikk, Institutt for kreftforskning, Klinisk service, Institutt for kreftgenetikk og informatikk,, Blodsykdommer, samt Gynekologisk kreft, som flyttes fra Kvinne- og barneklinikken til Kreftklinikken. Følgende avdelinger inngår i Kirurgi- og transplantasjonsklinikken: Transplantasjonsmedisin, Urologi, Gastro- og barnekirurgi, Revma, hud og infeksjon, Institutt for indremedisinsk forskning. Klinikk for diagnostikk og intervensjon deles i en laboratorieklinikk og en radiologiklinikk. Følgende avdelinger inngår i Laboratorieklinikken: Medisinsk biokjemi, Farmakologi, Medisinsk genetikk, Mikrobiologi, Immunologi og transfusjonsmedisin, Patologi, Intervensjonssenteret. Følgende avdelinger inngår i Radiologiklinikken: Dagens Avdeling for radiologi og nukleærmedisin. Intervensjonssenteret plasseres i Laboratorieklinikken, men vurderes videre i delprosjekt 3 sammen med andre utviklingsenheter. Innhold og oppgaver for Intervensjonssenteret skal ligge uendret inntil permanent organisatorisk plassering av senteret er vedtatt. Akuttklinikken deles ved at Prehospitalt senter skilles ut i en egen klinikk, Prehospital klinikk. Akuttklinikken for øvrig er foreløpig uendret. Klinikk for kirurgi og nevrofag deles i Ortopedisk klinikk, Hode- halsklinikken og Nevroklinikken. Følgende avdelinger inngår i Ortopedisk klinikk: Dagens Ortopedisk avdeling. Følgende avdelinger inngår i Hode- halsklinikken: Øre- nese- hals, Øye, Plastikk- og rekonstruktiv kirurgi, Kjeve- og ansiktskirurgi, Kirurgisk avd. for barn, Kirurgisk dagavdeling. Følgende avdelinger inngår i Nevroklinikken: Nevrologi, Nevrokirurgi, Kompleks epilepsi, Nevrohabilitering, Psykosomatisk avd., Fysikalsk medisin, FOU-avdeling. Kvinne- og barneklinikken deles i en barneklinikk og en kvinneklinikk. Følgende avdelinger inngår i Barneklinikken: Barnemedisinsk avd., Nyfødt intensiv, Barneavd. for nevrofag, Avd. for kvinne- og barnehelse, Nasjonalt kompetansesenter for sjeldne diagnoser. (Gynekologisk kreft flyttes fra KVB til Kreftklinikken.). Følgende avdelinger inngår i Kvinneklinikken: Fødeavdeling, Gynekologisk avdeling. Hjerte - lunge og karklinikken og Medisinsk klinikk deles ikke, men organiseringen av disse klinikkene skal vurderes videre med henblikk på bedre å kunne ivareta den helhetlige koordinering av fagområdene kardiologi og lungemedisin.

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 83/2015 Side 5 av 5 Klinikk psykisk helse og avhengighet (PHA) og Oslo sykehusservice (OSS) deles heller ikke. En eventuell deling av OSS vurderes som en del av organisasjonsprosjektets gjennomgang av stabs- og støttefunksjoner. Det ble besluttet at dagens klinikkstaber opprettholdes inn i Disse enhetene skal bistå og understøtte de aktuelle, nye klinikkene i de omdanningsprosessene som vil måtte gjennomføres på nyåret. Dette er en midlertidig løsning og det tas sikte på at denne avløses en permanent ordning våren Videre prosess Den vedtatte klinikkdelingen fra nyttår 2016, forventes å påvirke driften på en positiv måte, men endringen vil foreløpig ikke være stor på avdelings- eller seksjonsnivå. Unntak er for stabene som må betjene flere klinikker. Videre vil det bli tilsatt eller konstituert nye klinikkledere, slik at Nivå 2-ledergruppen vil bli større og avdelingslederne vil inngå i endrede ledergrupper. Avdelinger og seksjoner og enheter videreføres uendret i denne omgang, slik at de organisatoriske og fysiske rammevilkårene for ansatte i avdelinger (med unntak for Avdeling for gynekologisk kreft i dagens Kvinne- og barneklinikk) og for ledere og ansatte i seksjoner og enheter vil forbli uendret inn i I sammenheng med klinikkdelingene er det utarbeidet en gjennomføringsplan. Det legges vekt på ryddige og gode prosesser for gjennomføringen, og en bygger her på erfaringer fra tidligere, tilsvarende prosesser. En deling av klinikkene øker behovet for en gjennomgang og vurdering av den samlede bruken av stabsog støttefunksjoner og av tverrgående oppgaver som forskning, utvikling og undervisning, slik at dette kan ivaretas på tvers av klinikkene og nærmere i møtet mellom pasient og behandler. Resultater fra de to delprosjekter som ser på dette, henholdsvis organiseringen av de samlede stabsfunksjonene samt medisinsk teknologi og IKT, inngår i prosjektets neste leveranse, delrapport 3. Rapporten bygger videre på arbeidet omtalt i delrapport 1 og 2, og adresserer særlig pasientforløpsorganisering sett i sammenheng med at helseforetaket beveger seg i retning av en faginndelt klinikkstruktur. I tillegg skisseres også et sett designkriterier som har som mål å sikre at den videre organisasjonsutviklingen viderefører intensjonene for deling av klinikkene: ønske om styrket ledelse og bedre styrbarhet.