Prosjektbegrunnelse Prosjektbegrunnelse for Felles Datakatalog [Malen er utarbeidet med bakgrunn i Prosjektveiviseren, og tilpasset for Skate prosjekter]
Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: <dato> <navn> <navn> Beslutning: <Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres> Bemanning av neste fase Neste fase ferdig: Prosjektleder: <dato> Andre: Signatur (prosjekteier)
1. Oppsummering SKATE besluttet i sitt møte i november 2014 å adressere udekkede behov innen informasjonsforvaltning (som et av de tre behovsområdene med høyest prioritet). Det ble våren 2015 gjennomført en foranalyse informasjonsforvaltning og utveksling. Foranalysen detaljerte/konkretiserte behovsområdet informasjonsforvaltning. Foranalysen foreslo å 1 etablere en felles datakatalog som et av de første tiltakene med høyest prioritet. Foranalysen foreslo også som første prioritet å etablere en organisering og prosess for videre arbeid (en grunnmur ), herunder etablering av et felles rammeverk for informasjonsforvaltning og en arena/faggruppe for informasjonsforvaltning. Dette prosjektforslaget handler om etablering av en felles datakatalog. En felles datakatalog løser behovet for å ha en felles oversikt over data som det offentlige besitter. Dette er en nødvendig forutsetning for mer gjenbruk av informasjon som allerede finnes (jf. digitaliseringsrundskrivet). Dette er også et nødvendig startpunkt for en helhetlig informasjonsforvaltning på tvers av offentlige virksomheter. Samfunnsøkonomisk analyse som DNV GL gjennomførte viser også at det er stort gevinstpotensial ved en helhetlig informasjonsforvaltning på tvers av offentlig sektor. DNV GL estimerte et gevinstpotensial på 30,4 mrd kroner på en 15 års periode, vel å merke at konseptalternativet som DNV GL baserte sin analyse på, omfatter mer enn en felles datakatalog som dette prosjektet omhandler. I tillegg til økonomiske gevinster, vil en helhetlig informasjonsforvaltning på tvers av offentlige virksomheter kunne gi kvalitative gevinster som bl.a. økt datakvalitet, økt tjenestekvalitet, økt rettssikkerhet. 2. Forretningsalternativ Det følger med digitaliseringsrundskrivet at offentlige virksomheter i størst mulig grad skal gjenbruke informasjon som allerede finnes. En felles oversikt over data som offentlige virksomheter til sammen besitter, er en nødvendig forutsetning for å kunne gjenbruke data på tvers av offentlige virksomheter. Ikke gjøre noe er derfor ingen alternativ når målsettingen er gjenbruk. DNV GL gjennomførte en samfunnsøkonomisk analyse hvor konseptalternativ 1 er å etablere felles metoder og standarder, og konseptalternativ 2 er konseptalternativ 1 supplert med felles løsninger og verktøy. DNV GL konkluderte med at gevinstpotensial er 13,2 mrd kroner for konseptalternativ 1 og 30,4 mrd kroner for konseptalternativ 2. 1 http://www.difi.no/sites/difino/files/20150624_skate mote_sak_10 15_ _foranalyse_informasjonsforvaltni ng_og_utveksling_ _vedlegg_1_sluttrapport.pdf
Konseptalternativ 2 som DNV GL analyserte, omfatter flere typer felles løsninger enn felles datakatalog som dette prosjektet handler om. Foranalyse informasjonsforvaltning og utveksling foreslo å starte med å etablere en felles datakatalog begrunnet med at: En felles oversikt over data er en nødvendig forutsetning for gjenbruk av informasjon på tvers av offentlige virksomheter. Det foreligger allerede en norsk Standard for beskrivelse av datasett og datakataloger (DCAT AP NO) som kan danne grunnlag for standardiserte databeskrivelser som skal inn i en felles datakatalog. Flere etater er modne til å publisere sine databeskrivelser og noen allerede gjør det. Foranalysen foreslo også en distribuert løsning med automatisert høsting av databeskrivelser fra etatene som har forvaltnings /publiseringsløsninger for databeskrivelsene sine. For å ta hensyn til mindre virksomheter som ikke har (eller ikke har behov for) sine egne løsninger for databeskrivelser, bør det være et enkelt brukergrensesnitt for manuell registrering inn i felles datakatalog. 3. Forventede gevinster DNV GL gjennomførte en samfunnsøkonomisk analyse på informasjonsforvaltning i offentlig sektor generelt, dvs. ikke bare på en felles datakatalog som dette prosjektet omhandler. DNV GL estimerte gevinstpotensialet med felles løsninger basert på felles metoder og standarder, til å være på 30,4 mrd. kroner, vel å merke at en felles datakatalog som dette prosjektet omhandler bare er en av felles løsningene som DNV GL baserte sin analyse på. Foranalyse informasjonsforvaltning og utveksling foretok ikke noen egen beregning av gevinstpotensialet, men oppsummerte følgende (kvalitative) effekter ved en helhetlig informasjonsforvaltning på tvers av offentlige virksomheter: Økt tjenestekvalitet (orden i eget hus), som bl.a. kan gi reduserte kostnader til forvaltning og utvikling som videre gir økt gjennomføringsevne til samhandlingsprosjekter. Økt datakvalitet som bl.a. bidrar til bedre kommunikasjon med brukerne (f.eks. klart språk og preutfylling), automatiseringsgrad og kan gi reduserte transaksjonskostnader (digitalisering). Økt gjenbruk av data, som bl.a. kan bidra til redusert rapporteringsbyrde og færre tidstyver totalt sett Økt viderebruk kan bidra til økt næringsutvikling og økt åpenhet og transparans. Økt gjenbruk av IKT tjenester, som bl.a. kan gi reduserte utviklings og vedlikeholdskostnader totalt sett Økt datakvalitet og gjenbruk bidrar også til flere, mer effektive og bedre digitale tjenester Økt datakvalitet og gjenbruk bidrar også til bedre rettssikkerhet og personvern 4. Forventede ulemper
En åpent tilgjengelig dataoversikt kan medføre mer innsynsbegjæring. 5. Tid Basert på prosjektveiviseren foreslås prosjektet gjennomført i to faser, i tidsperioden oktober 2015 til desember 2018: Forprosjekt, oktober 2015 april 2016: Dette er en planleggingsfase, for å legge plan for et hovedprosjekt. Hovedprosjekt, mai 2016 desember 2018: I denne perioden vil den tekniske løsningen bli etablert. 6. Kostnader Kostnad for forprosjektet: Se Faseplan for forprosjektet. Kostnad for hovedprosjektet: Utarbeides i forprosjektet. 7. Investeringsvurdering Forprosjektet: Ingen investeringsbehov i forprosjektet. Hovedprosjektet: Utarbeides i forprosjektet. 8. Viktige usikkerheter Viktigste usikkerheter identifisert ved prosjektstart, forbundet med etablering av en teknisk løsning for en felles datakatalog (dette prosjektet), er som følger: Usikkerhet Konsekvens Tiltak Finansiering Forprosjektet kan gjennomføres innen eksisterende rammer til deltagende etater. Avhengig av løsningsalternativer som finnes og løsningsvalg som gjøres i forprosjektet, kan det hende at det vil trengs investeringsmidler. Det er også ved prosjektstart usikkerhet rundt hvor stor utviklingskostnaden er. Ikke nok finansiering og dermed utsettelse/forsinkelse, og/eller reduksjon av ambisjonsnivå. Allerede i forprosjektfasen begynner å jobbe med finansieringsplan. Forankring Ikke nok ressurser i Tidlig og
Det er viktig med forankring i deltagende virksomheter både mtp. sikring av nødvendig ressurs til prosjektet og ibrukstaking av løsningen som skal etableres i prosjektet. Ressurstilgang (og gjennomføringsevne) Prosjektet er avhengig av tilgang til ressurspersoner med rett kompetanse, over en tidsperiode på ca. 5 år. Denne type kompetanse er forholdsvis begrenset. prosjektet og dermed utsettelse/forsinkelse og/eller reduksjon av ambisjonsnivå. Ikke nok ressurser i prosjektet og dermed utsettelse/forsinkelse og/eller reduksjon av ambisjonsnivå. kontinuerlig forankring i berørte virksomheter. Forholdsvis langtidsplanleggi ng og forpliktende samarbeid mellom deltagende etater. Viktigste usikkerheter identifisert ved prosjektstart, forbundet med bruken av en felles datakatalog (etter dette prosjektet), er som følger: Usikkerhet Konsekvens Tiltak Oversikt over sine egne data ( orden i eget hus ) En viktig forutsetning for en felles oversikt over data på tvers av offentlige virksomheter er at den enkelte virksomheten har oversikt over sine egne data. Felles oversikt på tvers av virksomheter En felles dataoversikt forutsetter at den enkelte virksomheten gjør sin dataoversikt via en felles datakatalog som etableres i dette prosjektet. Det blir ingen (eller mangelfull) felles dataoversikt. Det blir ingen (eller mangelfull) felles dataoversikt. Virksomhetene tidlig planlegger og iverksetter tiltak internt for å få orden i eget hus Hjemmel for å pålegge tilgjengeliggjøring av dataoversikt via en felles datakatalog.