Utviklingsprosjektet Sluttrapport Utviklingsprosjektet 01.06.2014 Forfatter: Frank Olav Hvaal Rolle: Prosjektleder Dato: 06.06.2014
Sammendrag: Sykehuset Telemark Helseforetak (STHF) har ansvaret for spesialisthelsetjenester til Telemarks innbyggere. Sykehusets styre vedtok 29.1.2013 et prosjektmandat for Utviklingsplan 2014-2016. Sykehuset Telemark HF må modernisere sitt tjenestetilbud for å ivareta befolkningens behov på en god måte og i tråd med lov og forskrift, ny medisinsk kunnskap og de til enhver tid gjeldende rammevilkår STHF må forholde seg til. De endringer i spesialisthelsetjenestetilbudet som beskrives i denne Utviklingsplanen, mener administrerende direktør er nødvendige for å innfri kravene til behandlingskvalitet, beredskap og organisatorisk- og økonomisk bærekraft. Målet er å sikre et varig, allsidig akuttsykehustilbud for Telemarks befolkning. Anbefalingen er utarbeidet i tett samarbeid med brukere, interne og eksterne fagmiljøer. Et høringsdokument med forslag til anbefalt løsning ble presentert for styret 17.12.2013 og deretter sendt ut på bred høring. Det kom inn 86 høringssvar. Høringssvarene gir bred faglig støtte for planens innhold både fra brukere, eksterne og interne fagmiljøer. Det er mange som påpeker at tidsplanen for gjennomføring er knapp. Noen vil ha mer fokus på lokale arbeidsplasser, samfunnskonsekvenser og mer politisk styring av prosessen. Parallelt med høringsprosessen er faktagrunnlaget, økonomisk langtidsplan 2015-2018 og konsekvensanalysene videre utviklet. Sammen med høringsinnspillene danner disse grunnlag for prosjektets anbefaling. Tjenestetilbudet etter at Utviklingsplanen er gjennomført; Samarbeid med Sykehuset i Vestfold videreføres på nåværende nivå Delregionfunksjonene videreføres Ingen endring i driftsmodell for psykiatri og rusbehandling Somatisk dagaktivitet flyttes fra Porsgrunn til Skien All kirurgi, akuttfunksjoner og døgnbehandling samles på to steder, i Notodden sykehus og i Skien sykehus. Poliklinikk og dagbehandlingstilbud videreføres ved Rjukan sykehus og Kragerø sykehus Utviklingsplanen er vedtatt i STHFs styre 20.mai 2014 med ni mot en stemme. Aktiviteten i Utviklingsprosjektet avsluttes på bakgrunn av dette vedtaket. Utviklingsplanen ble behandlet og vedtatt av styret i Helse Sør-Øst RHF 3.6.2014. Helseminister Bent Høie har godkjent planen i Foretaksmøte 5.6.2014. Sykehuset Telemark HF Side 2 av 6
1. INNLEDNING 1.1 Situasjonsanalyse Sykehuset Telemark vurderer at dagens struktur ikke er tilfredsstillende for å møte fremtidige krav til behandlingskvalitet, pasientsikkerhet, robust bemanning og økonomisk handlefrihet. Mange lokasjoner med 24/7 beredskap og avanserte døgnbehandlingstilbud innebærer sårbar beredskap og svak ressursutnyttelse. STHF har stor bygningsmasse og flest senger i Norge pr. 1000 innbyggere. Forbruket av spesialisthelsetjenester er svært ujevnt i fylket med overforbruk i områder nær lokalsykehusene i Kragerø, Notodden og Rjukan. 1.2 Mandat for prosjektet Mandatet, vedtatt av styret 29.1.2013, gir en konkret bestilling; Styret har funnet det nødvendig å foreta en gjennomgang av Sykehuset Telemarks spesialisthelsetjenestetilbud og har bedt administrerende direktør lage en utviklingsplan som tilfredsstiller nasjonale og regionale krav, faglige føringer og de presiserte økonomiske rammebetingelser Utviklingsplanen skal baseres på: Krav, føringer og prioriteringer i styrende dokumenter o Samhandlingsreformen (Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester) o Nasjonal helse- og omsorgsplan, 2011-2015 o Helse Sør-Øst (HSØ). Plan for strategisk utvikling 2013-2020 o HSØ styrevedtak 108:2008 om pasientbehandling (Omstillingsprogrammet Innsatsområde 1- Hovedstadsprosessen) o Årlig oppdrags- og bestillerdokument fra Helse Sør-Øst o Utviklingsplan og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde Faglige forutsetninger o Kvalitet og pasientsikkerhet o Faglige krav og anbefalinger o Kompetanse og robuste fagmiljø o Fremtidsrettet bruk av bygninger/areal, medisinsk teknisk utstyr (MTU) og IKT Økonomiske rammebetingelser o Planen skal baseres på de forventede økonomiske rammebetingelser (Økonomisk langtidsplan 2013-2016, ØLP) o Planen skal inneholde en resultatprognose for det enkelte år, samt forventet behov for investeringer og en finansieringsplan knyttet til disse. Kvalitet og pasientsikkerhet skal stå i sentrum. Standardiseringsarbeid og hensiktsmessig bruk av teknologiske løsninger vil være gode verktøy for å oppnå dette. Sykehuset Telemark HF Side 3 av 6
2 GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET 2.1 Organisering av prosjektet Utviklingsprosjektet er tradisjonelt bygget opp med administrerende direktør som prosjekteier, styringsgruppe, prosjektgruppe og seks delprosjekter. Prosjektet er gjennomført med egne ressurser og med støtte til dataanalyse fra Helse Sør-Øst. Ingen eksterne konsulentressurser er benyttet. Brukermedvirkning Brukere oppnevnt av brukerutvalget har deltatt i alle prosjektets organer og bidratt aktivt til utarbeidelse av anbefalt løsning. Faglig tunge prosjektgrupper Delprosjektgruppene er sammensatt med tung faglig kompetanse, ca. 50 % med legebakgrunn. Det er også representanter fra brukere, samhandlingskoordinatorer, kommuneleger, tillitsvalgte og sykehusaksjoner fra Rjukan, Notodden, Kragerø i gruppene. Det er god geografisk representasjon fra de mindre lokasjonene i forhold til aktivitetsnivå. Hovedoppgavene, som de faglig tunge delprosjektgruppene har jobbet med, er å beskrive de faglige kriterier, fremme forslag til løsninger, gjennomføre faglige evaluering og risikoanalyser. Åpen og inkluderende prosess Det er etablert mange møtepunkt med både interne og eksterne interessenter til prosjektet. Løpende dialog med kommunene og andre eksterne og interne interessenter har vært prioritert. Sykehuset Telemark HF Side 4 av 6
2.2 Gjennomføring av prosjektet Prosjektets tidsplan 29.01.2013 Mandat vedtatt av styret 22.05.2013 Styregodkjent prosjektplan 30.05.2013 Prosjektstart 27.09.2013 Evalueringskriterier og 3 alternative løsninger (scenarioer) fremlegges 17.12.2013 Styret orienteres om anbefalt løsning. Bred høringsrunde innledes. 14.02.2014 Opprinnelig høringsfrist 01.03.2014 Utsatt høringsfrist 26.03.2014 Opprinnelig dato for styrebehandling 20.05.2014 Ny dato for styrebehandling Styret har vært jevnlig informert om arbeidet med Utviklingsplanen. Opprinnelig tidsplan var at planen skulle vedtas i Styremøte 26.mars 2014. Etter innspill fra blant annet flere kommuner, ble det besluttet å forlenge høringsfristen med to uker. For å sikre en god bearbeiding av de mange og til dels omfattende høringssvarene, ønsket prosjektledelsen at styrebehandlingen ble utsatt to uker. Dette medførte at styrebehandlingen ble utsatt fra styremøtet i mars til det neste, ordinært berammede styremøtet i mai. 2.3 Økonomi Budsjett Budsjett Utviklingsprosjekt(mars 2013-mars 2014), 1000 NOK Budsjett Totalt Interne kostnader Prosjektleder og adm. støtte 2.000 2.000 Eksterne kostnader Datagrunnlag 350 Bygg - faktagr.lag og visualisering 300 Konferanser/møter 300 Materiell 100 Medierådgivning 300 Diverse 150 Sum eksterne 1.500 1.500 Sum 3.500 Prosjektet har, med bakgrunn i utsatt styrebeslutning, blitt forlenget fra 12 til 14 måneders gjennomføringstid. Dette har gitt en overskridelse på NOK 300 på prosjektleder og adm.støttte. Det er også en overskridelse på Bygg på 100. Øvrige poster er under eller på budsjett. Spesielt datagrunnlag og medierådgivning er dekket med interne ressurser og dermed uten eksterne kostnader som budsjettert. Samlet prosjektkostnad er NOK 3.123 hvilket er NOK 377 bedre enn budsjettert/godkjent ramme. Sykehuset Telemark HF Side 5 av 6
3 RESULTAT Prosjektet utarbeidet anbefaling i form av en 58 siders rapport. Sluttdokumentet inneholder beskrivelse av prosjektet, faglige og kvalitetsmessige krav, anbefalt løsning, økonomiske konsekvenser, fremdriftsplan og risikoanalyser. Administrerende direktør la frem sak for behandling 20.5.2014. Styret ved Sykehuset Telemark HF vedtok planen 20.5.2014 med 9 mot 1 stemme. Vedtaket innebærer at planen sendes styret i Helse Sør Øst for godkjenning i ekstraordinært styremøte 3.6.2014. Deretter er det ventet at Helseminister Bent Høie vil ta stilling til planen 5.6.2014. 4 PROSJEKTLEDERS VURDERINGER Arbeidet i prosjektet er avsluttet. Prosjektets mål vurderes innfridd ved at styret i Sykehuset Telemark HF har vedtatt planen med klart flertall 9 mot 1 stemme. Den videre vedtaksprosessen er et forhold mellom styret i Sykehuset Telemark HF og styret i Helse Sør Øst RHF/Helseministeren. Prosjektets tidsplan ble overskredet med to måneder på grunn av utsatt høringsfrist og derved forsinket styrebehandling. Prosjektet er utført med intern bemanning og har holdt seg innenfor vedtatte budsjettrammer. Det er foretatt evaluering av prosjektgjennomføringen ved at medlemmer i både styringsgruppe, prosjektgruppe og delprosjektgrupper har fått tilsendt og i varierende grad har besvart spørreskjema. Prosjektdeltagernes tilbakemelding tilsier at prosjektet har vært gjennomført på en god måte. En stor majoritet av medlemmene i prosjektgruppa og styringsgruppa har gitt uttrykk for at de er enige i anbefalt løsning. Prosjektleder vurderer at følgende faktorer har bidratt til at prosjektet har oppnådd et godt resultat; Frikjøpt, intern prosjektleder på heltid har bidratt til fokus og synlighet Fokus på fag og kvalitet ble holdt fast, og har motivert fagmiljøene til meget god innsats og stort engasjement i arbeidet med å utvikle anbefalt løsning. Aktivitetenes rekkefølge har bidratt til at omkamper i delprosjekter/prosjektgruppe har blitt minimert.. Bred involvering også av motkrefter Aktiv brukermedvirkning involverte og engasjerte brukerrepresentanter Stor grad av imøtekommenhet og åpenhet overfor omgivelsene - presse, kommuner og andre, mye utadrettet virksomhet Konkret mandat, strukturerte og konkrete planer referater med høy kvalitet God analysestøtte fra Helse Sør Øst Pragmatisk holdning til endringer som oppstod underveis Velfungerende sekretariat med bred kompetanse Tillitsfullt samarbeid med Adm.direktør og styreleder som har vært tett på prosessen Stort aktivitetsnivå og engasjement i alle fora Hva har ikke vært optimalt? Store driftsutfordringer samtidig med arbeidet med Utviklingsplanen har virket forstyrrende på arbeidet. Prosjektleder vil takke alle deltagere i delprosjektgrupper, prosjektgruppe, styringsgruppe, sekretariat samt ulike støttefunksjoner for meget god innsats og godt samarbeid i et spennende og krevende prosjekt. Sykehuset Telemark HF Side 6 av 6