Kommunene i Nord-Trøndelag Vår dato: 21.01.2016 Deres dato: Vår ref.: 2016/574 Arkivkode:330 Deres ref.: Kommunenes innsending av dokumenter på økonomiområdet 2016 Budsjett, økonomiplan og regnskap Dette brevet gir informasjon om innsending av dokumenter på økonomiområdet, ulike tidsfrister, informasjon om veiledningsmateriell og omtale av andre forhold som er av betydning for rapporteringskvalitet. Fylkesmannen vil som tidligere år følge nøye med på utviklingen i kommuneøkonomien i fylkets kommuner. Dette både ut fra de tilsynsoppgaver vi er tildelt, og vår arbeidsoppgave med å følge opp kommunene, politikere og andre interessenter på en så god måte som mulig. Erfaringsmessig kommer politisk diskusjon om kommunesektoren svært kort tid etter at regnskap og statistikk publiseres. For å kunne følge opp brukere som trenger støtte til analyse av publiserte data, er det viktig at vi sitter med mest mulig korrekt informasjon om kommunenes økonomi og tjenesteproduksjon. Tabellen under oppsummerer ulike tidsfrister kommunen må forholde seg til: Frister: Årsbudsjettet og økonomiplan Årsbudsjettet, slik det er vedtatt, skal foreligge som eget dokument senest 15.01. Årsbudsjettdokumentet skal sendes Fylkesmannen til orientering straks de foreligger. Økonomiske oversikter skal sendes Fylkesmannen snarest mulig etter at årsbudsjettet er vedtatt, og ikke senere enn 1. mars. Merk at dette ikke gjelder obligatoriske skjema 1A,1B, 2A og 2B. Disse obligatoriske skjema følger årsbudsjettet og har samme frist (15.01). Økonomiplan oversendes når vedtatt. Regnskapsprognose for 2015 kan sendes inn fra nå av og Regnskapsprognose frem til 15.02. Regnskap Fristen for avleggelse av regnskap 15.02. Vi ber om at kommunene innen denne fristen sender oss ett regnskapssammendrag (og gjerne regnskapsheftet hvis det er ferdig). Rapportering SSB Det endelige og fullstendige regnskapet (regnskapsheftet) med alle oversikter og noter, sendes inn senest når revisjonen er ferdig med regnskapet. Årsberetning ber vi om å få innsendt når det er ferdigstilt. Regnskapsvedtak, revisjonsberetning mv skal senest sendes inn senest 01.08. Tjenesterapportering og regnskapsrapport skal oversendes til SBB senest 15.02. Noen rapporteringer har frist 15.01. 15.01. Senest 01.03. Senest 15.01 Fra nå og fram til 15.02 15.02. 01.08 15.02 Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Saksbehandler: Postboks 2600 Statens hus Strandveien 38 74168000 Sigrid Hynne 7734 Steinkjer Org.nr.: fmntpost@fylkesmannen.no www.fylkesmannen.no/nt 974 772 108
Side 2 av 7 Årsbudsjett sendes Fylkesmannen Det følger av kommuneloven 45 at årsbudsjett sendes Fylkesmannen. Kommunene skal sende inn budsjettvedtak, budsjettdokumenter og vedtak for gebyrer på VAR-sektoren. Årsbudsjettet må inneholde alle obligatoriske oversikter. Økonomiske oversikter (forskriftens vedlegg 3 og 4) har etter forskriftens 15 tidsfrist til 01.03, mens budsjettdokumentet for øvrig har frist til 15.01. Økonomiske oversikter brukes til analyser, og vi ber derfor kommunene sende inn disse så snart de er ferdige, og ikke vente til fristen 01.03. Erfaringer fra tidligere års budsjettkontroller er at det kan være vanskelig å gjenfinne enkelte store inntektsposter i budsjettdokumentene, fordi inntekter er slått sammen og spesifikasjon mangler. Vi vil derfor spesielt gjøre oppmerksom på notekravet til budsjettskjema 1A, som krever en spesifisering av en del større inntekter. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har av to brev til kommunene, datert 07.04.2010, redegjort for prinsipper for budsjettering og regnskapsføring i investeringsregnskapet og avsetninger til disposisjonsfond. Disse to brevene omhandler viktige prinsipper for budsjettering, og klargjør formaliteter i kommuneloven. En konsekvens av brev om avsetning til disposisjonsfond, er at det ikke skal være tvil om hvilke avsetninger som er vedtatt i skjema 1A og 2A, og hvilke avsetninger som følger av skjema 1B og 2B. Fylkesmannen forventer at skjema 1A og 2A sendes inn sammen med budsjettet, og at skjemaene er ført ajour med kommunestyrets vedtak. Budsjettet sendes Fylkesmannen i 1 papireksemplar eller elektronisk. Budsjett fra Robekkommuner (KL 60) vil ikke bli ferdigbehandlet før alle obligatoriske oversikter er innkommet. Regnskapsprognose 2015 og foreløpige regnskaper Fylkesmannen har ikke hjemmel for å kreve regnskapsprognose, men vi erfarer at kommunene selv ønsker kunnskap om utviklingen i andre kommuners økonomi, og at kommunene forventer at Fylkesmannen har et oppdatert situasjonsbilde. For Fylkesmannen er det viktig å ha en slik oversikt fordi regnskapsanslagene etterspørres både av politikere (stortingsbenken) og av pressen. Regnskapsprognose for 2015 kan sendes inn fra nå av og frem til 15.02. (etter 15.02 etterspørres regnskap). For regnskapsprognose etterspør vi kun tall for netto driftsresultat og mer/mindre- forbruk (årsresultatet). Det presiseres at det er snakk om anslag. Erfaringsmessig er det noen kommuner som ikke ønsker prognoser publisert. Kommunen gis derfor anledning til å angi om tallene kun skal brukes til å beregne prognosen for kommunene i fylket samlet. Rapportering av kommuneregnskapet til Fylkesmannen Fristen for avleggelse av regnskap 15.02 faller sammen med innsendingsfrist for Kostra ( 9). På dette tidspunktet er regnskapet offentlig, selv om regnskapet ikke er revidert og behandlet. Fylkesmannen forventer derfor at regnskap foreligger fra 15.02. Erfaring tilsier at både politikere og presse vil etterspørre regnskapstall den 15.02. Om de ikke får tallene fra oss, vil de ta kontakt med kommunene direkte. Vi ber om at kommunene innen fristens utløp den 15.02, sender oss ett regnskapssammendrag (gjerne regnskapsheftet hvis det er ferdig). Regnskapssammendraget må minimum inneholde økonomisk oversikt for drifts- og investeringsregnskap (definert i regnskapsforskrift vedlegg 3 og 4), og balanse. Tallene for brutto- og netto driftsresultat er spesielt viktige for oss. Dersom kommunen av ulike grunner mener regnskapstallene ikke gir et riktig og fullstendig bilde av økonomien, er også dette verdifull informasjon for oss.
Side 3 av 7 Det endelige og fullstendige regnskapet (regnskapsheftet) med alle oversikter og noter, skal sendes inn senest når revisjonen er ferdig med regnskapet (se nedenfor om innsending av regnskap og regnskapssaken). Kostrarapportering regnskap/ tjenestedata til SSB (rapporteringsforskriften) Det følger av kommunelovens 49 med tilhørende forskrift om rapportering, at kommunene innen gitte frister skal rapportere regnskap og tjenestedata til SSB. Informasjonen om kostrarapporteringen er omfattende og vil ikke bli gjengitt her. Frister og andre detaljer fremgår av rapporteringsforskriften, og av informasjonsbrev og øvrig informasjonsmateriell fra SSB. Opplegget for årets Kostra-rapportering vil i stor grad bli som de siste årene, men kommunene anbefales likevel å sette seg nøye inn i informasjonsmateriellet fra SSB. Erfaringen fra tidligere år viser at det er en fordel at det finnes en rapporteringsansvarlig i kommunen som samordner og kvalitetssikrer Kostra-data. Med den utstrakte bruk av Kostra-data vi har fått, er god datakvalitet en nødvendighet. SSB har avsatt perioden 15.03 til 15.04 til å motta rettinger fra kommunene. Vi ber om at kommunene bruker denne perioden til kvalitetssikring av Kostra-tallene. Fylkesmannens erfaringer fra Kostra-rapporteringen tidligere år, er at det i flere nordtrønderkommuner er avvik mellom det trykte og endelige regnskapet fra kommunen og Kostratallene. Avviket skyldes i hovedsak at siste justeringer av regnskapet ikke meldes til SSB. Et annet gjennomgående problem er at innrapporterte årsverk på ulike funksjoner (tjenester) ikke er i samsvar med virkelige forhold, slik at nøkkeltallene blir misvisende. Fylkesmannen vil understreke at det ikke skal være slike avvik. Kostra-rapportering av særregnskaper og IKS Formålet med denne rapporteringen for kommunale foretak er blant annet å koble kommunenes regnskaper til konsernregnskap, for derigjennom å få nøkkeltall som er sammenliknbare uavhengig av kommunal organisering. Slik kobling krever at overføringer mellom kommunens regnskap og foretakenes eller interkommunale selskapers (IKS) regnskaper er ført på riktige arter. For interkommunale selskaper vises til eget brev fra SSB av 02.11.15, og forskrift om rapportering fra IKS og foretak som driver næringsvirksomhet. Fylkesmannens plikt til å yte bistand ved Kostrarapporteringen Som tidligere år vil Fylkesmannen besvare spørsmål fra kommunene om Kostra. Spørsmål av skjønnsmessig eller prinsipiell karakter vil Fylkesmannen videreformidle til SSB. Spørsmål om utfylling av skjema eller tolking av kostradata rettes til Helge Holthe eller Sigrid Hynne og vil ved behov bli videreformidlet til den fagavdeling hos Fylkesmannen som har ansvar for det aktuelle fagfelt. Regnskap, regnskapsvedtak og revisjonsberetning sendes Fylkesmannen Ifølge forskrift om årsregnskap og årsberetning 11 skal kommunene sende inn regnskap, regnskapsvedtak og revisjonsberetning. Dokumentene sendes inn snarest mulig etter utløpet av de frister som gjelder for avlegging av regnskap, regnskapsvedtak (frist 30.06) og revisjonsberetning (frist 15.04). Dokumentene sendes på papir i 1 eksemplar, eller sendes elektronisk i godkjent arkivformat. Alle obligatoriske oversikter i regnskapet skal settes opp i samsvar med årsregnskapsforskriften. Økonomiske oversikter blir brukt av Fylkesmannen, departementene og av andre til analyser av økonomisk situasjon.
Side 4 av 7 Det skal ikke være avvik mellom Kostra-tall hos SSB per 15.06, og kommunens endelig vedtatte regnskap. Dersom kommunen er kjent med at det er vesentlige feil i kostratallene, ber vi om å bli informert om dette. Årsrapport/ årsberetning sendes Fylkesmannen Det følger av regnskapsforskriften 11 at årsberetning/årsrapport sendes Fylkesmannen. Årsberetning/årsrapport sendes i 1 eksemplar, eller sendes elektronisk i godkjent arkivformat. Økonomiplan sendes Fylkesmannen Det følger av kommunelovens 44, 8. ledd at økonomiplan sendes til Fylkesmannen. Økonomiplanen med vedtak sendes så snart som mulig etter vedtak, og senest 15.01 for de som vedtar økonomiplanen i desember. Økonomiplanen sendes i 1 eksemplar, eller sendes elektronisk i godkjent arkivformat. Det er ikke gitt forskrift eller formkrav til økonomiplanen. Noen hovedtall må likevel kunne gjenfinnes i økonomiplanene. Kommuneloven 44 krever at kommunenes økonomi skal gå i balanse for alle 4 år i planperioden. Dermed må det fremgå klart i vedtatt økonomiplan om driftsbudsjettet er saldert i balanse, eller med merforbruk/mindreforbruk. For investeringsbudsjettet må det klart fremgå om budsjetter er saldert i balanse, eller med udekket/udisponert. Vi gjør for ordens skyld oppmerksom på at en kommune som ikke har saldert økonomiplanen for hvert enkelt år i balanse eller overskudd, skal registreres som tilsynskommune etter kommunelovens 60 (ROBEK). Dersom de mest sentrale hovedtall for å beskrive fremtidig utvikling i kommunens økonomi ikke fremgår av økonomiplanen, må kommunen regne med å få spørsmål fra oss. Etter vår oppfatning må det forventes at det minimum finnes tall for netto driftsresultat, mer/mindreforbruk, gjeld og rente/avdragsbelastning i en økonomiplan. Selv om det ikke er formkrav til økonomiplanen, tillater vi oss å foreslå at kommunene fyller ut budsjettskjema 1a og 1b og økonomiske oversikter drift og investering, for hele økonomiplanperioden. En slik løsning vil gi en gjennomgående ensartet fremstilling av alle de viktigste hovedtallene i kommunens økonomi, gjennom økonomiplan, budsjett og regnskap. Dette vil lette arbeidet med å utveksle gode analyser/fremskrivinger mellom kommunene, og sikre en kontinuitet i presentasjon av økonomiske størrelser overfor folkevalgte og andre. Vi anbefaler også at økonomiplan og budsjett inneholder opplysninger om hvordan låneopptak, renter og avdrag fordeler seg mellom selvfinansierende lån og lån som belaster kommunens økonomi. Dette vil gi både kommunen og eksterne lesere en bedre oversikt over reell gjeldsbelastning, og hvordan denne utvikler seg. Registrering av kommuner i ROBEK (kommunelovens 60) Registeret er også kalt ROBEK-registeret, og mer informasjon om registeret finnes på departementets nettsider under adressen: http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/tema/databaser-og-registre/robek. Når dette brevet skrives er det bare Leksvik kommune som er registrert i registeret fra Nord-Trøndelag. En kommune registreres i KMDs register over kommuner med langsiktig økonomisk ubalanse dersom ett av følgende vilkår er oppfylt: 1. Kommunen vedtar årsbudsjett uten at alle budsjetterte utgifter er finansiert, 60 a 2. Kommunen vedtar økonomiplan uten at alle budsjetterte utgifter er finansiert, 60 b 3. Regnskapsvedtaket bestemmer at merforbruk skal fordeles utover det påfølgende budsjettår etter at regnskapet er lagt fram, 60 c 4. Kommunen ikke følger sin egen plan for inndekking av merforbruk, 60 d
Side 5 av 7 Kommentarer til punktene over: Til 1 og 2) Til 3) Til 4) Kommuneloven bruker også begrepene ubalanse eller merforbruk (underskudd) om slike tilfeller. Dette medfører en 2-års frist for inndekking. Altså slik at kommunen registreres i ROBEK dersom regnskapsvedtaket for regnskap 2014 (vedtaket gjøres våren 2016) bestemmer at merforbruket fra 2014 inndekkes senere enn 2016. Merk at det ikke er ulovlig å vedta en inndekking utover 2 år. Kommuneloven åpner for å bruke inntil 4 år (10 år i særlige tilfeller), men kommunen registreres i ROBEK dersom inndekkingen går utover 2 år. Det skal gå klart fram hvor stort beløp som skal dekkes inn i år 1 og evt. i år 2. Kommunen er bundet av sin opprinnelige plan for inndekking i fht vurdering av om kommunen følger sin egen plan ( 60 bokstav d). Registrering etter 60 d skjer når regnskapene viser at inndekking av merforbruk ikke går etter kommunens egen inndekkingsplan. Merk at både regnskapsvedtak og budsjett vil kunne være inndekkingsplan, og at den opprinnelige inndekkingsplanen skal legges til grunn. Det kan oppstå tilfeller der kommunen vedtar en budsjettrevidering som senker ambisjonene for inndekkingstempo. I slike tilfeller skal Fylkesmannen forholde seg til den opprinnelige inndekkingsplanen i vurdering av 60 d. Dersom en kommune unnlater å vedta inndekkingstempo i regnskapsvedtaket, vil inndekkingsbeløp i budsjett og økonomiplan bli lagt til grunn som vedtatt inndekkingstempo. Forståelsen av regelverket krever at kommunene er nøye med å følge alle formalia i forbindelse med vedtak om inndekking av merforbruk. Herunder skal det i ettertid ikke kunne oppstå tvil om hva som var den «opprinnelige vedtatte inndekkingsplan». Fylkesmannen er pålagt å melde fra til departementet om hvilke kommuner som skal meldes inn i registeret, og hvilke kommuner som skal tas ut av registeret. Fylkesmannen vil basere rapporteringen på innsendt budsjett, økonomiplan og regnskap/revisjonsberetning og regnskapsvedtak. Det er derfor viktig for oss å motta dokumentene innenfor gitte frister, og med den detaljeringsgrad som kreves i lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Regnskapsbestemmelsene i kommuneloven legger rammer for hvordan kommuneregnskapet skal føres. Dette medfører at disse bestemmelsene også vil legge rammer for budsjett og økonomiplan. En oversikt over økonomibestemmelsene i kommuneloven med forskrifter, inkludert oversikt over obligatoriske oversikter, finnes på hjemmesiden til KMD her: https://www.regjeringen.no/nb/tema/kommuner-ogregioner/kommuneokonomi/okonomiforvaltning/kommuneregnskap1/id735904/ Kommunens regnskaper skal etter kommuneloven 48 jamfør regnskapsforskriften 7 føres i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. I regnskapsforskriften 7 er det henvist til stiftelsen for god kommunal regnskapsskikk som skal utgi standarder for hva som er god kommunal regnskapsskikk. Utgitte standarder vil dermed være en del av regelverket for føring av regnskap, og for budsjettering i årsbudsjett og økonomiplan. På hjemmesidene til foreningen for god kommunal regnskapsskikk er vedtatte standarder og anbefalinger lagt ut: http://www.gkrs.no/) Det foreligger nå 5 endelige standarder og 7 foreløpige standarder. Det er også lagt ut ulike notater som beskriver rammeverket for det kommunale budsjett- og regnskapssystem. Fylkesmannen forventer at kommunene følger endelige standarder, og vil i sitt arbeid
Side 6 av 7 forholde seg til en endelig standard som en del av lovteksten. Fylkesmannen legger videre til grunn at kommunene skal ha svært gode grunner til å avvike fra de foreløpige standarder som er gitt. Merk også GKRS-notat av 24.10.2014 som beskriver formål og innhold i obligatoriske regnskapsskjemaer. Notatet vil indirekte også omfatte tilsvarende budsjettskjema. Elektronisk innsending av pliktige dokumenter. Dette brevet omfatter i all hovedsak innsending av dokumenter der innsending er hjemlet i lov og/eller forskrift. Fylkesmannen må kunne dokumentere at dokumentet er mottatt, og vi må ha fysisk tilgang til dokumentet, enten dokumentet er i form av papir eller digitalt. Fra og med 2010 har det vært et ønske fra vår side at dokumenter på økonomiområdet sendes elektronisk på godkjent arkivformat. Dette av hensyn til effektiv saksbehandling både for oss og for kommunene. Blant annet vil Omsorgsplan 2020 innebære at økonomidokumenter skal utveksles på tvers av avdelinger både hos Fylkesmannen og i kommunene. Dette er enklere å få til med elektroniske dokumenter. Dokumentene skal oversendes Fylkesmannen, slik at vårt arkiv mottar saken for registrering. E-postadressen vår er fmntpost@fylkesmannen.no. Begrepet godkjent arkivformat, forutsetter at dokumenter sendes inn på et format som er lesbart for vårt arkiv. Dette kan være pdf, word, excel og en rekke andre standardformater. Innsending av dokumenter må etter loven forstås slik at det er kommunen som finner fram de riktige dokumenter, og gjør disse tilgjengelig for Fylkesmannen. Det vil ikke være tilstrekkelig at kommunen oppgir at alle dokumenter er lagt ut på internett, slik at Fylkesmannen selv kan lete seg fram til dokumenter kommunen har plikt til å sende inn. Med hilsen Hans Brattås(e.f.) Kommunaldirektør Helge Holthe Seniorrådgiver Kommunalavdelingen Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift Likelydende brev sendt til: Fosnes kommune 7856 Jøa Inderøy kommune Vennalivegen 7 7670 INDERØY Leka kommune 7994 Leka Nærøy kommune 7970 Kolvereid Steinkjer kommune Postboks 2530 7729 Steinkjer Høylandet kommune 7977 Høylandet Stjørdal kommune Postboks 133 / 134 7501 Stjørdal Steinkjer kommune Postboks 2530 7729 Steinkjer Levanger kommune Postboks 130 7601 LEVANGER
Side 7 av 7 Røyrvik kommune 7898 Limingen Vikna kommune Postboks 133 Sentrum 7901 Rørvik Leksvik kommune Kommunehuset 7120 Leksvik Meråker kommune 7530 Meråker Namdalseid kommune 7750 Namdalseid Namsskogan kommune 7890 Namsskogan Verran kommune 7790 Malm Namsos kommune Postboks 333 Sentrum 7801 Namsos Overhalla kommune Svalivegen 2 7863 Overhalla Snåsa kommune / Snåasen Tjielte Sentrum 7760 Snåsa Frosta kommune Alstad 7633 Frosta Flatanger kommune 7770 Flatanger Lierne kommune Heggvollveien 6 7882 Nordli Grong kommune Postboks 162 7871 Grong Verdal kommune Johannes Bruns gate 2 7650 VERDAL Kopi til: KomRev Trøndelag IKS avdeling Steinkjer Postboks 2565 7735 Steinkjer KS Nord-Trøndelag Postboks 2566 7735 Steinkjer Fosen Kommunerevisjon IKS Rådhuset 7160 Bjugn BDO Noraudit Romuld AS Postboks 169 7801 Namsos