Planmal, skjemaer og måltavler

Rammer og tidsplan for plan- og budsjettarbeidet 2013 2015 01.09.12 Føringsnotat 2 til avdelingene om Planmal, skjemaer og måltavler Side 1

Innhold 1 Generelle rammer... 2 2 Tidsplan for plan- og budsjettarbeidet... 3 3 Veiledning og mal for avdelingenes planinnspill... 4 4 Søknader og forslag på fastsatte områder - skjemaer... 5 5 Måltavler... 5 Vedlegg 1: Veiledning og mal for avdelingenes planinnspill Vedlegg 2-1 til 2-6: Skjemaer for søknader og forslag 1 Generelle rammer Føringene for plan- og budsjettarbeidet er i år samlet i to notater. Føringsnotat 1 ble sendt til avdelingene 2. august, og dette notatet med vedlegg utgjør føringsnotat 2. Som tidligere år blir avdelingene bedt om å bidra med følgende gjennom plan- og budsjettprosessen: a) Innspill til HiSTs plandokument for 2013-2015 b) Utfylling av måltavle c) Søknader og forslag på fastsatte områder d) Resultatprognose 2012 e) Innspill om budsjett for 2013 f) Innspill om langtidsbudsjett 2014 2015 Føringsnotat 1 dekket føringer for punktene c), d), e) og f), mens dette notatet med vedlegg dekker punktene a) og b) og skjemaer som skal benyttes under c). Dokumentene som er utarbeidet for arbeidet er lagt ut på ansattportalen på https://hist.no/planogbudsjett2013 Neste avsnitt inneholder detaljert tidsplan for plan- og budsjettarbeidet. De viktigste fristene for avdelingene er: Frist for søknad om satsingstiltak utenfor ramma: 22.09.12 Hovedfrist for innspill om plan og budsjett: 12.10.12. Avdelingene skal levere sine innspill i ephorte og i tillegg sende dem til epostadressen planograpport@hist.no (Plan- og rapportlaget). Spørsmål og andre henvendelser underveis kan også rettes til denne adressen. Plan- og rapportlaget har ansvaret for å samordne plan- og budsjettarbeidet. Deltakerne er: Kirsten Ballo, seniorrådgiver Prorektors stab, Gunn Nancy Halsetrønning, seniorrådgiver SØR, og Anne Brit Vigen, seniorrådgiver SKB. Side 2

2 Tidsplan for plan- og budsjettarbeidet Notatet som ble sendt ut 2. august, inneholdt tidsplan for plan- og budsjettarbeidet. Tidsplanen er nå mer detaljert, og noen møter er flyttet i samråd med de avdelinger dette gjelder. Det som ikke er avdelingenes ansvar, er markert med blått i planen. Aktiviteter Dato Avdelingene mottar føringsnotat 1 om budsjett og søknader/forslag. 02.08.12 Avdelingene mottar føringsnotat 2 med planmal, måltavle og maler/skjemaer. 01.09.12 Heldags oppstarts- og avklaringsseminar for saksbehandlere på Britannia hotell. Seminaret starter kl 09.00. 06.09.12 Frist for avdelingenes søknad om satsingstiltak utenfor ramma. 22.09.12 Frist for å sende ledelseskommentar 2. tertial 2012 til SØR. 20.09.12 19.09.12 Kl 12-14.30:AFT Kl 09-11.30: AITeL 25.09.12 Samhandlingsmøte på hver avdeling. Tre saksbehandlere fra Kl 13-15.30: AHS sentral ledelse deltar i en gjennomgang av avdelingens planer. 27.09.12 Kl 13-15.30: ALT 28.09.12 Frist for avdelingenes innlevering av prognose 2012. 30.09.12 Statsbudsjettet legges fram Ca 5.10.12 Hovedfrist for avdelingenes innlevering av innspill til plan og budsjett 2013 2015: Innspill til plan 2013 og langtidsplan 2014 2015 Budsjett 2013 og langtidsbudsjett 2014 2015 Søknader og forslag med frist 12.10: Søknad om etablering/nedlegging av budsjettfinansierte 12.10.12 studietilbud Forslag til opptaksrammer for 2013 2015 Søknad om nye studieplasser fra KD Budsjettmessige konsekvenser av søknad om FoU-midler 2013 Søknad/budsjett for investeringsmidler for 2013 Høgskolestyret behandler satsingstiltak utenfor ramma, regnskap 24.10.12 2. tertial, ledelseskommentarer og prognose 2012. Rektoratet diskuterer helhet og sammenheng i HiST-planen 25.10.12 Frist for avdelingenes innlevering av søknader om sentrale FoUmidler. 02.11.12 Rektors styringsdialog med hver avdeling. Møtene er i rom KA- SU120 i Sukkerhuset, Kalvskinnet. Kl 09-11.30: ASP Kl 13-15.30: TØH 25.10. 12 Kl 12-15.00: TØH 29.10.12 Kl 08.30-11.30: AHS 30.10.12 Kl 08.30-11.30:AITeL Kl 12-15.00.: ALT 02.11.12 Kl 12-15.00: ASP Høgskolestyret behandler plan og budsjett. 28.-29.11.12 Tildelingsbrev for 2013 fra KD. Ca 18.12.12 Frist for vedtak av avdelingsbudsjett i avdelingsstyrene. 15.12.12 Tildelingsbrev for 2013 til avdelingene. 15.01.13 Frist for periodisering av endelig avdelingsbudsjett i Agresso. 15.02.13 Side 3

Noen utdypinger av aktiviteter Heldags oppstarts- og avklaringsseminar 6. september Det blir heldagsseminar for saksbehandlere i plan- og budsjettprosessen 6. september på Britannia hotell. Vi har i år satt av en hel dag for å gi rom for gjennomgang og drøfting av den nye målstrukturen for HiST. Agenda blir 1. Ny målstruktur for HiST a. Innhold b. Viktige utfordringer 2. Avklaring av innhold i ulike deler av avdelingenes innspill til plan 2013-2015 3. Utveksling av erfaringer med planprosessen og identifisering av forbedringspunkter Avdelingene bes melde inn deltakere til seminaret. Vi har regnet med ca 2 fra hver avdeling. Samhandlingsmøter Som i fjor er det lagt opp til samhandlingsmøter på hver avdeling. Hensikten med møtene er informasjons- og erfaringsutveksling som kan gi Utvikling av substans og form i avdelingens innspill til plan og budsjett Utvikling av arbeidet sentralt med plan- og budsjettprosessen 3 Veiledning og mal for avdelingenes planinnspill Veiledning og mal for avdelingenes planinnspill finnes som vedlegg 1 til dette notatet. Malen er utviklet med utgangspunkt i HiSTs nye målstruktur og innrettet mot å få fram avdelingenes mål og tiltak på ulike områder. Det er lagt vekt på at malen skal fremme et tydelig skille mellom plan og rapport. I plandokumentet er det planlagte tiltak som skal ha fokus, mens det vi allerede har oppnådd skal skrives om i rapport 2011, som skal utarbeides etter årsskiftet. Planinnspillet skal beskrive konsekvenser av vesentlige endringer Vi ber avdelingene ta utgangspunkt i Blåboka 2011 2012 i arbeidet med planinnspillet. Det er naturlig at planarbeidet for kommende periode er rullerende i forhold til eksisterende planverk. Tiltak som videreføres/gjentas fra gjeldende plan kan omtales summarisk, mens endringer gis en nærmere beskrivelse. Det er viktig å vurdere og beskrive konsekvenser av endringer (ved for eksempel nye studieplasser). Under hvert strategiområde er det derfor tatt med to punkter om vesentlige endringer: Konsekvenser for avdelingen Konsekvenser for fellestjenester og fellesfunksjoner Side 4

4 Søknader og forslag på fastsatte områder - skjemaer Avdelingene skal benytte egne maler eller skjemaer for å fremme søknader eller forslag. I høringsnotat 1 kap 3 er det redegjort for bruk av det enkelte skjemaet. Skjemaene finnes i vedlegg 2-1 til 2-6: Skjema 1: Satsingstiltak utenfor ramma Skjema 2: Søknad om etablering og nedlegging av budsjettfinansierte studietilbud Skjema 3: Forslag til opptaksrammer for 2013 2015 Skjema 4: Søknad om nye studieplasser fra KD Skjema 5: Budsjettmessige konsekvenser av søknad om FoU-midler 2013 Skjema 6: Investeringsoversikt 2013 5 Måltavler Reviderte måltavler er tilgjengelig på felles fillagringsområde L:\HiST\Måltavler\2013-utgave for HiST og avdelingene. Avdelingene skal oppdatere målsettingene i måltavlene direkte på dette filområdet. Avdelingene skal justere/fastsette resultatmål for de ulike styringsparametrene for hele planperioden. Noen av parametrene målsettes sentralt, og skal ikke fylles ut på avdeling. Disse er merket med skravert felt. Det er viktig at det arbeides godt med målsettingene for alle parametre avdelingen skal målsette. Rektor ønsker å presisere viktigheten av realisme i de mål som presenteres i måltavla, og at målene må være i samsvar med ressurstilgang, planlagte tiltak og strategiske føringer. Side 5