Brukerveiledning for UiOs oppdragsbudsjettmal Tilrettelagt for TDI- og leiestedsmodell Versjon 1.0 Universitetet I Oslo Versjon 2.2 ØPA Økonomi og planavdelingen 11.11.2013
Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Nyttig informasjon om budsjetteringsmalen... 3 1.2 Navigering... 4 2.0 Registrering av prosjektopplysninger... 5 3.0 Kalkulering av oppdrag/anbud... 7 3.1 Budsjettere arbeidsinnsats og overheadkostnader... 7 3.2 Budsjettere direkte driftskostnader... 7 Budsjettere leiestedskostnader (inputarkfane):... 8 3.3 Forklaring av økonomiske styringsdata nøkkeltall... 8 4.0 Internt prosjektbudsjett... 10 5.0 Eksternt tilbud/anbud til oppdragsgiver... 11 Når det gjelder eksternt tilbud mot oppdragsgiver så er eventuelle påslag for uforutsette hendelser og fortjeneste inkorporert i de respektive budsjetterte kostnadselementene.... 11 Det skilles mellom 3 ulike eksterne tilbud;... 11 6.0 Registrering av søknadsbudsjettet i Buddy... 12 7.0 Kontakter... 12 8.0 Historikk... 12 Universitetet I Oslo Versjon 3.0 2
1.0 Innledning Malen for oppdragsbudsjettering er utviklet for å støtte prosjektledere i utarbeidelse av kalkylegrunnlag for oppdragsprosjekter. Oppdragsprosjekter skal av hensyn til konkurranselovgivningen fra EU-kommisjonen være fullfinansiert fra oppdragsgiver. Oppdragsprosjekter er hovedsaklig merverdipliktige, med mindre de kan påkalle seg unntak eller fritak fra mva-plikten iht merverdigavgiftslovgivningen. Budsjettene er spesifisert ihht «intern oversikt oppdrag» og «eksternt tilbud». Intern oversikt oppdrag viser prosjekbudsjettet satt etter samme format som UiO sin standard prosjektlederrapport, mens eksternt tilbud viser 3 ulike alternativer for å fremstille tilbudet/anbudet mot oppdragsgiver. Malen viser også sentrale nøkkeltall for prosjektleder og prosjekteier som grunnlag for økonomistyringen og prioriteringene i prosjektet. Fokusområder er blant annet uttak av interne ressurser og prosjektets økonomiske effekt for basisvirksomheten, dvs nettobidrag. Malen gir et grunnlag for å kunne synliggjøre de totale prosjektrelaterte kostnadene som er påkrevd for gjennomføring av prosjektet, sett i forhold til prosjektets målsetninger. Prosessen for økonomistyring av eksternt finansierte prosjekter kan illustreres på følgende måte: Prosjekt- plan Søknads- budsjett Avtale- inngåelse Detaljert budsjettering Oppdatere prognoser Prosjektregistrering Regnskapsføring Prosjektrapportering Prosjektavslutning Milepæl Excel-mal Kontrakt Nettskjema Buddy Oracle Web-rapport Buddy Web-rapport Denne veiledningen viser elementene i søknadsbudsjettet og er rettet mot prosjektledere, prosjekteiere og prosjektcontrollere som brukere av malen ved UiO. Malen er oppdatert til å ivareta TDI- og leiestedsmodell fra 2014. 1.1 Nyttig informasjon om budsjetteringsmalen 1. Siste versjon av malen vil alltid ligge på nettsiden http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/efp/budsjettering/index.html 2. Oppdatering av lønnstabeller og andre satser blir annonsert på nettsiden og informasjon sendes på epost til økonomilederne ved UiO. 3. Det er kun gule celler som kan redigeres, og utover det er dokumentet skrivebeskyttet. Dette skyldes at dokumentet inneholder formler og tabeller som er relatert til input-arkene. Radene i input-arkene er også låst av samme hensyn. 4. Ikke bruk cut-/klipp-funksjonen i Excel. Det vil medføre at formelsettet forskyves. Universitetet I Oslo Versjon 3.0 3
1.2 Navigering Søknadsmalen inneholder følgende 6 arkfaner med tilhørende funksjoner: De grønne arkfanene er inputarkfaner hvor man legger inn budsjettdetaljer. De gule arkfanene viser output, og den grå er tabellgrunnlag for beregning av lønnskostnader inkludert sosiale kostnader, samt indirekte kostnader. Registrering: Budsjettering: Leiested: Internt prosjektbudsjett: Eksternt tilbud: Registrering av prosjektinformasjon. Her registreres arbeidstid og driftskostnader for et prosjekt. Her registreres direkte kostnader knyttet til bruk av forskningsinfrastruktur i prosjektgjennomføringen. Prosjekbudsjettet viser en oversikt over prosjektets forventede inntekter, kostnader,resultat og nettobidrag. Denne arkfanen skal skrives ut, signeres av både prosjektleder- og eier, samt arkiveres sammen med søknad og kontrakt i ephorte. Viser 3 ulike måter å fremstille tilbudet/anbudet overfor oppdragsgiver; summert prosjektbudsjett per år (alt 1) timeprisbasis (alt 2) summert prosjektbudsjett for hele prosjektperioden (alt 3) Universitetet I Oslo Versjon 3.0 4
2.0 Registrering av prosjektopplysninger Registreringene danner grunnlaget for de faste parametrene i budsjettet og ift oppretting av prosjektet i økonomisystemet etter at kontrakt er signert. Nærmere forklaring/veiledning av de enkelte elementene: Prosjekttittel Prosjektleder: Prosjekteier (instituttnavn): Instiuttleder/senterleder: Prosjektnummer (om opprettet): Saksnummer lokalt delarkiv Skriv inn tittelen på prosjektet. Skriv inn navnet på prosjektleder som er hovedansvarlig for den faglige gjennomføringen av prosjektet, samt den løpende økonomiske oppfølgingen. Skriv inn navnet på instituttet som prosjektet skal sortere under. Skriv inn navnet på instiuttleder/senterleder som er økonomisk ansvarlig for gjennomføringen av prosjektet. Skriv inn prosjektnummeret som prosjektet blir tildelt fra OFprosjekt. Dette skjer først etter at det foreligger en konkret prosjektkontrakt. Saksnummeret fra Ephorte føres inn her. Universitetet I Oslo Versjon 3.0 5
Kort begrunnelse for prosjektets faglige interesse Første budsjettår Prosjektets start Prosjektets slutt Prosjektets slutt (etter endring) Navn på finansieringskilde(r) Prosjektkategorisering Prosjekttype (TDI-modell) For alle prosjekter kreves det at det foreligger en konkret, faglig begrunnelse for gjennomføring av prosjektet. Skriv inn årstall for første år av budsjettet/prosjektet. Skriv inn dato for avtaleperiodens start, jfr kontrakt el. Skriv inn dato for avtaleperiodens slutt, jfr kontrakt el. Ved endring legges inn ny dato for avtaleperiodens slutt, jfr. endring til kontrakt el. Skriv inn navn på finansieringskilde, er det flere legges de inn etter hverandre, med største bidragsyter først. Velg oppdragsgiver fra nedtrekksmenyen. TDI modellen gir en sats for indirekte kostnader for institusjonene som helhet. Valg: Prosjekter som foregår i UiOs lokaler Prosjekter som ikke foregår i UiOs lokaler Leiestedskostnader budsjetteres særskilt og legges inn i arkfanen leiested og linkes opp mot budsjettarkfanen. Påslag uforutsette hendelser (%): Påslag for fortjeneste (%): Merverdiavgift: Hvis ikke merverdiavgift, angi årsak: Årlig lønnsjustering Her legges inn et ønsket risikopåslag (%) for å ta høyde for eventelle uforutsette hendelser som måtte inntreffe. Her legges inne et rimelig krav til fortjeneste (%) på oppdragsprosjektet (krav fra KD i boa-reglementet). Velg Ja eller Nei fra nedtrekksmenyen. Velg årsak til unntak eller fritak for mva-plikten fra nedtrekksmenyen. Legg inn om prosjektet skal ha automatisk lønnsjustering alle år. Det automatiske påslaget de videre år baseres på neste års lønnssats. Universitetet I Oslo Versjon 3.0 6
3.0 Kalkulering av oppdrag/anbud 3.1 Budsjettere arbeidsinnsats og overheadkostnader Ved budsjettering av arbeidsinnsats kan en velge mellom 8 ulike stillingskategorier fra en nedtrekksmeny. Hver stillingskategori er knyttet opp mot et foreslått lønnstrinn som manuelt kan overstyres ved behov. Det skilles videre på hvorvidt den planlagte arbeidsinnsatsen skal være frikjøp av eksisterende ansatte, eller i form av nyansettelser (prosjektansatte). Dette gjøres i nedtrekksmenyen. Lønnskostnader og overhead beregnes automatisk på bakgrunn av antall timer, timepris lønn (lønnstrinn/arbeidstimer per år), sosiale kostnader og timepris for indirekte kostnader. 3.2 Budsjettere direkte driftskostnader Ved budsjettering av direkte driftskostnader kan en velge mellom 7 ulike kostnadskatagorier: Lab.arbeid/feltundersøkelser Her budsjetteres kostnader relatert til laboratoriearbeid og feltundersøkelser. Reiser/konferanser/mv. Andre driftskostnader Leiested Innkjøp av FoU-tjenester Viderefordelte midler Investeringer (utstyr) Lab Her budsjetteres reiser, kurs og konferansekostnader. Budsjett for andre driftskostnader. Kan spesifiseres i kommentarfeltet. Her budsjetteres bruken av leiested, oppsummert på bakgrunn av input i arkfanen Leiested. Her budsjetteres kjøp av tjenester. Her er det mulig å synliggjøre midler som skal viderefordeles til 3.part. Her budsjetteres kostnadene for anskaffelse av utstyr i prosjektet. Universitetet I Oslo Versjon 3.0 7
Budsjettere leiestedskostnader (inputarkfane): Dersom anskaffelser skal gjennomføres se rutinen for anskaffelser her: Anskaffelsesprosess Leiestedskostnader beregnes på bakgrunn av enhetsprisen (ofte timepris) multiplisert med omfanget/ mengden av laboratoriebruken. Enhetsprisen er basert på kalkyler utarbeidet av instituttet som eier leiestedet. Kalkylen er utarbeidet med bakgrunn i den nasjonale modellen for beregning av kostnader for eksperimentell infrastruktur ifm. eksternt finansierte prosjekter i UoHsektoren. Sum leiestedskostnader føres automatisk over til budsjettarkfanen under «budsjettere direkte driftskostnader» Kalkylen skal enten være tilgjengelig i arkivsystemet eller under Y:området til Kuben og Buddy. Versjon av kalkylen brukt i budsjetteringen registreres øverst i arkfanen. 3.3 Forklaring av økonomiske styringsdata nøkkeltall Totalt budsjetterte kostnader: Påslag for uforutsette hendelser: UiO sine budsjetterte kostnader knyttet til gjennomføringen av et planlagt prosjekt, og utgangspunkt for videre kalkyle av oppdragspris. Viser risikopåslaget i kroner for eventuelle uforutsette hendelser. Påslaget regnes automatisk ut ved å ta totalt budsjetterte kostnader multiplisert med %-satsen lagt inn i registreringsarket. Universitetet I Oslo Versjon 3.0 8
Påslag for fortjeneste: Viser fortjenesten i kroner på bakgrunn av %-satsen lagt inn i registreringsarket multiplisert med summen av totalt budsjetterte kostnader og påslag for uforutsette hendelser. Inntekter eks. Merverdiavgift: Merverdiavgift: Inntekter inkl. Merverdiavgift: Påslag lik sats for overheadkostnader (indirekte kostnader) Viser UiO sin kalkulerte pris for oppdraget uten merverdiavgift. Viser UiO sin utgående merverdiavgift knyttet til prosjektet. Viser UiO sin kalkulerte pris for oppdraget med merverdiavgift, og er grunnlaget for fakturering mot oppdragsgiver. Viser prosentsatsen for totale overheadkostnader knyttet til prosjektet i henhold til TDI-satsen. Satsen regnes automatisk ut med bakgrunn i budsjetterte lønnskostnader i prosjektet. Regnskaps, budsjetterings og rapporteringsmessig så fremkommer overhead som internt finansiert på artene 7198 (kostnad på prosjekt) og 3960 (refusjon på basis). Årsaken er av regnskapsteknisk karakter, og kan gi noe utfordringer knyttet til analyse av nettobidrag på prosjekteiernivå. Nettobidrag: Viser den økonomiske effekten som oppdragsprosjektet har på eierstedets basisøkonomi. Nettobidrag er summen av frikjøp eksisterende ansatte, overheadkostnader, leiestedskostnader og resultatet av prosjektet ved prosjektslutt. Universitetet I Oslo Versjon 3.0 9
4.0 Internt prosjektbudsjett Prosjektbudsjettet viser de viser de økonomiske rammene for prosjektet, og ferdig utfylt og signert budsjett skal arkiveres i ephorte sammen med søknad og kontrakt. Det er også utarbeidet en webrapport på denne strukturen slik at en prosjektleder kan følge opp status for prosjektet underveis på samme oppsett. Nærmere om arkiveringsrutiner for eksternt finansierte prosjekter finnes her: Arkivrutine EFP Underskrifter Etter at de økonomiske rammene for prosjektet er lagt skal dette dokumentet signeres av både prosjekteier og prosjektleder. Prosjektleder har gjennom denne signaturen forpliktet seg til å avgi et bestemt nettobidrag til sitt eierinstitutt. Det anbefales at hele arbeidsboken lagres i arkiv. Universitetet I Oslo Versjon 3.0 10
5.0 Eksternt tilbud/anbud til oppdragsgiver Når det gjelder eksternt tilbud mot oppdragsgiver så er eventuelle påslag for uforutsette hendelser og fortjeneste inkorporert i de respektive budsjetterte kostnadselementene. Det skilles mellom 3 ulike eksterne tilbud; Universitetet I Oslo Versjon 3.0 11
6.0 Registrering av søknadsbudsjettet i Buddy Etter at godkjent kontrakt og kontraktsbudsjett foreligger, registreres prosjektet i økonomisystemet via eget nettskjema. Budsjettet kan registreres i buddy dagen etter at prosjektet er registrert i økonomisystemet (data fra prosjektregisteret overføres til buddy via datavarehuset natten etter registrering). Det vil kunne forekomme avvik i satser mellom søknadsbudsjett/kontraktsbudsjett og satser i Buddy på grunn av tidsforskyvninger i prosessene. Totalbudsjettet skal registreres så langt det lar seg gjøre med samme grunnlaget for inntekt, lønnsog driftsposter i Buddy, men merk at Buddy ikke inkluderer en automatisk inntekts- og kostnadsjustering gjennom prosjektets levetid. Det vil derfor kunne være behov for å legge inn en ramme for inflasjon i levetidsprognosen til prosjektet. 7.0 Kontakter Brukerstøtte, drift og utvikling: Administrativ støtte (ADS) ved Seksjon for prosjekt og prosessforbedring (SPP) 8.0 Historikk Versjon Dato Forfatter Beskrivelse av endring 1.0 30.9.2013 Terje Bakke Versjon i produksjon. Har vært brukertestet mot IMB, IMBV og UV Universitetet I Oslo Versjon 3.0 12