Referat Hovedstyremøte 27.01.2016 Referent: Eivind Ikke tilstede: S O (Sandra er tilstede) Info fra leder Har vært syk siden torsdag Samler ordensnominasjoner Bare flinke folk som er nominert, og vi kan ikke velge alle. Linjeledermøte mandag Hovedsakelig om SiT cafe og SiT Moholt Runde rundt bordet Bedkom: Begynt å planlegge dato for høstbooking Har ledervalg 10. februar Fagkom: Første kurs i går Invitert av Online til å ha Git kurs 9.2, Den tar vi. Felles vors før LaBamba fredag Nestleder: Sitter med Datakameratene kontrakten Skal få hjelp av Thinius til å få økonomiske tingene på plass Jobber med diskusjonskvelden Koskom: Satt igang forberedelse til 2 arrangementer Superbowl 7. februar. Småarrangementer 14. februar i sammenheng med Valentines Day Kommer Facebook event og plakater fra PR
PR: Snart ferdig med Kaffe og superbowlplakater Gjort ferdig X fest plakat Ferdig med Abarun skjorter Fant blitzer i Stavanger med samme pris Snakket med readme ang. trio film, blir et samarbeid på manus. Jobber med promofilm for Abaspin. Vurderer å utsette genser design konkurransen da vi bare har fått inn to forslag. Planlegger sosialkveld med ProKom Arrkom Gikk veldig bra i Åre Fikk nesten alle med hjem, en tok toget Er i gang med Vårgalla Booker banksalen snart Neste er fotballturnering Låvefest 27. februar 120 plasser Backup Har hatt først møte og WS Har tre prosjekter vi ikke ser som hensiktsmessig Startet et nytt prosjekt som heter «utvikling» Skal hele tiden jobbe med nye prosjekter Alle prosjektene skal ha oppstartsmøter i nærmeste fremtid Har godkjent Abarun sin søknad Labamba Hadde møte i går Har vært i Åre nesten alle sammen Skal ha edru sosialkveld på torsdag Har planlagt tur til Krakow readme Hadde inspo sist uke og har planlagt hele utgaven Arbeidet begynner søndag Avtalt med Ivar/Trykkpartner om ordning for prøvetrykk Bestemte valgdato 10. februar Webkom Har restrukturert på serverne Jobber videre på nye abakus.no Økonomi: Kassererne fører fortsatt regnskapet fra i fjor, frist er søndag. Overført støtte til komiteene for våren Sett på alternative måter å spare i fond på.
Ris og ros Ros til Backup for å dele ut penger Ros til alle som skal dra med Abarun Ros til Karl Ivar for å søke om masse penger Ros til Karl Ivar for initiativ til skiarrangement Ros til Arrkom for fet Åretur Ros til PR for ledertrøye Ris til Eivind for å ikke bake Kake Ros til Nora som er på rema for å handle inn til kake Ros til alle som har sendt inn nominasjon til Orden og æresmedlem Ros til Emilie for den fine scannejobben av gamle bilder Ros til Backup som drar på komitémøter Ros til Interkom for bra påmelding på alle arrangementer Ros til Thinius for å ha researchet bra plassering for penger Dagsorden Fondception (Thinius) Vi har ca 1.5 mill på sparekonto, og renta er på 2%. Vi taper penger med hensyn på inflasjon. Det er mulig å spare i fond som bør diskuteres. Haken er at høy risiko låser potensielt penger i 3 5 år. F.eks Landkreditt fondet hadde en avkastning på 11 % i fjor og 19 % i 2014. Det er mulig å velge hvor stor andel man beholder i aksjer. Har du gjort deg noen tanker om man kun skal investere i det fondet? Det er mulig å se på andre fond. Det finnes et stort utvalg av Fond. Diskusjonen går på fond vs. sparekonto i første omgang. Mats: Vi burde være litt modige. Henrietta: Hvor mye må vi sette inn av pengene? Thinius: Det kan vi velge selv. Burde uansett holde av noe til å kunne godkjenne søknader Thomas: Hvordan er forholdet mellom HS og fondstyret mtp denne avgjørelsen?
Kristine: Fondstyre bestemmer, men vi kan anbefale. Vi kan instille til det, men det er fondstyret som bestemmer. Thinius: Må vi ikke godkjenne det på generalforsamling? Kristine: Det må vi sjekke ut Konklusjon: Vi er positive til det. Sjekker ut hvordan vi må gjøre det med generalforsamling, og sender inn til Fondstyret for å høre hva de sier. Dalje for formaterte Kan vi bruke Generalforsamling til et sted å selge de? Ha en stor slipp da. Kristine: Neste galla anledning er vårfest, så det passer bra. Mats: Kanskje tenke på å ha en bod utenfor. Henrietta: Ja! Kristine: Hvordan går det med å legge inn formaterte Gaute? Gaute: Ikke blitt gjort. Frem med pisker. Konklusjon: Vi selger dalje for formaterte på generalforsamling Todo: Gaute får bekreftet formatertstatus for alle medlemmer Avtale med datakameratene Hadde møte på mandag Økonomien er litt rotete, men Sigurd (leder) skal jobbe litt med det Det viser seg at avtalen vi har kun har påvirket guttelaget, ikke jentelaget. Litt endringer siden de har meldt seg ut av NFF, dermed blir det billigere. Avtalen er skrevet opp, men det som mangler er frister og lengden på avtalen og formuleringer. Hege: Hører ikke jentelaget inn under Ada? Thomas: Står at pengene skal fordeles på gutte og jentelaget. Kristine: Rakel er lagleder for jentene, så hun burde være med på dette. Gaute: Er årsmøte med Datakameratene på mandag, da kommer det nye folk inn som sikkert burde være med på den prosessen. Konklusjon: Ta det med penger for Thinius. Thomas holder oss oppdatert. Generalforsamling ordstyrer Vi trenger en ordstyrer. Tidligere har vi plukket en ordstyrer fra Backup, det ble rot i fjor siden ordstyrer også stilte til valg og tok del i diskusjoner. Skal vi spørre en ekstern? Mitt interne forslag er: Håkon Åmdal. Henrietta: Høres ut som en stor fordel å ikke ha en ordstyrer som skal ta del i diskusjoner.
Hege: +1. Den generelle holdningen er at backup vil delta på generalforsamlingen, ikke styre ordet. Mats: Er enig med at vi burde ha en fra utsiden. Er sikker på at Håkon kan gjøre en god jobb på det. Kristine: Tenker på symboleffekten. Ordstyrer kan lettere være streng hvis den ikke kjenner forsamlingen. Thinius: Hvis vi tror det kan spare tid er jeg veldig for. Henrietta: Har vi andre hvis han ikke kan? Kristine: Vurdere andre linjeledere. Ryddige folk. Høre med Stein Olav først. Gaute: Har vi noe å tilby dem for det? Kristine: Tenkte en vinflaske. Konklusjon: Kristine skal høre med Stein Olav først. Ordensutnevnelser Sak: Hvor mye forventer vi av en som skal inn i orden? Thomas: Hvem som blir ordensmedlem er litt avhengig av kullet. Kristine: I fjor var det seks utnevnte. Gamlinger som blir nominert nå burde gå utenfor antallet. Gaute: De som har vært med i fem år, og stått på, de burde være kvalifisert for å bli med i den klubben. Når man begynner å nærme seg 5 år pluss noe ekstra nevner man seg æresmedlem Thinius: Hva er forskjellen på ordens og æresmedlem? Kristine: Æresmedlem er en større utmerkelse enn ordensmedlem. Gaute: De som ble æresmedlem i fjor ilustrerer den rollen ganske bra. Det er der lista ligger. Kristine: Det er lett å se seg blind på sentrale roller. Noen kan ha sittet i en komité i 5 år og revolusjonert komiteen. Hege: Backup har snakket om at det kan være hensiktsmessig å ta med noen i orden som ikke har kommet til 5. klasse enda. Kristine: Lurt å sette lista først. Erfaringsskriv fra tidligere Sak: I forfjor ble det skrevet en veiledning til utnevnelsen. Den skal leses før innkallingen til søndag. Står hva et æresmedlem er, hvilke roller man har osv. Konklusjon: Starter på søndag med å snakke om dette igjen. Hvor skal listen ligge. At det er på stell først. Deretter kan vi gå gjennom personene. Eventuelt Krønikeren (Hege) Prosjekt vi har hatt i backup veldig lenge men som har blitt skrinlagt mange ganger. På mandag bestemte vi oss for at det ikke er noen som ønsker å ta på seg å skrive historieboken. Er det en mulighet at readme tar på seg oppgaven eller tar på seg at hvert nummer tar et tilbakeblikk og har det som
innlegg til bladene? Da sitter man igjen med en bok til slutt. Er opp til readme til slutt. Sandra: Hva skal den inneholde? Hege: Historien til Abakus. Blir ikke så mye på en gang. Sandra: Kan høre med readme. Todo: Sandra hører med readme. Jubileum (Hege) Burde ikke det settes igang en jubileumskomite? Kristine: HS setter ned undergrupper. Det er mye å bli med på i tiden fremover. Har tenkt det er litt mye akkurat nå, vil drøye det til etter genfors. Har snakket med Ørjan. En jubileumsgruppe burde være en fokusgruppe, også bruker man komiteene. Minst en eller to som ikke har vært med i komite i tillegg. Det er en jubileumsuke som finner sted i mars neste vår. Om vi setter det ned i mars nå har vi et år. Gjerne noen gamle utenfra. Undergrupper ligger under nestleder, burde fortsette med det. Strategidokument (Hege) Enda et prosjekt vi lurer på hvorfor er under backup. De siste årene har ikke vi hatt denne oppgaven, så vil bare nevne at denne er fjernet. Tenker det er bedre å ha strategidokument i en overgang mellom nye og gamle hovedstyre. Kristine: En rest etter da dette ble opprettet. Konklusjon: Fortsatt backups greie gjennom ledertreningen. Retningslinjer gamle bilder (Henrietta) Emilie kom innom arbeidskvelden i går og snakket om bildene hun har scannet inn. Føler ikke vi bare kan gjøre det albumet offentlig siden det er fra en annen generasjon med folk som drikker osv. Bildene er veldig forsiktige etter vårt syn, men vi vet jo ikke hvem disse menneskene er osv. Innspill? Kristine: Fint materiale å skrive historiesider om. Thomas: Har vi lov til å legge de ut juridisk? Henrietta: Det vet vi ikke helt. Kristine: Det er jo våre bilder som vi eier. Men vi må jo spørre om lov for å legge ut bilder av folk. Thinius: Legge ut for alle, abakuler eller facebook? Henrietta: Abakuler. Hadde vært gøy for de det er tatt bilder av. Kristine: De kunne fått bruker, de er jo medlemmer ut livet. Henrietta: Da er det ikke noe poeng for de som er på bildene. Hege: De går ann å kun ha en bildefremvisning på jubileumet om et år. Ikke sikker de er på facebook eller følger oss. Det ene innlegget kan fort forsvinne.
Kristine: Er gøy å ha sånnt på rullering på en storskjem. Martin: Er det så krise å legge ut på foto? Det er en intern side. Hege: Det er jo også litt morsomt hvis ingen har sett bildene når de kommer på jubileumet. Man må spare litt på noe til jubileumet. Gaute: Tror ikke det er noe stress å legge ut på foto, men ikke noe poeng å legge det ut heller. Konklusjon: Legges ikke ut på foto. PR tenker på bilder til jubileumet. Datoer vi må ta hensyn til på høstsemesteret? (Eivind) Diskusjon; Vet dere om datoer vi må ta hensyn til på høstsemesteret? Trenger de for datolisten til bookingrunden innen 23. februar. Kristine har laget ny arrangementskalender under diverse mappen på drive. Der kan alle som vil legge inn det de ønsker. kom i gang dagen Online har 30 år jubileum på en lørdag Pass på KiD i høst og fadderperioden, at ikke det kommer før HSP, og pass på så det ikke blir bedpres. Det kommer dato for Immball Itdagene er 13. 14. september. Labamba må også legge inn om det skal være arrangementer.