Telemark O-Krets 2013 Styremøte nr. 2-2013 Sted: POLs klubbhus, Kjølnes Gård Tid: 22. april. 2012, kl. 19:00 Tilstede: Helge Gisholt, Kart/anlegg Tron Solberg, Teknisk Ole-Johan Waaler, Pre-O Britt Fossøy, Rekruttering Egil Ronæss, Kretsleder Forfall: Grete S. Borge Hovi, Trening Harald Wold. 1. varamedlem Jon Arne Grammeltvedt, Kasserer og regnskap Odd Aure, 2. varamedlem SAKSLISTE: Hovedtema: Rekrutteringsåret 2013 (Kretsledersamling 19. april.) 1. Kommentarer til referatet fra Styremøte nr. 1 2013 2. Status fra de enkelte styremedlemmer. 2.1 Teknisk 2.1.1 Normer for løpsarrangører om konkurranseklasser, løypelengder og vanskelighetsgrad og annet. 2.1.2 Terminliste 2013, godkjenning av nye K-løp 2.1.3 Oppnevning av Jury til løp 2.1.4 Teknisk Delegert (TD) ansvarsområde 2.2 Anlegg / Kart 2.2.1 Kartplaner fra klubbene 2.2.2 Kontroll og kvalitetssikring 2.2.3 Offentlige tilskudd 2.2.4 Kartprodusentene / tegnerne et utdøende yrke? 2.3 Trening 2.3.1 Trenerutdanning / Trenerkurs, Trener 1 Kurs 2.3.2 In-Team Kretslaget 2.3.3 NM 2.4 Rekruttering 2.4.1 Rekrutteringsarbeider i klubbene 2.4.2 MOT.TV 2.4.4 HL-2013 status 2.5 Pre-O 2.6 Økonomi og PR 2.6.1 Sponsing og PR-arbeide 2.7 Regnskap. 3. Stopp i sammenslåing av Vestfold OK og Telemark OK. 4. Kretsledersamling 19. april om Rekrutteringsåret 2013 m.m. ved nestleder. 4.1. Rekrutteringsturneen 06.05.2013 1 av 6
4.2 Kartdetaljering for rekrutter, barn og voksne kartforståelsesbehov. 4.3 NOFs planlagte rekrutteringsturne november 2013 / februar 2014 4.4 Medlemsøkning 5. Turorientering - Modernisering 6. Diverse 6.1 Neste møte 6.2 TOK adresseliste 6.3 Hjemmesiden 6.4 Sponsing av uttatte til internasjonale mesterskap og landskamper 6.5 Anvendelse av (eldre) trykte kart REFERAT: 1. Kommentarer til referat fra styremøte nr. 1, 2013 En kommentar til siste møtereferat det står KLM stafett for KM stafett under pkt. 6.3. 2. Status fra de enkelte at styremedlemmene. 2.1 Teknisk 2.1.1 Normer for løypelegging i TOK Normer og krav er klare for utsendelse. NOFs løypeleggerbok, kapittel 6 er viktig. 2.1.2 Terminliste Lang Vinter har gitt noen terrengendringer og en avlysning. KM sprint 1.mai, arrangør OK Skeidi. 2.1.3 Oppnevning av Jury til løp Tron sjekker status med Tone Grande for å finne status. Deretter eventuelt utnevne manglende løpsjuryer. GK tilstedeværende Kretsstyremedlemmer på løpet deltar i Juryen. 2.1.4 Teknisk Delegert (TD) ansvarsområde i kretsløp TD tilsvarer Løypekontrollørfunksjonen i kretsløp. Kretsleder har sjekket ut mot NOF. TD er opprinnelig definert for Nasjonale løp og andre større løp. 2.2 Anlegg / Kart 2.2.1 Kartplaner fra klubbene Ingen nye innmeldinger kommet ennå. Dokumenter må fylles ut. Skjema ligger på nettsiden. Sender ut skjema til klubbene. 2.2.2 Skien OKs NM sprintkart. Gunnar Mosevold er kontrollør. 2.2.3 Offentlige tilskudd Hvilke tilleggs-kilder finnes Nærmiljøkart Ikke til konkurranser mellom sprintnorm og vanlig norm. Sprintkart er mye mer arbeidskrevende 2.2.4 Kartprodusentene / tegnerne et utdøende yrke? Synfaringskurs O-CAD kurs i Lunde Kartdetaljering for rekrutter, barn og voksne kart for å kunne nå forståelsesbehov. 2.3 Trening 2.3.1 Trener 1 kurs 06.05.2013 2 av 6
Avviklet helgene 8. 9. februar og 6. og 7. april med 8 deltakere. 2.3.3 Inteam TV Felles lag for Telemark og Vestfold kommet godt i gang, påsken i Tsjekkia. Kretslagsdrakter og bruk av disse må defineres 2.3.3 NM NM Sprint 25. mai i Skien, kvalifisering og finaler i Skien, Arrangør Skien OK og Porsgrunn OL. 2.4 Rekruttering 2.4.1 O-Troll leire 8. og 9. juni for Telemark og Vestfold: Ansvarlige: IL Skade i Lunde på lørdag, løp i Bø søndag ved Bø OL og POL O-Troll leir-ansvar, innbydelse sendt ut. Fredag 23. lørdag 24. O-Troll-leir med Sykkel-O i Svarstad fylkes-skianlegg. 2.4.2 MOT.TV Programmet følges. Det neste blir TIOMILA, 3. til 5.mai. 2.5 Pre-O Deltakelse i Halden helgen, 20. og 21. april, noen gode resultater for Telemarksløpere. Pre-O: Veldig god / nyttig måte å lære kartlesing. God deltakelse i vårspretten, Martin Jullum var løypelegger. 3. Stopp i sammenslåingsarbeidene med Vestfold O-Krets Vestfold O-Krets stemte ned sammenslåingsforslaget. Derfor blir videre avklaringer for TOK stanset. Uavhengig av denne beslutningen, samarbeidet må utvikles videre. 4. Kretsledersamling 19. april Rekrutteringsåret 2013 Sammendraget er basert Britt referat fra samlingen og på NOFs referat fra kretsledersamlingen. 4.1 Oppsummering av "Rekrutteringsturneen" Tidsklemma o Orientering tilbyr ikke nok aktivitet nært der folk har tid til å delta i en hektisk hverdag. o Første møte med orientering er for krevende: Ikke fast oppmøtested For Krevende statiske opplegg Dårlig oppfølging av nye utøvere. For få trenere og ledere. Rekrutteringsopplegg krever mye "teori før aktivitet". Svak/fraværende markedsføring av aktivitetene/konkurransene. Rekrutter kun for å skape "ekte O-løpere" Klubbene er dårlige til å ta vare på de som kommer utenfra ("O-løpere tenker på seg selv og tar i liten grad vare på nye utøvere") Ingen / lite koordinering mellom klubbens aktiviteter (skole, Tur-O, Finn Fram, rekrutteringsopplegg) Klubbene har for dårlig lokal forankring og favner for store områder. Trenger flere lokalklubber med lokal aktivitet. 06.05.2013 3 av 6
Terminlisten er ikke tilpasset dagens samfunn. For mye konkurranseaktivitet skjer om helgene og for langt fra der nye utøvere kan delta. Trenger flere løkale hverdagsløp og rekrutteringskaruseller nært der folk bor. 4.2 Hvordan snu en nedadgående trend Dette betyr at noe må gjøres annerledes enn tidligere: Krever holdningsendring Har konsekvenser for klubbens arbeid. Har konsekvenser for kretsens arbeid. Har konsekvenser for forbundets arbeid o Hensiksmessig organisering for å kunne følge opp hver klubb bedre. frigi mer tid til mer tid ute hos klubbene. o Tydelige prioriteringer. Dette krever nye tiltak, se referatet. Markedsføring, se referatet. Bredere rekrutteringsgrunnlag Koordinering av tiltak Lokal forankring Terminliste for lokal rekruttering Kritiske Faktorer Antall "hender" o Hvordan få flere til å bidra i rekrutteringen? o Engasjere ungdom / juniorer som trenere o Foreldre av ikke-o-løpere som trenere Endre holdninger til hva som er "ekte orientering" o Å øke bredden krever ny tilnærming til rekruttering Organisering o Standardisere rekruttopplegg for å sikre enklere gjennomføring Økonomi o Hovedinntrykk er at økonomien er god i klubbene med unntak av enkelte "eliteklubber". o Økt satsing på Turorientering gir muligheter for økte inntekter til å finansiere andre nøkkelfunksjoner, som rekruttering, Medlemsverving o Det er viktig å skape en trend med å Aktivt tilby medlemskap o Innføre medlemsfordeler for å sikre større ønske om medlemskap Kompetansetiltak for å forenkle arrangement og treninger. o OCAD o Trenere o Enkle arrangement 4.3 Ny Rekrutturne høst (november) 2013 til februar 2014 NOF ønsker å treffe 180 klubber. MÅL: Øke antall klubber med målrettet rekruttering 06.05.2013 4 av 6
Virkemiddel: Besøke 180 klubber Treffe klubbene "en for en" Etablere handlingsplan for rekruttering Skape kontaktpersoner for oppfølging Sikre økt oppmerksomhet om medlemsverving Bidra med kompetansetiltak Kostnader / Kostnadsfordeling: Kretsene/ klubbene dekker lokale og mat på den enkelte samling Forbund dekker lønns- og personalkostnad og egne reise og oppholdsutgifter. 4.4 Medlemsøkning Endre prinsippene for medlemskontingent i klubbene ved å etablere et medlemskap som dekker trimaktiviteter som Tur-orientering og interne klubb- og rekrutterings-aktiviteter. For aktive som deltar i terminfestede konkurranser betales i tillegg løper-kontingent. Noen klubber i Vestfold O-Krets har trim kontingent og løper kontingent. Teknologi. Skoler og idrettslag Det er krav i henhold til opplæringsloven. Få noen engasjert for å få liv i orienteringsaktivitet i Vest-Telemark. For eksempel Vest- Telemark O-Lag som hoved-klubb med grendegrupper i alle de aktuelle kommunene. 5 Tur-Orientering Modernisering Tur-O på nett, O-Catching? Notodden OL har Facebook-side. Klubbstatistikker. NOFs Tur-O kurs. NOFs hjemmeside Beskrivelse i Varden Tenke nytt, - nær Tur-O - få turorienterere til å bli klubbmedlemmer, trim-medlemskap. 6. Diverse 6.1 Neste møte Mandag 10. juni 6.2 TOK Adresseliste Blir sendt ut på nytt med oppdateringer. 6.3 Hjemmesiden Helge Gisholt fortsetter som ansvarlig for hjemmesiden. 06.05.2013 5 av 6
6.4 TOK Sponsing av Reisekostnader ved representasjon i internasjonale mesterskap og landskamper. Bakgrunnen for at dette ble tatt opp var en søknad fra Notodden OL om sponsing fra kretsen i forbindelse med deltakernes egne reisekostnader som ikke blir dekket av NOF. Deltakere i internasjonale mesterskap og landskamper for Ski-O, Pre-O og Sykkel-O får ikke dekket alle sine reise og oppholdskostnader. For TOK er dette aktuelt for Ski-O og Pre-O. Det vil være naturlig at O-kretsen sponser slik representasjon noe. Størrelsen vil være avhengig av O-kretsens økonomi og budsjett. For 2013 ligger det ikke noen post for representasjonskostnadsdekning. Basert på nåværende økonomi og representasjonsoppgaver av løpere i kretsen vil det foreløpig være naturlig med en dekningsgrad på ikke dekkede kostnader fra NOF på 20 % i 2013. 6.4.1 Nordisk Juniorlandskamp Ski-orientering i Finland De norske deltakerne inkludert Eirin Mari Fossøy, D17-18 og, Ingeborg Mork Nygård, D19-20 fra Notodden OL hadde kostnader som de må dekke på kr. 5000,00 Løperne har blitt sponset av NOL med kr. 3000,- per person. Krets-styret vedtok et tilskudd på kr. 1000,00 per deltaker. 6.5 Anvendelse av (eldre) trykte kart Gi bort kart som ligger i områder som skoler kan benytte i den "obligatoriske" læring i bruk av kart og kompass når en ferdes i ukjent terreng. 06.05.2013 6 av 6