MASTERPLAN BYGG FOR DIVISJON PSYKISK HELSEVERN 2013-2014

MASTERPLAN BYGG FOR DIVISJON PSYKISK HELSEVERN 2013-2014 Godkjent av divisjonsdirektør Gunn Gotland Bakke og divisjonsdirektør Bård Are Bjørnstad 15. februar 2013. Brumunddal 15. februar 2013 1

Forord Utkast til for divisjon Psykisk helsevern ble lagt fram for styret som vedlegg til sak nr 095-2012 Endringer i faglig struktur og organisering av psykisk helsevern. Oppfølging av rapporten fra prosjekt Psykisk helsevern 2011-2013. Divisjon Psykisk helsevern har i samarbeid med divisjon Eiendom og intern service ferdigstilt utkast til Masterplan Bygg. Utkastet ble sendt divisjonstillitsvalgte 4. februar 2013. Kapitlene 6, 7 og 8 i planen ble drøftet med divisjonstillitsvalgte 11. februar 2013. ble ferdigstilt og godkjent av divisjonsdirektørene for Psykisk helsevern og Eiendom og intern service 15. februar 2013. Brumunddal 15. februar 2013. Gunn Gotland Bakke Divisjonsdirektør Bård Are Bjørnstad Divisjonsdirektør Brumunddal 15. februar 2013 2

Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 4 Bakgrunn... 4 Styrets vedtak 20. desember 2012... 4 2. Mål... 5 3. Mandat... 5 Oppdraget... 5 Ressurser... 6 Fullmakter... 6 Samarbeid med avdelingssjefene... 6 Divisjonshovedverneombudets rolle... 6 Medvirkning for tillitsvalgte... 6 4. Utarbeidelse av masterplanen... 7 5. Premisser... 7 Lov-, avtaleverk og retningslinjer... 7 Divisjonens føringer... 7 6. Plan for implementering av styrets vedtak... 8 7. Handlingsplaner per avdeling... 11 Avdeling for rusrelatert psykiatri og avhengighet... 12 Avdeling for alderspsykiatri... 13 Avdeling for akuttpsykiatri Reinsvoll (del av ny avdeling for akutt og psykose)... 13 Avdeling for akuttpsykiatri Sanderud (del av ny avdeling for akutt og psykose)... 13 DPS Gjøvik... 14 DPS Hamar... 14 BUP Døgn... 14 8. Risikovurderinger og risikoreduserende tiltak... 15 9. Informasjon og kommunikasjon... 16 Brumunddal 15. februar 2013 3

1. Innledning Bakgrunn Prosjekt Psykisk helsevern 2011-2013 ble opprettet av styret i Sykehuset Innlandet 28. februar 2011. Prosjektgruppen overleverte sluttrapporten til divisjonsdirektør 12. oktober 2012. Sykehuset Innlandet inviterte brukerorganisasjoner, kommuner, andre interessenter og ansatte til å komme med innspill til prosjektets forslag til endringer innen 28. november 2012. Innspillene ble vurdert i forbindelse med utarbeidelse av sak nr 095-2012 til styret 20. desember 2012. Administrerende direktørs innstilling til styret ble drøftet med divisjonstillitsvalgte og foretakstillitsvalgte. Styret behandlet sak om forslag til endringer i faglig struktur og organisering 20. desember 2012. Styrets vedtak danner grunnlaget for de omstillinger som skal gjennomføres i divisjon Psykisk helsevern i perioden 2013-2014. Styrets vedtak medfører behov for bygningsmessige tilpasninger på flere av driftsstedene som blir berørt av endringene. Styrets vedtak 20. desember 2012 Styret i Sykehuset Innlandet fattet følgende enstemmige vedtak i sak nr 095-2012 Endringer i faglig struktur og organisering av psykisk helsevern. Oppfølging av rapporten fra prosjekt Psykisk helsevern 2011-2013 : 1. Styret slutter seg til administrerende direktørs anbefalinger til endringer og utviklingstiltak for divisjon Psykisk helsevern slik det er oppsummert i styresakens pkt. 1-5, sidene 10 og 11. Styret ber administrerende direktør igangsette de nødvendige prosesser slik at første fase av implementeringen blir iverksatt fra 1. mars 2013. 2. Styret forutsetter at gjennomføringen skjer i tråd med retningslinjer for omstilling, der risikoanalyser og medvirkning fra involverte blir tydelig prioritert og vektlagt. Styret er spesielt opptatt av at det sikres en gjennomføring av prosessen med fokus på risikoreduserende tiltak for å ivareta en faglig forsvarlig drift. Styret forutsetter å bli fortløpende orientert om prosessen videre, herunder arbeidet med masterplan. Styret forutsetter videre at de omstillingsforslag som underveis fremstår som særlig kontroversielle forelegges styret som egne saker. Masterplan Omstilling 2013-2014 og fremlegges for styret til orientering i henhold til den fremdrift som saken beskriver. 3. Styret ber om at divisjon Psykisk helsevern viderefører arbeidet med å se på daglige rutiner og tilrettelegging av arbeidet ved poliklinikkene og døgnenhetene, slik at det kan frigjøres mest mulig kapasitet til direkte pasientrettet arbeidet. Styret ber om å bli orientert om resultatene av dette arbeidet i juni 2013. 4. Styret slutter seg til vurderingen om at nåværende opplysninger om helseforetakets økonomiske rammeforutsetninger gir grunnlag for å dempe omstillingskravet og omstillingstempoet til divisjon Psykisk helsevern. Styret må ta forbehold om fremtidig virkning av inntektsmodellen for Sykehuset Innlandet. Ytterligere krav om omstillingstiltak i Brumunddal 15. februar 2013 4

divisjon Psykisk helsevern vil bli avklart i forbindelse med styrets behandling av Økonomisk langtidsplan for 2014-2017 i mai 2013. 5. Styret forutsetter at prosessen gjennomføres i tett samarbeid med kommunene i tråd med samhandlingsreformens intensjoner. 2. Mål skal bidra til en planlagt, systematisk og åpen prosess for implementering av styrets vedtak om endringer i divisjon Psykisk helsevern. Masterplan Bygg 2013-2014 skal legge til rette for gjennomføring av planene som følger av Masterplan Omstilling 2013-2014. Masterplanene skal bidra til forutsigbarhet for ansatte i de endringsprosessene som skal gjennomføres. Det understrekes at planenes hovedfokus skal være utvikling av pasienttilbudet og endringer av drift i tråd med styrets vedtak. Bygningsmessige tilpasninger skal bidra til gjennomføring av faglige og organisatoriske endringer i tråd med styrets vedtak. 3. Mandat Administrerende direktør har ansvar for å iverksette tiltak og omstillingsprosesser i tråd med styrets vedtak. Administrerende direktør har delegert det overordnede ansvaret for gjennomføringen til divisjonsdirektør. Oppdraget Divisjonsdirektør understreker at prosjekt Psykisk helsevern 2011-2013 har vært et prosjekt med fokus på implementering av nasjonale faglige føringer innenfor nye økonomiske rammer. Divisjon Psykisk helsevern skal arbeide for en utvikling som gir tilnærmet lik praksis i alle avdelinger og enheter. Masterplan Omstilling 2013-2014 omfatter: implementering av ny ledelses- og organisasjonsmodell i tråd med styrets vedtak gjennomføring av endringer i faglig struktur i tråd med styrets vedtak, herunder o avvikling av enheter o endring av organisatorisk tilhøring for enheter o endring av driftssted for enheter o sammenslåing av enheter o deling av enheter omfatter: planlegging, prosjektering og gjennomføring av bygningsmessige tilpasninger ved endringer i tråd med styrets vedtak samordning av planer og prosesser mellom og Masterplan Omstilling 2013-2014 Masterplan Omstilling og Masterplan Bygg skal gjennomføres i 2013 og 2014. Brumunddal 15. februar 2013 5

Ressurser Det er divisjonsdirektør Eiendom og intern service som sammen med divisjonsdirektør Psykisk helsevern som har ansvaret for gjennomføring av. Divisjonsdirektør Eiendom og intern service har utpekt prosjektsjef Torgeir Seim og avdelingssjef Chay Håkonsen til å utføre oppgavene i tilknytning til bygningsmessige tilpasninger. Divisjon Eiendom og intern service har ansvaret for å engasjere eksterne fagmiljøer/ressurser i nødvendig omfang. Avdelingssjefene i divisjon Psykisk helsevern skal være involvert og bistå i prosesser knyttet til bygningsmessige tilpasninger som berører enheter i egen avdeling. Divisjonsdirektør har bedt prosjektsjef Ingerlise Ski lede omstillingsprosessen i divisjon Psykisk helsevern i 2013-2014. Hun skal koordinere oppfølgingen av Masterplan Omstilling 2013-2014 og, herunder sørge for parallelle prosesser knyttet til omstilling og bygningsmessige tilpasninger. Fullmakter Divisjon Eiendom og intern service skal utføre bygningsmessige tilpasninger på driftssteder i divisjon Psykisk helsevern iht gjeldende retningslinjer i Sykehuset Innlandet. Prosjektsjef Ingerlise Ski vil utføre oppdraget slik det er beskrevet i de godkjente masterplanene og på fullmakter gitt av divisjonsdirektør i divisjon Psykisk helsevern. Hun skal rapportere til divisjonsdirektør og avdelingssjefer iht masterplaner og mer detaljerte planer. Det er etablert rutiner for god rapportering mellom divisjonene i omstillingsperioden 2013-2014, både på overordnet nivå mellom divisjonsdirektørene og på utøvende nivå mellom prosjektsjef Ingerlise Ski og prosjektsjef Torgeir Seim/avdelingssjef Chay Håkonsen. Samarbeid med avdelingssjefene Avdelingssjefene i divisjon Psykisk helsevern har et spesielt ansvar for å finne løsninger som fremmer god pasientflyt ved overganger i behandlingen. Dette gjelder mellom sentralsykehusavdelinger, mellom DPSene og sentralsykehusavdelingene, mellom døgnenheter og dagenheter/poliklinikk og mellom voksenpsykiatri og barne- og ungdomspsykiatri. Ansvaret for god pasientflyt skal ivaretas gjennom prosesser knyttet til å finne gode bygningsmessige løsninger for det samlede pasienttilbudet i psykisk helsevern. Divisjonshovedverneombudets rolle Divisjonshovedverneombudet skal involveres i arbeidet med bygningsmessige tilpasninger iht gjeldende lov- og avtaleverk. Prosjektsjef Ingerlise Ski er kontaktperson for divisjonshovedverneombudet. Medvirkning for tillitsvalgte De tillitsvalgte skal medvirke iht gjeldende lov- og avtaleverk, samt de 12 prinsippene for medvirkning, jf Veiledning og retningslinjer for omstilling og bemanningstilpasninger i Sykehuset Innlandet. Brumunddal 15. februar 2013 6

Samarbeidet mellom ledere, tillitsvalgte og verneombud skal følge intensjonen i prinsipp 1 i 12 prinsipper for medvirkning i omstilling : Ledere, tillitsvalgte og verneombud møtes som likeverdige parter med vilje til å finne løsninger, selv om de har ulike roller og kan ha ulike interesser å ivareta. Divisjonsdirektør Psykisk helsevern understreker viktigheten av at ledere og tillitsvalgte har felles forståelse av betydningen av å informere hverandre på tidligst mulig tidspunkt om forhold som kan få betydning for implementering av styrets vedtak. Formelle drøftinger iht hovedavtalen 31 skal foregå på divisjonsnivå. Det vil bli gjennomført dialogmøter med divisjonstillitsvalgte hver 14. dag. 4. Utarbeidelse av masterplanen Det er i forbindelse med utarbeidelsen av Masterplan Bygg gjennomført følgende møter for å sikre involvering av leder, tillitsvalgte og verneombud: Ukentlig arbeidsmøte med divisjonsledelsen Informasjonsmøte med tillitsvalgte 15. januar Arbeidsmøte med avdelingssjefene 24. januar Arbeidsmøter med berørte og enhetsleder Arbeidsmøte med tillitsvalgte 4. februar Statusmøte med avdelingssjefene 6. februar Drøftingsmøte med tillitsvalgte 11. februar 5. Premisser Lov-, avtaleverk og retningslinjer Bygningsmessige tilpasninger skal foregå iht gjeldende lov- og avtaleverk og innenfor gitte økonomiske rammer. Divisjonens føringer Divisjonsdirektør har på bakgrunn av styrets vedtak fastsatt følgende føringer for omstillingsprosessen og bygningsmessige tilpasninger: Divisjonens pasienttilbud skal så langt som mulig ivaretas iht normal drift under omstillings- og ombyggingsprosessene Det skal skje en fortetting og rasjonalisering av arealbruk til administrative kontorer ved divisjonens driftsenheter Etablering av flere administrative kontorer og behandlerkontorer på Sanderud skal skje så raskt som praktisk mulig Enhet med 12 døgnplasser på Løbakk overføres organisatorisk fra psykoseavdelingen til DPS Hamar, men skal være lokalisert på Løbakk inntil fremtidig lokalisering av enheten på Sanderud er avklart, fortrinnsvis i DPS-bygget Brumunddal 15. februar 2013 7

Samorganisering og samlokalisering av BUP Akuttenhet for unge og BUP Døgn Elverum skal skje i akuttbygget på Sanderud (tidligere døgnpost EPPs lokaler) Avgiftningsenheten skal fortsatt lokaliseres på Sanderud for å sikre et faglig forsvarlig tilbud Økning i antall skjermingsplasser for akuttavdelingene ved Reinsvoll og Sanderud skal bestrebes Samlokalisering av Hagen behandlingsenhet og Familieenheten på Gjøvik skal gjennomføres så snart som praktisk mulig iht gitte faglige og bygningsmessige kriterier Driftssteder som avvikles skal selges eller omdisponeres for å redusere leide arealer Tidsplan for planlegging og gjennomføring av bygningsmessige tilpasninger/flyttinger av enheter skal samordnes med Masterplan Omstilling Økonomiske rammer for bygningsmessige tilpasninger følges opp av divisjonsdirektør Eiendom og intern service og divisjonsdirektør Psykisk helsevern (rest opptrappingsmidler, investeringsmidler og inntekter fra salg av eiendommer) Divisjonsdirektørene skal godkjenne tidsplanen og har overordnet ansvar for at økonomiske rammer og tidsplaner overholdes 6. Plan for implementering av styrets vedtak Enhet/avdeling Enhet for gravide og familie, avdeling for Rusrelatert psykiatri og avhengighet Avgiftningsenheten, avdeling for Rusrelatert psykiatri og avhengighet Endringer som følge av styrets vedtak i sak nr 095-2012 Enheten flyttes fra Hov til Reinsvoll for samlokalisering med annen rusenhet og psykisk helsevern. Det forutsettes at familiene ikke skal ha med barn i skolepliktig alder; enheten har derfor ikke behov for skoletilbud. Avgiftningsenheten styrkes med 2 plasser fra 11 til 13 plasser. Bygningsmessige tilpasninger Gamlesentralen på Reinsvoll omgjøres til 10 døgnplasser for gravide og 4-6 familieenheter avhengig av løsning for 1D (se punkt om akuttavdeling Reinsvoll) Det bygges 2 (3) tomannsboliger med enkel standard mellom Gamlesentralen og barnehagen Barnehagen på Reinsvoll tas i bruk av enheten Utearealet rundt Gamlesentralen tilrettelegges for barn Enhetens nåværende arealer på Hov avvikles og selges Avgiftningsenheten videreføres i bygg 1 på Sanderud utvidelse av antall plasser skjer innenfor enhetens nåværende areal Utredningsenheten flyttes fra bygg 2 og samlokaliseres med avgiftningsenheten i bygg 1 Flyttingen medfører behov for nye bad på 6 pasientrom og tilbygg med vaktrom og 4-5 behandlerkontorer Brumunddal 15. februar 2013 8

Enhet for utredning og spesialisert alderspsykiatri 2A, avdeling for Alderspsykiatri Avdeling for Alderspsykiatri, alle enheter Enhet for spiseforstyrrelser 1C, avdeling for Akutt- og korttidspsykiatri Enhet for affektive lidelser 1B, avdeling for Akutt- og korttidspsykiatri Enhet for personlighetspsykiatri, avdeling for Akutt- og korttidspsykiatri DPS Hamar Enheten flyttes fra Reinsvoll til Sanderud for samlokalisering av alle alderspsykiatriske enheter på Sanderud. Antall døgnplasser i avdeling for Alderspsykiatri reduseres fra 29 til 25 plasser mulig som følge av samlokalisering på Sanderud og dermed bedre ressursutnyttelse Enheten flyttes fra Reinsvoll til DPS Gjøvik for å sikre samlokalisering mellom psykisk helsevern og somatikk for pasientgruppen. Enheten organiseres under DPS Gjøvik med ansvar for å gi behandling på sentralsykehusnivå til pasienter med spiseforstyrrelser. Enheten avvikles, DPSene skal iht nasjonale føringer ivareta tilbudet. Døgnenheten ble avviklet pr 01.12.12, DPSene skal iht nasjonale føringer ivareta tilbudet DPS Hamar skal overta organisatorisk ansvar for EPP poliklinikk og åpen akutt døgnpost fra avdeling for Akutt- og korttidspsykiatri. Poliklinikken på Elverum skal styrkes, herunder vurdere mulighetene for bedre tilpassede lokaler. I tillegg skal DPSets kriseteam utvides/deles slik at henvisninger kan mottas fra hele DPSets opptaksområde. Rusavdelingens 6 administrative kontorplasser flyttes til bygg 7 Alderspsykiatri samlokaliseres i bygg 2 på Sanderud Bygningsmessige tilpasninger (skjerming, lydisolering, flytting av dører m.m.) gjennomføres i tråd med behov Løsning for 6 behandlerkontorer må utredes foreløpige alternativer er to nye moduler til nåværende kontorbygg eller å bygge på en etasje over kontorene i 1. etasje Enheten flyttes til ledig døgnpost på DPS Gjøvik Mulighetene for etablering av arbeidsstue vurderes Enhetens nåværende lokalisering på Reinsvoll (Granly) selges (bygningen ligger i ytterkant av sykehusområdet og tett inn til eksisterende boligfelt) Enhetens nåværende arealer i Gamlesentralen omdisponeres til Enhet for gravide og familier Enhetens nåværende arealer omdisponeres til BUP Døgn Elverum Organisatorisk løsning og arealer for EPP poliklinikk avklares Løsning for flere skjermingsplasser på akuttavdelingen på Sanderud utredes Organisatorisk løsning og arealer for EPP poliklinikk avklares Muligheter for samlokalisering i DPS-bygget av post med 12 psykoserehabiliteringsplasser (som i dag er lokalisert på Løbakk) og de andre døgnpostene ved DPSet må utredes Arealbehovet for DPSets poliklinikk og akuttambulant team på Elverum avklares Muligheter for flytting av DPS poliklinikk i leide lokaler til lokalene til BUP Døgn Elverum utredes Brumunddal 15. februar 2013 9

Akuttenhetene, Avdeling for akutt- og korttidspsykiatri, Reinsvoll DPS Gjøvik Enhet for åpen akutt, avdeling for Akutt- og korttidspsykiatri, Sanderud Enhet for psykoserehabilitering, avdeling for Psykose og rehabilitering Hagen behandlingsenhet og Familieenheten på Gjøvik, avdeling for BUP Døgn BUP Døgn Elverum, avdeling for BUP Døgn Akuttavdelingen tilføres 4 lukkede akuttplasser fra DPS Gjøvik og får ansvaret for all ø-hjelp i Oppland 4 av 7 lukkede akuttplasser overføres fra DPS Gjøvik til Avdeling for akutt- og korttidspsykiatri på Reinsvoll DPS Gjøvik får økt antall åpne allmennpsykiatriske/ akuttplasser fra 13 til 20. 3 lukkede akuttplasser avvikles som følge av samling av all ø-hjelp på Reinsvoll. Enheten overføres til DPS Hamar for å styrke akuttfunksjonen og døgntilbudet ved DPSet. Enheten skal ha samme bemanningsfaktor som i dag. Enheten med 12 døgnplasser overføres til DPS Hamar for å styrke døgntilbudet ved DPSet. Hagen behandlingsenhet og Familieenheten på Gjøvik skal organiseres under felles ledelse og samlokaliseres. Enheten flyttes fra Elverum til Sanderud for samlokalisering med BUP Akuttenhet for unge. Bygningsmessige tilpasninger for 1A og 1F (pasientrom, skjermingsplasser, samtalerom m.m.) planlegges og gjennomføres i tråd med behov Tilpasninger for 1F (2. etasje) må skje iht løsning for 1D Løsning for tilbygg som kan bidra til samlokalisering av 1A og 1F i 1. etasje og flytting av 1D tilbake til opprinnelige lokaler i 2. etasje, utredes Dersom tilbygg kan realiseres, kan Enhet for gravide og familier ta i bruk hele Gamlesentralen og behovet for nye familieleiligheter reduseres DPS Gjøvik har to nyoppussede døgnenheter i sykehuset med 20 plasser det er ikke behov for bygningsmessige tilpasninger Arealer til Akuttambulant team må avklares Enheten er lokalisert i DPSbygget på Sanderud det er ikke behov for bygningsmessige tilpasninger Enheten ønskes samlokalisert med andre døgnenheter i DPSbygget på Sanderud, ref planlagt utredning under DPS Hamar Enheten må fortsatt være lokalisert på Løbakk inntil løsningen ovenfor er realisert Beste lokalisering av behandlingsenhet for barn og familie skal utredes iht gitte kriterier Utredningen skal ta utgangspunkt i samlokalisering enten på Hagen eller Gjøvik BUP Døgn Elverum flyttes til ledige arealer i akuttbygget på Sanderud Det må etableres lokaler for skoledrift på Sanderud lokalene Brumunddal 15. februar 2013 10

BUP Akuttenhet for unge, avdeling for BUP Døgn Enheten foreslås styrket med 2-3 intermediærplasser. bør ligge i sykehusets ytterkant (BUP ønsker skole i bygg 13 Forvalterboligen ) Alternativ utnyttelse av fraflyttet bygg på Elverum vurderes målet er å redusere leide arealer Intermediærplasser for ungdom må etableres innenfor eksisterende arealer for ungdom (ref samlokalisering) Divisjon Psykisk helsevern har andre, tidligere planlagte eller varslede behov for bygningsmessige tilpasninger som skal utredes eller gjennomføres i 2013-2014. Divisjonsledelsen har bedt om at disse tiltakene blir beskrevet i Masterplan Bygg: Enhet/avdeling Endringer Bygningsmessige tilpasninger BUP Tynset, BUP Hedmark To enheter på Løbakk, avdeling for Psykose og rehabilitering Kompetansesentraene lokalisert på Sanderud Nåværende brakkeløsning på sykehusområdet på Tynset er uakseptabel ift fysiske arbeidsforhold (romtemperatur, ventilasjon, lydisolasjon i behandlingsrom m.m.) Det er behov for flere bad på pasientrom og generell oppussing. Det er avsatt 100.000 kr i 2013 til utredning av eventuell ombygging. Denne er ikke gjennomført/utsatt i påvente av prosjektet 2011-2013. Det nyetablerte Nasjonal kompetansetjeneste rus og psykisk helsevern på Sanderud må ha tilfredsstillende arealer. Dette behovet må ses i sammenheng med lokalisering av andre kompetansesentra. Divisjonen ønsker å leie lokaler i Tynset sentrum i påvente av mer permanent løsning på sykehusområdet Fremtidig utnyttelse av Løbakk må avklares, ref plan om flytting av den ene enheten til DPS-bygget på Sanderud Behov for bygningsmessige tilpasninger for gjenværende psykoseenhet må utredes Arealbehov og lokalisering av kompetansesentraene må utredes Behovet for bygningsmessige tilpasninger og eventuelle flyttinger avklares gjennom utredningen 7. Handlingsplaner per avdeling Oversikten over behovet for bygningsmessige tilpasninger og planlagte utredninger i tabellen i pkt. 7 er førende for handlingsplanene for den enkelte avdeling. Handlingsplanene gir i grove trekk oversikt over aktivitet, ansvar og tidsfrist. Handlingsplanene bygger på et viktig prinsipp; pasienter og ansatte skal ikke innplasseres i midlertidige lokaler og dermed måtte flytte flere ganger over kort tid. Prinsippet gir logistiske utfordringer som er søkt ivaretatt i handlingsplanene. Brumunddal 15. februar 2013 11

Det er et overordnet mål at tidsplanene skal overholdes. Det er likevel nødvendig å ta forbehold om endringer i tidsplanen fordi det vil være mange eksterne instanser og personer involvert i arbeidet med bygningsmessige tilpasninger. Prosjektsjef vil sammen med divisjon Eiendom og intern service følge opp prosessene tett for å sikre at viktige sluttdatoer overholdes. Eventuelle avvik fra tidsplanen skal umiddelbart kommuniseres til berørte enheter/avdelinger. Divisjon Eiendom og intern service vil i samarbeid med prosjektsjef utarbeide detaljerte planer for gjennomføring. Planene skal utarbeides i samarbeid med berørte ledere og med medvirkning fra involverte fagmiljøer og ansatte i tråd med gjeldende føringer. Divisjonens hovedverneombud skal involveres i planarbeid og gjennomføring. Forklaring: EIS = divisjon Eiendom og intern service Avdeling for rusrelatert psykiatri og avhengighet Aktivitet Ansvar Frist Flytte 6 administrative kontorer fra bygg 1 til bygg 7, Avdelingssjef 15.02.13 Sanderud Etablere bad i 6 pasientrom og utføre bygningsmessige EIS 01.05.13 tilpasninger (vaktrom m.m.) i bygg 1, Sanderud (utredning) Flytting av utredningsenheten fra bygg 2 (2. etg) til bygg 1, Avdelingssjef 15.05.13 Sanderud Utrede tilbygg (kontorer og vaktrom) til utredningsenhet, bygg EIS 15.04.13 1, 1.etg, Sanderud Beslutning om tilbygg Sanderud Divisjonsdirektør 01.05.13 Oppstart tilbygg Sanderud (forutsetter positiv beslutning) EIS 01.05.13 Ferdigstillelse tilbygg Sanderud EIS 27.09.13 Utarbeide planer for 4 familieleiligheter i nybygg ved EIS 27.05.13 Gamlesentralen på Reinsvoll Beslutning nybygg familieleiligheter Reinsvoll Divisjonsdirektør 01.06.13 Oppstart nybygg familieleiligheter Reinsvoll EIS 03.06.13 Ferdigstillelse av nybygg familieleiligheter EIS 04.04.14 Utarbeide planer for bygningsmessige tilpasninger i EIS 05.07.13 Gamlesentralen på Reinsvoll (gravide og 6 familieleiligheter) Utføre bygningsmessige tilpasninger i Gamlesentralen på EIS 04.04.14 Reinsvoll (etablering av 6 familieenheter) Definere behovet for bygningsmessige tilpasninger i Avdelingssjef 01.09.13 barnehagen på Reinsvoll Utføre bygningsmessige tilpasninger i barnehagen EIS 01.04.14 Oppstart flytteprosess fra Hov til Reinsvoll Avdelingssjef 07.04.14 Avslutning flytteprosess Avdelingssjef 25.04.14 Brumunddal 15. februar 2013 12

Avdeling for alderspsykiatri Aktivitet Ansvar Frist Oppstart bygningsmessige tilpasninger (lydisolasjon, flytting EIS 15.03.13 av dører m.m.) i bygg 2 Sanderud Utrede alternative løsninger for 6 behandlerkontorer og EIS 01.04.13 møterom i bygg 2 Sanderud (øke modulbygg/påbygg 1. etg) Beslutning løsning kontorer og møterom Sanderud Divisjonsdirektør 01.05.13 Oppstart tilbygg Sanderud (forutsetter positiv beslutning) EIS 01.06.13 Ferdigstillelse av tilpasninger bygg 2 Sanderud EIS 05.07.13 Ferdigstillelse tilbygg Sanderud EIS 01.10.13 Flytting av 2A fra Reinsvoll til Sanderud, bygg 2 Avdelingssjef 01.09.13 Avdeling for akuttpsykiatri Reinsvoll (del av ny avdeling for akutt og psykose) Aktivitet Ansvar Frist Frigjøre arealer i Gamlesentralen, 2.etg syd (1B) Avdelingssjef 01.07.13 Oppstart bygningsmessige tilpasninger (lydisolasjon, flytting EIS 01.03.13 av dører m.m.) i blokk D Ferdigstillelse av tilpasninger blokk D EIS 01.05.13 Utrede tilbygg for samlokalisering av to akuttposter i 1. etg EIS 03.06.13 blokk D (1A og 1F; 1D flyttes fra Gamlesentralen til blokk D, 2. etg) Beslutning om tilbygg Divisjonsdirektør 10.06.13 Oppstart tilbygg (forutsetter positiv beslutning) EIS 17.06.13 Ferdigstillelse av tilbygg EIS 03.03.14 Innflytting 1A og 1F i tilbygg/blokk D, 1.etg Avdelingssjef 14.03.14 Innflytting 1D i blokk D, 2.etg Avdelingssjef 15.03.14 Avdeling for akuttpsykiatri Sanderud (del av ny avdeling for akutt og psykose) Aktivitet Ansvar Frist Definere behov for flere skjermingsplasser ved Avdelingssjef 15.03.13 akuttavdelingen Utrede muligheter for flere skjermingsplasser akuttavdelingen EIS 01.05.13 Beslutning om skjermingsplasser Divisjonsdirektør 10.05.13 Utarbeide plan for etablering av flere skjermingsplasser EIS 01.06.13 Oppstart bygningsmessige tilpasninger avhengig av valgt løsning EIS 01.09.13 Brumunddal 15. februar 2013 13

DPS Gjøvik Aktivitet Ansvar Frist Klargjøring av lokaler til enhet for spiseforstyrrelser (1C) fra EIS 01.04.13 Reinsvoll til DPS Gjøvik Planlegging av flytteprosess (møblering og tilrettelegging) Avdelingssjefer 01.06.13 Flytting av 1C fra Reinsvoll til DPS Gjøvik Avdelingssjefer 01.09.13 Definere behov for lokaler/areal til akuttambulant team Avdelingssjef 15.03.13 Etablere lokaler/kontorarbeidsplasser til akuttambulant team EIS 29.04.13 DPS Hamar Aktivitet Ansvar Frist Utrede alternative løsninger for etablering av flere EIS 15.04.13 administrative kontorer og behandlerkontorer på Sanderud Iverksette eventuelle bygningsmessige tilpasninger i tråd med EIS 01.10.13 beslutning om løsning for administrative kontorer og behandlerkontorer Utrede en helhetlig plan for bygg 6 (DPS-bygget) på Sanderud EIS 03.05.13 som fortrinnsvis omfatter enhet med 12 døgnplasser som skal flyttes fra Løbakk til DPS-bygget Ombygging i bygg 6 i tråd med valgt løsning EIS 29.11.13 Definere behovet for lokaler/areal til EPP poliklinikk Avdelingssjef 15.03.13 Etablere lokaler til EPP poliklinikk, ref planer for EIS 01.07.13 behandlerkontorer Definere behovet for lokaler/areal til poliklinikk Elverum og Avdelingssjef 03.05.13 akuttambulant team/kriseteam Elverum Utrede lokaler til poliklinikk og akuttambulant team i EIS 02.09.13 Elverum, herunder vurdere mulighetene for bygningsmessige tilpasninger av bygningen etter BUP Døgn Elverum samt andre løsninger Beslutte løsning for nye lokaler for poliklinikk Elverum Divisjonsdirektør 02.09.13 Iverksette tiltak i tråd med beslutning EIS 02.09.13 BUP Døgn Aktivitet Ansvar Frist Definere tilbudet for 4-6 plasser for barn og familie Avdelingssjef 02.05.13 Avklare poliklinikkenes forventninger til pasienttilbudet ved Avdelingssjef 02.05.13 enhet for barn og familie Utrede vilkår for bygningsmessige tilpasninger ved Hagen og EIS 15.05.13 på Gjøvik Utarbeide forslag for bygningsmessig løsning EIS 01.06.13 Beslutning om lokalisering og bygging Divisjonsdirektør 15.06.13 Ferdigstillelse av nybygg (forutsetter positiv beslutning) EIS 10.02.14 Avklare arealer for samlokalisering BUP Døgnenhet for unge og BUP Døgn Elverum (inkludert skolebygg) Divisjonsdirektør i samråd med avdelingssjefene 22.03.13 Brumunddal 15. februar 2013 14

Plan for flytteprosess BUP Døgn Elverum Avdelingssjef 15.05.13 Flytting til Sanderud gjennomført Avdelingssjef 01.07.13 8. Risikovurderinger og risikoreduserende tiltak Risikovurderinger Styret påpekte i sin drøfting av saken viktigheten av risikovurderinger og risikoreduserende tiltak i implementeringen av styrets vedtak, ref vedtakets punkt 2. Administrerende direktør har på bakgrunn av styrets drøftinger 20. desember 2012 ansvaret for å avgjøre om noen omstillingstiltak er kontroversielle, ref vedtakets punkt 2. Administrerende direktør vil gjøre denne vurderingen sammen med divisjonsledelsen. Administrerende direktør påpeker at omstillingsforslag anses å være kontroversielle dersom det blir avdekket forhold som ikke har vært kjent gjennom divisjonsledelsens drøftinger av prosjektrapporten. Dette kan være uforutsette følger for divisjonens pasienttilbud og/eller økonomiske/bygningsmessige forhold som medfører at tiltak ikke kan gjennomføres i tråd med divisjonsledelsens anbefalinger. Divisjonsledelsen og prosjektsjefene tar denne tydeliggjøringen av styrets vedtak til etterretning. Omstillingsprosessen vil kreve to typer risikovurderinger; en knyttet til pasienttilbudet og en knyttet til omstillinger for ansatte. Det henvises her til prosjektets risikovurderinger og forslag til risikoreduserende tiltak, se prosjektrapporten, sidene 57-62. Risikovurdering av pasienttilbudet Risikovurdering ved endring av pasienttilbudet betyr å identifisere risikofaktorer knyttet til avvikling og flytting av enheter i omstillingsperioden. En risikofaktor kan f eks være redusert drift i en overgangsperiode. En viktig del av vurderingen blir å iverksette nødvendige risikoreduserende tiltak slik at endringen i minst mulig grad påvirker pasienttilbudet. Assisterende divisjonsdirektør er hovedansvarlig for disse vurderingene og for at divisjonen har faglig forsvarlig drift i alle faser av omstillingsarbeidet. Vurderingene skal gjennomføres i samråd med avdelingssjefer, avdelingsoverleger og psykologfaglige rådgivere. Risikovurdering av i henhold til retningslinjene for omstilling i Sykehuset Innlandet Risikovurdering av omstillingsprosessen og dens konsekvenser for personalet gjennomføres i henhold til retningslinjene for omstilling. Prosjektsjef er ansvarlig for at det gjennomføres risikoanalyser iht retningslinjene. Det vil bli gjennomført risikoanalyser i henhold til retningslinjene for omstilling på enhetsnivå. Divisjonen vil pga omfanget av prosessen også gjennomføre tilsvarende risikoanalyser på divisjonsnivå. Viser for øvrig til skisserte fremdrifts- og informasjonsplaner under punkt 7. Risikoreduserende tiltak Divisjonsledelsen vil i forbindelse med implementeringen av styrets vedtak ha særskilt fokus på følgende risikoområder: Brumunddal 15. februar 2013 15

Derekruttering og tap av kompetanse (særlig spesialister) Periodevis redusert tilbud til pasientene grunnet omstillingsprosessene Manglende informasjon til primærhelsetjenesten Negativt omdømme Tiltak iverksettes fortløpende på bakgrunn av informasjon som fremkommer gjennom skisserte risikovurderinger. 9. Informasjon og kommunikasjon Det vises til Masterplan Omstilling 2013-2014, punktene 8 og 9. Brumunddal 15. februar 2013 16