Flåmyrane II Hytteforening Årsmøte Palmesøndag 20. mars 2016 kl. 17:00 18:30 Hemsen i varmestuen - Haukelifjell Skisenter 1
Saksliste 1. Velkommen Stein Ove Bjelland a. Valg av referent b. Valg av ordstyrer 2. Styrets beretning for 2015 a. Vedlikehold av vei Stein Ove/Atle Sternhoff b. Lysløypen c. IT- Support Stein Ove/H.P. Isaksen d. Løypekjøring/Løypelaget Kristen Kjeldstad/O.A. Helland e. Brøyting Stein Ove/Atle Sternhoff f. Felles strømkostnader Stein Ove g. Vedlikehold pumpestasjoner Stein Ove/ Bjørn / Vidar h. Høstdugnad Stein Ove i. Opparbeide fellesområde Kari/Aud Jorunn i. Anbefalinger Styret 3. Årsregnskap og Revisjonsberetning Styret 4. Budsjett 2016 Styret 5. Valg av styre. 2 styremedlemmer går ut av styret ettersom de har sittet i 2 år. 1 styremedlem er på valg, men stiller for en periode til. Valgkomiteen består av Asbjørn Voll, Kjell Høyland og Anne Grethe Bakke. Følgende styremedlemmer fortsetter: Stein Ove Bjelland (Styret siden 2015) Trygve B Svendsen (Styret siden 2015) Nils Klyve (Styret siden 2015) Kristen Kjeldstad (styret siden 2014) 2
Valgkomiteen innstiller følgende 2 nye medlemmer til styret: Jorild Melkevik og Lars Gunnar Holta Alle velges for to år. Styret konstituerer seg selv. Til ny valgkomite foreslås: Kari L Fjellet og Aud Jorunn Steinsland 6. Revisor velges på årsmøtet. 7. Innmeldte saker. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet bes sendt styret senest 18. mars 2016 ved Aud Jorunn Steinsland (steinslandaj@gmail.com) Mars 2016 Styret Styrets Beretning for 2015 Styret ble formelt valgt på Årsmøtet 02. april 2015 for Flåmyrane II Hytteforening Styret har bestått av: Stein Ove Bjelland - Leder Kari L Fjellet Styremedlem - Kasserer Aud Jorunn Steinsland Styremedlem - Sekretær Kristen Kjeldstad Styremedlem - Løypeansvarlig Trygve B Svendsen - Styremedlem Nils Klyve Styremedlem Nytt styre ble registrert i Brønnøysundregisteret mai 2015, registreringen må oppdateres etter hvert som styret byttes ut med nye medlemmer. Det er avholdt 1 styremøte i perioden i tillegg til jevnlig kommunikasjon på mail og telefon. Styrets primære oppgaver for 2015 har vært: 3 Sikre innbetaling av kontingent (vår) og brøyte/løypeavgift (høst)
Sammen med teknisk utvalg o o o o Sikre tilstrekkelig brøyting av veier, parkeringsplasser og innkjørsler. Sikre drift og vedlikehold av vann- og kloakk pumpestasjoner Frostsikring av vannforsyningen Vedlikehold / grusing av felles vei Organisere høstdugnad Oppgaver og aktiviteter som er utført i løpet av 2015 samt kommentarer følger: Frostsikring av vannforsyningen: Alle ovner som står i kummer (7 stk.) er kontrollert og satt på plass i kummer før start av vinterersesong. Ovnene står på i sesongen. Fellesskapets varmekabler settes på kun ved behov (bryter i hytte 62 og 30 samt i vestre pumpe- hus) Alle som leverer strøm til frostsikring av felles vannforsyning (tomt nr. 46, 62, 42, 20, 30 og 39) har fått betalt strømutgifter for sesongen 2014/2015. Totalt leverte disse seks hyttene 5708 kwh til fellesskapet for sesongen ( dvs ca kr. 6000,- totalt ) Vedlikehold av vei: Veien ble høvlet og delvis oppgruset der det var behov høsten 2015. Kum ved hytte nr 42 ble skiftet ut, denne var blitt ødelagt ved brøyting. I desember måtte vi be Kaasa om påfyll av pukk/grus på grunn av flomskadet vei, nederst i kryss/lange bakken, der avløpsledninger kommer ut fra Skjærdalen. IT Support: Foreningen fikk ny nettløsning i 2011 med eget medlemsregister og system for brøytebestilling som viktigste funksjoner (Hytteforeningens nettsider flaamyrane.no) Medlemsregisteret er et lukket område hvor medlemmene selv registrerer og oppdaterer egen kontaktinformasjon, som utelukkende skal brukes i forbindelse med utsending av informasjon som berører hytteforeningens primæroppgaver, samt brøytebestilling. Personlig informasjon som medlemmene legger i registeret skal ikke videreformidles til utenforstående, men kun brukes av hytteforeningen. 4
Det har blitt oppdaget feil i kontaktinformasjon til noen medlemmer (ant siffer i tlf.nr / manglende bokstaver i mailadr). Medlemmer som ikke mottar SMS/e-post bør sjekke om kontaktopplysningene i registeret er korrekte. Dersom det fortsatt er noen av medlemmene som ikke får e-post oppfordres disse til å kontakte styret slik at dette kan sjekkes opp. Før kommende vintersesong (2016-2017) vil styret/hans Petter Isaksen innføre de nye adressene på hyttene i medlemsregisteret. Løypekjøring etc. Årsmøtet i Vågslid Løypelag ble avholdt 28. desember. Kristen Kjelstad representerte vår forening. Odd Arild Helland sitter i styret til VL. Økonomi: Løypetilskuddet beholdes uendret. Løypenettet: Broen for passering av vassdraget slik at løypemaskinen kan komme over uten å bruke isen blir utsatt. Et år til med sparing, pluss muligens en annen og billigere løsning, gir håp for neste år. Det jobbes fortsatt med å få oppkjørt forbindelse fra vårt område til sæterveien/løypa til Raudbergstølen. Løypemaskiner: Nytt og bedre utstyr til scooteren har gitt oss bedre løyper der kun scooter kan brukes til løypekjøring. Informasjon: Sjekk http://skisporet.no/telemark/vagslidhaukelifjell før skituren. Der kan man se når den enkelte løypen sist ble kjørt opp. Bruk gjerne også Facebooksiden til visithaukeli.com for utveksle informasjon. Brøyting: Generelt: Alle som reiser på hytten om vinteren må bestille brøyting på nettsiden til foreningen, dette for at alle som reiser opp til hytten skal få parkeringsplass til bilen(e). Det blir ikke brøytet opp parkeringsplass til de som har unnlatt å melde ankomst. Ingen parkeringsplasser er "felles" i den forstand at de blir brøytet opp uansett om folk kommer på hytten(e) eller ikke. Brøytesjåfør vurderer behovet for parkeringsplasser ut fra antallet som har meldt ankomst på hjemmesiden til foreningen. Kommer det mer enn en bil til en hytte skal dette markeres i merknadsfeltet ved brøytebestilling. Det er ønsket fra Nils Vågslid at dersom det er noen problemer ifm brøyting så kontaktes formann i hyttestyret, som tar meldingen videre til Nils. Ikke skrive om misnøyen i sosiale medier. 5
Brøyteavtalen: Atle orienterer. c) Brøytekostnader. Vi øket brøyteavgiften med 500,- til denne sesongen. Faste brøytekostnader for inneværende sesong er kr 384 623. Vedlikehold Pumpestasjoner: I høst ble vi gjort oppmerksom på tett spillvannskum og kloakklukt ved den nederste pumpestasjonen. Det viste seg at av en eller annen grunn var begge pumpene i stasjonen avslått. SMS-varsling til Nils om høyt nivå fungerte ikke da vi trengte det. Vi hadde et par ansvarsfulle medlemmer som satte i gang for å få finne ut av dette, vi takker for kjempebra innsats av Bjørn og Vidar. Høstdugnad: Høstdugnaden ble gjennomført 10. oktober. Oppsetting av brøytestikker, generell opprydning, veivedlikehold, rydding av bjørk langs vei og frostsikring stod på programmet. I tillegg ble det satt opp brøytesikker som markerte innløp og utløp av stikkrenner for lettere å kunne grave bort snø til våren for å sikre utløp for smeltevann. Jevnet ut gruslass, ved nederste pumpekum og i enden av veien v/tomt nr 44. Det var veldig god oppslutning på dugnaden. Opparbeide fellesområde-skjerdalen Grunneier har gitt tillatelse til å oppgradere den øverste delen av Skjerdalen, men ikke hele området slik det først var ønsket. Det aktuelle området er stukket ut og Nils Vågslid har sagt han kan gjøre jobben med planering og grusing. Forhåpentligvis kan dette skje i løpet av våren/sommeren 2016. Vi er glade for at så mange har vært positive og lagt til de 1000,- ekstra som vi foreslo til dette formålet, endelig pris på prosjektet og hvor mye vi kan få gjort med de midlene vi har fått inn er ikke helt avklart enda. Vi har fått inn kr 48 000 fra medlemmene til å opparbeide fellesområdet. Haukelifjell Fritidssenter (nabo-hytteforening) har blitt forespurt å bli med på prosjektet, de skulle ta dette opp på årsmøtet deres på langfredag. Vi fortsetter arbeidet, og vurderer videre fremdrift ettersom vi får svar fra Haukelifjell fritidssenter. Mars 2016 Med vennlig hilsen styret i hytteforeningen 6
Flåmyrane II hytteforening - regnskap 2015 Regnskap 2013 Budsjett 2014 Regnskap 2014 Budsjett 2015 Regnskap 2015 Inntekter Medlemskontingent 300 000 296 000 296 000,00 300 000 296 825 Brøyteavgift 214 000 270 000 288 000,00 330 100 333 275 Løypekjøringsavgift 60 200 Prosjekt Skjærdalen 48 000 Ekstraordinær innbet 14 000 1051 Renter 8 618 5 000 4 666,00 2264 Sum inntekter 596 818 571 000 588 666,00 630 000 681 415 Kostnader Brøyting 363 500 392 000 391 875,00 384 623 Strøm og alarm pumpest. 47 506 48 000 28 135,02 9 552 Strøm hytteeiere 26 215 12 000 4 152,00 1 917 Løypekjøring 54 400 54 400 54 400,00 53 600 Andre driftskostnader 16 139 20 000 18 555,58 19 457 Pumpestasjoner service 7 000 10 000 13 882,63 Utskifting vannverkskum 13 113 Vedlikehold vei 2 790 4 000 Oppgradering vei 93 454 40 000 59 100,00 27 888 Lysløypeprosjektet invest. 50 000 19 000 19 000,00 Sum kostnader 661 005 599 400 589 100,23 510149 Resultat -64 187-28 400-434,23 171 266 Konti IB 01.01.2014 UB 31.12.2014 Bevegelse 2014 IB 01.01.2015 UB 31.12.2015 Bevegelse 2015 3535 20 48486 163 471,18 343361,95 179 890,77 343 361,95 606 682,41 263 320,46 3330 23 23734 392 210,35 146573,35-245 637,00 146 573, 35 25 118,80-121454,55 SUM 555 681,53 489935,30-65 746,23 489 935,30 631 801,21 141 865,91 Resultat -434,23 Resultat 2015 171 266 Bet. brøyt 2013-65 312,50 Løypekj.avg. 2015 betalt i 2016 53 600 Bevegelse -65 746,73 Løypeavgj. fra medlemmer 2015, innbet. i 2016-90 175 Tillbakebetalt for mye medl.avg. 2015 i 2016 7 175 Bevegelse på konti i 2015 141 866 sign. Harald Østensjø revisor Haugesund, 16. mars 2016 Regnskapet for 2015 er gjort opp med et overskudd på kr 171.266,00. Innestående i bank er kr 631.801. Tilgodehavende pr 31.12.2015 er kr 90.175,00 Gjeld ved årsskiftet er kr 60.775,00. Egenkapitalen pr 31.12.2015 er derved kr 661.201,00. sign. Harald Østensjø revisor 7
8