KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Begrenset konkurranse med forhandling for kjøp av uprioriterte tjenester etter forskriftens del I og II for Gjennomføring av miljøovervåkingsprogram Status og tilstandsovervåking av automatisk fredete kulturminner i utvalgte kommuner Saksnr. 15/00574 Tilbudsfrist: 27.04.2015 kl. 12.00 1
Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 5 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen... 5 3 Generelle bestemmelser om konkurransen... 6 3.1 Kunngjøring... 6 3.2 Fremdriftsplan... 6 3.3 Taushetsplikt... 6 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget... 6 3.5 Tilleggsopplysninger... 6 4 Kvalifikasjonskrav... 7 4.1 Obligatoriske krav... 7 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 Utvelgelseskriterier... 9 6 Utforming og innlevering av forespørselen... 9 6.1 Innlevering av forespørselen... 9 6.2 Forespørselens utforming... 10 2
1 Innledning 1.1 Om Oppdragsgiver Riksantikvaren er direktorat for kulturminneforvaltning og faglig rådgiver for Klima- og miljødepartementet i utviklingen av den statlige kulturminnepolitikken. Riksantikvaren har også ansvar for at den statlige kulturminnepolitikken blir gjennomført, og har et overordnet faglig ansvar for fylkeskommunenes og Sametingets arbeid med kulturminner, kulturmiljøer og landskap. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Anke Loska Riksantikvaren Direktoratet for kulturminneforvaltning Dronningensgate 13, Pb. 8196 Dep., 0034 Oslo anke.loska@ra.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Formål: Oppdraget er knyttet til fremskaffelse av nasjonale data og kunnskap for å følge opp Nasjonalt mål 2.2, på kulturminnefeltet, jf. Stortingsmelding nr. 35 (2012-2013) Framtid med fotfeste: «Et prioritert utvalg av automatisk fredete og andre arkeologiske kulturminner skal ha et ordinært vedlikeholdsnivå innen 2020.» Oppdraget skal gi Riksantikvaren grunnlag for å rapportere og styre i forhold til de nasjonale målene for kulturminneforvaltningen. De fremskaffede dataene skal inngå i oppbyggingen av lange tidsserier som er relatert til miljøforvaltningens kunnskapsbehov og benyttes blant annet som grunnlag for rapportering på nasjonalt mål 2.2, se www.miljostatus.no under nasjonale mål for nærmere informasjon. Målet med oppdraget er å gjennomføre årlige statuskontroller for å måle og beskrive tilstand og endringer for automatisk fredete kulturminner i et representativt utvalg kommuner. Utvalget av kommuner skal sikre kontinuitet i allerede eksisterende tidsserier på området. Riksantikvaren ønsker større bruk av høyteknologiske metoder som supplement til tradisjonell arkeologisk feltkontroll både for å effektivisere 3
miljøovervåkingsprogrammet, og for å kunne overvåke et større geografisk område omkring objektene. Det gjøres oppmerksom på at Riksantikvaren finansierer overvåkingsprogrammet "Status og tilstandsovervåking av automatisk fredete kulturminner i utvalgte kommuner " gjennom årlige bevilgninger fra statsbudsjettet. Økonomiske tilsagn gis kun for et år om gangen. Riksantikvaren tar forbehold om eventuelle endringer i programmets omfang som kan skyldes politiske beslutninger, og /eller budsjettmessige endringer. Omfang: Automatisk fredete kulturminner i et representativt utvalg kommuner skal overvåkes med et kontrollintervall på 5 år, slik at det i løpet av en 5-årsperiode er gjennomført en samlet statuskontroll for de kommunene som omfattes av overvåkingsprogrammet. Riksantikvaren vil i konkurransegrunnlaget be tilbyderne om å foreslå et sett representative kommuner og geografiske områder. Oppdraget skal utføres i en periode fra kontraktsinngåelse til 31.12.2020. Riksantikvaren har siden 2000 gjennomført miljøovervåkingsprogrammet «Fortidens minner i dagens landskap, Status for automatisk fredete kulturminner i utvalgte kommuner». Målet med dette overvåkingsprogrammet var å få oversikt over utviklingen av tap og skade blant arkeologiske kulturminner ved feltkontroll i 16 utvalgte kommuner. Det nye programmet "Status og tilstandsovervåking av automatisk fredete kulturminner i utvalgte kommuner», skal bygge på det tidligere programmet. Det er et mål med det nye overvåkingsprogrammet at et representativt utvalg av arkeologiske kulturminner tilstandskontrolleres for å få en så nøyaktig oversikt over endringer og trusselbilder som mulig. Riksantikvaren vil i konkurransegrunnlaget be tilbyderne om forslag til hvilke arkeologiske kulturminnekategorier som kan være hensiktsmessig å innlemme i et overvåkingsprogram. I det nye programmet skal følgende gjennomføres: 1. Innhenting av data Kontrollregistrering av automatisk fredete kulturminner i et utvalg kommuner etter Norsk Standard NS9540:2012, «Automatisk fredete, arkeologiske kulturminner og skipsfunn Krav til registrering av tilstand». Riksantikvaren ønsker at tilbyderne foreslår metode for å innhente data for overvåking av større geografiske områder med høyteknologi 2. Tilrettelegging av innsamlete data Alle innsamlete tilstandsdata skal legges inn i forvaltningsbasen Askeladden innen utløpet av hvert kontrollår. 3. Analyse av data Gjennomføre utredninger og analyser relatert til de nasjonale resultatmål. Analysene skal særlig legge vekt på å - identifisere trusselbilder 4
- synliggjøre sektoransvar knyttet til tap og skade, herunder også endringer knyttet til effekter av klimaendringer - kople tap og skade mot forvaltningsvedtak Det skal utarbeides en årlig rapport for de kommunene som inngår i det respektive kontrollår. Rapport og overvåkingsdata skal gjøres tilgjengelig på digitalt format. En synteserapport som skal analysere resultatene samlet for alle kommuner skal utarbeides ved ferdigstillelse av oppdraget. Oppdraget vil bli ytterligere konkretisert og utdypet gjennom tilbudsdokumenter og spesifikasjon som sendes ut til de utvalgte tilbyderne etter at prekvalifiseringen er gjennomført. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del II, 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av tjenesten. På bakgrunn av prekvalifiseringen vil Riksantikvaren velge ut inntil 5 fem leverandører som vil bli invitert til å levere tilbud. Alle inviterte tilbydere vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne med de 3 - tre - beste tilbudene etter innledende evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle reviderte tilbud vil endelig evaluering av de tre tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 5
3 Generelle bestemmelser om konkurransen 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 3.2 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 27.03.2015 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 10.04.2015 Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i 27.04.2015 kl 12.00 konkurransen Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag Uke 20 Tilbudsfrist Uke 26 Tilbudets vedståelsesfrist 01.12.2015 Meddelelse om tildeling 13.07.2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for forespørselen om deltakelse er veiledende. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Riksantikvaren ved Riksantikvarens kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Riksantikvarens kontaktperson. 6
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med Prekvalifikasjon anbud Miljøovervåkingsprogram automatisk fredete kulturminner, saksnummer 15/00574 og sendes til Riksantikvarens kontaktperson pr e-post. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av forespørsel om deltakelse. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring Denne skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av forespørsel om deltakelse. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav eksempler Firmaattest 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav eksempler Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav eksempler Årsregnskap inkl. styrets årsberetning, noter og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 7
4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 1. Leverandøren skal ha erfaring fra registrering, kartfesting og dokumentasjon av automatisk fredete kulturminner 2. Leverandøren skal ha erfaring fra statistikk-, utrednings- og analysearbeid ved bruk av data fra en rekke ulike kilder Dokumentasjonskrav Kort beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Dokumentert faglig kompetanse og erfaring fra arkeologiske feltregistreringer og digitale innmålinger i felt. Bred kunnskap om, og erfaring med arkeologiske kulturminner generelt og regionale variasjoner spesielt. Kort beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Dokumentert kompetanse, og erfaring innen prosjektledelse, bruk av statistikk, analyse og utredningsarbeid. 3. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet Kort redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av de siste tre år og for de redskaper, verktøy, materiell eller teknisk utstyr og programvare som leverandøren disponerer over til gjennomføring av oppdraget. Oversikt over ansatte med relevant utdanning og erfaring og faglige kvalifikasjoner hos den eller de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten; CV. Nøkkelpersoner må kunne lese og skrive norsk. 4. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres Dokumentert evne til å levere innenfor tidsfrister. Tilpasningsevne i forhold til endringer i kundens behov, som f.eks. tilrettelegging av tallmaterialet, mediakontakt, analysearbeid. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 8
5 Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn 5 fem leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier, i prioritert rekkefølge: Kriterium nr. 1: Leverandøren skal ha erfaring fra registrering, kartfesting og dokumentasjon av automatisk fredete kulturminner. Kriterium nr. 2: Leverandøren skal ha erfaring fra statistikk-, utrednings- og analysearbeid ved bruk av data fra en rekke ulike kilder Kriterium nr. 3: Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. 6 Utforming og innlevering av forespørselen 6.1 Innlevering av forespørselen Søknaden skal leveres/sendes til: Navn: Riksantikvaren Adresse: Dronningensgate 13, Pb. 8196 Dep., 0034 Oslo Frist for innlevering er 27.04.205 kl 12.00. Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Forespørsel om deltakelse i Prekvalifikasjon anbud Miljøovervåkingsprogram automatisk fredete kulturminner, saksnummer 15/ v/ Anke Loska. Åpnes kun av adressat For sent innkomne forespørsler om deltakelse vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Søknaden skal leveres i 3 - tre eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 9
6.2 Forespørselens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Brevet skal forøvrig inneholde: Referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden skal utformes med denne disposisjon: 1. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 2. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 3. HMS-egenerklæring. 4. Firmaattest. 5. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon) 6. Finansiell og økonomisk stilling (etterspurt dokumentasjon) 7. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon) 10