Prosjekt 2017 Delprosjekt Lønn, personal og regnskap

Prosjekt 2017 Delprosjekt Lønn, personal og regnskap Dialogkonferanse 12. mai 2015 Kl 12-14 Kirkens hus

Agenda Tid Tema 12:00 Registering. Kaffe/te og frukt 12:15 Presentasjon av deltakere og mål for konferansen Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål 12:30 Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer 12:45 Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ 13:00 Litt om teknisk plattform 13:15 Tentativ fremdriftsplan 13:30 Åpent for spørsmål til Kirkerådet 13:45 Mulighet for samsnakking mellom aktørene

Agenda Registering. Kaffe/te og frukt Presentasjon av deltakere og mål for konferansen Beskrivelse av kirkens virksomhet og mål Gjennomgang av rammer og behov/utfordringer Presentasjon av dagens tjenester fra DFØ Litt om teknisk plattform Tentativ fremdriftsplan Åpent for spørsmål til Kirkerådet Mulighet for samsnakking mellom aktørene

Mål for dialogkonferansen Informere og forberede markedet på anskaffelsen Presentere behov og utfordringer Få kunnskap om hva som finnes i markedet Få innspill på hvordan behov kan løses gjennom ulike løsningskonsept Få bedre innsikt i hvordan konkurransen kan gjennomføres

Dnk utvikling i 3 faser: Forfatningsreform 2012 Forvaltningsreform 2017 Ny Kirkeordning 2020 «Prosjekt 2017» er forberedelsesprosjekt Jobbes parallelt faseforskjøvet beslutn.

Hvem er vi? Organisering/organer 1.000 sokn (gr.l.enhet dekker Norge) 400 Kirkelige fellesråd (kommuner) (100 prostier) 11 bispedømmeråd 12 biskoper og Bispemøte Kirkeråd og Kirkemøte Nemnder og råd Autonomi!! (lokalt kan ha 4 arb.g)

Ny struktur 2017 Hvem blir berørt? «Statlig sektor» 11 bispedømmeråd og KR blir èn virksomhet (ikke 12 selvst. som i dag) All myndighet i utg.pkt. lagt til Kirkemøtet som kirkens «Storting», Kirkeråd som utøvende organ, delegasjon av oppgaver til regionalt nivå = struktur som før Virksomhetsoverdragelse 1.300 prester og 300 «byråkrater».

Finansiering 1000 år gammel ansvarsfordeling: kongen-prester, bøndene-kirker Kommunene: kr 4 mrd til fellesrådene Staten: kr 2 mrd til prester og byråkrater KM visjon: «Meir himmel på jorda» Administrativt: «lettbeint og lekkert»

Formål delprosjekt lønn, personal og regnskap Delprosjekt Lønn, personal og regnskap skal: Imøtekomme kravet til at nye løsninger for lønn, personal og regnskap må settes i drift straks en utskilling fra staten er realisert Gjennomføre en prosess for anskaffelse og innføring av nye løsninger Vurdere mulige gevinster gjennom etablering av effektive arbeidsprosesser

Forstudie (konseptfase): Trinnvis prosess Situasjonsbilde Målbilde Gevinster Utfordringer/ behov Vurderingskriterier Plan

2015 vs 2017 (KR/BDR) Område Dagens situasjon 2017 Organisasjonsform Statlige forvaltningsorganer underlagt departementet Eget rettssubjekt underlagt Kirkemøtet Antall regnskapsførende enheter 12 1 Arbeidsgiveransvar Departementet Kirkerådet Regnskapsprinsipp Kontantprinsippet Regnskapsloven (må besluttes) Kontoplan Statens kontoplan Norsk Regnskapsstandard Budsjettering 12 enheter med hvert sitt tilskudd fra staten Rammetilskudd som stilles til Kirkemøtets disposisjon (fortsatt 12 budsjprosesser) Arbeidsprosesser Ulik praksis Enhetlige prosesser og rutiner System for lønn og regnskap Leveres fra DFØ Ny løsning

Noen rammer for anskaffelsen Oppstart 1. januar 2017 Virksomhetsoverdragelse Understøtte IKT-strategien: «Kirken samlet til ett IKT-rike, med felles IKT-verktøy for alle medarbeidere, og likt servicenivå til alle, der kirkens brukere er i sentrum.» Sikte mot forenkling, hyllevare og standardisering Satse på selvbetjening Bruke nytt intranett for å gjøre enhetene mer selvgående innen lønn, personal og regnskap Bidra til attraktiv arbeidsplass med gode arbeidsforhold (prioritere kompetanseoppbygging «Topp trente januar 2017»)

Noen utfordringer Tiden Landsdekkende, geografisk spredt Små enheter/tjenester ivaretas av andre Begrenset ressurstilgang for innføring, drift og forvaltning (sårbarhet) Organisasjon i endring Ta hensyn til behov i fellesråd 2020 (største økonomien - tett på kommunal virksomhet og regnskapsføring)

Noen flere utfordringer Anskaffe eksternt vs levere internt Kjøpe av produkt vs kjøp av tjeneste Totalleverandør eller flere leverandører Sikkerhetskrav Bruk av ulike regnskapsprinsipper i en og samme løsning Viktige områder for fastsetting av tjenestenivå Hensiktsmessig prismodell Detaljeringsgrad på kravspesifikasjon Konkurransebestemmelser Arbeidsdeling internt

Noen aktuelle behovsområder Regnskap (m/konsern) Anleggs- regnskap Tids- registrering Budsje> Lønn Bruker- vennlighet Faktura- håndtering Reiseregning Selvbetjening

Direktoratet for økonomistyring 12.05.2015 Ole Jørgen Eliassen

DFØs oppdrag Visjon Effektiv ressursbruk i staten Mål Hensiktsmessige fellesløsninger i staten DFØ kan ikke levere tjenester til virksomheter som ikke er statlige Eks: statlige AS, stiftelser osv.

Leveranser - system System og bruker støtte Vedlikehold og oppgraderinger Regnskap - Agresso 5.6 Milestone 3 (Mulig oppgradering til Milestone 4) Agresso Økonomi Anlegg, bokføring mm Agresso Planlegger Budsjettering Agresso Logistikk Ordre og fakturering Contempus/Basware Fakturabehandlingssystem Lønn - SAP HR EHP 6 (Skal oppgraderes til EHP 7) Lønn, reise, refusjoner mm Portal SAP ESS 7.4 Brukerstøtte SAP Solution manager 12.05.15 20

Leveranser - tjeneste Veiledning Bruk av løsning Regelverk Rapporter og styringsstøtte Prosess støtte Bilags håndtering Bilags registrering Remittering og lønnskjøring Rapportering Grad av støtte varierer utfra hvilken tjenesteavtale virksomhetene har inngått med DFØ 12.05.15 21

Ny dataplattform fra Kirkepartner IKT Jan Vegar Veiseth, Produktsjef Kirkepartner IKT

Hvem er Kirkepartner? Kirkepartner er kirkens egen internleverandør av IKTtjenester, eiet av kirken selv Kundene blir eierne av Kirkepartner Bestemmer hvilke tjenester som skal leveres Ingen eksterne eiere eller kunder som bestemmer over produktporteføljen Eventuelt overskudd vil komme kundene til gode Kundene bestemmer hvordan overskuddet skal benyttes Det tas ikke ut aksjeutbytte

Kirkepartner Basis Sikkert skrivebord uansett lokasjon Kirkebruker Fellesrådbruker Hjemmebruker

Kirkepartner Basis Windows 8.1 Office 2013 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Lync) ID Web identitetsstyring og selvbetjening Selvbetjent tilbakestilling av passord Nettleserbasert utgave av Outlook (Webmail) Mobilsynkronisering av e-post, avtaler og kalender Sikker fillagring med sikkerhetskopiering og gjenoppretting Servicedesk

Applikasjonsportefølje som leveres fra Kirkepartner IKT Interne> Kirkelige Intrane> handlinger Trosopplæring Arkiv med møtefunksjonalitet Kirkelige handlinger Gudstjeneste- planlegging Gravplass- / krematorieforv. Presters Plgj. Saks- behandl. MS Exchange MS Office Pro Plus MS Lync Server Kontorstø>eprogramvare MS Forefront IdenPty Manager Veeam MS Windows, Trend Micro an1virus, RSA SecurID Pureservice (helpdesk)

Tentativ fremdriftsplan - anskaffelsesløpet 2015 M A M J J A S O N D 2016 J F M A M J J A S O N D 2017 J F Kravspesifisering Lev lager tilbud Eval Inst Dialogkonf Prekvalifisering Forhandlinger Analyse fase Konfigurasjon Etablering av miljøer for test og produksjon Testfase (ST og AT) Tidlig-drift Normaldrift Kunngjøring kvalifisering Valg av IniPell kvalifiserte evaluering Plbydere ferdig Leverandør valgt Klar for test Klar for Pdligdri^ Klar for normal dri^

Spørsmål? Gjerne også umiddelbare innspill på: Skisserte utfordringer Målbilde/løsningskonsept Suksesskriterier Risikoområder Tiltak for å nå ønsket tidslinje

Etter konferansen Referat og presentasjoner legges ut på www.kirken.no. Ønsker beskrivelse på overordnet nivå av hvordan behov og utfordringer kan løses (maksimalt fire A4- sider) Send til post.kirkeradet@kirken.no innen 26. mai kl. 16:00 merket: «Sak 15/2093: Anskaffelse av nytt system for lønn, personal og regnskap - Innspill etter dialogkonferansen»