Voss Kvam og Granvin Sampel 23.03.2009
Godkjent av: Side 2 av 6 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 3 4. Prosjektorganisering... 4 5. Erfaringer som samspill kommune... 5 6. Viktige erfaringer... 5 7. Regnskap... 6 8. Avslutning... 6 Vedlegg... 6
Godkjent av: Side 3 av 6 1. Sammendrag Forprosjektet har til føremål å kartlegge kva som må til for å kunne handtere elektroniske meldingar knytt til Helsenett mellom kommunar, legekontor og andre deler av helsevesenet. Vidare har me satt oss som mål å tilrettelegge organisering og tekniske preferanser knytt til NHN. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen I utgangspkt var nok våre tankar til målrealisering noko ambisiøse. Me såg fort at sentrale prosessar i høve leverandørar ikkje var komen så langt som me trudde. Me justerte derfor våre ambisionar ned, men er komen godt i gang med tankeprosessane samt den tekniske installasjon av NHN. Det er litt ulik ståstad for prosjektkommunane i høve teknisk tilkobling. Kvam har hatt kommunal oppkobling til NHN i lengre tid. I Voss og Granvin har nokre av legekontora vore oppkobla ei stund. Men kommunen fekk først tilsagn om midler i jan 09. Me ligg nok langt etter vår oppsatte prosjektplan i høve våre tidlegare mål. Men føler at den tida som er gått er vel anvendt tid i håve modning. For Kvam sin del har og ein del av prosjektgruppa og pleie og omsorg vore sterkt engasjert i innføring av turnusprogram som pågår no. 3. Målrealisering Hovedmålet er : Kommunane ser føre seg at når forprosjektet er ferdig skal vi vere klar for å starte hovudprosjektet med opplæring og produksjon i løpet av året 2009 Dette målet klarer me nok å realisere, føresetnad er at systema kan ivareta meldingane. Delmål: 1. Godkjent prosjektplan Prosjektplanen er gjennomgått av styringsgruppene og akseptert. 2. Avtale med Legane er inngått. Voss/Granvin har inngått avtale med legane. I Kvam er ein avtale til vurdering i legekollegiet. 3. Oppkopling mot Norsk helsenett er på plass og fungerer inn mot omsorgsystemet og legekontora. Voss kommune har ikkje kome i hamn med oppkopling til NHN ennå, er i sluttfasen på kontraktskriving. Det er skrevet intensjonsavtale med dei fleste lokale legekontora, om å ha ein felles kanal mot NHN. Granvin herad har oppkopling til NHN, men skal samkøyra den med Voss kommune. Så snar avtalene er på plass, starter oppkoping av lokalelegekontor. Kvam er kopla inn i legenett. Nye linjer er satt opp i høve bytte av leverandør. Omkobling skjer snart. Arbeidet med sertifikat er starta. 4. Rutine og ansvar i høve til elektronisk meldingsutveksling er avklart. Felles arbeidsgruppe arbeider med kartlegging og tilrettelegging. Denne arbeidsgruppa som i hovudsak kjem fårå pleie og omsorg har mykje arbeid på seg og i høve andre ting. Dei arbeider imidlertid jamt og trutt og me ser at arbeidet ber frukter.
Godkjent av: Side 4 av 6 Felles arbeidsgruppe 2 ser på Norm for informasjonsikring for helsevesenet og tilpassar våre interne rutinar og handbøker til denne. Denne gruppa er godt i gong, men har mykje godt arbeid for seg før ein er ferdig. 5. Kommunane skal gjennomgå krav til installasjon og laga plan for oppgradering i fagsystemet. Kvam, Granvin og Voss har oppgradert til siste versjon av Gerica. 6. Profdoc og Legane evaluerer det som trengs for installasjon av programvare kva som trengs i høve opplæring for utveksling av informasjon. Tilbakemelding frå Elin-K og Profdoc om at programmet er klart til hausten. Legegruppa er klar på at dei ikkje ynskjer å vera testbrukarar. Kommunelegane på Voss brukar siste versjon av Infodoc. 78. Evaluering av forprosjekt 98. Overføring til hovudprosjekt I høve våre tidlegare mål, tok me for oss å integrere meir av Elin-K før hovudprosjektet skulle starta. Me har sett at dette er ikkje råd i høve ressursar mv og har slutta at forprosjektet fortsett ei tid framtid framover mot hovudprosjektet startar, mest sannsynleg til hausten. ( Avheng av programvare leveransar. ) Ein bakgrunn for dette er å unngå at det vert lommer med innaktivitet i høve opplæring og gjennomføring. Slik sett kan me halda trykket oppe til prosjektet kjem skikkeleg i gong med opplæring og gjennomføring. 4. Prosjektorganisering Kvam og Voss deler prosjektansvarlege IKT leiar i Kvam og IKT sjef laiar på Voss som koansvarlege. StyringsGruppa består av Åslaug B. Botnen Kvam pleie og omsorg Arne Aksnes Kvam kommuneoverlege Richard Jacobsen Voss og Granvin ( Voss kommuneoverlege ) Magne Vassenden Christer Pedersen Voss pleie og omsorg Prosjektgruppene: Kvam Håkon Helgesen IKT koordinator PLO Martin Erdal Norheimsund legesenter Jon Sivert Sandven Helsebanken Kari Øystese Tilsynslege Toloheimen Voss Nils E Brekkhus Pleie og omsorg Voss Christer Pedersen Voss kommune Olav Kjerland lege Voss kommune Vigleik Kolltveit Privatpraktiserende legehelse-bergen Ein organisering som denne med IKT personale i sentrale nøkkelroller er truleg ikkje det luraste i høve trykk på prosjektet og gjennomføringsevmne. Grunngjevinga for dette er at dette er ei prosjekt som i det meste handlar om organisering og prosess innan helse. Dei tekniske preferansane knytt til
Godkjent av: Side 5 av 6 oppkopling og tilrettelegging utgjer berre ein brøkdel av arbeidet som skal gjerast. IKT vil nok spela ein stor rolle i deler av prosjektet men ikkje totalt. At me har vald å nytta IKT til dette prosjektet beror på ressurstilgangen i Kvam og Voss og at me har litt kjennskap til pleie og omsorg sine prosessar. 5. Erfaringer som samspill kommune Me ser at Sjukepleieforbundet og Elin-k verkar godt organisert har gode planar i ryggen. Føremåla og måla er gode. Me har tidlegare vore gjennom mange ymse prosjekterer og det verkar fornuftig planlagt. Informasjon frå Elin- K er god. Slit litt med nettsidene og å finna tilstrekkeleg erfaringsgrunnlag på sidene. Nettverksamlingane fungerte etter føremåla. Inspirerande og orienterande. Tilstrekkeleg med tid på samlingane og bra med små korte føredrag. Kontakt informasjonen i høve dei andre samspell og pilot kommunane er gode. Me har nytta fleire kontakter som er lista opp. Telefonmøtene var gode og orienterande. Samarbeid. o NHN er imøtekommande. Tydeleg at organisasjonen har kome seg etter litt tung start. Dei er serviceorientert og gjer oss greie tilbakemeldingar. o Når det gjeld leverandørane er desse i ulike stadie. Tieto er samarbeidsvillig så og med Profdoc / Infodoc. Imidlertid er det vår oppleving av tilpassingane til NHN tek si tid og me føler me trør litt i lause lufta når me ikkje har gode eksempler på korleis det kjem til å fungere visuelt. o Godt samarbeid med legekontora. Dei er veldig interessert, men har travle dagar. Det er derfor viktig å nytta tida godt. I høve samspel er det komen i gong tankeprosjekt i høve andre utfordringer knytt til sjukehusområdet. Kvam og Voss IKT samarbeider alt ein heil del og kjem til å fortsette med det. Kommunane vil ha ei god nytta av oppfølging sentralt i høve oppstart og gjennomføring av hovedprosjektet. Bakgrunnen for dette er tilgang til informasjon. Det er unødvendig å finna opp hjula på nytt om nokon har gjort noko som er bra. 6. Viktige erfaringer Gjennomføring av prosjekter i pleie og omsorg krever at ein har noko handfast å gjennomføra. Dersom ein ser at rutiner, opplæring mv ikkje kan realiserast rett etter td installasjonar, kan det vera at det er fornuftig å utsette prosessane. Vår erfaring generelt er at slike prosjekt krever fokus frå prosjektleiing og moglegheit til å fullføra mens ein er i godt driv. Brudd i prosjektgjennomføring vil føra til dårleg resultat i sluttproduktet særskild innan opplæring. Av den grunn vel me å dra forprosjektet ut i tid i og heller knyta det opp mot hovedprosjektet. For vår eigen del er dette forprosjektet nyttig, men me ser at me har teke ein del vatten over hovudet i innleiinga, noko som prosjektet vil lida av litt vidare i gjennomføringa. Kritiske suksessfaktorar er blant anna leveransar av opplæring og programvare. Tilgang til interne resursar når programvare er på plass til opplæring.
Godkjent av: Side 6 av 6 Samarbeidet med Vossmellom kommunane fungerer bra. Me har i dette prosjektet mykje å gå på. Seinare vert nok møteaktiviteten på prosjektmøte nivå meir aktivt. No er det mest delprosjektene som samarbeider, og som samarbeider godt. 7. Regnskap Møteverksemda har vore relativt lav. Me har hatt nokre få møter. Mesteparten av tida går i delprosjektgruppene som arbeider med Norm for informasjonsikring og delprosjekt 2. Pleie og omsorg, rutiner, opplæringsplan mv. Kostnader i høve reising har det vore. Telefonikost er ikkje rekna med. Ein del telefonmøter er gjennomført. Tidskart følgjer med vedlagt. 8. Avslutning Vidare framdrift: 26.3 : Møte med Tieto-Gjennomgang av Helsenett modul. ( FELLES ) Mai : Tur til Arendal, synfaring. Dato ikkje bestemt. ( FELLES ) Juni: Sluttføring av arbeidet med Norm for informasjonsikring. ( FELLES ) Juli aug : Sluttføring av arbeidet med rutiner, organisering. ( FELLES ) Sept -Okt. 09 : Oppstart hovudsprosjekt. Avhengig av leverandør. Individuelt. Hovudprosjektet: - Opplæring, iverksetting av rutiner og organisering. - Testperiode. - Iverksetting. Vedlegg Tidskart.