VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: John-Arvid Heggen Tlf: 75 10 10 28 Arkiv: 202 H12 Arkivsaksnr.: 08/775-1 FINANSIERING - VEDLIKEHOLD OG OMBYGGING AV VEFSN SYKEHJEM Rådmannens forslag til vedtak: 1. Vefsn kommunestyre godkjenner vedlikehold- og ombyggingsprosjekt for Vefsn sykehjem datert 30.01.08 med en total kostnadsramme på kr. 14 450 000,- eks. mva. 2. Arbeidet med skifte av taktekking kan påbegynnes snarest. Oppstart av øvrige arbeider utsettes til det er funnet finansiering for tilleggskostnadene på kr. 6 100 000,-. 3. Fullfinansiering vurderes i forbindelse med revisjon av økonomiplanen 2009 2012. Begrunnelse: Kommunen har store økonomiske utfordringer de neste årene og helhetlig økonomiplanlegging er derfor nødvendig. MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? x NEI: DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? x NEI: BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? Hvis ja klargjør kort: Hvis ja klargjør kort: Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Trykte vedlegg: Vefsn sykehjem kalkulasjoner ombygging samt justering av investeringsbehov, vedlikehold 0-5 år, datert 30.01.08 fra Nordland Teknikk Mosjøen a.s Utrykte vedlegg: Tilstandsanalyse av Vefsn sykehjem Kommunestyresak 172 / 06 fra møte 13.12.06 Drift av tilgjengelige plasser ved Vefsn sykehjem Bakgrunn Høsten 2006 ble det utarbeidet en helhetlig plan for disponering av Vefsn sykehjem der 2. etg. i gammelbygget ble foreslått tilrettelagt for pleie- og omsorg for aldersdemente. Det ble også innhentet en kalkyle for ombygging med sikte på å oppnå optimal bruk av arealet. Ombyggingsbehovet ble kalkulert til kr. 984 528,- eks. mva. Forutsetningen var at arbeidet ble koordinert med nødvendig vedlikeholdsarbeid.
I tillegg ble vedlikeholdsbehovet på gammelbygget kartlagt ( tilstandsanalyse ). Den viste behov for strakstiltak tilsvarende kr. 6 322 000,- eks. mva.. Strakstiltakene omfattet bl.a. utskifting av taktekking, utskifting av pasientvarslingsanlegg, utskifting / utbedring av elektriske fordelinger og styringer, utskifting av ødelagte stikkontakter og brytere, utskifting av lysarmaturer med pcb, utbedring av dører og vinduer, feste av ytterkledning, branntetting av føringsveger, utbedring av våtrom, generell oppmaling av rom, utbedring av slitasje osv.. Videre viste tilstandsanalysen behov for ytterligere investeringer på kr. 7 232 500,- på noe lengre sikt (5-10 år). Kommunestyret gjorde følgende vedtak i møte 13.12.06, sak 172/06: 1. Kommunestyret godkjenner det fremlagte forslaget til disponering av ledig romkapasitet ved Vefsn sykehjem. 2. Kostnadene ved istandsetting av lokaler og drift av nye sykehjemsplasser søkes innarbeidet i Økonomiplanen 2008-2011. 3. Rådmannen bes legge fram sak med forslag til gjennomføring av strakstiltak i henhold til Tilstandsanalyse av Vefsn sykehjem. Saken må inneholde oversikt over hva som kan utføres av FDV og hva som må leies inn eksterne utfører til. Saken må også inneholde forslag til kostnadsinndekning Det ble i budsjett for 2005 bevilget 2 mill. kroner til forprosjekt for ombygging av Vefsn sykehjem. Det gjenstår 1,7 mill av denne bevilgningen. Videre ble det av overskudd for driftsåret 2006 bevilget kr. 6 150 000,- til vedlikehold. Kostnader til drift av nye sykehjemsplasser ble bevilget i budsjettet for 2007 og fulgt opp i økonomiplanen og budsjett for 2008. Det er pr. 30.01.08 utarbeidet en revidert kalkyle for ombyggings- og vedlikeholdsarbeidet. Den viser et samlet investeringsbehov 0-5 år på kr. 14 450 000,- eks. mva., og et justert investeringsbehov 5-10 år på kr. 5 786 000,- eks. mva.. Prosjektet er av en slik art at alt arbeid må utføres av innleide fagfolk / firma. Det foreligger med andre ord et ombyggings- og vedlikeholdsprosjekt pr. dato som er kr. 6 600 000,- dyrere enn tidligere forutsatt. Kommunestyret må derfor ta stilling til framdrift og eventuell fullfinansiering av det nye prosjektet. Kort analyse av kostnadsutviklingen Spørsmålet som må stilles i denne sammenheng er hvordan vedlikeholds- og ombyggingsprosjektet kan ha vokst i omfang / kostnad i løpet av ca. 14 måneder (2006 2008). Opplistingen nedenfor viser hvordan kostnadsøkningen fordeler seg mellom de ulike fag og delprosjekter.
Hovedvedlikehold: Fag 0-5 år og strakstiltak, desember 2006 Anbefalte justeringer fra RI Markeds- og prisjustering ved utførelse i 2008 NY SUM 0-5 år Bygningsmessig 3 980 000 0 517 400 4 497 400 arbeid Varme, 1 075 000 161 250 139 750 1 376 000 ventilasjon og sanitær Elektrotekniske 1 267 000 190 050 189 417 1 646 467 installasjoner Sum 6 322 000 350 300 821 860 7 143 860 Rigg 15% 1 071 579 Adm., planlegging og byggeledelse 575 081 Sum, eks. mva 8 790 520 Opplistingen viser at kostnadsøkningen fra 2006 til 2008 utgjør kr. 2 468 520,-. Den skyldes anbefalte justeringer av tekniske løsninger fra rådgivende ingeniører (kr. 350 300), markedsog prisjustering som følger av utsettelse til 2008 (kr. 821 860) og rigg og byggeledelse (kr. 1 646 660), som ikke var medtatt i kalkylen fra 2006. Ombyggingsarbeider 2. etg. Delprosjekt Kalkyle, NY SUM Desember 2006 Forsterket skjermet enhet 261 360 1 209 285 Skjermet enhet 308 880 565 730 Takterrasse 159 000 254 650 Demenspost 91 200 314 941 Dagplasser 155 650 Korridorer, forsert utskifting 961 950 av all korridorbelysning Sum 820 440 3 462 206 Riggarbeid 15% 519 331 Adm., byggeledelse og 278 708 planarbeid Uforutsett 164 088 561 137 Sum, eks. mva 984 528 4 821 382 Kostnadsøkningen når det gjelder ombyggingsarbeidet i 2. etasje utgjør kr. 3 836 854,- og skyldes flere faktorer. De største økningene skyldes: - Forsterket skjermet enhet er flyttet til en annen side av etasjen etter forslag fra Kløveråsen kompetansesenter for aldersdemens. Den nye plasseringen gir 5 plasser, fellesareal for beboere, eget kjøkken etc.. Forslaget fra høsten 2006 inneholdt 4 -
- plasser uten eget kjøkken og fellesareal. Endringen medfører kostnadsøkning på ca. 950 000,- - I vedlikeholdsplanen 0-5 år er det medtatt utskifting av lys med pcb-innhold. I denne forbindelse er det medregnet noe utskifting av himling. Ved revidering av utbedringstakten er rådgivende ingeniører kommet til at all belysning i korridorer bør skiftes allerede nå. Videre er det foreslått komplett himlingsutbedring. Dette vil gi en reduksjon i vedlikeholdsbehovet for 5-10 år. Kostnadsøkningen er på ca. 960 000,- - Delprosjektene Skjermet enhet, Takterrasse og Demenspost trenger mer ombyggingsarbeid enn forutsatt høsten 2006 for å gi plass til bl.a bedre fellesareal, personalrom, medisinrom etc. Kostnadsøkning på ca. 576 000. - Rigg og byggeledelse var ikke tatt med i kalkylen fra 2006. Posten utgjør ca. 800 000,-. - Posten uforutsett øker som følge av økningen i prosjektkostnadene og utgjør ca. 400 000,- - For alle delprosjekt er også pris- og markedsjustering som følge av utførelse i 2008 medregnet i NY SUM. Ombyggingsarbeider 1. etg. Kommunestyret vedtok i møte 13.9.06, sak 113/06, Omstilling 2006, at hjemmetjenesten i omsorgsdistrikt sør skal få nye kontor / arbeidsrom og nytt medisinrom i dagens arbeidsstue. Dette vil utløse et ombyggingsbehov som er kalkulert til kr. 337 310,- inkl. rigg, byggeledelse og uforutsette kostnader. Videre er det ønskelig å få utført ombygging av gjenstående del av bassengrom ( terapytten ) til behandlingsrom / treningsrom for fysio- og ergoterapitjenesten og kontor for kommuneoverlegen. Dette vil utløse et ombyggingsbehov som er kalkulert til kr. 592 797,- inkl. rigg, byggeledelse og uforutsette kostnader. Fysio- og ergoterapitjenesten har satt av fondsmidler til finansiering av dette delprosjektet. Vurdering Kostnadsøkningen for ombyggings- og vedlikeholdsprosjektet fra 2006 til 2008 utgjør kr. 6 642 684,-. Av dette mangler det finansiering av kr. 6 100 000,-. De største enkeltpostene bak denne økningen er riggarbeider, administrasjon, byggeledelse, planarbeider og uforutsatt. Disse postene var ikke tatt med i kalkylen fra desember 2006 og påfører totalprosjektet en merkostnad på kr. 3 005 836,-. I tillegg utgjør faktisk prisstigning fram tom. desember 2007 samt anslag dersom arbeidene gjennomføres i løpet av 2008 en kostnadsøkning på til sammen ca. kr. 1 200 000,-. Forsering av vedlikeholdsarbeid utgjør kr. 960 000,- av kostnadsøkningen. Kvalitetsforbedringer og nye tiltak utgjør ca. kr. 1 700 000,- av kostnadsøkningen. Det er sterkt beklagelig at prosjektet viser en slik kostnadsutvikling. Det er likevel grunn til å anta at prosjektkalkylen denne gang har tatt høyde for alle kostnader samt lagt inn tilstrekkelig margin til dekning av uforutsette kostnader. Etter adm. vurdering vil besparelsene ved å fjerne eller redusere omfanget av enkelttiltak, eller ved å velge andre metoder, materialer osv. være små. Det vil derimot kunne gi driftsfordeler ved samtidighet i gjennomføringen av arbeidene og besparelser på enhetspriser og riggutgifter ved å utføre arbeidet som planlagt. Videre bør alle planlagte vedlikeholdstiltak gjennomføres nå for å unngå skader på beboere, arbeidstakere eller bygning. Det synes også nødvendig å foreta alle planlagte ombyggingstiltak for å kunne gi beboerne et mest mulig individualisert tilbud om pleie-, omsorg og skjerming.
Administrasjonen vil med bakgrunn i de tydelige politiske føringer som ligger til grunn for denne saken foreslå at prosjektomfanget godkjennes. Det foreslås videre at arbeidet med utskifting av taktekking kan starte opp snarest. En eventuell langvarig utsettelse av ombyggings- og vedlikeholdsprosjektet vil medføre økte driftskostnader tilsvarende 1,2 årsverk (ca. kr. 600 000) pga. tungdrevne planløsninger. Den vil også forsinke iverksettelse av demensreformen i Vefsn og få negative ringvirkninger både til hjemmetjenesten og til Parken bo- og servicesenter. Det har også blitt skapt store forventninger hos personalet gjennom planprosessene og tidligere vedtak og administrasjonen frykter at lange utsettelser vil medføre betydelig misnøye. Kommunestyret bør ta stilling til spørsmålet om fullfinansiering under hensyn til alle aktuelle formål. Det foreslås derfor at problemstillingen utsettes og vurderes i forbindelse med revisjon av økonomiplanen 2009 2012. Konklusjon Kommunestyret godkjenner ombyggings- og vedlikeholdsprosjektet for Vefsn sykehjem med en total kostnadsramme på kr. 14 450 000,- eks. mva. Skifte av taktekking kan utføres snarest mulig. Oppstart av det øvrige arbeidet utsettes inntil prosjektet er fullfinansiert. Fullfinansiering vurderes i forbindelse med behandlingen av regnskap 2007 / disponering av overskudd for driftsåret 2007 eller ved behandling av økonomiplan 2009-2012. Magne Pettersen Rådmann John-Arvid Heggen kommunalsjef