ephorte Maler i ephorte web Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund
Forord Velkommen til kurs. ErgoGroup Arrangement og Opplæring har et av landets beste tilbud innen opplæring i administrative IT-verktøy og tilhørende fagområder. ErgoGroup Arrangement og Opplærings opplæringskonsept består av undervisning som kombinerer læremidler i form av kursdokumentasjon og interaktivt læreverktøy av høy kvalitet. Erfarne instruktører med høy kompetanse innen så vel fag som pedagogikk står for undervisningen. De ulike kursopplegg koordineres gjennom eget kurssenter som vedlikeholder og videreutvikler konseptene. Kursopplæringen dekker et stort spenn av applikasjoner og fagområder, som for eksempel pedagogisk trening av opplæringspersonale og e-læring. Vi kan også tilby opplæringskonsulenter for produksjon av kundens opplæringsstrategi i forbindelse med prosjekter, samt drift av kursadministrasjon og kursdatabaser. I tillegg til undervisning i egne kurslokaler i Oslo har ErgoGroup Arrangement og Opplæring god erfaring med regional opplæringsvirksomhet gjennomført i kundens egne lokaler. ErgoGroup Arrangement og Opplæring leverer i dag en webløsning for kursgjennomføring i kundens kurslokaler. Vi ønsker velkommen til opplæring i regi av ErgoGroup Arrangement og Opplæring. Kursnavn: Maler i ephorte web Versjon 1.0 Kursbase ephorte 2.0 ErgoGroup 2006 side 2 av 44
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 6 1.1 Formål og målgruppe med kurset... 6 1.2 Formål med kursdokumentasjonen... 6 2 GENERELT... 7 3 FORUTSETNINGER... 7 4 DOKUMENTMALER... 7 4.1 Hurtigmenyen... 9 4.2 Opprette ny mal... 10 4.3 Rediger mal... 15 4.4 Flettefelt... 16 4.4.1 Gyldige flettefelt... 16 4.4.2 Flettekoder... 17 4.4.3 Tilpassing av flettefelt... 18 5 NY DOKUMENTMAL... 21 5.1 Bokmerker... 21 5.2 Sette inn flettefelt... 22 5.3 Slette flettefelt... 24 5.4 Hvor er flettefeltet... 24 5.5 Bokmerkenes rekkefølge... 25 5.6 Skjulte bokmerker... 25 6 FORMATERING... 26 6.1 Formatering av bokmerker av typen tabell... 26 6.2 Liste isteden for tabell... 27 6.3 Samme bokmerke flere ganger... 28 6.4 Bokmerker til spesielle formål... 28 ErgoGroup 2006 side 3 av 44
6.5 Topp- og bunntekst fletting... 30 6.6 Spesiell topp og bunntekst... 30 7 SPESIELLE DOKUMENTMALER... 32 7.1 Dokument på disk... 32 7.2 Skanning av dokument... Error! Bookmark not defined. 7.3 E-post... 33 7.4 Saksfremlegg... 33 7.5 Møteinnkalling... 34 7.6 Saksliste... 35 7.7 Forside møteinnkalling... 35 7.8 Møteprotokoll... 35 7.9 Forside møteprotokoll... 35 7.10 Saksprotokoll... 35 7.11 Møtedokumenter i PDF format... 35 8 AVANSERTE MALER... 36 8.1 Tilleggsmaler... 36 8.2 Autotekst... 37 8.3 Makro... 37 8.4 Tilleggsmaler... 37 8.4.1 Opprette tilleggsmal... 37 8.4.2 Opprette en autotekst... 38 8.4.3 Slette en autotekst... 40 8.4.4 Endre en autotekst... 40 8.4.5 Hvor kommer autoteksten?... 40 9 SPRÅKOVERSETTING AV LEDETEKSTER... 41 9.1 Vedlikehold av tekster... 41 9.2 Vedlikehold av bilder (logoer)... 42 9.3 Ledetekster i dialogboks... 42 10 MALER NÅR DOKUMENTER STREAMES... 43 10.1 Arbeidsområde... 43 ErgoGroup 2006 side 4 av 44
10.2 Legge inn nye maler... 43 10.3 Endre plassering av mal / redigere mal... 43 10.4 Tilleggsmal og Datafil... 44 ErgoGroup 2006 side 5 av 44
1 Innledning 1.1 Formål og målgruppe med kurset Kurset skal gi en innføring i hvordan lage maler i ephorte. Målgruppen for dette kurset og kursheftet er de som har behov og ansvar for å utvikle maler for bruk i ephorte. 1.2 Formål med kursdokumentasjonen Kursdokumentasjonen følger en gitt kursprogresjon. Den er bygget opp i forhold til læringsnivå og aktuell målgruppe. Kurset går gjennom prinsippene for oppbygging av maler og bruk av bokmerker for å flette inn variable data fra ephorte. For å lage gode maler forutsettes det at brukeren har god kjennskap til word og formatering av dokumenter. For øvrig vises til hjelpefunksjonen i din nettleser (Internet Explorer), samt interne arbeidsrutiner og beskrivelser av hvordan ephorte skal brukes internt. ErgoGroup 2006 side 6 av 44
2 Generelt Ved hjelp av dokumentmaler kan informasjon fra journalposten flettes inn i tekstdokument. For å angi hvor denne informasjonen skal flettes inn ved dokumentproduksjonen benytter vi en mal med bokmerker som markerer hvor feltene skal inn. Disse bokmerker må ha samme betegnelse som angitt under fanen Flettefelt. Når tekstdokumentet opprettes ved hjelp av en dokumentmal, legges data fra journalposten ut i en XML fil på brukerens arbeidsområde. Deretter flettes data fra XML filen inn i tekstdokumentet. Alle dokumentmalene som skal benyttes i ephorte må registreres i en referansetabell. Denne ligger i venstremenyen under Adm verktøy og undermenyen Elektronisk arkiv. Velg Dokumentmaler for vise tabellen. 3 Forutsetninger Bruker - Rolle Normalt er det kun brukere med rollen Systemadministrator som har tilgang til å definere maler. Det kan også være aktuelt å definere en egen rolle for Maladministrator eller endre på tillatelsene for andre roller. Ofte kan det være aktuelt at arkivleder også har systemansvar og lager maler. Tilgang gis under brukeradministrasjon og definisjon av roller. Tekstbehandler Denne dokumentasjonen er basert på bruk av Microsoft Word som tekstbehandler. 4 Dokumentmaler Dokumentmalregisteret inneholder opplysninger om og referanser til dokumentmaler som kan brukes ved produksjon av tekstdokumenter i Microsoft Word. Åpne seksjonen Adm verktøy i venstremenyen og velg Dokumentmaler (alle) under Elektronisk arkiv. I øvre høyre del av skjermbildet får du frem en oversikt over alle registrerte maler. ErgoGroup 2006 side 7 av 44
For å se nærmere på definisjonen for en enkelt mal kan du peke på ikonet til venstre for aktuell mal, velge høyre musetast og rediger. ErgoGroup 2006 side 8 av 44
Feltforklaringer Felt Dokumenttype Beskrivelse Valg for å angi hvilken dokumenttypen som dokumentmaler skal kunne benyttes for. Type Det er anledning til å gruppere dokumentmaler i to inndelinger : Dokumentmaler og Standardbrev. Dette valget bestemmer hvilken fane som dokumentmalen skal vises under når en oppretter et nytt tekstdokument. Lagringsformat Navn Filetternavn Filnavn Oppstartsmakro Tilleggsmal Autotekst Datafil Adm.enhet Person Mappetype Angir hvilket dokumentfremstillingsverktøy som tekstdokumentet skal opprettes i. Beskrivende navn på dokumentmaler Filtype som bruk av dokumentmalen skal resultere i, må være i samsvar med angitt lagringsformat. Adresse (filbane) til fil som inneholder dokumentmalen Makro som skal startes etter at brukeren har valgt dokumentmal Adresse til fil som inneholder tilleggsfunksjoner som skal kunne benyttes i forhold til dokumentmalen. Navn på autotekst som skal hentes fra tilleggsmal og settes inn i dokumentmalen Adresse til XML- fil som skal brukes ved streaming av dokumentmaler med mulighet for Angir at valg av dokumentmal skal begrenses til brukere tilhørende en administrativ enhet Angir at valg av dokumentmal skal begrenses til en bestemt bruker Angir at valg av dokumentmal skal begrenses til enkelte mappetyper 4.1 Hurtigmenyen Ved å peke på ikonet foran en maldefinisjon og høyreklikke får du frem en hurtigmeny som viser forskjellige valg: Følgende valg er tilgjengelige: Rediger Rediger referanseopplysninger Slett Slett linje i referansetabellen Ny Opprett ny mal Dokumentmal Rediger mal Rediger malen i word Hent fil fra disk Koble til en eksisterende mal Tilleggsmal Rediger mal Hent fil fra disk Datafil Rediger mal Hent fil fra disk ErgoGroup 2006 side 9 av 44
4.2 Opprette ny mal Når du ønsker å opprette en ny maldefinisjon i referansetabellen kan dette gjøres på to forskjellige måter. Velg Ny i venstremenyen Velg Ny i hurtigmenyen under et ikon på høyresiden. Begge disse måtene er likeverdige. Du får opp følgende bilde for registrering av mal. Forklaring til feltene i bildet: Dokumenttype Angi dokumenttype som malen skal gjelde for, for eks. U for utgående brev. Klikk på pilen til høre for Dok.type og velg dokumenttype fra nedtrekksmenyen. Følgende dokumenttyper er mest vanlig. Kode I U N X S FI FP MI MP SL SP Betegnelse Inngående eksternt produsert dokument Utgående internt produsert dokument Notat med intern mottaker Notat med intern mottaker, uten oppfølging Saksfremlegg/- utredning til politisk utvalg Forside møteinnkalling inneholder f. eks tid og sted for møte Forside møteprotokoll inneholder f. eks tid og sted, hvem som møtte Møteinnkalling Møteprotokoll Saksliste/sakskart Saksprotokoll ErgoGroup 2006 side 10 av 44
Maltype Dokumentmaltyper kan benyttes til å gruppere dokumentmaler i henhold til type. Dette kan være nyttig hvis virksomheten har et stort antall dokumentmaler. De faste verdiene som inngår i registeret skal ikke endres eller slettes. Hvis en ønsker å opprette nye dokumentmaltyper, skal en velge søket Dokumentmaltyper Alle. Legg merke til hvilken ID (tallkolonnen) som er brukt. Ved oppretting av ny dokumentmaltype, legger du inn neste ledige ID og beskrivelse. Tips! Brukerne er vant med å få opp Dokumentmaler som første valg når de skal opprette nye tekstdokument. Da oppslaget ved valg av dokumentmaler er alfabetisk sortert kan det være lurt å ikke legge inn en beskrivelse på dokumentmaltype som kommer foran D i alfabetet. Lagringsformat Angir hvilket program dokumentet skal genereres i. Dersom du ikke fyller ut programfeltet, vil ephorte åpne et vindu der brukeren kan velge hvilken fil som skal være mal for dokumentet. Et eksempel på dette er de predefinerte malene Dokument på disk.(se kap. 7.1) og Skann dokument (se kap. Error! Reference source not found.). Følgende er tilgjengelig som standard: Kode Betegnelse Filtype RA-PDF Portable document format PDF RA-SGML SGML med tilhørende DTD XML RA-TEKST ISO 8859-1 TXT RA-TIFF6 TIFF versjon 6 TIF WORD Word-format DOC Excel Excel format XLS Hvis det er ønskelig så er det mulig å legge til flere programmer, for eksempel PowerPoint eller andre. Dette kan legges inn i registeret under Lagringsformat. ErgoGroup 2006 side 11 av 44
NB! Det skal ikke opprettes nye lagringsformat med innledende tegn "RA" da disse er reservert for fremtidig bruk av Riksarkivet. Filetternavn Angir dokument-etternavn på dokumentene som skal genereres på grunnlag av dokumentmalen. Malnavn Gi en best mulig beskrivende/selvforklarende navn på dokumentmalen. Denne teksten kommer frem i dialogboksen for valg av mal når brukeren velger å lage nytt dokument. Oppstartsmakro Navn på en makro som eventuelt skal kjøres ved dokumentproduksjon. Makroen utføres umiddelbart etter at ephorte har flettet ferdig. Makroer benyttes for eks. hvis man ønsker å flette inn informasjon som ikke finnes i ephorte. Hva makroen skal gjøre, bestemmes av den enkelte virksomhet. Filnavn Feltet angir stien (path), og filnavnet, til der dokumentmalen er lagret. Denne stien kan angis på flere måter: Ved direkte henvisning til disk. o P:\ephorte\dokmaler\brev.dot Ved bruk av servernavn: o \\Servernavn\ephorte\dokmaler\brev.dot ErgoGroup 2006 side 12 av 44
Første gangen man oppretter en mal er det enklest å kopiere filhenvisningen fra en av de eksisterende malene og deretter endre filnavnet. Tilleggsmal I stedet for å opprette én mal for hver avart av f.eks. utgående brev, kan layout defineres i en hovedmal, mens selv brødteksten kan ligge som en autotekst i en tilleggsmal. Makroer kan også legges i tilleggsmaler. Dette kan gjøres for å redusere antall malfiler og lette vedlikeholdet av dokumentmalene f.eks hvis en endrer layout for utgående brev, vil endringen utføres kun én gang og det i hovedmalen. Se nærmere i kapittel 8 om Tilleggsmaler Datafil Datafil benyttes for å angi fil for oversetting av maler til forskjellig språk. Se nærmere i kapittel 9 om språkoversetting. Avgrense bruk Noen dokumentmaler skal kun brukes for en eller flere deler av virksomheten. For å begrense antall maler som hver bruker skal få tilgang til er det lurt å sette verdier for hvor malene skal brukes. I disse feltene kan en begrense tilgangen til en administrativ enhet og eventuelt til en enkelt person (bruker). I en kommune er det ofte knyttet mange maler til byggesaker og tjenester innen helse og omsorg. Det er derfor nødvendig å avgrense disse til de enhetene hvor de hører hjemme slik at den øvrige virksomheten ikke får disse frem som valgmuligheter. Administrativ enhet Dersom dokumentmalen kun skal være tilgjengelig for en bestemt administrativ enhet fylles feltet ut med aktuell enhetskode. Ved å klikke på pilen til høyre for feltet kommer det opp en valgmeny med alle enhetene. Person Dersom dokumentmalen kun skal være tilgjengelig for en bestemt bruker skal feltet Person fylles ut med aktuell saksbehandlerkode som kan velges fra meny ved å klikke på pilen til høyre for feltet. NB! Det er ikke nødvendig å fylle ut Adm.inndeling hvis dokumentmalen skal begrenses til bruker. Mappetype ErgoGroup 2006 side 13 av 44
Mappetype benyttes kun ved definisjon av maler som benyttes i spesialmoduler som bygge-, deling- og ansettelse-sak Når mappetype spesifiseres ved definisjonen for en mal vil dette medføre at denne malen kun er tilgjengelig i saksmapper for denne sakstypen. I listen over tilgjengelige bokmerker vil du også få frem spesielle bokmerker som gjelder for denne mappetypen i tillegg til de som er definert som standard. ErgoGroup 2006 side 14 av 44
4.3 Rediger mal Klikk på navnelenken i listebildet øverst og du får frem detaljvisning i nederste del. Redigering av malen gjøres ved å hente frem hurtigmenyen og velge rediger derfra. Hurtigmenyen finnes under ikonet for malen. Dette finner du både i listevisningen øverst eller i detaljbildet for en spesiell mal. Velg: Hurtigmeny Dokumentmal Rediger mal Det angitte dokumentet blir åpnet for redigering i word. ErgoGroup 2006 side 15 av 44
4.4 Flettefelt Under fanen Flettefelt vises alle gyldige flettefelt som kan benyttes. Denne tabellen inneholder gyldige flettefelt/bokmerker som er tilgjengelig for alle dokumentmaler. Hver dokumenttype i dokumentmalregisteret har sitt sett med flettekoder som kan settes inn i de enkelte dokumentmalene. Gyldige flettekoder for dokumenttypen vises under fanen Flettefelt. Du kan også velge å vise spesielle saksspesifikke flettekoder fra tilleggsmoduler som f.eks. byggesak ved å fylle ut feltet mappetype for den aktuelle malen. 4.4.1 Gyldige flettefelt Navn Her vises Navn på flettefelt/bokmerke som kan benyttes i dokumentmalen. Beskrivelse Her står det forklarende tekst for det enkelte flettefelt/bokmerke. Tabell (Tab) Dette feltet beskriver egenskapene til flettefeltet/bokmerket og kan derfor ikke endres. Flettefelt som er markert med avkrysning for Tab, vil legge seg i en tabell etter utført fletting. For eks. vil bokmerket EksterneMottakereTabell føre til at alle eksterne mottakere av dokumentet presenteres i en tabell. Adressefletting Flettekoder av denne typen vises ved JA / Nei i kolonnen. Disse flettekodene virker på samme måte som de ordinære ved fletting av et dokument til en adressat. Dersom dokumentet skal sendes til flere gjøres ErgoGroup 2006 side 16 av 44
disse kodene om til Word-flettekoder der den endelige flettingen foregår i tekstbehandleren. Mappetype Viser kortkode for flettefelt som benyttes ved spesielle mappetyper. 4.4.2 Flettekoder Det finnes 3 forskjellige typer flettekoder: 1. Ordinære flettekoder. Dette er flettekoder der den aktuelle verdien hentes fra ephorte og flettes inn i dokumentet der flettekoden er plassert. 2. Flettekoder som inneholder en matrise av opplysninger. Flettekoder av denne typen ( tabellbokmerker ) vises med verdien Ja i kolonnen Tabell i skjermbildet og kan inneholde opplysninger som vises som en tabell. Et eksempel på denne typen er KopiTilTabell som inneholder navn og adresseopplysninger til dem som er registrert som mottaker av dokumentet. NB! Flettefelt av typen tabell vil medføre at det blir satt inn en tabell. Tabeller blir alltid plassert fra venstre marg. For tabellbokmerker kan en oppgi minimum antall rader som tabellen skal inneholde for at den skal settes inn i tekstdokumentet. Denne metoden kan f. eks benyttes hvis en bruker flettefelt for eksterne mottakere og ønsket at tabellen kun skal settes inn i tekstdokumentet når det er registrert mer enn en mottaker. 3. Flettekoder med mulighet for fleradressering. Flettekoder av denne typen vises ved et kryss i kolonnen Adressefletting i skjermbildet. Disse flettekodene virker på samme måte som de ordinære ved fletting av et dokument til én adressat. Dersom dokumentet skal sendes til flere adressater gjøres disse kodene om til Word-flettekoder der den endelige flettingen foregår i tekstbehandleren. ErgoGroup 2006 side 17 av 44
4.4.3 Tilpassing av flettefelt Under denne fanen er det mulig selv å definere innholdet av flettefelt som blir lagt ut som tabeller i dokumenter og opprette ledetekst til flettefeltene. Ved valg av flettefelt som er avmerket med Tabell, vil disse inneholde kolonner med verdier som er angitt under fanen Tilpasning av flettefelt. Bokmerket EksterneMottakereTabell vil ved installasjon inneholde en tabell med en kolonne som kun inneholder navn (AM_NAVN) på mottakere. Hvis du ønsker at tabellen i tillegg skal inneholde feltene for postadresse, postnummer og poststed, kan dette legges inn som en tilpasning. Det er også mulig med spesialtilpassede tabelloverskrifter, dette angir du i feltet ledetekst. Denne overskriften vil kun komme frem i dokumentet hvis det finnes eksterne kopimottakere. For andre bokmerker kan det angis en fritt valgt ledetekst som skal flettes til dokumentet sammen med innholdet av bokmerket. For å redigere definisjonen av flettefeltene velger du ikonet foran det aktuelle flettefeltet og Hurtigmeny Rediger. Du får da tilgang til å redigere alle feltene. Trykk Lagre for å oppdatere. ErgoGroup 2006 side 18 av 44
Forklaring til feltene Navn Navn på bokmerke/flettefelt som skal tilpasses. Oppslag mot gyldige flettefelt for denne dokumentmalen. Ledetekst Her kan du angi en fast overskrift / ledetekst for flettefeltet. Denne overskriften vil kun komme frem i dokumentet hvis det finnes data for flettefeltet. Feltvalg Angivelse av hvilke felt som flettefeltet skal inneholde. Det er kodene for feltene som skal angis her (feltene må tilhøre samme tabell i databasen). Hvis tabellen skal inneholde flere kolonner, skal feltene skilles med komma og mellomrom. Eksempel på gyldige verdier for mottakere av dokument, f. eks ved bruk av bokmerkene KopiTilTabell. Feltnavn Innhold AM_Navn AM_Adresse AM_Postnr_PO AM_Poststed AM_AdmBetegnelse Avsender/mottakers navn Avsender/mottakers adresse Avsender/mottakers postnummer Avsender/mottakers poststed Intern mottakers administrativ tilknytning Gyldige verdier for bokmerket Saksgang Feltnavn US_Saksnrimøte UT_Navn MO_Dato Innhold Utvalgssaksnummer Utvalgsnavn Møtedato Gyldige verdier for bokmerke med interne mottakere f. eks InterneMottakereTabell Feltnavn Innhold IM_Navn IM_AdmBetegnelse Navn på intern mottaker Administrativ enhet på intern mottaker Anbefalt tilpasning for bokmerket Vedlegg Feltnavn Innhold DB_TITTEL Tittel på vedleggene til journalposten Gyldige verdier for bokmerkene Saksliste og Offentligsaksliste Feltnavn Innhold SAKSNR Utvalgssaksnummer ErgoGroup 2006 side 19 av 44
SAKSTITTEL ARKIVSAKNR ARKIVKODE OFFSAKSTITTEL LUKKET Tittel på utvalgsak Saksnummer for arkivsak Primærklassering for arkivsak Offentlig tittel på utvalgssak brukes kun ved tilpasning av bokmerket offentlig saksliste Det settes inn et kryss X hvis utvalgsbehandlingen er registrert med tilgangskode. ErgoGroup 2006 side 20 av 44
5 Ny dokumentmal Den enkleste måten å opprette en ny dokumentmal på er å ta utgangspunkt i en eksisterende, og lagre denne under et nytt navn. Denne kan så hentes inn i Word, korrigeres og lagres som en ny malfil og deretter kobles til en ny post i referansetabellen for dokumentmaler. En annen måte å gjøre det på er følgende: 1. Lag nytt maldokument a. Velg en eksisterende mal b. Pek på ikon til venstre og velg Hurtigmeny - Rediger mal. i. Maldokumentet blir åpnet i word. c. Gjør endringer i malen, velg Lagre som og gi navn til nytt maldokument. Lagre som Word-mal (*.dotx) d. Avslutt redigering uten å lagre e. Kopier filhenvisning fra eksisterende mal. (marker og trykk Ctrl+c) 2. Velg Ny under Dokumentmaler i venstremenyen a. Fyll inn feltene doktype, type, lagringsformat og navn b. Lim inn filhenvisning du kopierte i steg en (Ctrl+v) c. Endre filnavn til det navnet du lagret i pkt 1c. d. Lagre Du har nå laget en oppføring i referansetabellen for dokumentmaler. Neste steg blir å tilpasse malen med aktuelle ledetekster og flettefelt som er ønskelig. Pek på ikonet til venstre for malen i referansetabellen og velg med høyre musetast: Dokumentmal Rediger mal 5.1 Bokmerker Når programmet fletter informasjon inn i et Word-dokument, må systemet vite hvilken informasjon som skal flettes inn i dokumentet og hvor denne skal plasseres. For å få dette til, bruker vi funksjonen bokmerker i Word som plasseres der du vil flette inn informasjonen. Bokmerker i en dokumentmal er normalt ikke synlige i dokumentet uten at du ber om det. Du må derfor slå på denne funksjonen i Word når du jobber med utarbeidelse av maler. Dette gjør du på følgende måte: 1. Klikk på Verktøy Alternativer 2. Velg fanen Vis ErgoGroup 2006 side 21 av 44
3. Kryss av feltet Bokmerker Registrerte bokmerker vil nå vises som loddrette streker i dokumentmalen. Bokmerker som er tilgjengelige for valg er avhengig av registrert dokumenttype for dokumentmalen. Under fanen Flettefelt vil du finne en oversikt over hvilke flettefelt som kan brukes. 5.2 Sette inn flettefelt Det finnes 3 forskjellige typer flettefelt i ephorte (se pkt.4.4.2) - Ordinære flettefelt - Flettefelt med mulighet for fleradressering - Tabellfelt Alle kan settes inn i dokumentmalen på samme måte, men vil ha forskjellig resultat: - Ordinære flettefelt kan settes inn hvor som helst. - Tabeller kommer alltid til venstre. Tabeller kan også settes inn som en liste (se kap. 6.2) Generelt gjelder: - Plasser markøren i ønsket posisjon. - Sett inn flettefelt. Åpne dokumentmalen for redigering. Gå til menylinjen i Word og velg Sett inn Bokmerke. Dialogboksen nedenfor kommer frem: Nytt bokmerke som skal settes inn Bokmerker som finnes i malen Bokmerkenavn Nye bokmerker kan settes inn på to måter: - Skriv inn navn på det nye flettefeltet under - Kopier navnet fra listen med gyldige flettefelt i Adm. o Bytt vindu til adm-programmet. Merk navnet til flettefeltet du skal bruke fra listen over flettefelt og tast Ctrl + C. ErgoGroup 2006 side 22 av 44
o Gå tilbake til dokumentmalen i Word og sett markøren i feltet under Bokmerkenavn og tast Ctrl + V for å lime inn. Klikk på Legg til og bokmerket blir lagt inn i dokumentmalen. NB! Det lønner seg å benytte kopiering av bokmerkenavn da dette sikrer riktig skrivemåte. Bokmerket blir vist i dokumentet som en stor I med fet trykk. Figur 1: Eksempel på wordmal med synlige bokmerker ErgoGroup 2006 side 23 av 44
5.3 Slette flettefelt For å slette bokmerke fra dokumentmalen, må du: klikke på bokmerke du ønsker å fjerne Velg i menyen: Sett inn Bokmerke. o I dialogboksen vil bokmerket du pekte på komme opp i feltet for Bokmerkenavn Trykk på knappen Slett i dialogboksen. 5.4 Hvor er flettefeltet Bokmerkene i malen er representert med kun en loddrett strek. Dette sier ikke noe om hvilket bokmerke som står hvor. Ofte vil det derfor være behov for å finne ut hvilket bokmerke som står hvor. Dette kan du finne ut fra dialogboksen der du setter inn bokmerker. Velg Sett inn Bokmerke og du får opp dialogboksen som vist til venstre. Finn frem til bokmerket som du søker (eks. MottakerNavn) og marker dette. Trykk på knappen Gå til. Markøren i dokumentet vil da flytte seg til det aktuelle bokmerket i dokumentet. ErgoGroup 2006 side 24 av 44
5.5 Bokmerkenes rekkefølge Avhengig hvordan du jobber vil du noen ganger ha listen i dialogboksen sortert alfabetisk eller etter plassering. For å få bokmerkene opp i alfabetisk rekkefølge, merker du av for Sorter etter: Navn. Aktuelt å benytte når man skal sette inn nye bokmerker For å se i hvilken rekkefølge bokmerkene kommer opp i dokumentmalen krysser du av for Sorter etter: Plassering. 5.6 Skjulte bokmerker Hvis du vil vise skjulte bokmerker, for eksempel kryssreferanser, så merk av for Skjulte bokmerker. Kryssreferanse er en referanse til et element som blir vist et annet sted i et dokument, for eksempel: "Se figur 1 på side 3". Hvis du oppretter et dokument du skal vise på skjermen, kan du bruke hyperkoblinger for kryssreferanser, slik at brukerne kan hoppe til riktig referanse. NB! Slike bokmerker er sjelden å bruke i maler. ErgoGroup 2006 side 25 av 44
6 Formatering 6.1 Formatering av bokmerker av typen tabell Bokmerker som resulterer i en tabell kan settes inn på flere måter. Dersom vi ønsker at tabellen skal ha et bestemt format, f.eks. overskrifter eller fast lengde på feltene kan bokmerket settes inn i en på forhånd formatert tabell. Gå fram på følgende måte: - Lag en Word-tabell som inneholder like mange kolonner som det finnes variabler i flettefeltet. - Plasser bokmerket der flettingen skal begynne, f.eks. i første rad under overskriften i tabellen. Nedenfor er vist eksempler på bokmerket InterneMottakereTabell som er brukt på forskjellige måter. Eks. 1: Bokmerket satt inn i dokumentet uten formatering Eks. 2: Bokmerket satt inn i tabell med 2 kolonner Eks. 3: Bokmerket satt inn som liste (se kap. 6.2) I eksempelet nedenfor er bokmerke Saksgang satt inn i en tabell. Det er laget en fast overskrift for hver kolonne(saksnr, Utvalg, Møtedato) Bokmerket er plassert i første kolonne. I og med at bokmerket inneholder tre variable vil disse bli plassert i de påfølgende kolonnene. Ved bruk av slik formatering må man passe på at det er samme antall kolonner i tabellen som det er felter i bokmerket. Se kap. 4.4.3 om felter og tilpassing av flettefelt) ErgoGroup 2006 side 26 av 44
Figur 2: Eksempel på bokmerke i tabell med faste overskrifter NB! Pass på at det er samme antall kolonner i tabellen som felt som blir flettet inn. Dersom et tabellfelt settes inn utenfor en tabell, vil programmet automatisk opprette en tabell og tilpasse kolonnebredden automatisk. Tabellen blir alltid automatisk venstrejustert i dokumentet. 6.2 Liste isteden for tabell Hvis du ønsker at et bokmerke av typen Tabell ikke skal resultere i en tabell, men en fortløpende liste, kan du sette inn bokmerke i dokumentmalen og tilføye _liste på slutten av navnet. Hvis du f. eks setter inn bokmerket InterneMottakereTabell og tilføyer _liste, vil interne mottakere presenteres i form av en fortløpende liste. Se eksempel 3 på forrige side. NB! I tabell vil alle feltene definert i flettefeltet bli tatt med, mens liste tar med kun navnefeltet. ErgoGroup 2006 side 27 av 44
6.3 Samme bokmerke flere ganger I en mal vil det ofte være behov for å legge inn samme flettefeltet flere ganger. Det kan for eksempel være aktuelt å gjenta navnet på saksbehandler både som referanse og ved underskrift. Word tillater ikke flere bokmerker med samme navn. Dette kan imidlertid omgås ved å gjenta samme bokmerke flere ganger i en mal med tillegg av ett tall bak navnet. Første bokmerke: Saksbehandler Øvrige bokmerker: Saksbehandler2, Saksbehandler3, osv. NB! Legg merke til at tallet 1 ikke kan brukes. 6.4 Bokmerker til spesielle formål Start Etter at programmet har flettet inn informasjonen til tekstdokumentet vil systemet lete etter bokmerket: Start. Dersom dette bokmerket finnes, vil markøren bli flyttet til bokmerkets posisjon. Husk derfor alltid å sette inn dette bokmerket, der du vil at saksbehandler skal begynne å skrive inn tekst. FastTabell Sett inn bokmerket FastTabell i tabellen i tekstdokumentet hvis du vil at bokmerker som resulterer i en tabell alltid skal være med i tekstdokumentet. For bokmerker som resulterer i en tabell, vil det ikke bli opprettet en tabell når denne er tom. Dette kan bli et problem når saksbehandler senere registrerer verdier i ephorte og ønsker at oppdateringen skal gjenspeiles i tekstdokumentet. Dette kan f. eks skje i et saksframlegg hvor det ikke er avklart hvilke utvalg saken skal behandles av når tekstdokumentet opprettes. Innstilling Bokmerket benyttes kun i saksframlegg. Hele innstillingsdelen av saksframlegget, skal plasseres i bokmerket Innstilling. Marker hele innstillingsdelen, fra overskriften til slutt på innstillingen før du setter inn bokmerket. Bokmerket vil da omslutte hele innstillingen. Eksemplet nedenfor viser hvordan dette bokmerket kommer frem i ett saksfremlegg (se spesielt klammene som markerer start og slutt på bokmerket). Frammøte i utvalg ErgoGroup 2006 side 28 av 44
Alle bokmerker som begynner med Frammøte kan benyttes i dokumentmaler for dokumenttypene FI (forside møteinnkalling) og FP (forside møteprotokoll) Møte i utvalg Alle bokmerker som innledes med Møte kan benyttes i dokumentmalene for dokumenttypene FI (forside møteinnkalling) og FP (forside møteprotokoll). Sakslister Bokmerket Saksliste kan benyttes i dokument malen for dokumenttype SL (saksliste) og bokmerket OffentligSaksliste kan benyttes i dokument malen for dokumenttype OL (offentlig saksliste). Saksgang Bokmerket Saksgang kan benyttes i dokumentmaler for dokumenttype S (saksframlegg) og viser hvilke utvalg som et saksframlegg er meldt opp i. Utvalg Alle bokmerker som innledes med Utvalg kan benyttes i dokumentmalene for dokumenttypene FI (forside møteinnkalling) og FP (forside møteprotokoll). Unntak: Utvalgssaksnr som benyttes i utgående journalposter og inneholder vedtaksnummer (vedtaksnummer til delegert vedtak) og Utvalgsnavnsak som inneholder betegnelse på delegert utvalg. JournalpostID Dette bokmerket inneholder et dokuments unike identifikator og kan benyttes som referanse i dokumenter som ikke journalføres. JPnFrifelt Bokmerket benyttes for å flette inn informasjon fra frifelt / tilleggsfelt som er registrert på en journalpost eller en dokumentpost (tilleggsattributter). Eks JP1FRIFELT (første frifelt), JP2FRIFELT (andre frifelt). SAKnFrifelt Bokmerket benyttes for å flette inn informasjon fra frifelt / tilleggsfelt som er registrert på en mappe eller saksmappe (tilleggsattributter). Eks SAK1FRIFELT (første frifelt), SAK2FRIFELT (andre frifelt). AdmBetegnelse_1R til AdmBetegnelse_5R Bokmerket benyttes for å hente betegnelse for administrativ enhet fra nivå 1 til og med nivå 5 i den administrative strukturen. Bruk av disse bokmerkene forenkler innsetting av betegnelse for administrativ enhet. Bokmerkene går ut fra nivåene i den administrative strukturen der virksomheten er nivå 1. NB! Bokmerkene viser data på nivå brukeren er plassert i den administrative strukturen og over. Hvis brukeren er plassert på nivå 2 og denne velger en mal som også inneholder nivå 3 så vil dette ikke vises. ErgoGroup 2006 side 29 av 44
6.5 Topp- og bunntekst fletting Bokmerker kan legges inn både i topp - og bunntekst. Det kan gjøres på følgende måte. - Stå i aktuell dokumentmal. - Velg Vis fra verktøylinjen i Word, og så deretter Topptekst og bunntekst. - Plasser markøren der du vil at bokmerket skal stå og velg Sett inn - Bokmerke. - Legg inn aktuelle bokmerker på vanlig måte 6.6 Spesiell topp og bunntekst Under formatering av dokumenter med mer enn en side vil man ofte benytte funksjonaliteten for spesiell førsteside og muligheter for spesielle inndelinger i dokumentet. Malen er vanligvis én side og de spesielle formateringene kommer ikke frem før man overskrider flere sider i dokumentproduksjonen. Formateringene kan likevel legges inn i malen ved å følge beskrivelsene nedenfor. Grovt sette kan man beskrive teknikken slik: Lag sideskift i malen slik at denne får flere sider. Sett valg slik du ønsker det. For eksempel Utskriftsformat spesiell førsteside. Formater førsteside, topp og bunntekst og topp-/bunntekst for andreside slik du vil at det skal være. Fjern sideskift. Spesialformateringene blir usynlige. Lagre malen Fremgangsmåte Sett inn sideskift under siste bokmerke / tekst i malen eller hvor som helst i dokumentet. Du vil da få en mal med to sider. Velg Vis topptekst og bunntekst. Klikk på i verktøylinja Og sett inn kryss for Spesiell førsteside ErgoGroup 2006 side 30 av 44
Skriv inn toppteksten og bunnteksten. Skriv inn det som skal stå på første side, det som skal stå på andre side (eller tomt), eller tomt på første og tekst på andre. Lagre Fjern Sideskift i første side. Lagre malen. Malen vil inneholde en side, men har likevel lagret informasjon om topp og bunntekst som gjelder for side 2 og øvrige. Disse vil først bli synlige i dokumentet når man skriver mer enn en side. ErgoGroup 2006 side 31 av 44
7 Spesielle dokumentmaler 7.1 Dokument på disk Hvis det skal være mulig å importere en dokumentfil fra et vilkårlig filområde (disk) og arkivere denne i ephorte, skal det opprettes en dokumentmal som kalles f. eks "Hent fil fra disk". Når brukeren velger denne malen, vil det åpnes en tilsvarende dialogboks som under Fil Åpne i Word. Denne dokumentmalen kan opprettes for de dokumenttyper som det kan være tillatt å hente fra disk (I, U, N, X,Y). Filformatet til dokumentet som kan importeres vil variere. Feltet lagringsformat skal derfor stå tomt i og med at det ikke er gitt hvilket format som skal importeres når en påkaller denne importfunksjonen. Eksempel på registrert dokumentmal som gjør det mulig å importere en fil og knytte denne til en inngående journalpost. Hvis en legger inn dokumentmalen over, vil fila åpnes i tilhørende applikasjon slik at brukeren kan kontrollere at hun har valgt riktig fil. Når applikasjonen lukkes, får en frem skjema for innsjekking av dokumentet. Hvis du vil at det skal være mulig å importere en fil fra disk uten at den åpnes for kontroll i tilhørende applikasjon, kan du gjøre følgende: Opprett et nytt lagringsformat kalt ANY med betegnelse Vilkårlig format. Deretter opprettes det en ny dokument mal med en betegnelse som f.eks Importer fil direkte. I feltet lagringsformat, skal du velge lagringsformat ANY. ErgoGroup 2006 side 32 av 44
7.2 E-post For virksomheter som benytter modulen O2E (ephorte integrert med Outlook) skal det opprettes en egen dokumentmal i HTML formatet. Denne malen benyttes når saksbehandlere oppretter en utgående journalpost og velger å opprette tilhørende dokument som en e-post. Legg merke til at flettefelt (bokmerker) i HTML dokumenter sett inn ved å omslutte navnet på bokmerket med tegnet. F. eks tittel. Malen kan ikke vedlikeholdes i word, men man kan benytte programmer som Notisblokk, FrontPage eller lignende verktøy. 7.3 Saksfremlegg For virksomheter som benytter utvalgsbehandling skal det opprettes en egen dokumentmal med dokumenttype S. Denne malen benyttes av saksbehandlere for å skrive saksfremlegg. Dette dokumentet vil typisk bestå av en saksutredning og administrasjonens forslag til vedtak (innstilling). I tillegg er det viktig å ta med bokmerket saksgang i en tabell i toppen som beskriver saksgangen i utvalg/styrer hvor dokumentet skal behandles. ErgoGroup 2006 side 33 av 44
Eks. 4: Saksfremlegg med aktuelle bokmerker Det skal benyttes et eget bokmerke for å identifisere innstillingsdelen av saksframlegget. Bokmerke Innstilling skal inneholde innstillingsteksten dvs at hele innstillingsdelen av saksframlegget skal plasseres i bokmerket. 7.4 Møteinnkalling For virksomheter som benytter utvalgsbehandling skal det opprettes en egen dokumentmal med Dokumenttype MI. Denne malen benyttes av systemet til å sammenstille sakspapirer som skal sendes til medlemmer av et utvalg. Dette dokumentet opprettes ved at innkalling, saksliste og alle saksframleggene kopieres ut, flettes på nytt og limes inn i en møteinnkalling. Denne dokument malen inneholder ikke tekst, men brukes til å angi formatering av sakspapirene f. eks sidenummerering, topp- og bunntekst osv. Det er svært viktig at virksomheten har en gjennomført bruk av stiler, marger og sidenummerering osv. i dokumentene som skal inngå i en samlet møteinnkalling slik at innkallingen får en ensartet utforming. Stiler i møteinnkalling for møteinnkalling inneholder to egendefinerte stiltyper, SaksTittel1 og Sakstittel2. Disse stilene benyttes til formatering av sakskartet som inngår i den samlede møteinnkallingen. ErgoGroup 2006 side 34 av 44
Eks: Sakslista inneholder en samlesak av typen PS for alle referatsakene med overskriften "Referatsaker", under denne samlesaken listes alle referatsakene opp med utvalgssakstittel. Stilen SaksTittel1 brukes som formatering av overskriften "Referatsaker", mens SaksTittel2 brukes til å formatere tittelen på den enkelte referatsaken som er lagt fram for utvalget. 7.5 Saksliste For virksomheter som benytter utvalgsbehandling skal det opprettes en egen dokumentmal med Dokumenttype SL. Denne malen brukes til å lage en tabell over de sakene som skal behandles i et møte. 7.6 Forside møteinnkalling For virksomheter som benytter utvalgsbehandling skal det opprettes en egen dokumentmal med Dokumenttype FI. Denne malen benyttes til å lage forside til en møteinnkalling. Denne består normalt av informasjon om tid og sted for møte og sakskart. 7.7 Møteprotokoll For virksomheter som benytter utvalgsbehandling skal det opprettes en egen dokumentmal med dokumenttype MP. Denne malen til å sammenstille en fullstendig møteprotokoll. Dette dokumentet vil typisk bestå av generell informasjon om møtet (tid, sted, hvem som møtte) og saksprotokollene (de behandling som ble protokollert om den enkelte sak i et møte). Malen inneholder ikke tekst, men brukes til å angi formatering av møteprotokollen f. eks sidenummerering, topp- og bunntekst. 7.8 Forside møteprotokoll For virksomheter som benytter utvalgsbehandling skal det opprettes en egen dokumentmal med dokumenttype FP. Denne malen brukes til å lage forside til en møteprotokoll. Denne består normalt av tid og sted for møte og hvem som deltok på møtet. 7.9 Saksprotokoll For virksomheter som benytter utvalgsbehandling skal det opprettes en egen dokumentmal med dokumenttype SP. Denne malen til å lage saksprotokoll for den enkelte sak som har blitt behandlet i et møte. I saksprotokollen skal det registreres alternative forslag som ble fremmet i møte, avstemming og vedtak/innstilling til utvalg som skal fatte endelig vedtak. 7.10 Møtedokumenter i PDF format Det er mulig å opprette versjoner av møteinnkalling og protokoll i PDF formatet. Dette forutsetter at : 1) Det installeres et nytt verktøy for PDF konvertering: ActivePDF. Dette verktøyet kan konvertere bildefiler / skannede dokumenter som TIF. ErgoGroup 2006 side 35 av 44
2) I konfigurasjonsinnstillinger må den globale settingen MoteDokIPdf settes til sann (krysses av). 3) Det må det opprettes en egen dokumentmal for MI Møteinnkalling og MP- Møteprotokoll som peker til en blank PDF fil. Menyvalg for å opprette ny versjon av møtedokumenter er plassert under fanen Dokumenter (i et møte). Nye versjoner i PDF formatet skal klargjøres og opprettes på tilsvarende måte som versjoner i tekstbehandlingsformat. For virksomheter som ønsker å opprette versjoner av møtedokumenter i PDF format, vil vi anbefale de skanner direkte til PDF formatet. Legg merke til at det opprettes flere versjoner av møteinnkallingen (PDF og DOC): 8 Avanserte maler 8.1 Tilleggsmaler En dokumentmal kan kobles opp mot en tilleggsmal. Tilleggsmaler brukes for å redusere antall hovedmaler og lette vedlikeholdet av dokumentmalene. For at tilleggsmalen skal ha noe verdi må den inneholde enten autotekst eller makro, som påkalles fra ephorte. Tilleggsmalene plasseres gjerne på samme katalog som ordinære dokumentmaler, eventuelt på egen underkatalog. Hvor mange tilleggsmaler som skal produseres er avhengig av virksomhetens størrelse og malens innhold. Tilleggsmal kan også inneholde både autotekst og makro. Det er en fordel å samle autotekster/makroer i tilleggsmalene En tilleggsmal kan inneholde flere autotekster. Forskjellige dokumentmaler kan ha samme hovedmal og samme tilleggsmal, men med forskjellige autotekster. ErgoGroup 2006 side 36 av 44
Den enkleste måten å benytte autotekster er å knytte sammen én dokumentmal, én tilleggsmal og én autotekst som vist i bildet over. Dette medfører at dokumentet blir produsert direkte med dokumentmalen som grunnlag og autoteksten satt inn. Det kan lages mange brevmaler som har samme hovedmal og samme tilleggsmal, men knyttet til hver sin autotekst. To aktuelle autotekster kan f. eks være Tillatelse og Avslag. Hver av disse fletter inn forskjellig tekst avhengig av hva brukeren velger. Flere forskjellige autotekster kan være tilgjengelige og benyttes i en mal ved at man f. eks. legger inn en makro som viser alle autotekstene i tilleggsmalen og gir brukeren mulighet for å velge blant disse under dokumentproduksjonen. 8.2 Autotekst En autotekst er en samling av tekst, tabell(er), grafikk og lignende som er lagret under et bestemt navn i malen. Meningen er at autotekst skal kunne erstatte standardbrev, i stedet for å opprette flere word-maler (filer) med ulik standardtekst, bruker vi en felles mal men kobler til ulike autotekster. Autoteksten påkalles med det samme man oppretter dokumentet. 8.3 Makro En makro påkalles etter at dokumentet er opprettet og ephorte har flettet informasjon til dokumentet. Slike makroer kan for eksempel inneholde en dialogboks for registrering av tilleggsinformasjon til dokumenter. I Word registreres en makro som en serie Word-kommandoer i Visual Basic for Word. NB! Dette er avansert bruk og krever kunnskap om utforming av makroer i Word. 8.4 Tilleggsmaler 8.4.1 Opprette tilleggsmal Når du skal lage nye maler lønner det seg å ta utgangspunkt i og kopiere en eksisterende mal og så tilpasse denne. Hvis du vil lage malen helt fra bunnen av kan du følge beskrivelsen nedenfor: - Start Word - Klikk på Fil og velg Ny - Velg Tomt dokument og merk av for Mal nederst til høyre. Klikk OK. Nå har du fått opp en ny mal som er en *.dot fil. ErgoGroup 2006 side 37 av 44
- Du kan også åpne et vanlig nytt dokument, men husk å lagre filen som dokumentmal (*.dot fil) - Lagre den på samme område som de andre malene til ephorte ligger, eller der tilleggsmalene ligger. - Husk å endre filnavn til noe som refererer til innholdet, og som du eventuelt kan bruke som navn på autoteksten, for eksempel Klagetekster.dot. Denne skal vi bruke som tilleggsmal. 8.4.2 Opprette en autotekst - Åpne tilleggsmalen Klagetekster.dot i Word I dette eksempelet skal vi lage to autotekster for å beskrive klageadgang i byggesaker. De to variantene skal benyttes som undertekst i utgående brev hvor det gis melding om vedtak. 1. Marker teksten i den første høyre ruten. - Velg Sett Inn på verktøylinjen - Velg Autotekst, og fra menyen som kommer opp velg Autotekst igjen. - Da kommer det opp en dialogboks hvor vi skal definere autoteksten. o Den markerte teksten vises i vinduet for forhåndsvisning. - Hvis navn på aktuell tilleggsmal ikke kommer opp automatisk, så søk fram malen ved å klikke på pilen til høyre for Søk i og velg den malen autoteksten skal gjelde for, som i dette tilfellet er den malen som skal fungere som tilleggsmal (KlageTekster.dot) - Skriv inn beskrivende navn ( KlageEnkel ) på autoteksten i feltet Skriv inn Autotekst-oppføringer her. ErgoGroup 2006 side 38 av 44
Skjermbildet ser slik ut. - Klikk på Legg til knappen. - Lagre malen. NB! Hvis du ikke får frem teksten og Legg til -knappen kan dette skyldes at du har markert hele tabellruten i stedet for bare teksten. Prøv igjen og marker kun teksten du vil legge inn. NB! Pass på at autoteksten blir lagret i den riktige malen. Dvs. den som er definert i feltet Søk i. Marker teksten i den andre høyre ruten og gjenta prosedyren ovenfor. Kall autoteksten for KlageVedtak Vi har nå to autotekster som vi kan benytte. For å teste dette ved dokumentproduksjon må vi registrer en ny mal og knytte til tilleggsmalen og autotekstene. Registrer følgende: ErgoGroup 2006 side 39 av 44
Når du velger å produsere dokument med denne malen vil du få et standard brevoppsett definert i malen brev.dot og deretter satt inn autoteksten KlageEnkel på bokmerket Start i dokumentet. 8.4.3 Slette en autotekst - Åpne malen som inneholder autotekstene. - Slett tabellelementet som inneholder teksten du skal fjerne. - Klikk på Sett inn på verktøylinjen - Velg Sett Inn Autotekst Autotekst. - Søk fram malen med å klikke på pilen til høyre for Søk i og velg aktuell mal. - Velg aktuell autotekst under Skriv inn Autotekst-oppføringer her og klikk på "Slett" 8.4.4 Endre en autotekst - Åpne malen som inneholder autotekstene - Foreta ønskede endringer i teksten. - Marker teksten - Velg Sett Inn Autotekst Autotekst. - Velg aktuell autotekst og klikk på Legg til. Du får da opp følgende dialogboks: - Klikk Ja for å omdefinere autoteksten. 8.4.5 Hvor kommer autoteksten? I Web-klienten leter ephorte først etter bokmerke med samme navn som Autotekst-navnet, og setter inn autoteksten på dette punktet. Hvis slikt bokmerke ikke finnes leter vil autoteksten bli satt inn på bokmerket Start. Hvis ingen av bokmerkene finnes så settes autoteksten inn på toppen av dokumentet. NB! Ha alltid med bokmerket Start i dokumentmaler. ErgoGroup 2006 side 40 av 44
9 Språkoversetting av ledetekster For å redusere antall dokumentmaler med tilhørende vedlikeholdsarbeid, er det mulig å opprette en felles dokumentmal som kan benyttes i forhold til ulike språk / målformer. For å søke frem og erstatte tekster (strenger) i dokumentmaler, benyttes en makrofil (ephtranslate.dot). Denne makrofilen søker frem og erstatter de tekstene som er angitt i datafilen (ephtranslate.xml). Det er viktig at disse to filene er plassert på samme katalog og at alle brukerne har leserettigheter til denne katalogen. For fellesmalen må du angi navn på tilleggsmal og oppstartsmakro. Figur 3: Eksempel på registrering av dokumentmal med mulighet for språkoversettelse. Du har følgende alternativer for valg av oppstartsmakro: Alternativ ephtranslate ephnorskengelsk ephbokmålnynorsk ephtransnynorskbokmål Kommando Når dokumentet opprettes, presenteres en dialogboks hvor brukeren angir hvilket språk ledetekster skal oversettes til. Se kap 9.3 for vedlikehold av tekster i dialogboksen. Oversetter fra norsk til engelsk direkte - uten dialogboks Oversetter fra bokmål til nynorsk direkte - uten dialogboks Oversetter fra nynorsk til bokmål direkte - uten dialogboks 9.1 Vedlikehold av tekster Dette gjøres i fila ephtranslate.xml. Denne filen kan editeres for eksempel i notisblokk. Filen inneholder en node for hver streng som skal søkes frem og erstattes. Eks på node for tekst <EXPRESSION> ErgoGroup 2006 side 41 av 44
<NORSK>Med vennlig hilsen</norsk> <ENGELSK>Yours sincerly</engelsk> <NYNORSK>Med venleg helsing</nynorsk> <EXPRESSION> For å legge inn nye tekster som skal oversettes, kan du kopiere innholdet av en eksisterende node. Det er viktig at du nøye følger filens generelle oppbygging. 9.2 Vedlikehold av bilder (logoer) Enkelte virksomheter har virksomhetens navn plassert i logoen. Det vil da kunne finnes ulike logoer tilpasset språk. Ved å legge inn filnavn for logoen for forskjellige språk vil man også kunne bytte denne når man velger språk. Dette er noden for elementet som inneholder bildelogo: <PICTURE> <NAME>Logo</NAME> <NORSK>1</NORSK> <ENGELSK>2</ENGELSK> <NYNORSK>3</NYNORSK> </PICTURE> Bildefilene må limes inn i samsvarende rekkefølge i filen ephtranslate.dot. Dokumentmalen kan f. eks inneholde logoen med tekst på bokmål. For å at logoen skal kunne søkes frem og erstattes, må denne ligge i et bokmerke. Dette gjør du ved å sette bokmerke rundt logoen og gi bokmerket samme navn som angitt i noden NAME. Eksempel på fremgangsmåte : Dobbeltklikk på bildet med logoen i dokument malen, Velg Sett inn Bokmerke Gi bokmerket navnet Logo. 9.3 Ledetekster i dialogboks Når man velger å benytte oppstartsmakroen ephtranslate vil man ved dokumentproduksjonen få frem en dialogboks hvor man velger oversetting. Tekstene i denne dialogboksen kan også endres. Dette gjøres også i filen ephtranslate.xml. Dersom du vil at ledeteksten Oversett skal endres til Translate, skal du gjøre følgende endringer i XML-fila. <CMDTRANSLATECAPTION>Oversett</CMDTRANSLATECAPTION > endres til <CMDTRANSLATECAPTION>Translate</CMDTRANSLATECAPTIO N> ErgoGroup 2006 side 42 av 44
10 Maler når dokumenter streames 10.1 Arbeidsområde Der installasjonen er satt opp med dokumentstreamin er det nødvendig å følge spesielle rutiner ved malproduksjon og korrigering av slike. Det enkleste er å opprette sitt eget arbeidsområde for maler på C: på egen pc. Lag en mappe som heter C:\ephortemaler 10.2 Legge inn nye maler 1. Velg Adm Verktøy/Elektronisk arkiv/dokumentmaler/ny 2. Fyll inn opplysninger om malen og lagre. NB! Pass på at feltet Filnavn fylles ut med full filbane for hvor dokumentmalen skal plasseres, altså \\server\katalog\malnavn.dot 3. Lagre informasjonen om dokumentmalen 4. Etter at opplysningene om malen er lagret i referansetabellen, hentes informasjonen frem i detalj visning. Du må søke den frem ved å klikke på søket Dokumentmaler (alle) i venstremenyen. 5. For å koble til aktuell malfil: Velg fra hurtigmenyen: Dokumentmal / Hent fil fra disk 6. Et vindu for å åpne fil fra disk presenteres. Naviger deg til ønsket mal fil på arbeidsområdet ditt (c:\ephortemaler), og velg denne. Systemet kopierer da filen til server, og oppdaterer databasen med malen som er valgt. 10.3 Endre plassering av mal / redigere mal 1. Velg hurtigmenyvalget: Dokumentmal/Rediger mal. ErgoGroup 2006 side 43 av 44
2. Malen hentes ut og åpnes i tekstbehandleren. Her kan du redigere malen akkurat som tidligere, med flettefelt osv. Når du er ferdig med redigeringen må du lagre den (Fil/lagre som) og plassere den på arbeidsområdet ditt. Det er fra denne katalogen malfilen skal hentes fra. 3. Lagre malen og lukk fila. 4. Etter at opplysningene om malen er lagret hentes maldefinisjonen frem i detalj visning. Du må søke den frem ved å klikke på Dokumentmaler (alle) i venstremenyen. 5. Velg fra hurtigmenyvalget: Dokumentmal/Hent fil fra disk 6. Et vindu for å åpne fil fra disk presenteres. Naviger deg frem til arbeidsområdet og finn ønsket mal fil. Velg denne for å sjekke inn fila som representerer dokumentmalen. Systemet oppdaterer da databasen med malen som er valgt. 10.4 Tilleggsmal og Datafil Tilleggsmal og Datafil behandles og vedlikeholdes på samme måte som Dokumentmal. Se beskrivelsen ovenfor. ErgoGroup 2006 side 44 av 44