SAKSUTREDNING INFORMASJONSSAK EPJ, HMN RHF STYRE 10.11.04 Strategisk utgangspunkt Helse Midt-Norges IT-strategi fastslår: Innføring av felles, elektronisk pasientjournal skal være sluttført i 2004. Innen 2005 skal informasjonsbehandling i alle kjerneprosesser være digitalt basert, der EPJ skal være det kliniske hovedverktøyet. Journaler skal fra da kun eksistere i en elektronisk versjon. Følgende tiltak er beskrevet for realisering av målet: 1. Innføre og benytte systemet Doculive inntil ferdigstilling av neste generasjons system Soarian fra leverandøren. Denne avtalen ble inngått med leverandøren Siemens Medical Systems i 2000, i forbindelse med standardisering av EPJ-system for hele helseregionen etter anbudskonkurranse. Det valgte systemet var allerede i bruk i St Olavs og alle andre regionsykehus. 2. Modernisere og oppgradere eksisterende pasientsystem PAS 3. Utvikle grensesnitt mellom disse systemene samt andre systemer som PACS/RIS og laboratoriesystemer Soarian vs. Doculive I løpet av 2003 ble det klart at siden leveranse av Soarian ble flere år forsinket var det nødvendig å videreutvikle Doculive for å ha mulighet til å gjennomføre strategien om papirløshet. En evaluering av systemet i januar 2004 gjennomført av Rikshospitalet konkluderte med at i sin nåværende form er ikke Soarian egnet som elektronisk pasientjournal. Soarian alene har ikke tiltrekkelig funksjonalitet når det gjelder klinisk dokumentasjon. Likevel hindret leverandøren noen år videreutvikling av Doculive da strategien var å vente på ferdigstilling av Soarian. Ved leveranse av første versjon av Soarian har Siemens foreslått parallell kjøring av både Doculive og Soarian helt til sistnevnte har tilstrekkelig rik funksjonalitet til å benyttes alene. Det antas at slik parallellkjøring må gå over minimum 3 år. Det er gjort en risikovurdering av situasjonen, de alvorlige risiki og ulemper er: Siemens som leverandør har vært sterkt forsinket i svært mange leveranser. Siemens kan ikke garantere at vi vil få en løsning der Doculive og Soarian i migreringsperioden sameksisterer på en funksjonelt akseptabel måte. Det er svært usikkert om Siemens levere medikasjon, kurvefunksjonalitet eller funksjonalitet som er tilpasset behov innen ulike medisinske spesialiteter som en del av Soarian. Siden systemene er forskjellige vil dette kreve dobbelt sett med maskinvare. Målinger viser at Soarian krever meget kraftig maskinvare for å kunne kjøre antall samtidige brukere i Helse Midt-Norge, som er en svært stor installasjon i internasjonal målestokk.
Det er usikkert når det leveres funksjonalitet som er tilpasset håndholdte/bærbare enheter med liten skjerm. Det er usikkert om Siemens over tid vil betrakte Norge som et tilstrekkelig interessant marked for elektroniske pasientjournaler, spesielt hvis de andre kundene (Ullevål Universitetssykehus og Rikshospitalet) følger opp nye systemvalg i sine respektive helseregioner. Markedssituasjonen for Siemens Helse Midt-Norge standardiserte EPJ/PAS i hele regionen i 2000 (som beskrevet over). De andre helseregionene gjennomførte i 2003 og 2004 tilsvarende standardisering av EPJsystemer. Dette har ført til følgende leverandørsituasjon: Helse Nord og Helse Øst har rammeavtaler med DIPS (for systemet med samme navn). Helse Vest og Helse Sør har inngått avtale med TietoEnator (hovedsakelig for systemet InfoMedix). Helse Midt-Norge, Ullevål Universitetssykehus og Rikshospitalet vil om kort tid gjenstå som eneste norske kunder av Doculive. Det eksisterer i Sverige og Danmark varianter av samme system, men disse er videreutviklet i noe forskjellig retning. Det er ikke avklart hvordan Ullevål Universitetssykehus og Rikshospitalet vil følge opp systemvalg i sine respektive regioner. Veikart for innføring av heldigital journal Dagens dobbeltkjøring av papirjournal og elektronisk journal er kostbar, og det haster med utvikling av løsninger som kan eliminere papirjournalen. Prosjektet for bygging av nytt universitetssykehus ved St Olavs Hospital har satt høye ambisjoner for nye arbeidsformer med støtte fra IT, og har ikke prosjektert med lagringsplass for papirversjon av journal. Det er mulig å starte innføring av heldigital journalføring så snart driftssituasjonen garanterer tilgjengelighet. Slik innføring kan gjøres trinnvis: 1. I første trinn fjernes utskrift av elektroniske journalelementer, og de papirbaserte elementene lever side om side med de elektroniske. Gevinstene vil være begrensede i forhold til heldigital drift 2. Etter hvert som funksjonalitet utvikles vil resterende papirbaserte elementer konverteres til elektronisk form. Veikartet for innføring av fullstendig digitalt basert journal forutsetter videre satsning på Doculive, og inneholder tiltak på en lang rekke områder: Gjennomføre gevinstanalyse og planlegge tiltak som har størst effekt. Gjennomføre nødvendige opplæringstiltak. Anskaffe tilstrekkelig med PC-utstyr og evt. mobile enheter samt nødvendig oppkobling til medisinteknisk utstyr. Ferdigstille funksjonalitet knyttet til rekvisisjon og svar, ekstern kommunikasjon, timebok/planlegging, forordninger, skanning.
Integrere fagsystemer, brukerportal og kvalitetsregistre, samt bedre funksjonalitet for beslutningsstøtte. Ferdigstille dokumenteringsfunksjonalitet som sykepleiedokumentasjon, dekke mangler ved dokumentasjon for psykiatri, etablere digital diktering og talegjenkjenning. Videreutvikle grensesnitt mot pasientsystemet, laboratoriesystemer og PACS/RIS. Etablere felles brukerflate/portal og engangs pålogging. Etablere en driftsløsning som gjør kjernejournalfunksjoner 100% tilgjengelig, inkludert brukerstøtte med kompetanse på løsningen. Etablere en regional policy for informasjonssikkerhet. Helse Midt-Norge har i løpet av siste år utarbeidet spesifikasjoner for en komponentbasert arkitektur for kliniske systemer, som legger opp til at moduler kan leveres fra flere aktuelle leverandører og samtidig integreres på en god måte. Dette gjør det mulig å kjøpe komponenter av funksjonalitet fra den beste leverandøren på hvert område, samt å unngå monopolistiske priser fra en leverandør. Siemens har etter sterkt påtrykk fra Helse Midt-Norge nå tilrettelagt for slik integrasjon. Med disse forutsetningene på plass gjennomfører Helse Midt-Norge i løpet av andre halvår 2004 en anbudskonkurranse som omfatter funksjonalitet for kurve, medisinering, forordning, svangerskap, fødsel, barsel, anestesi og intensiv. Budsjettert totalkostnad er 25 mill. kr. Konkurransen ble kunngjort 2.7.2004, tildeling vil etter planen skje like før årsskiftet. Det er 8 tilbydere, der ikke alle leverer tilbud på alle moduler. De første komponenter forventes levert i andre kvartal 2005, og kan settes i drift før sommeren. Driftssituasjonen Når papirversjonen av journalen ikke lenger oppdateres og den elektroniske versjonen er eneste alternativ, vil sårbarheten økes til en helt annen skala enn i dag. HEMIT har derfor i lang tid arbeidet med å fjerne ustabilitet. Samtidig har bruk av systemene økt sterkere enn beregnet, noe som har ført til behov for oppgradering av maskinvare tidligere enn beregnet. For brukerne består problemet i ustabilitet og/eller treghet spesielt i EPJ og PACS/RIS. Imidlertid er årsaksbildet svært komplekst, og kan ha sin opprinnelse i langt flere komponenter. Følgende komponenter er påvirket: Komponent Problem Kommentar
Komponent Problem Kommentar EPJ Hovedproblem er treghet, men også av og til stans Det iverksatt en rekke tiltak, så langt har dette ført til konkrete Utilgjengelighet også ved planlagt stans ytelsesforbedringer. Imidlertid er det fortsatt reelt behov for Ustabil scanning-løsning anskaffelse av kraftigere maskinvare. Det gjenstår noen områder med ustabilitet i funksjonalitet, disse forventes løst i neste versjon Doculive som installeres i november. Det installeres i uke 45 leseserver som vil gi lese-tilgjengelighet PACS/RIS Ustabilitet og treghet Behov for erstatning av server etter transportuhell Datalagring Treghet og stans som spesielt påvirker PACS/RIS Servere Dårlig kapasitet, spesielt EPJ Ikke tilstrekkelig redundant kapasitet ved feil Uhell under transport av PACSserver medfører behov for kjøp av ny Terminalserver Ustabilitet i basisprogramvare (operativsystem på terminalservere) Utskrift er ustabil eller kommer til feil skriver ved planlagt og annen stans. Det er igangsatt en rekke tiltak, og det pågår feilretting fra leverandør. Det er påvist flaskehalser i driftsoppsett som hovedårsak til ustabilitet. Tiltak er iverksatt, og effekter følges opp. Leverandøren har foreslått og gjennomført en rekke tiltak som er gjennomført. Effekter måles og følges opp. Det gjennomføres samtidig test på en alternativ lagringsløsning, der leverandør garanterer såkalt oppetid (gjennomføring er beskrevet i neste punkt). Det er behov for anskaffelse av kraftigere server for EPJ. Det må også anskaffes ny PACSserver snarest. Det er igangsatt test av aktuell servermaskinvare, testresultater foreligger 1. desember. Kostnader for testen er ca. 0,5 mill. kr, kostnader for ny maskinvare antas å være totalt ca. 5 mill. kr pluss MVA. Det er gjennomført oppgraderinger av basisprogramvare, effekten av dette følges opp.
Komponent Problem Kommentar Helsenett Treghet ved bruk av backuplinjer (gjelder Sunnmøre og Nordmøre/Romsdal) Leverandør innfører strengere interne rutiner ved endringer i nettet, og etablerer også Langvarig stans i Molde i september alternativ mulighet for tilkobling som vil benyttes hvis Lokalnett/PC Treghet grunnet dårlig kapasitet i lokalt nett og/eller PC infrastruktur er ute av funksjon. Det pågår utskifting av eldre PC. Det gjennomføres også målinger i lokale nett for kartlegging av flaskehalser. HEMIT gjennomfører ut over dette følgende generelle tiltak: HEMIT har etablert et Endringsråd som skal godkjenne alle endringer i driftsinfrastruktur. Formålet er å redusere omfanget av menneskelige feil ved innføring av slike endringer, og vil gå noe ut over hastighet i gjennomføring. HEMIT arbeider systematisk med forbedring av testrutiner, og har bl.a. ansatt en heltids testleder. Dette vil føre til færre feil ved innføring av nyutviklet programvare. Bemanning av HEMIT driftssenter endres på en slik måte at prosjekter skal gå mindre ut over bemanning til drift. HEMIT har arbeidet systematisk med gjennomgang av og forbedring av varslingsrutiner både ved planlagt og uplanlagt driftsavbrudd, noe som har ført til betydelig forbedring i praksis. Ihht. HEMITs planer skal innføring av samme elektroniske system for avvikshåndtering som er tatt i bruk i foretakene starte opp innen 1.1.2005. Denne planen kan på grunn av ressurs-situasjonen ikke fremskyndes. HEMIT anskaffet i sommer systemer for å kunne overvåke tilgjengeligheten for tjenester som PACS/RIS og EPJ. Dette er tatt i bruk for PACS/RIS, noe som har gitt dokumentasjon av tilgjengelighetsgrad. Det vil i neste omgang (før årsskiftet) tas i bruk også for EPJ. HEMIT gjennomfører et stort omfang av responstidsmålinger for å dokumentere omfang av problemet, samt endringer etter tiltak. Det ble i mars 2004 gjennomført risiko- og sårbarhetsvurdering for drift av EPJ (hovedsakelig rettet mot personvern, men det ble også identifisert en rekke andre forbedringsområder spesielt mht. avtaler og samhandling med foretakene). Det er nå etablert avtaler i henhold til lovkrav, mens det gjenstår mye i forhold til arbeidsprosesser og samhandling. Det vil i prosjektet for anskaffelse av ny EPJ-funksjonalitet 2. halvår 2004 gjennomføres relevante risiko- og sårbarhetsanalyser.