Konkurransegrunnlag Saksnummer 12/151, avtale om kjøp av renholdstjenester til HELFO 1
Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiver... 3 2 Om anskaffelsen... 3 3 Kontaktperson og kommunikasjon... 3 4 Befaring... 4 5 Konkurransegrunnlagets struktur... 4 6 Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler... 4 7 Kvalifikasjonskrav... 5 7.1 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV TIL TILBYDER... 5 7.2 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 6 7.3 TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 6 7.4 LAV MILJØBELASTNING... 7 7.5 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 7 8 Krav til tilbudsutforming, merking og innlevering... 7 8.1 TILBUDET... 7 8.2 TILBUDSUTFORMING, SPRÅKKRAV ETC.... 8 8.3 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 8 8.4 ALTERNATIVE TILBUD... 8 8.5 TILBUDETS INNHOLD OG FORMAT... 8 8.6 TILBUDSFRIST... 9 8.7 VEDSTÅELSESFRIST... 9 8.8 INNLEVERING... 9 8.9 BEHANDLING AV TILBUD... 9 9 Tentativ fremdriftsplan... 10 10 Tildeling av kontrakt... 10 10.1 PRISER OG PRISBETINGELSER... 10 10.2 KOMPETANSE OG KVALITET... 10 10.3 MILJØ:... 11 2
1 Om oppdragsgiver Helseøkonomiforvaltningen (HELFO) er en ytre etat under Helsedirektoratet og forvalter årlig ca. 24 milliarder kroner gjennom direkte oppgjør til behandlere og leverandører, samt individuell refusjon av utgifter til bl.a. legemidler, tannhelse og helsetjenester i utlandet. I tillegg har HELFO ansvar for ordningen med fastlegebytte, Europeisk helsetrygdkort, frikort for helsetjenester og pasientformidling når sykehusene bryter behandlingsfristen. HELFO har ca. 600 ansatte fordelt på et hovedkontor i Tønsberg og seks regionkontorer, samt enhet for pasientformidling (i Fredrikstad) og et Servicesenter (i Tønsberg). For mer informasjon, se www.helfo.no 2 Om anskaffelsen HELFO hovedkontor, HELFO region sør og HELFO servicesenter skal samlokaliseres i nytt kontorbygg. Det nye bygget er beliggende i Kjelleveien 21 i Tønsberg, og skal stå ferdig 1. mai 2012. I denne forbindelse skal det inngås en ny avtale for renhold av kontorlokaler med virkning fra juni 2012. Avtalen vil inneholde følgende hovedytelser innenfor renhold: Regelmessig renhold og arbeidsledelse Temporært renhold Kontrakten omfatter følgende opsjoner/tilleggsytelser innenfor renhold: Bestillingsrenhold så som flytte-/hovedrenhold, skuring og polishbehandling av gulv og tepperens mv hvis det skulle oppstå spesielle behov. En nærmere beskrivelse av avtalens innhold finnes i den vedlagte kravspesifikasjon. En oversikt over arealene i Kjelleveien 21 med krav til renholdsfrekvens og renholdsnivå finnes i renholdsplanen som ligger vedlagt. HELFO ønsker å inngå avtale med én leverandør. 3 Kontaktperson og kommunikasjon Alle spørsmål vedrørende anskaffelsen skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson Una Ramberg, ved e-post til una.ramberg@helfo.no Spørsmål om anskaffelsen må være mottatt av oppdragsgivers kontaktperson innen 16. mars 2012. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form, og publisert på www.doffin.no Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å samle opp spørsmål før publisering. Det er tilbyders ansvar å sørge for å laste ned og gjøre seg kjent med opplysningene som blir lagt ut. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 3
4 Befaring Det vil bli avholdt befaring for interesserte tilbydere. Dato: 2. mars 2012 Klokkeslett: 12.00 Oppmøtested: Kjelleveien 21, Tønsberg Påmelding innen 29. februar 2012 til vår kontaktperson pr. e-post (una.ramberg@helfo.no) Dersom Leverandøren under befaringen blir oppmerksom på forhold av betydning for oppdraget, ut over det som er angitt i Bilag 1 Kravspesifikasjonen, skal dette meddeles oppdragsgiver umiddelbart og fremgå av Leverandørens etterfølgende tilbud. 5 Konkurransegrunnlagets struktur Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende bilag: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Leverandøren Bilag 3 Kontraktsdokument Bilag 4 Kontroll Bilag 5 Pris Bilag 6 HMS egenerklæring, se mal her eller last ned fra www.regjeringen.no/fad Bilag 7 Egenerklæring vedrørende etiske forhold Bilag 8 Taushetserklæring Bilag 9 Renholdsplan Det tas forbehold om endringer, tillegg eller modifikasjoner av konkurransegrunnlaget underveis. Slike eventuelle rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget vil ikke være vesentlige. Endringer, tillegg eller modifikasjoner vil bli meddelt alle leverandører skriftlig senest 5 dager før tilbudsfristens utløp. Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. 6 Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler Anskaffelsen er omfattet av lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser (heretter benevnt LOA og FOA). 1 Lov av 16. juli 1999 nr. 69 med endringer, se http://www.lovdata.no/all/hl-19990716-069.html 2 Forskrift av 7. april 2006 nr. 402 med endringer, se http://www.lovdata.no/cgiwift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20060407-0402.html 4
Kunngjøring foretas ved bruk av den offisielle norske kunngjøringsdatabasen (DOFFIN), se www.doffin.no, og den offisielle europeiske kunngjøringsdatabasen (TED), jf. FOA del III. Anskaffelsen vil følge prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 4-2 a og 14-1 (1). Ved bruk av denne prosedyren, er det forhandlingsforbud jf. FOA 21-1. Dette innebærer at det ikke er anledning til å endre tilbudene, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Tilbyder må derfor inngi sitt beste tilbud ved tilbudsfristen. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13 (1) Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stilt spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 7 Kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå, og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke tilfredsstilles, vil tilbyderne bli avvist jf. FOA 20-12. Følgende kvalifikasjonskrav er ufravikelige minstekrav som alle tilbydere må oppfylle for å få delta i konkurransen: 7.1 Obligatoriske og ufravikelige krav til tilbyder Krav: Tilbyderen skal ha oppfylt sine forpliktelser mht. skatteinnbetaling Dokumenteres ved: Skatteattest for betalt skatt (skjema RF-1244 utstedt av kemnerkontoret/kommunekasserer), som ikke er eldre enn 6 måneder. Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede skatteforhold. Dersom myndigheter i aktuelt land ikke utsteder slik attest, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Tilbyderen skal ha oppfylt sine forpliktelser mht. innbetaling av merverdiavgift Attest for betalt merverdiavgift (skjema RF-1244 utstedt av skattekontoret), som ikke er eldre 5
enn 6 måneder Dersom leverandøren ikke er merverdiavgiftspliktig ber vi om en skriftlig bekreftelse på dette fra skattemyndighetene. Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attest fra sine land som viser at de har ordnede avgiftsforhold. Dersom myndigheter i aktuelt land ikke utsteder slik attest, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Tilbyderen skal ha et fungerende system for helse, miljø og sikkerhet (HMS) Signert egenerklæring vedrørende HMS, se bilag 6 7.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav: Lovlig etablert foretak Tilbyderen skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke 3 Dokumenteres ved: Firmaattest Signert egenerklæring vedrørende etiske forhold, se bilag 7 7.3 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Tilbyder skal ha erfaring fra relevante og sammenlignbare oppdrag Tilbyder skal ha god gjennomføringsevne og en størrelse som tilsier at de kan påta seg leveransen Dokumenteres ved: Informasjon om tilbyderens viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkl. deres verdi, tidspunkt og mottaker. Angitte oppdragsgivere vil kun bli kontaktet ved behov. Redegjørelse for tilbyders kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem En generell presentasjon av 3 Se forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008. 6
tilbyders organisasjon og totale bemanning. Bemanningsplan for dette oppdraget. 7.4 Lav miljøbelastning Krav: Det kreves kompetanse som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av tjenesten. Leverandøren skal ha: Plan for opplæring av personalet i HMS, herunder avfallshåndtering, renholdsmetoder, bruk av rengjøringsmidler og utstyr Skriftlige arbeidsinstrukser Dokumenteres ved: Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitetseller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, EMAS eller andre tredjepartsverifiserte systemer, er det nok å legge frem kopi av gyldig sertifikat. Eventuelt lisens for Svanemerket for rengjøringstjenester eller andre tilsvarende ordninger. 7.5 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Krav: Tilbyderen skal ha solid økonomi (kredittrating god eller tilsvarende), tilfredsstillende likviditet og lav konkursrisiko Dokumenteres ved: Kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon, som for eksempel Dun & Bradstreet, Lindorff eller CreditInform. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. Erklæring om foretakets omsetning for de siste 3 årene. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til avvisning, jf. FOA 20-12. 8 Krav til tilbudsutforming, merking og innlevering 8.1 Tilbudet Tilbudet skal basere seg på vilkårene i vedlagte avtale, se bilag 3 Kontraktsdokument. 7
8.2 Tilbudsutforming, språkkrav etc. Tilbudet skal utformes på norsk og bestå av et datert og signert tilbudsbrev inneholdende kontaktopplysninger (navn, adresse, telefon, e-postadresse), bekreftet vedståelsesfrist og forøvrig dokumentasjon som nevnt i konkurransegrunnlaget. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk i de tilfeller norsk dokumentasjon ikke finnes. 8.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud kun på deler av leveringsomfanget som beskrevet i pkt. 2. 8.4 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 8.5 Tilbudets innhold og format 8.5.1 Innhold og inndeling/rekkefølge Tilbudet skal minimum inneholde, i denne rekkefølge: Nr.: Dokumentnavn: Krav til dokumentet: 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet må være datert og signert av bemyndiget person i tilbyderens virksomhet. 2 Beskrivelse av leveransen På bakgrunn av kravspesifikasjonen skal tilbyderen utarbeide en produktbeskrivelse. 3 Priser Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til bilag 5 Pris 4 Kompetanse og kvalitet Aktuell dokumentasjon og redegjørelser fremkommer av pkt. 10.2. 5 Miljø Aktuelle erklæringer og beskrivelser fremkommer av pkt. 10.3 6 Eventuelle forbehold Tilbyders eventuelle merknader/forbehold til avtalen skal vedlegges tilbudet i form av en endringskatalog. Tilbyder skal redegjøre for eventuelle prismessige konsekvenser for punktene i endringskatalogen. Dersom endringskatalog ikke vedlegges, anses avtalens betingelser som 8
akseptert. 7 Kvalifikasjonsdokumenter Dokumentene som kreves levert i punkt 7 skal organiseres i den rekkefølgen de der er nevnt. 8.5.2 Format og antall eksemplarer Tilbudet skal leveres i 2 papireksemplarer, hvorav 1 merket Original og 1 merket Kopi. Orginaleksemplaret skal leveres i ringperm, med skilleark iht. rekkefølge som angitt i punkt 8.5.1. Kopieksemplaret skal være kopivennlig, dvs. ikke være limt, stiftet eller innbundet på en måte som vanskeliggjør kopiering. Papirkvaliteten skal heller ikke vanskeliggjøre kopiering. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk eksemplar av tilbudet, fortrinnsvis lagret på minnepinne. Det er IKKE anledning til å inngi tilbud per e-post. 8.6 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 2. april 2012 kl. 12.00. Det gjøres oppmerksom på at tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. at det ikke er tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. For sent innleverte tilbud er grunnlag for avvisning. 8.7 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 20. juni 2012 kl 24:00. 8.8 Innlevering Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: HELFO konkurranse 12/151, avtale for kjøp av renholdstjenester til HELFOs lokaler i Tønsberg og Åpnes kun av adressat Tilbudet skal sendes til: HELFO hovedkontor v/ Una Ramberg Postboks 2440 3104 Tønsberg 8.9 Behandling av tilbud HELFO vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. Tilbudet vil ikke bli returnert til leverandør. Eventuelle kostnader tilbyder har ved utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på HELFOs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av HELFO. 9
9 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver vil gjennomføre anskaffelsesprosessen iht. følgende veiledende tidspunkter: Hendelse: Dato: Kunngjøring av anskaffelse og publisering av 17. februar 2012 konkurransegrunnlag Påmelding til befaring 29. februar Befaring (se pkt 4) 2. mars kl. 12.00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 16. mars Tilbudsfrist 2. april kl. 12.00 Tildeling av kontrakt 23. april Kontraktssignering 7. mai Tilbudets vedståelsesfrist 20. juni kl. 24.00 10 Tildeling av kontrakt Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget/-kunngjøringen herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i h.h.t. følgende tildelingskriterier: 10.1 Priser og prisbetingelser Det blir lagt vekt på pris, enkeltpriser for bestilt renhold, samt øvrige pris- og faktureringsbetingelser. Dokumentasjonskrav: Bilag 5 Pris 10.2 Kompetanse og kvalitet Følgende momenter vil bli vurdert i evalueringsmodellen: Renholdsledernes kompetanse i hht til fagbrev og NS INSTA 800 Renholdernes kompetanse i hht. fagbrev og NS INSTA 800 Opplæringsrutiner Organisering av arbeidet Ledelse Turnover, registrert sykefravær og oppfølgning av sykefravær Vikarløsning (inkl. opplæring) Kundeoppfølgning, avvikshåndtering og tilgjenglighet Forbehold og avvik i forhold til kravspesifikasjon og andre krav fremsatt i dette konkurransegrunnlaget. 10
Dokumentasjonskrav: Leverandørens redegjørelse og kursbevis eller opplæringsplan på NS INSTA 800, leverandørens løsningsbeskrivelse og oppfyllelse av kravspesifikasjonen og andre krav som er fremsatt i konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal gi en utførlig beskrivelse av hvordan han vil imøtekomme de kravene som er stilt i kravspesifikasjonen. Tilbyder skal herunder dokumentere sin erfaring, kompetanse, kapasitet, interne kvalifiseringsrutiner, rekrutterings- og opplæringsrutiner, turnover og dokumentert evne til å rekruttere kvalifisert personell, sitt sykefravær og målsettinger for redusert sykefravær og hvordan bedriften arbeider for å redusere sykefravær, hvordan bedriften rekrutterer kvalifisert personell(vikar) til oppdekning ved sykefravær og hvordan opplæring foregår slik at vikaren kan utføre arbeidet til avtalt tid og kvalitet. Tilbyder bes vedlegge dokumentasjon av eventuelle sertifikater, ISOsertifisering, oversikt over ansatte med fagbrev, deltakelse i kvalitets- /opplæringssirkler etc. 10.3 Miljø: 10.3.1 Kjemikalier Det blir tillagt vekt at følgende kjemikalier, som er vurdert som uønsket, ikke benyttes: a) Diklorbenzen b) Limonen c) EDTA og salter av EDTA d) Klorerte løsemidler (løsemidler som inneholder klor) e) Kjemiske stoffer som ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139), klassifiseres allergifremkallende f) Kjemiske stoffer som ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier (FOR-2002-07-16-1139), klassifiseres miljøskadelig g) Forbindelser med aktivt klor over 0,1 vektprosent. Dokumentasjonskrav: Erklæring fra kjemikalieleverandører/produsenter om hvilke av de angitte kjemikaliene som ikke inngår i rengjøringsmidlene. Alternativt egenerklæring, lisens for svanemerking av rengjøringsproduktene, andre tilsvarende merkeordninger, eller annen dokumentasjon, som redegjørelse fra produsent eller prøvingsrapport fra anerkjent organ. 10.3.2 Forbruk av renholdsmidler og innstikksposer 11
Det blir lagt vekt på lavest mulig forbruk av; a) Rengjøringsmidler per m 2 areal og år som skal rengjøres i dette oppdraget b) Innstikksposer. Det bør foreligge en plan for igangsetting og gjennomføring av avfallshåndtering slik at bruk av innstikksposer reduseres. Dokumentasjonskrav: Egenerklæring og systembeskrivelse, eller lisens fra Svanemerket eller andre tilsvarende miljømerkeordninger. Kriterium: Vekt: Dokumenteres ved: Priser og prisbetingelser 50 % Utfylt prisskjema. Priser skal oppgis inkl. mva. Tilbyder er ansvarlig for at alle relevante priser fremkommer tydelig i tilbudet. Kompetanse og kvalitet 40 % Se dokumentasjonskrav i pkt. 10.2 Miljø 10 % Se dokumentasjonskrav i pkt. 10.3 12